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Modulo de Auditoria Administrativa
Modulo de Auditoria Administrativa
Mdulo
Auditora
Administrativa
Msc. Jorge Revelo Rosero
Sptimo Nivel
Segunda Edicin
Quito, marzo 2012
Auditora
Administrativa
CONTENIDO
CONTENIDO ...............................................................................................................................................................................................i
INTRODUCCIN ...................................................................................................................................................................................... 1
UNIDAD 1 .................................................................................................................................................................................................. 3
AUDITORIA ADMINISTRATIVA.................................................................................................................................................... 3
1.1
1.2
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.5
1.6
1.7
1.7.1
Auditora Externa............................................................................................................................................... 11
1.7.2
1.7.3
UNIDAD 2 ................................................................................................................................................................................................ 14
EL AUDITOR ...................................................................................................................................................................................... 14
2.1
Funciones ................................................................................................................................................................... 14
2.2
Conocimientos ......................................................................................................................................................... 15
2.3
2.4
Experiencia ................................................................................................................................................................ 17
2.5
2.6
2.7
2.7.1
2.7.2
2.7.3
2.8
Auditora
Administrativa
UNIDAD 3 ................................................................................................................................................................................................ 22
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................................................................................................... 22
3.1
Planeacin .................................................................................................................................................................. 23
3.1.1
Objetivo .................................................................................................................................................................. 23
3.1.2
3.2
Instrumentacin ....................................................................................................................................................... 24
3.2.1
3.2.2
3.2.2.1
3.2.2.2
3.2.2.3
3.2.2.4
Entrevista ......................................................................................................................................................... 26
3.2.2.5
Cuestionarios ................................................................................................................................................. 27
3.2.2.6
Cdulas ............................................................................................................................................................. 27
3.2.3
Medicin ................................................................................................................................................................. 27
3.2.4
3.2.5
Evidencia ............................................................................................................................................................... 29
3.2.6
3.3
EXAMEN ..................................................................................................................................................................... 31
3.3.1
Propsito ................................................................................................................................................................ 31
3.3.2
Procedimiento ..................................................................................................................................................... 31
3.3.3
3.3.3.1
Organizacionales ......................................................................................................................................... 33
3.3.3.2
Cuantitativas ................................................................................................................................................... 36
Formulacin del diagnstico administrativo ........................................................................................ 38
3.3.4
3.4
INFORME ................................................................................................................................................................... 39
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.3.1
3.4.3.2
3.4.3.3
3.4.4
ii
Auditora
Administrativa
3.4.4.1
3.4.4.2
3.4.4.3
3.4.5
3.5
SEGUIMIENTO........................................................................................................................................................ 46
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.5.3.1
3.5.3.2
UNIDAD 4 ................................................................................................................................................................................................ 50
INDICADORES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..................................................................................................... 50
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................................................................. 57
iii
Auditora
Administrativa
INTRODUCCIN
Para ser posible lo imposible, es necesario intentar cuantas veces
sea necesario lo imposible
Auditora
Administrativa
La informacin permitir relacionar los conceptos administrativos con los hechos, los
objetivos con las metas, la misin con las tareas, la visin con las posibilidades de
posicionamiento en el mundo empresarial, y los escenarios con las reas de
influencia.
Auditora
Administrativa
UNIDAD 1
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.1 Definiciones, objetivo y finalidad de la Auditora Administrativa1
http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-Auditora-administrativa-950760.html
Auditora
Administrativa
Auditora
Administrativa
b)
Estructura orgnica.
c)
Polticas y prcticas.
d)
Sistemas y procedimientos.
e)
Mtodos de control.
f)
Formas de operacin.
g)
h)
http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html
Auditora
Administrativa
con estndares
preestablecidos.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/auditadminis.htm/
http://dspace.uniminuto.edu:8000/jspui/bitstream/10656/558/1/TTCA_MedinaSuarezLorena_08.pdf
Auditora
Administrativa
http://www.mitecnologico.com/iem/Main/AuditoriaAdministrativa
Auditora
Administrativa
Auditora
Administrativa
Fuente:http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DEMOAuditoria.ppt
Auditora
Administrativa
Tamao de la empresa
Sector de actividad
Naturaleza de sus operaciones
Microempresa:
Empresa Pequea
Empresa mediana
Empresa grande:
energa,
servicios,
construccin,
agrcola,
publicidad,
turismo,
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Auditora
Administrativa
11
Auditora
Administrativa
12
Auditora
Administrativa
Profesional
Independiente:
Existe una relacin el de tipo
civil.
Se fija solo en la imagen fiel
(legislacin vigente)
Su Funcin es EVALUAR LA
EMPRESA
Laboral
OBJETIVO
INFORME EMITIDO
GRADOS DE
INDEPENDENCIA
RESPONSABILIDAD
Va dirigido exclusivamente a la
empresa (Su transmisin tiene carcter
penal)
Est inhabilitada para dar Fe Pblica
Accionistas
o
Consejo
de
Administracin:
con
carcter
obligatorio si lo obliga la ley o con
carcter optativo si lo desea la
empresa.
Va dirigido a la empresa y al pblico
en general. Necesidad para cotizar
en bolsa y emitir todo tipo de
valores.
Est habilitada y tiene la facultad
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Auditora
Administrativa
UNIDAD 2
EL AUDITOR
Es la persona con suficiente capacidad profesional y experiencia tcnica designada
por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la
gestin administrativa y financiera de una organizacin pblica o privada con el
propsito de informar o dictaminar acerca de ella, realizando las observaciones y
recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su
desempeo.
2.1 Funciones
Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de
funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento
general de una organizacin.
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Auditora
Administrativa
2.2 Conocimientos
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los
requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de
15
Auditora
Administrativa
manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra
manera se emplearn durante su desarrollo.
Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de
formacin:
a)
Formacin Acadmica:
Formacin Adicional
Formacin Emprica
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Auditora
Administrativa
2.4 Experiencia
Amas de sus conocimientos, habilidades y destrezas, el auditor para el ejercicio de
sus funciones tiene que dominar otros campos relacionados con la organizacin:
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Auditora
Administrativa
18
Auditora
Administrativa
19
Auditora
Administrativa
Como tiene que atender los requerimientos cotidianos de la organizacin debe evaluar
su situacin interna a fin de definir si utiliza un equipo interno:
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Auditora
Administrativa
Una vez cumplida esta etapa el lder del proyecto presenta una propuesta tcnica y
un plan de trabajo en el que se agregan aspectos como:
2.
3.
Cules son los requisitos de los profesionales que pueden realizar auditoras
administrativas en una institucin educativa?
21
Auditora
Administrativa
4.
Visite una institucin educativa pblica y otra privada y verifique como est
estructurado el equipo de Auditora Administrativa, en caso de no existir sugiera
la conformacin del mismo.
UNIDAD 3
METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA6
La metodologa tiene como propsito que las diferentes acciones y fases de
ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica y delimite la profundidad
con que se revisara y aplicara las tcnicas de anlisis administrativo.
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa. Bogot:
Universidad Minuto de Dios, 2008
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Auditora
Administrativa
3.1 Planeacin
La planeacin se refiere a los lineamientos de carcter general que forman parte de la
aplicacin de la auditoria administrativa.
3.1.1 Objetivo
Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada.
En el primer caso se incorporan las etapas del proceso administrativo y se define las
funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin,
ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.
En el segundo caso, se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y
complementan el proceso administrativo. Tales electos se asocian con los tributos
23
Auditora
Administrativa
Fuente:http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DEMOAuditoria.ppt
3.2 Instrumentacin
Concluida la parte planeacin se procede a la instrumentacin de la auditora en la
cual se tiene que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen
ms viables. De acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medicin
que se emplear, la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
24
Auditora
Administrativa
Esta tares debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga
posible su examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de discriminacin,
teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.
3.2.2
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas
NORMATIVA
Acta constitutiva
Ley que ordena la
creacin
de
la
organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin
especfica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Normas nacionales e
internacionales
Productos y servicios
reas
Poblacin
Ingresos
Factores limitantes
Comportamiento
de
la
demanda
Situacin actual
Caractersticas
Situacin futura proyectada
Comportamiento de la oferta
Situacin futura previsible
Determinacin de precios.
ADMNISTRATIVA
Organigramas
Manuales administrativas
Sistemas de informacin
Sistemas de normalizacin y
certificacin
Cuadros de distribucin del
trabajo
Estadsticas de trabajo
Plantilla de personal
Socio gramas
Estudios de mejoramiento
Auditorias
administrativas
previas
UBICACIN GEOGRFICA
Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas del terreno
Distancias
y
costo
de
transporte
Alternativas de conexin con
unidades nuevas
Justificacin en relacin con el
tamao y los procesos
ESTUDIOS FINACIEROS
Recursos financieros para
inversin
Anlisis y proyecciones
financieras
Programas
de
financiamiento
Evaluacin financiera
SITUACIN ECONMICA
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo del
desarrollo
de
la
economa
Aspectos
sociales
variables demogrficos
Relaciones
con
el
exterior
25
Auditora
Administrativa
3.2.2.4 Entrevista
Tener claro el objetivo: Para la cual se recomienda preparar previamente una gua
de entrevista sobre la informacin que se desea obtener.
26
Auditora
Administrativa
3.2.2.5 Cuestionarios
Las preguntas deben ser claras y concisas con un orden lgico, redaccin
comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas
preguntas, con esto obtendremos la informacin deseada en forma homognea que
estad constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y
separadas por captulos
3.2.2.6 Cdulas
3.2.3
Medicin
27
Auditora
Administrativa
3.2.4
Papeles de trabajo
Identificacin de la auditora
El proyecto de auditoria
28
Auditora
Administrativa
3.2.5
Evidencia
29
Auditora
Administrativa
Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente, competente, relevante, pertinente.
3.2.6
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que
estn completos y cumplen con su propsito.
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin
del auditor responsable
30
Auditora
Administrativa
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a
revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
3.3 EXAMEN
El examen de la Auditora Administrativa consiste en dividir o separar sus elementos
componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su
comportamiento sin perder de vista la relacin interdependencia e interaccin de las
partes entre s y con el todo y de estas con su contexto.
3.3.1 Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen las
circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin
ptimos.
3.3.2 Procedimiento
31
Auditora
Administrativa
Revisarlo crticamente
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente
y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atencin.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos:
Qu trabajo se hace?
Para qu hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Con qu hace?
Cundo se hace?
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Auditora
Administrativa
Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis y son de gran apoyo para el
auditor encontramos las siguientes:
3.3.3.1 Organizacionales
reconocer
sus
componentes,
caractersticas
representativas
su
comportamiento.
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Auditora
Administrativa
Auto evaluacin: mtodo a travs del cual los integrantes de una organizacin
identifican, valoran y comparan sus avances en relacin con las metas y objetivos
preestablecidos durante un periodo especfico.
Desarrollo
organizacional:
proceso
planeado
para
realizar
modificaciones
34
Auditora
Administrativa
35
Auditora
Administrativa
Teora de las restricciones: establece que en toda clase de sistema existe alguna
restriccin por lo que es necesario un mtodo para representar las cadenas lgicas
de relaciones causa efecto en forma de diagramas denominados rboles.
3.3.3.2 Cuantitativas
36
Auditora
Administrativa
37
Auditora
Administrativa
38
Auditora
Administrativa
3.4 INFORME
Al finalizar el examen de la Auditora Administrativa en una organizacin, es
necesario preparar un informe en el cual se consignen los resultados, de la auditora,
identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc.
Es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados
por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
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Auditora
Administrativa
Objetivos de las auditorias razones por la que se efectu la auditoria y fines que
persiguen con el informe
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Auditora
Administrativa
La forma de presentar los informes depende del destino y el propsito que se quiera
dar. Los informes ms representativos son:
Diagnstico: definicin de las causas y consecuencias del estudio. Que justifican los
cambios o modificaciones posibles.
41
Auditora
Administrativa
42
Auditora
Administrativa
43
Auditora
Administrativa
3.4.4
Propuesta de implantacin
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Auditora
Administrativa
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Auditora
Administrativa
Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
Dependencia globalizadora
3.5 SEGUIMIENTO
Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben de
sujetarse a un estricto seguimiento ya que no slo se orientan a corregir las fallas,
detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.
3.5.1
Objetivo general
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Auditora
Administrativa
3.5.2
Lineamientos generales
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Auditora
Administrativa
Se requiere que el auditor verifique como se efectan lo cual visualiza desde dos
perspectivas:
Las recomendaciones se han implantado conforme al programa.
Tal implantacin se ha realizado fuera de programa
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Auditora
Administrativa
3.5.3.2
Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solucin planteadas
Alternativas de solucin aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendario de aplicacin
Criterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento
Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes
a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes. Con el
propsito de atenderlas en la auditora de seguimiento a realizar.
Especificar el nmero de semanas que comprender la revisin el responsable
de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin.
Cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se
deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora con la finalidad de
plantar el responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarla
y establecer conjuntamente las fechas compromiso.
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Auditora
Administrativa
UNIDAD 4
INDICADORES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA7
Un indicador es un punto en una estadstica simple o compuesta que refleja algn
rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretacin.
Bello Bello, Luz Mireya y Medina Surez, Lorena. Manual de Auditoria Administrativa. Bogot:
Universidad Minuto de Dios, 2008
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Auditora
Administrativa
Estratgicos
De gestin
De servicio
Actividades
Programas especiales
4.1.2
Indicadores de gestin
Controlar la operacin
51
Auditora
Administrativa
4.1.3
Indicadores de servicio
Permiten identificar:
Impacto
Cobertura
Eficiencia
Calidad
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Auditora
Administrativa
Rentabilidad
Liquidez
Financiamiento
Ventas
Produccin
Abastecimiento
Fuerza laboral
53
Auditora
Administrativa
Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor informacin, a cada etapa del
proceso se le asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razn de ser a la
organizacin, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el
objeto de la organizacin.
La revisin del proceso incluye los elementos que se identifican con las funciones de
las etapas, lo que reduce el nmero nominal de la lista de elementos, para no
duplicarlos; sin embargo, se mantienen como marco de la auditoria, para dejar
abierta la opcin de que una organizacin pueda analizarlos en forma independiente.
Asimismo, tomando en cuenta que los cuestionarios preparados para cada rubro
respetan este criterio. Es importante anotar que, para ampliar el alcance en la
revisin de cada etapa y elemento, y determinar las condiciones en que se
generaron, la organizacin puede considerarlos siguientes aspectos:
54
Auditora
Administrativa
Difusin de su preparacin
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Auditora
Administrativa
2.
3.
4.
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Auditora
Administrativa
2.
ensayo
que
rena
los
aspectos
ms
relevantes
del
mismo:
http://es.scribd.com/doc/12599839/Trabajo-Final-Auditoria-Administrativa
BIBLIOGRAFIA
1.
2.
http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-Auditoraadministrativa-950760.html
3.
4.
http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html
5.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/auditadminis.htm
6.
http://dspace.uniminuto.edu:8000/jspui/bitstream/10656/558/1/TTCA_MedinaSu
arezLorena_08.pdf
7.
http://www.mitecnologico.com/iem/Main/AuditoriaAdministrativa
8.
http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/DEMOAuditoria.p
pt
9.
http://es.scribd.com/doc/12599839/Trabajo-Final-Auditoria-Administrativa
10.
http://grupos.emagister.com/documento/auditoria_administrativa_2_/6646-271323
11.
http://www.docstoc.com/docs/21362249/MECANICA-OPERATIVA-de-LAAUDITORIA-ADMINISTRATIVA.
57