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Guia Informe Anual y Plan de Trabajo 15octubre2012 1
Guia Informe Anual y Plan de Trabajo 15octubre2012 1
G UA PARA ELABORACIN DE
P LAN DE T RABAJO
I NFORME A NUAL
E
DE OFICINAS Y DECANATOS DE
LA UPR-UTUADO RELACIONADOS
AL PLAN ESTRATGICO
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO
PROPSITO
Esta gua fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo Prez, Director Interino de la Oficina de
Planificacin y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo Plan
Estratgico Institucional 2012-2017. Con esta gua se pretende:
1) facilitar y uniformar la elaboracin de los planes de trabajo y los informes
anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional
(requerido por Ley Nm. 1 de 20 de enero de 1966, segn enmendada) .
2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en avalo
(Estndar 7 de la MSCHE)
INTRODUCCIN
La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado est comprometida con el desarrollo de una
cultura de planificacin y avalo. Esto garantiza una continua renovacin institucional y una
distribucin de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misin y visin institucional.
Para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado
promueve la implementacin de procesos de evaluacin continua sobre los logros del plan
estratgico y de la distribucin de los recursos. Un proceso importante para estos fines es la
elaboracin de planes de trabajo anuales y de sus correspondientes informes.
Segn el Artculo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley Nm. 1 del 20 de enero de
1966, segn enmendada), todos los rectores de la UPR estn obligados a rendir un Informe Anual
de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de Sndicos. El objetivo de
este informe es dar a conocer los avances en la ejecucin del plan estratgico durante el ao
acadmico que culmina y presentar el nuevo plan anual de trabajo para el ao acadmico que
comienza. Este informe institucional estar constituido por la compilacin de los informes
anuales de las diferentes oficinas de servicio.
Con el fin de facilitar y uniformar la elaboracin de los planes anuales de trabajo y de sus
respectivos informes, la Oficina de Planificacin y Estudios institucionales (OPEI) ha
desarrollado la Gua para Elaboracin de Plan de Trabajo e Informe Anual de Oficinas y
Decanatos de la UPR-Utuado. A continuacin se presenta el formato y contenido requerido para
el informe.
Microsoft Word
Letra:
Mrgenes:
1 margen izquierdo
1 margen derecho
1 margen superior
1 margen inferior
Espacio:
1 lnea
Anejos:
Nota:
Microsoft Word
Letra:
Mrgenes:
1 margen izquierdo
1 margen derecho
1 margen superior
1 margen inferior
Espacio:
1 lnea
Anejos:
Nota:
CONTENIDO
El documento cuenta con las siguientes cinco partes:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos
de cmo llenar las mismas. Una vez complete el documento, enve una copia electrnica a su
decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con
copia a la Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales a la direccin
opei.utuado@upr.edu.
Decanato: ____________________
Objetivo Operacional
Actividades
Fecha
Fecha
Culminacin
Inicio de
de
Actividad
Actividad
Formato:
Ene-2012
Formato:
Ene-2012
Ejemplo:
Ejemplo:
Ejemplo:
Ago-2012
Ejemplo:
May-2013
Ao Acadmico: __________
Persona
Responsable
por la
Actividad
Presupuesto
Sugerido
Indicadores de xito
Esperado
Escriba nombre
y apellido de
persona
responsable de
coordinar la
actividad.
Escriba el
presupuesto que
usted entiende es
necesarios para
llevar a cabo la
actividad
Ejemplo:
Milton Riutort
Ejemplo:
$1,000.00
Ejemplo:
Se instalarn los cinco
routers de forma exitosa y
el porcentaje de rea provista
de internet inalmbrico
aumentar en un 10%.
Objetivo Operacional
Propuesto
Actividades Propuestas
Formato # . #
para identificar las metas
(rea de prioridad . meta)
Ejemplo:
1.8
Decanato: ____________________
Fecha de la
Actividad
Indique
cuando la
actividad se
realiz.
Formato
12 ene 2012
Ejemplo:
Ejemplo:
Ejemplo:
a. Se instalarn dos
routers para uso de
profesores en las oficinas
A-103 y A-108 y se
instalarn tres routers
para uso de poblacin
general en edificio B.
12 ene 2012
Persona
Responsable Presupuesto
por la
Utilizado
Actividad
Escriba
nombre de la
persona que
coordin la
actividad.
Escriba el
presupuesto
utilizado
para llevar a
cabo la
actividad.
Ejemplo:
Ejemplo:
Milton
Riutort
$500.00
Ao acadmico: ____________
Actividad completada,
en progreso o
no realizada
Si el indicador de xito
especificado en el Plan de
Trabajo se alcanz, escriba
Completado. Si el indicador
se alcanz parcialmente
escriba Progreso. Si la
actividad nunca se realiz
durante el ao acadmico,
escriba
No Realizado
Ejemplo:
Comentarios
Si la actividad se realiz:
Detalles sobre cmo se complet la
actividad (nmero de participantes,
etc.). Puede describir los
indicadores del xito y describir la
evidencia disponible (no la incluya!)
Si la actividad NO se realiz:
Escriba la o las razones por las
cuales la actividad no se complet
Ejemplo:
Progreso
IV. AVALO
1.
Escriba un narrativo conciso que explique cules fueron las fortalezas de su oficina que le
ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del ao que
culmin.
En continuidad con el ejemplo:
No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y
slo se est evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logr.
2.
Escriba un narrativo conciso que explique cules fueron las debilidades de su oficina que
le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del ao que
culmin.
En continuidad con el ejemplo:
El objetivo no se logr en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una
idea ms real del presupuesto de nuestra oficina para el ao nos ayudara a establecer
objetivos ms realistas.
3.
Escriba un narrativo conciso que explique cules son las amenazas externas a su oficina
que evitaran que los objetivos que no se cumplieron no puedan cumplirse en el futuro
prximo.
En continuidad con el ejemplo:
Una amenaza para que este objetivo no se cumpla en el prximo ao es el no saber si
contamos con el presupuesto que se requiere ($500.00).
4.
Escriba un narrativo conciso que describa las principales oportunidades que usted
visualiza en los prximos aos que su departamento u oficina podra tomar ventaja para
adelantar una o ms metas del plan estratgico.
En continuidad con el ejemplo:
Existe un proyecto de mejoras permanentes que cuenta con fondos externos y vislumbra
un aumento en reas de comunicacin inalmbrica para el edificio de Tecnologa
Agrcola. Esto presenta una oportunidad para completar el objetivo en el caso de que el
presupuesto interno necesario no se otorgue.
Cierre de Ciclo
Objetivo propuesto para el
prximo ao
Ejemplo:
1. Aumentar en al menos un 5% las reas
del recinto en donde se puede acceder
a la red de informacin inalmbrica.
Ejemplo:
Ejemplo:
ITINERARIO DE TRABAJO
Mes*
Marzo-Abril
Actividades
Los directores de departamentos u oficina se renen con su respectivo Decano para
establecer objetivos y actividades para el prximo ao acadmico.
Los decanos se renen con el Rector y los directores de presupuesto y planificacin
para comenzar con el alineamiento del presupuesto utilizando el plan de trabajo del
prximo ao.
Mayo
Junio
Decanatos integran Informes Anuales del Decanato y las Oficinas y los Planes
Anuales de Trabajo del Decanato y las Oficinas y envan copias al Rector.
El Rector le presenta a la Junta Administrativa el nuevo Plan Anual de Trabajo
Institucional y de Presupuesto y aprueba las nuevas asignaciones.
Agosto
Octubre
Nov.-Dec.
La fecha precisa para cada evento se determinar por consenso entre el(la) rector(a) y los decanos dependiendo
de la naturaleza de sus agendas de trabajo.