INVENTARIO DE BIENES

MUEBLES DEL ESTADO

UNIDAD DE CONTROL
PATRIMONIAL
Es responsable de la
planificacin, coordinacin
y ejecucin de las acciones
referidas al registro,
administracin, supervisin y
disposicin de los
bienes de propiedad de la entidad
y de los que
se encuentren bajo su
administracin.
CONFORMAR COMISIN

Y PRESENTAR
INVENTARIO
2013
Inventario Fsico
Verificacin fsica que consiste
en
constatar la presencia fsica o
presencia
real de los bienes a una fecha
determinada, al personal
responsable de
los mismos, apreciar su estado de
conservacin o deterioro y, las
condiciones de seguridad en que
estos de
encuentran
Base Legal Especfica

Resolucin N 039-98/SBN, que

aprob el Reglamento para el
Inventario Nacional de Bienes Muebles
del Estado.
Resolucin N 158-97/SBN, que
aprob el Catlogo Nacional de
Bienes Muebles del Estado
Decreto Supremo N 007-2008VIVIENDA, que aprob el
Reglamento la Ley 29151 Ley General
del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.

Resolucin N 320-2006-CG, que

aprob las Normas de Control
Interno.

La Resolucin de Contralora N
528-2005-CG, que aprob el
Ejercicio del Control Preventivo por los
rganos de Control
Institucional.

Directiva N 075-2008-UCP-OADDRSET/GOB.REG.TACNA

rganos
Responsables

La OAD en coordinacin con la

UCP, son los
rganos responsables de
proceso de Toma de
Inventario de Bienes Muebles.
La oficina general de
administracin de la entidad
es el rgano responsable de
remitir el Inventario
Patrimonial a la SBN a travs
del SIMI.
OBJETIVOS:
Seguimiento a los bienes.
Realizar una eficaz administracin de los
bienes en uso.
Realizar una mejor administracin de
bienes improductivos.
Registro de bienes muebles actualizado.

Conciliar con el inventario anterior.

Sustentar y actualizar los registros

contable y patrimonial
Contratar plizas de seguro

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA

ADMINISTRACION Y DISPOSICION
MOBILIARIA

Del InventarioInventario
Patrimonial Patrimonial
Artculo 121.- Del inventario
El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar
fsicamente, codificar y registrar los
bienes muebles con que cuenta cada entidad a una
determinada fecha, con el fin de verificar la
existencia de los bienes, contrastar su resultado con el
registro contable, investigar las diferencias
que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que
correspondan.

INVENTARIO DE BIENES
MUEBLES
ESTATALESESTATALES
LeyLey 29151 29151 LeyLey
General del General del
SistemaSistema
NacionalNacional
de de BienesBienes
EstatalesEstatales

y y susu ReglamentoReglamento
DS DS 007007--20082008-VIVIENDA y VIVIENDA y
ModificadoModificado
mediantemediante DS 013DS
013--20122012--VIVIENDA
VIVIENDA
ResolucinResolucin N 039N
039--98/SBN 98/SBN
ReglamentoReglamento
ResolucinResolucin N 039N
039--98/SBN 98/SBN
ReglamentoReglamento
Para el Para el
InventarioInventario de de
BienesBienes MueblesMuebles
ResolucinResolucin N 158N
158--97/SBN 97/SBN
CatlogoCatlogo

NacionalNacional de de
BienesBienes MueblesMuebles
del del EstadoEstado
Gua Para la Implementacin del Sistema de
Control Interno en las Entidades
del Estado (Res N 458-2008-CG)
Normas de Control Interno (Res N 320-2006CG)
Directiva Ejercicio del Control Preventivo
por los OCI (Res N 094-2009-CG)

Proceso de de
InventarioInventario
Inventario FsicoFsico GeneralGeneral dede
BienesBienes MueblesMuebles
Consiste enen contrastarcontrastar lala
presenciapresencia fsicafsica yy
presenciapresencia realreal dede loslos
bienesbienes enen usouso dede lala
entidadentidad aa
unauna fechafecha determinada,determinada,
apreciarapreciar susu estadoestado dede

unauna fechafecha determinada,determinada,

apreciarapreciar susu estadoestado dede
conservacinconservacin oo
deteriorodeterioro elel usuariousuario
responsableresponsable yy
laslas condicionescondiciones dede
seguridadseguridad concon queque
stosstos
cuentan,cuentan, concon elel finfin dede
asegurarasegurar susu existenciaexistencia
realreal;;
permitepermite asimismoasimismo
sincerarsincerar loslos resultadosresultados
obtenidosobtenidos
deldel inventarioinventario concon loslos
registrosregistros contables,contables, aa
finfin dede
establecerestablecer susu
conformidad,conformidad,
investigandoinvestigando laslas
diferenciasdiferencias queque
pudieranpudieran existirexistir yy
procederproceder aa laslas
regularizacionesregularizaciones
correspondientescorrespondientes..

OBJETIVO:

Lograr que el proceso de Inventario Fsico de

General
de Bienes Muebles, se ejecute adoptando
criterios
uniformes en aplicacin a los principios de
racionalidad y funcionalidad concordantes
con las
normas establecidas y que estn orientadas a
.
Ing. Julio Barra

Comprobar la existencia fsica del bien.

Constatar fsicamente el estado de
conservacin, ubicacin,
cantidad, condicin de utilizacin, seguridad
y los funcionarios
responsables de los bienes que estn
asignados en uso.
Realizar una eficaz administracin de los
bienes en uso y
bienes improductivos.
Comparar los saldos obtenidos del
inventario fsico, producto
de la verificacin a realizar; con la
informacin registrada por la
Oficina de Contabilidad, a fin de hacer los
ajustes a que hubiere
lugar.

Conciliar con el inventario del periodo

anterior
Sustentar y actualizar los registros
contables y
patrimoniales.
Sanear los Bienes sobrantes y faltantes con
que
Ing. Julio Barra

cuenta la entidad y que deben ser

regularizados.
cuenta la entidad y que deben ser
regularizados.
Determinar el inventario fsico general
actualizado
de bienes correspondientes a la Sede Central
y
dependencias segn corresponda.
Disponer con informacin que garantice la
consistencia y confiabilidad de los datos
consignados en las Cuentas del Activo y
Cuentas
de Orden contenidos en los Estados
Financieros.

Funciones de la Comisin y Sub

Comisin:
Elaborar un cronograma de actividades.

 Comunicar a todas las oficinas de la Entidad

la fecha de inicio de
toma de inventario y solicitar se le brinde las
facilidades del caso.
Bloquear el internamiento de bienes
recepcionados, as como
mantener en la zona de despacho aquellos
bienes que se
encuentren pendientes de recojo.
encuentren pendientes de recojo.
Conformar los equipos de trabajo.
Solicitar a la Oficina de Personal o Recursos
Humanos la relacin
de los trabajadores indicando el rea y la
oficina donde laboran.
Identificar los Ambientes.
Elaborar formularios y etiquetas.
Capacitar al personal inventariador en el
llenado del formulario y
manejo de equipos.
Proporcionar herramientas de trabajo.
Coordinar el horario y la disposicin de los
representantes de cada
ambiente .
ambiente .
Llevar a cabo el inventario patrimonial al
barrer.

 Elaborar y suscribir: (i) el acta de inicio de

toma de inventario; (ii)
acta de cierre de inventario; (iii) informe final
del inventario; y (iv)
acta de conciliacin del inventario
patrimonial, la cual tambin debe
ser suscrita por la Oficina de Contabilidad.
Realizar la conciliacin con el inventario
fsico del perodo anterior y el
inventario contable, respectivamente;
Determinar las Diferencias de bienes y
proceder a emitir los informes
correspondientes
Supervisar y dar conformidad al servicio de
toma de inventario,
solicitando -de ser necesario el concurso o
participacin de otras reas,
Ing. Julio Barra

solicitando -de ser necesario el concurso o

participacin de otras reas,
en el caso que dicha labor sea realizada por
una tercera persona natural
o jurdica, contratada para tal fin.
Las dems que le asigne la OGA.

Disposiciones
EspecficasEspecficas

a. La verificacin Fsica comprende a todos

los Bienes
Patrimoniales existentes en la entidad,
asignadas en uso a la
fecha, a todas y cada una de las
dependencias, a excepcin
de los terrenos, edificaciones e
Infraestructura Pblica, que
no se encuentre debidamente saneada su
situacin legal,
Tcnica y Contable
b. La verificacin fsica de los Bienes
Patrimoniales incidir
Ing. Julio Barra

principalmente en los siguientes aspectos:

Comprobacin de la presencia fsica
del bien y su ubicacin
Estado de Conservacin
Condiciones de Utilizacin
Condiciones de seguridad
Funcionarios y/o Usuarios responsables
Los detalles a tener en consideracin son:
marca, modelo, tipo, color dimensiones,
serie, placa de rodaje, chasis, motor, ao,
edad, raza, etc.;
El estado de los bienes sern asignados de
El estado de los bienes sern asignados de
acuerdo a lo que el usuario del mismo

manifieste durante el proceso de

levantamiento de informacin (N = Nuevo, B
= Bueno, R = Regular, M = Malo).
Los bienes de uso comn de las reas
sern asignadas al jefe del rea o al que
este determine como responsable.
Cada trabajador, sin excepcin, est en la
obligacin
de mostrar a los verificadores, todos y cada
uno de
los Bienes Patrimoniales que les han sido
asignados
en uso, inclusive aquellos que por seguridad
u otra
circunstancia, pudieran encontrarse
guardadas bajo
llave.
e. En caso de constatar la existencia de
bienes en
e. En caso de constatar la existencia de
bienes en
proceso de reparacin o mantenimiento, la
Comisin
Sub Comisin de Inventario solicitar la
documentacin que sustente su salida y
sern
consideradas dentro del ambiente donde se

encontraban ubicados.
f. Los inventariadores detallarn en dicho
formato,
todos los bienes que existan fsicamente y
que le
sean mostrados por los usuarios, siendo
responsabilidad del trabajador si estos no lo
hacen
por alguna circunstancia

Codificacin y Etiquetado de Bienes

Los bienes que constituyen el patrimonio del
Estado
tendrn una codificacin nica y permanente
que los
diferencie de cualquier otro bien.
diferencie de cualquier otro bien.
La codificacin se realiza asignando y
aplicando al
bien un grupo de nmeros a travs del cual se
le
clasificar e identificar, conforme al
Catlogo
Nacional de Bienes Muebles y al Software
Inventario
Mobiliario Institucional

El cdigo asignado a cada bien es

permanente y el
nmero correlativo asignado es nico; nace
con l y
muere con l cuando ste es transferido,
donado,
muere con l cuando ste es transferido,
donado,
dado de baja, vendido, incinerado o
destruido; no
puede existir ms de 01 bien con el mismo
nmero
correlativo. Los cdigos de los bienes dados
de baja
no podrn ser utilizados para nuevos bienes.
La identificacin del bien podr realizarse
escribiendo
con tinta indeleble, grabando directamente en
el bien,
adhiriendo placas, lminas o etiquetas, y
cualquier
otra forma apropiada que observe las
caractersticas
exigidas en las normas vigentes sobre la
materia

Codificacion de Vehculos
A LOS VEHCULOS SE LES PONDR EL CDIGO EN LA
GUANTERA O EN LA PARTE GUANTERA O EN LA PARTE
SUPERIOR SUPERIOR
DEL MARCO INTERIOR DE LA PUERTA DEL DEL MARCO
INTERIOR DE LA PUERTA DEL CHOFER.CHOFER.

Codificacion de Equipos
LAS ETIQUETAS DEBERAN SER ADHERIDAS JUNTO AL
N DE SERIE DEL EQUIPO, O EN EL
LUGAR APROPIADO EN EL QUE NO SE DETERIORE Y
SEA DE FACIL LECTURALUGAR APROPIADO EN EL QUE
NO SE DETERIORE Y SEA DE FACIL LECTURA

Codificacion de Mobiliarios
LAS ETIQUETAS DEBERAN SER ADHERIDAS EN EL LADO
LATERAL DERECHO O EN LA

PARTE SUPERIOR IZQUIERDA (VISTO EL BIEN SEGN SU

USO). PARA EL CASO DE LOS PARTE SUPERIOR
IZQUIERDA (VISTO EL BIEN SEGN SU USO). PARA EL
CASO DE LOS
SILLONES DEBERAN DE SER ADHERIDOS EN EL
RESPALDAR.SILLONES DEBERAN DE SER ADHERIDOS
EN EL RESPALDAR
Caso:: SillasSillas oo SillonesSillones FijosFijos laslas
etiquetasetiquetas
deberndebern serser adheridasadheridas enen lala
parteparte
posteriorposterior deldel asientoasiento..
ParaPara laslas carpetascarpetas
unipersonalesunipersonales deberndebern
serser adheridasadheridas enen lala parteparte
posteriorposterior deldel
asientoasiento
CasoCaso:: SillasSillas oo SillonesSillones
giratoriosgiratorios laslas
etiquetasetiquetas deberndebern serser
adheridasadheridas enen lala
parteparte posteriorposterior deldel asientoasiento oo enen
lala basebase
dede laslas pataspatas..

Deterioro del medio identificado

El trabajador usuario es el nico responsable
del bien o los bienes
que les son asignados, por lo que en el caso
que el medio identificado
colocado a los bienes patrimoniales, sufra
dao, deterioro, se cayera,

colocado a los bienes patrimoniales, sufra

dao, deterioro, se cayera,
despegara, etc., comunicar de inmediato el
hecho a la Unidad de
Control Patrimonial, para que subsane dicha
anomala, y el medio
identificatorio sea renovado con otro de las
mismas caractersticas

Detalle Tcnico de Vehculos

Las caractersticas de los bienes
inventariados se colocarn
en los campos del detalle tcnico.

Detalle Tcnico de Equipos

Detalle Tcnico de Muebles

Catlogo Nacional De
Bienes
Muebles Del Estado
Criterios Concurrentes para la
Codificacin
de un bien patrimonialde un bien
patrimon
Que sea de propiedad de la entidad.
Que tenga una vida til estimada mayor de
01 ao.
Que no est sujeto a operaciones de venta
inmediata o
comercializacin.

comercializacin.
Que sea objeto de acciones de
mantenimiento.
Que clasifique como activo fijo o bien no
depreciables.
Que sea un bien mueble tangible.
Que sea materia de algn acto de
disposicin final.
Que sea susceptible de ser inventariado.
Que sea individualizable por su funcin.
Todos los descritos en el Catlogo.

Tipos De Bienes

Caractersticas de los
Bienes que no

se Incluyen en el Catlogo:
Accesorios, herramientas, repuestos.
Material de vidrio y cermica para ensayo.
Instrumentos de Laboratorio.
Objetos empotrados (parte integrante de
otro bien).
Set de instrumental mdico-quirrgico.
Set de instrumental mdico-quirrgico.
Animales menores e insectos.
Prendas de vestir, Ropas.
Marcas, Ttulos Valores, Licencias y
Software.
Bienes Intangibles.
Bienes Fungibles y/o Consumibles.
Bienes Culturales: Obras de Arte Libros y
Textos.
Aquellos que por su naturaleza no son
posibles identificarlos con
etiquetas o tintas.

Ejemplos de Bienes que NO

se
deben Inventariar

Errores Frecuentes Durante

el Inventario

Bienes Que No Deben

Inventariar

Denominaciones
Correctas

Estructura Del Cdigo

Patrimonial

Fascculos

RELACION DE TIPOS DE BIENES

MUEBLES EXCLUIDOS DEL
CATALOGO NACIONAL DE BIENES
MUEBLES DEL ESTADO

Conciliacin Fsica Fsica

Conciliacin Fsica
Contable

Acta de Conciliacin de de
Resultados

PARTES DEL INFORME FINAL DEL INVENTARIO

I.- ANTECEDENTES
Revisiones a la fecha de inventarios pasados (inventario
fsico, inventario contable, etc.).

II.- BASE LEGAL

Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA (15/03/2008)
Reglamento de la Ley 29151 Ley
General del Sistema de Bienes Nacionales.

Resolucin de Superintendencia de Bienes Nacionales N

158-97/SBN (23.07.97) Catlogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado y Directiva que
norma su aplicacin.
Resolucin de Superintendencia de Bienes Nacionales N
039-98/SBN (24.03.98),
Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles
del Estado.
Otras Normas Legales o Directivas para la toma del
Inventario.
III..-- PROCEDIMIENTOS
Actividades desarrolladas ::
Formacin del equipo de trabajo (Personas que elaboraron
el inventario, capacitacin,
Formacin del equipo de trabajo (Personas que elaboraron
el inventario, capacitacin,
condiciones previas).
Toma de inventario (Fase de campo, etiquetado,
levantamiento de la informacin).
Fase de gabinete (Ingreso al software, digitacin, migracin
de informacin, etc.).
Resultados (Reportes de conformidad al Art. 27 de la
Resolucin N 039-98/SBN).
Informacin contable (Cuadro de resumen contable y valor
en libros de los bienes
patrimoniales).
Valorizacin de bienes (de aquellos bienes totalmente
depreciados o con valores simblicos)
Cuadro Resumen de Conciliacin Fsico - Contable.
Otras actividades no sealadas (Etiquetado, fecha de cierre,
tiempo de ejecucin, etc.).
IV.- ANALISIS DE LOS RESULTADOS

Relacin de bienes en uso de la institucin (Impresin del

Inventario General
a travs de la opcin : Listados \ Bienes de la Dependencia \
General). (Anexo 01)
a travs de la opcin : Listados \ Bienes de la Dependencia \
General). (Anexo 01)
Relacin de bienes prestados o Afectados a otras
instituciones. (Anexo 02)
Relacin de bienes prestados por otras instituciones. (Anexo
03)
Relacin de bienes faltantes (registrar los bienes
muebles que han sido
perdidos, robados, etc.). (Anexo 04)
Relacin de bienes sobrantes del inventario. (Anexo 05)
Relacin de bienes dados de baja y en custodia. (Anexo 06)
Relacin de bienes dados de baja y en proceso de
transferencia. (Anexo 07)
Relacin de funcionarios responsables del inventario.
(Anexo 08)
Relacin de bienes que sern propuestos para su inclusin
al Catlogo. (Anexo 09)
Otros resultados no contemplados (Cdigos eliminados,
modificaciones ;
Reportes : de locales, reas por local, funcionarios, etc.).
(Anexo 10)

Informacin a remitir a la
SBN
La Oficina General de Administracin
remitir a la SBN entre

los meses de enero y marzo de cada

ao, teniendo como
fecha de cierre el 31 de diciembre del
ao anterior. (Artculo
121 del D.S. N 007-2008-VIVIENDA.
La informacin a
remitirse ser:
remitirse ser:
Inventario patrimonial (medio
magntico conforme al SIMI
versin 3.5).
Informe Final del Inventario.
Acta de Conciliacin Fsico Contable