INTRODUCCIN.

Uno de los factores de mayor importancia en la administracin actual, es poseer informacin de alta calidad, tanto en los
distintos procesos de una organizacin, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que cada da se busque un
mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos tcnicos para obtenerla, como de los sistemas de informacin que se
desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al ms bajo costo.
Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la informacin se haya cumplido
correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrnicos de datos sean coherentes y acten
como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha informacin.
QU ES UN S.IA.?
Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Informacin Administrativa), primero debemos tener conocimiento sobre
ciertos conceptos:
- Informacin: Toda entidad por formar parte de un sistema econmico- social, est expuesta a una serie de cambios
que el medio le impone y a los cuales debe adaptarse. Paralelamente, debe cumplir ciertos objetivos que se ha fijado y para
lograrlo esta continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace necesario la existencia de informacin elaborada
que cumpla con las condiciones propias de esta.
Informacin es el dato percibido que, en una u otra forma, cambia la conducta del individuo que la percibe, es toda seal (o
dato) que decrece la incertidumbre que posee un individuo sobre una situacin determinada. Es una seleccin de datos
organizados con relacin a un usuario, problema, tiempo, espacio y funcin.
- Sistemas: Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e interactuantes cuya finalidad es lograr un objetivo
determinado.
Los sistemas varan en cuanto a elementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y objetivos. Si lo miramos desde este
punto de vista la empresa es un sistema, as lo demuestran las diversas y mltiples interrelaciones que existen entre sus
partes.
Los Sistemas pueden clasificarse en abiertos y cerrados, los primeros se diferencian de los segundos en que interactan
con el medio, o sea, obtienen de l los recursos que necesitan (corriente de entrada), y los transforman con lo cual generan
el bien y/o servicio (corriente de salida).
La corriente de entrada puede tomar diferentes formas dependiendo del tipo de empresas. En trminos generales abarca a
los insumos y materias primas, esfuerzo humano, recursos financieros, capacidad administrativa, la informacin interna o
externa que requieren las empresas.
El proceso del sistema es la transformacin de la corriente de entrada a travs de la mezcla de los distintos elementos que
la componen en una corriente de salida.
La corriente de salida generalmente va a estar ligada a la funcin u objetivo principal de la empresa que es la produccin de
un bien y/o servicio.
GRAFICAMENTE.

EL SISTEMA DE INFORMACIN (S.I.)

La administracin efectiva de una organizacin requiere buenos sistemas de informacin. La toma de decisiones lgicas
requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de las expectativas de que se disponga. Mientras ms
oportuna y pertinente sea la informacin mejor ser la decisin resultante.
El sistema de informacin de una empresa es el punto bsico para una buena gestin administrativa, ya que a travs de sus
componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboracin, al proceso de
decisiones.
Para comprender lo que significa un buen sistema de informacin dentro de una entidad, es necesario identificar los
objetivos que este persigue.
Objetivos del Sistema de Informacin.
Este trata fundamentalmente de:
Suministrar a la direccin de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la actividad, as
como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la misma.
Proveer los canales a travs de los cuales las decisiones de la direccin, expresadas en ordenes e informacin de
diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.
Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relacin precisa para conseguir los
objetivos de aquella.
De acuerdo a lo sealado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a travs de los siguientes puntos:

Elaborar los mtodos y desarrollar las tcnicas necesarias para adquirir y transmitir la informacin, as como desarrollar los
procedimientos para su almacenamiento y utilizacin posterior.

Servir de soporte al sistema de planificacin, recogiendo su contenido en documentos adecuados para hacerla efectiva y
trascendente.

Establecer causes para recoger la informacin interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la empresa,
transmitindola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a travs de sus decisiones.

Proveer los medios para que la informacin procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada de acuerdo con las
reglas determinadas al efecto.

Dar a conocer en forma sistemtica y organizada la informacin, a los ejecutivos y directores de la empresa, a travs de los
sistemas de informacin, control y gestin.
En conclusin, podemos decir, que los Sistemas de Informacin de la Empresa son conjuntos organizados de elementos
dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir informacin de manera que pueda ser utilizada por las personas
adecuadas en la empresa de modo que desempeen sus actividades de modo eficaz y eficiente. La informacin puede
verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre el entorno que los rodea. Las personas

utilizan la informacin para tomar decisiones, mantenerse informado sobre los recursos empleados y para planificar el
futuro. La informacin tiene atributos de exactitud, fiabilidad y oportunidad.
Los elementos que conforman un sistema de informacin son cuatro:

INFORMACIN. Todo aquello (nmero, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.

PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la informacin del sistema.

TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN. Hardware y software empleado en las tareas del sistema.

TCNICAS DE TRABAJO. Mtodos utilizados por las personas y las tecnologas para desempear su trabajo.
Estos elementos constituyen un Sistema de Informacin cuando se juntan y operan coordinadamente para alcanzar un
objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma de decisiones
estratgicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propsito til para el xito de la empresa.
En este sentido, un sistema informtico, un conjunto de hardware o software, no es un Sistema de Informacin. Slo cuando
este sistema informtico acta en coordinacin con el resto de elementos para un propsito empresarial definido hablamos
de Sistemas de Informacin de la Empresa.
SISTEMAS DE INFORMACIN DENTRO DE UNA EMPRESA.
En las empresas pueden existir innumerables sistemas de informacin, dependiendo del tipo de empresa los ms comunes
son:
El Sistema Contable:
Este sistema es el ms usado de todos, ya que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistema contable, es decir,
un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos monetarios la informacin relativa al negocio.
El Sistema de Costos:
La contabilidad de costos es la tcnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la produccin de
mercancas y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente en un mtodo de medida y en
un medio de control.
Este tipo de contabilidad implica el anlisis y la sntesis de las operaciones, de tal forma que es posible determinar el costo
total de produccin de una mercanca, un trabajo o un servicio, as es como tambin se puede clasificar el costo en sus
elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricacin.
La contabilidad de costos incluye tambin el anlisis y la sntesis del costo total de produccin en funcin de los costos por
departamento o por centros de costos, as como por operaciones manuales o de mquinas.
Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, el sistema de contabilidad de costos tiene tres
finalidades principales:
Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artculos terminados.

 Proporciona datos para el control de costos.

Proporciona datos para las decisiones sobre negocios.
El Sistema de Presupuesto:
Este sistema exige una previsin sistemtica basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se preveen para
el futuro.
Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen sistema de informacin, ya que
este es bsicamente el esquema de un plan proyectado de accin del ente, para un perodo de tiempo definido.
Los pronsticos que se realizan a travs de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de la administracin, en
las cuales cada uno de los directivos de las unidades organizacionales a reunido en trminos concretos sus juicios
ponderados sobre lo que har dentro del campo de su responsabilidad.
El objetivo fundamental que hace necesario realizar un presupuesto es el ayudar a obtener el control de los diferentes
aspectos de un negocio, lo cual se logra comparando los resultados obtenidos con las cifras del presupuesto, utilizando
ests ltimas como una base de comparacin o medida para determinar la eficiencia de las operaciones.
USO DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMCIN EN UNA EMPRESA.
En esta era de informacin, el conocimiento est asumiendo el rol del capital como fuente impulsora de las empresas. Hoy
en da el conocimiento es el recurso primario de las personas y organizaciones, donde las tecnologas de hardware,
software y redes comunicacionales pasan a tener un rol vital como habilitantes de una nueva manera de hacer gestin.
En primer lugar, para la implementacin de tecnologa informtica, la empresa debe realizar un anlisis costo- beneficio, de
manera que la adquisicin de esta resulte productiva.
En el uso de esta tecnologa informtica es necesario incorporar computadores con una serie de caractersticas, que al
estar interconectados entre s, facilitan la rapidez y calidad de la informacin, gestin y posterior toma de decisiones.
En el poder de la decisin las empresas se encuentran organizadas en grupos relativamente autnomos, comunicados por
tecnologa computacional que manejan decentralizadamente con gran efectividad y eficiencia en los procesos claves de la
empresa.
La mayora de las personas tendrn equipos conectados a redes computacionales, tanto en las empresas como en el hogar.
Estas redes son de carcter global, ya que permiten la conexin entre empresas y personas cualesquiera.
Las redes comunicacionales producen la contraccin del tiempo y el espacio, por la facilidad que tienen las personas de
realizar acciones efectivas en un grupo social y en particular en una empresa.
Es importante hoy en da que las personas que realizan gestin conozcan acerca de las tecnologas de informacin y as
mismo, deben saber como enfocar el uso de estas para que las empresas tengan una transicin suave hacia los nuevos
estilos de gestin.
PRINCIPALES COMPONENTES DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN

Hardware
El componente de hardware ms bsico que sirve como plataforma para los sistemas de informacin y las aplicaciones, es
el computador. El computador consta de dispositivos de entrada, los cuales proveen los elementos para comunicarse
con otros elementos del computador. Los ms populares de estos elementos son el teclado y el Mouse, que sirven para
darle instrucciones al computador. Otro componente importante del computador es la CPU, que interpreta las instrucciones
y los datos que ingresan por los dispositivos de entrada y toma las decisiones adecuadas respecto a ellos. Tambin forman
parte importante del computador, la memoria principal y la memoria secundaria. La memoria principal (RAM) dice
relacin con la capacidad que tiene el computador para trabajar con varios programas simultneamente. La memoria
secundaria corresponde a la capacidad de almacenamiento de computador, es decir, el disco duro. El computador tambin
poseedispositivos de salida, los cuales permiten que el computador pueda entregar los resultados del procesamiento
realizado internamente. Los principales dispositivos de salida son: los monitores, las impresoras, los parlantes, etc.
Software
El SW de los computadores es el que provee las instrucciones por medio de las cuales el HW opera. Dentro de cada uno de
los componentes del computador debe existir un SW adecuado que entienda las instrucciones y datos y que sea capaz de
procesarlos. Por ejemplo, la CPU como unidad fsica no puede hacer nada si no cuenta con un conjunto de instrucciones
generales que le permitan actuar de acuerdo a reglas bien definidas; ste est constituido por el Sistema Operativo, el cual
es un software. El SW toma la forma de programas, que son un conjunto de instrucciones escritas en un determinado
lenguaje. Los tipos de SW ms importantes son:

Sistema Operativo y otros SW de base: el S.O. es el programa maestro que controla y dirige todas las operaciones del
HW de un computador, por ejemplo, monitorea todos sus componentes y conoce su estado. Tambin puede recibir
requerimientos por la ejecucin de mltiples programas y varios a la vez por un mismo programa, dndoles prioridades y
tiempos de procesamiento a la CPU.

Compilador de lenguajes: traduce un programa escrito en un lenguaje de 3 o 4 generacin y lo transforman en

instrucciones en lenguaje de mquinas codificado en binario.

Software de Aplicacin: es el que realiza una labor til para un usuario final, puede ser empaquetado (se compra y no
puede ser adaptado a las necesidades del usuario), parcialmente empaquetado (permite adaptaciones a las caractersticas
particulares de una empresa) y ad-hoc (hechas totalmente a la medida de los usuarios).
Redes Organizacionales
La base de cualquier Red Organizacional es el medio fsico a travs del cual se integran las tecnologas de informacin.
Este medio fsico puede ser por trenzado, cable coaxial, fibra ptica o microonda. Cualquiera de estos medios, algunos ms
costosos y de mejor capacidad, permite la interconexin y transmisin de informacin entre distintos puntos fsicos que
componen una organizacin. Dependiendo de la amplitud del rea que se desea comunicar (redes LAN o WAN), el tipo de
informacin (voz, data, imagen) y del ancho de banda requerido, existen distintas alternativas de transmisin: Packet
switching, Frame Relay, ISDN, ATM, ADSL, etc.
Las Redes de Area Local (LAN) son un conjunto de equipos, cableado y protocolos que permiten a un grupo de estaciones
(habitualmente PCs) comunicarse y compartir recursos. La motivacin original de estas redes es la centralizar en un
servidor los servicios de almacenamiento de SW, datos y de impresin, pudiendo las estaciones bajar tanto el SW como los
datos y realizar procesamientos locales.

Redes Totales
Las redes totales no slo permiten unir las diferentes unidades de una empresa, sino tambin interconectar empresas, y los
clientes con stas. Permiten integrar diversas tecnologas para dar una solucin integral a las necesidades de comunicacin
de una empresa, tanto internas como externas (con clientes y proveedores), que haga indiferentes el lugar y el tiempo para
los que necesitan interactuar. Estas interconexiones se basan en distintas tecnologas, como Internet, EDI, Gropware,
Workflow, etc., siendo la ms importante, sin lugar a dudas, Internet.
Internet es la red pblica mundial, que ofrece posibilidades para desarrollar aplicaciones internas de una empresa o de
interconectar con clientes y proveedores. En su funcionalidad ms bsica, Internet es un correo electrnico mundial que
permite el envo de mensajes entre todos aquellos computadores conectados a la red por medio de unos sistemas de
direcciones. Por otro lado, el mayor potencial de la red Internet en las empresas est en el Web, conjunto de servidores que
ofrecen sitios y pginas Web, documentos de hipertexto que organizan la informacin sobre un determinado tpico de una
manera fcil y atractiva de utilizar. La importancia de los sitios y pginas Web es que ellos pueden ser utilizados por las
empresas para proveer una gran gama de informacin de inters comercial.
Otra modalidad de Internet es Intranet, que permite compartir informacin interna de la empresa (procedimientos,
manuales, informes, catlogos, etc.), la cual est protegida por un firewall. Tambin existe la modalidad Extranet, segn la
cual, algunos datos contenidos en un servidor Web se ponen a disposicin de usuarios externos, particularmente clientes
(disponibilidad de productos, stock de productos, planes de produccin relevantes para un proveedor, etc.) (*)
Vale la pena mencionar la red EDI, que fue creada para facilitar el comercio electrnico y hace posible el envo de formatos
preestablecidos, por ejemplo; rdenes de compra o facturas entre empresas en forma electrnica, eliminando el papel. La
comunicacin EDI es de computador (enviador) a computador (receptor). En el computador del enviador se genera el
formato a traspasar y un SW propio de la solucin EDI lo transforma a seal electrnica transmisible por el protocolo y las
lneas que usa la empresa que provee el servicio. Esta empresa se encarga de rutear el mensaje a la empresa receptora,
velando por la seguridad y exactitud de lo transmitido.
SISTEMAS DE INFORMACIN CONTABLES.
Dentro de las organizaciones la contabilidad juega un rol importante, ya que, es una base sobre la cual se toman una gran
variedad de decisiones, ya sean econmicas o financieras, tambin influye en el control de la gestin y las operaciones de
las empresas, por esa razn los Sistemas de Informacin Contable (SIC) son tan necesarios dentro de la misma. Pero qu
es la Contabilidad?, es una parte de los SIA de un ente, tcnicamente es el procesamiento de datos que permite obtener
informacin sobre la composicin y evolucin del patrimonio de una empresa.
El SIC es el conjunto de elementos humanos, materiales e integradores que interactan con el fin de proporcionar
informacin correspondiente a las operaciones realizadas por la empresa, susceptible de ser valorizadas en trminos
numricos, lo cual permite a sus administradores, en forma fcil, tomar las decisiones que cumplan sus objetivos.
Existen diferentes tipos de sistemas Contables de acuerdo a los componentes y necesidades que posee la Empresa, y
pueden adoptar diversas formas. Los SIC ms utilizados por los entes econmicos y ms destacados son:
El sistema Jornalizador: sistema el cual registra todas las operaciones mercantiles en el DIARIO o libro nico, en
forma detallada a travs de asientos, de este modo se cumple con el principio contable de la partida doble, dichas
operaciones deben ser registradas en forma cronolgica y posteriormente, traspasadas al Libro Mayor, para ser llevadas al
Balance General.

 El Sistema Centralizador: El utilizar el anterior sistema era demasiado engorroso el cual traa varias complicaciones,
por esta razn se creo este nuevo sistemas, el cual registra todas las operaciones en diferentes libros, para que este
sistema sea eficiente se han creado diarios nuevos, tales como: Caja, Documentos por Pagar, Documentos por Cobrar,
Compras, Ventas, Gastos, etc.
El Sistemas de Caja Diario: Este sistema es utilizado por empresas pequeas que utilizan solo dinero en efectivo ya
que se registran los ingresos y egresos de caja. (*)
El Sistema de Comprobante: Sistema utilizado por empresas que no poseen muchas transacciones ya que utilizan
para cada transaccin un comprobante enumerado en forma correlativa, divididos en comprobantes de ingresos y
comprobantes de egresos.
Los sistemas de RUF: Se utiliza un libro diario en el cual se registran las transacciones en forma peridica y fichas las
cuales reemplazan a los mayores, este sistema posee tres principios bsicos que son: las cuentas y diarios se llevan en
hojas sueltas, los asientos se registran simultneamente por calco en la cuenta y en el diario, cada asiento se anota
directamente en la cuenta afectada.
ESQUEMA DE SISTEMA JORNALIZADOR.
ESQUEMA DE SISTEMA CENTRALIZADOR.
CONCLUSIN
Hoy en da, resulta necesario para cualquier empresa, contar con un Sistema de Informacin adecuado y eficaz que le
permita planificar, controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y as tomar las decisiones segn la
situacin actual en la que se encuentra la empresa.
Adems las empresas deben ir adecundose a las nuevas tecnologas (Informticas), para as tener una visin ms amplia
del mercado en el que compite, tanto nacional como internacional.
Por ltimo, podemos decir que dentro de los sistemas de informacin el principal es el contable, pues toda entidad posee
uno, ya que, es un medio que permite analizar y presentar en signos monetarios la informacin relativa al negocio.