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y la evaluacin de
proyectos y programas
www.ifrc.org
Salvar vidas, cambiar mentalidades.
Agradecimientos
Esta gua ha sido elaborada por el Departamento de Planificacin y
Evaluacin de la Secretaria de la Federacin Internacional de Sociedades
de la Cruz Roja y la Media Luna Roja. Su publicacin no hubiera
sido posible sin los valiosos aportes y comentarios de las Sociedades
Nacionales. Deseamos agradecer en particular a la Cruz Roja Britnica,
la Cruz Roja Danesa, la Cruz Roja Noruega, la Cruz Roja Sueca, la Cruz
Roja Finlandesa, la Cruz Roja Americana, la Cruz Roja Australiana y la
Cruz Roja Canadiense. Un agradecimiento particular a Julie Smith por
sus creativas caricaturas y acertado buen humor sobre el tema.
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz
Roja y de la Media Luna Roja, Ginebra, 2011
Se autoriza citar total o parcialmente el contenido de esta
publicacin con fines no comerciales, siempre y cuando se
mencione la fuente. La Federacin Internacional apreciara
recibir detalles acerca de su utilizacin. Se deber dirigir las
solicitudes para la reproduccin comercial de esta publicacin
a la Federacin Internacional a la direccin: secretariat@ifrc.org.
Las designaciones y los mapas utilizados en esta publicacin no
suponen la expresin de ninguna opinin por parte de la Federacin
Internacional ni de las Sociedades Nacionales con respecto a la
condicin jurdica de algn territorio o de sus autoridades.
Los derechos de autor de todas las fotografas utilizadas en
esta publicacin son propiedad intelectual de la Federacin
Internacional salvo indicacin en contrario. Fotografa de
portada: de izquierda a derecha, Benoit Matsha-Carpentier,
Federacin; Arzu Ozsoy, Federacin; Alex Wynter, Federacin.
ndice
Agradecimientos
Abreviaciones y siglas
Interior de la portada
4
Introduccin5
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
11
12
14
16
21
22
25
26
28
31
34
34
36
38
39
2.2
etapa 2: Planificar la recopilacin y la gestin de datos
41
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.2.7
2.2.8
2.2.9
2.2.10
2.2.11
2.2.12
41
42
44
45
46
47
49
51
53
53
57
59
60
61
63
70
71
80
2.6.1
2.6.2
2.6.3
2.6.4
84
84
85
88
88
89
90
91
91
91
92
92
Anexos95
Anexo 1:
Anexo 2:
Anexo 3:
Anexo 4:
Anexo 5:
Anexo 6:
Anexo 7:
Anexo 8:
Anexo 9:
A nexo 10:
A nexo 11:
A nexo 12:
A nexo 13:
A nexo 14:
A nexo 15:
A nexo 16:
A nexo 17:
A nexo 18:
A nexo 19:
Anexo 20:
A nexo 21:
A nexo 22:
CUADRO 1:
CUADRO 2:
CUADRO 2:
CUADRO 3:
95
103
110
112
115
116
119
120
126
127
129
130
131
132
133
134
140
141
142
150
152
157
95
15
18
19
20
CUADRO 4:
CUADRO 5:
CUADRO 6:
RECUADRO 1:
RECUADRO 2:
RECUADRO 3:
RECUADRO 4:
RECUADRO 5:
RECUADRO 6:
RECUADRO 7:
RECUADRO 8:
RECUADRO 9:
R ECUADRO 10:
R ECUADRO 11:
R ECUADRO 12:
R ECUADRO 13:
R ECUADRO 14:
R ECUADRO 15:
R ECUADRO 16:
R ECUADRO 17:
R ECUADRO 18:
R ECUADRO 19:
R ECUADRO 20:
R ECUADRO 21:
R ECUADRO 22:
R ECUADRO 23:
R ECUADRO 24:
R ECUADRO 25:
R ECUADRO 26:
R ECUADRO 27:
R ECUADRO 28:
R ECUADRO 29:
R ECUADRO 30:
GRFICO 1:
GRFICO 2:
GRFICO 3:
GRFICO 4:
GRFICO 5:
24
57
69
7
16
21
25
35
36
37
39
40
42
44
50
52
54
59
62
64
68
71
73
76
77
78
79
80
81
85
87
89
92
12
14
17
74
86
Abreviaciones y siglas
AVC
CAD
FODA/DAFO *
CICR
OCDE
ONG
DPE
Introduccin
Propsito de esta gua
Esta gua tiene como objeto promover un entendimiento comn y una prctica confiable en lo que respecta al seguimiento y la evaluacin de los proyectos y programas
de la Federacin Internacional. Nuestro propsito es que constituya un docu
mento de referencia que suplemente la gua de bolsillo (PMER Pocket Guide) publicada (en ingls) por la Federacin Internacional, que es ms concisa y se adapta
mejor a la labor en el terreno. Por ende, el objetivo no es que los usuarios la lean
del principio al fin, sino que la consulten para obtener detalles sobre temas es
pecficos cuando as lo requieran.
Esta gua no brinda una orientacin pormenorizada para llevar a cabo evaluaciones,
informacin que la Federacin proporciona en otros documentos por separado1.
En cambio, se hace hincapi en la configuracin y la aplicacin de un meca
nismo para efectuar el seguimiento de los proyectos y programas y elaborar los
informes correspondientes. No obstante, dado que la evaluacin est estrecha
mente ligada al seguimiento, se incluye una descripcin de este proceso para
llevar adelante la planificacin de las actividades de evaluacin como parte del
sistema general de seguimiento y evaluacin.
1 El Departamento de
Planificacin y Evaluacin de
la Federacin Internacional
pondr a disposicin una
gua sobre la gestin de
evaluaciones.
Destinatarios
Los destinatarios de esta gua son los responsables de la gestin de los proyectos y
programas de las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
y de la Secretara. Sin embargo, est concebida de modo que tambin resulte
comprensible para otros usuarios, incluidos los voluntarios, los donantes, los
asociados y el personal de la Federacin Internacional. Aunque en principio se
destina a la esfera nacional, los principios bsicos pueden aplicarse a proyectos
y programas instrumentados en otros mbitos.
2 La Federacin adopta la
definicin de rendicin
de cuentas del Comit de
Asistencia para el Desarrollo
de la Organizacin para la
Cooperacin y el Desarrollo
Econmicos (vase el
glosario de trminos
esenciales en el anexo 1).
Adems de sus propios
Principios Fundamentales y
su Cdigo de conducta, la
Federacin observa otras
normas aceptadas en el
mbito internacional, como
las normas del Proyecto
Esfera, orientadas a mejorar
la rendicin de cuentas de
los sistemas de asistencia
humanitaria a las personas
afectadas por desastres, y
Una gua suficientemente
buena: medicin de impacto
y rendicin de cuentas en
las emergencias, ambas
creadas por una coalicin de
destacadas organizaciones
internacionales de asistencia
humanitaria (vase ms detalles
en el anexo 2 sobre recursos
de seguimiento y evaluacin).
3 El uso del seguimiento y la
evaluacin para la movilizacin
de recursos no debe verse
como una mera tctica de
comercializacin, ya que
las evaluaciones de nuestro
desempeo y nuestros
resultados ayudan a demostrar
el rendimiento obtenido al
invertir los recursos, lo que, a
su vez, otorga credibilidad a
nuestros logros.
Comentarios y revisiones
Esta gua ser objeto de revisiones y actualizaciones peridicas para reflejar las
enseanzas extradas de su aplicacin prctica sobre el terreno y garantizar el
cumplimiento permanente de las ms estrictas normas internacionales. Los
comentarios o preguntas pueden dirigirse al Departamento de Planificacin
y Evaluacin de la Federacin Inter nacional por cor reo electrnico a
secretariat@ifrc.org o por correo postal a la siguiente direccin: Apartado
postal 372, CH1211 Ginebra 19, Suiza.
10
Parte 1
Conceptos e ideas
fundamentales
sobre seguimiento
y evaluacin
Qu comprende la parte 1?
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
4 La gestin basada en
resultados es un enfoque
que ha sido adoptado por
numerosas organizaciones
internacionales. Este enfoque
es objeto de un examen ms
detallado en el documento
Planificacin de proyectos
y programas, manual de
orientacin (IFRC, PPP, 2010).
11
EVAL
I EN
EG
Estudio
de base
EJE
,S
Planificacin del
seguimiento y
de la evaluacin
CI
M
UI
Formulacin del
proyecto:
marco lgico
PLAN
EVA LUAC I
TO Y
N
Evaluacin inicial
de las necesidades
NOTIFICACIN,
REFLEXIN
Y APRENDIZAJE
continuos
Revisin o evaluacin
de mitad de perodo
IFIC
A
CU
C
MITAD DEL
PROYECTO
IN
Evaluacin definitiva
(encuesta definitiva)
IA
Difusin,
aprovechamiento
de las enseanzas
y eventual evaluacin
longitudinal
CI
FIN DEL
PROYECTO
UA
INICIO DEL
PROYECTO
* No existe un ciclo genrico nico que abarque todos los proyectos o programas y las actividades de seguimiento y
evaluacin conexas. Este grfico ejemplifica apenas las relaciones entre las actividades genricas de seguimiento y
evaluacin, y el ciclo del proyecto o programa.
12
1.3 Qu es el seguimiento?
El seguimiento es el proceso sistemtico en virtud del cual se recopila y se
analiza informacin con el objeto de comparar los avances logrados en funcin de los planes formulados y corroborar el cumplimento de las normas establecidas. Ayuda a identificar tendencias y patrones, a adaptar las estrategias
y a fundamentar las decisiones relativas a la gestin del proyecto o programa.
En el grfico 2 se resumen preguntas fundamentales sobre el seguimiento en
funcin de los objetivos del marco lgico. Cabe sealar que estas preguntas se
concentran, sobre todo, en los objetivos de nivel inferior los insumos, las acti
vidades y, hasta cierto punto, los efectos directos . Ello se debe a que suele ser
ms difcil medir los efectos directos y la meta (habitualmente cambios en los
conocimientos, las actitudes y las prcticas o conductas) y se requiere que las
evaluaciones ofrezcan plazos ms prolongados y apreciaciones ms especficas.
13
Preguntas de seguimiento
Meta
Para medir los cambios en funcin de la meta se requiere ms tiempo;
por lo tanto, se recurre a la evaluacin y no al seguimiento.
Efectos directos
Conducen los resultados o productos
al logro de los efectos directos?
Resultados
o productos
Actividades
Insumos
Un proyecto o programa suele realizar el seguimiento de diversos factores dependiendo del grado de especificidad que debe tener la informacin requerida. El cuadro
1 resume los distintos tipos de seguimiento habitualmente utilizados en los sis
temas de seguimiento de proyectos o programas. Cabe recordar que, al formar
parte de un mecanismo integral de seguimiento, estas clases de seguimiento a
menudo se ponen en prctica de forma simultnea.
14
15
Tal como se plantear en las prximas secciones (vase la parte 2), existen di
versos procesos y herramientas que pueden utilizarse para poner en prctica
los diferentes tipos de seguimiento. Por lo general, ello supone obtener datos a
partir de este proceso, analizarlos y elaborar los informes correspondientes. Las
herramientas y los procesos especficos tal vez varen dependiendo del prop
sito del seguimiento, pero existen diversas prcticas ptimas generales que se
resumen en el recuadro 2.
1.4 Qu es la evaluacin?
5 La Organizacin para la
Cooperacin y el Desarrollo
Econmicos (OCDE) es un
organismo intergubernamental
internacional que congrega a
los pases ms industrializados
con economas de mercado
con el fin de coordinar las
polticas econmicas y de
desarrollo de los Estados
miembros. El Comit de
Asistencia para el Desarrollo
(CAD) es el organismo
principal mediante el cual la
OCDE trata las cuestiones
relativas a la cooperacin con
los pases en desarrollo.
16
La Secretara de la Federacin Internacional adopta la definicin de evaluacin del Glosario de los principales trminos sobre evaluacin y gestin basada
en resultados (2002), publicado por el Comit de Asistencia para el Desarrollo
de la Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmicos (OCDE/CAD 2002):
una apreciacin, lo ms sistemtica y objetiva posible, de un proyecto, pro
grama o poltica en curso o concluido, de su diseo, su puesta en prctica y sus
resultados. El objetivo es determinar la pertinencia y el logro de los objetivos,
as como la eficiencia, la eficacia, el impacto y la sostenibilidad para el desa
rrollo. Una evaluacin deber proporcionar informacin creble y til, que per
mita incorporar las enseanzas extradas del proceso de adopcin de decisiones
de los beneficiarios y los donantes5.
Las evaluaciones suponen identificar y reflexionar sobre los efectos de las actividades que se ha realizado y determinar su valor. Los hallazgos permiten a los
gestores del programa, los beneficiarios, los asociados, los donantes y dems
interlocutores del proyecto o programa aprender de la experiencia y mejorar
las intervenciones futuras. El grfico 3 resume las principales preguntas que
conviene plantear durante una evaluacin en funcin de los objetivos del marco
lgico, que suelen concentrarse, sobre todo, en la forma en que se llevaron a
cabo las actividades y en los cambios logrados.
Meta
Efectos directos
Resultados
o productos
Actividades
Insumos
Preguntas de seguimiento
Efectos
Qu cambios trajo aparejados
el proyecto?
Se produjo algn cambio
imprevisto o inesperado?
Sostenibilidad
Es probable que los beneficios perduren
durante un perodo prolongado una vez
interrumpida la ayuda?
Eficacia
Pertinencia
Se lograron los objetivos de
Los objetivos de la operacin correspondan
la operacin?
a las necesidades de los beneficiarios y las
Los productos tuvieron como resulta- polticas de la Cruz Roja y la Media Luna Roja?
do los efectos directos previstos?
Eficiencia
Los materiales eran de la calidad requerida y estaban disponibles
en forma oportuna y en la cantidad necesaria?
Las actividades se llevaron a cabo conforme a lo planificado y
dentro del presupuesto?
El producto se logr de manera econmica?
En la medida de lo posible, conviene asociar al proceso de evaluacin a los principales interesados, incluidos los voluntarios y el personal de la Sociedad Nacional,
los miembros de la comunidad, las autoridades locales, los asociados, los donantes,
etc. La participacin garantiza que se tome en cuenta diferentes puntos de
vista, afianza el sentido de pertenencia y las lecciones extradas de los ha
llazgos de la evaluacin.
Existen varias clases de evaluaciones, que pueden clasificarse en funcin de distintos parmetros. En ltima instancia, el enfoque y el mtodo utilizados de
pendern de los destinatarios y del propsito de la evaluacin. En el cuadro
2 (pgina 18) se resume las principales clases de evaluaciones, divididas
en tres categoras generales. Cabe recordar que las categoras y las clases de
evaluacin no son mutuamente excluyentes, sino que suelen combinarse. Por
ejemplo, una evaluacin externa final es un tipo de evaluacin sumativa que
puede adoptar enfoques participativos.
17
Segn la metodologa o la
tcnica de evaluacin
18
Las metaevaluaciones se
utilizan para evaluar el propio
proceso de evaluacin. Algunos
de los principales usos de las
metaevaluaciones abarcan los
siguientes: realizar un inventario
de evaluaciones para recopilar
informacin destinada a sustentar
la seleccin de evaluaciones
futuras; combinar los resultados
de las evaluaciones; controlar el
cumplimiento de la poltica de
evaluacin y las buenas prcticas;
determinar cun bien se divulgan las
evaluaciones y las organizaciones
las aprovechan para afianzar sus
aprendizajes y efectuar cambios,
entre otras tareas.
Segn la metodologa o
tcnica de evaluacin
19
20
21
Todos los proyectos y programas financiados por la Secretara deben incluir algn tipo de estudio de base9. A menudo se lleva a cabo una encuesta
durante la puesta en prctica de un estudio de base, pero ste no siempre
tiene que ser cuantitativo, sobre todo cuando no resulta prctico para el pre
supuesto o los plazos del proyecto o programa. A veces tal vez sea preferible
utilizar mtodos cualitativos, como entrevistas y grupos focales (temticos),
o una combinacin de mtodos cuantitativos y cualitativos (vase la seccin
2.2.3). En ocasiones, en un estudio de base puede utilizarse la informacin ob
tenida a partir de una evaluacin de las necesidades o de un anlisis de la vul
nerabilidad y la capacidad (AVC). Independientemente del mtodo utilizado,
resulta de importancia crtica que tanto los estudios de base como los estudios
definitivos apliquen los mismos indicadores y metodologas de medicin, de
modo que puedan ser replicados de manera confiable y uniforme en distintos
momentos a fin de efectuar comparaciones10.
22
con los procedimientos, entre otras tareas. Las evaluaciones tambin sirven
para mantener informados a los responsables de la puesta en prctica de la
intervencin, como en el caso de las evaluaciones de mitad de perodo, pero son
menos frecuentes y se centran en los cambios de mayor envergadura efectos
directos, que requieren anlisis sujetos a un mayor rigor metodolgico, como las
repercusiones y la pertinencia de una intervencin.
Si bien conviene reconocer estas diferencias, tambin cabe recordar que tanto el
seguimiento como la evaluacin estn estrechamente ligados: el seguimiento suele
proporcionar datos que permiten despus realizar las evaluaciones, y al mismo
tiempo, durante el seguimiento se producen elementos de evaluacin tales
como valoraciones o apreciaciones. Por ejemplo, el seguimiento puede decirnos
que doscientos agentes comunitarios recibieron capacitacin (qu sucedi), pero
tambin puede incluir pruebas posteriores a la capacitacin (valoraciones o
apreciaciones) para determinar cun bien se los capacit. La evaluacin puede
utilizar esta informacin obtenida del seguimiento para determinar las diferen
cias que la capacitacin marc en el logro del objetivo general o en el cambio
que la capacitacin intentaba producir, por ejemplo, aumentar el uso de preser
vativos, y si esto fue pertinente en la disminucin de la transmisin del VIH.
Una revisin es una actividad estructurada que permite reflexionar para identificar
los principales problemas y preocupaciones y adoptar decisiones fundamentadas
en aras de una ejecucin eficaz del proyecto o programa. Mientras que el segui
miento es una tarea continua, las revisiones son menos frecuentes, pero no
tan participativas como las evaluaciones. Adems, la Federacin Internacional
suele utilizar las revisiones como un ejercicio interno, basado en los datos del
seguimiento y los informes correspondientes. Sirven para compartir informa
cin y favorecer la participacin de los interesados en la adopcin conjunta
de decisiones. Se pueden llevar a cabo en diferentes instancias de la estruc
tura del proyecto o programa (por ejemplo, en el mbito de la comunidad o
la oficina central) y en distintos momentos y con frecuencias variables. Las
revisiones tambin pueden abarcar diversos proyectos o sectores. Conviene
planificar y programar revisiones peridicas durante toda la ejecucin del
proyecto o programa.
Una auditora es una revisin destinada a verificar el cumplimiento de las normas,
los reglamentos, los procedimientos o los mandatos establecidos. Las auditoras se
distinguen de las evaluaciones porque el nfasis est puesto en la garanta y
el cumplimiento de los requisitos ms que en un juicio de valor. Las auditoras
financieras brindan una garanta de las prcticas y los registros financieros,
mientras que las auditoras del desempeo se concentran en la trada eficiencia,
economa y eficacia de las actividades del proyecto o programa. Asimismo, las
auditoras pueden ser internas o externas.
En el cuadro 4 (pgina siguiente) se resumen las principales diferencias entre el
seguimiento, las evaluaciones y las auditoras.
23
CUADRO 4: Comparacin entre las caractersticas principales del seguimiento, las revisiones,
las evaluaciones y las auditoras*
Seguimiento y revisin
Evaluacin
Auditora
Para qu
sirven?
Brindan garantas y
aseguran el cumplimiento y
la rendicin de cuentas.
Cundo?
Permanentemente durante
el proyecto o programa.
De forma peridica y
despus del proyecto o
programa.
Quin?
Vnculo con
la jerarqua
lgica
Se concentran en los
insumos, las actividades,
el producto y los efectos
directos a corto plazo.
Se concentran en los
efectos directos y la meta
general.
Se concentran en los
insumos, las actividades y
el producto.
* Sobre la base de White, Graham y Wiles, Peter (2008), Monitoring Templates for Humanitarian Organizations, documento solicitado por el director general del
Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisin Europea (DG ECHO), pg. 40.
24
25
26
sanitarios y ejercen menos control sobre los servicios que reciben tanto ellas
como sus hijos. Las normas dictadas por el gnero tambin pueden afectar a los
hombres al asignarles un papel que alienta las conductas temerarias y los hace
descuidar su propia salud y la de su familia. Asimismo, el gnero se relaciona
con otras diferencias sociales, como la raza, la edad y la clase social.
Las desigualdades de gnero marcan una clara diferencia entre los hombres y
las mujeres en el caso particular de las infecciones de transmisin sexual. Un
enfoque sanitario que tiene en cuenta las cuestiones de gnero reconoce las
diferencias de sexo y de gnero y procura brindar a hombres y mujeres acceso
equitativo a los tratamientos y los servicios. Por lo tanto, en la recopilacin y el
anlisis de los datos se debe concentrar en los efectos que pueden tener en el
acceso igualitario a los servicios sanitarios las diferencias entre hombres y mu
jeres. Esta tarea tal vez suponga observar, durante la recopilacin de datos, las
diferencias entre los hombres y las mujeres en cuanto a la disponibilidad de los
servicios sanitarios, distincin por sexo (y edad) que constituye un buen punto
de partida para el anlisis (Fondo Mundial, 2009).
27
28
Por ms que intentemos eliminar los sesgos y los errores de nuestras medi
ciones y de los informes, ninguna investigacin est completamente libre de
ellos. No obstante, se pueden tomar algunas precauciones y la primera con
siste en familiarizarse con los principales tipos de sesgo que enfrentamos en
nuestra labor:
a. El sesgo de seleccin es consecuencia de una seleccin errnea de la pobla
cin tomada como muestra para llevar a cabo la medicin o el estudio. Este
sesgo, tambin denominado sesgo de diseo o error de muestreo, tiene lugar
cuando las personas, el lugar o el perodo medidos no resultan representati
vos de toda la poblacin o de la condicin objeto del estudio. Es muy impor
tante entender este concepto, porque hay una tendencia a estudiar los sitios
o poblaciones donde se obtienen los mejores logros o a los que es ms fcil
llegar (que suelen coincidir). Por ejemplo, si se recopilan datos a una hora
conveniente del da, durante la estacin seca o en comunidades a las que
se accede fcilmente por estar cerca de caminos pavimentados, es posible
que los datos no representen con exactitud las condiciones que se intentan
estudiar para la totalidad de la poblacin. Un sesgo de seleccin de este
tipo puede excluir a las personas ms necesitadas, lo que atenta contra el
compromiso de la Federacin Internacional de prestar ayuda nicamente en
funcin de las necesidades12.
b. El sesgo de medicin ocurre cuando los datos se miden en forma deficiente,
ya sea a causa de una falla en el instrumento de medicin o un error de quien
los recopila. A veces, la medicin directa se hace de manera incorrecta o las
actitudes del entrevistador afectan la manera en que se formulan las pre
guntas y se registran las respuestas. Por ejemplo, durante una operacin para
atender a las vctimas de una catstrofe, puede calcularse mal la ocupacin
de los hogares o las preguntas de una encuesta pueden haberse redactado
de modo que den lugar a respuestas sesgadas, como por qu le agrada este
proyecto? en lugar de qu opina de este proyecto?.
29
IFRC
30
Parte 2
31
32
33
2.1ETAPA 1 Identificar el
objeto y el alcance del sistema
de seguimiento y evaluacin
Qu comprende la etapa 1?
2.1.1 Examinar el plan de operaciones del proyecto o programa
(marco lgico)
2.1.2 Identificar las principales necesidades y expectativas de las
partes interesadas en materia de informacin
2.1.3 Determinar las pautas de seguimiento y evaluacin
2.1.4 Determinar el alcance de las principales actividades y
medidas de seguimiento y evaluacin
34
35
36
La planificacin de un sistema de seguimiento y evaluacin basado en las necesidades y las expectativas de los interesados ayuda a garantizar que la informacin
sobre seguimiento y evaluacin se comprenda, se utilice y se sienta como propia.
Es fundamental entender a ciencia cierta las prioridades y las necesidades de
informacin de las partes interesadas en la intervencin o afectadas por ella,
incluidas las motivaciones, la experiencia y el compromiso de los interlocutores,
as como las restricciones polticas y de otra ndole a las que estn sujetos mu
chos de ellos. Al planificar las actividades de seguimiento y evaluacin, es de
suma importancia recurrir al conocimiento de las personas locales a fin de
garantizar que sean pertinentes y factibles en el contexto local y que la infor
macin sobre seguimiento y evaluacin sea creble, aceptada y pueda contar
con ms apoyo.
Por lo general, los proyectos o programas de la Federacin involucran la parti
cipacin de mltiples interesados de diferentes mbitos. El recuadro 7 describe
sintticamente algunos de los principales interlocutores y algunos de sus requi
sitos de informacin ms comunes.
Consejo prctico
En ocasiones, los dife
rentes donantes y aso
ciados tienen distintos
requisitos de segui
miento y evaluacin. En
estos casos, conviene
coordinar al mximo
e st o s r e qu i sit o s y
expectativas durante
la primera etapa de la
formulacin del pro
yecto o programa a
fin de reducir la pre
sin sobre su puesta
en prctica. Ponerse de
acuerdo respecto de los
indicadores, los mto
dos, las herramientas
y los formatos comu
nes no solo disminuye
la sobrecarga del sis
tema de seguimiento
y evaluacin, sino que
tambin permite aho
rrar recursos humanos
y financieros.
16 Srvase consultar el
documento IFRC PPP (2010),
pg. 16.
37
38
Recordatorio
No olvide incluir en su
planificacin un estudio de base! Antes de
la puesta en prctica,
en todos los proyectos
o programas se debe
medir de algn modo
el estado inicial de los
ind icadores cor res
pondientes para poder
efectuar comparacio
nes poster iores que
permitan evaluar las
tendencias y los efectos
(vase la seccin 1.5).
39
Proyecto de recuperacin a un ao
Estudio de refe
rencia (del equipo
de evaluacin
y coordinacin
sobre el terreno
antes de la
ejecucin)
Estudio de refe
rencia a partir
de una evalua
cin inicial
Seguimiento del
proyecto (re
sultados, acti
vidad, aspectos
financieros)
Seguimiento del
contexto
Seguimiento de
los beneficiarios
Evaluacin en
tiempo real
(cuarto mes)
Informes peri
dicos sobre el
progreso de las
operaciones
Seguimiento del
proyecto
Seguimiento del
contexto
Seguimiento de
los beneficiarios
Examen del
proyecto a los
seis meses
Informes peri
dicos sobre el
progreso de las
operaciones
Evaluacin final
Proyecto de desarrollo a
cuatro aos
Encuesta inicial
Seguimiento del
proyecto
Seguimiento del
contexto
Seguimiento de los
beneficiarios
Informe semestral,
informe sobre el pro
greso del programa,
informe anual
Revisiones semestrales
o anuales
Evaluacin de mitad de
perodo (a los dos aos)
Evaluacin final inde
pendiente (y encuesta
definitiva)
Evaluacin ex post
Evaluacin final
* Tenga en cuenta que solo se trata de ejemplos y que las actividades que efectivamente se lleven a cabo dependern
del contexto especfico de cada proyecto o programa.
40
Una vez definidas las necesidades de informacin del proyecto o programa, el siguiente paso consiste en planificar la recopilacin y la gestin confiables de los datos
a fin de que puedan analizarse eficientemente y utilizarse como informacin. Tanto
la recopilacin como la gestin de los datos estn ntimamente ligadas, ya que
la gestin comienza cuando se recopila el primer dato.
Nota
Se denominan datos a
los hechos o cifras en
bruto antes de ser pro
cesados y analizados.
El trmino informacin
alude a los datos ya
procesados y analiza
dos para elaborar infor
mes y ponerlos en uso.
El anexo 8 brinda el modelo de cuadro del plan de seguimiento y evaluacin adoptado por la Federacin Internacional e incluye instrucciones especficas y ejemplos.
El plan de seguimiento y evaluacin puede tener diferentes formatos, segn los
requisitos de planificacin que deban satisfacerse para gestionar el proyecto o
programa. Por ejemplo, se puede agregar una columna como presupuesto
o fuentes de los datos o incluso dos, para diferenciar los responsables de
recopilar los datos de los responsables del anlisis. Muchas veces, los donantes
exigen que el plan de seguimiento y evaluacin tenga un formato especfico.
El plan de seguimiento y evaluacin debe completarse durante la etapa de planificacin del proyecto o programa (es decir, antes de su ejecucin). Esto permite
que el equipo del proyecto o programa pueda realizar una verificacin cruzada
del marco lgico y corroborar que los indicadores y las tareas que representan
tanto en cuanto a la ejecucin del proyecto o programa como en cuanto a
41
42
43
Datos cualitativos
Ejemplos
Sesenta y cuatro comunidades
c ue nt a n c on u n s i st e ma de
alerta temprana.
El cuarenta por ciento de los ho
gares dedica ms de dos horas a
juntar el agua para satisfacer las
necesidades domsticas.
Ejemplos
Segn los grupos focales comu
nitar ios, el sistema de aler ta
temprana s son durante el si
mulacro de emergencia, pero en
algunos casos el volumen no fue
lo suficientemente alto.
En las reuniones comunitarias,
las mujeres explicaron que pasan
gran parte del da juntando agua
potable, por lo que disponen de
poca agua para la higiene per
sonal y la limpieza de la vivienda.
44
Nota
Al tomar una muestra,
muchas personas no
advierten que lo estn
haciendo. A menos
que se midan todos
los miembros de una
poblacin, se tratar
de algn tipo de mues
treo, por lo que esta
tarea debe planificarse
con sumo cuidado,
ya sea que se utilicen
mtodos cuantitativos
o cualitativos.
19 Para la triangulacin, no es
necesario usar literalmente tres
fuentes o mtodos; la idea es
basarse en ms de uno o dos.
45
46
Suena complicado?
El uso del muestreo
aleatorio y la estads
t ica puede resultar
confuso, por lo que
habitualmente con
viene procurar el ase
soramiento de alguien
espec ializado en
estadstica21.
47
48
Excede el alcance de esta gua abordar las encuestas con suma minuciosidad;
sin embargo, a los lectores interesados se les recomienda consultar otras
fuentes22. Adems de la formulacin, la puesta en prctica y el anlisis de la
encuesta, tambin conviene tener conocimientos sobre muestreo (analizado
arriba) y anlisis estadstico (vase la seccin 2.3 sobre anlisis de datos). En
sntesis, si se va a utilizar una encuesta, tal vez sea aconsejable solicitar el ase
soramiento o la ayuda de un experto.
49
50
Tambin es fundamental recordar que la opinin de los interesados puede ser positiva o negativa. Para los interesados, puede ser tan til y enriquecedor expresar
sus opiniones positivas, las enseanzas extradas y sus reflexiones como pre
sentar sus quejas. Como mnimo, los proyectos o programas deben contar con
un mecanismo formal para que los interesados puedan presentar sus quejas por
una va legal.
Un mecanismo de queja es una serie de procedimientos establecidos para que los interesados puedan expresar sus quejas o preocupaciones de modo seguro y que estas
sean tratadas de manera objetiva conforme a un conjunto de normas y principios
convenidos. Se erige como un modelo de rendicin de cuentas y del compromiso
con los interlocutores de la Federacin, en especial de nuestra responsabilidad
moral y legal de responder ante actos ilcitos o conductas indebidas, como en
casos de explotacin sexual, abuso de poder y corrupcin.
No existe un nico enfoque (mtodo) para que los interesados encaucen sus
quejas y opiniones, pues los enfoques deben adaptarse a los interesados. Las
51
formas en que se presentan y resuelven las quejas y las opiniones difieren segn
la cultura institucional y la comunidad. Las quejas y opiniones pueden ser pre
sentadas por escrito o en forma oral, en forma directa o mediante interme
diarios (terceros), individualmente o en grupos, o a ttulo personal o en forma
annima. Los ejemplos varan desde los buzones para comentarios y la presen
tacin que quejas por correo hasta las reuniones comunitarias y los foros (de
opinin) en lnea.
El anexo 11 da un ejemplo de un formulario utilizado para asentar y responder
a quejas especficas y el anexo 12 presenta un ejemplo de una matriz para el
seguimiento de mltiples quejas. Tambin puede llevarse un registro de las
quejas y las opiniones de los interesados en un informe peridico de gestin
del proyecto o programa, tal como se analiza en la seccin 2.4 y se ejemplifica
en el anexo 19.
Excede el alcance (y el espacio) de esta gua describir pormenorizadamente este
importante tema, por lo que le recomendamos consultar la Gua de la Federacin
para gestionar las quejas y los comentarios de los interesados (vase el recuadro
13 a continuacin).
52
53
54
Evite un caos
de versiones
A l a rc h iv a r do c u
mentos, es recomen
dable usar fechas y
nombres identificati
vos para guardarlos.
Es decir, en lugar de
usar un nombre como
Evaluacin final.doc,
que resulta ambiguo y
poco claro, surte ms
efecto llamarlo Evalua
cin final Federacin_
ag ua saneamiento_
Hait_20mayo2010.doc.
Sin dudas, requerir
ms tiempo escribirlo,
pero a la larga ahorrar
tiempo y esfuerzo.
55
56
24 El cuadro de seguimiento
de los indicadores puede
prepararse en Microsoft Excel
u otro programa de planillas
de clculo.
25 El sistema de informacin
general interno de la
Federacin es un mecanismo
que permite efectuar el
seguimiento de los datos
esenciales de las Sociedades
Nacionales y la Secretara
y elaborar los informes
pertinentes en forma peridica.
Los datos de este sistema se
basan en siete indicadores
indirectos principales,
complementados por los
informes preparados en forma
permanente y las evaluaciones
realizadas por la Federacin.
Estos siete indicadores
indirectos son: 1) la cantidad
de personas que dedican
su tiempo como voluntarios;
2) la cantidad de personal
remunerado; 3) la cantidad
de donantes de sangre; 4) la
cantidad de unidades locales
(captulos, filiales, etc.); 5)
la cantidad de personas
atendidas; 6) los ingresos
totales recibidos; y 7) los gastos
totales. En las directrices para
los indicadores del sistema de
informacin general interno
de la Federacin se brindan
definiciones minuciosas de
los indicadores y pautas
sobre su utilizacin. Srvase
consultar https://fednet.ifrc.
org/sw194270.asp para obtener
mayor informacin.
1a. Cantidad de
comunidades
participantes
que llevan
a cabo un
anlisis de la
vulnerabilidad
y la capacidad
trimestral.
Fecha
Valor
Mayo de
Cota
final del
proyecto
50
25%
Cota
anual del
proyecto
20
Anual a la Porcentaje
fecha
de la cota
anual a la
fecha
25%
Cota
efectiva
Porcentaje
de la cota
10
50%
2011
* Este es meramente un ejemplo de una parte del cuadro de seguimiento de los indicadores. Si desea consultar un modelo ms completo e instrucciones para
usarlo, remtase al anexo 16.
57
En el ejemplo anterior, la variacin del cincuenta por ciento excede con creces el
diez por ciento de la regla general, por lo que en el informe del proyecto o pro
grama debe incluirse la explicacin respectiva, lo que puede resultar til para
los programas futuros. En este caso, la explicacin podra ser que la escasa par
ticipacin de la comunidad en las anlisis de la vulnerabilidad y la capacidad
se debi a que se planificaron en fechas que coincidieron con fiestas religiosas,
como el Ramadn, o a que la temporada de monzones en la regin limit los
traslados de quienes podan haber participado en el ejercicio de evaluacin.
Esta informacin brinda valiosas enseanzas en cuanto a la participacin de la
comunidad para las intervenciones actuales y futuras.
58
59
El anlisis de los datos es el proceso mediante el cual los datos recopilados (en bruto)
se convierten en informacin utilizable. Constituye una etapa crucial del proceso
de planificacin del seguimiento y la evaluacin, porque da forma a la informa
cin comunicada y determina su posible utilizacin. En realidad, constituye un
proceso continuo durante todo el ciclo del proyecto o programa en el que los
datos recopilados cobran sentido y permiten fundamentar los programas en
marcha y futuros. Este anlisis puede llevarse a cabo cuando los datos se reco
pilan inicialmente y, por supuesto, cuando se da cuenta de ellos en el proceso de
elaboracin de informes (analizado en la siguiente etapa).
El anlisis de los datos supone buscar tendencias, grupos temticos u otras
relaciones entre diferentes tipos de datos, evaluar el desempeo en funcin de
los planes y las cotas, extraer conclusiones, prever los problemas, e identificar
las soluciones y las prcticas ptimas para la adopcin de decisiones y el apren
dizaje institucional. El anlisis confiable y oportuno es esencial para la credibi
lidad y la utilizacin de los datos.
60
61
comienza junto con el proyecto o programa y que contina durante las tareas
de seguimiento permanente, primero, y de evaluacin, despus.
62
27 La limpieza de datos es el
proceso mediante el cual los
datos se purgan y corrigen
para luego analizarlos.
Hay varias herramientas y
directrices que ayudan a
procesar los datos y que se
aprovechan mejor si se cuenta
con conocimientos tcnicos.
28 Consulte un examen
pormenorizado de diversos
aspectos del anlisis de datos
en How to consolidate, process
and analyse qualitative and
quantitative data (Programa
Mundial de Alimentos de
las Naciones Unidas, 2011),
incluido en las pautas de
seguimiento y evaluacin del
anexo 2.
63
64
Al analizar los datos, tambin es importante relacionar el anlisis con los objetivos del proyecto o programa y los indicadores respectivos. A su vez, el anlisis debe
ser flexible y examinar otras tendencias, intencionales o no. Algunos tipos habi
tuales de anlisis incluyen las siguientes comparaciones.
Comparacin (provisional) entre los resultados previstos y los resultados
efectivos: tal como se analiza en la seccin 2.2.11, la variacin es la diferen
cia entre las metas establecidas y los resultados efectivos, como cuando se
organizan los datos para comparar la cantidad de destinatarios (personas u
hogares) de un programa de preparacin para casos de desastre con la can
tidad de destinatarios que efectivamente fueron atendidos. Al efectuar este
anlisis, se debe explicar por qu se produjeron las variaciones.
Comparacin demogrfica: la comparacin llevada a cabo, por ejemplo,
cuando los datos se desagregan por gnero, edad o cuestiones tnicas para
comparar la prestacin de servicios a determinados grupos vulnerables,
como en los proyectos de mitigacin de la pobreza o medios de vida.
Comparacin geogrfica: la comparacin llevada a cabo, por ejemplo, cuan
do se describen los datos por vecindario o cuando se comparan las zonas
urbanas con las rurales, como en los casos en que se desea cotejar la entre
ga de alimentos durante una operacin de emergencia. Este mtodo reviste
especial importancia si algunas reas se han visto ms afectadas que otras.
65
66
(vase la seccin 2.2.6). Sin embargo, pese a la precisin estadstica de los datos
cuantitativos, las conclusiones pueden ser acotadas, como en el caso de la causalidad y la atribucin.
Por ejemplo, cuando se comparan las condiciones iniciales, previas a la interven
cin de un proyecto de medios de vida, con las mediciones realizadas tres aos
despus durante una evaluacin final, podemos estar seguros de que los cam
bios medidos en los niveles de vida se deben al proyecto y no a algn otro factor
(variable) que haya mediado, como una catstrofe natural imprevista, el brote de
una enfermedad o una recesin econmica mundial? Cuando se usan grupos de
comparacin para cotejar las condiciones entre quienes han recibido servicios
y aquellos que no los recibieron surgen obstculos similares. Estos desafos
hacen de la medicin de los efectos una tarea difcil y ampliamente controver
tida entre los evaluadores (vase el recuadro 3 en la seccin 1.5).
La triangulacin es una prctica til que ayuda a reforzar las conclusiones extradas
durante la interpretacin de los datos (vase la seccin 2.2.4). Los datos recopilados
deben ser validados mediante el uso de diferentes fuentes o mtodos para ser
considerados un hecho real. Por s solos, estos hechos no otorgan ningn valor
aadido a la planificacin del proyecto ni a la adopcin de decisiones, a menos
que se los ponga en contexto y se los evale en funcin de su relacin con los
dems hechos y los objetivos de la intervencin. La interpretacin es el proceso
mediante el cual se deduce y expone el sentido de estos hechos aislados.
67
68
Cota
Cota
efectiva
Porcentaje
de la cota
Justificacin de la
variacin analizada en el
informe de gestin del
proyecto o programa
Cantidad de beneficiarios
del proyecto o programa
2 000
2 100
5%
Cantidad de mosquiteros
distribuidos
100
-100%
Cantidad de personas
capacitadas para
mantener los
mosquiteros
500
400
-20%
Definicin
Ejemplos
Hallazgo
Enunciado fctico
basado en datos
primarios y
secundarios.
Conclusin
Interpretacin sinttica
(combinada) de los
hallazgos.
Recomendacin
Sugerencia basada en
las conclusiones.
Medida
69
70
71
necesidades de informacin existen, en especial, los requisitos con los que deba
cumplirse (vase la etapa 1 en la seccin 2.1). Por ello, completar el cuadro de la
relacin entre las partes interesadas y el seguimiento y la evaluacin (anexo
6) nos brinda una herramienta valiosa para planificar los informes, al igual que
la columna destinatarios y utilizacin de los datos del cuadro del plan de se
guimiento y evaluacin (anexo 8).
Advertencia
Los informes deben limitarse a comunicar lo que
sea necesario y suficiente para el uso previsto. Las decisiones
en cuanto a qu incluir
en los informes tienen
un efecto exponen
cial que puede sobre
cargar todo el sistema
de seguimiento y eva
luacin y la capacidad
general de la interven
cin, pues determi
nan cuntos recursos,
tiempo y personas se
necesitarn para reco
pilar, gestionar y ana
lizar los datos para los
informes. El exceso de
informacin impone
e x ig e nc i a s e xc e s i
vas sobre la capaci
dad del equipo del pro
yecto o programa y, de
hecho, puede perjudi
car el flujo (eficacia) de
la informacin, lo que
no solo desva recur
sos, sino que aparta la
atencin de informa
cin ms til y perti
nente. La mayora de
las veces, la informa
cin adicional es una
carga ms que una
ayuda.
72
Informes externos
73
Junta de
Directores
Comunidad
Filial
Notificacin interna
Retroalimentacin interna
Notificacin externa
Encargado del
seguimiento
Jefe del
programa
Funcionario
superior
Asociados
(Cruz Roja,
organizaciones
comunitarias,
gobierno,
ONU, ONG)
Donantes
Retroalimentacin externa
74
Recursos
Para consultar algu
nos recursos tcnicos
especficos, remtase a
la seccin del anexo 2
sobre reas de los sec
tores o programas de la
Federacin.
75
Comunicados de
prensa
Memorandos
Informes de evaluacin
Fotografas o videos
Informes sobre el
progreso del programa e informes semestrales y anuales
Informes sobre el
progreso de las operaciones
Informes para donantes especficos,
por ejemplo ECHO
Informes de situacin, como los
informes del equipo
de evaluacin y
coordinacin sobre el
terreno; boletines informativos; informes
de seguridad; etc.
Folletos, carteles,
afiches
Boletines informativos
Informes sobre el
desempeo (de algn
miembro del personal
o voluntario, etc.)
Ancdotas exitosas,
estudios de casos
Publicaciones dirigidas al pblico en
general (revistas,
peridicos o sitios
web, etc.)
Publicaciones cientficas mencionadas
como referencia en
algn artculo, documento o libro
Es importante que el formato y el contenido de cada informe se adapten a los usuarios a los que van dirigidos. El modo en que se presenta la informacin durante
la etapa de elaboracin del informe determinar cun bien la entendern y
aprovecharn los destinatarios. Por ejemplo, los informes con grficos y cuadros
pueden servir para los responsables de la gestin del proyecto o programa; las
reuniones de debate participativas pueden ser tiles para el personal en el te
rreno; las representaciones grficas (visuales) de datos sobre la comunidad, para
los beneficiarios; y los informes impresos en papel satinado o los sitios web,
para los donantes. Los informes deben ser traducidos a los idiomas pertinentes
y presentados en un formato adecuado para cada cultura, por ejemplo, en forma
de resumen, o de informe oral o escrito. A fin de reforzar los criterios presen
tados al inicio de esta seccin (vase el recuadro 19 en la seccin 2.4.1) para la
correcta elaboracin de los informes, el recuadro 22 resume algunos consejos
prcticos para que sus informes escritos resulten ms eficaces.
76
77
78
79
80
A. La difusin de la informacin
El proceso de difusin de la informacin describe la manera en que la informacin
(informes) se hace llegar a los usuarios. Esto puede verse como parte del proceso
de elaboracin de informes, pero aqu utilizamos el trmino difusin para
hacer referencia a la distribucin de la informacin (informes) y no a la elabora
cin de los informes con dicha informacin.
Hay varias vas para compartir la informacin y, como ocurre con los formatos
de presentacin, la manera en que se distribuir depende en gran medida de los
usuarios y el propsito de los informes. En el recuadro 26 se resumen algunas
vas usadas para difundir la informacin.
81
82
83
84
85
Participativo
Los
beneficiarios
deciden
si hay que
evaluar,
qu y cmo.
Descendente
Los
Los
beneficiarios
beneficiarios
deciden qu
participan
preguntas responder. en la recopilacin
y el anlisis
de los datos.
Los
beneficiarios
son una fuente de
datos consultada
(entrevistas y
grupos focales).
Los
beneficiarios
son una fuente de
datos observada.
Los
beneficiarios
son una fuente de
datos secundarios.
86
Posibles desventajas
Se necesita ms tiempo y
dinero para capacitar y di
rigir al personal local y a los
miembros de la comunidad.
87
88
Habitualmente, hay muchas personas que ocupan cargos que comprenden alguna
funcin relacionada con el seguimiento, incluido el personal del proyecto o pro
grama y, en ocasiones, voluntarios, miembros de la comunidad y otros asociados.
Al determinar las funciones y las responsabilidades en este mbito, conviene
89
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91
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93
Valrie Batselaere/IFRC
94
ANEXO
1 Glosario de trminos esenciales sobre seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Anexos
Anexo 1 Glosario de trminos esenciales
sobre seguimiento y evaluacin33
Este no es un glosario exhaustivo: incluye apenas las definiciones de los principales trminos que se
suelen utilizar en el contexto de la gestin de proyectos y programas de la Federacin Internacional y las
actividades de seguimiento y evaluacin conexas. La referencia OCDE/CAD 2002 remite al Glosario de
los principales trminos sobre evaluacin y gestin basada en resultados (2002), publicado por el Comit
de Asistencia para el Desarrollo de la Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmicos.
Actividades: como uno de los trminos utiliza
dos en la jerarqua de objetivos del marco lgi
co de la Federacin Internacional, se refiere al
conjunto de tareas que deben llevarse a cabo
para lograr un producto.
Adecuacin: la medida en que una interven
cin se adapta al contexto y las necesidades lo
cales y complementa las intervenciones lleva
das a cabo por otros actores. Incluye la medida
en que la intervencin toma en cuenta el con
texto econmico, social, poltico y ambiental,
por lo que contribuye a afianzar el sentimiento
de pertenencia, la rendicin de cuentas y la efi
cacia en funcin de los costos.
Anlisis de costos y beneficios: anlisis que
compara los costos del proyecto o programa,
generalmente en trminos monetarios, en fun
cin de sus efectos y repercusiones, tanto posi
tivos como negativos.
Anlisis de las quejas y los comentarios de
los interesados: mecanismo por medio del
cual los interesados efectan comentarios y
expresan sus quejas y opiniones sobre los ser
vicios prestados.
Anlisis de problemas: anlisis de las rela
ciones de causa y efecto, cuyo objeto es deter
minar los problemas principales y las causas.
33 Tenga en cuenta que este glosario tambin se puede consultar por separado en la pgina web de la Federacin sobre seguimiento y evaluacin:
www.ifrc.org/MandE.
95
96
ANEXO
1 Glosario de trminos esenciales sobre seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
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98
ANEXO
1 Glosario de trminos esenciales sobre seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
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100
ANEXO
1 Glosario de trminos esenciales sobre seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
101
102
ANEXO
2 Recursos de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Anexo 2 Recursos de
seguimiento y evaluacin
Los materiales mencionados en esta gua remiten a una nota al pie en la misma pgina donde se los menciona. En
este anexo se presenta una lista de recursos adicionales para facilitar la tarea de seguimiento y evaluacin, pero
dista mucho de ser exhaustiva, dado que existen numerosos recursos en esta materia, tal como revela una bsqueda rpida en Internet. En cambio, esta lista contiene una seleccin de recursos esenciales, a partir de los cuales
se pueden buscar materiales adicionales. nicamente se han incluido recursos de acceso pblico disponibles en
Internet y su direccin (si en algn momento la direccin se modifica y deja de funcionar, le sugerimos que busque
la publicacin por su ttulo y autor usando algn navegador).
103
104
ANEXO
2 Recursos de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Sitio web de recursos sobre mtodos de evaluacin e investigacin social (2011): http://gsociology.icaap.org/
methods/ (en ingls), incluida una serie de guas sencillas para novatos: http://gsociology.icaap.org/methods/BasicguidesHandouts.html (en ingls).
Programa para el Desarrollo de las Naciones Unidas (PNUD), pgina sobre evaluacin (2011): http://www.
undp.org/eo/ (en ingls).
Grupo de Evaluacin de las Naciones Unidas (UNEG), sitio web sobre recursos para evaluaciones (2011): www.
uneval.org/evaluationresource/index.jsp?ret=true (en ingls).
Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF), sitio web y enlaces externos sobre evaluacin y enseanzas extradas (2011): www.unicef.org/evaluation/index_18077.html.
Wageningen PPM&E Resource Portal (2011), Participatory Planning Monitoring & Evaluation: http://portals.
wi.wur.nl/ppme/?PPM%26E_in_projects_and_programs (en ingls).
Banco Mundial (2011), The Nuts & Bolts of M&E Systems: http://web.worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/
TOPICS/EXTPOVERTY/0,,contentMDK:22632898~pagePK:148956~piPK:216618~theSitePK:336992,00.html
(en ingls).
105
Programa para el Desarrollo de las Naciones Unidas (PNUD) (2009), Handbook on Planning, Monitoring and
Evaluating for Development Results: www.undp.org/evaluation/handbook/documents/english/pme-handbook.pdf (en ingls).
USAID (Organismo de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional) (2009), Fundamentos de monitoreo y evaluacin: cursillo autodirigido, USAID, Washington, DC: https://www.cpc.unc.edu/measure/publica
tions/MS-07-20-ES/at_download/document.
Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (PMA) (2011), Monitoring and Evaluation Guidelines. http://www.wfp.org/content/monitoring-and-evaluation-guidelines (en ingls).
Grupo del Banco Mundial, Grupo de Evaluacin Independiente (IEG) (2008), International Program for Development Evaluation Training: http://www.worldbank.org/oed/ipdet/modules.html (en ingls). [Los mdulos
de este curso proporcionan una descripcin general de los principales conceptos y prcticas en materia de
seguimiento y evaluacin].
106
ANEXO
2 Recursos de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Calculadoras de muestras en lnea. Adems del modelo de planilla usado para calcular los tamaos de las
muestras disponible en la pgina web sobre seguimiento y evaluacin de la Federacin (www.ifrc.org/
MandE), existen numerosas calculadoras de muestras en lnea, por ejemplo: Creative Research Systems
(www.surveysystem.com/sscalc.htm) (en ingls); Custom Insight (www.custominsight.com/articles/random-sample-calculator.asp) (en ingls) y Raosoft (www.raosoft.com/samplesize.html) (en ingls).
Scheuren, Fritz (2004), What is a Survey?: http://www.whatisasurvey.info/ (en ingls).
Snedecor, G. W. y Cochran, W. G. (1989), Sample Size Calculation Sheet, Statistical Methods, octava edicin,
Iowa State University Press. Tambin disponible en la pgina web sobre seguimiento y evaluacin de la
Federacin: www.ifrc.org/MandE.
University of Florida IFAS Extension (2011), Determining Sample Size: http://edis.ifas.ufl.edu/pd006 (en in
gls).
Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (PMA) (2011), Monitoring and Evaluation Guidelines
How to Plan a Baseline Study: http://www.wfp.org/content/monitoring-and-evaluation-guidelines (en
ingls).
Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas (PMA) (2011), Monitoring and Evaluation Guidelines
How to consolidate, process and analyse qualitative and quantitative data: http://www.wfp.org/content/
monitoring-and-evaluation-guidelines (en ingls).
Banco Mundial (2004), Reconstructing Baseline Data for Impact Evaluation and Results Measurement: http://
siteresources.worldbank.org/INTPOVERTY/Resources/335642-1276521901256/premnoteME4.pdf (en in
gls).
107
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (2011), Anlisis de la vulnerabilidad y la capacidad (AVC): http://www.ifrc.org/es/introduccion/disaster-management/preparandosepara-desastres/disaster-preparedness-tools/herramientas-de-preparacion-para-desastres-analisis-dela-vulnerabilidad-y-la-capacidad-avc/.
108
ANEXO
2 Recursos de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
109
110
ANEXO
3 Factores que afectan la calidad de la informacin sobre seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
111
Principales herramientas
Principales herramientas
112
ANEXO
4 Lista de verificacin de las seis etapas esenciales del seguimiento y la evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
LISTA DE VERIFICACIN:
Las seis etapas esenciales del seguimiento y la evaluacin de proyectos o programas
ETAPA 3 de la lista de verificacin: Planificar el anlisis de datos
Actividades
Principales herramientas
2. la frecuencia;
3. los formatos;
4. los responsables.
113
LISTA DE VERIFICACIN:
Las seis etapas esenciales del seguimiento y la evaluacin de proyectos o programas
ETAPA 5 de la lista de verificacin: Planificar el fortalecimiento de la capacidad y los
recursos humanos necesarios para las actividades de seguimiento y evaluacin
Actividades
Principales herramientas
Programa de capacitacin en
seguimiento y evaluacin (anexo 22).
Desglosar los rubros del presupuesto requerido por las actividades de seguimiento y evaluacin.
Incorporar los costos de seguimiento y evaluacin en el presupuesto del proyecto o programa.
Examinar los aportes y los requisitos presupuestarios de los donantes.
Incluir en la planificacin los posibles gastos imprevistos.
Footnote 34
114
ANEXO
5 Marco lgico de la Federacin Internacional: definicin de trminos
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
INDICADORES
(cmo medimos los
cambios?)
MEDIOS DE
VERIFICACIN
(cmo y de dnde
obtenemos la
informacin?)
HIPTESIS
(qu otros factores
debemos tener en
cuenta?)
Meta
Criterios cuantitativos o
cualitativos que ofrecen
un medio simple y
confiable de medir los
logros o reflejar los
cambios relacionados
con la meta.
La manera en
que se recopilar
la informacin
relativa al indicador
(puede incluir quin la
recolectar y con qu
frecuencia).
Efectos directos36
Indicadores de los
efectos directos
Indicadores del
producto
Igual que los anteriores,
pero relativos al producto
previsto.
Indicadores del
proceso
Igual que los anteriores,
pero relativos a las
actividades previstas.
35 Si lo desea, puede consultar una versin completa del modelo de marco lgico recomendada por la Federacin en la pgina web sobre seguimiento y
evaluacin: www.ifrc.org/MandE.
36 Cuando un proyecto ejerce ms de un efecto directo, los productos deben constar debajo de cada efecto directo (vase los ejemplos de las pginas
siguientes).
37 Por razones de ndole prctica, a menudo las actividades pueden incluirse en un documento por separado, por ejemplo, en un diagrama de GANTT o un
cronograma de actividades.
115
Por qu?
Cundo?
Cmo?
(formato)
Papel o
funcin
de las
actividades
de
seguimiento
y evaluacin
Quin?
Qu?
Encargados
de la gestin
del proyecto
Redaccin de
informes sobre el
proyecto.
Toma de
decisiones y
planificacin
estratgica.
Mensualmente.
Cuadro de
seguimiento de
los indicadores,
informes
trimestrales
sobre el
proyecto,
informes
estratgicos
anuales.
Gestionar el
sistema de
seguimiento y
evaluacin.
Personal del
proyecto
Redaccin de
informes sobre el
proyecto.
Entender las
decisiones y
su papel en la
ejecucin.
Mensualmente.
Informes
semanales
sobre el terreno,
cuadro de
seguimiento de
los indicadores
e informes
trimestrales
sobre el
proyecto.
Recopilar datos
de seguimiento,
supervisar la
recoleccin
de datos de
parte por los
miembros de la
comunidad.
Oficina
central
u oficina
zonal de la
Secretara
Informe anual
sobre el
proyecto.
Difusin de
informacin
institucional,
extraccin de
enseanzas y
planificacin
estratgica.
Anualmente.
Formato del
sistema de
informacin
general interno
de la Federacin.
Analizar el
informe y
redactar los
comentarios
pertinentes.
* Sobre la base de Siles, Rodolfo (2004), Project Management Information Systems, donde se puede consultar un anlisis ms integral de este tema.
116
ANEXO
6 Modelo de cuadro de funciones y relaciones de las partes interesadas en materia de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Quin?
Qu?
Por qu?
Cundo?
Cmo?
(formato)
Papel o
funcin
de las
actividades
de
seguimiento
y evaluacin
Donantes
Informes de
situacin para
los donantes.
Rendicin de
cuentas en
funcin de
los objetivos
previstos.
Trimestralmente.
Formato de los
informes para
los donantes
basado en
el cuadro de
seguimiento de
los indicadores
y los informes
trimestrales
sobre el
proyecto.
Analizar el
informe y
redactar los
comentarios
pertinentes.
Comunidades
(beneficiarios)
Lista de
verificacin del
seguimiento de
la comunidad.
Rendicin
de cuentas,
entendimiento
y sentido de
pertenencia.
Mensualmente.
Lista de
verificacin del
seguimiento de
la comunidad.
Recopilar
mensualmente
datos sobre
el proyecto
y difundirlos
mediante la lista
de verificacin.
Asociados
participantes
(bilaterales)
Redaccin de
informes sobre el
proyecto.
Rendicin
de cuentas,
colaboracin,
difusin de los
conocimientos y
conservacin de
recursos.
Mensualmente.
Analizar y
suplementar el
informe sobre
el proyecto con
comentarios u
opiniones.
Asociados
locales
Informe anual
sobre el
proyecto.
Difusin de
conocimientos,
apoyo y fomento
del aprendizaje.
Anualmente.
Formato basado
en el cuadro de
seguimiento de
los indicadores y
en los informes
trimestrales
sobre el
proyecto.
Analizar el
informe y
redactar los
comentarios
pertinentes.
117
Quin?
Qu?
Por qu?
Cundo?
Cmo?
(formato)
Papel o
funcin
de las
actividades
de
seguimiento
y evaluacin
Autoridades
locales
Informes de
situacin
externos.
Rendicin
de cuentas,
entendimiento y
apoyo.
Trimestralmente.
Formato basado
en el cuadro de
seguimiento de
los indicadores y
en los informes
trimestrales
sobre el
proyecto.
Analizar el
informe y
redactar los
comentarios
pertinentes.
Gobierno
Informes de
situacin
externos o para
los donantes.
Rendicin
de cuentas,
entendimiento,
promocin y
apoyo.
Anualmente.
Formato basado
en el cuadro de
seguimiento de
los indicadores y
en los informes
trimestrales
sobre el
proyecto.
Analizar el
informe y
redactar los
comentarios
pertinentes.
Etc.
118
ANEXO
7 Modelo de cuadro de planificacin de las actividades de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Frecuencia y
cronograma
Responsabilidades
Presupuesto
estimado
Ejemplos:
Encuesta inicial.
Encuesta definitiva.
Evaluacin de mitad de perodo.
Evaluacin final.
Seguimiento del proyecto.
Seguimiento del contexto.
Seguimiento de los
beneficiarios.
Informes sobre la gestin del
proyecto o programa.
Informes anuales.
Informes para los donantes.
Formacin en materia de
seguimiento y evaluacin.
Etc.
* Este cuadro puede adaptarse a los planes de seguimiento y evaluacin de proyectos especficos, por lo que pueden utilizarse o aadirse columnas diferentes,
por ejemplo para la capacitacin en un rea especfica o el fortalecimiento de la capacidad.
119
Definicin del
indicador
(y unidad de
medida)
Recopilacin
de datos
(mtodos y
fuentes)
Frecuencia y
cronograma
Responsabilidades
Destinatarios
y utilizacin
de los datos
META:
Indicador M.a
Hiptesis M.a
EFECTO DIRECTO 1:
Indicador 1.a
Indicador 1.b
Hiptesis 1.a
PRODUCTO 1.1:
Indicador 1.1a
Hiptesis 1.1a
PRODUCTO 1.2:
Indicador 1.2a
Hiptesis 1.2a
EFECTO DIRECTO 2:
Indicador 2.a
Hiptesis 2.a
PRODUCTO 2.1:
Indicador 2.1a
Hiptesis 2.1a
PRODUCTO 2.2:
Indicador 2.2a
Hiptesis 2.2a
* Se pueden agregar todos los objetivos e indicadores que requiera el marco lgico del proyecto o programa.
120
Ejemplo: Indicador
Indicador
4. Denominador:
nmero total
de escuelas
destinatarias.
3. Numerador:
nmero de escuelas
con un ejercicio
exitoso por trimestre.
2. Grupos focales
escolares, formados
por los docentes, los
alumnos y el personal
administrativo. Se
debe redactar un
cuestionario para los
grupos focales.
1. Visitas programadas
de antemano
para observar
los simulacros de
desastre y completar
la lista de verificacin
correspondiente. Se
debe elaborar una
lista de verificacin.
1. El trmino
escuelas abarca
desde el jardn de
infantes hasta el
ltimo ao de las
escuelas secundarias
del distrito de Matara.
2. El ejercicio ser
exitoso si consiste
en un simulacro
sorpresivo anunciado
mediante el sistema
de alerta temprana,
si el tiempo de
respuesta es menor
a los veinte minutos,
si el personal y
los alumnos se
presentan en el lugar
preestablecido en
el plan escolar de
respuesta a crisis
y si el equipo de
intervencin en caso
de desastres de la
escuela se rene
y porta el equipo
necesario.
Recopilacin de
datos
(mtodos y
fuentes)
Definicin del
indicador
(y unidad de
medida)
4. Completar la lista
de verificacin de
desastres para el 3
de agosto de 2006.
3. Comenzar a recopilar
los datos el 15 de
abril de 2006.
2. Debates de grupos
focales cada seis
meses.
1. Recopilacin
trimestral de datos
sobre el simulacro de
desastre.
Frecuencia y
cronograma
Responsable en el
terreno de las actividades
escolares: Shantha
Warnera.
Responsables
4. Rendicin de cuentas
ante los donantes
y el pblico en
general por medio
de reuniones con
la comunidad, y
publicacin de
informes en los sitios
de Internet y en los
peridicos locales.
2. Presentacin ante
la oficina central
de informes de
gestin trimestrales
para efectuar
la planificacin
estratgica.
1. Seguimiento del
proyecto y extraccin
de enseanzas
en conjunto con
los comits para
desastres escolares.
Destinatarios y
utilizacin de la
informacin
ANEXO
8 Modelo de cuadro e instrucciones del plan de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
121
122
Hiptesis 1.a:
los disturbios no impiden
la ejecucin del programa
en las comunidades
destinatarias.
Indicador
Seguimiento en el
terreno de parte del
equipo responsable
del programa en
conjunto con asociados
pertenecientes a la
comunidad.
El trmino disturbios
hace referencia a
los enfrentamientos
ocurridos entre la
faccinA y la faccin
B.
Seguimiento de los
medios de comunicacin
(peridicos nacionales y
transmisiones televisivas
y radiodifundidas).
Recopilacin de
datos
(mtodos y
fuentes)
Definicin del
indicador
(y unidad de
medida)
Seguimiento continuo
hasta la finalizacin del
programa.
Frecuencia y
cronograma
Seguimiento de los
medios de comunicacin:
jefe del programa.
Seguimiento en el terreno:
equipo responsable del
programa.
Responsables
Seguimiento de los
riesgos en aras de una
ejecucin y un logro
fundamentados de los
objetivos del proyecto.
Destinatarios y
utilizacin de la
informacin
ANEXO
8 Modelo de cuadro e instrucciones del plan de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
39 El documento Planificacin de
proyectos y programas, manual
de orientacin describe ms
pormenorizadamente algunas
pautas para la formulacin de
los indicadores y explica por
qu deben ser especficos,
conmensurables, accesibles,
pertinentes y oportunos (IFRC
PPP, 2010, pg. 35).
123
124
ANEXO
8 Modelo de cuadro e instrucciones del plan de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
125
S.
No.
No s.
Ejemplo de pregunta de una encuesta sobre las actitudes respecto del VIH:
1
Ni de acuerdo ni en desacuerdo.
No pertinente.
Ejemplo de pregunta: en su hogar, cul es la principal fuente de abastecimiento de agua para beber
y cocinar o lavar? (seleccione solo una respuesta):
1
Manantial.
Lago o estanque.
Embalse.
Agua de lluvia.
Otra (especificar).
Manantial.
Lago o estanque.
Embalse.
Agua de lluvia.
Otra (especificar).
Antes de rezar.
Antes de comer.
Despus de comer.
Antes de cocinar.
Despus de defecar.
Nunca.
126
ANEXO
10 Mtodos y herramientas esenciales para la recopilacin de datos
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
* Sobre la base de Chaplowe, Scott G. (2008), Monitoring and Evaluation Planning, American Red Cross/CRS M&E Module Series, Cruz Roja Americana y
Catholic Relief Services (CRS), Washington, DC, y Baltimore, MD.
127
* Sobre la base de Chaplowe, Scott G. (2008), Monitoring and Evaluation Planning, American Red Cross/CRS M&E Module Series, Cruz Roja Americana y
Catholic Relief Services (CRS), Washington, DC, y Baltimore, MD.
128
ANEXO
11 Modelo de formulario de quejas sobre el proyecto o programa
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
5. RECIBO (debe ser rellenado por el empleado, recortado y entregado a la persona que present la queja)
Nmero de queja (un nmero nico):
Fecha estimada de la respuesta:
40 Este modelo tambin forma parte de la versin integral de la gua de la Federacin para gestionar las quejas y los comentarios de los interesados, que puede
consultarse en la pgina web sobre seguimiento y evaluacin: www.ifrc.org/MandE.
129
130
Nombre
del reclamante
Fecha
Tipo de
queja
(seleccionarla de
la lista de
categoras)
Detalles de la queja
Persona
que
recibi la
queja
Proyecto o programa:
Matriz de quejas
Nivel de
gravedad*
Fecha de
recepcin
ANEXO
13 Modelo de cuadro para la gestin del desempeo del personal y los voluntarios
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Principales hallazgos
o problemas
Informe sobre los avances
(incluir fecha)
Objetivos
Nombre:
Modelo de cuadro para la gestin del desempeo del personal y los voluntarios
Medidas siguientes
Fecha
lmite
131
132
Das totales
Etc.
Elaboracin
de los
informes
Anlisis de
los datos
Recopilacin
de los datos
Actividad
Planificada
Efectuada
1 sep. 2010
Planificada
Efectuada
8 sep. 2010
15 sep. 2010
22 sep. 2010
29 sep. 2010
Planificada
Efectuada
Planificada
Efectuada
Planificada
Efectuada
Planificada
Efectuada
6 oct. 2010
Planificada
Efectuada
13 oct. 2010
Planificada
Efectuada
20 oct. 2010
Planificada
Efectuada
27 oct. 2010
Semana
Proyecto o programa:
Nombre:
Cronograma personal
Planificada
Efectuada
3 nov. 2010
Planificada
Efectuada
Das totales
Efectuada Planificada
10 nov. 2010
ANEXO
15 Cronograma del equipo responsable del proyecto o programa
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Das totales
Etc.
Recopilacin
de los datos
Actividad
Jessie
Smith
Tendika
Lane
Shantha
Werna
Etc.
Das totales
133
134
Campo adicional
Hombres
Total
Total
Total
general
Total de
destinatarios
Mujeres
Hombres
Voluntarios
Mujeres
Hombres
Total
Mujeres
Hombres
Total
Personal remunerado de la
Secretara
* Este cuadro de seguimiento de los indicadores no presenta una lista exhaustiva de todos los objetivos e indicadores de un proyecto o programa, sino meramente algunos ejemplos. Asimismo, cabe
recordar que los indicadores del sistema de informacin general interno de la Federacin solo deben inscribirse de forma anual.
Mujeres
Directamente
Indirectamente
Personas atendidas
Total
Personal remunerado de la
Sociedad Nacional
41 La planilla de Excel para elaborar este modelo del cuadro de seguimiento de los indicadores y las instrucciones correspondientes pueden consultarse
por separado en la pgina web de la Federacin sobre seguimiento y evaluacin: www.ifrc.org/MandE.
Fecha
Valor
Porcentaje
de la cota
final
Cota
final del
proyecto
Cota final
efectiva
1 dic.
10%
80%
45%
56%
80%
45%
56%
Porcentaje
de la cota
final
50%
Cota
datos
Sin
Cota
efectiva
Porcentaje
de la cota
1 dic.
20%
70%
55%
79%
70%
55%
79%
40%
20%
50%
50%
60%
30%
30%
Fecha
60%
50%
Valor
1 dic.
100
23
23%
50
23
46%
1 dic.
10%
50%
30%
60%
50%
30%
60%
20%
10
1 dic.
100
30
30%
1 dic.
25%
75%
35%
47%
50%
45
35%
30
70%
67%
25%
ND
PRODUCTO 2.1. Ejemplo: las escuelas participantes elaboran planes de gestin de desastres y efectan las pruebas pertinentes.
EFECTO DIRECTO 2. Ejemplo: aumenta la capacidad de las escuelas para prepararse y responder a los desastres.
datos
Sin
ND
15%
75%
30%
30%
10
30%
10
25%
25%
83%
50%
83%
50%
PRODUCTO 1.2. Ejemplo: los comits comunitarios de gestin del riesgo elaboran planes de gestin de desastres para la comunidad y llevan a cabo las pruebas pertinentes.
PRODUCTO 1.1. Ejemplo: mayor conciencia de la comunidad sobre las medidas que deben adoptarse para prepararse y responder a los desastres.
EFECTO DIRECTO 1. Ejemplo: mayor capacidad de la comunidad para prepararse y responder a los desastres.
Ga.
Meta
INDICADOR
40%
15
40%
20
60%
70%
35%
10
30%
15
55%
45%
88%
67%
75%
75%
92%
64%
50%
20
50%
10
70%
80%
15
0%
75%
0%
0%
0%
0%
ANEXO
16 Cuadro de seguimiento de los indicadores: modelo e instrucciones
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
135
42 El formato del cuadro de seguimiento de los indicadores utilizado por la Federacin y las instrucciones correspondientes fueron adaptados, sobre todo,
de las versiones creadas y probadas por la Cruz Roja Americana para su programa de recuperacin como respuesta al tsunami (2005-2010).
136
ANEXO
16 Cuadro de seguimiento de los indicadores: modelo e instrucciones
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Los valores de los indicadores deben ser numricos y las descripciones deben reservarse solo para el
informe narrativo.
Recuerde que 0, ND y sin datos tienen significados diferentes. 0 supone que en el indicador en
cuestin no se logr ningn avance durante el perodo cubierto por el informe. Si su proyecto o programa
no mide un indicador durante un perodo en particular, porque no se fij una cota, por ejemplo, ingrese
ND (no disponible). Solamente utilice sin datos en los casos en que se haya establecido una cota para
el indicador, pero ste no pueda medirse por carecer de datos o porque los datos no son confiables (por
ejemplo, es posible que todava no se haya puesto en prctica el sistema de seguimiento y evaluacin).
En el caso de los indicadores expresados como un porcentaje, ingrese el numerador y el denominador
como un cociente y luego d a la celda formato de porcentaje (por ejemplo, 50% en lugar de 0,5), lo que
asegura que en el cuadro de seguimiento se ingresen todos los datos pertinentes.
A medida que sea necesario, para cada ao se deber agregar una nueva hoja a la planilla del cuadro.
137
Las cotas de los indicadores del sistema de informacin general interno de la Federacin son valores
recomendados para las personas atendidas y su aplicacin a los dems indicadores depender del equipo
responsable de la gestin del proyecto o programa.
138
ANEXO
16 Cuadro de seguimiento de los indicadores: modelo e instrucciones
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
que el porcentaje sea exacto y que la frmula funcione correctamente. Vase los porcentajes de la cota
anual de los indicadores 1a, 1.1a, 1.2a, 2a y 2.2a.
Cota final del proyecto: en esta columna se ingresan las cotas finales del proyecto al inicio de la inter
vencin. En cada una de las planillas de seguimiento de los indicadores anuales deben incluirse todas las
cotas finales del proyecto, las que no deben someterse a revisin alguna, salvo en raras ocasiones y con la
debida autorizacin (por ejemplo, de los donantes). Vase las cotas finales del proyecto correspondientes a los indicadores 1a, 1.1a, 1.2a, 2a y 2.2a.
Cota final efectiva: este valor vara cada trimestre en que se haya medido el desempeo del indicador.
Dependiendo del indicador de que se trate, tal vez prefiera crear una frmula para calcularlo automtica
mente. No obstante, algunos indicadores quiz deban calcularse en forma manual, por ejemplo cuando
la cota final efectiva no constituya la suma de todas las mediciones efectivas trimestrales, sino el valor
ms alto. Vase las cotas finales efectivas de los indicadores 1a, 1.1a, 1.2a, 2a y 2.2a.
Porcentaje de la cota final: esta celda contiene una frmula que calcula este valor de manera automtica
dividiendo la cota efectiva a la fecha por la cota final del proyecto o programa. Hay que cerciorarse de que
el porcentaje sea exacto y que la frmula funcione correctamente. Vase los porcentajes de la cota final
de los indicadores 1a, 1.1a, 1.2a, 2a y 2.2a.
139
140
Cierre de la
carretera X,
lo que impide
el traslado de
suministros a
la aldea Y.
Descripcin
del riesgo
Probabilidad*
ALTA.
Repercusin*
ALTA.
Responsabilidad
Joe Bloggs.
Fecha de
notificacin
01/05/10.
Proyecto o programa:
Matriz de riesgos
01/10/10.
Fecha de
cierre
ANEXO
18 Cronograma de notificacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Frecuencia
(plazos)
Destinatarios y
propsito
Responsabilidad
Formato o medio
de notificacin
Agregue los
renglones que
sean necesarios.
141
43 Este modelo de informe de gestin de los proyectos o programas tambin se puede consultar en la pgina web de la Federacin sobre seguimiento y
evaluacin: www.ifrc.org/MandE.
142
ANEXO
19 Informe de gestin de los proyectos o programas de la Federacin: modelo e instrucciones
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
2. Sinopsis
En esta seccin se deben resumir los puntos sobresalientes de las dems secciones de este informe, con el objeto de proporcionar un cuadro general del estado actual del proyecto o programa y las principales medidas planificadas para solucionar
los problemas que surjan al ejecutar la intervencin.
Situacin general del proyecto o programa: resuma en forma concisa la situacin general del proyecto o programa;
aclare si durante el perodo que cubre el informe avanz conforme estaba previsto y explique por qu en la subseccin
respectiva a continuacin.
Indicadores del sistema de informacin general interno de la Federacin: en el caso de los dos cuadros siguientes
de indicadores de este sistema, srvase consultar y cumplir con las pautas de notificacin detalladas en las directrices
para los indicadores del sistema de informacin general interno de la Federacin (https://fednet.ifrc.org/es/
resources-and-services/ns-development/performance-development/federation-wide-reporting-system/). Los valores presentados deben corresponder al perodo que abarca el informe. Si esto no fuera posible, srvase explicar por qu.
Nmero
efectivo
Mujeres
Nmero
previsto
Nmero
efectivo
Total
Nmero
previsto
Beneficiarios
indirectos
Total de
personas
atendidas
Total de
destinatarios
Nmero
efectivo
Mujeres
Total
Principales problemas: resuma en forma concisa los principales problemas (cuestiones o dificultades) que afectan la
ejecucin del proyecto o programa conforme a lo planificado y explique si se trata de un problema nuevo o ya existente.
Principales logros: no hace falta enumerar todos los logros, sino apenas resaltar brevemente los logros ms sobresalientes de este perodo.
Planes para el prximo trimestre: tomando como base los puntos identificados en el anlisis de ejecucin descrito a
continuacin (seccin 3), redacte un breve resumen de las medidas generales planificadas para el prximo trimestre, con
nfasis en las ideas ms destacadas.
Scott Chaplowe/IFRC
3. Situacin financiera
En esta seccin se debe proporcionar una breve descripcin general de la situacin financiera del proyecto o programa,
basada en los informes financieros mensuales de la intervencin para el perodo en cuestin. En el caso de los proyectos
o programas financiados por la Secretara, al completar esta seccin se debe hacer referencia al informe mensual sobre
la gestin financiera del proyecto o programa que se enva a cada jefe de proyecto o programa por medio del sistema de
objetivos institucionales. Cabe recordar que este informe debe estar alineado y coincidir con los datos del informe sobre
gestin financiera del proyecto de la Federacin, que se suele elaborar mensualmente.
Srvase rellenar el siguiente cuadro sobre la situacin financiera trimestral del proyecto para resumir los principales
datos econmicos. Preste atencin, sobre todo, a los gastos y los pronsticos del actual perodo de notificacin.
143
Gastos
anuales a la
fecha
Porcentaje
del
presupuesto
Presupuesto
anual
Gastos
anuales
Porcentaje
del
presupuesto
XX de mes de
XXXX
Descripcin de la situacin financiera: al analizar la situacin financiera, conteste las siguientes preguntas.
Si se han efectuado correcciones al presupuesto superiores al diez por ciento de las cifras originales, explique por qu.
Si la tasa de ejecucin aparentemente ser inferior al ochenta por ciento del presupuesto para fin de ao, describa las
causas.
Si en el rubro de costos suministros, personal, talleres, etc. el presupuesto del proyecto o programa experimenta
una variacin efectiva superior al veinte por ciento, explique por qu.
Si el proyecto o programa no dispone de financiamiento para todo el ao, cmo se ver afectada su ejecucin y qu
medidas se adoptaron para resolver este problema?
1.
2.
Agregue los renglones que sean
necesarios.
144
Fecha
Prioridad
(Alta Mediana
o Baja)
Responsabilidad y medida
recomendada
Fecha de
cierre
ANEXO
19 Informe de gestin de los proyectos o programas de la Federacin: modelo e instrucciones
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
5. Anlisis de la ejecucin
Para completar esta seccin, se debe tomar como base los objetivos estipulados en el marco lgico del proyecto
o programa y los datos registrados en el cuadro de seguimiento de los indicadores correspondiente (en el sitio
www.ifrc.org/MandE puede consultarse un modelo de este cuadro de seguimiento y algunas pautas
para rellenarlo). Constituye un elemento fundamental del informe, por lo que se lo debe completar minuciosamente.
Entre los puntos esenciales que sirven de parmetros para efectuar este anlisis y elaborar el informe se pueden
mencionar los siguientes:
recuerde que no debe simplemente decir qu sucedi, sino que debe proporcionar detalles y explicar por qu
ocurri lo que ocurri, cules fueron los factores que contribuyeron a esta situacin, por qu se adoptaron medidas
especficas, quin particip, qu otras acciones se requieren y quin deber tomarlas;
recuerde relacionar el desempeo trimestral con las cotas generales del proyecto o programa establecidas para
el ao en curso y para la duracin total de la intervencin;
si no se registr ninguna actividad para un objetivo en particular durante el perodo de notificacin, explique
por qu (por ejemplo, segn la planificacin, las actividades correspondientes a este objetivo se llevarn a cabo el
prximo trimestre);
si breve, dos veces bueno: solo escriba lo que sea necesario y baste para explicar el desempeo de los indicadores y el
logro de los objetivos. El informe debe ser conciso y pertinente para el objetivo especfico sobre el que est escribiendo.
Indicador 1.a: aqu debe escribir la explicacin, por ejemplo: la variacin fue del cincuenta por ciento
inferior a la meta, porque la temporada de monzones empez antes de lo habitual y provoc inundaciones
imprevistas que limitaron los traslados hacia las comunidades destinatarias....
Aada las explicaciones necesarias acerca de los indicadores y las variaciones.
ACLARACIONES: utilice este espacio para proporcionar informacin adicional que exceda el alcance de la
justificacin de las variaciones, como las siguientes.
Toda percepcin destacada de los beneficiarios o los asociados respecto de la labor relacionada con este
efecto directo.
Las consecuencias imprevistas asociadas con este efecto directo, las que pueden representar repercusiones
no intencionales tanto positivas como negativas.
Informe sobre la sostenibilidad del efecto directo (la posible continuidad del efecto directo gracias a los
interlocutores locales).
145
Responsables
David Smith, coordinador del AVC en el
terreno.
Plazo
30 de enero de
2011.
Responsables
David Smith, coordinador del AVC en el
terreno.
Plazo
30 de enero de
2011.
146
ANEXO
19 Informe de gestin de los proyectos o programas de la Federacin: modelo e instrucciones
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Fecha
Prioridad
(alta, mediana
o baja)
Medida recomendada
(si no se recomienda
ninguna medida, escriba no
corresponde; de lo contrario,
expliqu qu se recomienda,
quin se encargar y cundo se
llevar a cabo)
Fecha
de
cierre
1.
2.
Agregue los renglones que sean
necesarios
Tipo de acuerdo
Estado o comentarios
147
Comentario
(meta y rea de programa, plazos, toda influencia significativa ejercida en
el proyecto o programa y medidas relacionadas)
8. Cuestiones transversales
En esta seccin debe analizar las actividades llevadas a cabo o los resultados logrados que guarden relacin con alguna
cuestin transversal (igualdad de gnero, conservacin del medio ambiente, etc.). Solamente analice los acontecimientos
nuevos. Adems, si ya los ha analizado en alguna otra seccin del informe, simplemente mencinela en lugar de volver
a escribir todo otra vez. Tal vez le convenga pensar si ha habido algn hallazgo, por ejemplo a partir del seguimiento y la
evaluacin, que demuestre cmo su proyecto o programa aborda las cuestiones transversales.
148
ANEXO
19 Informe de gestin de los proyectos o programas de la Federacin: modelo e instrucciones
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Plazo
149
150
Medida
requerida
para poner
en marcha la
decisin
Interesados
participantes
Fecha de
revisin
Descripcin de la medida
N. de
medida
Joe
Bloggs.
Autor
Joe
Bloggs.
Apoyada
por
Estado
(verde,
amarillo o
rojo)
15/09/10.
Fecha lmite
Autor
Consecuencias de la
decisin
Aada
renglones
Factores
que
fundamentan la
decisin
Proyecto o programa:
Descripcin de la
decisin
adoptada
N.
Proyecto o programa:
Matriz de decisiones
01/10/10.
Verde.
Documentos
asociados
Fecha de
finalizacin
Fecha de
registro
Estado (verde,
amarillo o rojo)
Palabras
clave
Agregue los
renglones
que sean
necesarios
Descripcin de las
enseanzas
extradas
Enseanza
identificada
por
Interesado que
debe aplicar la
enseanza
Fecha de
revisin
N. de medida
Proyecto o programa:
Estado (verde,
amarillo o rojo)
Palabras clave
Fecha de
registro
ANEXO
20 Modelos de cuadros (matrices) para planificar las actividades y las medidas de gestin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
151
Unidad, departamento
o delegacin:
XXXXXX.
Responsable de:
Ubicacin:
Traslados:
Duracin:
Propsito
Ejemplo: La persona que ocupe este cargo formar parte de la Secretara de
la Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna
Roja, y estar encargada de brindar apoyo a una cultura y prcticas profesio
nales de planificacin, seguimiento, evaluacin y elaboracin de informes en la
zona X. Sus funciones comprenden crear y coordinar sistemas y actividades de
seguimiento y evaluacin, tanto en el seno de la Federacin como entre sus aso
ciados; fortalecer la capacidad de la Secretara y las Sociedades Nacionales en el
mbito del seguimiento y la evaluacin; y promover la transferencia de conoci
mientos en materia de planificacin, seguimiento, evaluacin y elaboracin de
informes, ya sean internos o externos. El responsable de este cargo deber ase
gurar que los sistemas de planificacin, seguimiento, evaluacin y elaboracin
de informes y que el fortalecimiento de la capacidad efectivamente sirvan a los
intereses de la Secretara y de las Sociedades Nacionales en la zona, al tiempo
que vela por el cumplimiento de las directrices y las polticas de la Secretara.
Historia de la Federacin
152
ANEXO
21 Ejemplo de descripcin de un cargo con funciones de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Describa la zona y los factores demogrficos, geogrficos, polticos, econmicos y culturales pertinentes.
Funciones principales45
Algunas de las principales funciones inherentes a este cargo se describen a continuacin.
a. Actuar como coordinador de la Secretara en lo concerniente al seguimien
to y la evaluacin en XXX, y coordinar la puesta en prctica de las activida
des de seguimiento y evaluacin, fortalecimiento de la capacidad, difusin y
extraccin de enseanzas de la Secretara y las diferentes Sociedades Nacionales.
b. Encargarse de la coordinacin dentro de la Federacin a fin de garantizar
la exactitud, la minuciosidad y la utilidad del seguimiento y de los informes
de las actividades de los proyectos y de sus efectos, tanto en forma interna
como externa. Esta tarea entraa, sobre todo, colaborar estrechamente con
los jefes zonales de los programas, el departamento zonal de planificacin,
seguimiento, evaluacin y elaboracin de informes, y los coordinadores de
las operaciones y los responsables de planificacin, seguimiento, evaluacin
y elaboracin de informes de las Sociedades Nacionales para asegurar que se
recopilen y se incluyan en los informes de la operacin los datos relativos a
las actividades de seguimiento. Este cargo tal vez tambin conlleve coordinar
la labor de los responsables de la redaccin de los informes de la Secretara.
c. Dirigir la creacin de sistemas de seguimiento y evaluacin con procesos
y procedimientos normalizados para garantizar que los datos de las activi
dades de seguimiento sean crebles, confiables, oportunos y eficaces en fun
cin de los costos para que afiancen la rendicin de cuentas y mantengan
informados continuamente a los responsables de las decisiones relativas a la
gestin y la planificacin estratgica.
d. Coordinar y supervisar las evaluaciones de la Secretara, al tiempo que ga
rantiza que sean oportunas, tiles y ticas, y que defiende las normas y los
criterios definidos en el marco de la Federacin para evaluaciones. Esta tarea
comprende formular los trminos de referencia y programar la gestin de las
encuestas del programa (por ejemplo, los estudios preliminares), las evaluacio
nes en tiempo real, las evaluaciones de mitad de perodo y de final de proyecto,
los estudios especiales y dems componentes del sistema de seguimiento y
evaluacin conforme surjan necesidades de asistencia tcnica, para lo cual
deber utilizar una variedad de mtodos cuantitativos y cualitativos y diversas
metodologas participativas para efectuar un seguimiento de los resultados.
153
154
ANEXO
21 Ejemplo de descripcin de un cargo con funciones de seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Titulacin y aptitudes
Educacin
Maestra o ttulo superior en Ciencias Sociales o un campo afn.
Experiencia
Cinco aos como mnimo de experiencia internacional pertinente en socorro
en caso de desastres, recuperacin o tareas de desarrollo, tanto en el terreno
como en la oficina central.
Experiencia en llevar a cabo seguimientos y evaluaciones en los sectores de
dicados al desarrollo y el socorro humanitario, preferiblemente con experien
cia en procesos participativos, gestin conjunta y cuestiones de gnero.
Experiencia en tareas que comprendan instruir al personal de los programas,
coordinar las capacitaciones, y seleccionar y gestionar los consultores.
Conviene que el postulante est familiarizado con el entorno donde la Fede
racin lleva a cabo sus operaciones.
Aptitudes y conocimientos
Conocimiento minucioso de la formulacin, el seguimiento y la evaluacin de
proyectos basados en matrices de planificacin.
Llevar a cabo y supervisar encuestas y evaluaciones de las necesidades, y
anlisis de datos cuantitativos.
Metodologas de investigacin social, incluido un profundo desarrollo de ap
titudes de comunicacin y anlisis y la capacidad de asimilar y procesar in
formacin para destinatarios muy variados.
Capacidad de brindar formacin al personal de los proyectos o programas en
diversos aspectos del seguimiento y la evaluacin.
Slido compromiso con el Cdigo de conducta y los Principios Fundamentales
de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja y la capacidad de defenderlos en todo
momento ante los interesados (beneficiarios, voluntarios, colegas y asociados).
Entender bsicamente el marco jurdico de las operaciones humanitarias, as
como las cuestiones de proteccin y de gnero, y de vulnerabilidad humana
y social.
Facilidad para las relaciones interpersonales y conciencia cultural.
Idoneidad profesional para utilizar los siguientes programas informticos:
Microsoft Windows, Outlook, Word, Excel y Access, SPSS e, idealmente, algn
otro de los principales programas de anlisis estadstico.
Fluidez profesional en ingls y conocimientos avanzados de XXXX.
Licencia de conducir internacional vlida.
Competencias
Motivacin, buen juicio e iniciativa, y la capacidad de trabajar con otros y de
dirigir equipos.
Gran facilidad para las relaciones interpersonales y la capacidad de colaborar
con sus colegas y de motivarlos para alcanzar las metas compartidas.
Gran capacidad de llevar adelante tareas complejas en forma independiente,
de realizar varias tareas simultneamente y de establecer prioridades, y de
cumplir puntualmente con plazos diferentes.
155
156
ANEXO
22 Programa de capacitacin en seguimiento y evaluacin
Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja
Gua para el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas
Horario
Lugar
Participantes
Presupuesto
(con ejemplos)
Planificacin
de proyectos y
programas
Plan de seguimiento y
evaluacin
Capacitacin en
gestin de las
evaluaciones
Capacitacin en
recopilacin de datos
Capacitacin en
programas para
bases de datos
Etc.
157
Scott Chaplowe/IFRC
158
www.ifrc.org
Salvar vidas, cambiar mentalidades.