Ejemplo de Estructuras 1

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA
LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
ADRIANA OROZCO HENAO
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
PEREIRA
2008
MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMPRESA HIERROS HB S.A.
ADRIANA OROZCO HENAO
Trabajo De Grado
Director:
Luz Stela Restrepo de Ocampo
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL
PEREIRA
2008
TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO

Pg.
1. RESUMEN
2. INTRODUCCIN
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
11
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
11
3.1.1. DIAGNSTICO O SITUACIN PROBLEMA
11
3.1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA
12
3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN
13
4. DELIMITACIN
14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS
15
6. JUSTIFICACIN
17
7. MARCO REFERENCIAL
18
7.1. MARCO TERICO
18
7.2. MARCO CONCEPTUAL
34
7.3. MARCO LEGAL
35
7.4. MARCO SOTUACIONAL
37
8. DISEO METODOLGICO
48
8.1. TIPO DE INVESTIGACIN
48
8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN
48
8.3. POBLACIN Y MUESTRA
49
8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS
50
9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA 51

9.1. DISEO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
52
9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA
52
9.1.1.1. MISIN Y VISIN
52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
53
9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS
54
9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO
56
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA

ORGANIZACIN
57
9.1.3. ORGANIGRAMA
64
3
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
71
9.2.1. MAPA DE PROCESOS
71
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO
79
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
81
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES
85
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
87
10. CONCLUSIONES
101
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
106
12. BIBLIOGRAFA
114
13. ANEXOS
115
LISTA DE FIGURAS
pg.
Figura 1.
Proceso Administrativo
19
Figura 2.
Fase de Planeacin
21
Figura 3.
Fase Organizacin
28
Figura 4.
Fase de la Direccin
31
Figura 5.
Fase de Control
33
Figura 6.
Empleados de la empresa
42
Figura 7.
Empleados por gnero
43
Figura 8.
Empleados por sucursal
44
Figura 9.
reas de la empresa
45
Figura 10-
Empledos por reas
46
Figura 12.
Relacin entre las reas de la empresa
47
Figura 13.
Distribucin general de bodegas y oficina
59
Figura 14.
Distribucin de oficinas
60
Figura 15.
Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual)
64
Figura 16.
Organigrama por funciones
66
Figura 17.
Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1)
68
Figura 18.
Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2)
69
11.
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro 1.
Variables de la investigacin
50
Cuadro 2.
Variables y su estado
51
Cuadro 3.
Cambios sugeridos organigrama por funciones
67
Cuadro 4.
Mapa de procesos
71
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A.
Diagramas de Flujo
115
Anexo B.
Manual de Procesos y Procedimientos
249
Anexo C.
Manual de Funciones
502
1. RESUMEN
La prctica empresarial nos permite an como estudiantes el vivenciar

de manera ms cercana a la realidad los procesos adelantados en las
diferentes empresas correspondientes a un sector de nuestra
economa, lo que nos permite poner en practica los conocimientos
previos adquiridos en nuestro proceso de aprendizaje desarrollado al
interior de las aulas universitarias, guiados por nuestros directores y
entes de apoyo representados en nuestros maestros, que comparten
su conocimiento y que en muchas ocasiones a manera de ejemplo o a
travs de sus vivencias propias nos indican lo que sucede en el mundo
de las empresas y estn continuamente actualizando la informacin
que nos imparten.
A pesar de las diferentes teoras administrativas y conocimiento del

avance de las mismas, es posible decir que an hoy en da podemos
encontrar empresarios cuyo pensamiento se encuentra atrasado en el
tiempo y enfocado hacia la logro de un mayor margen de utilidades,
dejando de lado el factor humano del que solo se espera obtener la
productividad planeada, sin tener en consideracin factores tan
importantes como lo son el conocimiento de los colaboradores, las
actividades asignadas y los factores que les motivaran a desempear
de mejor manera el cargo, en pro del beneficio mutuo.
El problema para un empresario emprico en muchas ocasiones radica

en el desconocimiento de los aspectos relacionados con la
administracin de los recursos tanto fsicos como humanos, as como
el inters innato de lograr grandes utilidades sacrificando el bienestar
laboral de sus colaboradores.
SUMARY
The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way

nearest to the reality the processes advanced in the different companies
corresponding to a sector of our economy, which allows us to put in
practice the previous knowledge acquired in our learning process
developed to the interior of the university classrooms, guided by our
directors and entities of support represented in our teachers, who share
his(her,your) knowledge and who in many occasions like example or
across his(her,your) own(proper) experiences indicate us what happens in
the world of the companies and are updating constant the information that
they us give.
In spite of the different administrative theories and knowledge of the

advance of the same ones, it is possible to say that still nowadays we can
find businessmen whose thought is slowed down in the time and focused
towards I her(it) manage of a major margin of usefulness(utilities), leaving
of side the human factor of alone which one expects to obtain the planned
productivity, without having in consideration factors so important as they it
are the knowledge of the collaborators, the assigned activities and the
factors that they would motivate to recovering(playing) of better way the
post(cargo), in favor of the mutual benefit.
The problem for an empirical businessman in many occasions takes root

in the ignorance of the aspects related to the administration of the
resources so much physical as human beings, as well as the innate
interest of achieving big usefulness(utilities) sacrificing the labour wellbeing of his(her,your) collaborators.
2. INTRODUCCIN
En los aos 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la

gestin de la calidad total. En los 90, intentaron optimizarlos radicalmente
mediante la reingeniera de procesos. En la dcada actual, muchas han
vuelto al mejoramiento de procesos. Sin embargo las mejoras muchas
veces no se traducen en rpidas reducciones de costos o en un balance
general ms ajustado. A finales del siglo XX la idea de tercerizar procesos
y capacidades comenz a ganar aceptacin como un medio para obtener
beneficios ms rpidos.
Las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones
importantes. La estandarizacin puede facilitar las comunicaciones sobre
cmo opera el negocio, permitir traspasos suaves en las fronteras de los
procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeo. Entre
distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el
comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, traspasos
ms eficientes y benchmarking del desempeo. Dado que los sistemas de
informacin sustentan los procesos, la estandarizacin permite sistemas
uniformes
dentro
de
las
empresas
interfaces
de
sistemas
estandarizadas entre diferentes firmas.

Uno de los principios fundamentales de la estandarizacin de los
procesos es la divisin del trabajo, la cual hace referencia al nmero de
tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la
produccin de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por
distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.
Las economas modernas estn cada vez ms enfocadas en aumentar la
produccin a travs de la eficiencia, por lo cual, para lograr realizar una
determinada actividad con eficiencia, se hace indispensable, cada vez
ms, lograr la especializacin de las actividades.
9
Existen varias caractersticas de la divisin del trabajo que permiten que,

a travs de sta, se aumente la produccin de la sociedad en general, al
aprovechar todas las capacidades del trabajador y los recursos
disponibles, que en muchos casos son escasos.
La primera caracterstica es la diferencia de capacidades: Cada persona
posee caractersticas propias que le permiten ser mejor en algunas
actividades que en otras. La divisin del trabajo permite que las personas
se ocupen de aquella actividad en la cual son buenos y no pierdan tiempo
y esfuerzo realizando tambin otras actividades que otras personas
podran hacer mejor.
La segunda caracterstica es el aprendizaje por medio de la experiencia:
Suponiendo que existan dos personas con las mismas capacidades, el
dedicar a una persona a realizar una actividad hace que esa persona se
vuelva especialista en llevarla a cabo, pues el hecho de que se ocupe en
esa sola tarea le permite desarrollar destrezas y descubrir mejores
tcnicas que simplifiquen el trabajo, lo que no sucedera si esa persona
tambin se ocupara de otras actividades (sera algo as como la prctica
hace al maestro).
La tercera caracterstica es el ahorro de tiempo: El que un trabajador est
dedicado permanentemente a una sola tarea evita la prdida de tiempo
por
el
paso
de
un
10
trabajo
otro.
3. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1.1.
Diagnstico o situacin problema.
Actualmente la empresa
HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la informacin, la

lnea a seguir y las funciones que se deben desempear en cada uno de
los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza que
actividades realmente les compete llevar a cabo.
La organizacin carece de planeacin estratgica que permita identificar

de manera directa la misin, visin, estructura organizacional y objetivos
organizacionales.
Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el

desarrollo de la planeacin estratgica donde se plantee el diseo de la
misin, visin, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que
permitirn establecer el orden jerrquico y el flujo de las lneas de
informacin.
La estructuracin del Manual de Funciones y Procedimientos permitir

establecer y sealar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para
facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados
hacia la rentabilidad y la productividad.
11
3.1.2. Formulacin del problema.
La elaboracin del Manual de
Funciones y Procedimientos contribuir a mejorar la ejecucin de las

actividades desarrolladas en la empresa HIERROS HB S.A?.
Sistematizacin:
La estructuracin del organigrama permitir visionar en mejor medida

la conformacin de la empresa?
El diseo de la misin, visin y objetivos organizacionales influir

positivamente en el planteamiento, direccin y programacin de las
estrategias organizacionales?
La estandarizacin de los procesos contribuir al logro de los

objetivos de la empresa?
El Manual de Funciones y Procedimientos es la herramienta que

facilitar la seleccin de personal y la designacin de las actividades
inherentes a los cargos?
12
3.2.
IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN
Las personas vinculadas a los diferentes cargos en las organizaciones

requieren estar seguras de las tareas que deben desempear y conocer
la manera correcta en la que deben realizar las actividades para las
cuales fueron contratadas.
El Manual de Funciones y Procedimientos es una herramienta tcnica y

procedimental necesaria para la administracin del talento humano
vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales. Contiene
en
forma
ordenada
sistemtica,
informacin
sobre
aspectos
organizacionales necesarios para la mejor ejecucin del trabajo, se

establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la
planta global de personal y la correspondencia entre los objetivos y la
misin institucional.
Entre los principales objetivos que se plantean para su elaboracin se

tienen:
Cumplimiento
de
los
preceptos
Constitucionales,
legales
reglamentarios sobre la necesidad de establecer funciones para los

cargos
que
desempeen
las
personas
los
requisitos
responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y

propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la
prestacin de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la
competitividad.
13
Establecer de manera clara y formal la razn de ser de cada empleo y

determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos
de educacin, capacitacin y experiencia laboral.
Servir de insumo para la seleccin de personal en la compaa,

procesos de reclutamiento en general, as como para los procesos de
induccin y reinduccin, entrenamiento en el puesto de trabajo,
evaluacin del desempeo y en general, lo referente a los programas
de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos.
La elaboracin del Manual de Funciones y Procedimientos para la

empresa HIERROS HB S.A se convierte en la oportunidad de aplicar de
manera prctica los conocimientos tericos adquiridos durante la
formacin profesional.
4. DELIMITACIN
El estudio se desarrollar en 8 meses en la empresa HIERROS HB S.A,

en la cual se documentaran las funciones de los cargos existentes a la
fecha y los procesos de todas sus actividades tendientes a implementar
segn la norma ISO 9001:2000
14
5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS
5.1.
GENERAL
Elaborar el Manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de la

empresa HIERROS HB S.A para establecer de forma general las pautas o
directrices que conlleven al logro de los objetivos institucionales.
5.2.
ESPECFICOS
Actualizar la historia y desarrollo de la empresa identificando las

actividades que lleva a cabo y su conformacin.
Establecer la misin y visin de la empresa como parte fundamental y

prioritaria para el inicio del proceso de elaboracin del manual.
Disear el organigrama de la compaa para establecer el orden

jerrquico y el flujo de la informacin.
Realizar
sensibilizacin
socializacin
de
los
objetivos
organizacionales.
Efectuar el anlisis de los cargos existentes para establecer las

funciones desempeadas por cada uno de los integrantes de la
empresa, nivel de responsabilidad y compromiso.
15
Desagregar cada una de las actividades propias del cargo, para

determinar la forma correcta en la que deben ser llevadas a cabo y
estandarizarlas.
Realizar el Manual de Procesos, Procedimiento y funciones para la

empresa HIERROS HB S.A.
16
6. JUSTIFICACIN
Teniendo en cuenta que el manual de funciones, procesos y

procedimientos es una herramienta que permite la estandarizacin de las
actividades llevadas a cabo al interior de la organizacin se hace
necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa Hierros HB ya
que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se
carece de los elementos constitutivos de la planeacin estratgica.
El problema para todo tipo de empresa radica en: Cmo obtener mejores
desempeos econmicos y laborales?; Qu variables se deben tener en
cuenta para alcanzar los objetivos planteados?; Existe una forma
indicada y precisa para alcanzar las metas?; Es la motivacin un factor
clave que conduce al logro de los resultados esperados?; Cules son
las razones del xito o fracaso de una organizacin?
Como resultado de la prctica empresarial y la investigacin inherente al

desarrollo de la misma, se contar con la estructuracin de la planeacin
estratgica y el manual de funciones, procesos y procedimientos de la
empresa Hierros HB S.A.
Igualmente es necesario mediante este diagnstico establecer las

caractersticas existentes de la empresa, su evolucin, competitividad y
compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos
futuros.
17
7. MARCO REFERENCIAL
7.1.
MARCO TERICO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Para direccionar la organizacin hacia el alcance de resultados concretos

de productividad, rentabilidad, competitividad, mejoramiento continuo,
desarrollo y mejor calidad de vida de la sociedad se hace indispensable la
implementacin del proceso administrativo, apoyado en la interaccin de
los colaboradores de todos los niveles y reas operativas.
La aplicacin del modelo gerencial administrativo implica la puesta en

marcha
de
cuatro
fases
etapas
interrelacionadas entre s:
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
18
de
carcter
permanente
FIGURA 1: PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR
CONTROLAR
ORGANIZAR
RESULTADOS
DIRIGIR
Fuente: Administracin por Resultados. Un enfoque terico prctico

para organizaciones cambiantes.
PLANEACION
Posibilita determinar los resultados que se quieren obtener, los objetivos

que se deben definir, el tiempo esperado, los recursos requeridos y el
costo para lograrlos. En la elaboracin y formulacin de planes es
necesario contar con informacin de carcter interno y externo que
permita direccionar las acciones a emprender, las cuales se consolidan
finalmente en programas de trabajo y sus correspondientes proyectos
especficos.
19
ORGANIZACIN
Etapa del proceso que permite definir claramente la forma de establecer

las operaciones rutinarias y habituales para cumplir con los objetivos
trazados y alcanzar los resultados propuestos.
Consiste en la definicin y ubicacin de estructuras orgnicas,
identificacin de los grandes procesos (estratgicos, operativos, de
apoyo) corporativos, divisin del trabajo, creacin de cargos, nmero de
personas ideales a vincular, asignacin de funciones y procedimientos,
establecimiento
de
perfiles
ocupacionales,
responsabilidades
competencias, y generacin de recursos de dotacin
DIRECCION
Relacionada con la capacidad de los grupos directivos para lograr en todo

el grupo de colaboradores internos y externos, la efectiva ejecucin del
da a da, la realizacin de los planes y programas propuestos,
el
cumplimiento de las tareas y funciones encomendadas. Bsicamente

consiste en poner en accin todo lo que se ha pensado y definido con
anterioridad, de manera coherente y sistemtica.
CONTROL
Fase de cierre del proceso que globaliza
e integra todas las etapas
anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones - tanto

particulares como de conjunto - de una empresa en diferentes frentes y
estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas
formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante
toma oportuna de decisiones.
20
DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA FASE DE PLANEACIN.
Fase que se enfoca hacia:
Toma anticipada de decisiones.
Seleccin de un curso de accin entre varias opciones
Definicin anticipada de objetivos.
En la definicin anticipada de objetivos se presentan dos momentos

bsicos:
Un momento conceptual o de definicin de identidad, y un momento
instrumental u operativo.
FIGURA 2: FASE DE PLANEACIN
PLANEACIN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
Elaboracin planes
Programas de trabajo
Proyectos concretos
Objetivos
Metas
Cronogramas
Presupuestos
Misin
Visin
Estrategias
Polticas
Valores
Principios
Objetivos
RESULTADOS

21
FASE CONCEPTUAL:
Esta fase se encuentra comprendida por los siguientes elementos:
MISIN.
Identificacin de la razn de ser de la organizacin, su radio de accin
(local, regional, nacional), los elementos constitutivos, sus clientes, el
grado de desarrollo tecnolgico y sus principales fortalezas o cualidades.
El planteamiento de la misin debe permitir el entendimiento claro de las
caractersticas fundamentales de la organizacin a las personas.
VISIN.
Seala los objetivos o propsitos que la organizacin quiere alcanzar en

un periodo de tiempo establecido, por ello debe plantearse como un reto y
debe ser concreto, estimuladora de la accin y del compromiso.
POLTICAS DIRECCIONADORAS:
Pautas o criterios generales que rigen las diferentes acciones y/o

procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores
hacia el logro de los objetivos propuestos en cada una de las reas y
puestos de trabajo.
Enunciados o criterios generales establecidos por quienes dirigen la
empresa, que permiten orientar y encausar el pensamiento y la accin de
los diferentes colaboradores en su actuacin cotidiana.
22
Delimitan un rea dentro de la cual se establecen unas reglas de

comportamiento, buscando
consistentes
asegurar que las decisiones de rutina sean
y contribuyan
tanto a la definicin como al logro de
objetivos.
Permiten dar coherencia y directrices generales para la elaboracin de un
plan y delegar autoridad sin perder el control.
ESTRATEGIAS ORIENTADORAS.
Planes de accin que permiten esbozar la forma correcta de utilizacin de

los recursos, an en la presencia de obstculos; involucra la organizacin
como un todo a travs del tiempo, dentro de su ambiente..
La Estrategia tiene como propsitos los siguientes:
Asegurar el xito en la realizacin de proyectos.
Superar los obstculos y garantizar la supervivencia de los

procesos.
Enfrentar los problemas mediante procedimientos adecuados,

producto de la reflexin.
Crear nuevas formas de solucin que den respuestas a

circunstancias de espacio y tiempo, y a los problemas que se
puedan resolver.
23
Pueden manejarse de dos maneras diferentes:
COMO IDEA GENERAL:

Alternativas, formas o medios que se predeterminan para alcanzar la
visin, partiendo de la respectiva misin, y dar respuesta efectiva a los
retos planteado en el tiempo.
Orienta el programa general de accin y de trabajo y presupone el
despliegue
de esfuerzos y recursos para obtener los resultados,
cumpliendo con los objetivos formulados.

Son ejemplos de estrategias orientadoras: la capacitacin oportuna, la
calidad en el servicio, la rapidez y confiabilidad de la informacin, la
seguridad en los vehculos, la disminucin de los costos, dependiendo del
contexto en que se manejen.
COMO IDEA PARTICULAR:

Seleccin de un curso especfico de accin, orientado a la mejor
utilizacin de los recursos disponibles. Escogencia de la alternativa ms
viable entre varias disponibles.
Dentro de este contexto, se emplea en un marco de referencia ms
puntual: logro de una meta o de una accin particular.
RESULTADOS ORGANIZACIONALES.
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo. Su visualizacin
como hechos concretos permite generar retos de entrada y no permitir
actos fallidos.
24
Los resultados pueden referirse a cualquiera de las reas funcionales de

la Organizacin: administracin, finanzas, aspectos legales, parque
automotor, prestacin del servicio, personal, instalaciones fsicos,
posicionamiento externo, etc.
OBJETIVOS.
Blanco a alcanzar con el fin de que la organizacin cumpla sus metas.

Pueden plantearse de carcter permanente o puntual
DE CARCTER PERMANENTE:
Fines hacia los cuales se dirigen las diferentes actividades de la
organizacin.
DE CARCTER PUNTUAL:
Logros concretos a obtener en un periodo de tiempo determinado
(mediano y largo plazo).
META:
Objetivos que se desean alcanzar en un tiempo especfico ms corto,

dentro del periodo que abarca el Plan. En este trmino se resumen los
propsitos, la misin y los objetivos de la organizacin.
25
VALORES
Cdigo de conducta general que deben adoptar y poner en prctica todos

los integrantes de la empresa, entre los que se destacan: honradez,
tolerancia, respeto, solidaridad.
PRINCIPIOS.
Verdades fundamentales que orientan el quehacer cotidiano de la

Organizacin, tales como: calidad, eficiencia, rentabilidad, servicio.
PROPSITO:
El Propsito de una Organizacin es su papel primario, tal como lo define
la sociedad en que opera.
OPERACIONALIZACIN DE LA PLANEACIN.
La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los

OBJETIVOS definidos en categoras conocidas como PROYECTOS, los
que tambin se agrupan segn su afinidad en categoras ms amplias
denominadas PROGRAMAS.
26
EL PLAN DE LA ORGANIZACIN.
Est
constituido
por
el
conjunto
de
programas
articulados
coherentemente.
Segn su enfoque puede denominarse de diferentes maneras:
DE DESARROLLO. Cuando busca cambios graduales planificados.
ESTRATGICO. Se enfoca en la obtencin de resultados en el mediano y

largo plazo.
DE INVERSIONES. Seala la forma en que se invertirn los recursos
econmicos asignados, disponibles, o necesarios.
TCTICO. Referido al logro de resultados en periodos de tiempo ms

cortos.
27
LA FASE DE LA ORGANIZACIN.
En esta fase se define la distribucin de las actividades entre los

colaboradores de la compaa.
FIGURA 3: FASE ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
FASE OPERATIVA
FASE CONCEPTUAL
Estructura orgnica
Procesos
Procedimientos
Plan de cargos
Planta de personas
Funciones
Competencias
Normalizacin
Aseguramiento
Dotacin
Divisin del trabajo

Especializacin
Coordinacin
Supervisin
Eficiencia
Eficacia
Niveles jerrquicos
Comunicacin
Informacin
RESULTADOS
Consiste en la identificacin y diferenciacin de los macroprocesos

estratgicos, operativos y de apoyo, divisin del trabajo, creacin de
cargos, asignacin de funciones y procedimientos, responsabilidades y
competencias y recursos de dotacin a suministrar.
28
En esta fase se estructura la empresa, apareciendo claramente

evidenciadas las reas funcionales:
Comercial
Tcnica
Talento Humano.
Legal
Logstica
Financiera y econmica.
Cada una con sus procesos, procedimientos y actividades inherentes a

los objetivos planteadas en cada una de ellas y a su naturaleza.
Por lo anterior, se hace necesario que en esta fase se tengan claramente

definidos los criterios y pautas concernientes a:
Divisin del trabajo
Especializacin de funciones, procedimientos y tareas.
Los modelos de coordinacin y supervisin empleados.
Las necesidades concretas de informacin y de comunicacin

entre grupos y personas
Los niveles de jerarqua o las formas de liderazgo a implementar.
Los procesos, procedimientos y funciones de rutina.
29
LOS PROCESOS
La administracin por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos:

Contar con formas organizativas giles
Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos
Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos
Revisar
actualizar
permanentemente
los
procedimientos
establecidos
Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas,

previo anlisis de mtodos de trabajo y clculos de tiempos.
Establecer y trabajar con indicadores.
Hacer aseguramiento de calidad, con polticas de mejoramiento

continuo y normas de calidad.
LOS PROCEDIMIENTOS
Descripcin en forma detallada y secuencial de la manera en que deben

ser llevadas a cabo las actividades.
LOS MANUALES DE FUNCIONES
Sistematizan
la
informacin
sobre
los
diferentes
aspectos
organizacionales necesarios para la ejecucin de un trabajo. Describe

cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a
cada cargo dentro de la organizacin.
Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por
parte de los dirigentes de la organizacin de las actividades desarrolladas
30
por los colaboradores, servir como herramienta para el anlisis de los

resultados obtenidos, ofrecer informacin que permita el establecimiento
de mtodos de control y seguimiento y adelantar procesos de
autoevaluacin de los logros obtenidos.
LA FASE DE LA DIRECCIN
Busca enfatizar y guiar a las personas integrantes de la organizacin

hacia el empoderamiento y facilitacin.
FIGURA 4: FASE DE LA DIRECCIN
CONOCIMIENTO DE
OBJETIVOS
DIRECCIN
LIDERAZGO EJERCIDO
TRABAJO EN EQUIPO
EMPODERAMIENTO
COMUNICACIONES
EFECTIVAS
RESULTADOS
SISTEMAS DE
INFORMACIN
CAPACITACIN
IMPARTIDA

31
Se relaciona con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en

los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos
fundamentales para la efectiva ejecucin del da a da, como son:
El claro y colectivo conocimiento de los objetivos.
Altos niveles de liderazgo.
Trabajo en equipo.
Comunicaciones adecuadas.
Efectivos sistemas de informacin.
Empoderamiento personal y colectivo.
Capacitacin y mejoramiento continuo.
LA FASE DE CONTROL
Etapa de implementacin de herramientas para el seguimiento y

desarrollo de las actividades de la organizacin.
32
FIGURA 5: FASE DE CONTROL

CONTROL
FASE OPERATIVA
Cumplimiento a metas y objetivos
Logro de resultados
Procesos en ejecucin, su logstica,
aseguramiento
Manejo de indicadores
Estructura organizacional adoptada
Ambiente organizacional existente
Resultados econmicos y
financieros
Aspectos fsicos
Medidas correctivas
RESULTADOS

Cierra el proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores.

Permite realizar evaluaciones y confrontaciones de los resultados
obtenidos y los objetivos planteados, para de esta manera efectuar las
correcciones necesarias y planear el establecimiento de nuevas
estrategias.
33
7.2.
MARCO CONCEPTUAL
Diagnstico
Es un proceso de construccin de conocimiento, estructurado, reflexivo y
crtico que tiene como finalidad comprender, analizar, interpretar y
transformar los hechos de un determinado proceso o situacin de lo
social.
Empresa u Organizacin
Es el ejercicio profesional de una actividad econmica planificada, con la
finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios,
y con una unidad econmica organizada en la cual ejerce su actividad
profesional el empresario por s mismo o por medio de sus
representantes.
Estrategia
Forma de distribuir recursos, configuracin de objetivos a largo plazo,
conjunto de polticas, criterios para orientar las decisiones fundamentales.
La conceptualizacin de cmo alcanzar los objetivos deseados en una
situacin conflictiva. La estrategia se preocupa de si se va a luchar, y en
este caso, cuando y cmo, y la forma de lograr la mxima efectividad en
un conflicto para alcanzar ciertas metas. La estrategia es el plan para la
distribucin prctica, adaptacin y aplicacin de los medios disponibles
para alcanzar los objetivos deseados.
Mercado
El mercado, en economa, es cualquier conjunto de transacciones,
acuerdos o intercambios de bienes o servicios entre compradores y
vendedores. En contraposicin a una simple venta, el mercado implica el
comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los
participantes.
34
Trabajo
Es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, que una
persona natural ejecuta permanente y conscientemente para s o al
servicio de otra.
Ventaja Competitiva
En marketing y direccin estratgica, la ventaja comparativa es una
ventaja
que
una
compaa
tiene
respecto
otras
compaas
competidoras. Caracterstica nica de una empresa o producto que la

hace ser superior a la competencia. Ventaja sobre los competidores
obtenida por ofrecer precios ms bajos a los consumidores por
proporcionarles a estos ms beneficios que justifiquen precios ms altos.
Cdigo de comercio
Un cdigo de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado
de normas de derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por
objeto regular las relaciones mercantiles.
7.3.
MARCO LEGAL
Para las ferreteras son aplicables los principios de la Constitucin

Poltica, el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica
Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado
particularmente, las normas civiles y comerciales y las reglas previstas en
las convocatorias, as mismo la ley 996 de 2005 Ley de Garantas y de los
artculos del Cdigo de Comercio.
Las Ferreteras deben ajustarse a las siguientes normas para la

presentacin de licitaciones:
35
1. Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica,

contenido en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
2. Normas pertinentes del Cdigo de Comercio y del Cdigo Civil, en
lo no previsto por las disposiciones anteriores.
3. Las reglas previstas en los Pliegos de Condiciones.
4. Las dems disposiciones que por el objeto y la naturaleza del
contrato le sean aplicables.
5. Las propuestas que se presenten.
6. Los dems documentos que se produzcan durante el proceso de
seleccin.
CDIGO DE COMERCIO
CAPITULO II.
DEBERES DE LOS COMERCIANTES
ARTICULO 19.
Es obligacin de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems
documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de
sus obligaciones mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
36
7.4.
MARCO SITUACIONAL
HIERROS HB S.A
LA RAZN DE SU NOMBRE
Las siglas HB corresponden a las iniciales de sus dos socios fundadores

Jos Bertulio Prez Gmez y Hernando Fras.
HIERROS HB S.A debe su nombre a su actividad principal, compra y
venta de material para construccin (Hierro, PVC, Eternit, Cemento,
Lminas, Mallas, Tejas, Pintura, etc.)
HISTORIA
La empresa inicia sus actividades el nueve (9) de febrero de mil
novecientos noventa y uno (1991) como una sociedad limitada (LTDA),
con aportes de capital de sus dos propietarios por igual cuanta, en las
instalaciones para ello ubicadas en la carrera 6 N 34-34 de la ciudad
de Pereira (Risaralda), siendo el seor Bertulio el Gerente y
acompaado por una Secretaria, un Bodeguero y un Vendedor. Desde
ese mismo ao la empresa se preocup por invertir en infraestructura
y equipos para brindar mayor satisfaccin a sus clientes.
Para el primer ao y dada las necesidades detectadas por los socios
debido a la creciente demanda generada por la expansin del mercado
37
a otras regiones del pas, se procedi a sistematizar la empresa y a

vincular nuevo personal; dos aos despus se compraron dos camiones
para mejorar el servicio de entrega de la mercanca hacindola ms
eficiente.
En 1995 preocupados por ampliar sus instalaciones locativas se adquiri

un lote ubicado en la calle 9 N 7A-60 La Badea, Dosquebradas
(Risaralda) donde se inici la construccin de la bodega, que en el ao
1997 pas a ser la sede principal de la empresa. All
se coloc un
puente gra que permiti mayor eficiencia en el almacenamiento y

despacho de la mercanca, y se ampli el espacio de las oficinas para el
personal administrativo y de ventas brindando mayor comodidad.
LA SUCURSAL DE BOGOT
Debido a la creciente demanda se detect la necesidad de abrir un
nuevo punto de venta, razn por la cual se opt por la ciudad de Bogot,
ya que es una de las ciudades colombianas con mayor desarrollo
industrial, gran infraestructura, estratgica posicin geogrfica, y por
la conveniencia de los socios ya que uno de ellos resida en esa ciudad,
as se dio la apertura de la sucursal HIERROS HB Bogot el 11 de
febrero de 1997, la bodega se encontraba ubicada en la zona comercial
de Paloquemado y se pagaba por su arrendamiento.
En el ao 2000 se efectu la inversin en tecnologa representada en la
compra de un carro montacargas, una mquina enderezadora de chipa,
38
un circuito cerrado de televisin, a fin de incrementar la eficiencia y

seguridad de la empresa.
SUCURSAL DE CALI
Para el ao 2002, el 9 de octubre, se constituy la sucursal de Cali. Por
iniciativa y visin del gerente Jos Bertulio, su conocimiento de la
ciudad, la ayuda de un amigo, y la informacin suministrada sobre al
posibilidad de acceder a ese mercado se decidi establecer una
sucursal en esa ciudad.
Inicialmente se ubic en una zona industrial, all funcion por casi dos
aos, pero era una bodega pequea y arrendada por lo que se
generaban
sobrecosto.
Por
ofrecimiento
de
los
terrenos
de
parqueadero de la empresa de expreso bolivariano se procedi a la

compra de los mismos debido a su bajo costo y buena ubicacin. Las
actividades se iniciaron en la bodega y con un puente gra.
Para el ao 2006 se efectu la compra y adquisicin de dos puente gra
y la importacin de una mquina para figurar el hierro.
Se paga leasing a 60 meses de los cuales ya van 48 (2 aos).
En estos momentos la sucursal de Cali es la ms tecnificada y la
administracin est a cargo del seor Hernando Fras.
39
CAMBIO DE DOMICILIO DE LA SUCURSAL DE BOGOT

Debido a los continuos inconvenientes de los automotores de la
empresa para efectuar el parqueo
que permitiera el cargue y
descargue de la mercanca y la poca flexibilidad que este local ofreca,

la sucursal de Bogot fue trasladada a una bodega localizada en el
sector de Fontibn donde igualmente se paga renta, este cambio ha
repercutido notablemente en el ndice de ventas que reporta la
sucursal tendiendo a la baja. Se realiz la compra de un terreno en el
mismo sector pero an no se inicia la construccin de las instalaciones.
ALGO MS SOBRE LA SUCURSAL DE PEREIRA.
Posee tres bodegas en las que se almacenan los productos de acuerdo
al material del que se encuentran fabricadas y su uso. Su capital
humano est conformado por 35 empleados, 25 hombres y 10 mujeres.
EN LA ACTUALIDAD
Hoy HIERROS HB S.A es una empresa que cuenta con reconocimiento
a nivel nacional en la comercializacin de material para la construccin,
adems posee el capital econmico y humano que permite ofrecer a sus
clientes versatilidad de productos, calidad, buenos precios, la mejor
atencin, asesora, respaldo tcnico y eficiencia en las entregas.
El recurso humano con el que cuenta la empresa est conformado por
111 personas, 30 mujeres y 81 hombres, distribuidos en las reas
administrativa, comercial y operativa.
En este momento la empresa realiza las importaciones de material
relacionado principalmente con hierro a travs de sucursal de Bogot.
40
Esta actividad es efectuada por su Director Comercial. La sucursal de

Cali es la que est reportando mayores ventas al da de hoy.
CARGOS:
Gerente.
Auxiliar de inventario.
Subgerente.
Cajera.
Director comercial
Mensajero (Cobrador).
Director de cartera.
Asesor Comercial.
Auxiliar Contable.
Jefe de bodega.
Nmina.
Auxiliar de bodega.
Auxiliar General.
Conductor.
Secretaria.
Servicios Generales.
41
INFORMACIN ESTADSTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA

EMPRESA
FIGURA 6: EMPLEADOS DE LA EMPRESA
# EMPLEADOS DE LA EMPRESA
PEREIRA ; 35;
32%
CALI ;
42; 37%
BOGOT ; 34;
31%
PEREIRA
BOGOT
CALI
Fuente: Empresa HIERROS HB

Autor: Adriana Orozco Henao
En la sucursal de la ciudad de Cali se encuentra el mayor nmero de

trabajadores de la empresa, 42, lo que representa un 57 % del recurso
humano. Se muestra un nmero similar para los colaboradores de la
ciudad de Pereira y Bogot.
FIGURA 7: EMPLEADOS POR GNERO
EMPLEADOS POR GNERO
MUJERES;
29; 26%
HOMBRES
; 82; 74%
HOMBRES
MUJERES

La mujer representa un 26% del recurso humano de la empresa,

mientras que el restante 74% est conformado por hombres, esto
debido a que la mayora de actividades son desarrolladas en el rea de
bodegas donde se requiere de fuerza fsica y existen mayores riesgos.
Las mujeres realizan labores relacionadas con la administracin y
ventas.
43
FIGURA 8: EMPLEADOS POR SUCURSAL
EMPLEADOS POR SUCURSAL

32
35
# PERSONAS
30
26
24
25
20
15
11
10
8
HOMBRES
MUJERES
10
5
0
PEREIRA
BOGOT
CALI
CIUDAD

El mayor nmero de empleados de gnero masculino se encuentra

situado en la ciudad de Cali, 32, mientras que el mayor nmero de
mujeres se encuentra en la ciudad de Pereira, 11.
El menor nmero de colaboradoras mujeres se sita en Bogot, 8, y el
menor nmero de hombres de la empresa se encuentra en Pereira, 24.
44
FIGURA 9: REAS DE LA EMPRESA

ADMINISTRATIVA:

ADMINISTRATIVA
Gerente
Subgerente
Director Comercial
Auxiliar Contable
Auxiliar de Nmina
COMERCIAL
COMERCIAL:

OPERATIVA
Director de Cartera
Asesor Comercial
Cajera (o)
Auxiliar de Inventario
Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:

Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales

pesar de que se cuenta y se conoce la informacin de los cargos
desarrollados al interior de la organizacin, hasta el momento no se haba

realizado una caracterizacin de las reas que conforman la misma.
45
FIGURA 10-11: EMPLEADOS POR REA
EMPLEADOS POR REA

ADMINISTRATIVOS;
16; 15%
OPERATIVOS;
58; 55%
VENTAS ;
32; 30%
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS
EMPLEADOS POR REAS
# EMPLEADOS
30
26
25
18
20
13 14
15
10
9
10
5
0
PEREIRA
BOGOT
CIUDAD
CALI
ADMINISTRATIVOS
VENTAS
OPERATIVOS

El 55 % de los empleados de la organizacin se concentra en el rea
operativa, el 32% en ventas y el restante 15% en el rea administrativa.
La sucursal de la ciudad de Cali, muestra el mayor nmero de
colaboradores en el rea Administrativa, 26 personas, presentando casi el
doble de la ciudad de Pereira, donde se cuenta solo con 14 personas para
adelantar las labores administrativas.
46
FIGURA 12: RELACIN ENTRE LAS REAS DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIN
BODEGA
CONTABILIDAD
COMERCIAL

El flujo de la informacin y la comunicacin entre las diferentes reas de

la empresa se da bidireccionalmente, lo que permite el conocimiento, la
interaccin y participacin de los colaboradores en los procesos
desarrollados tanto en su rea de trabajo como en aquella donde se
maneja la informacin suministrada.
47
8. DISEO METODOLGICO
8.1.
TIPO DE INVESTIGACIN
Los mtodos utilizados en la presente investigacin son los

siguientes:
Deductivo: la primera parte de la investigacin requiere un

diagnstico del actual estado de la empresa y los trabajos
adelantados hacia la elaboracin del manual de funciones.
Inductivo: de acuerdo
a la percepcin y observaciones
encontradas en la etapa de diagnstico, se plantean aportes y

mejoras.
Sinttico: una vez sugeridas las mejoras, finalmente se

estructura una adecuada Planeacin Estratgica y Manual de
Funciones y Procedimiento.
8.2.
FASES DE LA INVESTIGACIN
Recopilacin
organizacin,
de
su
la
informacin:
conocimiento
conformacin,
las
de
la
actividades
desarrolladas y obtencin de la informacin requerida.
Diagnstico: establecer el estado actual de la empresa y

los trabajos adelantados en la elaboracin del manual de
funciones.
48
Anlisis de la informacin obtenida: se identificarn las

falencias y fortalezas de la compaa.
Propuestas: de acuerdo al diagnstico realizado se propone

el mejoramiento y la implementacin de un sistema
adecuado en lo pertinente planeacin estratgica y manual
de funciones y procedimientos a fin de que ste se adapte
a los requerimientos de la organizacin.
Informe: presentacin del informe final con las mejoras

propuestas.
Elaboracin del manual de funciones y procedimientos donde

se especifiquen las actividades a desarrollar en cada uno de
los cargos.
Proceso
de
sensibilizacin
socializacin
del
trabajo
adelantado en la organizacin.
8.3.
POBLACIN Y MUESTRA
La poblacin seleccionada posee unas caractersticas propias las cuales

van a determinar el objeto de estudio. La poblacin son los integrantes de
la empresa Hierros HB S.A en todos sus niveles, lo que constituye un total
de 36 personas.
49
8.4.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS
CUADRO 1: VARIABLES DE LA INVESTIGACIN

PROCESO
VARIABLE
RESULTADO
Misin
GERENCIAL
Diseo
de
la
misin,
visin, organigrama para
Visin
mejorar
Organigrama
el
direccionamiento
de
la
compaa
Compra
MISIONAL
venta
productos
de
Comercializacin de los
productos
Financiero
Recurso humano
APOYO
Salud ocupacional
Comunicacin
Ambiente de trabajo
50
Contar
con
colaboradores motivados
y comprometidos en el
desarrollo
actividades
de
las
9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA

CUADRO 2: VARIABLES Y SU ESTADO
VARIABLES
ESTADO
Es deficiente en cuanto al desconocimiento
de los factores administrativos e importancia
DIRECCIONAMIENTO
del papel a desempear por cada uno de los

colaboradores
MISIN
No se encuentra diseada
VISIN
No se encuentra diseada
Aunque existe diferenciacin de los cargos e
ORGANIGRAMA
informacin, no se cuenta con este, algunos

de los colaboradores desconocen cual es su
jefe inmediato
No se cuenta con un rea o persona que
RECURSO HUMANO
desarrolle las actividades necesarias para

brindar apoyo en el manejo del personal
SALUD
OCUPACIONAL
FINANCIERA
COMUNICACIN
No se est implementando el programa de

salud ocupacional
Buena relacin y conocimiento de los
proveedores y manejo de cartera
Se presentan falencias lo que ocasiona el
surgimiento de conflictos
Se
vislumbra
un
clima
tensionante,
MEDIO AMBIENTE DE
estresante y sin ninguna motivacin, lo que
TRABAJO
limita a los colaboradores a cumplir sus

funciones o tareas encomendadas

51
9.1. DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA
9.1.1.1. MISIN Y VISI
MISIN
La empresa HIERROS HB S.A dedica sus actividades a la
comercializacin de materiales para la construccin y enfoca sus
directrices hacia la satisfaccin de sus clientes, ofreciendo
productos de alta calidad, servicio calificado, los mejores
precios, eficiencia en los tiempos de entrega, asesora, respaldo
tcnico y acompaamiento en los proyectos emprendidos.
Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano
capacitado, comprometido con los procesos necesarios para
alcanzar los objetivos institucionales y dispuesto a contribuir
con el desarrollo y mejoramiento de la nacin.
VISIN
Para el ao 2010 HIERROS HB S.A
propender por la
consolidacin de su posicionamiento a nivel nacional como una de

las mejores empresas en el mercado de materiales para la
construccin, destacndose por sus estndares de calidad, alto
nivel de satisfaccin de sus clientes, tanto internos como
externos, y compromiso con el desarrollo arquitectnico, social y
econmico de las diferentes regiones.
52
9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Liderazgo. Alcanzar el liderazgo del mercado de materiales para la

construccin a travs de la actualizacin en forma permanente de
los procesos y la infraestructura tecnolgica y administrativa para
responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la
demanda del mercado.
Rentabilidad. Lograr altos niveles de rentabilidad a travs de la

productividad, y la administracin de los recursos econmicos, de
manera que permita el desarrollo de las actividades de la empresa.
Gestin tecnolgica. Conocimiento de las alternativas tecnolgicas

que puedan favorecer el desarrollo de las actividades ejecutadas
en la empresa y capacitacin del equipo humano.
Desarrollo social. Participar activamente en el mejoramiento de

las condiciones sociales y econmicas del pas siendo una fuente
generadora de empleo.
Calidad. Satisfaccin de los requerimientos del cliente a travs de

la oferta de una amplia gama de productos, respaldada por la
asesora tcnica calificada, altos estndares de calidad y
acompaamiento en obras y proyectos por parte del equipo humano
integrante de la compaa.
53
9.1.1.3. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
Los Principios Corporativos son el marco de actuacin tica de la

organizacin y la base de la cultura institucional, entendida sta
como el conjunto de valores que inspiran y guan su vida cotidiana,
adicionalmente son las directrices rectoras del Plan Estratgico.
Por tanto, la gestin de la organizacin se soportar en los siguientes
Valores:
Transparencia: La Transparencia y la Honestidad deben ser los
principios centrales en el actuar organizacional y deben ser
aplicados,
sin excepcin, por todos los miembros de la
organizacin.
Servicio al Cliente: Una tarea permanente y fundamental de la

organizacin ser crear una cultura de servicio a sus clientes
tanto internos como externos, satisfaciendo sus necesidades y
expectativas y ofreciendo asesoras pertinentes para sus
requerimientos.
Logro de Resultados: Los resultados deben lograrse dentro de
un entorno de productividad en el cual la eficiencia y la eficacia
se combinen para asegurar una entidad altamente productiva,
con un uso racional de los recursos, generadora de nuevos
ingresos
que
aseguren
la
sostenibilidad
organizacional
proporcione valor agregado para la empresa, los miembros de la

organizacin y la sociedad.
54
Comunicaciones:
El
manejo
oportuno
adecuado
de
la
informacin ser una de las principales responsabilidades en

todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima laboral
y creando as las condiciones necesarias para desarrollar y
asegurar el alcance de los objetivos organizacionales.
Calidad y Competitividad: Las actividades deben desarrollarse
dentro de un ambiente de Calidad, que permita el aprendizaje
continuo en la articulacin de los talentos, las oportunidades, el
entorno, los riesgos y los beneficios. La calidad debe ser la
obsesin institucional en todo lo que hagan todos y cada uno de
los miembros de la organizacin.
Creatividad e Innovacin: La organizacin tiene que desarrollar

su actuar en un entorno que facilite la creacin y la innovacin
como el nico medio posible para anticipar las demandas de una
sociedad en proceso de cambio cada da ms acelerado. El uso
intensivo de la tecnologa para la modernizacin y virtualizacin
de los ambientes y espacios para la gestin, ser un vehculo
para estimular la Creatividad y la Innovacin.
55
9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO

Seguir los conductos regulares para la presentacin de
observaciones, quejas y reclamos, tanto del cliente interno
como externo.
Todos los integrantes de HIERROS HB S.A deben:

Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo
establecidos por la empresa.
Ejecutar de manera comprometida y con disposicin las

funciones del cargo para el cual fue contratado.
Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial,

colaborativo y motivador.
Generar espacios de comunicacin y difusin de las

actividades encaminadas al logro de los objetivos
organizacionales, personales
y la mejora del clima
organizacional.
Brindar la mejor atencin a los clientes, asegurando a los

existentes y posibilitando la adhesin de nuevos
compradores.
Cuidar y conservar en buen estado los implementos y

elementos de trabajo suministrados por la empresa.
56
Buscar a la menor brevedad posible solucin a las

situaciones o inconvenientes que se puedan presentar en el
desarrollo de las actividades diarias, propias de la
compaa.
Utilizar los implementos de proteccin establecidos para

que no se presenten, en lo posible, accidentes de trabajo.
Comprometerse con el mejoramiento continuo de la

empresa y las actividades que adelanta.
Facilitar y acompaar a los nuevos colaboradores con la

familiarizacin de las actividades a ejecutar.
Manifestar, comunicar o exponer estrategias que

contribuyan al mejoramiento y conservacin de un buen
ambiente de trabajo.
Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y
visitantes de la compaa.
9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA ORGANIZACIN
INFRAESTRUCTURA FSICA
La empresa cuenta con una infraestructura fsica propia para la ejecucin de las
actividades inherentes a la comercializacin de productos, contando con reas
para oficinas y bodegas.
Se cuenta con tres bodegas contiguas o adyacentes y comunicadas entre s
donde se almacena diferente tipo de productos.
La distribucin fsica de las instalaciones permite establecer e identificar cuatro (4)
reas:
Comercial. En ella se ubican:
Subgerencia.
Caja.
Direccin Comercial.
Ventas.
Direccin Cartera.
Es un saln grande del primer piso donde se encuentran todas las personas (12)
que desempean los cargos antes mencionados.
Inventario. Saln ubicado sobre parte del rea de ventas, donde adems se
encuentra la sala de juntas y es ocupado por dos (2) Auxiliares de Inventario.
Administracin. Compuesta por la oficina de Gerencia, el rea de
Contabilidad (saln dispuestos o dotado de varios escritorios) y cafetera
(cocina). Personal: Gerente, Auxiliar Contable, Nmina, Practicantes y
personal de outsourcing. Se encuentra ubicado en el segundo piso sobre el
rea de ventas y entrada a la bodega 1.
57
Bodegas. Se cuenta con tres (3) bodegas para el almacenamiento de los

productos comercializados y oficina de despacho (en la bodega 1).
Bodega 1:
Tubera, pintura, puntilla, platinara, varilla grafilada, productos SIKA,
perfilara liviana, malla gallinero (pollo).
Bodega 2:
Varillas, ngulos, lminas, malla electrosoldada, perlines.
Bodega 3:
PVC (tubera y accesorios), chipas, alambres, cemento, tejas, palcas de
asbesto y de yeso.
Las oficinas se encuentran distribuidas en dos (2) niveles y ubicadas hacia la

entrada de la Bodega 1.
Se cuenta con una zona de parqueadero que permite el parqueo de carros de

empleados, visitantes y vehculos de la empresa.
58
REAS FSICAS
FIGURA 13: DISTRIBUCIN GENERAL DE BODEGAS Y OFICINAS
BODEGA 1
BODEGA 2
BODEGA 3
OFICINAS
PISO 1 Y 2
OFICINA
PISO 2
OFICINAS PISO 1
OFICINAS PISO 2
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
59
FIGURA 14: DISTRIBUCIN DE OFICINAS

G: GERENCIA
AC: AUX. CONTABLE
AN: NMINA
A: AUDITORIA
CO: COCINA
S: SUBGERENCIA
V: VENTAS
C: CAJA
1: DIR. COMERCIAL
2: DIR. CARTERA
D: DESPACHO
B: BAO
1
2
C
C
O
BODEGA 1
INVENTARIO
BODEGA 1
SALA DE
JUNTAS
B
V
V
V
B
CO
B
V
AN
CONTABILIDAD
A
Fuente: empresa HIERROS HB Autor: Adriana Orozco Henao
60
AC
SALA DE
ESPERA
INVENTARIO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS.

Las principales mquinas y herramientas que utiliza la empresa para el
desarrollo de su actividad son:
EQUIPO DE OFICINA:
COMPUTADORES: 13
Gerente, Subgerente, Nmina, Auxiliar Contable, Auxiliar General,
Auxiliar de Inventario (2), Director Comercial, Director de Cartera,
Caja, Vendedores (2), Auditoria.
IMPRESORAS: 9
Auxiliar Contable, Nmina, Auxiliar General, Auditoria, Auxiliar de
Inventario (2), Ventas (1 para facturacin de ventas de contado), Caja
(caja y ventas de Crdito) compartida con Director de Cartera, este
ltimo posee otra ms.
MQUINA DE ESCRIBIR ELCTRICA: 1 Secretaria
TELFONOS: 19
Todos los empleados del rea administrativa y ventas cuentan con una
extensin telefnica.
FAX: 2
rea contable (1), ventas (1).
CELULARES: 4
rea contable (2), ventas (2).
FOTOCOPIADORA: 1, ubicada en el rea contable.
61
EQUIPO DE SEGURIDAD:
Circuito cerrado de televisin con visor y cuatro (4) cmaras.
CAJA FUERTE: 2
MAQUINARIA Y HERRAMIENTA DE BODEGA:

BODEGA: bscula, seguetas, pinceles, pintura, linternas,

barras, cadenas, cizalla para chipa y varilla, serrucho, alicates,
cortafro, tijeras, calibrador, pulidora.
CARRO: gato, palanca, llave de perno, juego de herramienta

auxiliar (alicate, destornilladores, etc.).
El flujo de la informacin entre los diferentes departamentos se realiza a

travs de comunicacin telefnica, traslado o movilizacin del personal de
un rea a otra.
Para lograr un buen manejo de los productos y la maquinaria y equipo se
debe contar con la capacitacin adecuada de manejo y lo ms importante
el compromiso de todos los integrantes de la empresa de hacer buen uso
de estos.
PUENTE GRA.
Esta mquina es de gran ayuda en la manipulacin de la mercanca ya
que puede soportar grandes pesos, permitiendo que el proceso de cargue
y descargue de los productos sea mucho ms rpido evitando al Auxiliar
efectuar sobreesfuerzos. Se debe tener mucho cuidado y precaucin con
su manejo.
Es una mquina que solo puede ser utilizada al interior de la bodega
donde se encuentra instalada.
62
MONTACARGAS.
Sirve de apoyo y complemento al puente gra y al personal, se utiliza en
el cargue y descargue de los productos,
su almacenamiento y
movilizacin entre una bodega y otra.
HORARIO Y JORNADA DE TRABAJO.

La jornada laboral de ocho (8) horas diarias se cumple de lunes a viernes
desde las 7:30 a.m. a 12 a.m. y de 2 p.m. a 5:30 p.m. y los sbados a
horas de 8 a.m. a 12 a.m.
Dependiendo de la demanda y actividades pendientes el horario se

extiende pero se pagan horas extras a los empleados de bodega.
VAS DE COMUNICACIN Y ACCESIBILIDAD.

Para tener acceso a la empresa se dispone de diferentes vas de
comunicacin por su ubicacin sobre la va de la badea (variante Turn
La Popa).
63
9.1.3. ORGANIGRAMA
FIGURA 15: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (ACTUAL)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA
DEPARTAMENTO
CONTABLE
REVISOR(A)
FISCAL
GERENTE
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
SERVICIO
GENERAL
SUBGERENTE
AUXILIAR
CONTABLE
AUXILIAR
NMINA
AUXILIAR
GENERAL
DIRECTOR
CARTERA
DIRECTOR
COMERCIAL
COBRADOR
(MENSAJERO)
Fuente: empresa HIERROS HB

ASESOR
COMERCIAL
CAJA
AUXILIAR
INVENTARIO
JEFE DE
BODEGA
CONDUCTOR
AUXILIAR
BODEGA
SERVICIOS
VARIOS
64
Aunque se conocen los las actividades desarrolladas por los colaboradores de

la organizacin y se diferencian los cargos, no se ha elaborado la
estructuracin del organigrama que permita el ofrecer a los miembros de la
empresa la claridad en cuanto a la composicin de la misma, por lo que se
procedi a utilizar la informacin recopilada para el diseo de la estructura
organizacional al momento de iniciar la prctica empresarial.
65
FIGURAS 16: ORGANIGRAMA POR FUNCIONES
ADMINISTRATIVA
COMERCIAL
OPERATIVA
Fuente: empresa HIERROS HB

En la empresa Hierros HB S.A. se distinguen tres (3) tipos de funciones:

administrativa, comercial y operativa en donde se enmarcan todas las
actividades desarrolladas.
66
CUADRO 3: CAMBIOS SUGERIDOS ORGANIGRAMA POR

FUNCIONES
ADMINISTRATIVA:

COMERCIAL:

Gerente
Subgerente
Auxiliar Contable
Auxiliar de Nmina
Director de Cartera
Cajera (o)
Secretaria
Director Comercial
Asesor Comercial
Mensajero- Cobrador
OPERATIVA:

Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
Conductor
Servicios Generales
Para la no afectacin en gran proporcin del modelo hasta ahora

adelantado por la organizacin, donde se encuentran incluidas las
funciones financieras y contables dentro de la administracin, se
sugieren los siguientes cambios para dar un poco ms de
estructuracin a las diversas reas:
Situar al Director Comercial en el rea comercial y no en la

parte administrativa.
Director de Cartera y Cajera en el rea administrativa y no en

la
comercial,
debido
que
son
cargos
de
gran
responsabilidad e importancia y la informacin que manejan

va dirigida a la administracin principalmente.
67
FIGURA 17: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 1)

ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE
SECRETARIA
REVISOR(A)
FISCAL
SUBGERENTE
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
DEPARTAMENTO
CONTABLE
AUXILIAR
CONTABLE
AUXILIAR
GENERAL
AUXILIAR
NMINA
DIRECTOR
CARTERA
COBRADOR
(MENSAJERO)
DEPARTAMENTO
LOGSTICA
DIRECTOR
LOGSTICO
DIRECTOR
COMERCIAL
ASESOR
COMERCIAL
CAJA
SERVICIO
GENERAL
AUXILIAR
INVENTARIO
JEFE DE
BODEGA
CONDUCTOR
AUXILIAR
BODEGA
SERVICIOS
VARIOS
68
FIGURA 18: ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A (PROPUESTO 2)
ASAMBLEA GENERAL
DE ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
SECRETARIA
AUDITORA
GERENTE
SUBGERENTE
DEPARTAMENTO
CONTABLE
AUXILIAR
CONTABLE
AUXILIAR
NMINA
AUXILIAR
GENERAL
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
DIRECTOR
CARTERA
COBRADOR
(MENSAJERO)
SERVICIO
GENERAL
DIRECTOR
LOGSTICO
DIRECTOR
COMERCIAL
ASESOR
COMERCIAL
CAJA
AUXILIAR
INVENTARIO
JEFE DE
BODEGA
CONDUCTOR
AUXILIAR
BODEGA
SERVICIOS
VARIOS
69
ORGANIGRAMA GENERAL HIERROS HB S.A

(PROPUESTO 1):
En este diseo se propone que el cargo de Subgerente quede por fuera del
departamento comercial y haga parte de la administracin como debe ser,
para colaborar con el manejo integral de la organizacin; el cargo de Director
de Cartera gue y apoye las labores del Mensajero- Cobrador; el Director
Comercial se encargue de apoyar las actividades de Asesores Comerciales,
Cajera, Auxiliares de Inventario; la creacin de un departamento de Logstica
desde donde se estructuren y coordinen las funciones operativas del Jefe de
Bodega, Conductores, y Auxiliares de Bodega.
(PROPUESTO 2):
En este diseo se propone a diferencia del anterior que el departamento
comercial sea el encargado de coordinar las actividades de los directores de
Cartera, Comercial y Logstico para lograr una mayor interaccin entre estos y
garantizar mayores beneficios no solo para la empresa sino tambin para los
clientes tanto internos como externos.
70
9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9.2.1. MAPA DE PROCESOS
CUADRO 4: MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRACIN DE LA COMPAA
Direccionamiento de la compaa.
Planteamiento de estrategias.
Revisin informes de ventas y cumplimiento de las
metas.
Interaccin con proveedores.
Autorizacin
de
documentos
acciones
implementar.
Establecimiento de polticas de compras y ventas.
GERENCIALES
GESTIN DEL RECURSO HUMANO.
Seleccin de personal.
Contratacin.
Liquidacin contrato.
Programacin de vacaciones.
Capacitacin tcnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programacin de actividades.
AUTORIZACIONES.
71
VENTAS
Programacin de visita al cliente.
Atencin de mostrador o visita al cliente.
Consulta de disponibilidad de productos.
Asesora tcnica.
Cotizacin de productos para clientes.
Seguimiento de las cotizaciones.
Orden de Pedido.
Facturacin.
Remisin de mercanca.
Seguimiento del pedido.
COMPRAS
MISIONALES
Determinar productos a comprar.

Seleccin proveedor.
Pedido a proveedores.
FIJACIN PRECIO DE VENTA.

Establecimiento de precio de venta de los
productos
Cambio de precio.
Fijacin precio de negociacin y descuentos.
METAS DE VENTAS.
Generacin informe de ventas.
Revisin estadsticas de ventas.
Fijacin meta de ventas.
Seguimiento meta de ventas.
72
COMUNICACIN CON PROVEEDORES.

Conocimiento de productos.
Asesora y capacitacin equipo de ventas.
Tramitacin de asesora muy especializada para
clientes.
73
RECEPCIN, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE

MERCANCA.
Recepcin de facturas o remisiones.
Descargue, ingreso y almacenamiento.
Reporte y verificacin de los productos recibidos.
Sistematizacin ingreso de mercanca.
Revisin ingreso de mercanca al sistema.
Ajustes de inventario.
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA.

Programacin del cargue de los vehculos y ruta de
entrega.
Recepcin facturas o remisiones.
APOYO
Planeacin
del
cargue
distribucin
de
los
productos en los vehculos.

Alistar mercanca a despachar.
Cargue de mercanca al vehculo.
Verificacin del cargue y autorizacin de salida de
los vehculos.
Transporte de mercanca.
Descargar mercanca.
Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIN EN VENTAS
Gestin de devolucin de mercanca
74
GESTIN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.
Registro de consignaciones.
Cuadre y revisin de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
Conciliacin bancaria.
Revisar cuenta con clientes y proveedores
Revisin de la cartera de la empresa.
Cancelacin de anticipos de clientes.
Manejo de informacin contable y general de las
sucursales.
Control de costos de inventario.
Documentacin
informes
requeridos
por
entidades estatales.
COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida.
Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
Revisin de consignaciones locales y nacionales de
los clientes.
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
75
Cuadre de los gastos del personal por actividades del

cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de
caja.
Cheques devueltos.
Recepcin pago del cliente.
NMINA.
Liquidacin de nmina.
Pago de nmina.
Pago parafiscales.
Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y
todas las prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nmina.
ESTUDIO DE CRDITO.
Solicitar y recibir documentacin.
Estudio de crdito.
Creacin de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.

Elaboracin y entrega de notas.
Codificacin de productos.
Inventario fsico de los productos de bodega.
Facturacin de remisiones.
Traslado de mercanca.
Liquidacin de fletes.
76
MENSAJERA.
Pagos y consignaciones en bancos.
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes.
Solicitar y entregar documentacin en entidades.
Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
Dotacin de elementos de proteccin personal.
Dotacin de uniformes.
Dotacin de botiqun de la planta y de los
APOYO
automotores de la empresa.
Accidente de trabajo

Afiliaciones y contrato de trabajo.
Induccin.
Liquidacin contrato de trabajo.
Vacaciones.
77
MANEJO DE ARCHIVO.
Archivo de documentos.
Prstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
Compra de implementos de aseo y vveres de
cafetera.
Servicio de cafetera.
Aseo reas de oficinas.
Oficios varios.
En el Mapa de procesos se hace la diferenciacin de los procesos

desarrollados en la Hierros HB S.A, donde es posible vislumbrar que los
procesos misionales se enfocan hacia la comercializacin de los productos,
pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar
el xito de los mismos, claro est sin dejar de lado las actividades
administrativas que direccionan, plantean y disean las estrategias a seguir
para el logro de los objetivos.
78
9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
INICIO
Recibir informacin de los

stocks de mercanca
Consultar la informacin de
las ventas efectuadas
Revisar o chequear la
informacin
Calcular las cantidades

existentes de cada producto
Determinar la rotacin de los

productos
Producto de
alta
rotacin?
SI
Consultar punto de reorden
79
NO
Redefinir
punto de
reorden
Analizar si la cantidad es la
establecida como punto de
reorden
Compra el
producto?
NO
Esperar
alcanzar punto
de reorden
SI
Establecer cantidad a comprar
FIN
Los dems diagramas de Flujo se muestran en el ANEXO A
80
9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
HIERROS HB S.A
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1. IDENTIFICACIN DEL PROCESO

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.2
AREA TITULAR: Comercial.
1.3
OBJETIVO: Efectuar la compra

comercializados por le empresa.
de
los
productos
que
sern
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes

variedad y stocks permanentes de mercanca de la mejor calidad.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS:
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
1.6
FORMATOS O IMPRESOS:
Facturas de compra o remisiones.
1.7
RIESGOS:

Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin.

Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.
1.8
CONTROLES EJERCIDOS:

Revisin de los costos de compras.

Verificacin de precio de negociacin con proveedor.
Proveedores certificados.
Revisin de las facturas y mercanca comprada.
81
DESCRIPCIN DEL PROCESO

COMPRA
N
Orden
Cdigo:
Procedimiento
productos
rea
Responsable
Responsable
Administrativa
Subgerente
Determinar
comprar
Seleccin del proveedor
Administrativa
Subgerente
Pedido de mercanca a
proveedores
Administrativa
Subgerente
82
HIERROS HB S.A
1.
IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.2
MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
1.3
RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.
1.4
OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5
GENERALIDADES: La determinacin de los productos a comprar

permite direccionar las actividades de compra hacia la consecucin de
los productos que realmente se estn agotando y que debido a su
rotacin deben ser adquiridos.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado

de productos a comprar.
1.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de
mercanca existente.
PUNTO FINAL: Determinacin de producto y cantidad a
comprar.
1.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9 RIESGOS:
Informacin de stocks de mercanca desactualizado.
1.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin y verificacin de la informacin.
1.11 OBSERVACIONES.
83
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Cdigo:
DETERMINAR
COMPRAR
PRODUCTOS
Actividad
Pgina
Responsable
rea
Frecuencia
D S M O

stocks de mercanca
Subgerente Administrativa
Consultar informacin de las

ventas efectuadas
Revisar o
informacin
Calcular
las
cantidades

productos
reorden
Establecer la
comprar
chequear
cantidad
la
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional.

Los procesos y sus respectivos procedimientos se muestran en el ANEXO B
84
9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Cargo:
rea:
Cargo del Jefe Inmediato:
Gerente
Administrativa
Junta Directiva
II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia
la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la
integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y
cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia,
eficiencia y competitividad.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES PRINCIPALES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Desempearse como representante legal de la empresa.

Direccionar y administrar la compaa.
Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y
polticas generales y particulares para todas y cada una de las reas de la
empresa.
Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General
de Accionistas y de la Junta Directiva.
Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administracin de la compaa, sealarles su remuneracin y atribuciones y
removerlos cuando lo estime conveniente.
Aprobar y realizar la contratacin de personal.
Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas.
Determinar el orden de pago a proveedores.
Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
Tomar decisiones.
Implementar las polticas de la empresa.
Establecer los parmetros de administracin en cuanto a planeacin
estratgica.
Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compaa.
Ordenar polticas de compras y ventas de la compaa.
Rendir cuentas comprobadas de su gestin a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la
misma junta se lo exija.
Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias,
los estados financieros e informes sobre la situacin financiera de la empresa.
Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo
sino tambin de la compaa.
IV. COMPETENCIAS LABORALES
PERSONALES
Aptitud ante las reglas
Aptitud frente al cambio
Autocontrol y estabilidad emocional.
Honestidad e integridad
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia
los dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
85

Cargo:
rea:

Gerente
Administrativa

Motivacin
Orientacin a los resultados
Reaccin ante problemas
Responsabilidad
INTELECTUALES
Capacidad de aprendizaje
Capacitacin
Creatividad
Solucin de problemas
Toma de decisiones
Comunicacin oral
Liderazgo
Manejo de conflictos
Relacin con compaeros
Trabajo en equipo
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Manejo de la informacin
Planteamiento de estrategias
Resultados y medioambiente
de trabajo
V. COMPLEJIDAD DEL CARGO

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de
decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de
estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.
VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios
Contar con educacin de nivel
superior en Economa, Administracin
de empresas, Ingeniera Industrial o
carreras afines.
Experiencia
Mnimo dos aos de experiencia en
empresas del mismo sector o en
labores afines al cargo.
VIII. ADIESTRAMIENTO
Requiere mnimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la
manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y
familiarizarse con las actividades que implica su cargo.
El manual completo se muestra en el ANEXO C
86
9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

Pueden ser tomadas como los indicadores aplicables a la evaluacin del
desempeo, ya que permiten establecer la manera como los integrantes de la
compaa propenden hacia el logro de los objetivos organizacionales.
PERSONALES.
Aptitud ante las reglas.

Conducta ante la autoridad, respeto y cumplimiento de las normas o reglas
establecidas.
Aptitud frente al cambio.

Reaccin ante cambios eventuales en diversos campos y afectacin de estos
sobre el comportamiento y las labores a desempear.

Actitud y manera como enfrenta los diferentes situaciones laborales y personales
a las que se encuentra expuesto.
Honestidad e integridad.
Evaluacin de la forma de actuar de las personas ante diversas situaciones a las
que se enfrenta.
Motivacin.
Importancia de factores motivacionales en el desarrolla las actividades
encomendadas.
Orientacin a los resultados.

Factores que llevan la persona hacia el logro de los objetivos.
Reaccin ante problemas.

Capacidad de proponer alternativas de solucin a los inconvenientes que se
presenten.
87
Responsabilidad.
Nivel de compromiso con las actividades que desempea.
Compromiso con el desempeo de las actividades para las que fue contratado.
INTELECTUALES.
Capacidad de Aprendizaje.
Inquietud por conocer temas y tendencias desconocidas y actualizar los
conocimientos previamente adquiridos y la facilidad con que asimila la
informacin e instruccin.
Capacitacin.
Nivel de conocimientos y experiencia con la que cuenta para desempear las
funciones que se le imputen.
Creatividad.
Capacidad de proponer ideas innovadoras para dar solucin a los inconvenientes
a los que se enfrente y facilitar el alcance de los objetivos organizacionales.
Solucin de problemas.
Capacidad de rpida respuesta y planteamiento de alternativas de solucin a los
problemas generados en el desarrollo de la labor.
Toma de decisiones.
Capacidad de analizar, proponer e implementar acciones a seguir.
88
INTERPERSONALES.
Atencin, trato y respeto hacia los dems.

Forma como entabla relacin con otras personas; respeto tanto a la persona
como a la labor desempeada.
Colaboracin.
Relacin y ambiente de trabajo generado con los integrantes de la compaa.
Comunicacin escrita.
Canales de comunicacin escrita utilizados para el direccionamiento de la
informacin y uso de las herramientas gramaticales para exponer sus ideas.
Comunicacin oral.
Manejo de las herramientas y mecanismos lingsticos que le permiten
comunicacin con las dems personas.
Capacidad de entablar dilogo, exponer sus ideas y escuchar la informacin que
las dems personas le puedan aportar.
Liderazgo.
Capacidad para direccionar las estrategias diseadas por el grupo de trabajo
hacia el logro de los objetivos planteados.
Manejo de conflictos.
Capacidad de manejar y superar los inconvenientes que se le presenten.
Relacin con compaeros.

Tipo de relacin que maneja con los compaeros de trabajo
Aporte y afectacin del ambiente de trabajo creado con sus compaeros.
Trabajo en equipo.
Capacidad de interactuar con otras personas y participar en la seleccin de la
mejor opcin y actividades a desarrollar en pro del logro de los objetivos.
89
ORGANIZACIONALES.
Control.
Cerifica el cumplimiento satisfactorio de las funciones que debe desempear y
programacin de cada una de ellas.
Comportamiento.
Conducta y caractersticas de las acciones y reacciones.
Cuidado y proteccin.
Uso de los implementos necesarios para garantizar su seguridad fsica y la de
los elementos que manipula o utiliza.
Manejo de la informacin.
Consideraciones sobre el flujo de la informacin y la responsabilidad para con la
administracin de la misma.
Visin y estructuracin de caminos para el logro de los objetivos.
Programa las actividades y las estrategias para cumplir con los objetivos.
Resultados.
Evaluacin del alcance de los objetivos y de las funciones ejecutadas.
Medioambiente de trabajo.
Manejo de las condiciones medioambientales bajo las cuales desempea sus
actividades.
90
CUADRO 5: MODELO DE COMPETENCIAS
CATEGORA
PERSONALES
INTELECTUALES
INTERPERSONALES
ORGANIZACIONALES
COMPETENCIAS


Motivacin
Responsabilidad

Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones

Atencin, trato y respeto hacia los dems

Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo

Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Resultados y medioambiente de trabajo
91
FECHA: _____________________________
NOMBRE: ___________________________________
CARGO: ______________________
Evale el desempeo de acuerdo con la siguiente escala de valoracin,

indicando con la letra inicial la frecuencia con que el colaborador presenta los
indicadores de sus competencias laborales generales: Personales,
Intelectuales, Interpersonales y Organizacionales.
Permanentemente Habitualmente Ocasionalmente
No
(siempre)
(casi siempre)
(Rara vez)
Aplica
(P)
(H)
(O)
(NA)
1. COMPETENCIAS PERSONALES
Acepta y rige su comportamiento bajo las normas
establecidas.
Aptitud ante las

reglas
Ante la autoridad se muestra incmodo e indiferente.

Corrige los comportamientos ante las observaciones
realizadas.
Identifica las condiciones cambiantes de su entorno.
Aptitud frente al
cambio
Reorganiza sin dificultad los actividades relevantes

para el cumplimiento de su labor
Modifica la propia conducta para obtener mejores
resultados en entornos cambiantes.
Sabe identificar sus propias fortalezas y
limitaciones.
Autocontrol y
estabilidad emocional
Controla impulsos y reacciones espontneas que

puedan generar incomodidad o perjuicio.
Es asertivo, expresa sus pensamientos
sentimientos en el lugar y el momento precisos.
Demuestra un comportamiento honesto y claro en el

desarrollo de sus actividades laborales y personales.
Honestidad e
Integridad
Cumple con las normas establecidas en la empresa.

Acta segn sus convicciones y
correlacin con los de la organizacin.
92
valores
en
Siente complacencia
desempea.
Motivacin
por
las
funciones
que
Los incentivos le impulsan a buscar un mejor logro

de sus metas.
Reconoce los logros alcanzados y contina
enfocndose hacia el alcance de retos mayores.
Conoce con claridad sus funciones y sus
responsabilidades.
Orientacin a los
resultados
Reaccin ante
problemas
Cumple satisfactoriamente con las actividades que

llevan a los resultados propuestos.
Identifica y analiza los inconvenientes surgidos.

Propone alternativas de
inconvenientes presentados.
solucin
ante
los
Espera indicaciones de las acciones a seguir.

Asume las funciones de su cargo de manera
comprometida.
Responsabilidad
Se compromete en la mejora continua de ejecucin

de sus actividades.
Asume sus errores y las consecuencias de estos.
93
2. COMPETENCIAS INTELECTUALES
Reconoce sus falencias cognitivas.
Capacidad de
aprendizaje
Aprende, comprende y memoriza fcilmente

informacin suministrada.
la
Capta o asimila rpidamente la manera como debe

desempear las funciones designadas.
Cuenta con la preparacin necesaria para cumplir
con las actividades que se le asignen.
Capacitacin
Se inquieta por conocer y aprender constantemente

sobre temas desconocidos.
Muestra inters por actualizar los conocimientos
previamente adquiridos.
Conoce y genera mltiples formas de dar solucin a
una necesidad o un problema.
Creatividad
Propone nuevas maneras de ver y de manejar las

situaciones difciles.
Sobresale por sus ideas novedosas y funcionales.
Identifica fcilmente las causas de una situacin
problemtica.
Solucin de
problemas
Analiza y propone alternativas para la solucin de

los inconvenientes.
Muestra disponibilidad de participar activamente en
la solucin de los problemas.
Identifica
claramente
las
consecuencias de una decisin.
Toma de decisiones
alternativas
Analiza y estudia cautelosamente las situaciones a

las que se enfrenta.
Entrega respuestas e implementa acciones ptimas
en el momento oportuno.
94
3. COMPETENCIAS INTER PERSONALES

Brinda a las personas con las que se relaciona la
atencin, trato y respeto adecuado.
Atencin, trato y
respeto hacia los
dems.
Respeta tanto a la persona como la actividad que

esta realiza.
Ofrece la mejor atencin a clientes y visitantes.
Respalda las actividades desarrolladas por sus
compaeros.
Colaboracin
Apoya y participa en la capacitacin de los nuevos

integrantes de la empresa.
Resuelve dudas a inquietudes a las personas que le
consulte.
Conoce diferentes maneras de producir formas
escritas de comunicacin.
Comunicacin Escrita
Genera textos con la suficiente claridad, sintaxis y

ortografa.
Utiliza canales de comunicacin escrita dentro de la
empresa.
Recibe y expone informacin verbal de manera
coherente y eficaz.
Comunicacin Oral
Expresa con fluidez y seguridad sus ideas en

discursos verbales lo que le facilita darse a entender.
Maneja un amplio vocabulario y lxico.
Identifica las fortalezas y debilidades de cada uno de
los miembros de su grupo de trabajo.
Liderazgo
Coordina y organiza los miembros de un grupo de

trabajo para lograr el mejor desempeo.
Denota inters en el potencial del grupo hacia su
mejor desarrollo y el cumplimiento de objetivos.
95
Identifica objetivamente las causas y efectos de cada

situacin conflictiva.
Cumple un papel mediador y negociador que busca

la mejor solucin para las partes.
Enfrenta con asertividad las situaciones difciles en
la convivencia laboral, social y comunitaria.
Participa activamente en la creacin de un clima de
organizacional fundamentado en el compaerismo,
respeto y colaboracin.
Relacin con los

compaeros
Acepta a sus compaeros con cualidades, defectos y

forma de ser.
Evita el surgimiento de conflictos con los dems
Conoce las dinmicas de interaccin de su grupo de
trabajo.
Trabajo en equipo
Sincroniza su trabajo con el de sus compaeros para

obtener los mejores beneficios.
Reconoce la repercusin de sus acciones en las
acciones de sus compaeros de trabajo.
96
4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
Lleva control sobre las actividades y resultados a
obtener.
Control
Evita, en lo posible, cometer errores que demoren la

ejecucin de las dems actividades.
Cumple puntual y cabalmente sus funciones dentro
del tiempo fijado.
Sigue la normatividad contemplada en el reglamento
interno de trabajo.
Comportamiento
Cumple con las normas y valores de la organizacin.

Propende porque sus acciones no afecten su labor
ni la de sus compaeros negativamente.
Utiliza los implementos y elementos de proteccin
entregados por la empresa.
Cuidado y proteccin
Es cauteloso en el desempeo de su labor para

evitar accidentes y prdida de los productos.
Muestra precaucin en la manipulacin de la
mercanca.
Recibe y direcciona la informacin de manera
productiva y funcional.
Manejo de
informacin
Administra de manera cautelosa, responsable y

organizada la informacin a la que tiene acceso.
Realiza las acciones necesarias para mantener
actualizada la informacin a su cargo.
Identifica en todas las actividades de la empresa
oportunidades de mejoramiento e innovacin.
Planteamiento de
estrategias
Proyecta o visualiza claramente lo que se debe hacer

y la manera de lograrlo.
Establece las acciones para llevar a cabo el logro de
los objetivos organizacionales.
97
Conoce
con
claridad
responsabilidades.
Resultados
sus
funciones
Determina e implementa las acciones necesarias

para alcanzar los resultados esperados y superar
las situaciones adversas.
Cumple a cabalidad con las funciones para las
cuales fue contratado y aquellas que se le asignan.
Cuenta con las condiciones medioambientales que
garanticen el desempeo del cargo en ptimas
circunstancias.
Medioambiente de
trabajo
Mantiene su puesto de trabajo en condiciones de

limpieza y orden.
Participa de las actividades encaminadas al
mejoramiento ecolgico y funcional del ambiente de
trabajo.
OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
NOMBRE DEL EVALUADOR: ____________________________ CARGO: ______________
FIRMA Y SELLO:
____________________________________
98
TCNICAS PARA MEDIR COMPETENCIAS
Son llamadas tcnicas activas, pues en ellas la persona crea la situacin, la

desarrolla y en otras ocasiones las construye. Algunas de las tcnicas que se
utilizan para verificar o medir competencias son:
Entrevista: permite a travs de la interaccin real con la persona
determinar
la
capacidad
de
escucha,
comunicacin,
actitudes
reacciones.
Ejercicios en Bandeja: se presentan como una serie de situaciones que
simulan aspectos de procedimientos administrativos en los que se

pregunta a la persona la manera como tratara o afrontara las diferentes
situaciones propuestas. Se busca conocer, en esas situaciones ficticias, la
forma de trabajar, el nivel de planificacin, organizacin y gestin del
tiempo, entre otros.
Ejercicios en grupo: se busca observar a un grupo interactuando entre s
y discutiendo sobre un tema previamente preparado por los evaluadores.

Permite analizar aspectos inherentes a trabajo en Equipo, Liderazgo,
Argumentacin,
Sensibilidad,
Inteligencia
Prctica,
Capacidad
de
Escucha.
Presentaciones: est tcnica consiste en dar a los candidatos un ejercicio
o tema para ser preparado en treinta (30) minutos y presentarlo

posteriormente ante un auditorio. Este ejercicio permite identificar algunas
competencias muy especficas.
Encontrar hechos: consiste en dar a la persona escasa informacin para
resolver un problema. El avaluador solamente contestar preguntas

99
suplementarias que cada individuo formule de cara a encontrar capacidad

de sntesis y manejo del tema, en todos sus aspectos.
Ejercicios de escucha: se le presenta a la persona una grabacin oral o
un vdeo, evalundose su capacidad de asimilacin y escucha por medio

de preguntas que formular el evaluador, valorando el grado de exactitud
de la informacin.
Otras tcnicas: tambin se utilizan en la evaluacin por competencias los
Test de Aptitudes, Cuestionarios de Personalidad, Valoracin de

Rendimientos, Tcnicas Proyectivas, entre otros.
100
10. CONCLUSIONES
La empresa Hierros HB S.A. ha estado presente hace muchos aos en el

mercado de materiales para la construccin. Al ahondar en su historia se
conocen el inicio de sus labores en la ciudad de Pereira y al actualizar la
informacin pertinente a la misma, se puede vislumbrar su crecimiento con
la presencia de tres sucursales en el pas, ubicadas en las ciudades de
Pereira, Cali y Bogot. En el momento se estn adelantando gestiones
para iniciar una nueva sucursal en la ciudad de Medelln.
No establecimiento de planeacin estratgica: misin, visin, objetivos

institucionales, por lo que se hizo necesario plantear un diseo de los
tems antes mencionados debido a la importancia de estos para la
identificacin y establecimiento de estrategias que conlleven al logro de
los objetivos organizacionales.
El desconocimiento por parte de algunos empleados de la persona a quien

debe rendir sus reportes y resultados, tiene como origen el no contar con
el organigrama de la empresa, elemento que permite establecer los
cargos, jerarquas y conocer el direccionamiento del flujo de la
informacin. Para dar solucin a este faltante, se elabor un Organigrama
Actual con la informacin obtenida y suministrada por los colaboradores
de la empresa, de igual manera se disearon dos Organigramas
propuestos, los cuales fueron puestos a consideracin de las directivas de
la compaa.
Se desarrollaron actividades de sensibilizacin y socializacin de los

objetivos organizacionales y planeacin estratgica, debido a la gran
importancia de que estos fueran del entero conocimiento de los
101
integrantes de la compaa. Para ello se formaron grupos que permitieran

una mejor interaccin, entrega y comprensin de la informacin,
programacin y divulgacin de las actividades, y utilizacin de medios
audiovisuales y fsicos.
Hay colaboradores que no identifican bien las labores para las cuales
fueron contratados (desconocen en forma concreta cuales son estas), o
por el contrario consideran que realizan actividades para las cuales no
fueron contratados. El anlisis de los cargos existentes permite conocer
las actividades desarrolladas en cada uno de los cargos, establecer el
nivel de responsabilidad y compromiso y si es necesario efectuar una
redistribucin de las funciones, procesos y procedimientos adelantados en
la organizacin.
La descripcin detallada y secuencial las actividades desarrolladas por los

colaboradores de la organizacin facilita la estandarizacin de las mismas,
al establecer la manera correcta en la que estas deben ser llevadas a
cabo se puede lograr la optimizacin de los resultados.
El manual de funciones, procesos y procedimientos es la herramienta gua

necesaria para la administracin del talento humano vinculado a las
empresas puesto que contiene la descripcin ordenada y estndar de las
diferentes actividades inherentes a cada uno de los cargos desarrollados
al interior de la organizacin. Adicionalmente es de gran importancia en
los procesos de seleccin de personal y entrenamiento de los nuevos
colaboradores de la compaa.
Prevalencia del modelo autocrtico: quien tiene el poder impone sus ideas
y da las rdenes. Autoritarismo y toma de decisiones realizadas por una
sola persona (gerente). Inconsistente manejo de personal: no se sabe en
realidad quien lo maneja. No establecimiento adecuado de las funciones y
falta de delegacin de autoridad y autonoma que permita y facilite la toma
de decisiones.
102
Reglamento interno: existe solo en papeles, no es aplicado ni conocido por

todos los empleados de la compaa.
Falta del programa de salud ocupacional: se realiz una aproximacin

pero en estos momentos no se encuentra instaurado o aplicado. Fallas en
trminos de seguridad tanto para los empleados como para la mercanca
que se maneja y los vehculos.
Falta
de
proceso
de
seleccin
de
personal,
programacin
de
capacitaciones, etc.
Desconocimiento de temas logsticos, almacenamiento y productos por

parte del Jefe de Bodega, lo que ha dado origen a las continuas fallas en
la programacin de las entregas a los clientes y el malestar y hasta la
perdida de estos ltimos.
Empleados con funciones similares:

Jefe de Bodega y su asistente, este ltimo es quien en realidad

ejecuta las funciones del Jefe de Bodega y es ms aceptado
entre los Auxiliares.
Subgerente y Director Comercial: sus funciones se enfocan

hacia el rea comercial.
El ambiente hasta ahora observado en la empresa permite vislumbrar un

alto nivel de estrs y desmotivacin entre los empleados de las diferentes
reas, presentndose mayores conflictos en la relacin entre Jefe de
Bodega y Auxiliares ante la presencia de factores que dejan ver una
actitud y la instauracin del tipo de mando o modelo autocrtico ya que las
disposiciones o decisiones del Jefe de Bodega deben ser acatadas y
obedecidas por los empleados. Las continuas amenazas de despido
repercuten considerablemente de manera negativa en el ambiente de la
empresa.
103
No se aportan soluciones concretas y oportunas que permitan direccionar

las acciones que deben desarrollar los empleados para dar solucin a los
inconvenientes presentados, esto adems se debe a la falta de caminos o
mecanismos
que
permitan
la
comunicacin
entre
los
diferentes
componentes de la organizacin.
El factor motivacin del empleado no aparece, todo redunda y solo se

enfoca haca la generacin de utilidades y productividad. La preocupacin
por la persona no prima, al parecer hoy en da podemos encontrar,
aunque sea difcil de creer y de acuerdo a los cambios de los ltimos
tiempos en cuanto al concepto del recurso humano, compaas que
consideran a su fuerza de trabajo como mquinas que deben rendir y
cumplir con los resultados esperados, dejando de lado su carcter
humano y todo lo que ello implica para el desarrollo no solo de la vida sino
de una sociedad mejor.
Prevalencia del inters por los resultados en trminos monetarios

(utilidades) y no preocupacin por el diseo de los medios o estrategias
para alcanzarlos. Los intereses y objetivos de la empresa se enfocan
haca la generacin de utilidades buscando solo el beneficio de la
empresa y direccionando las estrategias planteadas hacia la consecucin
de este y no en pro del beneficio tanto para la empresa como para sus
colaboradores que conllevara a la obtencin de mejores resultados.
A pesar que la empresa ha crecido en los ltimos aos y que cuenta con
estabilidad y reconocimiento a nivel nacional, la actitud, la poca
flexibilidad, el no valorar el recurso humano, apata ante el cambio por
parte de los directivos no ha permitido un avance ms importante y un
nivel de competitividad mejor.
104
No se aprovecha el potencial y talento de las personas de la empresa,

pues no se cuenta con el espacio para el estudio y aceptacin de las ideas
o proyectos innovadores diseados por los colaboradores, a pesar de que
son escuchadas (ante la continua insistencia) todo se queda as,
desmotivando y generando en los empleados la actitud de cumplir solo
con las funciones asignadas y no desarrollar medios que faciliten o
mejoren los procesos y condiciones a las que se exponen en la empresa y
que redundaran en el bienestar general.
Desde el punto de vista como estudiante y al estar en contacto con

algunos profesionales dentro de la empresa, se aprecia que las
consideraciones anteriores son directamente aplicadas por estos, no
pudiendo precisar si estos comportamientos hacen parte de su formacin
o se debe a la poca flexibilidad y limitantes a los que se encuentran
expuestos en la empresa para el desarrollo de su labor.
105
11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
LLAMADAS.
El servicio de contestador automtico permite que se de una atencin ms

rpida y precisa a la persona que se est comunicando, disminuyendo el
tiempo de espera
y haciendo que el personal pierda menos tiempo y
disminuya el ruido generado por el timbre del telfono.
DISEO Y DISTRIBUCIN DE PUESTOS DE TRABAJO.
Algunos cargos deben contar con puestos de trabajo con ms privacidad

debido a las funciones que deben realizar y no estar expuestos al acceso
de todo el personal principalmente el rea comercial: ventas, subgerencia,
direccin comercial, direccin de cartera y caja.
La caja debe contar con un recinto que le permita mayor privacidad, al

igual que con una registradora que facilite la manipulacin del dinero.
Desarrollar un diseo para los puestos de trabajo que permita su fcil

comunicacin con los dems reas.
106
SALUD OCUPACIONAL.
Desarrollar y poner en marcha el programa de salud ocupacional.
Trabajar de manera conjunta y contando con la colaboracin de las

entidades de salud en la programacin de actividades que permitan
mejorar las condiciones ambientales y de seguridad de los colaboradores
de la empresa.
COMUNICACIN.
Suministrar a todos los integrantes de la compaa las directrices o camino

a seguir para que la comunicacin sea efectiva.
Fortalecer
la
comunicacin
para
brindar
rpida
solucin
los
inconvenientes que tengan lugar en el desempeo de las tareas.
Dar a conocer a los miembros de la empresa los lineamientos y pautas o

pasos a seguir ante el trmite interno de diversas acciones, consulta y/o
manejo de la informacin.
107
RECURSO HUMANO.
Asignar a una persona las funciones relacionadas con el manejo de

personal.
Entender que el personal es la parte fundamental de la empresa y a travs

de la cual es posible dar cumplimiento y alcance a los objetivos
organizacionales.
Disear e implementar un proceso de seleccin de personal que permita

identificar las fortalezas y capacidades de los aspirantes a vincularse a la
empresa.
Actualizacin constante en temas referentes al manejo del recurso

humano.
Reconocer los logros y el aporte de cada uno de los integrantes de la

compaa a fin de se cree y se recuerde a los empleados la importancia
que representa para la compaa.
Adelantar procesos de sensibilizacin y sociabilizacin de los objetivos

empresariales a todos los integrantes de la compaa.
Incentivar y motivar a los empleados para que no solo se comprometan

con el cumplimiento de sus labores sino que de verdad se sientan
cmodos y ejecuten sus funciones de la mejor forma.
Crear un ambiente y una cultura organizacional donde prime el respeto y

buen trato hacia y entre todos los integrantes de la empresa.
108
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
Entregar una copia y asegurar que todos los miembros de la empresa

conozcan claramente el reglamento interno del trabajo y las disposiciones
en l contenidas.
Realizar una revisin y actualizacin del reglamento.
Consultar el reglamento interno de trabajo para la aplicacin de la

normatividad cuando los eventos as lo requieran.
LOGSTICA.
Buscar y contratar una persona que cuente con los conocimientos y la

experiencia para hacer nfasis en la coordinacin logstica de las
actividades relacionadas con despacho, bodega y envo de mercanca a
los clientes.
Programar la capacitacin del personal existente en temas logsticos.
Aplicar las normas establecidas para el almacenamiento de los productos

en bodega y las zonas determinadas para la movilizacin y circulacin de
productos y personal.
Establecer las posibles soluciones a ejecutar ante el surgimiento de

inconvenientes.
109
MANTENIMIENTO DE VEHCULOS, MAQUINARIA Y EQUIPO.
Prestar mayor atencin a los empleados cuando reporten las fallas.
Programar mantenimientos preventivos de los vehculos, maquinaria y

equipo a fin de que no se deba llegar al extremo de que ocurra un dao
mayor que afecte no solo la distribucin de los productos sino las finanzas
de la compaa.
Escuchar y analizar las propuestas de los colaboradores a fin de

aprovechar el potencial, experiencia y punto de vista de las personas que
estn directamente relacionadas con las actividades operativas.
PROGRAMACIN DE LAS HORAS EXTRAS DEL PERSONAL DE

BODEGA.
Concertar, consultar o solicitar con antelacin
la colaboracin de los
Auxiliares en ejecucin de actividades que deben desarrollarse en horas

extras a fin de establecer con que personal es posible contar para realizar
la programacin de las mismas.
110
CRDITO A CLIENTES.
Solicitar y concienciar a los Asesores Comerciales y a los clientes

potenciales de la necesidad de la entrega completa de la documentacin
requerida para realizar el estudio de crdito.
Ante la solicitud de ampliacin de cupo de crdito para los clientes

existentes se hace indispensable conocer la situacin financiera actual de
la persona o empresa a fin de analizar y determinar la conveniencia para
la compaa.
Solicitar RUT (Registro nico Tributario) a los clientes.
EVALUACIN DEL DESEMPEO (COMPETENCIAS EMPRESARIALES).

Disear e implementar la evaluacin de desempeo para analizar las
competencias empresariales de los integrantes de la organizacin.
Evaluar el alcance y los resultados obtenidos en las diversas reas por

cada una de las personas a ellas vinculadas para de esta forma identificar
las falencias y/o fallas y as poder disear estrategias dirigidas a la
correccin o minimizacin de las mismas.
Determinar las necesidades de capacitacin en temas inherentes al cargo,

actualizacin de la normatividad y procesos, etc. en pro del fortalecimiento
de las capacidades de los colaboradores.
111
ALGUNAS MS
Dar aplicabilidad a las sugerencias y manual desarrollado con el objetivo

de estandarizar los procesos en beneficio tanto de la empresa como de
sus integrantes.
Otorgar a las personas la autonoma y autoridad inherente para el

desarrollo de su cargo, pero controlando que esta ltima no sea excedida.
Programar y brindar espacios para las capacitaciones.
Considerar un poco de flexibilidad en el horario aprobado para gastos de

alimentacin, para casos justificados, que en la actualidad se encuentra
limitado al ingreso del personal a laborar a las 6 a.m., debido a que no
siempre se ingresa a esa hora, pero en ocasiones los viajes largos y los
inconvenientes que se presentan en carretera y en las entregas causan
que se deba trabajar hasta altas horas de la noche.
Crear mecanismos que incentiven a los colaboradores y que conlleven al

logro de los objetivos organizacionales de un manera ms eficiente.
Desarrollar un rea logstica desde donde se coordinen las actividades
inherentes a la distribucin, ingreso, almacenamiento y salida de la
mercanca.
Fomentar polticas de dialogo y manejo de estrs.
Revisar el reglamento interno de trabajo para analizar su contenido y si es

necesario realizar ajustes o modificaciones.
112
Publicar en un sitio visible dentro de las instalaciones de la empresa la

informacin concerniente a la misin, visin, polticas, organigrama y
reglamento interno a fin de que su contenido sea ampliamente conocido
por todos los integrantes de la empresa y se cree en ellos un mayor
sentido de pertenencia y compromiso.
Sealizar en las reas de bodega los espacios y pasillos para la

movilizacin y circulacin de personal.
Un factor clave muy importante para el logro de los objetivos

organizacionales es el contar con la colaboracin, apoyo y compromiso de
todos sus integrantes.
Evaluar el desempeo del cargo a partir de la identificacin de las

competencias
organizacionales
es
un
factor
que
permite
la
retroalimentacin y el anlisis de la manera como los colaboradores estn

enfrentando los inconvenientes, alcanzando los objetivos y conocer el
camino que para ello han tomado.
Las
competencias
organizacionales
permiten
evaluar
adems
caractersticas de la persona y determinar algunas condiciones o

capacidades para enfrentar problemas, trabajar en equipo, etc.
Desarrollar la planeacin estratgica para que sea posible visionar o

establecer los mecanismos que conllevarn al logro de los objetivos
planteados.
113
12. BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, Adalberto. Introduccin a la Teora General de la

Administracin. Editorial Mc. Graw- Hill. Quinta edicin,1992.
GRUPO
DE
INVESTIGACIN
DESARROLLO
HUMANO
ORGANIZACIONAL. Administracin por Resultados. Un enfoque

terico
prctico
para
organizaciones
cambiantes.
Facultad
de
Ingeniera Industrial. Universidad Tecnolgica de Pereira, 2004.
SLACK, Nigel et al. Administracin de Operaciones. 2 ed. Mxico :

Continental, 1999. 863P
ROBBINS,
Stephen
De
CENZO,
David.
Fundamentos
de
Administracin : Conceptos y aplicaciones. Mxico : Prentice Hall,

1996. 485P
MARN, Lucas.
Sociologa para la empresa.
Graw Hill, 1994. 436P
114
Madrid, Espaa : Mc
13. ANEXOS
ANEXO A: DIAGRAMAS DE FLUJO

INDICE DIAGRAMAS DE FLUJO
Pg
COMPRA
Determinar productos a comprar
Pedido de mercanca a proveedores
119
119
120
121
RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA

Recepcin de facturas o remisiones
Descargue, ingreso y almacenamiento
Reporte y verificacin de los productos recibidos
Sistematizacin del ingreso de producto(s)
Revisin del ingreso de mercanca al sistema
Ajustes al inventario
122
122
123
125
126
127
128
FIJACIN DEL PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS

Establecimiento del precio de venta
Cambio de precio
Fijar precio de negociacin y descuentos
129
129
130
131
PAGO A PROVEEDORES
Recepcin y archivo de las de compra de mercanca
Programacin del pago a proveedores
Efectuar el pago a proveedores
132
132
133
135
VENTA
Programar visita al cliente
Visita obra
Atencin de mostrador (venta de contado)
Consulta disponibilidad de los productos
Asesora Tcnica
Cotizacin de productos para clientes
Seguimiento de las cotizaciones
Pedido
Facturacin o remisin de mercanca
Seguimiento del pedido
138
138
139
140
141
142
143
144
145
147
152
115
METAS DE VENTA
Generacin informe de ventas
Revisin estadsticas de ventas
Fijacin meta de ventas
Seguimiento meta de ventas
153
153
154
155
156
COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida
Entrega de listado de cartera
Cobro
Recaudo
Seguimiento del estado de cobro y recaudo
Ajuste de cartera al cliente
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes
Generacin de listados de cartera
157
157
158
159
160
161
162
163
165
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA

Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega
Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar
Planeacin del cargue del vehculo
Alistar la mercanca a despachar
Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente
Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida
Transporte de la mercanca
Descargar mercanca en obra o ferretera
Entregar factura al cliente
166
166
168
169
170
171
172
173
174
175
DEVOLUCIN EN VENTAS
176
176
CRDITO A CLIENTES
Solicitar y recibir documentacin para crdito
Estudio de crdito
Crear cliente
179
179
180
181
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO

Inventario fsico de los productos de bodega
Codificacin de productos
Elaboracin y entrega de notas
Facturacin de remisiones
Traslado de mercanca
Liquidacin de fletes
182
182
184
185
186
187
188
AUTORIZACIONES
189
116
COMUNICACIN CON PROVEEDORES

Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas
Tramitar asesora muy especializada para clientes
190
190
191
GESTIN CONTABLE
Consulta de saldo en bancos
Registro de consignaciones
Cuadre y revisin de la caja
Reembolso de caja menor
Conciliacin bancaria
Ajuste de cuentas con clientes y proveedores
Revisin de la cartera de la empresa
Cancelacin de anticipos de clientes
Manejo de informacin contable y general de las sucursales
Control de costos de inventario
Documentacin e informes requeridos por entidades estatales
192
192
193
194
195
197
199
200
201
202
203
204
NMINA
Liquidacin de nmina
Pago de nmina
Pago de parafiscales
Liquidacin de vacaciones
Interfase de Nmina
208
208
210
211
212
213
MANEJO DE CAJA
Cuadre de caja
Manejo del dinero en caja
Administrar la caja menor
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja
Cheques devueltos
Recepcin pago del cliente
214
214
215
216
217
219
220
221
SALUD OCUPACIONAL
Dotacin elementos de proteccin personal
Cotizacin y seleccin del proveedor
Recepcin y entrega de elementos
Dotacin de uniformes
Dotacin Botiqun
222
222
223
224
225
226
ACCIDENTE DE TRABAJO
Reportar accidente de trabajo
Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo
227
227
228
117
Registrar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo

Tramitar liquidacin de la incapacidad
229
230
GESTIN DEL RECURSO HUMANO

Seleccin de personal
Afiliaciones y contrato de trabajo
Induccin
Liquidacin contrato de trabajo
Asesora y capacitacin del equipo humano
Vacaciones
231
231
232
235
235
236
237
MENSAJERA
Pagos y consignaciones en bancos
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes
Entrega de documentos a clientes
Solicitar y entregar documentacin en entidades
Compras eventuales de oficina
238
238
239
241
242
243
MANEJO DE ARCHIVO
Archivo de documentos
Prstamo de documentos
244
244
245
SERVICIOS GENERALES
Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera
Servicio de cafetera
Aseo rea de oficinas
Oficios varios
246
246
246
247
247
118
PROCESO: COMPRA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR PRODUCTOS A COMPRAR
INICIO

stocks de mercanca
las ventas efectuadas
Revisar o chequear la
informacin


productos
NO
Producto de
alta rotacin?
Redefinir
punto de
reorden
SI
reorden
Compra el
producto?
NO
SI
Establecer cantidad a comprar
FIN
119
Esperar
alcanzar punto
de reorden
PROCEDIMIENTO: SELECCIN DEL PROVEEDOR
INICIO
Consultar proveedores de
los productos
Establecer contacto con el

proveedor
SI
Proveedor
conocido
(antiguo)?
NO
Posee certificado
de calidad?
SI
Solicitar informacin
de precio de
productos
Analizar la
informacin y
opciones ofrecidas
Consultar polticas de
compras
Escoger la mejor opcin
Iniciar negociacin
FIN
120
NO
Finalizar
comunicacin
PROCEDIMIENTO: PEDIDO DE MERCANCA A PROVEEDORES
INICIO
Diligenciar borrador carta de

pedido
Elaboracin o correccin
carta de pedido
Recibir y revisar carta
Verificar informacin
contenida en la carta
(elaboracin, producto y
cantidad)
NO
Carta
aprobada?
SI
Autorizar el envo de la
carta de pedido va fax
Enviar la carta
Asegurarse que la carta

haya sido recibida y
confirmada
Reportar el envo de la carta
FIN
121
Solicitar
cambios y
ajustes
PROCESO: RECEPCIN DE MERCANCA COMPRADA

PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS O REMISIONES
INICIO
Llegada de los camiones de

los proveedores
Recibir las facturas o

remisiones de la mercanca
Consultar el documento e
identificar producto(s)
Determinar a que bodega

llevar el producto
Coordinar el ingreso de los

productos
Anotar las referencias de los

productos en un papel
Entregar a Auxiliar de
Bodega anotacin de la
mercanca a recibir
FIN
122
PROCEDIMIENTO:DESCARGUE, INGRESO Y ALMACENAMIENTO
INICIO
Recibir de Jefe de Bodega
anotacin en un papel de las
referencias de los productos
Identificar tipo de producto y

sitio de almacenamiento
Establecer mecanismo de
descargue
SI
NO
Puente gra o
montacargas?
Descargue manual
SI
Empleado del
proveedor?
Indicar sitio de
almacenamiento
NO
Coordinar labor
con Auxiliares
de Bodega
Supervisar labor
Tomar la mercanca
Bajar los productos del

vehculo
Transportar la mercanca
desde el vehculo hasta el
interior de la bodega
123
1
Confirmar sitio de
almacenamiento
NO
SI
Sitio
correcto?
Establecer lugar
indicado
Ir contando y/o marcando

con pintura la mercanca
ingresada a bodega
Descargar la mercanca en
el sitio de almacenamiento
Arrumar o colocar los

productos en estibas o
burros
Verificar almacenamiento de
los productos
SI
NO
Est bien?
Mover o ubicar
los productos
Descargue
completo?
SI
Anotar cantidad de
productos ingresados
Reportar el ingreso de la
mercanca
FIN
124
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS RECIBIDOS
INICIO
Consultar anotacin de productos

y cantidades ingresados
Informar verbalmente referencias y

cantidades almacenadas
Confrontar la informacin
reportada con la registrada en la
factura o remisin
SI
Coinciden
productos y
cantidades?
NO
Recontar la
mercanca
Revalidar la
informacin
Sigue
presentndose
diferencia?
SI
Establecer las
diferencias
Hacer nota
manual
Anotar mercanca en el
cuaderno de entrada de bodega
Entregar facturas o remisiones y

observaciones a Inventario
FIN
125
NO
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE PRODUCTO(S)
INICIO
Recibir facturas, remisiones

y observaciones
Consultar la carta de pedido

de mercanca
Verificar la concordancia de
material recibido y solicitado
Armar paquete de factura y

remisin
Ingresar al software
Consultar factura o remisin

y nota
Digitar la informacin de los

productos
Cotejar el ingreso de los

productos
Ingreso
correcto?
SI
Anotar informacin de la
mercanca en el
cuaderno de entrada
FIN
126
NO
Realizar cambio
de cdigo,
proveedor, etc.
PROCEDIMIENTO: REVISIN INGRESO DE MERCANCA AL SISTEMA
INICIO
Recibir las facturas,

remisiones y notas
Consultar documento
enviado por los
proveedores, notas y
cuaderno de entrada
Consultar inventario del

sistema
Revisar notas de entrada
(producto y cantidad)
SI
Requiere
ajuste?
NO
Realizar los
ajustes
Cargar la entrada de
productos a inventario en el
sistema
FIN
127
PROCEDIMIENTO: REALIZAR AJUSTES
INICIO
Recibir nota o peticin
Identificar tipo de ajuste
SI
NO
Error de
ingreso?
SI
NO
General?
Reprocesar
informacin
SI
Calcular cuantas
unidades se
pueden sacar del
producto
Informar a la persona
solicitante
Imprimir los ajustes
Revisar los documentos

de ajuste
Entregar copia de los

ajustes a Contabilidad
Archivar documentos de
ajuste
128
FIN
NO
Corte?
Convertir
paquete de
producto a
cantidad menor
SI
Analizar
conveniencia
o facilidad
Cambio de
producto?
NO
PROCESO: FIJACIN DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS

PROCEDIMIENTO: ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE VENTA DE LOS PRODUCTOS
INICIO
Consultar lista de costo de

compra
Revisar y analizar la
informacin
Calcular precio de venta
Verificar margen de ganancia

(10% a 12%)
Se cumple el
margen?
NO
SI
Conocer precio de la
competencia
Determinar precio de venta

del producto
Consultar precio de venta

anterior
NO
SI
El precio
difiere?
Autorizar cambio
de precio
Cambiar precio al
producto
Imprimir listado de precios
129
FIN
PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE PRECIO AL PRODUCTO
INICIO
Recibir peticin de cambio de

precio del producto(s)
Consultar tems y ubicar

producto en pantalla
Confirmar informacin
NO
Es el
producto?
SI
Relacionar tem y nuevo

precio
Cambiar el precio
Actualizar y guardar los

cambios efectuados
Salir del software
Consultar producto y precio
Revisin y autorizacin del

cambio
NO
Cambio el
precio?
SI
Entregar listado a integrantes

del rea Comercial
FIN
Imprimir listado
130
PROCEDIMIENTO: FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y DESCUENTOS
INICIO
Recibir lista de costos de

los productos
Revisar y analizar la
informacin
Consultar precio de venta

establecido
Calcular precio mnimo

de venta y descuento
Verificar margen de
ganancia mnimo (8%)
Cumple
margen?
NO
SI
Fijar polticas de descuento
Establecer precio mnimo de

negociacin y descuento
Reunin rea Comercial
FIN
131
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ARCHIVO DE FACTURAS DE COMPRA DE MERCANCA
INICIO
Recibir las facturas enviadas

por los proveedores
Consultar y revisar las

facturas
Establecer fecha de pago
Sealar fecha de pago y

descuentos (si los ofrece)
SI
NO
Pronto pago?
Ubicar facturas
en carpeta o lugar
de fcil alcance y
prximo al sitio de
trabajo
Archivar facturas
FIN
132
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Seleccionar del acorden
(archivador) las facturas que
deben pagarse en la semana
Consultar diariamente las

facturas adeudadas a los
proveedores
SI
La factura
tiene
abonos?
NO
Calcular saldo
adeudado
SI
NO
Descuentos?
Efectuar el clculo
de los descuentos
Relacionar proveedores por

fecha y prioridad de pago,
valor y descuento
Elaborar informe de
proveedores a quien se
adeuda y el saldo
Totalizar los pagos
133
1
Consultar saldo en bancos
Entregar lista de
proveedores a pagar e
informe de saldo en los
bancos a Gerente
Determinar a que proveedor
pagar y la cuanta
SI
NO
Cancelacin
total?
Establecer cuanta a
abonar
Tomar la factura
correspondiente al
proveedor autorizado para
pago
FIN
134
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
INICIO
Consultar la factura
Establecer el valor adeudado
NO
SI
Abono a la
deuda?
Fotocopiar la factura
Cancelar la deuda en
su totalidad
Colocar sello de abono

en la factura original y
anexar copia del abono
Archivar factura
Elaborar comprobante de
egreso, adicionando el # de la
factura que se est cancelando
y el valor del descuento (si lo
hubo)
Establecer forma de pago
NO
SI
Cheque?
Efectuar pago en efectivo
Determinar al banco por

el que se puede girar la
cantidad adeudada
Pasar factura a Auxiliar

de Nmina o General
Pasar factura del

proveedor a Auxiliar de
Nmina o General y
solicitar la elaboracin
del cheque del banco
establecido
Verificar el valor y la
cuenta a donde se
est llevando
135
Pasar a Cajera la
factura a cancelar
Anotar en el cuaderno
del banco # del cheque
Enviar a pagar o
consignar a cuenta del
proveedor
Elaborar cheque
Recibir los cheques

diligenciados
Verificar el banco y el
valor que debe
contener el cheque
NO
Aprobado?
Anular
cheque
SI
Colocar sello para firmas

(2 de 3 firmas)
Pasar a Gerente para

obtener firma
Recibir cheques firmados
Firmar cheques
Remitir cheques a
Cajera
Recibir autorizacin de
consignacin de Auxiliar
Contable y cheques
elaborados
Diligenciar consignacin a
nombre del proveedor
3
136
Anotar la
observacin
en el
cuaderno de
bancos
Revisar cheques y firmar si

es necesario
Enviar cheque a proveedor o

consignar en efectivo o
cheque
Entregar consignaciones y
cheques a mensajero para
su tramitacin en el banco
respectivo
Recibir llamada del banco
Confirmar firma y valor del

cheque
Autorizar el cheque
NO
Cancelacin de
varias facturas a a
un proveedor?
SI
Solicitar elaboracin
de carta de pago a
Auxiliar General
Elaborar Carta de
pago relacionando las
facturas canceladas
Enviar carta de pago a

proveedor va fax
Archivar facturas y
documentos de respaldo del
pago efectuado
FIN
137
PROCESO: VENTAS
PROCEDIMIENTO: PROGRAMAR VISITA AL CLIENTE
INICIO
Elegir sector o poblacin

objetivo
Armar plan de trabajo
SI
Visita fuera
de la ciudad?
Determinar nmero
de das
NO
Programar Visita
local
Solicitar autorizacin
salida de la empresa
Autorizacin del Plan de

Trabajo (visitas)
FIN
138
PROCEDIMIENTO: VISITA A LOS CLIENTES

INICIO
Desplazarse a la zona o
lugar determinado
Visita fuera
de la ciudad?
Iniciar viaje entre las
6:30 y 7 de la maana
NO
Salir de la empresa a
mitad de la maana
SI
Cliente
antiguo?
Buscar persona que

pueda tomar
decisin de compra
Recordar al cliente
los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa
Identificarse con
nombre propio y de
la empresa
Brindar informacin
de los productos y
servicios ofrecidos
por la empresa
Obtener informacin de
productos necesitados
Tomar datos del cliente
Cotizar productos
SI
Realizar
pedido?
Anotar productos
y cantidades
NO
Ponerse a disposicin
del cliente
Diligenciar Planilla de Visita
139
FIN
PROCEDIMIENTO: ATENCIN DE MOSTRADOR (VENTA DE CONTADO)

INICIO
Recibir visita del cliente
Entablar comunicacin
Determinar que
productos requiere
Consultar disponibilidad
del producto(s)
NO
Productos
disponibles?
SI
Cotizar producto
Informar al
cliente
Informar el valor
al cliente
SI
Algo ms?
NO
NO
Efectuar la
compra?
SI
Facturar o
remisionar
Entregar factura o
remisin al cliente
Indicar ubicacin de
caja (para pago) y de
despacho (para
entrega de productos)
140
FIN
PROCEDIMIENTO: CONSULTA DE DISPONIBILDAD DE LOS PRODUCTOS
INICIO
Establecer ubicacin del

Asesor Comercial
SI
NO
Est en la
empresa?
Ingresar al
software
Comunicarse a la
empresa
Consultar los
requerimientos del
cliente
Indagar por la
existencia del
producto(s)
Consultar lista de precios
Confrontar informacin del

sistema con la de la lista de
precios
SI
Productos
disponibles en
bodega?
NO
Productos
disponibles en
otra sucursal?
SI
Establecer cantidad existente
FIN
141
NO
Informar al
cliente
PROCEDIMIENTO: ASESORA TCNICA

INICIO
Definir tipo de obra para la

que el cliente requiere el
material
Determinar clase de asesora
SI
NO
Asesora
Bsica?
SI
Establecer los
productos que
ms se ajustan
a la necesidad
del cliente
Describir las
especificaciones
del material
Explicar al
cliente las
ventajas del
producto(s)
Solicitar
colaboracin a la
Ingeniera Civil de
la empresa
Realizar estudio
de los
requerimientos
del cliente y/o
planos de la obra
Indicar el
producto(s) que
se ajusta(n) a la
obra
Efectuar
despiece del
producto
Interpretar
cartilla
Establecer satisfaccin de la
necesidad del cliente
142
FIN
Asesora
especializada?
NO
Tramitar asesora
muy
especializada con
el proveedor
idneo
Acompaar la
asesora
PROCEDIMIENTO: COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA CLIENTES
INICIO
Estudiar nota de los

productos requeridos
por el cliente
Consultar lista de
precios y descuentos
Calcular valor del

producto(s)
SI
Requiere
informe
escrito?
NO
Diligenciar formato de
cotizacin del sistema o
personalizado
referenciando producto,
cantidad y valor
Informar al cliente
telefnicamente o en
persona
Imprimir cotizacin
Enviar documento va
fax o entregar
personalmente (oficina u
obra del cliente)
FIN
143
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES
INICIO
Comunicarse con el cliente
Determinar consideracin
sobre la cotizacin
SI
Realizar
pedido?
Tomar datos del

pedido
NO
Establecer razn
Conocer de otras
cotizaciones
Consultar precios
y descuentos
lmites para la
mercanca
Es posible
recotizar?
NO
Ponerse a
disposicin
del cliente
FIN
144
SI
Cotizar
nuevamente
PROCEDIMIENTO: PEDIDO
INICIO
Tomar datos del producto y

cliente
Consultar disponibilidad y
existencia de mercanca en
bodega
pedido con datos del cliente
y clculos efectuados
Revisar que los datos estn

completos y correctos
NO
Realizar
correcciones
NO
Informar al
cliente
Est bien?
SI
Solicitar autorizacin de
Cartera y Comercial
Aprobado?
SI
Pasar formato de pedido a

despacho
145
Solicitar programacin de la
entrega de pedido
SI
Mercanca
existente en
el sistema?
NO
Facturar pedido
Remisionar
pedido
Informar al cliente la fecha de

entrega de la mercanca
Realizar seguimiento al despacho
FIN
146
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE MERCANCA

INICIO
Calcular valor total de la venta
Revisar # de factura para no
saltar consecutivo
Establecer tipo de venta
SI
NO
Contado?
SI
Crdito?
Facturacin
Contado
Facturacin
Crdito
Con anticipo
Verificar concordancia de
precio y descuento
NO
Es correcto?
Corregir
SI
Buscar dispositivo de salida
Imprimir factura
Corroborar datos de la factura
SI
Error en
facturacin?
Anular factura
NO
Entregar factura
al cliente
147
FIN
NO
PROCEDIMIENTO: ANULACIN DE FACTURA
INICIO
Recibir peticin de Cajera o

Asesor Comercial junto con la
factura a anular
SI
NO
Factura venta
de contado?
Revisar que la factura se

encuentre completa (4
hojas) y que no tenga
sello de entregado

encuentre completa (3
hojas) y que no tenga
sello de entregado
Analizar las facturas y la

anotacin de la observacin
de la razn de la anulacin
Confirmar la apreciacin de
la observacin
Ingresar al sistema para

efectuar la anulacin
Habilitar la factura (ingresar

a la factura con su #)
Recorrer la factura
Adicionar a la factura la
observacin de la anulacin
y la razn de la misma
Colocar sello de anulada a

la factura fsica
Archivar las facturas

anuladas
148
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CONTADO
INICIO
Consultar existencia del

cliente en el sistema
SI
NO
Existe?
al cliente
Digitar informacin
en el sistema
Confirmar datos
Datos
correctos?
NO
Efectuar
modificaciones
SI
Anexar la informacin de la
mercanca (referencia,
cantidad y valor)
NO
SI
Compra
representativa?
Grabar informacin
del cliente en el
sistema
Revisar # factura
confrontando con el sistema
FIN
149
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN CRDITO

INICIO
Consultar formato de pedido
Digitar informacin de pedido
Verificar los datos del cliente

y del pedido
Datos
correctos?
NO
SI
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE ANTICIPO DE PAGO

INICIO
Solicitar revisin y autorizacin

comercial y cartera
Elaborar formato de pedido

proforma describiendo
detalladamente los artculos,
cantidad, precio y datos del
cliente
Digitar informacin del cliente
y productos comprados
Solicitar revisin y autorizacin

comercial y cartera
Realizar facturacin parcial

a un (1) da
FIN
150
Corregir
datos
PROCEDIMIENTO: REMISIN DE MERCANCA
INICIO
Tomar pedido de producto y

cantidad
Solicitar a Auxiliar de
Inventario la elaboracin de la
remisin facilitndole la
informacin del cliente,
producto y cantidad
Elaborar remisin de
mercanca diligenciando
formato del sistema
Verificar consecutividad de
la remisin
Imprimir remisin (4 hojas)
Relacionar la remisin en el
cuaderno de remisiones,
llenando las dos primeras
casillas (# remisin, nombre
del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Archivar una copia de la
remisin y entregar las
dems a Asesor Comercial
Recibir remisin y entregar

al cliente
FIN
151
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL PEDIDO
INICIO
Consultar compras de los

clientes
Consultar con despacho

fecha de entrega de la
mercanca al cliente
Establecer etapa del despacho
NO
SI
Ya se realiz
entrega?
Comunicarse o
recibir llamada
del cliente
Comunicarse
con el cliente
SI
Informar al
cliente etapa del
despacho
Determinar tipo
de inconveniente
Ayudar a resolver
o participar en la
solucin
Establecer satisfaccin del

cliente
FIN
152
Alguna
observacin?
NO
PROCESO: METAS DE VENTAS

PROCEDIMIENTO: GENERACIN INFORME DE VENTAS
INICIO
Ingresar al sistema
Verificar que el personal de

ventas no se encuentre
utilizando el sistema
Diligenciar y adicionar datos

requeridos
Consultar informacin
general de las ventas
Establecer frecuencia de
presentacin
SI
NO
Informe
diario?
Seleccionar datos
de ventas
Acumulada del da y
acumulada del mes
hasta la fecha
Seleccionar ventas
por vendedor,
cliente, lnea, costo
y acumulada del
mes
Verificar la informacin
Informacin
correcta?
SI
Imprimir listados de ventas
FIN
153
NO
PROCEDIMIENTO: REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
INICIO
Recepcin informe de ventas
Analizar las estadsticas

de ventas
Determinar la rotacin
de los productos
1
Resaltar o sealar los

datos ms relevantes
SI
Se lograron
las metas?
Confrontar y verificar la
informacin impresa con la
registrada en el sistema
Informacin
correcta?
NO
NO
Establecer
razones
Replantear
estrategias
Establecer las
diferencias y la
razn de estas
SI
Consolidar la informacin
Conocer las estrategias
desarrolladas
Tomar nota de las ventas

totales
Estudiar y analizar los

logros alcanzados
Informar a Gerencia el nivel

de ventas logrados
Determinar alcance de las

estrategias
FIN
154
PROCEDIMIENTO: FIJACIN META DE VENTAS
INICIO
Revisin de la informacin
de ventas del mes anterior
Analizar la informacin
Calcular el promedio de
venta general
Consultar las polticas de la

empresa
Conocer el comportamiento
del sector (mercado)
Realizar las proyecciones de

ventas
Definir y revisar las metas

fijadas
Establecer el monto mnimo

que debe facturar cada Asesor
Realizar reunin del rea

Comercial
Informar las meta de ventas a

alcanzar a los integrantes del
rea Comercial
FIN
155
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO META DE VENTAS
INICIO
Reunin rea Comercial
Reportar las visitas a los

clientes y los negocios
pactados
Anlisis de las ventas de

cada Asesor Comercial
Comparar las ventas

realizadas con la meta
establecida
Conocer las estrategias

desarrolladas
SI
Se
alcanzarn
las metas?
NO
Replantear las
estrategias
Establecer el alcance de la
meta de ventas
FIN
156
PROCESO: COBRO Y RECAUDO DE CARTERA

PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADO DE CARTERA VENCIDA
INICIO
Ingresar al sistema por

Cartera
Consultar la informacin
de cartera de clientes
Establecer estado del

cliente
SI
Cartera
vencida?
Relacionar clientes
Filtrar la informacin
por Asesor
Comercial
Generar los listados

de clientes
Imprimir listados
FIN
157
NO
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR LISTADOS DE CARTERA VENCIDA
INICIO
Consultar listados de
cartera vencida
Establecer das de
vencimiento del cliente
SI
Mayor a 10
das?
Reunin con
Asesores
Comerciales
NO
Entregar listados a
mensajero
Entregar listados
Recibir listados de
cartera vencida
Guardar copia de las

listas de cartera
vencida entregadas
FIN
158
PROCEDIMIENTO: COBRO
INICIO
Consultar y analizar los

listados de cartera vencida
Resaltar los pagos recibidos
Establecer comunicacin con el

cliente
SI
Cobro
presencial?
NO
Solicitar a cartera elaboracin

circular o carta de cobro
Comunicarse
telefnicamente
Elaboracin carta de cobro

Recibir documento de respaldo
Recordar al cliente
monto, fecha de pago
de su obligacin con la
empresa y das de
mora
Desplazarse a la oficina del

cliente
Entregar al cliente la circular o
carta de cobro
SI
Solicitar cancelacin
del compromiso
NO
Requiere
explicacin?
Revisar con el
cliente el saldo
adeudado
Hacer firmar al cliente copia

del documento
Fijar compromiso y fecha de
pago
Entregar copia de la circular o
carta a Director de Cartera
159
FIN
PROCEDIMIENTO: RECAUDO
INICIO
Establecer comunicacin
telefnica con el cliente
SI
NO
Cobro
presencial?
Regresar a la empresa
Recibir el pago en efectivo o

cheque
SI
NO
Mucho
dinero?
Comunicarse con Cajera o

Auxiliar Contable
Indicar la cuanta
Dirigirse a caja
Entregar dinero o cheque
Recibir indicacin de cuenta

y banco
Desplazarse al banco
consignacin
Realizar consignacin
Presentar y entregar recibo

de consignacin a cajera de
la empresa
Elaborar recibo de caja, firmar

y colocar sello de cancelado
Enviar o entregar recibo de
cancelacin al cliente
FIN
160
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO Y RECAUDO
INICIO
Reunin de Cartera y
Comercial (Asesores
comerciales)
Recibir informacin del

avance de cobro y
recaudo
Preguntar y recibir las

observaciones del
Asesor
Confrontar la
informacin actual con la
anterior
FIN
161
PROCEDIMIENTO: AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE
INICIO
Recibir copia de
consignacin
Establecer a que cliente

corresponde
Consultar con
Asesores
Comerciales
NO
Se identific?
SI
Diligenciar Planilla de
consignaciones
Consultar consignaciones de
los clientes en los bancos
Confrontar informacin de
planilla de consignaciones y
bancos
Confirmada la
consignacin?
SI
Ingresar todas las

consignaciones al sistema
Aplicar la consignacin a la
factura del cliente
Elaborar recibo de caja para

cancelar la factura
FIN
162
NO
PROCEDIMIENTO: REVISIN DE CONSIGNACIONES LOCALES Y NACIONALES DE LOS

CLIENTES
INICIO
Consulta de saldos en
bancos
Consultar las
consignaciones realizadas a
favor de la empresa
Establecer en que ciudad se

realiz la consignacin
Recibir del Director de

Cartera la Planilla de
consignaciones
Confrontar la informacin de
la Planilla de consignaciones
con la obtenida de los
bancos
SI
Confirmada la
consignacin?
Marcar o sealar
en la Planilla
NO
Tratar de establecer a que

cliente pertenece la
consignacin
Consultar con vendedores

y/o Director de Cartera las
consignaciones que no
aparecen en la planilla,
informndoles el valor
consignado y el banco
Dirigir carta al banco
solicitando copia de la
consignacin
163
Cuando han pasado

muchos das y no se
sabe de quien es el
dinero: elaborar recibo
de caja para enviar
dinero para anticipo
Se logro
establecer quien
realiz la
consignacin?
SI
Anotar la informacin en la
planilla de consignaciones
FIN
164
NO
Elaborar recibo
de caja y enviar
para anticipo de
clientes
PROCEDIMIENTO: GENERACIN DE LISTADOS DE CARTERA
INICIO
Recibir solicitud de la
informacin y/o hacerlo
cuando el desempeo del
cargo lo exija
Ingresar al sistema y
consultar la informacin
Filtrar la informacin segn

el listado requerido:

Estado de cuenta
Anlisis de vencimientos
Circularizaciones
Libros auxiliares
Relacin de recaudos
Otros
Imprimir documento(s)
Entregar o enviar
documento(s) o listado a la
persona solicitante o a
Asesores Comerciales
FIN
165
PROCESO: DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA

PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DEL CARGUE DE LOS VEHCULOS DE LA
EMPRESA Y DE LA RUTA DE ENTREGA DE LA MERCANCA
INICIO
Recibir las facturas, formato

de pedido y remisiones
contenida en el documento
Identificar y ubicar las obras

o direcciones de los clientes
Zonificar la entrega
Priorizar la entrega de la
mercanca
Archivar
documento
NO
Se requiere
entregar?
SI
Diligenciar Planilla de Horario

anotando e indicando el orden
de las entregas a realizar
Entregar la Planilla de
Horario a Conductores del
empresa
1
166
Segn el material, tipo

de producto, tamao de
los artculos, volumen de
compra, requerimientos
del cliente, facilidad,
ubicacin, etc.
1
Consultar la ruta
programada con los
conductores
Recibir observaciones de
los conductores
NO
La ruta
requiere
ajuste?
SI
Realizar ajustes
Entregar las facturas o

remisiones a los Auxiliares
de Bodega en el orden de
entrega de la mercanca
FIN
167
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE FACTURAS Y/O REMISIONES PARA DESPACHO
INICIO
Recibir facturas o
remisiones
contenida en el
documento
Analizar informacin
Programar las acciones a

seguir
Ejecutar las acciones
FIN
168
PROCEDIMIENTO: PLANEACIN DEL CARGUE Y DISTRIBUCIN DE LOS

PRODUCTOS EN LOS VEHCULOS
INICIO
Consultar las facturas o
remisiones
Determinar productos y
cantidades a despachar
Programar el cargue del

vehculo
Tener presente el volumen,

calidad, fragilidad o
resistencia de los productos
NO
SI
Vehculo de
la empresa?
Planear el cargue en
el orden contrario en
el que fueron
entregadas las
facturas o
remisiones
Establecer contacto
con el cliente
Idear la distribucin
de la mercanca en
el planchn del
Establecer ubicacin en
bodega
FIN
169
PROCEDIMIENTO: ALISTAR LA MERCANCA A DESPACHAR
INICIO
Ubicar productos en bodega

y seleccionarlos
Verificar los productos

seleccionados
NO
Producto
correcto?
SI
Tomar producto de su sitio

de almacenamiento
SI
NO
Requiere
corte?
NO
SI
Consultar
dimensin
Colocar en
bscula
Buscar
herramienta
Determinar
peso
Realizar corte
Adjuntar tiquete
de pesio al
producto
Productos listos para el

cargue
FIN
170
Debe
pesarse?
SI
Transportar
productos
Ubicarlo en un
lugar ms
prximo a la
salida
Mejorar
ubicacin?
NO
PROCEDIMIENTO: CARGAR LA MERCANCA AL VEHCULO DE LA EMPRESA O DEL

CLIENTE
INICIO
Ubicar los productos
Verificar referencia de los

productos y la cantidad a
cargar
NO
Producto
correcto?
SI
Tomar y levantar la
mercanca
Establecer cuanta de
productos cargados
Ir contando los productos a

medida que sean cargados
Consultar facturas o
remisiones para verificar
productos y cantidades
cargadas
SI
Requiere
marcacin?
NO
Se cargaron
todos los
productos?
Marcar
productos con
pintura
NO
SI
Transportar los productos

hasta el vehculo
Ubicar o arrumar los

productos en el vehculo
1
171
Solicitar la verificacin de la
mercanca cargada y
autorizacin de salida del
vehculo
FIN
PROCEDIMIENTO: VERIFICACIN DEL CARGUE Y AUTORIZACIN DE SALIDA DE LOS

VEHCULOS
INICIO
Consultar facturas o
remisiones
Contar los productos

cargados al camin
Ir marcando con pintura

los productos contados
Confrontar informacin
del conteo con la
registrada en los
documentos
Producto y
cantidad
correctos?
SI
Autorizacin
Salida del
vehculo
FIN
NO
SI
Otra
referencia?
Descargar
productos
Cambiar
producto
Cargar
producto
correcto
NO
SI
NO
Faltantes?
SI
Establecer
cantidad
Cargar
productos
faltantes al
camin
172
NO
Sobrantes?
Establecer
cantidad
Bajar la
mercanca e
ingresarla a
bodega
PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE LA MERCANCA
INICIO
Recibir facturas o
remisiones y Planilla de
Horario con la ruta de las
entregas a realizar
contenida en la Planilla
Establecer direccin de
entrega
Desplazarse hasta el sitio
Buscar direccin
NO
Se ubic
direccin?
Comunicarse con
despacho
SI
Estacionar vehculo en el
lugar
Corroborar direccin
Direccin
correcta?
FIN
NO
Recibir indicaciones
o regresar a la
empresa
173
SI
PROCEDIMIENTO: DESCARGAR MERCANCA EN OBRA O FERRETERIA
INICIO

cliente
Esperar autorizacin del

cliente para descargar
mercanca
NO
Descargue
autorizado?
Descargar los productos en

el sitio indicado por el cliente
SI
Preguntar o establecer sitio

de almacenamiento
Acomodar los productos en

estantes, burros o arrumes
Ir contando los productos

descargados
Seleccionar del vehculo los

productos del cliente
Establecer cuanta de
productos cargados
Desarrumar la mercanca
del vehculo
NO
Se descargaron
todos los
productos?
Alcanzar los productos
SI
Bajar los productos del

vehculo
Proceder a entregar factura

o remisin al cliente
Levantar o recibir y sujetar

los productos
FIN
Ingresar la mercanca a la
obra o ferretera
174
PROCEDIMIENTO: ENTREGAR FACTURA AL CLIENTE
INICIO
Restablecer contacto
con el cliente
Entregar la factura al
cliente
Hacer firmar copia de la

factura al cliente
El cliente
firm la
factura?
SI
Guardar factura
NO
Recibir notas u
observaciones
Diligenciar y anotar
observaciones en
Planilla de Horario
FIN
175
PROCESO: DEVOLUCIN DE MERCANCA

PROCEDIMIENTO: GESTIN DE DEVOLUCIN DE MERCANCA
INICIO
Recibir informacin de devolucin

de mercanca por parte del cliente
NO
Recibir factura con

observacin del Asesor
Comercial de error o
decisin de no compra
por parte del cliente
devolucin de
mercanca
Radicar en el formato de
relacin devolucin en
ventas: fecha, # factura,
cliente, descripcin
material, cantidad,
observacin (firma del
vendedor)
Autorizar mediante
firma, garantizando que
la mercanca no ha
salido de bodega
SI
Mercanca
despachada?
Mercanca no recibida por el

cliente o sobrante de la obra
SI
Recibir orden de
recoger mercanca en
obra o ferretera
Recoger mercanca
Revisar el estado de los

productos
Cargar los productos al

vehculo
devolucin
Transportar los
productos a la empresa
Recibir del Conductor o

Auxiliar de Bodega
asignado al vehculo el
formato de devolucin
Descargar mercanca
del vehculo
176
Recoger
mercanca?
NO
Mercanca trada por el

cliente
devolucin de
mercanca
Recibir la mercanca
directamente o realizar
ingreso por bodega
2
2
Verificar el estado de los productos
Ubicar o almacenar los productos

en la bodega
Contar la mercanca ingresada
Firmar y entregar formato de

devolucin al personal del vehculo
Informar al Jefe de Bodega y

entregar formato de devolucin
Revisar informacin contenida en

la devolucin y firma de quien
recibi en bodega
Buscar copia de la factura a la que

debe realizarse la nota
Diligenciar el formato de
devolucin de ventas: cdigo,
descripcin material, cantidad,
valor unitario, valor total
cliente para confirmar motivo de la
devolucin
Radicar en el formato de relacin

devolucin en ventas: fecha, #
factura, cliente, descripcin
material, cantidad, observacin
(firma del vendedor)
177
Entregar factura y formato de

devolucin a Director de Cartera
Recibir factura y formato de

devolucin

encuentre completa y formato de
devolucin bien diligenciado y con
la firma de Jefe de bodega o de
quien recibi la mercanca (si fue
despachada)
Firmar formato de devolucin
Solicitar elaboracin de la nota de

devolucin a Auxiliar de Inventario
Elaborar nota de devolucin
Revisar la nota de devolucin
Ratificar ingreso de la devolucin

al sistema
Adicionar observacin de la razn

de la devolucin
FIN
178
PROCESO: CRDITO A CLIENTES

PROCEDIMIENTO: SOLICITAR Y RECIBIR DOCUMENTACIN PARA CRDITO
INICIO
Informar al cliente del

servicio ofrecido por la
empresa
Al cliente le
interesa?
NO
Finalizar
contacto
SI
Documentos requeridos:
Indicar al cliente las

acciones a seguir
Entregar formato de solicitud

de crdito y carta de
instrucciones
Recibir la documentacin del

cliente o indicarle a que
persona debe hacerla llegar
Hacer llegar la
documentacin a Director de
Cartera
Recibir los documentos
FIN
179

Fotocopia
de
cdula
del
representante legal
Documento Cmara de Comercio
Pagar
Certificado
de
ingresos
y
retenciones
PyG
Referencias Comerciales
Referencias Bancarias
Extractos bancarios de los ltimos
tres (3) meses
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE CRDITO
INICIO
Recibir documentacin del

cliente
Confirmar informacin y
referencias comerciales
Revisar informacin
financiera
Determinar capacidad de
pago (anlisis de
factibilidad)
SI
Cuenta con
respaldo?
Aprobar crdito
NO
Negar crdito
Establecer cupo y
tiempo de pago
Crear cliente
Informar Asesor Comercial

la aprobacin o negacin del
crdito al cliente
FIN
180
PROCEDIMIENTO: CREAR CLIENTE (creacin de terceros)
INICIO
Diligenciar formato de la
base de datos
Adicionar informacin del

cliente y de Asesor
Comercial
Verificar informacin
digitada
Informacin
correcta?
SI
Grabar y guardar la
informacin en la base de
datos
Activar al cliente
Informar a Asesor
Comercial
FIN
181
NO
Realizar
modificaciones
y/o ajustes
PROCESO: MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO

PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FSICO DE LOS PRODUCTOS DE BODEGA
INICIO
Determinar tipo de inventario
SI
NO
General?
SI
Programar para Fin de

ao
Informar al personal
de la empresa la fecha
del inventario
Listado de todos los

productos
almacenados
NO
Algunos
productos?
A mitad de ao
Ocasional o
aleatorio
Seleccionar los
productos
Seleccionar el
producto
Listar los
productos
Asignar productos al
personal
Escoger la persona o
personas
Recibir el listado de
los productos
Recibir informacin y
anotacin del
producto(s) a
inventariar
Contar o pesar uno a uno la

cantidad existente del
producto
1
182
1
Establecer la cantidad total
almacenada en bodega
Relacionar en el listado del

producto la cantidad total
existente en bodega
Cargar al sistema la
informacin recopilada
Comparar datos recopilados

con los registrados en el
sistema y las entradas de
almacn
NO
SI
Existen
diferencias?
Establecer la
cantidad
Analizar la razn de
las diferencias
SI
Efectuar
ajustes
Elaborar informe de los

productos y cantidades
existentes en bodega
Presentar informe de los

productos almacenados
en bodega
183
FIN
Inventario de
fin de ao?
NO
PROCEDIMIENTO: CODIFICACIN DE PRODUCTOS

INICIO
Recibir peticin y/o conocer

incorporacin nuevo
producto
Establecer informacin y
especificaciones del nuevo
producto
Digitar la informacin del

producto
Asignar cdigo al producto
Verificar cdigo asignado
Cdigo
preexistente?
SI
NO
Diligenciar formato del

sistema para codificacin de
tem
Grabar informacin
Copiar informacin en Excel
Imprimir informacin
Informar cdigo del producto

y enviar documento de
soporte a las dems
sucursales
184
FIN
Generar cdigo
PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y ENTREGA DE NOTAS

INICIO
Recibir informacin y peticin

de elaboracin de nota
Determinar tipo de nota
(devolucin de mercanca,
faltantes, menor o mayor
valor cobrado)
Sistematizar nota
Imprimir la nota
Revisar diligenciamiento de
la nota
Aprobacin de la nota
Seleccionar las notas

SI
NO
Proveedor?
Enviar la nota va fax
Clasificar las notas de

los clientes por
ubicacin geogrfica del
cliente
Confirmar la recepcin
de la nota
Recibir respuesta del
proveedor
Realizar el ajuste
necesario
SI
Entregar a
Mensajero
Entregar copia de la
nota a contabilidad
NO
Clientes en la
ciudad?
Entregar a Director
de Cartera
entrega de la nota
Causar la nota
contablemente
Realizar seguimiento de
entrega de la nota
Archivar copia de la nota
185
FIN
PROCEDIMIENTO: FACTURACIN DE LAS REMISIONES
INICIO
Recibir la factura enviada

por el proveedor
Verificar existencia de la
remisin en el cuaderno de
remisiones
Numerar la factura
Relacionar la facturacin de
la remisin en el cuaderno
de remisiones en la casilla
respectiva (# Factura)
Revisar y subrayar la
facturacin de la remisin en
el cuaderno de remisiones
Sumar y totalizar las

remisiones
Verificar el total de las

remisiones
Entregar informe del valor

total y listado de remisiones
del da a Subgerente y
Director Comercial
Archivar documentos
Verificar que todas las

remisiones hayan sido
facturadas antes del cierre del
mes
FIN
186
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MERCANCA
INICIO
traslado de mercanca
con la sucursal
Solicitar traslado de
mercanca
Recibir mercanca en bodega

o enviarla directamente al
cliente
Ingresar mercanca al sistema

por la opcin de traslado
Efectuar facturacin de la
mercanca

factura en inventario,
entregar dos copias a
Cartera y una a Contabilidad
Recibir informacin y copia

del traslado efectuado
Contabilizar el traslado de
mercanca
Comunicar a la sucursal
respectiva el movimiento
contable realizado
FIN
187
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN FLETES DE MERCANCA

INICIO
1
Recibir informacin del

descargue e ingreso de la
mercanca a bodega
Solicitar a Auxiliar General

elaborar comprobante de
egreso con copia
Efectuar los clculos respectivos

para determinar costos
egreso con los datos
entregados por Auxiliar de
Inventario
Calcular la tarifa por peso o

unidades totales
Recibir el comprobante de
egreso
Diligenciar formato del sistema

para liquidacin de fletes:
nombre completo del
transportador, direccin,
telfono, ciudad, valor
Desplazarse a caja con el

formato de liquidacin y
comprobante de egreso
Hacer retencin del 1% para

rgimen simplificado
Solicitar el dinero para el pago

del flete
Imprimir formato de liquidacin

Recibir el dinero y efectuar el
pago al transportador
Solicitar revisin del formato a

Director de Cartera
Hace firmar el comprobante de

egreso y la copia al conductor
Recibir formato y revisar

aplicacin de la tarifa
Archivar comprobante de
egreso y enviar copia a caja
Clculos
correctos?
NO
Realizar
correcciones
FIN
SI
Autorizar liquidacin del flete

adicionando firma al formato
188
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIONES
INICIO
Recepcin de documentos
Consulta de documentos
Clasificacin tipo de
autorizacin
SI
NO
Pedido?
SI
Devolucin?
Revisin
diligenciamiento
NO
NO
SI
Formato de
Revisin
diligenciamiento
Revisin precio
de venta y
descuentos
otorgados al
cliente
Formato de
Gasto?
SI
Revisin
concepto
de gasto
Analizar la
informacin
Recibir
Formato
de Pedido
Revisar
factura
Establecer o
conocer
motivo
Verificar
gasto
Aprobar o no la peticin o
documento
SI
NO
Aprobada?
Autorizar
mediante firma
Devolver los documentos
FIN
189
NO
Despacho?
Consultar
cupo y
mora
Analizar y
estudiar
factibilidad
PROCESO: COMUNICACIN CON PROVEEDORES

PROCEDIMIENTO: CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS.
INICIO
Consultar la lista de productos

comercializados
Analizar el nivel conocimiento de

los productos y sus
especificaciones
Establecer requerimientos de
informacin
SI
Producto
nuevo?
NO
Asistir al
lanzamiento
Solicitar mayor informacin de

los productos y/o actualizacin
de la informacin
Conocer las especificaciones de

los productos
Indagar sobre las ventajas del

nuevo producto
Verificar su diferenciacin de los

dems productos
Mantener comunicacin con el

proveedor
Programar asesora y
capacitacin conjunta con el
proveedor para el equipo de ventas
190
FIN
PROCEDIMIENTO: TRAMITACIN ASESORA MUY ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
INICIO
Identificar necesidad del

cliente

proveedor
Informar al proveedor sobre

los requerimientos del cliente
Conocer asignacin de
asesor del proveedor
Acompaar al cliente
durante la asesora
Establecer satisfaccin de
las necesidades del cliente
FIN
191
PROCESO: GESTIN CONTABLE

PROCEDIMIENTO: CONSULTA SALDO EN LOS BANCOS
INICIO
Establecer comunicacin con los

bancos
NO
SI
Por la red?
Comunicarse
telefnicamente
Ingresar a la pgina
Web del banco
Digitar la clave
Consultar las cuentas, movimientos

y saldo del da anterior
Asentar la informacin en el libro

de bancos de cada entidad
Registrar consignaciones y
cheques girados en el libro de
cada banco
Revisar y anotar el # de los

cheques para guardar la
consecutividad
Totalizar el saldo de cada uno

de los bancos
Consolidar el saldo de todos los

bancos
Relacionar los saldos de cada

banco y el general
Informar a Gerente
192
FIN
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES
INICIO
Verificar consignacin
realizada
Sealar en el cuaderno de
bancos
Registrar en paquete
contable (software) el # de la
cuenta y nombre del cliente
Colocar a la consignacin
sello de contabilizado
Registrar con fecha de

consignacin y con fecha de
de registro en caja
Archivar consignacin en la
carpeta del respectivo banco
Revisar que la consignacin

corresponda al banco donde
se enva
FIN
193
PROCEDIMIENTO: CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA
INICIO
Recibir el formato de cuadre de

caja con los documentos anexos
(consignaciones, comprobantes
de egreso, gastos)
Ingresar al software contable
1
Verificar que las consignaciones

estn ingresadas en el cuaderno
de bancos, marcarlas para no
volverlas a ingresar
Archivar los dems documentos
Realizar los ajustes necesarios

para cuadrar la informacin con
contabilidad
Ingresar al sistema las

consignaciones que no se
encuentren registradas
Ingresar al software por paquete

comercial
Determinar cuales
comprobantes de egreso no
estn registrados en el sistema y
cual fue la razn del pago
efectuado
Hacer interfase de los recibos de

caja y de las ventas, para
cuadrar caja
Analizar los gastos
En el sistema por contabilidad,

subir las interfases
Determinar la necesidad de
reembolso (cuando los gastos se
aproximan al valor de la base)
Verificar que la caja fsicamente

coincida con el dato de
contabilidad del sistema
Elaborar el comprobante de
egreso
Imprimir el cuadre de caja
Pasar los gastos a Nmina para

que efecte el registro de
reembolso de caja menor
Pasar documento a Cajera
FIN
194
PROCEDIMIENTO: REEMBOLSO DE CAJA MENOR
INICIO
Recibir comprobante de
egreso, facturas y formato
de gasto facilitados por caja
Acumular los gastos diarios

y sus facturas
Revisar diligenciamiento y
autorizacin de los gastos
Elaborar nota de
contabilidad e ir registrando
el total de los gastos del da
con la fecha de la tirilla
entregada por Cajera
Ir adicionando a la nota los

gastos diarios, e irlos
sumando hasta que el valor
se aproxime o sea igual a la
base de caja menor
Gastos = caja
menor?
SI
Imprimir nota contable
egreso por valor del costo
del reembolso
195
NO
Formato de gastos con el

nombre del establecimiento,
direccin, NIT o cdula del
propietario, firma del dueo,
nombre de quien realiz el
gasto y concepto
Revisar que el total de las

facturas por gastos sea igual
al ingresado al sistema
Confrontar la informacin y
realizar las correcciones
necesarias
SI
NO
Factura
ingresada?
Adicionar valor a
la cuenta gastos
asumidos
Colocar sello de contabilizada

a la nota cuando se ingresa al
sistema
Pegar las facturas en hojas

de block
Archivar nota con facturas
Desembolsar el dinero para

caja menor
Iniciar nueva nota de

contabilidad
FIN
196
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIN BANCARIA
INICIO
Recibir extracto del banco o

imprimirlo de la pgina Web
de la entidad
Revisar impuestos y
comisiones cobradas por los
movimientos del mes en
cada banco
Registrar la informacin en
formato de Excel (predefinido)
Calcular uno a uno los

tems para cada banco y
totalizarlos
Elaborar nota de
contabilidad con la fecha del
ltimo da del mes en
conciliacin
Registrar la nota
Imprimir borrador del libro de

bancos
Comparar extracto del

banco con la informacin del
libro impreso
197
Verificar concordancia de la
informacin del extracto
Informacin
correcta?
NO
Revisar consignaciones
o cuentas para
encontrar el origen o
causa de la anomala
SI
conciliacin bancaria
Nombre banco, # cuenta, mes a

conciliar, cheque por cobrar,
consignaciones, notas dbito o
crdito, ingresos, egresos,
Archivar conciliacin en
carpeta del banco respectivo
Imprimir libro de bancos

(original)
Archivar libro
FIN
198
etc.
PROCEDIMIENTO: AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y PROVEEDORES.
INICIO
SI
NO
Cliente?
Recibir llamada telefnica de

proveedores solicitando
informacin sobre facturas
canceladas y la fecha de pago
Recibir peticin del estado

de cuenta de un cliente
(Asesor Comercial o cliente)
Consultar los pagos realizados
Recibir relacin de los clientes

por parte de los vendedores
SI
Varias
facturas?
Ingresar al sistema y realizar

la consulta del cliente
Imprimir informacin
de la cuenta
Confrontar cuanta adeudada

y pagos realizados
Revisar la cuenta
confrontndola con las
facturas del archivo
Establecer diferencias
Cuadrar los pagos

efectuados con las facturas
canceladas
Solicitar a proveedores el
estado de cuenta de la
empresa
Enviar al cliente la relacin y

explicacin por escrito de las
cuentas y pagos, indicando
el saldo adeudado o
informar telefnicamente
Recibir informe
Verificar los saldos con los

proveedores
Efectuar los ajustes

necesarios
FIN
199
NO
PROCEDIMIENTO: REVISIN DE LA CARTERA DE LA EMPRESA
INICIO
Seleccionar la informacin
de cartera
Imprimir la cartera registrada

en el sistema por
contabilidad y comercial
Verificar la concordancia de
la informacin
Sealar cada uno de los

clientes que presentan
errores o inconsistencia de
los datos, anotando las
posibles causas por las que
no cuadra
Totalizar la cartera de la
empresa
FIN
200
PROCEDIMIENTO: CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de
Cartera relacin de los
anticipos de los clientes
Ingresar al sistema
los clientes
SI
Conoce las
facturas a
cancelar?
NO
Preguntar a Asesor
Comercial del cliente
Visualizar en pantalla las

facturas del cliente
Generar otra pantalla e ir

cancelando los mismos
valores que el cliente tiene
en anticipos y cartera
Verificar la cancelacin de
las facturas
FIN
201
PROCEDIMIENTO: MANEJAR LA INFORMACIN CONTABLE Y GENERAL DE LAS

DEMS SUCURSALES.
INFORMACIN CONTABLE.
DOCUMENTOS.
INICIO
INICIO
Recibir de las sucursales los

listados de cartera y los
informes contables
Recibir de las dems

sucursales los formatos de
los bancos, Cmara de
Comercio, Industria y
Comercio, etc.
Revisar y confrontar la
informacin de los listados y
la contable
Diligenciar los documentos
Anexar la documentacin
necesaria o solicitada por
las entidades y sucursales
Establecer el motivo por el

cual se encuentran
diferencias, comunicndose
y preguntando a la persona
indicada
Enviar los documentos a la

sucursal respectiva
Recibir la informacin y
documentacin de los
movimientos realizados en
las dems sucursales.
FIN
Mantener contacto permanente

con las sucursales.
Informar los gastos generados

en las dems sucursales y que
correspondan a cada una
Revisar y efectuar los

ajustes necesarios.
FIN
202
PROCEDIMIENTO: CONTROL COSTOS DE INVENTARIO
INICIO
Realizar interfase del costo

de inventario
Retirar informacin y colocarla

en la cuenta correcta
Imprimir informacin del

costo del inventario
Confrontar informacin
impresa con la registrada en
contabilidad
NO
Existen
diferencias?
SI
Imprimir informacin de las

compras realizadas a cada
uno de los proveedores
Comparar la informacin de
las compras con la
registrada en comercial
Realizar los ajustes

necesarios
FIN
203
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTACIN E INFORMES REQUERIDOS POR ENTIDADES

ESTATALES.
INICIO
Elaborar los informes contables de la

empresa solicitados por las
diferentes entidades
Diligenciar formatos establecidos por

las entidades, fsicamente o de la
pgina Web
Enviar informacin y/o documentos

va Internet o con mensajero
FIN
204
PROCEDIMIENTO: DIAN (medios magnticos)

INICIO
Ingresar al software por informacin

fiscal
Actualizar los formatos establecidos

por la DIAN segn la resolucin
Amarrar los formatos a cada una de

las cuentas del plan de cuentas que
se maneja en la empresa
Verificar que los conceptos dados por

la DIAN, para los medios, se
encuentren amarrados a los formatos
Imprimir el listado del plan de

cuentas
Revisar que toda la informacin de las

cuentas est incluida en los formatos
Imprimir un listado de los formatos
Confrontar la informacin y verificar que

las cuentas del plan de cuentas se
encuentren en el formato respectivo
Cotejar que los clientes se encuentren

bien creados en el sistema, que sus
datos no contengan signos, rayas,
puntos, etc.
Conocer si los clientes se identifican

por NIT o cdula, para establecer
dgito de verificacin a colocar a
cada cliente
1
205
Imprimir por cada concepto y cada

formato un listado de los clientes,
proveedores y gastos del ao del
que se reporta la informacin,
teniendo en cuenta las bases de la
DIAN
Realizar actualizacin automtica de

medios
Imprimir el listado que arroja el

sistema (el sistema muestra cada
formato con los datos amarrados a
cada una de las cuentas).
Revisar que cada concepto

contenga la informacin necesaria,
en caso de que falte algn dato, este
debe ingresarse por medios
manuales
Generar listado final
Ingresar a la pgina Web de la DIAN
Empezar a transmitir la informacin

va Internet adicionando los formatos
Se presentan
problemas?
NO
Enviar la informacin
FIN
206
SI
Revisar la
informacin de los
clientes y realizar las
correcciones
necesarias
PROCEDIMIENTO: REPORTAR LA INFORMACIN DE LA EMPRESA A

SUPERSOCIEDADES
INICIO
Bajar de Internet el formato para
reporte de la informacin
Contar con el balance de fin de ao,

sus anexos y la informacin de los
accionistas, contador, revisor fiscal y
sus suplentes
Contar o solicitar informacin de:

Total de empleados.
Nmero de hombres y mujeres.
Total
de
los
sueldos
por
departamentos.
Cantidad de artculos que se
venden.
Cantidad de artculos devueltos.
Productos comprados y su costo.
rea ocupada por la bodega,
parqueaderos, departamento de
ventas y administracin.
Diligenciar toda la informacin en

cada uno de los anexos de la
superintendencia
A medida que se van ingresando los

datos se va llenando un anexo que
es el balance (los datos que hagan
falta se ingresan manualmente)
Enviar el informe fsicamente
FIN
207
PROCESO: NMINA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE NMINA
INICIO
Consultar base de datos de
empleados de la empresa
Verificar datos y vinculacin

del personal
Consultar y revisar
compromisos financieros
pendientes de los empleados
NO
Posee
compromisos?
SI
Deducir prstamos,
cuotas o afiliaciones
NO
Final de
mes?
SI
Efectuar descuento
para salud y pensin
NO
Sueldo < 2
SMLV?
SI
Adicionar Auxilio
de Transporte
NO
Empleado
bodega?
SI
Consultar horas
extras
Calcular cuanta de
dinero adicional
208
Realizar los clculos

necesarios
Establecer cuanta a pagar a

cada empleado
Imprimir borrador de lista de

pago de nmina
Revisar y verificar
informacin
SI
Realizar los
ajustes que se
requieran
Requiere
ajustes?
NO
Imprimir lista de pago de

nmina en formato grande y
pequeo (colilla de pago)
Totalizar el valor de la
nmina
Informar a Caja el valor de la

Nmina
FIN
209
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NMINA

INICIO
Recibir de caja el dinero para

pago de nmina
Contar el dinero y revisar billetes
NO
Dinero
completo?
Esperar completar
el dinero
SI
Disponer el dinero para el pago

a los empleados
Recibir en oficina una persona a

la vez
Consultar la lista de pago de

nmina
Separar y contar el dinero

correspondiente al salario de la
persona
Entregar el dinero y colilla de

pago al empleado
NO
SI
Requiere
explicacin?
Explicar la razn de la
cuanta
Hacer firmar lista de pago de

nmina (formato grande)
Archivar formato de pago
210
FIN
PROCEDIMIENTO: PAGO PARAFISCALES
INICIO
Provisin pago de aportes
Revisar provisin en el
sistema y liquidacin interna
1
Imprimir formato de pago
nico
Realizar liquidacin interna
Consultar autoliquidaciones
de la pgina Web del
operador (24 horas despus)
Imprimir listado de aportes a

las entidades
Comparar informacin
impresa con la de provisin
del sistema
NO
Es correcta?
Imprimir por cada entidad

los aportes cancelados
Realizar
ajustes
SI
egreso por el valor pagado
Imprimir documento soporte

de pago efectuado (arrojado
por el operador)
Ingresar a pgina Web del

operador contratado para
realizar el pago de los aportes
Archivar los documentos de

pago en la carpeta de la
respectiva entidad
Diligenciar formato de pago

unificado
FIN
Se va a
pagar?
NO
Grabar
informacin
SI
Asignar # de cuenta bancaria
1
211
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE VACACIONES
INICIO
Diligenciar formato de liquidacin

de vacaciones del paquete de
Nmina (software)
Revisar y realizar los descuentos

del periodo
Imprimir borrador de la liquidacin
Calcular manualmente la liquidacin
Comparar liquidacin del sistema y

la calculada manualmente
NO
Es correcta?
SI
Imprimir original de la liquidacin
Elaborar comprobante de egreso
Pasar comprobante de egreso a

caja para su pago
Informar a la persona los

descuentos realizados
Pagar el valor de las vacaciones
FIN
212
Realizar ajustes
PROCEDIMIENTO: INTERFASE DE NMINA
INICIO
Consultar la Provisin de
nmina
Revisar que las provisiones que

pasan de nmina a contabilidad
estn acordes a las que cada
mes se han estado pagando
Establecer a que periodo

pertenece la parte de las
vacaciones pagadas, de acuerdo
a lo que haba quedado
pendiente en el periodo anterior
NO
SI
Requiere
correccin?
Corregir las cuentas

de provisin por
liquidacin de
contratos y vacaciones
pagadas
Expedir los certificados de

retencin de salarios
Entregar los certificados de

retencin de salarios a Auxiliar
de Nmina para que los haga
firmar de los empleados
Guardar los certificados en la

declaracin de renta
FIN
213
PROCESO: MANEJO DE CAJA

PROCEDIMIENTO: CUADRE DE CAJA
INICIO
Establecer cuanta de las
ventas de contado
Revisar las ventas y los
recibos de caja contra la
informacin del sistema
Diligenciar formato manual

del cuadre del da,
relacionando valor de ventas,
recibos de caja, gastos,
consignaciones, # de recibo
de caja y consignaciones
Revisar formato manual del

cuadre de caja
Efectuar los clculos
necesarios y sacar una
relacin del valor total (tirilla)
Enviar o entregar formato de
cuadre de caja y tirilla a
Auxiliar Contable
Recibir el formato revisado

por Auxiliar Contable
Anotar en el cuaderno de caja
la informacin del cuadre
Anotar en la nueva hoja de
cuadre del da el nmero
consecutivo de recibos de
caja y consignaciones
Revisar, firmar y archivar

formato de cuadre del da
FIN
214
PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL DINERO EN CAJA

INICIO
Recibir el dinero en efectivo

y cheque que ingresa a caja
Contar el dinero en efectivo

acumulado en caja
NO
Mayor a un
milln?
SI
Informar a Auxiliar Contable la

cuanta del dinero recaudado
Esperar autorizacin e
indicaciones
SI
SI
Dirigirse a rea de
Contabilidad
Entregar dinero a
Auxiliar Contable
Contar nuevamente
el dinero
Depositar el dinero
en caja fuerte
NO
Guardar en
caja fuerte?
Recibir de Auxiliar
Contable
autorizacin y
cheques elaborados
Diligenciar el formato
de consignacin del
respectivo banco a
favor del proveedor
Efectuar el pago a
proveedores.
Pago a
proveedores?
NO
Consignar en cuenta de
bancos de la empresa
Recibir de Auxiliar
Contable autorizacin
y cheques elaborados
Elaborar el formato de
consignacin a la
cuenta indicada
Efectuar la consignacin
215
FIN
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRAR CAJA MENOR
INICIO
Recibir reembolso del dinero

de caja menor
Recibir solicitud de dinero

para sufragar gastos por
parte del empleado
Entregar recibo de gasto y

dinero al empleado
Ir rebajando o disminuyendo
el monto de la caja menor
cuando se generan gastos
Relacionar los gastos
Informar y entregar los

documentos de respaldo de
los gastos a contabilidad
Solicitar reembolso de
dinero cuando los gastos se
aproximen o sean iguales al
dinero de caja menor
FIN
216
PROCEDIMIENTO: CUADRE DE LOS GASTOS DEL PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL

CARGO
INICIO
Recibir las facturas o llamadas

de solicitud de autorizacin de
los gastos
Revisar diligenciamiento de las

facturas y recibos de gastos
Verificar el gasto
Autorizar los gastos
Generar relacin de los gastos
Devolver los documentos a la

persona que solicit la autorizacin
Recibir facturas y recibos de gastos

(Cajera)
Verificar la autorizacin de los

gastos por el Director de Cartera
Revisar la numeracin de los

recibos de gastos
Consultar el # del recibo de

gastos y ratificar la concordancia
con el registrado en el
cuaderno, sealar con una
pequea marca
217
Revisar el diligenciamiento de
los documentos
Totalizar los gastos
Efectuar el cuadre del da

anterior (devolucin de dinero
por parte del trabajador o pago
del dinero adeudado)
Realizar los clculos respectivos

para saber si el dinero entregado
alcanz para sufragar los gastos
NO
Dinero
suficiente?
Establecer cuanta
a pagar
SI
NO
Sobr
dinero?
SI
Recibir dinero
devuelto por la
persona
Pagar la suma
adeudada

con el nombre del empleado y la
cantidad de dinero entregado
Pegar el formato de gasto y/o

facturas al comprobante de egreso
Hacer firmar el comprobante de

la persona que realiza el gasto
Ordenar los gastos segn su tipo
Enviar documentos a contabilidad

para su archivo
218
FIN
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAR DOCUMENTOS

CONSIGNACIONES
RECIBOS DE CAJA
INICIO
INICIO
Recibir de Auxiliar Contable
Ingresar al sistema la
cuanta de los cheques y
efectivo recaudado
cheques y autorizacin y/o

peticin de la elaboracin
Realizar registro de los

movimientos (flujo de caja)
consignacin del respectivo
banco
Imprimir recibos de caja

Entregar a mensajero cheque
y formato de consignacin
Revisar los recibos
Enviar copia de consignacin

a Auxiliar Contable
Totalizar el recaudo
Informar a Auxiliar Contable

la cuanta a la que asciende
el recaudo
Archivar copia de la
consignacin
Archivar recibos de caja

FIN
FIN
RECIBOS DE GASTOS (Comprobante de Transicin Rgimen Simplificado con
personas naturales no comerciales)

INICIO
Recibir peticin de dinero para

sufragar gastos
Entregar el recibo de gastos a la

persona solicitante
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # del recibo y
nombre de la persona solicitante
219
FIN
PROCEDIMIENTO: CHEQUES DEVUELTOS
INICIO
Recibir cheques devueltos
Informar a Asesor Comercial

cliente y causal y a Auxiliar
Contable sobre el cliente,
causal y vendedor
con el cliente
Elaborar nota por cheque

devuelto, diligenciando
formato para nota del
sistema: cliente, banco,
valor, causal
Efectuar ingreso y recibo de

caja para aquellos cheques
autorizados
Guardar los cheques que no

han sido autorizados o el
vendedor no se ha
comunicado con el cliente
FIN
220
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE

INICIO
NO
SI
Efectivo?
Recibir cheques o copia

del formato de
consignacin
Recibir la factura y sus

copias
Consultar factura
Relacionar
consignaciones en el
documento de cuadre de
caja diario
Verificar la cuanta
Informar el valor total de

la compra al cliente
Informar cheques
recibidos a Auxiliar
Contable
Recibir el dinero
Elaborar y enviar al
cliente recibo de
cancelacin de la deuda
Revisar y verificar la
autenticidad de los billetes
Colocar sello de cancelado

a la factura y sus copias
Entregar tres copias de

la factura al cliente
SI
NO
Sobra dinero?
Devolver dinero
sobrante

factura en caja
221 FIN
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL

PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL
INICIO
Determinacin de los
elementos a comprar
Cotizacin y seleccin del

proveedor
Recepcin y entrega de los

elementos
FIN
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS ELEMENTOS A COMPRAR
INICIO
Revisar o recibir informacin

del estado de los elementos
Confirmar el estado de los

elementos

SI
Compra el
producto?
Establecer cantidad
a comprar
FIN
222
NO
PROCEDIMIENTO: COTIZACIN Y SELECCIN DEL PROVEEDOR
INICIO
Evaluar productos del

proveedor anterior
SI
Productos de
buena
calidad?
NO
Buscar nuevo
proveedor
Consultar proveedores
de los productos
NO
Cumple las
normas del
ministerio?
SI
de precio de productos
Evaluar la informacin
y opciones ofrecidas
Elegir la mejor opcin
Consultar polticas de
compras
Efectuar pedido
FIN
223
Finalizar
comunicacin
PROCEDIMIENTO: RECEPCIN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
INICIO
Recibir los elementos de

proteccin personal
enviados por el proveedor
Verificar que los elementos

correspondan a los
solicitados
compras con la informacin
del proveedor, descripcin
del artculo, el valor y fecha
de recepcin
Organizar y disponer los

elementos para la entrega
entrega
Realizar entrega oficial de

los elementos de proteccin
y dotacin
Entregar los implementos

viejos y recibir los nuevos
Firmar el formato de entrega
Archivar el formato de entrega
Botar los elementos viejos

(deteriorados)
FIN
224
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DE UNIFORMES

INICIO
Consultar fecha de dotacin de

uniforme al personal
Establecer los tallajes requeridos
Imprimir formato para

recopilacin de tallas
Entregar formato para que los

empleados lo diligencien
anotando las tallas de pantaln,
camisa, zapatos, delantal
Verificar las tallas
Diligenciar formato de dotacin

de uniforme con las tallas
Realizar pedido al proveedor
Recibir los uniformes enviados

por el proveedor
Imprimir formato de entrega
Efectuar la entrega de los

uniformes a los empleados
Anotar las cantidades

entregadas a cada empleado
Firmar formato de entrega
Archivar formato de entrega en

carpeta de dotaciones
225
FIN
PROCEDIMIENTO: DOTACIN DEL BOTIQUN
INICIO
Recibir la observacin de
requerimiento de dotacin
del botiqun o realizar
Revisar el contenido del

botiqun de planta y de los
vehculos de la empresa
SI
Cuenta con los

elementos
necesarios?
NO
Listar los elementos

faltantes
Solicitar los
medicamentos y
elementos a droguera
Recibir los elementos
Equipar el botiqun de
planta y de los
vehculos de la
empresa
Verificar la dotacin del

botiqun
FIN
226
PROCESO: ACCIDENTE DE TRABAJO

PROCEDIMIENTO: REPORTAR ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Establecer riesgo del accidente
Comunicar a jefe inmediato
SI
NO
Accidente
grave?
Accidente muy leve:

Remitirse
rpidamente a la
clnica
Accidente
leve?
SI
Al regresar a la
empresa:
Informar y narrar a
Auxiliar de Nmina
lo sucedido
Dirigirse a Nmina
para la
sistematizacin del
Esperar y recibir
copias impresas del
reporte
Dirigirse a la clnica
SI
Recibe
incapacidad?
NO
Informar a Jefe
inmediato
Hacer llegar
documento de
incapacidad a
Auxiliar de Nmina
Archivar una copia del reporte

del accidente e incapacidad
FIN
227
NO
Solicitar a la persona
encargada del
botiqun elementos
PROCEDIMIENTO: SISTEMATIZAR EL REPORTE DE ACCIDENTES DE TRABAJO
INICIO
Ingresar a la pgina Web de

la ARP
Digitar la clave asignada
pgina con la informacin
del empleado
Complementar la
informacin faltante en el
formato novedades, y/o la
informacin de lo ocurrido al
trabajador
Radicar el accidente
Imprimir formato diligenciado

del reporte del accidente
Fotocopiar y entregar dos (2)

copias al trabajador
Archivar una copia del

reporte
FIN
228
PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LAS INCAPACIDADES POR ENFERMEDAD O

INICIO
Recibir informacin y
documento de incapacidad
Ingresar a la pgina Web de

la ARP
Establecer duracin de la
incapacidad
pgina con la informacin
del empleado y los das de
incapacidad
SI
NO
Incapacidad
> 3 das?
Tramitar liquidacin
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
229
PROCEDIMIENTO: TRAMITAR LA LIQUIDACIN DE LA INCAPACIDAD
INICIO
Revisar documento de
incapacidad
Elaborar carta o diligenciar

formulario de la entidad para
solicitar autorizacin,
liquidacin y cancelacin de la
incapacidad
Adjuntar copia de la
incapacidad
Enviar documentos a la
entidad
Esperar respuesta de la
entidad
Recibir autorizacin del

descuento en pago de aportes
del mes siguiente o cheque
Anexar autorizacin del

descuento y copia de la
incapacidad al documento de
pago de aportes
incapacidad en la carpeta
del empleado
FIN
230
PROCESO: GESTIN DEL RECURSO HUMANO

PROCEDIMIENTO: SELECCIN DE PERSONAL
INICIO
Analizar y detectar la
necesidad de contratacin
de personal
Recibir informacin de
solicitud de personal
con entidades o publicar el
requerimiento de personal
Recibir hojas de vida
Seleccionar los candidatos
Convocar a las aspirantes
Efectuar entrevista y/o prueba
Evaluar los resultados de la

entrevista y/o pruebas
NO
Cumple
requisitos?
SI
Contratar la
persona
FIN
231
PROCEDIMIENTO: AFILIACIONES Y CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
Recibir peticin de elaboracin de

contrato de trabajo e informacin
de la persona a contratar por la
empresa
Establecer contacto con la
persona a vincular a la empresa
Determinar estado civil del

nuevo colaborador, para
indicarle los documentos que se
requieren para su afiliacin y la
de sus familiares a las entidades
respectivas
Solicitar documentacin adicional:

fotocopia de cdula, etc.
Realizar trmite de afiliacin a

las entidades de salud, pensin,
riesgos profesionales, etc.
SI
Se encuentra
suscrito?
Realizar los ajustes

necesarios para que
sigan siendo cubiertos
por la empresa, segn
la ley
NO
Realizar las
afiliaciones a las
entidades
Tramitar cita para examen mdico
232
Informar al nuevo integrante de la

empresa, la fecha de realizacin
del examen mdico
Crear carpeta para el colaborador

y adjuntar en ella sus documentos
Elaborar contrato de trabajo
Pasar contrato a Gerente para

su firma
Recibir y archivar contrato y

examen mdico en la carpeta del
colaborador
Alimentar paquete contable con

la informacin del empleado
FIN
233
PROCEDIMIENTO: INDUCCIN
INICIO
Ubicar al nuevo colaborador

en el entorno organizacional
Presentar las polticas de la

empresa
Realizar un recorrido
institucional
Presentar a los compaeros

de trabajo
Realizar entrenamiento en el
puesto de trabajo
Efectuar seguimiento de las

actividades desarrolladas por
el nuevo integrante de la
empresa
FIN
234
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIN DE CONTRATO DE TRABAJO
INICIO
Recibir informacin sobre

desvinculacin del
colaborador
1
Establecer asuntos pendientes:

prstamos, deudas, etc.
egreso
Diligenciar formato del

sistema para liquidacin de
contrato
Firmar el comprobante (la

persona que lo elabor)
Verificar descuentos
parafiscales
Hacer firmar comprobante

de egreso por el empleado
desvinculado de la empresa
Imprimir en borrador de la
liquidacin
Entregar comprobante de
egreso a Auxiliar Contable
para que lo pase a Contadora
Revisar liquidacin de
prestaciones sociales
Pasar comprobante a Cajera

para su cancelacin
Realizar clculo manual de

la liquidacin
Pagar a la persona, dinero

por concepto de liquidacin
de contrato
arrojada por el sistema con la
calculada manualmente
Informacin
correcta?
FIN
NO
Realizar ajustes
SI
Imprimir liquidacin en
original
235
PROCEDIMIENTO: ASESORIA Y CAPACITACIN DEL EQUIPO HUMANO
INICIO
Identificar la necesidad de
capacitacin
1
Determinar los objetivos de
la capacitacin
Informar a los colaboradores

seleccionados a cerca de la
capacitacin
Definir temtica
Solicitar a proveedor
capacitacin para el equipo de
ventas o tramitar con entidad
Acompaar capacitacin y
realizar seguimiento
Coordinar actividades
Establecer nmero de
participantes
SI
Todo el
equipo?
Evaluar los resultados
NO
Seleccionar
personal
Determinar lugar de la
capacitacin
SI
En la
NO
empresa?
Programar
horario y fechas
Facilitar
asistencia de
los Asesores
Brindar
herramientas al
expositor
236
1
Asistir y participar
activamente de las
capacitaciones programadas
Retroalimentar los
resultados de la capacitacin
FIN
PROCEDIMIENTO: VACACIONES
INICIO
Pedir a Auxiliar de Nmina

la elaboracin de la carta de
solicitud de vacaciones
Elaborar carta de solicitud

de vacaciones
Imprimir carta
Entregar carta de solicitud

de vacaciones a la persona
interesada en la misma
Entregar carta a Subgerente
Autorizar vacaciones
Programar las vacaciones

de los empleados
SI
NO
Descontar
das?
Calcular los das
pendientes
Llamar al colaborador y
comunicarle el periodo de
vacaciones programado
Recordar a los empleados

los das de sus vacaciones
(fecha de salida e ingreso)
237
FIN
PROCESO: MENSAJERA
PROCEDIMIENTO: PAGOS Y CONSIGNACIONES EN BANCOS
INICIO
Desplazarse al rea de
contabilidad de la empresa
Recibir el dinero de Auxiliar

Contable
Contar el dinero recibido y

dirigirse al rea de Caja de la
empresa
Recibir de Cajera los documentos

a pagar y las indicaciones de lo
que se debe hacer con efectivo,
consignaciones y cheques
Separar el dinero para cada

pago y el que debe consignarse
contenida en los documentos
Programar, coordinar y priorizar

la visita a los bancos de
acuerdo al documento que
presente mayor monto
Dirigirse al banco y realizar el

pago o consignacin
Entregar a la Cajera de la
empresa, al da siguiente, los
documentos de las diligencias
FIN
238
PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE DINERO PAGADO POR LOS CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de Cartera la

relacin o listado de los
recaudos a realizar
Salir de la empresa y
desplazarse hasta el sitio de
ubicacin del cliente
Recibir el dinero o cheque del

pago de la obligacin del
cliente con la empresa
NO
SI
Cantidad
considerable?
Comunicarse con Auxiliar

Contable, informar el
saldo recaudado y
solicitar indicaciones
Llevar el dinero
en efectivo o
cheque a la
empresa
NO
SI
Consignar?
Desplazarse al
banco
Realizar consignacin
a cuenta de proveedor
o de la empresa
239
Relacionar los recaudos

efectuados en un formato,
anotando: # factura, cliente, valor,
fecha, banco, nombre del
recaudador
Entregar el dinero recaudado y

no consignado junto con el
formato de recaudo a la Cajera
de la empresa
Solicitar a la Cajera recibo donde
conste el pago del cliente
Elaborar recibo de cancelacin de

la obligacin del cliente con la
empresa
Desplazarse a oficina del cliente

para entregar recibo de
cancelacin de su deuda
FIN
240
PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES
INICIO
Recibir de Director de Cartera

las facturas a entregar (2 por
cliente: original y copia)
Consultar las facturas y

programar su entrega
Dirigirse a la oficina principal del

cliente y entregar la factura
Hacer firmar la factura original y

copia
Entregar el original de la factura

al cliente y guardar la copia para
devolverla al da siguiente al
Director de Cartera
Acumular las facturas no
entregadas
Las facturas que no se alcancen

a entregar dentro del mismo
mes de facturacin, se regresan
para que sean anuladas y se
elaboren nuevamente con fecha
del nuevo mes
FIN
241
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y ENTREGA DOCUMENTACIN EN ENTIDADES
INICIO
Recibir peticin del personal

administrativo de la empresa o
llamada telefnica e indicaciones
Desplazarse hasta la entidad

respectiva
SI
Solicitar o
recoger
documentos?
Reclamar la
documentacin en las
diferentes entidades y
traerlos a la empresa
NO
Entregar en entidades:
cartas, certificados,
reportes, documentos,
etc.
Responder las
inquietudes que se
presenten sobre le
estado de entrega de los
documentos
Entregar los documentos

a la persona que los
solicit
Hacer firmar copia de

los documentos a la
persona que los recibe
Devolver la copia de los
documentos entregados
a la persona indicada
(en la empresa)
FIN
242
PROCEDIMIENTO: COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA

INICIO
Recibir peticin de personal

administrativo
Recibir el listado de productos a

comprar y el dinero para ello
Efectuar la compra de los

productos solicitados
Entregar los elementos a la

persona solicitante de la compra
Entregar a Director de Cartera las

facturas de las compras
realizadas en la semana
Esperar la revisin y
Dirigirse al rea de Caja de la

empresa y entregar las facturas
Esperar a que la Cajera realice

los clculos respectivos
Cuadrar los gastos generados

por las compras, con la Cajera,
entregando el dinero sobrante o
recibiendo el faltante
Solicitar y recibir de Cajera, el

dinero para las compras de
oficina
Firmar el recibo de egreso

elaborado por la Cajera
243
FIN
PROCESO: ARCHIVO
PROCEDIMIENTO: ARCHIVAR DOCUMENTOS
INICIO
Recepcin de documentacin
contenida en el documento
Verificar el diligenciamiento
del documento
Posee
autorizacin y
sellos?
NO
Devolver
documentos
Existe la
carpeta?
NO
SI
Seleccionar la carpeta
SI
Identificar tipo de documento
Verificar que los

documentos correspondan a
la carpeta
Seleccionar y separar
documentos
Es la
carpeta
correcta?
Ordenar documentos por

nmero
NO
SI
Revisar consecutividad
Introducir los documentos en
la carpeta
Efectuar las acciones

respectivas a su preparacin
(corte, perforacin, etc.)
Guardar la carpeta en el
archivador o en caja
Buscar, ubicar o crear

carpeta
FIN
1
244
Crear
carpeta
PROCEDIMIENTO: PRSTAMO DE DOCUMENTOS
INICIO
Recibir peticin del prstamo
Preguntar por informacin o

identificacin del documento
Establecer tipo de documento
Ingresar al software de la
empresa
Ubicar en pantalla el
documento
1
NO
Existe el
documento?
Informar a
solicitante
Hacer firmar formato de

prstamo
SI
Identificar posicin fsica en

archivo
Buscar y ubicar fsicamente

el documento
Esperar devolucin
Recibir documentos
devueltos
Registrar la devolucin del

documento en el formato de
prstamo
prstamo
Entregar documento a la
persona solicitante
Archivar documento
FIN
1
245
PROCESO: SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO: COMPRA DE IMPLEMENTOS DE ASEO Y VIVERES DE CAFETERA
INICIO
Productos de cafetera:
caf,
azcar,
leche,
aromtica, etc.
Hacer la lista de los elementos

que se deben comprar
Dirigirse a Caja y solicitar

dinero para realizar las
compras
Implementos de aseo:
jabones para baos y
cocina, lmpido, fabuloso,
Recibir el dinero y firmar el

recibo de egreso elaborado
por la Cajera
Devolver el dinero sobrante

o recibir el faltante
Dirigirse al supermercado a
realizar las compras
Dirigirse a la cocina y
organizar los elementos
adquiridos
Regresar a la empresa y
solicitar a la cajera el recibo
de caja para elaborar el
comprobante de gasto del
transporte
Separar los utensilios y

productos de aseo de los
vveres
Entregar factura de las

compras y recibo del gasto
del transporte a Director de
Cartera
Guardar en la cocina los

productos de la cafetera y
algunos implementos de aseo
Autorizacin de los gastos
Guardar en la nevera los

productos que requieran
conservacin
Pasar a caja y realizar el

cuadre de los gastos y del
dinero
Disponer en recipientes
cada uno de los productos
de cafetera
Esperar a que la cajera

revise el total de los gastos
FIN
246
PROCEDIMIENTO:
SERVICIO DE CAFETERA
ASEO REAS DE OFICINAS
INICIO
INICIO
Recibir llamado de
integrantes de la empresa
solicitando bebidas o
atencin a clientes o
proveedores
Barrer y trapear los pisos del

rea de las oficinas
Sacudir el polvo de
escritorios, telfonos,
computadores, muebles, etc.
Ofrecer bebidas a los

visitantes y empleados
Limpiar vidrios de las

ventanas del rea de las
oficinas
Preguntar y establecer las

bebidas solicitadas
Limpiar y ordenar la cocina

(cafetera)
Preparar las bebidas
Lavar los utensilios de la

cocina (vajilla, vasos, etc.)
Llevar a las personas lo que

solicitaron, de la manera
como lo solicitaron y hasta el
sitio donde se encuentran
Realizar la limpieza de los

baos
Recoger la vajilla y vasos

para llevarlos de regreso a
la cocina
Lavar y cambiar las toallas

de los baos para que
permanezcan limpias
FIN
Recoger y botar la basura
de los cestos dispuestos en
oficinas y baos
FIN
247
PROCEDIMIENTO: OFICIOS VARIOS

MANTENER LIMPIA Y ORGANIZADA
LA COCINA
ASEAR LA NEVERA
INICIO
INICIO
Conservar vasos, pocillos y

platos lavados
Lavar la nevera
Eliminar los productos

vencidos
Tener siempre la vajilla

organizada
FIN
Lavar y limpiar lavaplatos y
mesn de la cocina
Asear la greca
Tratar en lo posible de evitar

la prdida o avera de vasos,
pocillos y platos
FIN
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS OFICINAS
INICIO
Proporcionar agua a las

plantas
Podar las plantas
Quitar el polvo de las

plantas
FIN
248
ANEXO B: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MAPA DE PROCESOS
ADMINISTRACIN DE LA COMPAA
Direccionamiento de la compaa.
Revisin informes de ventas y cumplimiento de las metas.
Interaccin con proveedores.
Autorizacin de documentos y acciones a implementar.
Establecimiento de polticas de compras y ventas.
GERENCIALES
Contratacin.
Liquidacin contrato.
Programacin de vacaciones.
Capacitacin tcnica.
Cuadros de reemplazo (informal).
Programacin de actividades.
AUTORIZACIONES.
MISIONALES
VENTAS
Programacin de visita al cliente.
Atencin de mostrador o visita al cliente.
Consulta de disponibilidad de productos.
Asesora tcnica.
Cotizacin de productos para clientes.
Seguimiento de las cotizaciones.
Orden de Pedido.
Facturacin.
Remisin de mercanca.
Seguimiento del pedido.
COMPRAS
Determinar productos a comprar.
Seleccin proveedor.
Pedido a proveedores.
FIJACIN PRECIO DE VENTA.
Establecimiento de precio de venta de los productos
Cambio de precio.
Fijacin precio de negociacin y descuentos.
METAS DE VENTAS.
Generacin informe de ventas.
Revisin estadsticas de ventas.
Fijacin meta de ventas.
Seguimiento meta de ventas.
COMUNICACIN CON PROVEEDORES.
Conocimiento de productos.
Tramitacin de asesora muy especializada para clientes.
249
RECEPCIN,
INGRESO
Y
ALMACENAMIENTO
MERCANCA.
Recepcin de facturas o remisiones.
Descargue, ingreso y almacenamiento.
Reporte y verificacin de los productos recibidos.
Sistematizacin ingreso de mercanca.
Revisin ingreso de mercanca al sistema.
APOYO
DE
DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCA.

Programacin del cargue de los vehculos y ruta de entrega.
Recepcin facturas o remisiones.
Planeacin del cargue y distribucin de los productos en los
vehculos.
Alistar mercanca a despachar.
Cargue de mercanca al vehculo.
Verificacin del cargue y autorizacin de salida de los
vehculos.
Transporte de mercanca.
Descargar mercanca.
Entregar facturas al cliente.
DEVOLUCIN EN VENTAS
GESTIN CONTABLE.
Consulta de saldo en bancos.
Registro de consignaciones.
Cuadre y revisin de la caja.
Registro de reembolso de caja menor.
Conciliacin bancaria.
Revisin de la cartera de la empresa.
Cancelacin de anticipos de clientes.
Manejo de informacin contable y general de las sucursales.
Control de costos de inventario.
Documentacin e informes requeridos por entidades
estatales.
COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida.
Entrega de listado de cartera.
Cobro.
Recaudo.
Seguimiento del estado de cobro y recaudo.
Ajuste de cartera al cliente.
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes.
CAJA
Cuadre de caja.
Manejo del dinero en caja.
Administrar la caja menor.
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo.
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja.
Cheques devueltos.
Recepcin pago del cliente.
250
NMINA.
Liquidacin de nmina.
Pago de nmina.
Pago parafiscales.
Liquidacin de vacaciones, primas, cesantas y todas las
prestaciones contempladas por la ley.
Interfase de nmina.
ESTUDIO DE CRDITO.
Solicitar y recibir documentacin.
Estudio de crdito.
Creacin de terceros.
MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO.
Elaboracin y entrega de notas.
Codificacin de productos.
Inventario fsico de los productos de bodega.
Facturacin de remisiones.
Traslado de mercanca.
Liquidacin de fletes.
APOYO
MENSAJERA.
Pagos y consignaciones en bancos.
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes.
Entrega de documentos a clientes.
Solicitar y entregar documentacin en entidades.
Compras eventuales de oficina.
SALUD OCUPACIONAL.
Dotacin de elementos de proteccin personal.
Dotacin de uniformes.
Dotacin de botiqun de la planta y de los automotores de la
empresa.
Accidente de trabajo
GESTIN DEL RECURSO HUMAN.
Afiliaciones y contrato de trabajo.
Induccin.
Liquidacin contrato de trabajo.
Vacaciones.
MANEJO DE ARCHIVO.
Prstamo de documentos.
SERVICOS GENERALES.
Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera.
Servicio de cafetera.
Aseo reas de oficinas.
Oficios varios.
251
INDCE DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pg.
COMPRA
256
257
259
261

Recepcin de facturas o remisiones
Descargue, ingreso y almacenamiento
Reporte y verificacin de los productos recibidos
Sistematizacin del ingreso de producto(s)
Revisin del ingreso de mercanca al sistema
263
264
266
268
270
272
274

Establecimiento del precio de venta
Cambio de precio
Fijar precio de negociacin y descuentos
276
277
279
281
PAGO A PROVEEDORES
Recepcin y archivo de facturas de compras de mercanca
Programacin del pago a proveedores
283
284
286
288
VENTA
Visita obra
Asesora Tcnica
Pedido
Facturacin
Remisin de mercanca
291
292
294
296
298
300
302
304
307
308
312
314
252
METAS DE VENTA
316
317
319
321
323
COBRO Y RECAUDO
Generacin de listado de cartera vencida
Cobro
Recaudo
Seguimiento del estado de cobro y recaudo
Revisin de consignaciones locales y nacionales de los clientes
325
327
329
331
333
335
336
338
340

Programacin del cargue de los vehculos y de la ruta de entrega
Recepcin de facturas y/o remisiones a despachar
Cargar la mercanca al vehculo de la empresa o del cliente
Verificacin del cargue de los vehculos y autorizacin de salida
Descargar mercanca en obra o ferretera
342
344
346
347
349
351
353
355
357
359
DEVOLUCIN EN VENTAS
361
362
CRDITO A CLIENTES
Solicitar y recibir documentacin para crdito
Estudio de crdito
Crear cliente
366
367
369
371

Inventario fsico de los productos de bodega
372
373
375
378
380
382
384
AUTORIZACIONES
386
253
Autorizaciones
388
COMUNICACIN CON PROVEEDORE

Conocimiento de productos, asesora y capacitacin equipo de ventas
Tramitar asesora muy especializada para clientes
390
391
393
GESTIN CONTABLE
Registro de reembolso de caja menor
Revisin de la cartera de la empresa
Cancelacin de anticipos de clientes
Manejo de informacin contable y general de las sucursales
Documentacin e informes requeridos por entidades estatales
395
397
399
401
403
405
407
409
411
413
415
417
NMINA
Liquidacin de nmina
Pago de nmina
Interfase de Nmina
420
421
423
425
427
429
MANEJO DE CAJA
Cuadre de caja
Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo
Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja
Cheques devueltos
1
431
432
434
436
438
441
443
445
SALUD OCUPACIONAL
DOTACIN ELEMENTOS DE PROTECCIN PERSONAL
DOTACIN DE UNIFORMES
BOTIQUN
a. Reporte de accidente de trabajo
b. Sistematizacin del reporte de accidente de trabajo
c. Registro de las incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo.
d. Trmite de liquidacin de la incapacidad.
447
449
452
454
254
456
458
460
462

Induccin
Asesora y capacitacin del equipo humano.
Vacaciones
464
465
467
469
471
473
475
MENSAJERA
Pagos y consignaciones en bancos
Recaudo o recepcin de dinero pagado por clientes
Solicitar y entregar documentacin en entidades
477
478
480
482
484
486
MANEJO DE ARCHIVO
488
489
491
SERVICIOS GENERALES
Compra de implementos de aseo y vveres de cafetera
Limpieza de las oficinas
Oficios varios
238
494
496
498
500
255
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Compra.
1.2
1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de los productos que sern comercializados por le
empresa.
1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes
variedad y stocks permanentes de mercanca de la mejor calidad.
1.5
Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.
1.6
Facturas de compra o remisiones.
1.7

RIESGOS:
Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotacin.
Fallas en la informacin inherente a los stocks de mercanca.
1.8


Cdigo:
COMPRA
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Subgerente
Administrativa
Administrativa
Subgerente
Administrativa
Subgerente
256
HIERROS HB S.A
2.
1.5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.
1.6
1.7
1.8
OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.
1.5
GENERALIDADES: La determinacin de los productos a comprar permite

direccionar las actividades de compra hacia la consecucin de los productos que
realmente se estn agotando y que debido a su rotacin deben ser adquiridos.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de

productos a comprar.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de stocks de mercanca
existente.
PUNTO FINAL: Determinacin de producto y cantidad a comprar.
1.8
Lista de productos a comprar y cantidad.
1.9
RIESGOS:
Informacin de stocks de mercanca desactualizado.

1.11 OBSERVACIONES.
257
DETERMINAR
COMPRAR
PRODUCTOS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Recibir informacin de los stocks de

mercanca
Subgerente
Administrativa
Consultar informacin de las ventas

efectuadas
Subgerente
Administrativa
Revisar o chequear la informacin
Subgerente
Administrativa
Calcular las cantidades existentes de

cada producto
Subgerente
Administrativa
Determinar
productos
Subgerente
Administrativa
Subgerente
Administrativa
establecida como punto de reorden
Subgerente
Administrativa
Establecer la cantidad a comprar
Subgerente
Administrativa
la
rotacin
de
los
258
HIERROS HB S.A
2. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin del proveedor.
2.2
MARCO NORMATIVO.
2.3
2.4 OBJETIVO: Elegir al proveedor del producto que ofrezca mayores ventajas para la
empresa y que cuente con certificacin de calidad.
2.5 GENERALIDADES: Conocer las diferentes opciones de proveedores existentes en
el mercado posibilita seleccionar aquel que ms se ajuste a las polticas de la
empresa y lograr el alcance de rentabilidad esperada.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin del proveedor que aporte mayores

beneficios para la empresa.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: Seleccin e iniciacin de negociacin con el proveedor.
2.8
2.9
RIESGOS:
Eleccin inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

Verificacin de la informacin del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
2.11 OBSERVACIONES.
259
Cdigo:
SELECCIN DEL PROVEEDOR

N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
S M
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Establecer contacto con el proveedor
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Conocer si cuenta con certificado de

calidad
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Solicitar informacin de precio de

productos
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Analizar informacin
ofrecidas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Consultar polticas de compras
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Escoger la mejor opcin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Iniciar negociacin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Consultar
productos
proveedores
de
los
opciones
260
Administrativa
Administrativa
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido de mercanca a proveedores.
3.2
MARCO NORMATIVO.
3.3
3.4
OBJETIVO: Solicitar al proveedor el envo de la mercanca requerida.
3.5
GENERALIDADES: Pedir la mercanca a los proveedores al llegar al punto de

reorden permite contar con productos antes de que se agoten las existencias de
los mismos.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Contar con inventario permanente de mercanca.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar borrador del pedido.
PUNTO FINAL: Confirmar que la solicitud de mercanca haya sido
realizada con xito.
3.8
Carta de pedido de productos.
3.9
RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de carta de pedido.
Equivocacin en la referencia o cantidad de productos solicitados al
proveedor.

Verificacin de la informacin contenida en la carta de pedido.
Revisin y Autorizacin de envo de la carta de pedido.
Confirmacin de la recepcin de la carta por el proveedor.
3.11 OBSERVACIONES.
261
PEDIDO
DE
PROVEEDORES
MERCANCA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Diligenciar borrador carta de pedido
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Solicitar elaboracin carta de pedido
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Elaborar carta de pedido
Subgerente
y/o Director
Comercial
Comercial
Recibir y revisar la carta
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Verificar la informacin contenida en

la carta (elaboracin, producto y
cantidad)
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Solicitar cambos y ajustes si es

necesario
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Realizar cambios o ajustes
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Autorizar el envo de la carta de

pedido va fax
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Enviar la carta
Auxiliar de
Inventario
Comercial
10
Confirmar la recepcin de la carta por

el proveedor
Auxiliar de
Inventario
Comercial
11
Informar a Subgerente o Director

Comercial sobre el envo del carta
Auxiliar de
Inventario
Comercial
262
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Recepcin de la mercanca comprada.
1.2
AREA TITULAR: Bodega.
1.3
OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar y sistematizar la mercanca comprada.
1.4
GENERALIDADES: La recepcin de la mercanca en la bodega de la empresa es

el mecanismo que respalda la disponibilidad fsica de los productos ofertados por
la compaa.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Stocks de productos en bodega.
1.6
Facturas.
Cuaderno de entrada.
1.7
RIESGOS:
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin.
Faltantes o sobrantes de mercanca.
Prdida de los productos.
1.8
Verificacin de la mercanca recibida en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.

Cdigo:

N
Orden
Procedimiento
de
facturas
Responsable
Bodega
Jefe de Bodega
Bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega
Auxiliar de Bodega y
Jefe de Bodega
Recepcin
remisiones
Descargue,
almacenamiento
Reporte y verificacin
productos recibidos
Sistematizacin del ingreso de

producto(s)
Comercial
Revisin del ingreso de mercanca

al sistema
Comercial
Director de Cartera
Comercial
ingreso
rea Responsable
y
de
los
263
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin las facturas o remisiones.
1.2
MARCO NORMATIVO.
1.3
RESPONSABLE: Jefe de Bodega.
1.4
OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones de la mercanca comprada a los

proveedores.
1.5
GENERALIDADES: La recepcin de las facturas permite identificar el tipo de

producto que est llegando, la programacin de la recepcin de la misma y la
identificacin del lugar donde debe ser almacenado.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la mercanca comprada a los

proveedores para ingreso a la bodega de la empresa.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Llegada de los camiones de los proveedores a la bodega de
la empresa.
PUNTO FINAL: Entregar a Auxiliar de Bodega anotacin de la mercanca a
recibir.
1.8
Facturas o remisiones.
1.9
RIESGOS:
Prdida de facturas o remisiones.

Verificacin del producto, calidad y la cantidad ingresada a la bodega.
1.11 OBSERVACIONES
264

RECEPCIN DE LAS FACTURAS O
REMISIONES
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
Conocer llegada de los camiones de

los proveedores
Jefe de Bodega
Bodega
Recibir las facturas o remisiones de

la mercanca
Jefe de Bodega
Bodega
Consultar el documento e identificar

producto(s)
Jefe de Bodega
Bodega
Determinar a que bodega llevar el

producto
Jefe de Bodega
Bodega
Coordinar
productos
Asistente de Jefe
de Bodega
Bodega
Anotar las referencias

productos en un papel
Jefe de Bodega
Bodega
Entregar a Auxiliar de Bodega

anotacin de la mercanca a recibir
Jefe de Bodega
Bodega
el
ingreso
de
los
de
los
265
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento.
2.2
MARCO NORMATIVO.
2.3
RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.
2.4
OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los

productos comprados a los proveedores.
2.5
GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se

ejecuta dependiendo del producto, sus caractersticas y peso, realizndose por
medio de mecanismos como el puente gra, montacargas, personal del proveedor
o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado
a bodega.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la

empresa de los productos enviados por los proveedores.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir anotacin de las referencias de los productos.
PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercanca.
2.8
Anotacin de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.
2.9
RIESGOS:
Prdida o deterioro de los productos.
Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.
Errores de almacenamiento como arrumes de mercanca muy altos.

Conteo de los productos ingresados a bodega.
Revisin del estado de los productos recibidos.
Verificacin de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad.
2.11 OBSERVACIONES.
266
DESCARGUE,
INGRESO
ALMACENAMIENTO
DE
MERCANCA
N
Y
LA
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir anotacin de las referencias

de los productos a recibir
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Identificar tipo de producto y sitio de

almacenamiento.
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Establecer mecanismo de descargue

(puente
gra,
montacargas
o
personas)
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Coordinar y supervisar la labor de

Auxiliares de Bodega o empleados del
proveedor
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Tomar la mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Bajar los productos del vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Transportar la mercanca desde el

vehculo hasta el interior de la bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Confirmar sitio de almacenamiento
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Ir contando y/o marcando con pintura

la mercanca ingresada a bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
10
Descargar la mercanca en sitio de

almacenamiento
Auxiliar de
Bodega
Bodega
11
Arrumar o colocar los productos en

estibas o burros
Auxiliar de
Bodega
Bodega
12
Verificar el correcto almacenamiento

de los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
13
Mover, ubicar o reubicar los productos

si es necesario
Auxiliar de
Bodega
Bodega
14
Anotar
cantidad
ingresados
Auxiliar de
Bodega
Bodega
15
Reportar el ingreso de la mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega
de
productos
267
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin de los productos recibidos.
3.2
3.3
3.4
OBJETIVO: Garantizar que los productos recibidos corresponden a los

relacionados en las facturas o remisiones enviadas por los proveedores.
3.5
GENERALIDADES: La verificacin de los productos ingresados a bodega permite

establecer si la informacin contenida en las facturas o remisiones enviada por los
proveedores corresponde a la constatada fsicamente con el ingreso de los
mismos a bodega o si por el contrario presenta inconsistencias.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Confirmacin o determinacin de los productos y

cantidades realmente recibidos.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar anotacin de productos y cantidades
ingresadas a la bodega.
PUNTO FINAL: Entrega de facturas o remisiones y observaciones a
Inventario.
3.8
Anotaciones de los observaciones por faltantes, sobrantes, etc.
3.9
RIESGOS:
Mal conteo de los productos.
No identificar las cantidades faltantes.

Verificacin de la informacin.
Conteo y reconteo de los productos.
Anotacin de las observaciones.
3.11 OBSERVACIONES.
268
VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS

RECIBIDOS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Consultar anotacin de los productos

y cantidades ingresadas a bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Informar verbalmente referencias y

cantidades almacenadas
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Confrontar la informacin reportada

con la registrada con la registrada en
la factura o remisin
Jefe de
Bodega
Bodega
Solicitar a Auxiliar de Bodega recontar

la mercanca si es necesario
Jefe de
Bodega
Bodega
Recontar la mercanca por indicacin

de Jefe de Bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Revalidar la informacin si se requiere
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Establecer diferencias si se presentan

y realizar anotacin de la observacin
Jefe de
Bodega
Bodega
Registrar mercanca en el cuaderno

de entrada
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Entregar facturas o remisiones

observaciones a inventario
Auxiliar de
Bodega
Bodega
269
M O
HIERROS HB S.A
4.
4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizacin del ingreso de producto(s).
4.2
4.3
RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario.
4.4
OBJETIVO: Cargar al sistema la mercanca ingresada a la bodega como resultado

de la compra a proveedores.
4.5
GENERALIDADES: La sistematizacin de los productos facilita la consulta de la

disponibilidad de la misma y agiliza la facturacin de las ventas.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de los productos al sistema.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, remisiones o notas.
PUNTO FINAL: Anotar la mercanca en el cuaderno de entrada.
4.8
4.9
RIESGOS:
Referencia equivocada de producto.
Cantidades errneas.

Revisin y verificacin de la informacin contenida en los documentos y en el
sistema.
4.11 OBSERVACIONES.
270
SISTEMATIZACIN DEL INGRESO DE

PRODUCTO(S)
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
1
2
Recibir facturas, remisiones y notas

Consultar la carta de pedido de
mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Verificar la concordancia de material

recibido y solicitado
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Armar paquete de factura y remisin
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Ingresar al software de la empresa
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Consultar factura, remisin y nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Digitar la informacin de los productos
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Cotejar el ingreso de los productos
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Auxiliar de
Inventario
Comercial
10
Anotar la informacin de la mercanca

en el cuaderno de entrada
Auxiliar de
Inventario
Comercial
271
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin ingreso de la mercanca.
5.2
5.3
RESPONSABLE: Director de Cartera.
5.4
OBJETIVO: Determinar si la mercanca ha sido ingresada al sistema

correctamente o requiere ajustes.
5.5
GENERALIDADES: La revisin del ingreso de la mercanca al sistema permite

detectar fallas en la digitacin de la informacin y realizar los correctivos
pertinentes antes de que la mercanca sea cargada al sistema.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Detectar fallas o errores en el ingreso de la

mercanca.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas, remisiones y notas.
PUNTO FINAL: Cargar la entrada de de productos a inventario en el
sistema.
5.8
Facturas, remisiones y notas.
5.9
RIESGOS:
Mercanca mal ingresada al sistema.

Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema.
Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.
5.11 OBSERVACIONES.
272
REVISIN
INGRESO
MERCANCA
N
DE
LA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir las facturas, remisiones y

notas
Director de
Cartera
Comercial
Consultar documento enviado por los

proveedores, notas y cuaderno de
entrada
Director de
Cartera
Comercial
Consultar inventario del sistema
Director de
Cartera
Comercial
Revisar notas de entrada
Director de
Cartera
Comercial
de los
documentos
y
del
sistema
correspondiente a producto y cantidad
Director de
Cartera
Comercial
Solicitar ajustes si se requieren
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Realizar los ajustes si es necesario
Director de
Cartera
Comercial
Cargar la entrada de mercanca al

sistema
Director de
Cartera
Comercial
273
HIERROS HB S.A

6.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar ajuste al inventario.
6.2
MARCO NORMATIVO.
6.3
6.4
OBJETIVO: Efectuar los cambios o modificaciones necesarias a la mercanca.
6.5
GENERALIDADES: El ajuste de inventario permite corregir aquellas

equivocaciones en el ingreso del mismo o la adaptacin a cdigos y tamao de
presentacin manejado por la empresa.
6.6
RESULTADOS ESPERADOS: Correccin de fallas de inventario.
6.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir y revisar nota y peticin.
PUNTO FINAL: Archivar documento soporte del ajuste.
6.8
Documento de ajuste.
6.9
RIESGOS:
Equivocacin en la modificacin de los datos.
Prdida del documento de soporte del ajuste.
Errores de clculo del ajuste.

6.11 OBSERVACIONES.
274
REALIZAR AJUSTES AL INVENTARIO
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Recibir nota o peticin del ajuste
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Identificar tipo de ajuste
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Reprocesar informacin por error de

ingreso
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Convertir paquete de producto a

cantidad
menor
o
solicitada
(General)
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Calcular cuantas unidades se

pueden sacar de un producto si este
es cortado en una dimensin
diferente a la recibida
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Analizar conveniencia o facilidad de

realizar un cambio de producto
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Informar la realizacin del ajuste a

la persona solicitante
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Imprimir documento de ajuste
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Revisar el ajuste y el documento de

ajuste
Director de
Cartera
Comercial
10
Entregar copia de los ajustes a

Contabilidad
Auxiliar de
Inventario
Comercial
11
Archivar documentos de ajuste
Auxiliar de
Inventario
Comercial
275
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Fijacin de precio de venta de los productos.
1.2
1.3
OBJETIVO: Establecer el precio de venta y polticas de descuento de los

productos comercializados por la empresa.
1.4
GENERALIDADES: La fijacin del precio de venta de los productos permite

asegurar el margen de ganancia esperado, adems de establecer los precios y
descuentos que es posible otorgar a los clientes.
1.5
Contar con informacin que respalde el proceso de venta brindando a los
integrantes del rea Comercial las herramientas para lograr xito en dicho
proceso.
1.6
Lista de precios y descuentos.
1.7
RIESGOS:
El clculo errneo del margen de ganancia puede conllevar a una equivocada
fijacin de precios y descuentos.
La no revisin y actualizacin de los precios ocasionar prdidas econmicas
para la empresa.
1.8
Verificacin del margen de ganancia esperado.
Anlisis y revisin de la lista de precios y la informacin del sistema.

Cdigo:
N
Orden
Procedimiento
Establecimiento
venta
Cambio de precio
Fijar precio
descuentos
de
del
precio
negociacin
rea Responsable
de
276
Responsable
Administrativa
Subgerente
Administrativa y
Comercial
Subgerente y
Auxiliar de
Inventario
Administrativa
Subgerente
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Establecimiento de precio de venta.
1.2
1.3
RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
1.4
OBJETIVO: Calcular y fijar el precio de venta de los productos con el que es

posible alcanzar el margen de ganancia esperado.
1.5
GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo

fsico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: establecimiento del precio de venta de l os

productos y polticas de descuentos.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de la lista de costo de compra.
PUNTO FINAL: Fijacin o cambio de precio de venta del producto(s).
1.8
Lista de precios.
1.9
RIESGOS:
Equivocacin en el clculo del precio.
No cumplimiento de margen de ganancia.
Cambios de las condiciones del mercado.

Verificacin del margen de ganancia esperado.
Revisin de la lista de precios y costo de compra.
1.11 OBSERVACIONES.
277
ESTABLECIMIENTO DE PRECIO DE
VENTA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Consultar lista de costo de compra
Subgerente
Administrativa
Revisar y analizar la informacin
Subgerente
Administrativa
Calcular precio de venta
Subgerente
Administrativa
Verificar margen de ganancia (10% a

12%)
Subgerente
Administrativa
Conocer precio ofrecido para

producto por la competencia
Subgerente
Administrativa
Determinar
producto
Subgerente
Administrativa
Consultar precio de venta anterior
Subgerente
Administrativa
Autorizar cambio de precio
Subgerente
Administrativa
Cambiar precio al producto(s)
Auxiliar de
Inventario
Comercial
10
Auxiliar de
Inventario
Comercial
precio
de
venta
el
del
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera).
278
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cambio de precio.
2.2
2.3
RESPONSABLE: Subgerente y Auxiliar de Inventario.
2.4
OBJETIVO: Actualizar y modificar los precios de los productos cuando sea

necesario.
2.5
GENERALIDADES: El cambio de precio de un producto permite mantener

actualizado el valor de la mercanca de acuerdo a diversos aspectos que influyen
sobre este.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: cambio del valor de los productos.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir autorizacin y peticin del cambio de precio.
PUNTO FINAL: Generacin de nuevos listados de precio de venta y
entrega a integrantes del rea Comercial.
2.8
Lista de precios.
2.9
RIESGOS:
Cambiar precio al producto equivocado.
Referencia de producto inadecuada.

Verificacin y autorizacin del cambio de precio.
2.11 OBSERVACIONES.
279
CAMBIO DE PRECIO
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Recibir peticin de cambio de precio

del producto(s)
Subgerente
Administrativa
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Consultar tems y ubicar producto en

pantalla
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Confirmar informacin
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Relacionar tem y nuevo precio
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Cambiar el precio
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Actualizar y guardar los cambios

efectuados
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Consultar producto y precio
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Auxiliar de
Inventario
Comercial
10
Salir del software
Auxiliar de
Inventario
Comercial
11
Revisin y autorizacin del cambio
Subgerente
Administrativa
12
Entregar listado a integrantes del rea

Comercial.
Auxiliar de
Inventario
Comercial
280
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijar precio de negociacin y descuento.
3.2
3.3
3.4
OBJETIVO: Establecer el precio mnimo de venta y descuentos de cada producto

comercializado por la empresa cuando deban cambiarse.
3.5
GENERALIDADES: El precio mnimo de venta y descuento establecido para cada

producto es un indicador del lmite de los parmetros que pueden negociar y
ofrecer los integrantes del equipo de ventas a sus clientes a lo hora de lograr la
venta.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Precio mnimo de venta y descuento de cada

producto.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir lista de costos de los productos.
PUNTO FINAL: Reunin integrantes del rea Comercial.
3.8
Lista de precios.
3.9
RIESGOS:
Incumplimiento de las polticas de precio y descuentos.
Desactualizacin de la informacin.

Verificacin y autorizacin del precio mnimo y polticas de descuento para los
productos
3.11 OBSERVACIONES.
281
FIJAR PRECIO DE NEGOCIACIN Y

DESCUENTOS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
M O
Recibir lista de costo de los productos
Subgerente
y/o Director
Comercial
Revisar y analizar la informacin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Consultar precio de venta establecido
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Calcular precio mnimo de venta y

descuento
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Verificar margen de ganancia mnimo

(8%)
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Fijar polticas de descuento
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Establecer
precio
mnimo
de
negociacin y descuento para cada
producto
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Realizar reunin de rea Comercial
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
282
Administrativa
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Pago a proveedores.
1.2
AREA TITULAR: Contabilidad.
1.3
OBJETIVO: Cancelar las obligaciones contradas con los proveedores.
1.4
GENERALIDADES: El pago a proveedores se efecta dependiendo de la

prioridad de pago y descuentos otorgados y previa verificacin de la existencia de
dinero en las cuentas bancarias de la empresa.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de la cuanta adeuda.
1.6
Comprobantes de egreso.
Cheques y consignaciones.
Carta de pago.
1.7
RIESGOS:
Enviar dinero a cliente equivocado.
Error en el clculo del descuento.
Vencimiento de los pagos.
1.8
Revisin de los compromisos financieros adquiridos con cada uno de
proveedores.

Cdigo:
PAGO A PROVEEDORES
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Recepcin y archivo de facturas de

compra de mercanca
Contabilidad
Auxiliar Contable o de
Nmina
Programacin
proveedores
Contabilidad
Auxiliar Contable
Pago a proveedores
Contabilidad
Gerente o Auxiliar
Contable
del
pago
283
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin y archivo de facturas de compras

de mercanca.
1.2
MARCO NORMATIVO: Polticas de la empresa.
1.3
RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
1.4
OBJETIVO: Determinar y establecer la prioridad de pago de los proveedores.
1.5
GENERALIDADES: La recepcin y archivo de las facturas permite establecer las

fechas en las que deben ser pagadas las facturas a los proveedores.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Programacin de la cancelacin de las facturas

adeudadas.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
PUNTO FINAL: Archivo de facturas.
1.8
1.9
RIESGOS:
Mora en el pago por equivocacin en el archivo de las facturas por fecha de
pago.

Consulta del archivo de facturas a pagar.
Revisin de la fecha de pago de las facturas.
1.11 OBSERVACIONES.
284
RECEPCIN
FACTURAS
MERCANCA
Y
DE
ARCHIVO
COMPRAS
DE
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
Recibir las facturas enviadas por los

proveedores
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Consultar y revisar las facturas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Establecer fecha de pago
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Sealar fecha de pago y descuentos

(si los ofrece)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Ubicar las de pronto pago en carpeta

o lugar de fcil alcance y prximo a
sitio de trabajo
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Archivar las facturas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional
285
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin del pago a proveedores.
3.2
3.3
RESPONSABLE: Gerente o Auxiliar Contable.
3.4
OBJETIVO: Determinar factura(s) a cancelar.
3.5 GENERALIDADES: La consulta de las facturas adeudadas a los proveedores

permite establecer la cuanta y los descuentos a los que es posible acceder para de esta
manera programar los pagos.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de la facturas a cancelar.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar las facturas que deben pagarse en la
semana.
PUNTO FINAL: Tomar la factura del proveedor autorizado para pago.
3.8
Facturas a cancelar.
Lista de proveedores a pagar.
Informe del saldo de los bancos.
3.9
RIESGOS:
Error de seleccin de facturas de proveedores a cancelar.
Prdida de descuentos.
Cancelacin de mayor valor de saldo adeudado.

Verificacin de la informacin en cuanto a fecha de pago, abonos anteriores o
descuentos.
3.11 OBSERVACIONES.
286

PROGRAMACIN
PROVEEDORES
DEL
PAGO
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Seleccionar
del
acorden
(archivador) las facturas que deben
pagarse en la semana
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
Consultar diariamente las facturas

adeudadas a los proveedores
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
Establecer si se han realizado abonos

y calcular el saldo adeudado
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
Determinar si la factura presenta

descuentos y efectuar los clculos
necesarios
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
Relacionar proveedores por fecha y

prioridad de pago, valor y descuento
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
Elaborar informe de proveedores a

quien se adeuda y el saldo
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
Totalizar los pagos
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Consultar saldo en bancos
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
Entregar lista de proveedores a pagar

e informe de saldo en los bancos a
Gerente
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
10
Determinar a que proveedor y cuanta

(total o abono)
Gerente o
Auxiliar
Contable
Contabilidad
11
Tomar las factura correspondiente al

proveedor autorizado para pago
Auxiliar
Contable y
de Nmina
Contabilidad
287
Contabilidad
S
X
M O
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago a proveedores.
4.2
4.3
4.4
OBJETIVO: Cancelar la suma adeudada a los proveedores o abonar dinero para

minimizar la deuda.
4.5
GENERALIDADES: El pago a proveedores finaliza la obligacin contrada por la

empresa debido a la compra de productos.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin o abono a la obligacin contrada con

los proveedores.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la factura a pagar.
PUNTO FINAL: Archivar facturas y documentos de respaldo del pago
efectuado.
4.8
Comprobante de egreso.
Cheques.
Libro de bancos.
Consignaciones.
Carta de pago.
4.9
RIESGOS:
Elaboracin de cheque por suma mayor a la adeudada.
No recepcin de la carta de pago enviada a los proveedores.
Errores en el diligenciamiento de los diferentes documentos.
Anulacin de cheque y no registro en el libro de bancos.

Revisin del diligenciamiento de los documentos.
Firma de los documentos para autorizacin.
Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
4.11 OBSERVACIONES.
288
PAGO A PROVEEDORES
N
Cdigo:
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Consultar la factura
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
Establecer el valor adeudado
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
Cancelar la deuda en su totalidad o

realizar abono
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
ABONO:
Fotocopiar la factura
Colocar sello de abono a la
factura original y anexar copia del
abono a realizar
Archivar la factura
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
Elaborar comprobante de egreso,

adicionando el # de la factura que se
est cancelando y el valor del
descuento si lo hubo
Auxiliar
Contable, de
Nmina o
General
Contabilidad X
Establecer forma de pago (efectivo o

cheque)
Auxiliar
Contable y de
Nmina
Contabilidad X
EFECTIVO
7
Pasar la factura a Auxiliar de Nmina

o General
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
Verificar el valor y la cuenta donde se

est llevando
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
Pasar a Cajera la factura a cancelar
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
10
Enviar a pagar o consignar a cuenta

del proveedor
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
CHEQUE
11
Determinar al banco por el que se

puede girar la cantidad adeudada
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
12
Pasar la factura del proveedor a

Auxiliar de Nmina o General y
solicitar la elaboracin del cheque del
banco establecido
Auxiliar
Contable, de
Nmina o
General
Contabilidad X
13
Anotar en el cuaderno del banco # del

cheque
Auxiliar
Contable
Contabilidad X
289
M O
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
Auxiliar de
Nmina o
General
Contabilidad
Recibir los cheques diligenciados
Auxiliar Contable
Contabilidad
16
Verificar el banco y valor de cada

cheque
Auxiliar Contable
Contabilidad
17
Para cheque aprobado, anotar

cheque en cuaderno de bancos de lo
contrario anularlo
Auxiliar Contable
Contabilidad
18
Colocar sello para firmas (requiere

dos de tres firmas autorizadas)
Auxiliar Contable
Contabilidad
19
Pasar cheques
obtener firma
Auxiliar Contable
Contabilidad
20
Recibir cheques firmados
Auxiliar Contable
Contabilidad
21
Firmar cheques
Auxiliar Contable
Contabilidad
22
Remitir cheques a Cajera
Auxiliar Contable
Contabilidad
23
Recibir autorizacin de consignacin

de Auxiliar Contable y cheques
elaborados
Cajera
Comercial
24
Diligenciar consignacin a nombre del

proveedor
Cajera
Comercial
25
Revisar cheques
necesario
si
es
Cajera
Comercial
26
Enviar cheque a proveedor

consignar en efectivo o cheque
Cajera
Comercial
27
Entregar consignaciones y cheques a

mensajero para su tramitacin en el
banco respectivo
Cajera
Comercial
28
Recibir llamada del banco
Auxiliar Contable
o de Nmina
Contabilidad
29
Confirmar firma y valor del cheque
Auxiliar Contable
o de Nmina
Contabilidad
30
Autorizar cheque
Auxiliar Contable
o de Nmina
Contabilidad
31
Para informar al proveedor del pago

de varias facturas:
Elaborar carta de pago relacionando
las facturas canceladas
Enviar carta de pago al proveedor va
fax
Auxiliar General
Contabilidad
32
Archivar facturas y documentos de

respaldo del pago efectuado
Auxiliar General
Contabilidad
14
Elaborar cheque
15
Gerente
firmar
para
290
M O
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Venta.
1.2
1.3
OBJETIVO: Efectuar la comercializacin de los productos.
1.4
GENERALIDADES. Vender los productos de la empresa implica el buscar los

clientes y efectuar negocios factibles que conlleven hacia la comercializacin del
producto.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Venta de los productos.
1.6
Facturas de venta o remisiones.
Formato de pedido.
RIESGOS:
Realizar negociacin con clientes que no cuenten respaldo econmico.
Realizar visitas infructuosas a los clientes.
No identificacin de las oportunidades de negocio.
1.7
1.8
Verificacin de planilla de visitas.
Seguimiento de las visitas.
Anlisis de l alcance de la metas de ventas.

Cdigo:
VENTA
N
Orden
rea
Responsable
Procedimiento
Responsable
Comercial
Asesor Comercial
Visita obra
Comercial
Asesor Comercial
Comercial
Asesor Comercial
Comercial
Asesor Comercial
Asesora Tcnica
Comercial
Asesor Comercial
Comercial
Asesor Comercial
Comercial
Asesor Comercial
Pedido
Comercial
Asesor Comercial
Facturacin o remisin de mercanca
Comercial
Asesor Comercial
10
Comercial
Asesor Comercial
291
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programar visita al cliente.
1.2
1.3
RESPONSABLE: Asesor Comercial.
1.4
OBJETIVO: Establecer el plan de visitas a realizar a los clientes.
1.5
GENERALIDADES: La programacin de las visitas a los clientes permite trazar el

plan de trabajo a ejecutar tanto dentro como fuera de la ciudad.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Diseo del Plan de trabajo.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Eleccin del sector o poblacin objetivo.
PUNTO FINAL: Alistar y contar con los documentos de respaldo.
1.8
1.9
RIESGOS:
Inadecuada programacin de las visitas por desconocimiento de la zona.

Autorizacin del plan de trabajo.
1.11 OBSERVACIONES.
292
PROGRAMAR VISITA EL CLIENTE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Elegir sector o poblacin objetivo
Asesor
Comercial
Comercial
Armar Plan de Trabajo
Asesor
Comercial
Comercial
Determinar si la visita es fuera o

dentro de la ciudad
Asesor
Comercial
Comercial
Para visita fuera de la ciudad,

determinar el nmero de das
Asesor
Comercial
Comercial
Programar visita local
Asesor
Comercial
Comercial
Solicitar autorizacin salida de la

empresa
Asesor
Comercial
Comercial
Autorizacin del Plan de Trabajo de

los Asesores Comerciales
Director
Comercial o
Subgerente
Comercial
293
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visita a los clientes.
2.2
2.3
2.4
OBJETIVO: Realizar la visita a los clientes existentes y potenciales para ofertar

los productos y servicios de la empresa.
2.5
GENERALIDADES: Visitar la obra o ferretera permite identificar las

oportunidades de negocio, ofrecer a los clientes los productos y servicios de la
empresa, mantener el contacto con los clientes existentes y la adquisicin de
nuevos.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Establecer contacto con el cliente o persona que

pueda tomar la decisin de compra, ofertar y vender los productos.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento a la zona o lugar de visita determinado.
PUNTO FINAL: Diligenciamiento de la Planilla de Visitas.
2.8
Planilla de Visita.
2.9
RIESGOS:
Prdida del tiempo de la visita ante indecisin de compra por parte del cliente.
No encontrar a cliente o a la persona que pueda tomar la decisin de compra.
Accidentes en la obra.

Revisin de Planilla de Visitas.
2.11 OBSERVACIONES.
294
Cdigo:
VISITA OBRA
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Desplazarse a la zona o
determinado (obra u oficina)
Para visita fuera de la ciudad iniciar

viaje entre las 6:30 y 7 de la maana;
para visita local, salir de la empresa a
mitad de la maana
Asesor
Comercial
CLIENTE ANTIGUO
Asesor
Comercial
Comercial
Establecer comunicacin y recordarle

los productos y servicios ofrecidos por
la empresa
Asesor
Comercial
Comercial
CLIENTE POTENCIAL (nuevo)
Asesor
Comercial
Comercial
Buscar a la persona que pueda tomar

la decisin de compra
Asesor
Comercial
Comercial
Identificarse con nombre propio y el

de la empresa
Asesor
Comercial
Comercial
Brindar informacin de los productos y

servicios ofrecidos por la empresa
Asesor
Comercial
Comercial
Obtener informacin de los productos

necesitados
Asesor
Comercial
Comercial
Tomar datos del cliente
Asesor
Comercial
Comercial
10
Cotizar los productos
Asesor
Comercial
Comercial
11
Tomar datos del pedido si lo realizar

o ponerse a disposicin del cliente
Asesor
Comercial
Comercial
12
Diligenciar Planilla de Visita
Asesor
Comercial
Comercial
lugar
Asesor
Comercial
295
Comercial
Comercial
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atencin de Mostrador.
3.2
3.3
3.4
OBJETIVO: Brindar y ofrecer a los clientes los productos comercializados por la

empresa en el punto de venta.
3.5
GENERALIDADES: La atencin de mostrador permite efectuar la venta de los

productos en las instalaciones de la empresa.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Venta de contado.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la visita del cliente.
PUNTO FINAL: Enviar al cliente a Caja para el pago de los productos.
3.8
Factura de Venta.
3.9
RIESGOS:
Errores de diligenciamiento de la factura.
Liquidacin errnea del valor de los productos.

Consulta de la disponibilidad de los productos.
Verificacin de la informacin a registrar en la factura.
3.11 OBSERVACIONES.
296
Cdigo:
ATENCIN DE MOSTRADOR
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir visita del cliente
Asesor
Comercial
Comercial
Entablar comunicacin
Asesor
Comercial
Comercial
Determinar producto(s) requeridos por

el cliente
Asesor
Comercial
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Consultar
producto(s)
del
Asesor
Comercial
Comercial
Si los no se encuentran disponibles

informar al cliente
Asesor
Comercial
Comercial
PRODUCTOS DISPONIBLES
Asesor
Comercial
Comercial
Cotizar producto(s)
Asesor
Comercial
Comercial
Informar el valor al cliente
Asesor
Comercial
Comercial
Indagar y establecer si el cliente

requiere algn producto ms
Asesor
Comercial
Comercial
10
Establecer si el cliente realizar la

compra
Asesor
Comercial
Comercial
11
Facturar o remisionar la mercanca
Asesor
Comercial
Comercial
12
Entregar factura o remisin al cliente
Asesor
Comercial
Comercial
13
Indicar al cliente la ubicacin de la

caja para que realice el pago y de
despacho para que reclame los
productos
Asesor
Comercial
Comercial
disponibilidad
297
M O
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta disponibilidad de los productos.
4.2
MARCO NORMATIVO.
4.3
4.4
OBJETIVO: Determinar la existencia de productos en la bodega de la empresa.
4.5
GENERALIDADES: La consulta de la disponibilidad de los productos respalda la

venta de los mismos, ya permite establecer la posibilidad de ofrecer y entregar la
mercanca a los clientes de manera eficiente.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las cantidades existentes de los

productos solicitados por los clientes.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecimiento de la ubicacin de los Asesores
Comerciales.
PUNTO FINAL: Determinacin de las cantidades existente en bodega del
producto.
4.8
Formato de traslado de mercanca.
4.9
RIESGOS:
Desactualizacin de los stocks de mercanca.

Consulta de lista impresa de productos e informacin del sistema.
4.11 OBSERVACIONES.
298
CONSULTA DE DISPONIBILIDAD DE
LOS PRODUCTOS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
ubicacin
del
Asesor
Responsable
rea
Asesor
Comercial
Comercial
Establecer
Comercial
Si se encuentra en las instalaciones

de la empresa:
Consultar los productos requeridos
por el cliente
De lo contrario:
Comunicarse a la empresa
Indagar por la existencia del
producto(s)
Asesor
Comercial
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Confrontar informacin del sistema

con la de la lista de precios
Asesor
Comercial
Comercial
Establecer cantidad disponible

de
productos, de lo contrario informar al
cliente.
Asesor
Comercial
Comercial
Determinar si los productos se

encuentran en bodega o debe
realizarse
traslado
desde
otra
sucursal
Asesor
Comercial
Comercial
M O
TRASLADO DE MERCANCA
7
Diligenciar formato de traslado de

mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Establecer
sucursal
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Solicitar traslado de mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial
10
Recibir mercanca en bodega

enviarla directamente al cliente
Auxiliar de
Inventario
Comercial
11
Ingresar mercanca al sistema por la

opcin de traslado
Auxiliar de
Inventario
Comercial
12
Efectuar facturacin de la mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial
13
Archivar una copia de la factura en

inventario, entregar dos copias a
cartera y una a contabilidad
Auxiliar de
Inventario
Comercial
comunicacin
con
la
299
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesora Tcnica.
5.2
MARCO NORMATIVO.
5.3
5.4
OBJETIVO: Sugerir o indicar al cliente los productos que ms se ajusten a su

necesidad.
5.5
GENERALIDADES: La Asesora Tcnica permite brindar al cliente la indicacin de

los productos que ms se ajustan a sus requerimientos, partiendo de la definicin
del tipo de obra que adelanta o planea efectuar.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Sugerencia

acompaamiento en el desarrollo de la obra.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Definicin del tipo de obra para la que el cliente requiere
el material.
al
cliente
de
productos
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin de la necesidad del cliente.

5.8
5.9
RIESGOS:
Prdida del cliente.
Definicin errnea de materiales.

Determinacin del tipo de obra y apoyo en personas con amplio conocimiento
en los factores a tener en cuenta durante la ejecucin de la misma.
5.11 OBSERVACIONES.
300

Cdigo:
ASESORA TCNICA
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Definir tipo de obra para la que el

cliente requiere el material
Asesor
Comercial
Comercial
Determinar clase de asesora
Asesor
Comercial
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Asesora especializada:
Solicitar colaboracin de la
Ingeniera Civil de la empresa
Realizar
estudio
de
los
requerimientos del cliente y/o
planos de la obra
Indicar el producto(s) que se
ajusta(n) a la obra
Efectuar despiece del producto
Interpretar cartilla
Asesor
Comercial
Comercial
Asesora muy especializada:

Tramitar con el proveedor idneo
la asesora para el cliente
Acompaar asesora
Asesor
Comercial
Comercial
Establecer
satisfaccin
necesidad del cliente
Asesor
Comercial
Comercial
Asesora Bsica:
Establecer los productos que ms
se ajustan a la necesidad del
cliente
Describir las especificaciones del
material
Explicar al cliente las ventajas del
producto
de
la
301
HIERROS HB S.A

6.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotizacin de productos para clientes.
6.2
6.3
6.4
OBJETIVO: Establecer y dar a conocer al cliente el valor de los productos

solicitados.
6.5
GENERALIDADES: La cotizacin de los productos permite indicar al cliente el

valor que tendr su compra si decide realizarla.
6.6
RESULTADOS ESPERADOS: Estimacin del valor de los productos requeridos

por el cliente.
6.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Estudiar nota de los productos requeridos por el cliente.
PUNTO FINAL: Informar al cliente el valor de los productos.
6.8
Cotizacin.
6.9
RIESGOS:
Errores al calcular precio y descuento de los productos.

Verificacin de precios y descuentos.
6.11 OBSERVACIONES.
302

COTIZACIN DE PRODUCTOS PARA
CLIENTES
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
rea
Asesor
Comercial
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Estudiar nota de los

requeridos por el cliente
Consultar
lista
descuentos
Calcular valor de los productos
Asesor
Comercial
Comercial
Solicitar informacin de precio de

productos
Asesor
Comercial
Comercial
Informar la cliente telefnicamente o

personalmente durante la visita o
elaborar cotizacin por escrito
Asesor
Comercial
Comercial
Diligenciar cotizacin del sistema o

personalizada referenciando producto,
cantidad y valor
Asesor
Comercial
Comercial
Imprimir cotizacin
Asesor
Comercial
Comercial
Enviar documento va fax o entregar

personalmente
Asesor
Comercial
Comercial
de
productos
Responsable
precios
303
M O
HIERROS HB S.A

7.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento de las cotizaciones.
7.2
MARCO NORMATIVO.
7.3
7.4
OBJETIVO: Determinar si el cliente realizar la compra de los productos.
7.5
GENERALIDADES.: El seguimiento a las cotizaciones permite establecer si el

cliente realizar la compra de los productos.
7.6
RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la compra de los productos por parte del

cliente.
7.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Comunicacin con el cliente.
PUNTO FINAL: Obtener el pedido por parte del cliente o ponerse a su
disposicin para una compra futura.
7.8
7.9
RIESGOS:
Perder el cliente y la oportunidad de negocio.
7.10 CONTROLES EJERCIDOS

Comunicacin con clientes.
7.11 OBSERVACIONES.
304
SEGUIMIENTO DE LAS COTIZACIONES

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Comunicarse con el cliente
Asesor
Comercial
Comercial
Determinar consideracin sobre la

cotizacin
Asesor
Comercial
Comercial
Establecer si el cliente realizar el

pedido
Asesor
Comercial
Comercial
Tomar los datos del pedido si el cliente

ha decidido realizarlo
Asesor
Comercial
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Si el cliente ha decidido no realizar el

pedido:

Establecer la razn para ello

Conocer de otras cotizaciones
Consultar precios y descuentos
lmites para la mercanca
Recotizar si es posible o ponerse
a disposicin del cliente para una
compra futura
305
M O
HIERROS HB S.A

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pedido.
8.2
8.3
8.4
OBJETIVO: Tomar anotacin y tramitar el pedido de los productos solicitados por

los clientes.
8.5
GENERALIDADES: El pedido permite programar y coordinar las actividades de

despacho, al determinar los productos que deben ser egresados de la bodega.
8.6
RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de los productos a despachar.
8.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar datos del pedido y del cliente.
PUNTO FINAL: Realizar seguimiento al despacho.
8.8
Formato de pedido.
8.9
RIESGOS:
Pedido errneo de productos.

Verificacin de productos.
Autorizacin de pedido por Cartera y Comercial.
8.11 OBSERVACIONES.
306
Cdigo:
PEDIDO
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Tomar datos del producto y cliente
Asesor
Comercial
Comercial
Consultar disponibilidad y existencia

de mercanca en bodega
Asesor
Comercial
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Diligenciar formato de pedido con

datos del cliente y clculos efectuados
Asesor
Comercial
Comercial
Revisar que los

completos y correctos
Asesor
Comercial
Comercial
Realizar las correcciones necesarias
Asesor
Comercial
Comercial
Solicitar autorizacin de Cartera y

Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Autorizacin Comercial
Subgerente
o Director
Comercial
Autorizacin de Cartera
Director de
Cartera
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
datos
estn
Administrativa
y Comercial X
PEDIDO NO AUTORIZADO
10
Informar al cliente
PEDIDO AUTORIZADO
11
Pasar formato de pedido a despacho

si se obtiene la autorizacin
Asesor
Comercial
Comercial
12
Solicitar programacin de la entrega

de pedido
Asesor
Comercial
Comercial
13
Facturar pedido si la mercanca est

cargada al sistema, de lo contrario,
remisionar los productos
Asesor
Comercial
Comercial
14
Informar al cliente la fecha de entrega

de la mercanca
Asesor
Comercial
Comercial
15
Realizar seguimiento del despacho
Asesor
Comercial
Comercial
307
M O
HIERROS HB S.A

9.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin.
9.2
9.3
9.4
OBJETIVO: Facturar los productos vendidos.
9.5
GENERALIDADES: La facturacin de los productos genera un documento de

respaldo que permite el seguimiento y soporte de la venta.
9.6
RESULTADOS ESPERADOS: Generacin de documento descriptivo de los

productos, cantidades y valor de la compra.
9.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Clculo del valor total de la venta.
PUNTO FINAL: Entregar la factura al cliente si no se presenta error de
facturacin o anularla.
9.8
Factura.
9.9
RIESGOS:
Errores de diligenciamiento y de impresin.

Verificacin de productos, cantidades, precios y descuentos.
Copia y archivo de las facturas.
9.11 OBSERVACIONES.
308
ANULACIN DE FACTURA
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
Recibir peticin de Cajera o Asesor

Comercial
Director de
Cartera
Comercial
Revisar que la factura se encuentre

completa:
4 hojas factura venta de contado
3 hojas factura venta a crdito
Director de
Cartera
Comercial
Analizar las facturas y la anotacin de

la observacin de la razn de la
anulacin
Director de
Cartera
Comercial
Confirmar la
observacin
la
Director de
Cartera
Comercial
Ingresar al sistema para efectuar la

anulacin
Director de
Cartera
Comercial
Habilitar la factura (ingresar a la

factura por su # )
Director de
Cartera
Comercial
Recorrer la factura
Director de
Cartera
Comercial
Adicionar a la factura la observacin

de la anulacin y la razn de la misma
Director de
Cartera
Comercial
Colocar sello de anulada a la factura

fsica
Director de
Cartera
Comercial
10
Archivar las facturas anuladas
Auxiliar de
Inventario
Comercial
apreciacin
de
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional
309
M O
Cdigo:
FACTURACIN
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Calcular el valor total de la venta
Asesor
Comercial
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Revisar # de factura para no saltar

el consecutivo
Asesor
Comercial
Comercial
Establecer tipo de venta (contado,

crdito, anticipo)
Asesor
Comercial
Comercial
Verificar concordancia de precio y

descuento
Asesor
Comercial
Comercial
Realizar las correcciones requeridas
Asesor
Comercial
Comercial
Asesor
Comercial
Comercial
Imprimir factura
Asesor
Comercial
Comercial
Corroborar datos de la factura
Asesor
Comercial
Comercial
10
Entregar factura al cliente si no se

presenta error de facturacin, de lo
contrario solicitar anulacin de la
factura
Asesor
Comercial
Comercial
M O
FACTURACIN CONTADO
N
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Confirmar datos del cliente si existe

en el sistema, de lo contrario,
solicitar y digitar informacin del
cliente en el sistema
Asesor Comercial
Comercial
Confirmar los datos y/o realizar

modificaciones
Asesor Comercial
Comercial
Anexar informacin de la mercanca

(referencia, cantidad y valor)
Asesor Comercial
Comercial
Grabar la informacin del cliente en

el sistema si se trata de una compra
representativa
Asesor Comercial
Comercial
310
FACTURACIN CRDITO
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
Consultar formato de pedido
Asesor
Comercial
Comercial
Digitar informacin del pedido
Asesor
Comercial
Comercial
Verificar los datos del cliente y del

pedido
Asesor
Comercial
Comercial
Corregir los datos que se requieran
Asesor
Comercial
Comercial
FACTURACIN ANTICIPO
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
M O
Digitar informacin de cliente y

productos comprados
Asesor
Comercial
Comercial
Solicitar revisin y
Comercial y Cartera
Asesor
Comercial
Comercial
Facturar a un (1) da
Asesor
Comercial
Comercial
autorizacin
311
HIERROS HB S.A

10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remisin de mercanca.
10.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
10.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
10.4 OBJETIVO: Posibilitar la venta de los productos disponibles que an no han sido
ingresados al sistema.
10.5 GENERALIDADES: La remisin de los productos permite la venta de estos ante
su disponibilidad an cuando no han sido cargados al inventario.
10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documento de remisin de los productos.
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Tomar pedido de producto y cantidad.
PUNTO FINAL: Entregar de remisin al cliente.
Remisin.
10.9 RIESGOS:
Errores de diligenciamiento y de impresin.
Verificacin de productos, cantidades, precios y descuentos.
Copia y archivo de las remisiones.
Facturacin de las remisiones.
10.11 OBSERVACIONES.
312
Cdigo:
REMISIN DE MERCANCA
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Tomar pedido
cantidad
de
producto
Asesor
Comercial
Comercial
Solicitar a Auxiliar de Inventario la

elaboracin
de
la
remisin
facilitndole la informacin del
cliente, producto y cantidad
Asesor
Comercial
Comercial
Elaborar remisin de mercanca

diligenciando formato del sistema
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Verificar
remisin
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Imprimir remisin (consta de 4

hojas)
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Relacionar la remisin en el
cuaderno de remisiones, llenado las
dos primeras casillas (# remisin y
nombre del cliente) y dejando
pendiente el # de la factura
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Archivar una copia de la remisin y

entregar las dems a Asesor
Comercial
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Recibir remisin y entregar al cliente
Asesor
Comercial
Comercial
consecutividad
de
la
313
M O
HIERROS HB S.A

11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del pedido.
11.2 MARCO NORMATIVO.
11.3 RESPONSABLE: Asesor Comercial.
11.4 OBJETIVO: Garantizar la recepcin de los productos por parte del cliente.
11.5 GENERALIDADES: El seguimiento del pedido permite garantizar el despacho y la
entrega de los pedidos a los clientes y determinar el nivel de satisfaccin de los
mismos ante el compromiso de entrega oportuna.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Confirmacin de la entrega del pedido en el tiempo
estimado.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de las compras realizadas por los clientes.
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin del cliente.

11.9 RIESGOS:
No programacin del despacho del pedido.
No recepcin del pedido por parte del cliente por mora en su entrega.
Prdida del cliente.
Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercanca al cliente.
Comunicacin permanente con el cliente.
314

Cdigo:
SEGUIMIENTO DEL PEDIDO

N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Consultar compras de los clientes
Asesor
Comercial
Comercial
Consultar con despacho fecha de

entrega de la mercanca al cliente
Asesor
Comercial
Comercial
Establecer etapa del despacho
Asesor
Comercial
Comercial
Comunicarse o recibir
telefnica del cliente
llamada
Asesor
Comercial
Comercial
Informar al cliente la etapa de

despacho de la mercanca
Asesor
Comercial
Comercial
Participar en la solucin de los

inconvenientes cuando estos se
presenten
Asesor
Comercial
Comercial
Establecer satisfaccin del cliente

cuando se haya realizado la entrega
de los productos o conocer sus
observaciones al respecto
Asesor
Comercial
Comercial
315
M O
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Metas de Venta.
1.2
1.3
OBJETIVO: Fijar las metas de ventas que deben alcanzarse para el periodo de
tiempo estimado y realizar seguimiento de su alcance.
1.4
GENERALIDADES: La proyeccin de ventas permite direccionar el equipo de

ventas hacia el desafo del alcance de las mismas y hacia la puesta en prctica de
todas las estrategias para garantizar la competitividad de la empresa en el
mercado.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Incremento del volumen de ventas y logro de las

metas de ventas establecidas.
1.6
Estadsticas de ventas.
Informe de ventas por Asesor, Lnea, cliente, etc.
1.7
RIESGOS:
No cumplimiento de las metas.
Cambios imprevistos del mercado.
Planteamiento de estrategias erradas.
Prdida del poder adquisitivo por parte del cliente.
Inadecuada interpretacin de la informacin.
1.8
Anlisis de las estadsticas de ventas.
Seguimiento del alcance de las metas de ventas.
Revisin de los informes de ventas.
Reunin con asesores y revisin formato de visita a clientes.

Cdigo:
METAS DE VENTA
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Administrativa
Subgerente y Director
Comercial
Administrativa
Comercial
Administrativa
Comercial
Administrativa
Comercial
316
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin de Informe de Ventas.
1.2
MARCO NORMATIVO.
1.3
1.4
OBJETIVO: Contar con la informacin de las ventas realizadas en un periodo de

tiempo determinado.
1.5
GENERALIDADES: La generacin de informes de ventas permite conocer los

productos que presentan mayor demanda y rotacin, as como establecer el
cumplimiento de las metas y la efectividad de las estrategias planteadas.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Listado de ventas diarias, acumuladas del mes y

mensuales, por cliente, lnea, cliente, etc.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al sistema.
PUNTO FINAL: Impresin de los listados de ventas.
1.8
Listado de ventas del da, acumulada del mes, mensual.
Listado de ventas por: vendedor y lnea, vendedor y cliente, lnea, costos.
1.9
RIESGOS:
Seleccin errnea de la informacin.

Generacin y consulta de la informacin solo por personal autorizado.
1.11 OBSERVACIONES.
317
GENERACIN INFORME DE VENTAS

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Ingresar al sistema
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Verificar que el personal de ventas

no se encuentre utilizando el
sistema
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Diligenciar
requeridos
datos
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Consultar informacin general de

las ventas
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Establecer
frecuencia
presentacin del informe
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Informe diario:
Seleccionar los datos de ventas
acumuladas del da y acumuladas
del mes hasta la fecha, de lo
contrario, seleccionar las ventas por
vendedor- lnea, vendedor- cliente,
lnea, costo, mensual, etc.
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Verificar la informacin
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Imprimir los listados de ventas
Auxiliar de
Inventario
Comercial
adicionar
de
la
318
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin Estadsticas de Ventas.
2.2
MARCO NORMATIVO.
2.3
RESPONSABLE: Subgerente y Director Comercial.
2.4
OBJETIVO: Establecer el comportamiento de las venta y rotacin de productos.
2.5
GENERALIDADES: La revisin de las estadsticas de ventas brinda informacin

relevante sobre la rotacin de los productos, los niveles de ventas alcanzados y
adicionalmente permite establecer el alcance de los objetivos planteados por el
rea Comercial, para as evaluar las estrategias desarrolladas.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Recopilacin de informacin sobre las ventas

realizadas.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informes de ventas.
PUNTO FINAL: Determinacin de la rotacin de los productos, los ms
vendidos, los menor salida, etc.
2.8
Informe de ventas.
2.9
RIESGOS:
Reportes de ventas errneos.

Verificacin de la informacin de los reportes de ventas.
Confrontar la informacin impresa con la registrada en el sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
319
REVISIN ESTADSTICAS DE VENTAS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Recepcin informe de ventas

1
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
M O
Analizar las estadsticas de ventas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X

productos, los ms y menos
vendidos, etc.
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
Resaltar o sealar los datos ms

relevantes
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
Confrontar y verificar la informacin

impresa con la registrada en el
sistema
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
Establecer diferencias cuando se

presenten
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
Conocer
las
desarrolladas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
Estudio y anlisis de los logros

alcanzados
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
Determinar
estrategias
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
10
Establecer las razones y replantear

las estrategias cuando las metas no
han sido alcanzadas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
11
Consolidar la informacin
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
12
Tomar nota de la ventas totales
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
13
Informar a Gerencia el nivel de

ventas logradas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa X
estrategias
alcance
de
las
320
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijacin meta de ventas.
3.2
3.3
RESPONSABLE: Subgerente o Director Comercial.
3.4
OBJETIVO: Establecer la cuanta que debe facturar cada Asesor Comercial.
3.5
GENERALIDADES: La fijacin de la meta de ventas seala la cuanta mnima que

debe lograr facturar cada Asesor Comercial durante el mes siguiente.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Definicin de la meta de ventas.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Revisin de la informacin de las ventas efectuadas el
mes inmediatamente anterior.
PUNTO FINAL: Informacin de la meta de ventas a lograr a los
integrantes del rea Comercial.
3.8
3.9
RIESGOS:
Inadecuada fijacin de la meta de ventas.
Errores de clculo de la meta por manejo de informacin errnea.

Verificacin de la informacin de las ventas realizadas.
3.11 OBSERVACIONES.
321

Cdigo:
FIJACIN META DE VENTAS

N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Realizar las proyecciones de ventas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Definir y revisar las metas fijadas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Establecer monto mnimo que debe

facturar cada Asesor Comercial
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Realizar reunin del rea Comercial
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
10
Informar las metas a alcanzar de

ventas a los integrantes del rea
Comercial.
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Revisin de la informacin
ventas del mes anterior
Calcular
general
Consultar
empresa
Conocer el comportamiento
sector (mercado)
el
promedio
las
de
polticas
de
venta
de
la
del
322
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento meta de venta.
4.2
MARCO NORMATIVO.
4.3
4.4
OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de la meta de ventas.
4.5
GENERALIDADES: El seguimiento de la meta de ventas permite establecer si las

estrategias planteadas para el alcance de estas presentan los resultados
esperados o si deben realizarse ajustes que conlleven hacia su logro.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento de los alcances de la meta de

ventas.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunin rea Comercial.
PUNTO FINAL: Comparacin de las ventas con la meta establecida.
4.8
4.9
RIESGOS:
Reportes de ventas errneos.

Anlisis de las ventas de cada Asesor Comercial.
4.11 OBSERVACIONES.
323
SEGUIMIENTO META DE VENTAS

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa
Reportar las visitas a los clientes y

los negocios pactados
Asesor
Comercial
Administrativa
Analizar las ventas logradas por

cada Asesor Comercial
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa
Comparar las ventas realizadas con

la meta establecida
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa
Conocer
las
desarrolladas
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa
Replantear las estrategias si es

necesario
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa
Establecer el alcance de la meta de

ventas
Subgerente y
Director
Comercial
Administrativa
Reunin de rea Comercial
estrategias
324
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Cobro y Recaudo.
1.2
AREA TITULAR: Cartera.
1.3
OBJETIVO: Realizar las actividades inherentes a la recuperacin de cartera, es

decir, recaudo del dinero generado por las ventas a crdito.
1.4
GENERALIDADES: el cobro y recaudo de dinero adeudado por los clientes

constituye un factor de gran importancia ya que en ocasiones se convierte en la
actividad determinante para garantizar el flujo de dinero de la empresa, contar con
el capital necesario para continuar con las actividades de la misma y respaldar las
obligaciones contradas.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Lograr la recuperacin de cartera en el menor

tiempo posible, decir, lograr una rotacin de cartera exitosa.
1.6
Listados de cartera vencida.
Circular o carta de cobro.
1.7
RIESGOS:
Incumplimiento de los clientes en el pago de las obligaciones contradas con la
empresa.
Rotacin lenta de cartera.
Prdidas econmicas para la empresa.
Iliquidez.
Incurrir en gastos por trmites jurdicos para cobrar a los clientes.
1.8
Estudio de crdito a clientes.
Autorizacin comercial y de cartera para despacho a clientes.
Seguimiento de las actividades de cobro y recaudo.
Comunicacin con clientes.
325
Cdigo:
COBRO Y RECAUDO
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Generacin de listado de cartera

vencida
Comercial
Director de Cartera
Comercial
Director de Cartera
Cobro
Comercial
Asesor Comercial y/o

Mensajero
Recaudo
Comercial
Asesor Comercial y/o

Mensajero
Seguimiento del estado de cobro y

recaudo
Comercial
Director de Cartera y
Asesor Comercial
Comercial
Director de Cartera
Revisin
de
consignaciones
locales y nacionales de los
clientes
Comercial
Director de Cartera
Comercial
Director de Cartera
326
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin listado de cartera vencida.
1.2
1.3
1.4
OBJETIVO: Establecer la cuanta adeudada por los clientes de cada uno de los
Asesores Comerciales y tiempo de vencimiento.
1.5
GENERALIDADES: La generacin de listados de clientes con cartera vencida

permite disear y direccionar acciones enfocadas hacia la recuperacin de dinero
adeudado por los clientes.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin y generacin de listado de clientes

con obligaciones vencidas.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar informacin de cartera de los clientes.
PUNTO FINAL: Listados impresos de clientes con cartera vencida por
Asesor Comercial.
1.8
Lista de clientes con cartera vencida.
1.9
RIESGOS:
Desactualizacin de la cartera.

Actualizacin de la informacin de la cartera.
1.11 OBSERVACIONES.
327
GENERACIN DE LISTADOS
CARTERA VENCIDA
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Ingresar al sistema (software) por

cartera
Director de
Cartera
Comercial
Consultar informacin de cartera de

los clientes
Subgerente
Administrativa
Subgerente
Administrativa
Establecer estado del cliente
Subgerente
Administrativa
Relacionar los clientes con cartera

vencida
Subgerente
Administrativa
Filtrar la informacin por Asesor

Comercial
Subgerente
Administrativa
Generar los listados de clientes con

cartera vencida por Asesor
Subgerente
Administrativa
Imprimir los listados
Subgerente
Administrativa
328
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de listados de cartera vencida.
2.2
2.3
2.4
OBJETIVO: Entregar los listados de cartera vencida a la persona indicada para

que proceda a su respectivo cobro y recaudo.
2.5
GENERALIDADES: La entrega de los listados de cartera vencida se entregan a

los Asesores Comerciales o Mensajero dependiendo de los das de vencimiento,
esto es, si el cliente a demorado su pago por un plazo mayor a 10 das es
responsabilidad del Asesor Comercial cobrar y recaudar el dinero adeudado, de
manera contraria estas actividades deben ser llevadas a cabo por el Mensajero.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Informar a los Asesores Comerciales o Mensajero

el valor adeudado por los clientes y el nombre de la persona a quien deben
realizar el respectivo cobro.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar listado de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Guardar copia de los listados de cartera vencida
entregados.
2.8
Copia del listado de cartera vencida.
2.9
RIESGOS:
Prdida del listado.
No recepcin del listado por parte de la persona que debe realizar el cobro.

Verificacin de la informacin del estado y comportamiento de cartera de los
clientes.
Copia archivada de los listados entregados a Asesores Comerciales y
Mensajero.
2.11 OBSERVACIONES.
329

Cdigo:
SELECCIN DEL PROVEEDOR
Pgina
Frecuencia
Actividad
listados
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Consultar
vencida
Establecer das de vencimiento del

cliente
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Realizar reunin con Asesores

Comerciales o Mensajero
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Entregar los listados de cartera con

vencimiento mayor a 10 das a
Asesores, de lo contrario entregar
listados a Mensajero
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Recibir listados de cartera vencida
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Guardar copia
entregadas
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
las
cartera
rea
de
de
Responsable
listas
330
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro.
3.2
3.3
RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
3.4
OBJETIVO: Recordar al cliente la obligacin contrada con la empresa, establecer

compromiso y fecha de cancelacin de la misma.
3.5
GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada

hacia la recuperacin de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la
empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad
posible.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de la obligacin por parte del cliente o

compromiso de fecha de pago.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.
3.8
3.9
RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

Seguimiento de las actividades de cobro.
3.11 OBSERVACIONES.
331

Cdigo:
COBRO
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Consultar y analizar los listados de

cartera vencida
Asesor
Comercial o
Mensajero
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Establecer comunicacin presencial

o telefnica con el cliente
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Solicitar elaboracin de circular o

carta de cobro
Asesor
Comercial
Comercial
Elaboracin de circular o carta de

cobro
Director de
Cartera
Comercial
Recibir documento de cobro
Asesor
Comercial
Comercial
Desplazarse a la oficina del cliente
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Recordar al cliente monto, fecha en

que debi pagar y das de mora
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Entregar al cliente documento de

cobro
Asesor
Comercial
Comercial
10
Revisar con el cliente el saldo

adeudado
Asesor
Comercial
Comercial
11
Solicitar
compromiso
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
12
Hacer firmar al cliente copia del

documento de cobro
Asesor
Comercial
Comercial
13
Fijar compromiso y fecha de pago
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
14
Entregar copia del documento

firmado a Director de Cartera
Asesor
Comercial
Comercial
cancelacin
del
332
Comercial
M O
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo.
4.2
4.3
RESPONSABLE: Asesores Comerciales y Mensajero.
4.4
OBJETIVO: Colectar el dinero en efectivo o cheque con el que el cliente cancela

su obligacin con la empresa.
4.5
GENERALIDADES: El cobro de cartera se realiza como primera medida enfocada

hacia la recuperacin de cartera, recordando al cliente la suma adeudada a la
empresa y el cumplimiento del compromiso establecido a la menor brevedad
posible.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: cancelacin de la obligacin por parte del cliente o

compromiso de fecha de pago.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar y analizar los listados de cartera vencida.
PUNTO FINAL: Fijar compromiso y fecha de pago.
4.8
4.9
RIESGOS:
Negativa del cliente a pagar el dinero adeudado.
No encontrar a la persona a quien debe cobrarse repetidamente.

Seguimiento de las actividades de cobro.
4.11 OBSERVACIONES.
333

Cdigo:
RECAUDO
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Consultar y analizar los listados de

cartera vencida
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Establecer comunicacin presencial

o telefnica con el cliente
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Solicitar elaboracin de circular o

carta de cobro
Asesor
Comercial
Comercial
Elaboracin de circular o carta de

cobro
Director de
Cartera
Comercial
Recibir documento de cobro
Asesor
Comercial
Comercial
Desplazarse a la oficina del cliente
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Recordar al cliente monto, fecha en

que debi pagar y das de mora
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
Entregar al cliente documento de

cobro
Asesor
Comercial
Comercial
10
Revisar con el cliente el saldo

adeudado
Asesor
Comercial
Comercial
11
Solicitar
compromiso
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
12
Hacer firmar al cliente copia del

documento de cobro
Asesor
Comercial
Comercial
13
Fijar compromiso y fecha de pago
Asesor
Comercial o
Mensajero
Comercial
14
Entregar copia del documento

firmado a Director de Cartera
Asesor
Comercial
Comercial
cancelacin
del
334
M O
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento del estado de cobro y recaudo de

cartera.
5.2
5.3
5.4
OBJETIVO: Controlar el cobro y recaudo de cartera.
5.5
GENERALIDADES: El seguimiento del estado de cobro y recaudo de cartera

apunta hacia el control de estas actividades, posibilitando la implementacin de las
estrategias que conlleven hacia la minimizacin de la cartera adeudada por los
clientes.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento del estado de la actividad de cobro y

recaudo.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunin de Dir. Cartera y Asesores Comerciales.
PUNTO FINAL: Confrontar la informacin actual con la anterior.
5.8
Listado de cartera vencida.
5.9
RIESGOS:

Anotacin de las observaciones.
5.11 OBSERVACIONES.
SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE COBRO
Y RECAUDO
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Reunin de cartera y comercial
Director de
Cartera
Comercial
Recibir informacin del avance de cobro

y recaudo
Director de
Cartera
Comercial
Preguntar y recibir las observaciones

del Asesor Comercial
Director de
Cartera
Comercial
Confrontar la informacin actual con la

anterior
Director de
Cartera
Comercial
335
M O
HIERROS HB S.A

6.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste de cartera al cliente.
6.2
6.3
6.4
OBJETIVO: Ajustar la cartera del cliente.
6.5
GENERALIDADES: El ajuste de cartera se realiza cuando el cliente efecta

cancelaciones parciales o totales de las obligaciones contradas con la empresa,
para dar claridad a las cuentas y determinar cual es el valor adeudado pendiente.
6.6
RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
6.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de copia de consignacin.
PUNTO FINAL: Elaboracin de recibo de caja.
6.8
Planilla de consignaciones.
Recibo de caja.
6.9
RIESGOS:
Cantidades faltantes por ajustar.
Efectuar ajuste a cliente equivocado.

6.11 OBSERVACIONES.
336
AJUSTE DE CARTERA AL CLIENTE

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir copia de consignacin
Establecer
corresponde
Diligenciar
consignaciones
Director de
Cartera
Comercial
que
cliente
Director de
Cartera
Comercial
planilla
de
Director de
Cartera
Comercial
Consultar consignaciones de los

clientes en los bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Confrontar la informacin de planilla

de consignaciones y bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Ingresar todas las consignaciones al

sistema
Cajera
Comercial
Aplicar la consignacin a la factura

del cliente
Director de
Cartera o
Auxiliar
Contable
Comercial o
Contabilidad
Elaborar recibo de
cancelar la factura
Cajera
Comercial
caja
para
337
M O
HIERROS HB S.A

7.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin de consignaciones locales y

nacionales de los clientes.
7.2
7.3
7.4
OBJETIVO: Consultar las consignaciones a favor de la empresa.
7.5
GENERALIDADES: La revisin de las consignaciones locales y nacionales

proporciona informacin sobre el dinero que ingresa a las cuentas de la empresa
por concepto de pagos efectuados por los clientes.
7.6
RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de las clientes que realizaron el

pago o abono de su deuda.
7.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de saldos en bancos.
PUNTO FINAL: Ajustes a la informacin.
7.8
Planilla de consignaciones.
Recibo de caja.
7.9
RIESGOS:
Desconocimiento de cliente que realiz consignacin.

Comunicacin con Asesores Comerciales y clientes.
7.11 OBSERVACIONES.
338

REVISIN DE CONSIGNACIONES
LOCALES Y NACIONALES DE LOS
CLIENTES
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Consulta de saldos en bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Consultar
las
consignaciones
realizadas a favor de la empresa
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Establecer en que ciudad se realiz

la consignacin
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Recibir del Director de Cartera la

Planilla de consignaciones
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Confrontar la informacin de planilla

de consignaciones con la obtenida
de los bancos y marcar o sealar la
existente
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Tratar de establecer, en lo posible,

a que cliente pertenece la
consignacin si se desconoce
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Consultar con Vendedores y/o

Director
de
Cartera
las
consignaciones que no aparecen en
la planilla, informndoles el valor
consignado y el banco o dirigir
carta al banco solicitando copia de
la consignacin
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Elaborar recibo de Caja y enviar

para anticipo de clientes, si no ha
sido posible establecer a quien
pertenece el dinero
Cajera
Comercial
Anotar la informacin en la planilla

de consignaciones
Auxiliar
Contable
Contabilidad
339
M O
HIERROS HB S.A

8.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Generacin de listados de cartera.
8.2
8.3
8.4
OBJETIVO: Generar listados de cartera.
8.5
GENERALIDADES: la generacin de listados de cartera facilita el contar con

informacin impresa a cerca de la cartera de la empresa y con ello poder disear y
plantear las acciones a seguir para su recuperacin.
8.6
RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cartera del cliente.
8.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de solicitud de informacin o actividad propia
del cargo.
PUNTO FINAL: Entregar o enviar documentos o listados a la persona
solicitante o a Asesores Comerciales.
8.8
Estado de cuenta.
Circularizaciones.
Libros Auxiliares.
Relacin de recaudos.
Otros.
8.9
RIESGOS:
Desactualizacin de los datos.

8.11 OBSERVACIONES.
340
GENERACIN
CARTERA
DE
LISTADOS
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir solicitud de la informacin

y/o hacerlo cuando el desempeo
del cargo lo exija
Director de
Cartera
Comercial
Ingresar al sistema y consultar la

informacin
Director de
Cartera
Comercial
Director de
Cartera
Comercial
Filtrar la informacin segn

listado requerido:
Estado de cuenta
Anlisis de vencimientos
Circularizaciones
Libros auxiliares
Relacin de recaudos
otros
el
Imprimir documentos o listados
Auxiliar
Contable
Contabilidad
entregar o enviar documentos o

listados a la persona solicitante o a
Asesores Comerciales
Auxiliar
Contable
Contabilidad
341
M O
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Despacho y entrega de mercanca.
1.2
1.3
OBJETIVO: Despachar y entregar la mercanca a los clientes
1.4
GENERALIDADES: El despacho y la entrega de mercanca a los clientes se

realiza en las instalaciones indicadas por el cliente o en la bodega de la empresa.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de los productos a los clientes
1.6

Factura.
Planilla de horario.
1.7
RIESGOS:
No poder establecer la ubicacin del cliente.
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin y transporte.
Devolucin o no aceptacin de la mercanca por parte del cliente.
Retrasos en la entrega.
1.8
342
Cdigo:
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Programacin del cargue de los

vehculos y de la ruta de entrega
Bodega
Jefe de Bodega
Recepcin
de
facturas
remisiones a despachar
Bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega
Auxiliar de Bodega
Cargar la mercanca al vehculo de

la empresa o del cliente
Bodega
Auxiliar de Bodega
Verificacin del cargue de los

vehculos y autorizacin de salida
Bodega
Asistente Jefe de
Bodega
Bodega
Conductor
Descargar mercanca en obra o

ferretera
Bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega
Auxiliar de Bodega
y/o
343
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Programacin del cargue de los vehculos y de

la ruta de entrega.
1.2
MARCO NORMATIVO: Polticas establecidas en la empresa.
1.3
1.4
OBJETIVO: Determinar y programar el despacho de la mercanca a los clientes

estableciendo la ruta de entrega.
1.5
GENERALIDADES: Programar el cargue de los vehculos estableciendo

adicionalmente la ruta de entrega permite evitar el sobrepeso de los mismos y
garantizar la entrega de la mercanca en buen estado y de manera oportuna.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Ruta de entrega de los productos y entregas a

realizar.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas, formatos de pedido o remisiones.
PUNTO FINAL: Entrega de planilla de horario con la ruta de entrega de la
mercanca.
1.8
1.9
RIESGOS:
Inadecuada programacin de la ruta de entrega de la mercanca.
Sobrepeso de los vehculos.

1.11 OBSERVACIONES.
La inadecuada programacin de la ruta por desconocimiento de la ubicacin de los
clientes causa demoras en la entrega y prdida de tiempo.
El sobrepeso de los vehculos puede ocasionar prdidas econmicas por
deterioro o dao de la mercanca y gastos por sanciones de trnsito.
La mezcla de productos pesados y livianos puede terminar en la prdida parcial o
total de los productos.
344
PROGRAMACIN DEL CARGUE DE

LOS VEHCULOS Y DE LA RUTA DE
ENTREGA.
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
Recibir las facturas, formato de

pedido o remisiones
Jefe de Bodega
Bodega
Consultar la informacin contenida

en el documento
Jefe de Bodega
Bodega
Jefe de Bodega
Bodega
Identificar y ubicar las obras o

direcciones de los clientes
Jefe de Bodega
Bodega
Zonificar la entrega
Jefe de Bodega
Bodega
Conocer la carga en peso y volumen

que puede transportar cada vehculo
Jefe de Bodega
Bodega
Priorizar la entrega de la mercanca

segn el material, tipo de producto,
tamao de los artculos, volumen de
compra, requerimientos del cliente,
facilidad, ubicacin, etc.
Jefe de Bodega
Bodega
Diligenciar Planilla de Horario

anotando e indicando el orden de
las entregas a realizar
Jefe de Bodega
Bodega
Entregar la Planilla de Horario a

Conductores
Jefe de Bodega
Bodega
10
Consultar
la
conductores
Jefe de Bodega
Bodega
11
Recibir observaciones de los

conductores y realizar ajustes a la
ruta si es necesario
Jefe de Bodega
Bodega
12
Entregar las facturas a los Auxiliares

de Bodega en el orden de entrega
de la mercanca
Jefe de Bodega
o Auxiliar
(Asistente) de
Jefe de Bodega
Bodega
ruta
con
los
345
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin de facturas y/o remisiones para

despacho.
2.2
MARCO NORMATIVO.
2.3
2.4
OBJETIVO: Recibir las facturas o remisiones a despachar.
2.5
GENERALIDADES: La recepcin de las facturas es el primer paso para

determinar que mercanca sale de la bodega y como debe realizarse el cargue de
los vehculos tanto de la empresa como del cliente.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de mercanca a despachar y

ubicacin de los productos.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: programacin y ejecucin de las acciones necesarias para
llevar a cabo el despacho y entrega de la mercanca.
2.8
2.9
RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.

2.11 OBSERVACIONES.
RECEPCIN
REMISIONES
DE
FACTURAS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Recibir las facturas o remisiones
Auxiliar de Bodega
Bodega

en el documento
Auxiliar de Bodega
Bodega
Auxiliar de Bodega
Bodega
Programar las acciones a seguir
Auxiliar de Bodega
Bodega
Ejecutar las acciones
Auxiliar de Bodega
Bodega
346
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planeacin de cargue y distribucin de los

productos en los vehculos.
3.2
MARCO NORMATIVO.
3.3
3.4
OBJETIVO: Idear la manera como deben disponerse los productos en el vehculo.
3.5
GENERALIDADES: La planeacin del cargue de los vehculos permite establecer

como debe cargarse el vehculo de acuerdo a los productos y ubicacin del cliente,
de manera que se facilite la labor de descargue en el momento de realizar la
entrega.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin del proveedor que aporte mayores

beneficios para la empresa.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar proveedores de los productos.
PUNTO FINAL: seleccin e iniciacin de negociacin con el proveedor.
3.8
3.9
RIESGOS:
Eleccin inadecuada del proveedor.
Sacrificar calidad por precio.
Incumplimiento del proveedor en la entrega del pedido.

Verificacin de la informacin del proveedor, posicionamiento en el mercado,
certificado de calidad y su respaldo.
3.11 OBSERVACIONES.
347
PLANEACIN DEL CARGUE Y

DISTRIBUCIN DE LOS PRODUCTOS
EN LOS VEHCULOS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
Consultar las facturas o remisiones
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Determinar productos y cantidades a

despachar
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Tener presente el volumen, calidad,

fragilidad o resistencia de la
mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Programar el cargue del vehculo de

la empresa en el orden contrario en
el que fueron entregados las
facturas o remisiones
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Idear la distribucin de la mercanca

en el planchn del vehculo.
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Establecer contacto con el cliente

para programar el cargue de su
vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Establecer
ubicacin
de
los
productos en la bodega de la
empresa
Auxiliar de
Bodega
Bodega
348
M O
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Alistar la mercanca a despachar.
4.2
MARCO NORMATIVO.
4.3
4.4
OBJETIVO: Preparar la mercanca que debe ser entregada.
4.5
GENERALIDADES: Alistar la mercanca a despachar permite seleccionar los

productos y determinar si requieren ser cortados, pesados o ubicados en lugares
ms prximos a la salida de su sitio de almacenamiento o de la bodega, as como
si deben llevarse a otra de las bodegas.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Contar con los productos listos para efectuar el

cargue del vehculo de la empresa o del cliente.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos en bodega y seleccionarlos.
PUNTO FINAL: productos listos para el cargue de los vehculos de la
empresa o del cliente.
4.8
4.9
RIESGOS:
Equivocacin en la referencia o cantidad de productos seleccionados.
Avera o deterioro de la mercanca.
Error en el corte o pesaje de los productos.

Verificacin de los productos seleccionados y preparados para su cargue al
vehculo.
4.11 OBSERVACIONES.
349
ALISTAR
LA
DESPACHAR
MERCANCA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
bodega
Responsable
rea
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Ubicar productos
seleccionarlos
en
Verificacin de
seleccionados
los
productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Tomar producto
almacenamiento
de su sitio de
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Establecer si el producto debe ser

cortado, pesado o mejorar su
ubicacin
Auxiliar de
Bodega
Bodega
CORTE
5
Consultar dimensin requerida para

el producto
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Buscar herramienta
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Realizar corte
Auxiliar de
Bodega
Bodega
PESAJE
8
Colocar en bscula
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Determinar peso
Auxiliar de
Bodega
Bodega
10
Adjuntar tiquete de peso al producto
Auxiliar de
Bodega
Bodega
MEJORAR UBICACIN
11
Transportarlo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
12
Ubicarlo en un lugar ms prximo a

la
salida
de
su
sitio
de
almacenamiento o de la bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
13
Productos listos para el cargue
Auxiliar de
Bodega
Bodega
350
M O
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cargar

la mercanca al vehculo de la
5.2
MARCO NORMATIVO
5.3
5.4
OBJETIVO: Cargar la mercanca a despachar o entregar al vehculo de la

5.5
GENERALIDADES: La mercanca a entregar a los clientes se carga en los

vehculos de la empresa en el orden contrario en el que fueron entregadas las
facturas para facilitar su descargue en la obra o ferretera y de forma completa
para garantizar que toda la mercanca enviada a un mismo cliente se encuentre
conjunta. El cargue al vehculo del cliente sugiere la entrega de la mercanca al
cliente y la disposicin en el automotor del mismo.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Vehculos cargados con la mercanca a entregar.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicar los productos a cargar.
PUNTO FINAL: Solicitud de verificacin de la mercanca cargada y
autorizacin de salida del vehculo.
5.8
5.9
RIESGOS:
Prdida de la mercanca.
Avera o deterioro de los productos.
Sobrantes o faltantes de mercanca.

Verificacin de la referencia de los productos a cargar.
Verificacin del cargue de la mercanca para autorizacin de salida de los
vehculos.
5.11 OBSERVACIONES.
351
CARGAR
LA
MERCANCA
AL
VEHICULO DE LA EMPRESA O DEL
CLIENTE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
Ubicar los productos a cargar al

vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Verificar la referencia
productos y la cantidad
los
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Asegurarse de que el producto sea

el correcto
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Tomar y levantar la mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Ir contando los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Marcar con pintura los productos

que lo requieran
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Transportar los productos hasta el

vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Ubicar o arrumar los productos en el

vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Establecer cuanta de productos

cargados
Auxiliar de
Bodega
Bodega
10
Consultar facturas o remisiones para

verificar productos y
cantidades
cargadas
Auxiliar de
Bodega
Bodega
11
Establecer el cargue completo y

adecuado de los vehculos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
12
Solicitar la verificacin de la
mercanca cargada y autorizacin
de salida del vehculo a Asistente de
Jefe de Bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
de
352
M O
HIERROS HB S.A

6.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificacin del cargue y autorizacin de

salida de los vehculos.
6.2
MARCO NORMATIVO.
6.3
RESPONSABLE: Asistente Jefe de Bodega.
6.4
OBJETIVO: Aprobar la salida de los vehculos.
6.5
GENERALIDADES:
La verificacin de la mercanca y autorizacin de salida
involucra el conteo de todos los productos cargados a los vehculos y la
confirmacin de la correspondencia de referencias y cantidades.
6.6
RESULTADOS ESPERADOS: Autorizacin de salida de los vehculos.
6.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consulta de facturas o remisiones.
PUNTO FINAL: Autorizacin de salida de los vehculos.
6.8
6.9
RIESGOS:
Otorgar autorizacin de salida a vehculo con equivocacin en la referencia de
los productos.
Faltantes o sobrante de mercanca por inadecuado conteo de la productos
cargados.

Verificacin y conteo de la mercanca cargada a los vehculos.
Autorizacin de salida de los vehculos.
6.11 OBSERVACIONES.
353

RECEPCIN
REMISIONES
DE
FACTURAS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Consultar facturas o remisiones
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega
Contar los productos cargados al

camin
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega
Ir marcando con
productos contados
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega
Confrontar informacin del conteo

con la registrada en las facturas o
remisiones
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega
Detectar errores o equivocaciones

e indicar correctivos
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega
pintura
los
ERROR DE REFERENCIA DE LOS

PRODUCTOS
6
Descargar los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Cambiar los productos errneos

por los correctos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Cargar los productos correctos al

vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega
FALTANTES
9
Establecer la cantidad
10
Cargar
camin
productos
faltantes
al
SOBRANTES
11
Establecer la cantidad
12
Bajar la mercanca e ingresarla a

bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
13
Autorizar salida para vehculo con

productos y cantidades correctas
Asistente Jefe
de Bodega
Bodega
354
M O
HIERROS HB S.A

7.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transporte de la mercanca.
7.2
MARCO NORMATIVO.
7.3
RESPONSABLE: Conductor.
7.4
OBJETIVO: Trasladar la mercanca desde la bodega de la empresa hasta la obra,

ferretera o lugar indicado por el cliente.
7.5
GENERALIDADES: El transporte de la mercanca comprende desde el instante en

que vehculo inicia su trnsito desde la bodega de la empresa hasta el momento
en que el vehculo llega al sitio indicado de entrega de la mercanca.
7.6
RESULTADOS ESPERADOS: Vehculo con la mercanca estacionado en el sitio

de entrega.
7.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de Planilla de Horario y facturas o
remisiones.
PUNTO FINAL: Estacionar vehculo en el lugar.
7.8
Facturas y remisiones.
7.9
RIESGOS:
Perder alguna de las facturas o remisiones.
No encontrar el sitio de entrega.
Deterioro o avera de la mercanca.

Revisin de la Planilla de Horario.
Verificacin de las entregas realizadas.

7.11 OBSERVACIONES.
355

Cdigo:
TRANSPORTE DE LA MERCANCA
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Recibir las facturas o remisiones y

Planilla de Horario con la ruta de las
entregas a realizar
Conductor

en la Planilla
Bodega
Conductor
Bodega
Establecer direccin de entrega
Conductor
Bodega
Desplazarse hasta el sitio indicado
Conductor
Bodega
Buscar direccin
Conductor
Bodega
SI NO SE UBICA LA DIRECCIN
6
Comunicarse con despacho
Conductor
Bodega
Corroborar direccin
Conductor
Bodega
Recibir indicaciones o regresar a la

empresa
Conductor
Bodega
Conductor
Bodega
SI
SE
DIRECCIN
9
ENCUENTRA
LA
Estacionar vehculo en el lugar
356
M O
HIERROS HB S.A

8.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue de mercanca en obra o ferretera.
8.2
MARCO NORMATIVO
8.3
RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega (asignado al vehculo).
8.4
OBJETIVO: Entregar y situar la mercanca en el sitio indicado por el cliente.
8.5
GENERALIDADES:
El descargue de la mercanca involucra el desarrumar
los productos del vehculo y su transporte hasta el sitio indicado por el cliente.
8.6
RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de la mercanca.
8.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con el cliente o la persona
responsable de recibir la mercanca.
PUNTO FINAL: Proceder a entregar de la factura o remisin al cliente.
8.8
Planilla de Horario.
8.9
RIESGOS:
Retrazo en las entregas.
Prdida o deterioro de la mercanca.
Accidentes en la manipulacin de la mercanca durante su ingreso al sitio
indicado por el cliente.
Ubicacin de productos en un nivel diferente al primer piso.

Verificacin y conteo de la mercanca descargada de los vehculos.
Firma de la factura por parte del cliente con lo que asegura estar satisfecho
con la mercanca recibida.
8.11 OBSERVACIONES.
357

DESCARGUE DE LA MERCANCA EN
OBRA O FERRETERA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Establecer contacto con el cliente
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Esperar autorizacin del cliente para

descargar la mercanca
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Preguntar o establecer
almacenamiento
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Conductor
y/o Auxiliar de
Bodega
Bodega
Seleccionar
del
vehculo
productos del cliente
los
Conductor
y/o Auxiliar de
Bodega
Bodega
Desarrumar
vehculo
del
Conductor
Bodega
Alcanzar los productos
Conductor
Bodega
Bajar los productos del vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
Levantar o recibir y sujetar los

productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
10
Ingresar la mercanca a la obra o

ferretera
Auxiliar de
Bodega
Bodega
11
Descargar los productos en el sitio

indicado por el cliente
Auxiliar de
Bodega
Bodega
12
Acomodar
los
productos
estantes, burros o arrumes
Auxiliar de
Bodega
Bodega
13
Ir
contando
descargados
Conductor y
Auxiliar de
Bodega
Bodega
14
Establecer cuanta de productos

descargados
Conductor y
Auxiliar de
Bodega
Bodega
15
Proceder a entregar factura o

remisin al cliente cuando se hayan
descargado todos los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
la
sitio de
mercanca
los
en
productos
358
S M O
HIERROS HB S.A

9.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de factura al cliente.
9.2
MARCO NORMATIVO.
9.3
RESPONSABLE: Conductor o Auxiliar de Bodega.
9.4
OBJETIVO: Entregar documentacin de respaldo que garantiza al cliente como

propietario de la mercanca.
9.5
GENERALIDADES: La entrega de la factura el cliente finaliza el proceso de

entrega de la mercanca y es en este momento donde el cliente procede a firmar la
factura para respaldar su conformidad con la entrega o realizar las observaciones
y notas pertinentes.
9.6
RESULTADOS ESPERADOS: Firma de la factura por el cliente.
9.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Reestablecer contacto con el cliente o persona
encargada de la recepcin de la mercanca.
PUNTO FINAL: Recepcin de la factura firmada y anotaciones en la
9.8
Planilla de Horario.
Copia de la factura.
9.9
RIESGOS:
Prdida de las facturas o remisiones.
Negativa de firma del cliente por no conformidad con la entrega realizada.

Revisin de la Planilla de Horario.
Firma de la factura.
9.11 OBSERVACIONES.
359
ENTREGA DE FACTURA AL CLIENTE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Reestablecer contacto con el cliente

o persona responsable de la
recepcin de la mercanca
Conductor
Bodega
Conductor
Bodega
Hacer firmar copia de la factura al

cliente
Conductor
Bodega
Recibir notas u observaciones por

parte del cliente
Conductor
Bodega
Guardar copia de la factura
Conductor
Bodega
Diligenciar y anotar observaciones

en la Planilla de Horario
Conductor
Bodega
360
S M O
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Devolucin en ventas.
1.2
1.3
OBJETIVO: Realizar la tramitacin de mercanca devuelta.
1.4
GENERALIDADES: La devolucin en ventas permite conocer las razones que

para ello se presentan y de esta manera redireccionar las estrategias que apunten
hacia la minimizacin de su frecuencia.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Coordinacin de acciones para ejecutar el trmite

de devolucin.
1.6
Formato de devolucin de mercanca.
Formato de relacin devolucin en ventas.
Nota de devolucin.
1.7
RIESGOS:
Deterioro de la mercanca durante su manipulacin.
1.8
Revisin de las facturas y mercanca.
Verificacin de la mercanca devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
Ingreso de la informacin al sistema.

Cdigo:
DEVOLUCIN EN VENTAS
N
Orden
1
Procedimiento
Gestin
de
mercanca
devolucin
de
361
rea Responsable
Responsable
Bodega
Jefe de Bodega
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestin Devolucin de mercanca.
1.2
1.3
1.4
OBJETIVO: Recibir, ingresar, almacenar en bodega la mercanca devuelta por los

clientes.
1.5
GENERALIDADES: La devolucin de mercanca se presenta por diversos factores

entre los que se destacan la no recepcin por parte del cliente, sobrantes de obras
o arrepentimiento de la compra y cabe destacar que es la empresa la que decide
si es factible o no recibir de nuevo la mercanca antes egresada de las bodegas o
sin despachar.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso de productos a bodega.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin de devolucin de mercanca por
parte del cliente.
PUNTO FINAL: Registrar en el software la observacin de la razn de la
devolucin.
1.8
Formato de devolucin de mercanca.
Formato de relacin devolucin en ventas.
Nota de devolucin.
1.9
RIESGOS:
Aumento injustificado de las devoluciones.
Mercanca averiada.

Revisin de las facturas y mercanca.
Verificacin de la mercanca devuelta en cuanto a referencia, cantidad y
calidad.
Registro de las devoluciones y las respectivas observaciones en el software.
1.11 OBSERVACIONES.
362

GESTIN
MERCANCA
DEVOLUCIN
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Recibir informacin de devolucin

de mercanca por parte del cliente
Jefe de Bodega
Bodega
Establecer si
despachada
Jefe de Bodega
Bodega
Programar recogida de la mercanca

despachada
Jefe de Bodega
Bodega
Recibir factura con observacin del

Asesor Comercial de error o
decisin de no compra por parte del
cliente
Jefe de Bodega
Bodega
Diligenciar formato de devolucin de

mercanca
Jefe de Bodega
Bodega

devolucin en ventas : fecha, #
factura, cliente, descripcin del
material,
cantidad,
observacin
Jefe de Bodega
Bodega
Autorizar
mediante
firma,
garantizando que la mercanca no
ha salido de bodega
Jefe de Bodega
Bodega
la
mercanca fue
MERCANCA NO DESPACHADA
MERCANCA DESPACHADA
Recoger mercanca
8
Recibir orden de recoger mercanca

en obra o ferretera
Conductor
Bodega
Desplazarse hasta el sitio indicado
Conductor
Bodega
10
Revisar el estado de los productos
Conductor y
Auxiliar de
Bodega
Bodega
11
Cargar los productos al vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
12
Diligenciar formato de devolucin
Conductor
Bodega
13
Transportar
empresa
Conductor
Bodega
14
Recibir del Conductor o Auxiliar de

Bodega asignado al vehculo el
formato de devolucin
Auxiliar de
Bodega
Bodega
15
Descargar la mercanca del vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
los
productos
la
363
N
N
Actividad
Actividad
Responsable
Responsable
rea
rea
Frecuencia
D Frecuencia
S M O
Mercanca trada por el cliente

16
Diligenciar formato de devolucin de

mercanca
Jefe de Bodega
Bodega
17
Recibir la mercanca directamente o

realizar ingreso por bodega
Jefe de Bodega
Bodega
18
19
Verificar el estado de los productos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
20
Ubicar o almacenar los productos en

bodega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
21
Contar la mercanca ingresada
Auxiliar de
Bodega
Bodega
22
Firmar y entregar formato de

devolucin al personal del vehculo
Auxiliar de
Bodega
Bodega
23
Informar al Jefe de Bodega y

entregar formato de devolucin
Conductor
Bodega
24
Revisar informacin contenida en la

devolucin y firma de quien recibi
en bodega
Jefe de Bodega
Bodega
25
Buscar copia de la factura a la que

debe realizarse la nota
Jefe de Bodega
Bodega
26
Diligenciar el formato de devolucin

en ventas: cdigo, descripcin del
material, cantidad, valor unitario,
valor total
Jefe de Bodega
Bodega
27

cliente para confirmar motivo de la
devolucin
Jefe de Bodega
Bodega
28

devolucin en ventas: fecha, #
factura, cliente, descripcin del
material,
cantidad,
observacin
Jefe de Bodega
Bodega
29
Entregar factura y formato de

devolucin a Director de Cartera
Jefe de Bodega
Bodega
30
Recibir factura
devolucin
Director de
Cartera
Comercial
formato
de
364
31
Revisar que la factura se encuentre

completa y el formato de devolucin
bien diligenciado y con la firma del
Jefe de Bodega o de quien recibi la
mercanca (si fue despachada)
Director de
Cartera
Comercial
32
Firmar formato de devolucin
Director de
Cartera
Comercial
33
Solicitar elaboracin de la nota de

devolucin a Auxiliar de Inventario
Director de
Cartera
Comercial
34
Elaborar la nota de devolucin de

mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial
35
Revisar la nota de devolucin
Director de
Cartera
Comercial
36
Ratificar el ingreso de la devolucin

al sistema
Director de
Cartera
Comercial
37
Adicionar observacin de la razn

de la devolucin
Director de
Cartera
Comercial
365
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Crdito a clientes
1.2
AREA TITULAR: Cartera.
1.3
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de crdito a los clientes y determinar la

conveniencia para la empresa de aceptar o no al cliente.
1.4
GENERALIDADES: El servicio de crdito a clientes permite ofrecer a los clientes

la posibilidad de solicitar la mercanca necesitada en el momento y efectuar la
cancelacin de la misma en un periodo de tiempo posterior.
1.5
Adicionar a la base de datos de los clientes nuevos miembros con compromisos
con la empresa.
1.6
1.7
RIESGOS:
Otorgar crdito a personas que no cuenten con el respaldo econmico y
financiero.
Prdidas de dinero.
1.8
Estudio de crdito.
Seguimiento al comportamiento de y uso del crdito.
Control en cupo y mora.

Cdigo:
CRDITO A CLIENTES
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Solicitar y recibir documentacin

para crdito
Administrativa
Director de Cartera
Estudio de crdito
Administrativa
Director de Cartera
Crear cliente
Administrativa
Director de Cartera
366
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitar y recibir documentacin para crdito.
1.2
1.3
1.4
OBJETIVO: Recibir la documentacin del cliente para realizar el respectivo

estudio de crdito.
1.5
GENERALIDADES: La documentacin requerida para estudiar la aprobacin del

servicio de crdito a clientes permite efectuar el anlisis de la factibilidad de
ofrecer este servicio al cliente.
1.6
RESULTADOS
requeridos.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Informar al cliente del servicio existente.
ESPERADOS:
Recepcin
completa
de
los
documentos
PUNTO FINAL: Recibir la documentacin.

1.8
Fotocopia de cdula del representante legal
Documento Cmara de Comercio
Pagar
Certificado de ingresos y retenciones
PyG
Referencias Comerciales
Referencias Bancarias
Extractos bancarios de los ltimos tres (3) meses
1.9
RIESGOS:
Iniciar el estudio de crdito sin la recepcin de la documentacin completa.

Revisin y verificacin de la informacin contenida en los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
367
SOLICITAR
Y
DOCUMENTACIN
CRDITO
RECIBIR
PARA
EL
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Informar al cliente del

ofrecido para la empresa
servicio
Asesor
Comercial
Comercial
Consultar al cliente si le interesa

acceder a este servicio
Asesor
Comercial
Comercial
Indicar al cliente las acciones a

seguir
Asesor
Comercial
Comercial
Entregar formato de solicitud de

crdito y carta de instrucciones
Asesor
Comercial
Comercial
Recibir la documentacin del cliente

o indicarle a que persona debe
hacer llegar la documentacin a
Director de Cartera
Asesor
Comercial
Comercial
Hacer llegar la documentacin a

Director de Cartera
Asesor
Comercial y/o
clientes
Comercial
Recibir la documentacin
Director de
Cartera
Comercial
368
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Estudio de crdito.
2.2
2.3
2.4
OBJETIVO: Determinar si el cliente cumple con los requisitos para la aprobacin

del servicio de crdito.
2.5
GENERALIDADES: El estudio de crdito permite conocer si el cliente aspirante al

servicio cuenta con el respaldo econmico y la seriedad necesaria para acceder a
este.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Conocer la informacin de respaldo del cliente y

establecer su veracidad.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir la documentacin del cliente.
PUNTO FINAL: Informar a Asesor Comercial la aprobacin o negacin del
crdito al cliente.
2.8
2.9
RIESGOS:
Aprobar crdito sin contar con la documentacin completa.
Informacin ficticia del cliente.
Otorgar cupo muy alto al cliente con baja capacidad de pago.

Verificacin de la informacin del cliente.
2.11 OBSERVACIONES.
369
ESTUDIO DE CRDITO
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Recibir documentacin del cliente
Director de
Cartera
Comercial
Confirmar informacin y referencias

comerciales
Director de
Cartera
Comercial
Revisar informacin financiera
Director de
Cartera
Comercial
Establecer si realmente cuenta con

el respaldo econmico
Director de
Cartera
Comercial
Determinar capacidad de pago
Director de
Cartera
Comercial
Aprobar o negar el crdito
Director de
Cartera
Comercial
Para crdito aprobado establecer

cupo y tiempo de pago y crear
cliente
Director de
Cartera
Comercial
Informar a Asesor Comercial la

aprobacin o negacin del crdito al
cliente
Director de
Cartera
Comercial
370
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Crear cliente
3.2
3.3
3.4
OBJETIVO: Adicionar a la base de datos nuevo cliente y la informacin

correspondiente a este y activarlo en le sistema.
3.5
GENERALIDADES: La creacin del cliente en la base de datos permite realizar el

seguimiento del cliente y facilita la consulta de la informacin de la cartera del
mismo.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Adicin del cliente a la base de datos de la

empresa.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar al software.
PUNTO FINAL: Informar al Asesor Comercial la creacin del cliente en el
sistema.
3.8
Formato de la Base de datos.
3.9
RIESGOS:
Errores de ingreso de datos del cliente.
Equivocacin en la correlacin del cliente con el Asesor Comercial.
3.11 OBSERVACIONES.
CLIENTES
6CREAR
Informar
a Asesor Comercial
N
Cdigo:
Director de Cartera
Actividad
Comercial Pgina
Responsable
rea
Frecuencia
D
M O
Ingresar al software de la empresa
Director de Cartera
Comercial
Diligenciar formato de la base de

datos
Director de Cartera
Comercial
Adicionar informacin del cliente y

Asesor Comercial
Director de Cartera
Comercial
Grabar y guardar la informacin en

la base de datos
Director de Cartera
Comercial
Activar cliente
Director de Cartera
Comercial
371
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Manejo y control de inventario.
1.2
1.3
OBJETIVO: Garantizar la existencia de stocks de mercanca y contar con la

informacin de la mercanca existente en bodega.
1.4
GENERALIDADES: El manejo y control del inventario permite conocer los

productos y sus cantidades almacenados en la bodega de la empresa aportando la
informacin necesaria para la realizacin de pedidos a proveedores y garantizando
la existencia de productos en todo momento.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Contar con la informacin de las cantidades

existentes en bodega.
1.6
1.7
RIESGOS:
Prdidas de material.
Desactualizacin de los stocks de mercanca.
Deterioro de los productos.
1.8
Revisin ingreso de la mercanca.
Revisin facturas o remisiones y notas.
Revisin cuaderno de entrada de mercanca.
Inventario aleatorio o general.

Cdigo:

N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Comercial
Comercial
Director de Cartera
Inventario fsico de los productos

de bodega
Administrativa y
Comercial
Subgerente, Director
Comercial y de Cartera
Comercial
Comercial
Comercial
372
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin y entrega de notas.
1.2
1.3
1.4
OBJETIVO: Diligenciar nota por faltantes, sobrantes, devolucin de mercanca,

mayor o menor valor cobrado.
1.5
GENERALIDADES: La elaboracin y entrega de notas permite tramitar con

clientes y proveedores el cumplimiento a cabalidad de los acuerdos negociados.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Diligenciamiento y entrega de notas a clientes y

proveedores.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin y peticin de la elaboracin de la
misma.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la nota.
1.8
Notas.
1.9
RIESGOS:
No entrega de la nota a clientes o proveedores.

Revisin del diligenciamiento de la nota.
Autorizacin y aprobacin de la nota.
Seguimiento de entrega de las notas.
1.11 OBSERVACIONES.
373

ELABORACIN
NOTAS
N
ENTREGA
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir informacin y peticin de

elaboracin de nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Determinar tipo de nota a elaborar

(devolucin de mercanca, faltantes,
mayor o menor valor cobrado)
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Sistematizar nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Imprimir nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Revisar diligenciamiento de la nota
Director de
Cartera
Comercial
Aprobacin de la nota
Director de
Cartera
Comercial
Seleccionar notas para proveedores

y clientes
Auxiliar de
Inventario
Comercial
PROVEEDORES
8
Enviar la nota va fax
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Confirmar la recepcin de la nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial
10
Recibir respuesta del proveedor
Auxiliar de
Inventario
Comercial
11
Realizar el ajuste necesario
Auxiliar de
Inventario
Comercial
12
Entregar copia
contabilidad
Auxiliar de
Inventario
Comercial
13
Causar nota contablemente
de
la
nota
Auxiliar Contable Contabilidad
CLIENTES
14
Clasificar las notas de los clientes

por ubicacin geogrfica
Auxiliar de
Inventario
Comercial
15
Entregar la de los clientes de la

ciudad a Mensajero y las dems a
Director de cartera
Auxiliar de
Inventario
Comercial
16
Diligenciar formato de entrega de

nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial
17
Realizar seguimiento de entrega de

la nota
Auxiliar de
Inventario
Comercial
CLIENTES Y PROVEEDORES
18
Archivar copia de la nota
Comercial
Auxiliar de
Inventario
374
Comercial
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inventario fsico de los productos de bodega.
2.2
2.3
2.4
OBJETIVO: Establecer las cantidades de los diferentes productos existentes en la

bodega.
2.5
GENERALIDADES: El inventario fsico aleatorio o general de los productos

permite conocer las verdaderas cantidades del producto(s) almacenado en la
bodega de la empresa.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de las cantidades existentes del

producto(s).
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinar tipo de inventario.
PUNTO FINAL: Elaboracin de informe de productos y cantidades
almacenadas en bodega.
2.8
Informe de productos y cantidades existentes en bodega.
2.9
RIESGOS:
Errores en el conteo.
Equivocaciones en los ajustes al inventario.

Verificacin de los datos de la mercanca cargada al sistema y la contada
fsicamente.
Correccin y ajustes de la informacin antes de ser cargada al sistema.
2.11 OBSERVACIONES.
375
Frecuencia
N
Actividad
INVENTARIO
FSICO
DE
PRODUCTOS DE BODEGA
LOS
Responsable
Cdigo:
rea
Responsable
rea
PS SS
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
PS SS
Determinar tipo
general o aleatorio
de
inventario
Director de
Cartera
Comercial
Programar inventario
mitad o final de ao)
(ocasional,
Director de
Cartera
Comercial
Programar inventario para fin de

ao
Director de
Cartera
Comercial
Informar al personal de la empresa

la fecha del inventario
Director de
Cartera
Comercial
Listar
todos
los
productos
almacenados en bodega
Director de
Cartera
Comercial
Asignar productos al personal
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Recibir el listado de los productos
Director de
Cartera
Comercial
Director de
Cartera
Comercial
Seleccionar producto(s)
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Listar productos
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Escoger la persona o personas
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Recibir anotacin del producto(s) a

inventariar
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
GENERAL
ALGUNOS PRODUCTOS
3
Ocasional o programar para mitad

de ao
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
376
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
Contar o pesar uno a uno la

cantidad existente del producto
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
10
Establecer
la
cantidad
almacenada en bodega
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
11
Relacionar en el listado del producto

la cantidad total existente en
bodega
Personal de
bodega y
Comercial
Bodega y
Comercial
12
Cargar al sistema la informacin

recopilada
Auxiliar de
Inventario
Comercial
13
Comparar datos recopilados con los

registrados en el sistema y las
entradas de almacn
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X
14
Ante la existencia de diferencias,

calcular la cantidad.
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X
15
Analizar la razn de las diferencias
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa X
16
Realizar los ajustes al inventario si

se trata del inventario de fin de ao
previa autorizacin
Auxiliar de
Inventario
Comercial
17
Elaborar informe de los productos y

cantidades existente en bodega
Auxiliar de
Inventario
Comercial
18
Presentar informe de los productos

almacenados en bodega
Subgerente y/o
Director
Comercial
total
Administrativa X
Frecuencia: PS: primer semestre, SS: segundo semestre mensual, O: ocasional.
377
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Codificacin de productos.
3.2
MARCO NORMATIVO.
3.3
3.4
OBJETIVO: Asignar un cdigo de identificacin interna a los diferentes tems

comercializados por la empresa.
3.5
GENERALIDADES: La codificacin de los productos permite el manejo y la

identificacin interna de los diferentes artculos.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Asignacin de un cdigo nico de identificacin de

cada artculo.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin y/o conocer la incorporacin de un
nuevo producto.
PUNTO FINAL: Informar el cdigo del producto a las dems sucursales.
3.8
Formato de codificacin de tem.
3.9
RIESGOS:
Asignacin de cdigo preexistente a nuevo producto.
Duplicidad de cdigo para producto.

Verificacin del cdigo asignado automticamente por el sistema.
Comprobar la no existencia del cdigo.
3.11 OBSERVACIONES.
378
CODIFICACIN DE PRODUCTOS
N
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir
peticin
y/o
conocer
incorporacin de nuevo producto
Director de
Cartera
Comercial
Establecer
informacin
y
especificaciones del nuevo producto
Director de
Cartera
Comercial
Director de
Cartera
Comercial
Digitar la informacin del producto
Director de
Cartera
Comercial
Asignacin automtica cdigo al

producto
Director de
Cartera
Comercial
Verificar la no existencia del cdigo

asignado en el sistema
Director de
Cartera
Comercial
Generar nuevo cdigo ante cdigo

preexistente
Director de
Cartera
Comercial
Diligenciar formato del sistema para

codificacin de tem
Director de
Cartera
Comercial
Grabar informacin
Director de
Cartera
Comercial
10
Copiar informacin en Excel
Director de
Cartera
Comercial
11
Imprimir informacin del producto
Director de
Cartera
Comercial
12
Informar cdigo del producto y

enviar documento de soporte a las
dems sucursales
Director de
Cartera
Comercial
379
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Facturacin de remisiones.
4.2
4.3
4.4
OBJETIVO: Realizar la facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los

productos.
4.5
GENERALIDADES: La facturacin de las remisiones emitidas para la venta de los

productos es un mecanismo que permite verificar que todas las remisiones hayan
sido facturadas.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Facturacin de las remisiones.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir las facturas enviadas por los proveedores.
PUNTO FINAL: Archivar los documentos.
4.8
Listado de remisiones.
4.9
RIESGOS:
Prdida de remisin.
No facturacin de alguna remisin.

Verificacin de la facturacin de las remisiones.
Diligenciamiento de cuaderno de remisiones.
4.11 OBSERVACIONES.
380
FACTURACIN DE REMISIONES
N
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir la factura enviada por el

proveedor
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Verificar la existencia de la remisin

en el cuaderno de remisiones
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Numerar la factura
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Relacionar la facturacin de la
remisin en el cuaderno de
remisiones en la casilla respectiva
(# factura)
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Revisar y subrayar la facturacin de

la remisin en el cuaderno de
remisiones
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Sumar y totalizar las remisiones
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Verificar el total de las remisiones
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Entregar informe del valor total y

listado de remisiones del da a
Subgerente y Director Comercial
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Archivar documentos.
Auxiliar de
Inventario
Comercial
381
M O
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Traslado de mercanca.
5.2
5.3
5.4
OBJETIVO: Tramitar el traslado de la mercanca desde otras sucursales.
5.5
GENERALIDADES: El traslado de mercanca desde otras sucursales permite

ofrecer disponibilidad de la mercanca al cliente.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de mercanca y entrega al cliente.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciar formato de traslado de mercanca.
PUNTO FINAL: Contabilizacin del traslado de mercanca.
5.8
Formato de traslado de mercanca.
Factura.
5.9
RIESGOS:
Prdida, avera o deterioro de la mercanca durante el transporte.
No recepcin por parte del cliente.

Sistematizacin del traslado de la mercanca.
Facturacin.
Seguimiento de entrega de las notas.
5.11 OBSERVACIONES.
382
Cdigo:
TRASLADO DE MERCANCA
N
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Diligenciar formato de traslado de

mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Establecer
sucursal
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Solicitar traslado de la mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Recibir mercanca en bodega o

enviarla directamente al cliente
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Ingresar mercanca al sistema por la

opcin de traslado
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Efectuar
facturacin
mercanca
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Archivar una copia de la factura,

entregar dos copias a Cartera y una
a Contabilidad
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Recibir informacin y copia del

traslado efectuado
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Contabilizar
mercanca
de
Auxiliar
Contable
Contabilidad
10
Comunicar a la sucursal respectiva

el movimiento contable realizado
Auxiliar
Contable
Contabilidad
comunicacin
el
con la
de
traslado
la
383
M O
X
HIERROS HB S.A

6.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin fletes de mercanca.
6.2
MARCO NORMATIVO.
6.3
6.4
OBJETIVO: Tramitar la liquidacin y pago de los fletes generados por el

transporte de la mercanca.
6.5
GENERALIDADES: La liquidacin y pago de fletes a los transportadores de

mercanca se realiza una vez la mercanca se encuentre almacenada en bodega.
6.6
RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin de los fletes.
6.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informacin de mercanca ingresada a
bodega.
PUNTO FINAL: Archivar comprobante de egreso en inventario y enviar
copia a caja.
6.8
Formato de liquidacin del flete.
6.9
RIESGOS:
Errores del clculo del valor a liquidar.

Revisin de aplicacin de la tarifa del flete y retenciones.
Autorizacin y aprobacin de la liquidacin del flete.
Archivo de los documentos.
6.11 OBSERVACIONES.
384

LIQUIDACIN
MERCANCA
N
FLETES
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir informacin del descargue e

ingreso de la mercanca a bodega
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Efectuar los clculos respectivos

para determinar costos
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Calcular la tarifa
unidades totales
Auxiliar de
Inventario
Comercial

liquidacin de fletes adicionando:
nombre completo del transportador,
direccin, telfono, ciudad, valor.
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Hacer retencin del

rgimen simplificado
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Imprimir formato de liquidacin
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Solicitar revisin del formato a

Director de Cartera
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Recibir formato y revisar aplicacin

de la tarifa
Director de
Cartera
Comercial
Autorizar liquidacin del flete

mediante firma o solicitar las
correcciones necesarias
Director de
Cartera
Comercial
10
Corregir la liquidacin del flete si se

requiere
Auxiliar de
Inventario
Comercial
11
Solicitar
a
Auxiliar
General
elaboracin de comprobante de
egreso con copia
Auxiliar de
Inventario
Comercial
12

con los datos entregados por la
Auxiliar
General
Contabilidad
13
Recibir el comprobante de egreso
Auxiliar de
Inventario
Comercial
14
Desplazarse a caja con el formato

de
liquidacin
del
flete
y
comprobante de egreso
Auxiliar de
Inventario
Comercial
15
Solicitar el dinero para el pago del

flete
Auxiliar de
Inventario
Comercial
16
Recibir el dinero y efectuar el pago

al transportador
Auxiliar de
Inventario
Comercial
17
Hacer firmar el comprobante de

egreso y la copia al conductor
Auxiliar de
Inventario
Comercial
18
Archivar comprobante de egreso y

enviar copia a caja
Auxiliar de
Inventario
Comercial
por
peso
1%
para
385
D
X
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Autorizaciones.
1.2
AREA TITULAR: Gerencia, Subgerencia, Direccin Comercial y Cartera.
1.3
OBJETIVO: Estudiar, aprobar o negar la autorizacin de documentos y acciones.
1.4
GENERALIDADES: Las autorizaciones permiten el control de las diferentes

actividades que se realizan al interior de la compaa.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Mayor control de las actividades.
1.6
Ordenes de pedido.
Facturas.
Recibos de gastos.
Devoluciones.
Etc.
1.7
RIESGOS:
Equivocacin en la aprobacin.
Prdidas econmicas y generacin de conflictos.
1.8
Revisin de la documentacin.
Determinacin de la factibilidad de la aprobacin.
Seguimiento.
386

Cdigo:
AUTORIZACIONES
N
Orden
Procedimiento
Recepcin de documentos
Consulta del
documento
Clasificacin tipo de autorizacin
contenido
rea Responsable
Responsable
Administrativa y
Comercial
Administrativa y
Comercial
Administrativa y
Comercial
del
PEDIDO
4
Revisin diligenciamiento Formato

de Pedido
Administrativa
Comercial
Revisin precio de venta y

descuentos otorgados al cliente
Administrativa
Comercial
DEVOLUCIN
6

de Devolucin
Administrativa y
Comercial
Analizar la informacin registrada

en el formato
Administrativa y
Comercial
Establecer o conocer motivo de la

devolucin
Administrativa y
Comercial
GASTO
9
Revisin concepto de gasto
Comercial
Director de Cartera
10
Revisar factura(s)
Comercial
Director de Cartera
11
Verificar gasto
Comercial
Director de Cartera

de Pedido
Comercial
Director de Cartera
Consulta de cupo y mora
Comercial
Director de Cartera
Administrativa y
Comercial
Administrativa y
Comercial
DESPACHO
12
13
Analizar y estudiar factibilidad
14
Aprobar o
documento
15
Autorizar mediante firma
Administrativa y
Comercial
16
Devolucin de documentos
Administrativa y
Comercial
no
la
peticin
387
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autorizaciones.
1.2
MARCO NORMATIVO. Polticas establecidas en la empresa.
1.3
RESPONSABLE: Gerente, Subgerente, Director Comercial y Director de Cartera.
1.4
OBJETIVO: Analizar documentos y acciones y determinar su aprobacin o no.
1.5
GENERALIDADES. El anlisis de las acciones y documentos permite conocer los

factores a tener presentes y determinar la factibilidad de los mismos.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Manejo y control de la informacin y actividades

llevadas a cabo en la empresa.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos y/o consultas.
PUNTO FINAL: Devolucin de documentos.
1.8
Ordenes de pedido.
Facturas.
Recibos de gastos.
Devoluciones.
Etc.
1.9
RIESGOS:
Inadecuada interpretacin de la informacin.
Equivocacin en la aprobacin o negacin de la autorizacin.

Revisin de la documentacin.
Consulta y verificacin de la informacin.
Determinacin de la factibilidad de la aprobacin.
1.11 OBSERVACIONES.
388
Cdigo:
AUTORIZACIONES
N
Actividad
Recepcin
consulta
de
documentos
Responsable
y/o
Pgina
rea
Frecuencia
D
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Administrativa
y Comercial
Consulta del contenido documento
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Revisin del diligenciamiento de los

documentos
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Anlisis de la informacin contenida
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Clasificacin del concepto o tipo de

autorizacin
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Establecer factibilidad
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Tomar decisin
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Aprobar o negar
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Firmar documentos
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
Devolucin de documentos
Subgerente,
Director
Comercial y/o
de Cartera
Administrativa
y Comercial
10
389
M O
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Comunicacin con proveedores.
1.2
AREA TITULAR: Administrativa y Comercial.
1.3
OBJETIVO: Mantener comunicacin constante con los proveedores de los

productos.
1.4
GENERALIDADES: La comunicacin permanente con los proveedores permite

estrechar lazos de mutuo beneficio en la compra de productos y capacitacin del
personal de ventas.
1.5
Acercamiento y trabajo en equipo con los proveedores en pro del beneficio comn.
1.6
1.7
RIESGOS:
Relaciones y acuerdos de largo plazo (casarse con un nico proveedor).
1.8

Cdigo:
COMUNICACIN CON PROVEEDORES
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Conocimiento
de
productos,
asesora y capacitacin equipo de
ventas
Administrativa
Subgerente
Tramitar
asesora
especializada para clientes
Administracin
Subgerente
muy
390
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conocimiento de productos, asesora y

capacitacin equipo de ventas.
1.2
MARCO NORMATIVO.
1.3
1.4
OBJETIVO: Poseer o contar con pleno conocimiento de los productos, sus

caractersticas y especificaciones tcnicas como herramienta fundamental en la
asesora correcta y suplencia de las necesidades de los clientes.
1.5
GENERALIDADES: El conocer de manera detallada los productos se convierte en

una ventaja competitiva, ya que permite brindar y garantizar a los clientes el
producto(s) indicado ante su requerimiento.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Conocer

especificaciones de los productos.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar la lista de productos comercializados por la
empresa.
en
detalle
las
caractersticas
PUNTO FINAL: Programacin de actividades conjuntas.

1.8
1.9
RIESGOS:
Desconocimiento de productos, sus caractersticas o especificaciones y
ventajas.

Programacin de capacitacin y actualizacin de informacin sobre productos.
1.11 OBSERVACIONES.
391
CONOCIMIENTO DE PRODUCTOS,
ASESORA
Y
CAPACITACIN
EQUIPO DE VENTA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D S M
Consultar la lista de los productos

comercializados
Subgerente
Administrativa X
Analizar el nivel de conocimiento de

los productos y sus especificaciones
Subgerente
Administrativa
Establecer
informacin
Subgerente
Administrativa
Asistir al lanzamiento de nuevos

productos
Subgerente
Administrativa
Solicitar mayor informacin de los

productos y/o actualizacin de la
informacin
Subgerente
Administrativa
Conocer las especificaciones de los

productos
Subgerente
Administrativa
Indagar sobre las ventajas del nuevo

producto
Subgerente
Administrativa
Verificar su diferenciacin de los

dems productos
Subgerente
Administrativa
Mantener comunicacin
proveedor
Subgerente
Administrativa
10
Programar asesora y capacitacin

conjunta con el proveedor para el
equipo de ventas
Subgerente
Administrativa X
requerimientos
con
de
el
392
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Tramitacin de asesora muy especializada

para clientes.
2.2
MARCO NORMATIVO.
2.3
2.4
OBJETIVO: Tramitar asesoras para clientes.
2.5
GENERALIDADES: La tramitacin de asesora muy especializada para los

clientes permite mantener la comunicacin y trabajo conjunto con los proveedores
y de esta manera garantizar las satisfaccin de las necesidades de los clientes.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Asesora muy especializada para los clientes.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificar necesidad del cliente.
PUNTO FINAL: Establecer satisfaccin del cliente.
2.8
2.9
RIESGOS:
Falta de compromiso con la asesora por parte del proveedor.
No satisfaccin de los requerimientos del cliente.

Acompaamiento de la asesora.
2.11 OBSERVACIONES.
393
TRAMITACIN
ASESORA
MUY
ESPECIALIZADA PARA CLIENTES
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
M O
Identificar necesidad del cliente
Establecer
proveedor
Informar al proveedor sobre los

requerimientos del cliente
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Conocer asignacin del asesor del

proveedor
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Acompaar al cliente durante la

asesora
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Establecer satisfaccin
necesidades del cliente
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
contacto
con
de
el
las
394
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Gestin contable.
1.2
1.3
OBJETIVO: Manejar la informacin contable de la empresa.
1.4
GENERALIDADES: La gestin contable brinda la informacin financiera que

permite respaldar las decisiones y estrategias planteadas, ya que gracias al
conocimiento de datos reales a cerca de los recursos econmicos y los estados
financieros de la empresa es posible determinar la rentabilidad o prdida
generada.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Informacin financiera.
1.6
Informes.
1.7
RIESGOS:
Errores de registro de informacin.
Cuentas cruzadas.
Estados financieros falsos.
1.8
Registro, revisin y verificacin de la informacin contable.
395
Cdigo:
GESTIN CONTABLE
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Contabilidad
Nmina
Contabilidad
Nmina
Contabilidad
Nmina
Registro de reembolso de caja

menor
Contabilidad
Auxiliar Contable
Contabilidad
Nmina
Revisar cuenta con clientes y

proveedores
Contabilidad
Nmina
Revisin de la cartera de la
empresa
Contabilidad
Auxiliar Contable
Cancelacin de anticipos de
clientes
Contabilidad
Auxiliar Contable
Manejo de informacin contable y

general de las sucursales
Contabilidad
Auxiliar Contable
10
Contabilidad
Auxiliar Contable
11
Documentacin e informes
requeridos por entidades estatales
Contabilidad
Auxiliar Contable
396
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Consulta de saldo en bancos.
1.2
1.3
RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nmina.
1.4
OBJETIVO: Establecer la disponibilidad del dinero de la empresa depositado en

los diferentes bancos.
1.5
GENERALIDADES: La consulta de saldo en bancos permite conocer el dinero con

el que cuenta la empresa para respaldar sus actividades y efectuar el pago de las
obligaciones contradas con proveedores y acreedores.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los saldos de la empresa

dinero de la empresa en bancos.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.
de
PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa

disponible en los bancos.
1.8
Relacin de saldos de bancos y general.
1.9
RIESGOS:
Consulta por personal no autorizado.
Desconocimiento del saldo por problemas de comunicacin con los bancos.
Filtracin de la informacin.

Manejo de clave para acceder a la informacin.
1.11 OBSERVACIONES.
397
CONSULTA DE SALDOS EN BANCOS

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Internet: Ingresar a la pgina Web del

banco y digitar la clave.
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Consultar las cuentas, movimientos y

saldo del da anterior.
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Asentar la informacin en el libro de

bancos de cada entidad
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Registrar consignaciones y cheques

girados en el libro de cada banco
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Revisar y anotar el # de los cheques

para guardar consecutividad
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Totalizar el saldo de cada uno de los

bancos
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Consolidar el saldo de todos los

bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Relacionar los saldos de cada banco y

el general
Auxiliar
Contable
Contabilidad
10
Informar a Gerente suma de dinero de

la empresa disponible en los bancos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Establecer comunicacin con

bancos va Internet o telefnica
los
398
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de consignaciones.
2.2
2.3
RESPONSABLE: Nmina.
2.4
OBJETIVO: Registrar las consignaciones efectuadas.
2.5
GENERALIDADES: El registro de las consignaciones facilita el control de las

mismas y respalda el manejo de la informacin de los bancos.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Registro en el software de las consignaciones.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Verificacin de consignacin realizada.
PUNTO FINAL: Revisin que la consignacin corresponda al banco donde
se enva.
2.8
Formato de registro del software.
2.9
RIESGOS:
Consignacin faltante de registro.

Verificacin del registro de las consignaciones.
2.11 OBSERVACIONES.
399
REGISTRO DE CONSIGNACIONES
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Verificar consignacin realizada
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Sealar en el cuaderno de bancos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Registrar en el paquete contable

(software) el # de la cuenta y nombre
del cliente
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Colocar a la consignacin sello de

contabilizado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Registrar con fecha de consignacin y

con fecha de registro en caja
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Archivar consignacin en la carpeta

del respectivo banco
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Revisar
que
la
consignacin
corresponda al banco donde se enva
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
400
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre y revisin de la caja.
3.2
3.3
3.4
OBJETIVO: Verificacin y control de los cuadres de caja.
3.5
GENERALIDADES: La revisin y verificacin de los cuadres de caja permite

conocer si los informes presentados se encuentran acordes con la informacin real
o si por el contrario presenta sumas de dinero que no corresponden a las
reportadas.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Revisin y cuadre de la caja.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el formato de cuadre de caja con los documentos
anexos (consignaciones, comprobantes de egreso, gastos).
PUNTO FINAL: Realizar los ajustes necesarios para cuadrar la
informacin con contabilidad.
3.8
Formato de cuadre de caja.
3.9
RIESGOS:
Descuadre de caja.
No determinacin de las razones de las diferencias encontradas.

3.11 OBSERVACIONES.
401

Cdigo:
CUADRE Y REVISIN DE LA CAJA

N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir el formato de cuadre de caja

con
los
documentos
anexos
(consignaciones, comprobantes de
egreso, gastos)
Auxiliar Contable
Contabilidad X
Ingresar al software por contabilidad
Auxiliar Contable
Contabilidad X
Verificar que las consignaciones

estn ingresadas en el cuaderno de
bancos y marcarlas para no
volverlas a ingresar
Auxiliar Contable
Contabilidad X
Ingresar consignaciones al sistema
Auxiliar Contable
Contabilidad X
Determinar cuales comprobantes de

egreso no estn registrados en el
sistema y cual fue la razn del pago
efectuado
Auxiliar Contable
Contabilidad X
Analizar los gastos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
Determinar
reembolso
Auxiliar Contable
Contabilidad X
Auxiliar Contable
Contabilidad X
Pasar los gastos a nmina para que

efecte el registro de reembolso de
caja menor
Auxiliar Contable
Contabilidad X
10
Archivar los dems documentos
Auxiliar Contable
Contabilidad X
11
Realizar los ajustes necesarios para

cuadrar
la
informacin
con
contabilidad
Auxiliar Contable
Contabilidad X
12
Realizar los ajustes necesarios para

cuadrar
la
informacin
con
contabilidad
Auxiliar Contable
Contabilidad X
13
Ingresar al software por paquete

comercial
Auxiliar Contable
Contabilidad X
14
Hacer interfase de recibos de caja y

de ventas, para cuadrar la caja
Auxiliar Contable
Contabilidad X
15
En el sistema por contabilidad, subir

las interfases
Auxiliar Contable
Contabilidad X
16
Verificar que la caja fsicamente

coincida con el dato de contabilidad
del sistema
Auxiliar Contable
Contabilidad X
17
Imprimir el cuadre de caja
Auxiliar Contable
Contabilidad X
18
Pasar documento del cuadre a

Cajera
Auxiliar Contable
Contabilidad X
la
necesidad
de
402
M O
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de reembolso de caja menor.
4.2
4.3
RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4.4
OBJETIVO: Controlar el reembolso de caja menor.
4.5
GENERALIDADES: El registro del reembolso de caja menor permite controlar y

desembolsar la cantidad de dinero determinada como base de caja menor para
con ella sufragar los gastos generados por las actividades de la empresa.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Registro del reembolso de caja.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir comprobante de egreso, facturas y formato de
gastos facilitado por caja.
PUNTO FINAL: Colocar sello de contabilizada a la nota cuando se ingresa
al sistema.
4.8
Nota de contabilidad de los gastos.
4.9
RIESGOS:
Registro de reembolso desfasado.

Registro del reembolso de dinero para caja menor.
4.11 OBSERVACIONES.
403
REGISTRO DE
CAJA MENOR
REEMBOLSO
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir comprobante de egreso,

facturas y formato de gasto
facilitados por caja
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Acumular los gastos diarios y sus

facturas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Revisar
diligenciamiento
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Elaborar nota de contabilidad e ir

registrando el total de los gastos del
da con la fecha de la tirilla
entregada por Cajera
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Ir adicionando a la nota los gastos

diarios e irlos sumando hasta que el
valor se aproxime o sea igual a la
base de caja menor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Imprimir la nota contable
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad

por el valor del costo del reembolso
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Revisar que el total de las facturas

por gastos sea igual al ingresado al
sistema
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Confrontar la informacin y realizar

las correcciones necesarias
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
10
Adicionar el valor a la cuenta de

gastos asumidos cuando la factura
sea ingresada
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
11
Colocar sello de contabilizada a la

nota cuando sea ingresada al
sistema
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
12
Pegar las facturas en hojas de block
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
13
Archivar nota con facturas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
14
Desembolsar
menor
Auxiliar
Contable
Contabilidad
15
Iniciar nueva nota de contabilidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
dinero
para
caja
404
M O
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliacin bancaria.
5.2
5.3
RESPONSABLE: Auxiliar Contable o de Nmina.
5.4
OBJETIVO: Revisar impuestos y comisiones cobradas por los bancos.
5.5
GENERALIDADES: La conciliacin bancaria permite conocer el valor cobrado por

los bancos, causado por las diferentes transacciones financieras realizadas con
las cuentas de la empresa el mes anterior.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor cobrado por las transacciones

financieras.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin o impresin de los extractos bancarios.
PUNTO FINAL: Archivo de libro de bancos.
5.8
Extractos bancarios.
Formato de conciliacin bancaria.
Libro de bancos.
5.9
RIESGOS:
Inadecuado registro del valor de la consignacin.
Registro de la informacin en el libro de bancos equivocado.

Verificacin y registro de la informacin.
5.11 OBSERVACIONES.
405

Cdigo:
CONCILIACIN BANCARIA
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Recibir extracto del banco o

imprimirlo de la pgina Web de la
entidad
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Revisar los impuestos y comisiones

cobradas por los movimientos del
mes de cada banco.
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Registrar la informacin en formato

de Excel (predefinido)
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Calcular uno a uno los tems para

cada banco y totalizarlos
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Elaborar nota de contabilidad con la

fecha del ltimo da del mes en
conciliacin
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Registrar la nota
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Imprimir
bancos
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Comparar extracto del banco con la

informacin del libro impreso
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
Verificar
concordancia
informacin del extracto
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
10
Revisar consignaciones o cuentas

para encontrar el origen o causa de
la anomala, cuando la informacin
no coincida
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
11
Cuando la informacin no presente

inconsistencia: diligenciar formato
de conciliacin bancaria
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
12
Archivar conciliacin en la carpeta

del banco respectivo
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
13
Imprimir libro de bancos
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
14
Archivar libro
Auxiliar
Contable o
de Nmina
Contabilidad
borrador
del
libro
de
de
la
406
HIERROS HB S.A

6.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ajuste cuentas con clientes y proveedores.
6.2
MARCO NORMATIVO.
6.3
6.4
OBJETIVO: Revisar y ajustar las cuentas de los clientes y proveedores.
6.5
GENERALIDADES: La revisin de las cuentas con los clientes y proveedores

permite establecer la cuanta adeudada, resolver inquietudes y efectuar los ajustes
necesarios.
6.6
RESULTADOS ESPERADOS: Informacin y ajuste de cuentas con clientes y

proveedores.
6.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin peticin o llamada de clientes o proveedores
solicitando informacin.
PUNTO FINAL: Informacin y Ajustes.
6.8
Relacin de pagos y cuanta adeuda.
Documento de informacin de la cuenta.
6.9
RIESGOS:
Descuadre de la cuanta adeudada.
Inconvenientes y generacin de conflictos.

Registro y verificacin de la informacin.
6.11 OBSERVACIONES.
407

AJUSTE CUENTAS CON CLIENTES Y
PROVEEDORES
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir peticin de informacin del

estado de la cuenta de un cliente
(Asesor Comercial o cliente)
Asesor
Comercial o
cliente
Comercial
Recibir relacin de los clientes por

parte de los vendedores
Asesor
Comercial
Comercial
Ingresar al sistema y realizar la

consulta del cliente
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Confrontar cuanta
pagos realizados
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Establecer diferencias
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Cuadrar los pagos efectuados con

las facturas canceladas
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Enviar al cliente la relacin y

explicacin por escrito de las
cuentas y pagos, indicando el saldo
adeudado
o
informar
telefnicamente
Auxiliar
Contable
Contabilidad
M O
CLIENTES
adeudada
PROVEEDOR
Contabilidad
Recibir llamada telefnica de

proveedores solicitando informacin
sobre facturas canceladas y la
fecha de pago
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Consultar los pagos realizados
Auxiliar
Contable
Contabilidad
10
Imprimir informacin de la cuenta

cuando se trata de varias facturas
Auxiliar
Contable
Contabilidad
11
Revisar la cuenta confrontando la

informacin con las facturas del
archivo
Auxiliar
Contable
Contabilidad
12
Solicitar a proveedores el estado de

la cuenta de la empresa
Auxiliar
Contable
Contabilidad
13
Recibir informe
Auxiliar
Contable
Contabilidad
14
Verificar los
proveedores
Auxiliar
Contable
Contabilidad
15
Efectuar los ajustes necesarios
Auxiliar
Contable
Contabilidad
saldos
con
los
408
HIERROS HB S.A

7.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisin cartera de la empresa.
7.2
7.3
7.4
OBJETIVO: Revisar las cuentas de los clientes y la cuanta adeudada a la

empresa.
7.5
GENERALIDADES: La revisin de la cartera acta como mecanismo de control ya

que otorga informacin del comportamiento de pago, deteccin de errores, y
determinacin del valor total adeudado por los clientes.
7.6
RESULTADOS ESPERADOS: Establecimiento del total de cartera adeudada por

los clientes.
7.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Ingreso al software.
PUNTO FINAL: Valor total de la cartera de la empresa.
7.8
Informe de cartera.
7.9
RIESGOS:
Descuadre de la cuanta adeudada.

Registro y verificacin de la informacin impresa y del software.
7.11 OBSERVACIONES.
Una de las posibles causas para que la informacin no sea la misma se presenta
cuando el recibo de caja se elabora el primer da del mes siguiente y la factura an
no ha sido procesada, quedando la factura en un mes y el recibo en otro.
409
REVISIN DE LA CARTERA DE LA
EMPRESA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Asesor
Comercial o
cliente
Comercial
M O
Seleccionar
cartera
de
Asesor
Comercial
Comercial
Imprimir la cartera registrada en el

sistema por contabilidad y comercial
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Verificar la concordancia de la
informacin
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Sealar cada uno de los clientes

que
presentan
errores
o
inconsistencia de los datos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Establecer en lo posible las causas

por las que las cuentas de los
clientes no cuadran
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Totalizar la cartera de la empresa
Auxiliar
Contable
Contabilidad
la
informacin
410
HIERROS HB S.A

8.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cancelacin de anticipos de clientes.
8.2
8.3
8.4
OBJETIVO: Ajustar las cuentas de los clientes por anticipos realizados.
8.5
GENERALIDADES:
8.6
RESULTADOS ESPERADOS: Ajuste de la cuenta del cliente.
8.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin de anticipos.
PUNTO FINAL: Verificacin de la cancelacin de las facturas.
8.8
8.9
RIESGOS:
Cancelacin de factura equivocada.

Registro y verificacin de la informacin.
8.11 OBSERVACIONES.
411
CANCELAR ANTICIPOS DE CLIENTES

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O

relacin de los anticipos de los
clientes
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Ingresar al sistema
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Consultar la informacin de los

clientes
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Establecer las facturas a cancelar
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Visualizar en pantalla las facturas

del cliente
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Generar
otra
pantalla
e
ir
cancelando los mismos valores que
el cliente tiene en anticipos y cartera
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Verificar
facturas
Auxiliar
Contable
Contabilidad
la
cancelacin
de
las
412
HIERROS HB S.A

9.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de informacin contable y general de

las dems sucursales.
9.2
MARCO NORMATIVO.
9.3
9.4
OBJETIVO: Consolidar y revisar la informacin contable y general de la empresa.
9.5
GENERALIDADES: El manejo de la formacin contable y general de las

sucursales conlleva a la consolidacin de la informacin financiera de la empresa
permitiendo la determinacin de los aspectos ms relevantes y el planteamiento
de las estrategias organizacionales.
9.6
RESULTADOS ESPERADOS: Consolidacin de la informacin financiera.
9.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de informes financieros y documentos.
PUNTO FINAL: Revisin y ajuste.
9.8
9.9
RIESGOS:
Informes no ajustados a la informacin del software.

9.11 OBSERVACIONES.
413
MANEJO DE LA INFORMACIN
CONTABLE Y GENERAL DE LAS
DEMS SUCURSALES
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Mantener contacto permanente con

las sucursales
Auxiliar
Contable
Contabilidad
M O
INFORMACIN CONTABLE
2

listados de cartera e informes
contables
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Revisar y confrontar la informacin

de los listados y la contable
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Establecer el motivo por el cual se

encuentran
diferencias,
comunicndose y preguntando a la
persona indicada
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Recibir
informacin
y
documentacin de los movimientos
realizados en las sucursales
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Informar los gastos generados en

las dems sucursales y que
corresponden a cada una
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Revisar y
necesarios
Auxiliar
Contable
Contabilidad
efectuar
los
ajustes
DOCUMENTOS
8

formatos de bancos, Cmara de
Comercio, Industria y comercio, etc.
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Diligenciar los documentos o

solicitar esta labor a Auxiliar
General
Auxiliar
Contable
Contabilidad
10
Anexar la documentacin necesaria

o solicitada por las entidades y
sucursales
Auxiliar
Contable
Contabilidad
11
Solicitar el envo de los documentos

por correo a cajera
Auxiliar
Contable
Contabilidad
12
Enviar los documentos a la sucursal

respectiva
Cajera
Comercial
414
HIERROS HB S.A

10.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control costos de inventario.
10.2 MARCO NORMATIVO. Polticas de la empresa.
10.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
10.4 OBJETIVO: Efectuar interfase de costo de inventario.
10.5 GENERALIDADES:
10.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro del valor del inventario.
10.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: Interfase del costo de inventario.
PUNTO FINAL: Ajustes.
Informe de compras a proveedores.
Informe costo de inventario.
10.9 RIESGOS:

Registro y verificacin de la informacin registrada en contabilidad.
415
CONTROL COSTOS DE INVENTARIO

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Realizar interfase del costo de

inventario
Auxiliar
Contable
Contabilidad
En el software: Retirar informacin y

colocarla en la cuenta correcta
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Imprimir informacin del costo del

inventario
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Confrontar la informacin impresa

con la registrada en el sistema
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Si se presentan diferencias en la
informacin :
Imprimir informacin de las
compras realizadas a cada uno
de los proveedores
Comparar la informacin de las
compras con la registrada en
comercial
416
HIERROS HB S.A

11.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Documentacin e informes requeridos por
entidades estatales.
11.2 MARCO NORMATIVO. Legislacin vigente.
11.3 RESPONSABLE: Auxiliar Contable.
11.4 OBJETIVO: Presentar los informes y documentos solicitados por entidades del
estado.
11.5 GENERALIDADES: La documentacin e informes requeridos por las entidades
estatales se diligencian para todas las sucursales.
11.6 RESULTADOS ESPERADOS: Documentos e informes.
11.7 LIMITES
PUNTO INICIAL: elaboracin de los documentos e informes.
PUNTO FINAL: Envo de los documentos e informes.
Informes y documentos.
11.9 RIESGOS:
Vencimiento del plazo para la presentacin de los informes.
Multas por no entrega de la documentacin.
Verificacin de las fechas de presentacin de los informes y revisin del
diligenciamiento de los mismos.
El flujo de efectivo para los informes, es realizado por la revisora fiscal debido a
que siempre sale incompleto de la informacin que se ingresa de los balances.
417

DOCUMENTACIN
E
REQUERIDOS
POR
ESTATALES
N
INFORMES
ENTIDADES
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Elaborar los informes contables de la

empresa solicitados por las diferentes
entidades
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Diligenciar formatos establecidos por

las entidades, fsicamente o de la
pgina Web
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Enviar informacin y/o documentos

va Internet o con mensajero.
Auxiliar
Contable
Contabilidad
MEDIOS MAGNTICOS (DIAN)
Contabilidad
Ingresar al software por informacin

fiscal
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Actualizar los formatos establecidos

por la DIAN segn la resolucin
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Amarrar los formatos a cada una de

las cuentas que se manejan a la
empresa
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Verificar los conceptos dados por la

DIAN, para los medios, se encuentren
amarrados a los formatos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Imprimir el listado del plan de cuentas
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Revisar que toda la informacin de las

cuentas est incluida en los formatos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
10
Imprimir un listado de los formatos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
11
Confrontar la informacin y verificar

que las cuentas del plan de cuentas
se encuentren en el formato
respectivo
Auxiliar
Contable
Contabilidad
12
Cotejar que los clientes se encuentren

bien creados en el sistema, que sus
datos no contengan signos, rayas,
puntos, etc.
Auxiliar
Contable
Contabilidad
13
Conocer si los clientes se identifican

por NIT o cdula, para establecer
digito de verificacin a colocar a cada
cliente
Auxiliar
Contable
Contabilidad
14
Imprimir por cada concepto y cada

formato un listado de los clientes,
proveedores y gastos del ao del que
se reporta la informacin, teniendo en
cuenta las bases de la DIAN
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
418
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
15
Realizar actualizacin automtica de

medios
Auxiliar
Contable
Contabilidad
16
Imprimir el listado que arroja el sistema

(el sistema muestra cada formato con
los datos amarrados a cada una de las
cuentas)
Auxiliar
Contable
Contabilidad
17
Revisar que cada concepto contenga la

informacin necesaria, en caso de que
falte algn dato, este debe ingresarse
por medios manuales
Auxiliar
Contable
Contabilidad
18
Generar listado final
Auxiliar
Contable
Contabilidad
19
Ingresar a la pgina Web de la DIAN
Auxiliar
Contable
Contabilidad
20
Empezar a transmitir la informacin va

Internet adicionando los formatos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
21
Si se presentan inconvenientes:
Revisar la informacin de los clientes y
realizar las correcciones necesarias
Auxiliar
Contable
Contabilidad
22
Enviar la informacin, cuando

formatos sean habilitados
Auxiliar
Contable
Contabilidad
los
SUPERSOCIEDADES
Contabilidad
23
Bajar de Internet el formato para reporte

de la informacin
Auxiliar
Contable
Contabilidad
24
Contar con el balance de fin de ao,

sus anexos y la informacin de los
accionistas, contador, revisor fiscal y
sus suplentes
Auxiliar
Contable
Contabilidad
25
Contar o solicitar la informacin de:

Total de empleados.
Nmero de hombres y mujeres.
Total
de
los
sueldos
por
departamentos.
Cantidad de artculos que se venden.
Cantidad de artculos devueltos.
Productos comprados y su costo.
rea ocupada por la bodega,
parqueaderos,
departamento
de
ventas y administracin.
Auxiliar
Contable
Contabilidad
26
Diligenciar toda la informacin en cada

uno
de
los
anexos
de
la
superintendencia
Auxiliar
Contable
Contabilidad
27
A medida que se van ingresando los

datos se va llenando un anexo que es
el balance (los datos que hagan falta se
ingresan manualmente)
Auxiliar
Contable
Contabilidad
28
Enviar el informe fsicamente
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, A: anual.
419
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Nmina.
1.2
1.3
OBJETIVO: Liquidar y pagar los salarios a los empleados.
1.4
GENERALIDADES: La nmina permite establecer el nmero de empleados que

laboran en la empresa y la cantidad pagada a cada uno de ellos por la ejecucin
de sus labores.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Pago del salario a los empleados de la empresa.
1.6
Lista del pago de nmina formato pequeo (colilla de pago) y formato grande
(soporte de pago de los empleados).
1.7
RIESGOS:
Equivocacin en el clculo y liquidacin de los salarios.
Billetes falsos.
Pagar mayor o menor valor al personal.
1.8
Verificacin de la vinculacin de cada persona a la empresa.
Revisin de los compromisos financieros adquiridos por cada uno de los
empleados.
Revisin de los billetes.

Cdigo:
NMINA
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Liquidacin de nmina
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Pago de nmina
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Interfase de Nmina
Contabilidad
Auxiliar Contable
420
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de nmina.
1.2
MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo del Trabajo.
1.3
1.4
OBJETIVO: Calcular el dinero que debe pagarse a los empleados por las labores
desarrolladas.
1.5
GENERALIDADES: La liquidacin de nmina estima la cantidad de dinero que la

empresa debe pagar a sus empleados por concepto de la ejecucin de sus
labores.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Determinacin de la cuanta total que se debe

pagar a los empleados de la empresa por concepto de nmina.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar base de datos de empleados de la empresa.
PUNTO FINAL: Disponer el dinero para el pago a los empleados.
1.8
Lista de pago de nmina en formato grande (original y borrador) y pequeo
1.9
RIESGOS:
Error de liquidacin de la nmina.
Clculo errado de las deducciones o adiciones.

Revisin de los clculos, deducciones, etc.
1.11 OBSERVACIONES.
421
Cdigo:
Pgina
LIQUIDACIN DE LA NMINA
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D S M Q
Consultar la base de datos de los

Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Verificar datos y vinculacin del

personal
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Consultar y revisar compromisos

financieros pendientes de los
empleados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Deducir
prstamo,
afiliaciones
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
LIQUIDACIN
PAGO
EN
SEGUNDA QUINCENA DEL MES
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Efectuar descuento para salud y

pensin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Adicionar Auxilio de Transporte para

personas que devenguen hasta dos
SMLV
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Consultar y liquidar horas extras a

empleados del rea de Bodega
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Realizar los clculos necesarios
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Establecer cuanta a pagar a cada

empleado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
10
Imprimir borrador de la lista de pago

de nmina
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
11
Revisar y verificar la informacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
12
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
13
Imprimir lista de pago de nmina en

formato grande (soporte de pago) y
pequeo (colilla de pago)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
14
Totalizar el valor de la nmina
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
15
Informar el valor de la nmina a

Cajera
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
cuotas
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal
422
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de nmina.
2.2
MARCO NORMATIVO.
2.3
2.4
OBJETIVO: cancelar el dinero a los empleados por concepto de salario.
2.5
GENERALIDADES: El pago de la nmina se realiza en efectivo dentro de las

instalaciones de la empresa.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin el dinero correspondiente al salario

devengado por los empleados.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero de cajera de la empresa.
PUNTO FINAL: Archivo de formato de pago (Lista de pago de Nmina).
2.8
Lista o formato de pago de nmina.
2.9
RIESGOS:
Prdida de dinero.
Errores en el pago a los empleados.

Revisin de los billetes.
Verificacin de liquidacin y cantidad a pagar a los empleados.
Firma de formato de pago de nmina.
2.11 OBSERVACIONES.
423
PAGO DE NMINA
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M Q
Recibir de Cajera el dinero
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Contar el dinero y revisar los billetes
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Esperar a completar el dinero

correspondiente al valor total de la
nmina
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Disponer el dinero para el pago a

los empleados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Recibir en la oficina una persona a

la vez
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Consultar la lista de pago de nmina
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Separar y contar el dinero

correspondiente al salario de la
persona
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Entregar el dinero y colilla de pago

al empleado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Otorgar
las
explicaciones
o
respuestas a los interrogantes sobre
el salario recibido
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
10
Hacer firmar la lista de pago de

nmina (formato grande)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
11
Archivar formato de pago
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, Q: quincenal.
424
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pago de Parafiscales.
3.2
MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo de Trabajo.
3.3
3.4
OBJETIVO: Realizar el pago de los aportes establecidos por ley.
3.5
GENERALIDADES: El pago de los aportes parafiscales ser efecta va Internet

por medio de un operador contratado para tal fin.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Pago de los aportes.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Provisin de pago de aportes.
PUNTO FINAL: Archivar los documentos en la carpeta de cada entidad.
3.8
Formato de pago nico.
Formato de pago de aportes a cada entidad.
Formato de pago efectuado por el operador contratado.
3.9
RIESGOS:
Error de liquidacin de los aportes.

Grabacin de la informacin.
Archivo de formatos impresos del pago efectuado a cada entidad.
3.11 OBSERVACIONES.
425
PAGO DE PARAFISCALES
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Revisar provisin en el sistema y

liquidacin interna
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Realizar liquidacin interna
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Imprimir listado de aportes a las

entidades
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Comparar informacin impresa con

la provisin del sistema
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Ingresar a la pgina Web del

operador contratado para realizar el
pago de los aportes
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Diligenciar formato de pago nico
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Guardar informacin si el pago se

realizar despus
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
10
Asignar # de cuenta para realizar el

pago
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
11
Imprimir formato de pago nico
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
12
Consultar autoliquidaciones de la
pgina Web del operador 24 horas
despus de efectuar el pago
Auxiliar de
Nmina
13
Imprimir por entidad los aportes

cancelados a cada una de ellas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
14

por el valor pagado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
15
Imprimir documento soporte del

pago efectuado arrojado por la
pgina del operador
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
16
Archivar los documentos de pago en

la carpeta de la respectiva entidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Provisin de pago de aportes
426
Contabilidad
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de vacaciones.
4.2
MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del Trabajo.
4.3
4.4
OBJETIVO: Cancelar el dinero a los empleados por concepto de vacaciones.
4.5
GENERALIDADES: La liquidacin de las vacaciones otorga al empleado el

reconocimiento del dinero generado por la prestacin de sus servicios durante un
ao cumplido, causndose para un periodo de quince das.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin

correspondiente a las vacaciones.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.
los
empleados
del
dinero
PUNTO FINAL: pago del valor de las vacaciones.

4.8
Formato de liquidacin de vacaciones.
4.9
RIESGOS:
Errores de liquidacin.
No realizar los descuentos del periodo.

Revisin y verificacin de los clculos de la liquidacin y los descuentos a
realizar.
4.11 OBSERVACIONES.
427

Cdigo:
LIQUIDACIN DE VACACIONES
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Diligenciar formato de liquidacin de

vacaciones del paquete de nmina
(software)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Revisar y realizar los descuentos

pertinentes del periodo
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad

realizada en el sistema
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Efectuar el clculo manual de la

liquidacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Comparar liquidacin del sistema

con la calculada manualmente
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Realizar los
necesarios
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Imprimir original de la liquidacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Pasar comprobante de egreso a

caja para su pago
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
10
Informar
a
la
persona
descuentos realizados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
11
Pagar el valor de las vacaciones
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
ajustes
que
sean
los
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se requiera)
428
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Interfase de Nmina.
5.2
MARCO NORMATIVO.
5.3
5.4
OBJETIVO: Provisionar el dinero para los pagos generados por la nmina.
5.5
GENERALIDADES: La interfase de nmina permite establecer la cuanta de

dinero que debe destinarse para cumplir con las obligaciones contradas con los
empleados y entidades por concepto de salarios, vacaciones, primas, parafiscales,
etc.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Cancelacin del dinero correspondiente a las

obligaciones generadas por la nmina de la empresa.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento de formato de liquidacin del software.
PUNTO FINAL: Pago del valor de las obligaciones de nmina.
5.8
Formato de liquidacin de vacaciones, primas, cesantas, parafiscales.
5.9
RIESGOS:
Provisin de menor valor que los gastos ocasionados por nmina.

5.11 OBSERVACIONES
429

Cdigo:
INTERFASE DE NMINA
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Revisar que las provisiones que

pasan de nmina a contabilidad estn
acordes a las que cada mes se han
estado pagando
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Corregir las cuentas de provisin por

liquidacin de contratos y vacaciones
pagadas
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Establecer a que periodo pertenece la

parte de las vacaciones pagadas, de
acuerdo a lo que haba quedado
pendiente en el periodo anterior
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Expedir los certificados de retencin

de salarios
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Entregar los certificados de retencin

de salarios a la Auxiliar de Nmina
para que los haga firmar de los
empleados
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Guardar los certificados

declaracin de renta
Auxiliar
Contable
Contabilidad
en
la
430
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Caja.
1.2
1.3
OBJETIVO: Realizar actividades de apoyo a la gestin de caja.
1.4
GENERALIDADES:
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Coordinacin y control de actividades de caja.
1.6
Recibos de caja.
Facturas
Cuadre de caja.
Tirilla de cuadre de caja.
1.7
RIESGOS:
Descuadres de caja.
Prdida de dinero.
1.8

Cdigo:
MANEJO DE CAJA
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Cuadre de caja
Comercial
Cajera
Comercial
Cajera
Comercial
Cajera
Cuadre de los gastos del personal

por actividades del cargo
Comercial
Cajera
Diligenciar documentos:
consignaciones y recibos de caja
Comercial
Cajera
Cheques devueltos
Comercial
Cajera
Comercial
Cajera
431
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de caja.
1.2
1.3
RESPONSABLE: Cajera.
1.4
OBJETIVO: Reportar el saldo diario de caja.
1.5
GENERALIDADES: El cuadre de caja permite conocer, registrar y establecer el

monto del dinero recaudado en el da y la destinacin del mismo.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Reporte de cuadre de caja.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer comunicacin con los bancos.
PUNTO FINAL: Informar a Gerente suma de dinero de la empresa
disponible en los bancos.
1.8
Formato manual del cuadre de caja.
1.9
RIESGOS:
Descuadre de caja.

Revisin y verificacin de la informacin reportada.
1.11 OBSERVACIONES.
432
CUADRE DE CAJA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Establecer cuanta de las ventas de

contado
Cajera
Comercial
Revisar las ventas y los recibos de

caja contra la informacin del
sistema
Cajera
Comercial
Diligenciar formato del cuadre del

da: valor de venta, gastos,
consignaciones, # de recibo de caja
y consignaciones
Cajera
Comercial
Revisar formato manual del cuadre

de caja
Cajera
Comercial
Efectuar los clculos necesarios y

sacar una relacin del valor total
(tirilla)
Cajera
Comercial
Enviar o entregar formato de cuadre

de caja y tirilla a Auxiliar Contable
Cajera
Comercial
Recibir el formato revisado por

Auxiliar contable
Cajera
Comercial
Anotar en el cuaderno de caja la

informacin del cuadre
Cajera
Comercial
Anotar en la nueva hoja del cuadre

del da el nmero consecutivo de
recibo de caja y consignacin
Cajera
Comercial
10
Revisar, firmar y archivar formato de

cuadre de caja
Cajera
Comercial
433
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo del dinero en caja.
2.2
2.3
2.4
OBJETIVO: Administrar el dinero recaudado.
2.5
GENERALIDADES: El manejo del dinero en caja garantiza que cuando se llegue

a una cantidad establecida se disponga en un sitio seguro o sea consignado en
bancos a favor de proveedores o de la empresa.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Depsito de dinero.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir el dinero en efectivo y cheque que ingresa a
caja.
PUNTO FINAL: Depsito de dinero en caja fuerte, pago a proveedores o
consignacin en cuenta de la empresa.
2.8
Consignaciones.
2.9
RIESGOS:
Prdida de dinero.

Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes.
2.11 OBSERVACIONES.
434
MANEJO DEL DINERO EN CAJA

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir el dinero en efectivo que

ingresa a caja
Cajera
Comercial
Contar el dinero
acumulado en caja
Cajera
Comercial
Informar a Auxiliar Contable la

cuanta de dinero recaudado
cuando la suma supera el monto
establecido para su manejo
Cajera
Comercial
Esperar autorizacin e indicaciones
Cajera
Comercial
en
efectivo
GUARDAR EN CAJA FUERTE

5
Dirigirse a rea de contabilidad
Cajera
Comercial
Entregar dinero a Auxiliar Contable
Cajera
Comercial
Contar nuevamente el dinero y

verificar su autenticidad
Auxiliar
Contable
Contabilida
d
Depositar el dinero en caja fuerte
Auxiliar
Contable
Contabilida
d
PAGO A PROVEEDORES
9
Recibir
de
Auxiliar
Contable
autorizacin y cheques elaborados
Cajera
Comercial
10
Diligenciar
el
formato
de
consignacin del respectivo banco a
favor del proveedor
Cajera
Comercial
11
Cajera
Comercial
CONSIGNACIN CUENTA DE LA
EMPRESA
12
Consignar en cuenta de bancos de

la empresa
Cajera
Comercial
13
Recibir
de
Auxiliar
Contable
autorizacin y cheques elaborados
Cajera
Comercial
14
Elaborar el formato de consignacin

a la cuenta indicada
Cajera
Comercial
15
Efectuar la consignacin
Cajera
Comercial
435
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administracin caja menor.
3.2
3.3
3.4
OBJETIVO: Administrar el dinero de caja menor.
3.5
GENERALIDADES: Administrar el dinero de caja menor implica el control de la

entrega del dinero para sufragar los gastos menores de los empleados y dems
ocasionados por la actividad de la empresa y la cancelacin de compras de baja
cuanta.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Registrar ingresos y egresos.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir reembolso del dinero de caja menor.
PUNTO FINAL: informar y entregar documentos de respaldo de los gastos
a contabilidad.
3.8
Relacin de gastos.
3.9
RIESGOS:
Prdida de dinero.

3.11 OBSERVACIONES.
436
ADMINISTRACIN DE CAJA MENOR

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir reembolso del dinero de caja

menor
Cajera
Comercial
Recibir solicitud de dinero para

sufragar gastos por parte del
empleado
Cajera
Comercial
Entregar recibo de gastos y dinero

al empleado
Cajera
Comercial
Ir rebajando o disminuyendo el
monto de la caja menor cuando se
generan gastos
Cajera
Comercial
Relacionar los gastos
Cajera
Comercial
Informar y entregar documentos de

respaldo
de
los
gastos
a
contabilidad
Cajera
Comercial
Solicitar reembolso de dinero

cuando los gastos se aproximen o
sean iguales al dinero de caja
menor
Cajera
Comercial
M O
X
437
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuadre de los gastos del personal por

actividades del cargo.
4.2
4.3
4.4
OBJETIVO: Efectuar el cuadre de los gastos realizados por el personal.
4.5
GENERALIDADES: El cuadre de los gastos del personal es un mecanismo de

control de los mismos y permite contablemente registrar la informacin de los
egresos de dinero generados por las actividades desempaadas por los
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Archivo de los documentos que respaldan el gasto.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas o llamadas de solicitud de
autorizacin de los gastos.
PUNTO FINAL: Archivo de los documentos.
4.8
Facturas y recibos de gastos.
Relacin de los gastos.
4.9
RIESGOS:
Prdida de facturas, recibos, dinero.

Revisin y verificacin del diligenciamiento de los documentos.
4.11 OBSERVACIONES.
438
CUADRE DE LOS GASTOS DEL

PERSONAL POR ACTIVIDADES DEL
CARGO
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir las facturas o llamadas de

solicitud de autorizacin de los
gastos
Cajera
Comercial
Revisar diligenciamiento de
facturas y recibos de gastos
Cajera
Comercial
Verificar el gasto
Cajera
Comercial
Autorizar los gastos
Cajera
Comercial
Generar relacin de los gastos
Auxiliar
Contable
Contabilidad
Devolver los documentos a la

persona que solicit la autorizacin
Cajera
Comercial
Recibir facturas y recibos de gastos
Cajera
Comercial
Verificar la autorizacin de los

gastos por Director de Cartera
Cajera
Comercial
Revisar la numeracin
recibos de gasto
Cajera
Comercial
10
Consultar el # del recibo de gasto y

ratificar la concordancia con el
registrado en el cuaderno, sealar
con una pequea marca
Cajera
Comercial
11
Revisar el diligenciamiento de los

documentos
Cajera
Comercial
12
Totalizar los gastos
Cajera
Comercial
13
Efectuar el cuadre del da anterior

(devolucin del dinero por parte del
trabajador o pago del dinero
adeudado)
Cajera
Comercial
14
Realizar los clculos respectivos

para saber si el dinero entregado
alcanz para sufragar los gastos
Cajera
Comercial
de
las
los
439
M O
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
15
En caso de que haya sobrado

dinero: recibir el dinero devuelto por
la persona
De
lo contrario: establecer la
cuanta a pagar y realizar el pago
de la suma adeudada
Cajera
Comercial
16

con el nombre del empleado y la
cantidad de dinero entregada
Cajera
Comercial
17
Pegar el formato de gasto y/o

facturas al comprobante de egreso
Cajera
Comercial
18
Hacer firmar el comprobante de la

persona que realiza el gasto
Cajera
Comercial
19
Ordenar los gastos segn su tipo
Cajera
Comercial
20
Enviar documentos a contabilidad

para su archivo
Cajera
Comercial
440
M O
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diligenciamiento de documentos.
5.2
5.3
5.4
OBJETIVO: Elaborar documentos.
5.5
GENERALIDADES: El diligenciamiento de documentos se encuentra relacionado

con la elaboracin de recibos de caja, consignaciones y otros.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: elaboracin de documentos.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Autorizacin y peticin de la elaboracin de los
documentos.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de los documentos.
5.8
Formato de consignacin.
Recibos de caja.
Formatos de gastos.
5.9
RIESGOS:
Prdida de dinero.

5.11 OBSERVACIONES.
El recibo de gastos se elabora para respaldar los gastos generados por
actividades de Vendedores, Conductores, Jefe de Bodega y administrativos
(Subgerente y Director Comercial) relacionadas con el desempeo de las
funciones de cu cargo.
441
DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS
N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
CONSIGNACIONES
1
Recibir de Auxiliar Contable cheques

y autorizacin y o peticin de
elaboracin de consignacin
Cajera
Comercial
Diligenciar formato de consignacin

de respectivo banco
Cajera
Comercial
Entregar a mensajero
formato de consignacin
Cajera
Comercial
Enviar copia de
Auxiliar Contable
Cajera
Comercial
Archivar copia de la consignacin
Auxiliar
Contable
Contabilidad
cheque
consignacin
RECIBOS DE CAJA
6
Ingresar al sistema cuanta de los

cheques y efectivo recaudado
Cajera
Comercial
Realizar registro de los movimientos

(flujo de caja)
Cajera
Comercial
Imprimir los recibos de caja
Cajera
Comercial
Revisar los recibos
Cajera
Comercial
10
Totalizar el recaudo
Cajera
Comercial
11
Informar a Auxiliar Contable la cuanta

a la que asciende el recaudo
Cajera
Comercial
12
Archivar recibos de caja
Cajera
Comercial
Cajera
Comercial
RECIBOS DE GASTO
13
Recibir peticin
sufragar gastos
del
dinero
para
14
Entregar recibo de gasto a la persona

solicitante
Cajera
Comercial
15
Relacionar en el cuaderno de
talonario de gastos la entrega del
recibo anotando: # recibo y nombre
de la persona solicitante
Cajera
Comercial
442
M O
HIERROS HB S.A

6.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cheques devueltos.
6.2
6.3
6.4
OBJETIVO: Comunicar devolucin de cheques por las entidades financieras.
6.5
GENERALIDADES: El conocer la devolucin de los cheques permite establecer

comunicacin con el cliente para buscar una pronta solucin de la situacin o
inconveniente presentado.
6.6
RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de pago del cliente.
6.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: recepcin de cheques devueltos por las entidades
financieras.
PUNTO FINAL: Guardar los cheques que no han sido autorizados.
6.8
Nota de devolucin de cheques.
6.9
RIESGOS:
No comunicacin con clientes.
Prdida del cheque.

Comunicacin con el cliente.
Registro de la devolucin del cheque.
6.11 OBSERVACIONES.
443
Cdigo:
MANEJO DEL DINERO EN CAJA

N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir cheques devueltos entregados

por mensajero
Cajera
Comercial
Informar al Asesor Comercial: cliente y

causal, y a Auxiliar Contable: cliente,
causal y vendedor
Cajera
Comercial
Establecer comunicacin con el cliente
Asesor
Comercial
Comercial
Cajera
Comercial
Elaborar nota por cheque devuelto,

diligenciando formato para nota del
sistema: cliente, banco, valor, causal
Cajera
Comercial
Efectuar ingreso y recibo de caja para

aquellos cheques autorizados
Cajera
Comercial
Guardar los cheques que no han sido

autorizados o el vendedor no se ha
comunicado con el cliente
Cajera
Comercial
M O
X
444
HIERROS HB S.A

7.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin pago del cliente.
7.2
7.3
7.4
OBJETIVO: Recaudar dinero producto de las ventas en las instalaciones de la

empresa.
7.5
GENERALIDADES: La recepcin del pago de la obligacin del cliente se realiza

en efectivo o cheque.
7.6
RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin de dinero, consignacin o cheques.
7.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer forma de pago por parte del cliente.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de factura cancelada.
7.8
Recibo de cancelacin de deuda.
7.9
RIESGOS:
Billetes falsos.
Cobrar menor valor al registrado en la factura.
Errores en la devolucin del dinero sobrante.

Revisin y verificacin de la autenticidad de los billetes recibidos.
Relacin de las consignaciones.
Archivo de copia de factura.
7.11 OBSERVACIONES.
445
RECEPCIN PAGO DEL CLIENTE

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Cajera
Comercial
PAGO EN EFECTIVO
2
Recibir las facturas y sus copias
Cajera
Comercial
Consultar facturas
Cajera
Comercial
Verificar la cuanta
Cajera
Comercial
Informar el valor total de la compra al

cliente
Cajera
Comercial
Recibir el dinero
Cajera
Comercial
Revisar y verificar la autenticidad de

los billetes
Cajera
Comercial
Colocar sello de cancelado a la

factura y sus copias
Cajera
Comercial
Entregar tres copias de la factura al

cliente
Cajera
Comercial
10
Devolver el dinero sobrante, si es el

caso
Cajera
Comercial
11
Archivar una copia de la factura en

caja
Cajera
Comercial
CHEQUES
12
Recibir cheques o copia del formato

de consignacin
Cajera
Comercial
13
Relacionar consignaciones en el
documento de cuadre de caja diario
Cajera
Comercial
14
Informar de los cheques recibidos a

Auxiliar Contable
Cajera
Comercial
15
Elaborar y enviar al cliente recibo de

cancelacin de la deuda
Cajera
Comercial
446
M O
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Salud Ocupacional.
1.2
AREA TITULAR: Contabilidad (Nmina).
1.3
OBJETIVO: Proporcionar a los integrantes de la empresa los elementos de

proteccin personal y dotacin.
1.4
GENERALIDADES: Salud ocupacional proporciona los elementos para cuidar y

proteger la integridad fsica de los integrantes de la empresa buscando la
bsqueda la minimizacin de los accidentes de trabajo.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Minimizacin de los factores y accidentes de

trabajo que puedan tener lugar al interior de la empresa.
1.6
Formato de entrega de elementos de proteccin personal y dotacin.
1.7
RIESGOS:
Accidentes de trabajo.
Eleccin inadecuada de elementos de proteccin personal y dotacin.
Calidad defectuosa y poco protectora de los elementos y uniformes.
1.8
Verificacin y seguimiento del uso de los elementos de proteccin y uniformes.
1.9
OBSERVACIONES: EL programa de Salud Ocupacional permite establecer la

causa principal de los accidentes presentados y el respectivo seguimiento de estos
facilita el planteamiento de las estrategias que conlleven a disminuir su frecuencia
y garantizar un ambiente de mayor seguridad para los empleados.
447
Cdigo:
SALUD OCUPACIONAL
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
DOTACIN ELEMENTOS
PROTECCIN PERSONAL
DE
Responsable
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Determinacin de los elementos a

comprar
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Cotizacin
proveedor
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Recepcin
elementos
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
BOTIQUN
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Reportar accidentes de trabajo
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Sistematizar el reporte de los

accidentes
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Registrar las incapacidades por

enfermedad o accidente de trabajo
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
Tramitar la
incapacidad
Contabilidad
Auxiliar de Nmina
y
y
seleccin
entrega
liquidacin
de
de
del
los
la
448
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de los elementos de Proteccin

Personal.
1.2
MARCO NORMATIVO: Cdigo Sustantivo del Trabajo.
1.3
1.4
OBJETIVO: Entregar al personal los implementos necesarios para garantizar la

proteccin de su integridad fsica en el desarrollo de las actividades
encomendadas.
1.5
GENERALIDADES: La dotacin de elementos de proteccin personal se

constituye en el medio para garantizar la proteccin de la persona ante
eventualidades que puedan ocurrir durante el desempeo de la labor, por ello se
hace necesario que todo el personal que requiera transitar por la zona de bodega
porte los elementos.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Utilizacin de los implementos y minimizacin de

los accidentes de trabajo.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Determinacin de los elementos a comprar.
PUNTO FINAL: Recepcin y entrega de los elementos de proteccin.
1.8
Formato de entrega de elementos.
1.9
RIESGOS:
Inadecuada eleccin de elementos.
Mala calidad de los elementos de proteccin personal.

Registro y firma del formato de entrega de los elementos.
1.11 OBSERVACIONES.
449
DOTACIN DE IMPLEMENTOS DE
PROTECCIN PERSONAL
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
M O
DETERMINACIN
DE
ELEMENTOS A COMPRAR
Revisar o recibir informacin del

estado de los elementos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Confirmar
elementos
los
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Calcular las cantidades existentes

de cada producto
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Establecer la cantidad a comprar si

se requieren los elementos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
COTIZACIN Y SELECCIN DEL

PROVEEDOR
Evaluar la calidad de los productos

del proveedor anterior
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Buscar nuevo proveedor si se

requiere
Consultar los proveedores de
los productos
Solicitar informacin del precio
de los productos si cumple con
los normas del ministerio, de lo
contrario finalizar comunicacin
Evaluar
la
informacin
y
pociones ofrecidas
Elegir la mejor opcin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Consultar las polticas de compras

de la empresa
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Efectuar el pedido
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
RECEPCIN Y
ELEMENTOS
Recibir los elementos de proteccin

enviados por el proveedor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
10
Verificar
que
los
elementos
correspondan a los solicitados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
11
Diligenciar formato de compras con

la informacin del proveedor,
descripcin del artculo, valor y
fecha de recepcin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad

6

el
estado
LOS
de
ENTREGA
DE
450
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
12
Organizar y disponer los elementos

para la entrega
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
13
Diligenciar formato de entrega
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
14
Realizar entrega oficial de los

elementos de proteccin y dotacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
15
Entregar los implementos viejos y

recibir los nuevos
Auxiliar de
Bodega
Bodega
16
Firmar el formato de entrega
Auxiliar de
Bodega
Bodega
17
Archivar el formato de entrega
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
18
Botar
los
(deteriorados)
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
elementos
viejos
rea
451
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de Uniformes.
2.2
MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo de Trabajo.
2.3
2.4
OBJETIVO: Facilitar la identificacin de las personas vinculadas a la empresa.
2.5
GENERALIDADES: La dotacin de uniformes permite brindar a las personas

vinculadas a la empresa los elementos de identificacin que les acrediten como
integrantes de la compaa, adicionalmente de convertirse en implementos que
adicionan proteccin a su integridad fsica.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Porte del uniforme por parte del personal que le
acredita como integrante de la empresa.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Consultar fecha de dotacin de uniforme al personal.
PUNTO FINAL: Archivo de formato de entrega de dotacin.
2.8
Formato de tallas.
Formato de entrega de dotacin.
2.9
RIESGOS
Compra de productos de baja calidad.
Implementos que no cumplan con las caractersticas necesarias para la labor
desarrollada.
Incumplimiento de la entrega por parte del proveedor.
2.10 CONTROLES EJERCIDOS

Revisin de los elementos contenidos en el botiqun (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
Verificacin del equipamiento del botiqun.
2.11 OBSERVACIONES
452
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Consultar fecha de dotacin de

uniforme
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Establecer los tallajes requeridos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Imprimir formato para recopilacin

de tallas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Entregar formato a los empleados

para que lo diligencien
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Anotar en el formato talla de

pantaln, camisa, zapatos, delantal.
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Verificar las tallas
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Diligenciar formato de dotacin de

uniforme con las tallas informadas
por los empleados
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Realizar pedido al proveedor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Recibir los uniformes enviados por

el proveedor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
10
Imprimir formato de entrega de

dotacin
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
11
Efectuar
la entrega de
uniformes a los empleados
los
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
12
Anotar las cantidades entregadas a

cada empleado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
13
Firmar formato de entrega
Personal de
Bodega y
Mensajero
Bodega
14
Archivar formato de entrega en

carpeta de dotaciones
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
453
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Dotacin de Botiqun.
3.2
MARCO NORMATIVO
3.3
3.4
OBJETIVO: Garantizar la existencia de elementos de primeros auxilios en el

botiqun del planta y de los vehculos de la empresa.
3.5
GENERALIDADES: La dotacin de botiqun con los elementos necesarios para

atender una emergencia, es uno de los recursos mnimos con los que debe contar
tanto la empresa como los vehculos vinculados a la misma para la solucin de
eventualidades en las que se vea involucrada la integridad fsica de la persona.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Equipamiento del botiqun con los elementos

necesarios.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Realizacin de inspeccin o recepcin de requerimiento
de dotacin del botiqun.
PUNTO FINAL: Verificacin de la dotacin del botiqun con los elementos
necesarios.
3.8
Factura de compra de implementos y medicamentos.
3.9
RIESGOS:
Vencimiento de los medicamentos y elementos del botiqun.

Revisin de los elementos contenidos en el botiqun (cantidad, fecha de
vencimiento, etc.).
Verificacin del equipamiento del botiqun.
3.11 OBSERVACIONES.
454
Cdigo:
DOTACIN DEL BOTIQUN
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Recibir
la
requerimiento
botiqun
observacin
de dotacin
de
del
M O
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Revisar el contenido del botiqun de

planta y de los vehculos de la
empresa
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Listar
los
medicamentos
elementos faltantes
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Solicitar
los
medicamentos
elementos a droguera
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Recibir los elementos pedidos
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Equipar el botiqun de planta y

entregar los elementos para el
botiqun del vehculo al conductor
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Verificar la dotacin del botiqun
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
455
HIERROS HB S.A
4a. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4a.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reporte de Accidente de trabajo.
4a.2 MARCO NORMATIVO.
4a.3 RESPONSABLE: Personal vinculado a la empresa.
4a.4 OBJETIVO: Comunicar la ocurrencia de los accidentes al momento de
presentarse.
4a.5 GENERALIDADES: El reporte de los Accidentes de Trabajo permite ofrecer al
trabajador la ayuda oportuna y reprogramar el desarrollo de las actividades a este
encomendadas.
4a.6 RESULTADOS ESPERADOS: Conocimiento de los accidentes laborales.
4a.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Establecer riesgo del accidente.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad.
4a.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Copia del reporte de accidente.
4a.9 RIESGOS:
No informacin del accidente de trabajo.
4a.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Consulta de la pgina Web de la ARP contratada.
4a.11 OBSERVACIONES.
456
REPORTAR
TRABAJO
ACCIDENTES
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Establecer riesgo del accidente
Empleado
Todas
Comunicar al Jefe inmediato
Empleado
Todas
Ante accidente grave:

Remitirse inmediatamente a la
clnica
Al regresar a la empresa,
dirigirse a Nmina para la
sistematizacin del accidente.
Empleado
Todas
Ante accidente leve:

Informar y narrar a la Auxiliar de
Nmina lo sucedido.
Esperar
y
recibir
copias
empresas del reporte
Dirigirse a la clnica.
Empleado
Todas
Accidente muy leve: solicitar a la

persona encargada del botiqun
elementos y/o medicamentos
Empleado
Todas
Si la persona recibe incapacidad:

Informar a jefe inmediato
Entregar
o
hacer
llegar
documento de incapacidad a
Auxiliar de Nmina
Empleado
Todas
Archivar copia del reporte y de la

incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Frecuencia: D: diaria, S: semanal, M: mensual, O: ocasional (cuando se presente).
457
HIERROS HB S.A
4b. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4b.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Sistematizar el reporte de accidente de
trabajo.
4b.2 MARCO NORMATIVO.
4b.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4b.4 OBJETIVO: Diligenciar el reporte de los accidentes de trabajo.
4b.5 GENERALIDADES: La sistematizacin de los accidentes de trabajo permite
contar con la informacin inherente a la manera como ocurrieron los hechos y de
esta forma facilitar el planteamiento de los mecanismos o acciones que deben ser
desarrolladas para que estos no se vuelvan a presentar o disminuir su ocurrencia.
4b.6 RESULTADOS ESPERADOS: Reporte del accidente ante la entidad de riesgos
profesionales contratada.
4b.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Ingresar a la pgina Web de la ARP contratada.
PUNTO FINAL: Archivar una copia del reporte.
4b.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Reporte del accidente de trabajo.
4b.9 RIESGOS:
Equivocacin en el registro de los datos del empleado.
No sistematizacin del accidente por desinformacin del mismo.
4b.10 CONTROLES EJERCIDOS:
Revisin de los accidentes de trabajo reportados a la ARP.
4b.11 OBSERVACIONES
458
SISTEMATIZAR EL REPORTE
ACCIDENTES DE TRABAJO
DE
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
M O
Ingresar a la pgina Web de la ARP
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Digitar la calve asignada
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Diligenciar formato de la pgina con

la informacin del empleado
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Complementar
la
informacin
faltante del formato, novedades y/o
informacin de lo ocurrido al
trabajador
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Radicar el accidente
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Imprimir
formato
diligenciado
reporte
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Fotocopiar y entregar dos copias al

trabajador
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Archivar una copia del reporte del

accidente
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
de
459
HIERROS HB S.A
4c. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4c.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de las incapacidades por enfermedad
o accidente de trabajo.
4c.2 MARCO NORMATIVO.
4c.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4c.4 OBJETIVO: Registrar las incapacidades de los trabajadores.
4c.5 GENERALIDADES: El registro de las incapacidades de los trabajadores por
enfermedad o accidente de trabajo facilita la tramitacin de la liquidacin de las
mismas ante la entidad de riesgos profesionales.
4c.6 RESULTADOS ESPERADOS: Registro de las incapacidades.
4c.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Recibir informacin y documento de la incapacidad.
PUNTO FINAL: Archivar copia de la incapacidad en la carpeta del
empleado.
4c.8 FORMATOS O IMPRESOS:

4c.9 RIESGOS:
Prdida del documento de incapacidad.
4c.10 CONTROLES EJERCIDOS:

4c.11 OBSERVACIONES.
460
REGISTRO DE LAS INCAPACIDADES

POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE
DE TRABAJO
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
N
Actividad
Responsable
rea
D
S M O
Recibir informacin y documento de

incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Ingresar a la pgina Web de la ARP
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Establecer la
incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Diligenciar formato de la pgina con

la informacin del empleado y los
das de incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Tramitar la liquidacin de la
incapacidad si esta es mayor a tres
(3) das
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Archivar copia de la incapacidad en

la carpeta del trabajador
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
duracin
de
la
461
HIERROS HB S.A
4d. IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

4d.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trmite de la liquidacin de la incapacidad.
4d.2 MARCO NORMATIVO.
4d.3 RESPONSABLE: Auxiliar de Nmina.
4d.4 OBJETIVO: Gestionar el pago de la incapacidad.
4d.5 GENERALIDADES. El trmite de la liquidacin se realiza para aquellas
incapacidades superiores a tres (3) das, mediante la elaboracin de carta o
diligenciamiento del formulario de la entidad, obteniendo como respuesta el
descuento en pago de los aportes del siguiente mes o cheque de pago de la
misma.
4d.6 RESULTADOS ESPERADOS: Pago de la incapacidad.
4d.7 LMITES
PUNTO INICIAL: Revisin documento de incapacidad.
PUNTO FINAL: Archivo de copia de la incapacidad en la carpeta del
empleado.
4d.8 FORMATOS O IMPRESOS:
Carta o formulario de autorizacin, liquidacin y cancelacin de la incapacidad.
4d.9 RIESGOS

4d.10 CONTROLES EJERCIDOS
Revisin del documento de incapacidad.
4d.11 OBSERVACIONES
462

TRMITE DE LIQUIDACIN DE LA
INCAPACIDAD
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Revisar documento de incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Elaborar
carta
o
diligenciar
formulario de la entidad para
solicitar autorizacin, liquidacin y
cancelacin de la incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Adjuntar al documento elaborado

copia de la incapacidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Enviar documentos a la entidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Esperar respuesta de la entidad
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Recibir autorizacin del descuento

en pago de aportes del siguiente
mes o cheque
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Archivar copia de la incapacidad en

la carpeta del empleado.
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
463
HIERROS HB S.A
1. IDENTIFICCIN DEL PROCESO

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Gestin del Recurso Humano.
1.2
AREA TITULAR: Gerencia y Subgerencia.
1.3
OBJETIVO: Administrar el recurso humano de la empresa.
1.4
GENERALIDADES: La gestin del recurso humano busca la seleccin del

personal idneo para el desempeo de las actividades inherentes a su cargo y
participacin en el logro de los objetivos institucionales.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Compromiso de los colaboradores con el

desempeo eficiente de las actividades inherentes a su cargo.
1.6
Hojas de vida.
Contrato de trabajo.
Formato de liquidacin de contrato de trabajo.
Carta de solicitud de vacaciones.
1.7
RIESGOS:
Inadecuada eleccin de las personas a ocupar cargos dentro de la compaa.
Falta de compromiso de los colaboradores.
Desmotivacin de los empleados.
1.8
Aplicacin de correctivos.

Cdigo:

N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Administrativa
Gerente y Subgerente
Administrativa
Induccin
Todas
Jefe inmediato
Asesora y capacitacin equipo de

ventas
Administrativa
Subgerente
Administrativa
Autorizacin y programacin de
vacaciones
Administrativa
464
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seleccin de Personal.
1.2
1.3
RESPONSABLE: Gerente y Subgerente.
1.4
OBJETIVO: Obtener el personal idneo para cada puesto de trabajo.
1.5
GENERALIDADES: La contratacin de personal es el procedimiento en el cual se

busca seleccionar de un grupo de candidatos aspirantes, a la persona ms idnea
y que cumpla con todas las caractersticas del puesto de trabajo y realizar su
respectiva vinculacin a la empresa.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Eleccin de la persona que cumpla en mayor

medida los requisitos del cargo.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Diligenciamiento del formato de requisicin.
PUNTO FINAL: Contratacin del candidato.
1.8
Hojas de vida.
1.9
RIESGOS:
Eleccin incorrecta de la persona para el cargo.

Verificacin de la informacin y referencias de los aspirantes al cargo.
1.11 OBSERVACIONES.
465

Cdigo:
SELECCIN DE PERSONAL
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Analizar y detectar la necesidad de

contratacin de personal
Gerente y
Subgerente
Administrativa
Recibir informacin de solicitud de

personal
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Establecer
comunicacin
entidades
o
publicar
requerimiento de personal
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Recibir hojas de vida
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Seleccionar los candidatos
Gerente y
Subgerente
Contabilidad
Convocar a los aspirantes
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
Efectuar
tcnica
Gerente y
Subgerente
Administrativa
Verificar referencias
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad

entrevista y/o pruebas
Gerente y
Subgerente
Administrativa
10
Elegir al candidato
Gerente y
Subgerente
Administrativa
11
Informar al candidato
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
12
Vincular al candidato a la empresa

mediante contrato de trabajo
Auxiliar de
Nmina
Contabilidad
entrevista
y/o
con
el
prueba
de
la
466
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Afiliaciones y contrato de trabajo.
2.2
MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del trabajo.
2.3
2.4
OBJETIVO: Efectuar las afiliaciones a las entidades de proteccin social y el

contrato de trabajo.
2.5
GENERALIDADES: Vincular al nuevo integrante de la empresa a las entidades de

proteccin social y elaborar el contrato de trabajo.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Contratacin de nuevo personal y afiliacin a las

entidades de salud.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Establecer contacto con la persona a vincular a la
empresa.
PUNTO FINAL: Alimentar paquete contable con la informacin del
empleado.
2.8
Carnet de afiliacin a las entidades de salud, ARP, pensiones y cesantas,
Comfamiliar.
Examen mdico.
2.9
RIESGOS:
No afiliacin del colaborador a alguna de las entidades.

Sistematizacin de la informacin del nuevo colaborador.
2.11 OBSERVACIONES.
467

AFILIACIONES Y CONTRATO DE
TRABAJO
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir peticin de elaboracin de

contrato de trabajo e informacin de
la persona a contratar por la
empresa de parte del Gerente o
Subgerente
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Establecer contacto con la persona

a vincular a la empresa
Auxiliar de
Nmina
Administrativa

fotocopia de cdula, etc.
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Determinar estado civil del nuevo

colaborador para indicarle los
documentos que se requieren para
su afiliacin y las de sus familiares a
las entidades respectivas
Auxiliar de
Nmina
Administrativa

fotocopias
de documento de
identificacin, etc.
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Realizar trmite de afiliacin a las

entidades de salud, pensin,
riesgos profesionales, etc., si la
persona no se encuentra suscrito;
de la contrario, realizar los ajustes
necesarios
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Tramitar cita para examen mdico
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Informar al nuevo integrante de la

empresa, la fecha de realizacin del
examen mdico
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Crear carpeta para el colaborador y

adjuntar en ella sus documentos
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
10
Elaborar contrato de trabajo
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
11
Pasar contrato al Gerente para su

firma
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Gerente
Administrativa
Firmar contrato de trabajo
M O
12
Recibir y archivar contrato y

examen mdico en la carpeta del
colaborador
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
13
Alimentar paquete contable con la

informacin del empleado
Auxiliar de
Nmina y
Gerente
Administrativa
468
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Induccin.
3.2
3.3
RESPONSABLE: Jefe inmediato.
3.4
OBJETIVO: Dar a conocer al nuevo empleado el nivel de compromiso y de

pertenencia que debe despertar hacia la empresa.
3.5
GENERALIDADES: La induccin brinda al empleado nuevo, informacin clara

amplia de la empresa tanto en el aspecto fsico, tecnolgico, organizacional como
de su grupo humano.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Ubicacin del personal en la compaa y

conocimiento sobre la importancia del cargo a desempear.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Ubicacin del nuevo colaborador en el entorno
organizacional.
PUNTO FINAL: Seguimiento de las actividades desarrolladas por el nuevo
integrante de la empresa.
3.8
3.9
RIESGOS:

Concientizacin de los jefes de rea acerca del compromiso que se debe
tomar con este procedimiento.
3.11 OBSERVACIONES.
469
Cdigo:
INDUCCIN
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Ubicar al nuevo colaborador en el

entorno organizacional
Jefe inmediato
Todas
Presentar
empresa
Jefe inmediato
Todas
Realizar un recorrido institucional
Jefe inmediato
Todas
Presentar a los compaeros de

trabajo
Jefe inmediato
Todas
Realizar entrenamiento en el puesto

de trabajo
Jefe inmediato
Todas
Efectuar
seguimiento
de
la
actividades desarrolladas por el
nuevo integrante de la empresa
Jefe inmediato
Todas
las
polticas
de
la
470
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Asesora y capacitacin equipo de humano.
4.2
MARCO NORMATIVO.
4.3
RESPONSABLE: Subgerente.
4.4
OBJETIVO: Elevar el grado de conocimiento de los diferentes productos y

motivacin del personal.
4.5
GENERALIDADES: La asesora y capacitacin permanente del equipo de ventas

es una herramienta a travs de la cual el personal del rea comercial de la
empresa se involucra en procesos de aprendizaje para su desarrollo laboral,
profesional y personal.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Mayor conocimiento de las caractersticas y

especificaciones de los productos y comportamiento del mercado.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificacin de la necesidad de capacitacin.
PUNTO FINAL: Retroalimentacin de la informacin.
4.8
4.9
RIESGOS:
Inasistencia a la capacitacin por parte del personal.
Desercin del personal durante la capacitacin.
Falta de presupuesto para la realizacin de la actividad.

Evaluacin de los resultados obtenidos.
4.11 OBSERVACIONES.
Las actividades de capacitacin del equipo de ventas se realizan semanalmente,
ello para mantener actualizada la informacin de los productos y comportamiento
del sector.
471
ASESORA Y CAPACITACIN DEL

EQUIPO HUMANO
N
Cdigo:
Actividad
Identificar las
capacitacin
Determinar
objetivos
capacitacin
Responsable
necesidades de
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Jefe o Director
de rea
Todas
Jefe o Director
de rea
Todas
Definir temtica
Jefe o Director
de rea
Todas
Solicitar a proveedor capacitacin

para el equipo de ventas o
tramitar con entidad
Jefe o Director
de rea
Todas
Coordinar las actividades
Jefe o Director
de rea
Todas
Establecer
participantes
personal
Jefe o Director
de rea
Todas
Determinar
capacitacin
Jefe o Director
de rea
Todas
Capacitacin en las instalaciones

de la empresa:
Realizar la programacin de
horario y fechas
Brindar
herramientas
el
expositor
Jefe o Director
de rea
Todas
Capacitacin fuera de la empresa:

Facilitar la asistencia de las
personas
Jefe o Director
de rea
Todas
10
Informar a los
seleccionados a
capacitacin
Jefe o Director
de rea
Todas
11
Asistir y participar activamente de

las capacitaciones programadas
Jefe o Director
de rea
Todas
12
Acompaar la capacitacin y
realizar seguimiento de la misma
Jefe o Director
de rea
Todas
13
Jefe o Director
de rea
Todas
14
Retroalimentar los resultados de

la capacitacin
Jefe o Director
de rea
Todas
de
la
nmero
de
seleccionar al
lugar
de
la
colaboradores
cerca de la
472
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin contrato de trabajo.
5.2
5.3
5.4
OBJETIVO: Tramitar finalizacin de contrato de trabajo.
5.5
GENERALIDADES: La liquidacin del contrato de trabajo es el reconocimiento

que por ley se da a los empleados por la prestacin de sus servicios y el
desempeo de sus actividades dentro de la organizacin.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Terminacin de contrato y desvinculacin del

colaborador de la empresa.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL:
colaborador.
Recibir
informacin
sobre
desvinculacin
PUNTO FINAL: Pago de dinero por liquidacin de contrato.

5.8
Formato de liquidacin de contrato.
5.9
RIESGOS:
Errores en el clculo de dinero a cancelar a la persona como liquidacin.

Verificacin y revisin de los clculos de la liquidacin.
5.11 OBSERVACIONES.
473
del

LIQUIDACIN DE CONTRATO DE
TRABAJO
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
M O
Recibir
informacin
sobre
desvinculacin del colaborador
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Establecer asuntos pendientes:

prestamos, deudas, etc.
Auxiliar de
Nmina
Administrativa

liquidacin de contrato
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Verificar los descuentos parafiscales
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Revisar
liquidacin
prestaciones sociales
las
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Realizar clculo
liquidacin
la
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Confrontar la informacin arrojada

por el sistema con calculada
manualmente
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Imprimir liquidacin en original si la

informacin es correcta, de lo
contrario, realizar ajustes
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
10
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
11
Firmar el comprobante (la persona

que lo elabor)
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
12
Hacer firmar comprobante de

egreso
por
el
empleado
desvinculado de la empresa
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
13
Entregar comprobante de egreso a

Auxiliar Contable para que lo pase a
la Contadora
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
14
Pasar comprobante a Cajera para

su cancelacin
Auxiliar
Contable
Administrativa
15
Pagar a la persona dinero por

concepto de liquidacin de contrato
Cajera
Comercial
de
manual
de
474
HIERROS HB S.A
6 IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Vacaciones.
6.2
MARCO NORMATIVO. Cdigo Sustantivo del Trabajo.
6.3
6.4
OBJETIVO: Facilitar la programacin de las vacaciones a los empleados de la

empresa.
6.5
GENERALIDADES: El periodo de vacaciones que por ley corresponde a los

empleados por el cumplimiento de tiempo de laborado es autorizado y programado
previa solicitud.
6.6
RESULTADOS ESPERADOS: Programacin y liquidacin del periodo de

vacaciones.
6.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Elaboracin de carta de solicitud de vacaciones.
PUNTO FINAL: Recordar a los empleados los das de sus vacaciones.
6.8
Carta de solicitud de vacaciones.
6.9
RIESGOS:
Programar periodo de vacaciones por mayor nmero de das.
Errores de liquidacin de vacaciones por mayor o menor valor.

Revisin de los das programados y los pendientes.
6.11 OBSERVACIONES.
475
Cdigo:
VACACIONES
N
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Pedir a Auxiliar de Nmina la

elaboracin de la carta de
solicitud de programacin de
vacaciones
Empleado
solicitante
Todas
Elaborar carta de solicitud de

vacaciones
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Imprimir carta
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Entregar carta de solicitud de

vacaciones
a
la
persona
interesada en la misma
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Entregar carta a Subgerente
Empleado
solicitante
Administrativa
Autorizar vacaciones
Subgerente
Administrativa
Programar las vacaciones de los

empleados
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Si se requiere descontar los das

antes tomados y calcular los
pendientes
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
Llamar al colaborador
comunicarle
el
periodo
vacaciones programado
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
10
Recordar a los empleados los

das de sus vacaciones (fecha de
salida e ingreso)
Auxiliar de
Nmina
Administrativa
y
de
476
M O
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Mensajera.
1.2
1.3
OBJETIVO: solicitar, recoger y entregar documentos.
1.4
GENERALIDADES: Mensajera se encarga de tramitar la consecucin y entrega

de documentos ante las diferentes entidades o personas solicitantes y apoyar las
actividades de cobro y recaudo de cartera.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Entrega de documentos y apoyo en cobro y

recaudo.
1.6
Facturas de compra.
Cartas, certificados, reportes, etc.
Reporte de entrega de documentos.
1.7
RIESGOS:
Asaltos y prdida del dinero.
Accidentes de Trnsito.
1.8
Reporte de entrega de documentos.
Verificacin de la entrega de los documentos y consignaciones.

Cdigo:
MENSAJERA
N
Orden
Procedimiento
y
consignaciones
rea Responsable
Responsable
Comercial
Mensajero- Cobrador
Pagos
bancos
en
Recaudo o recepcin de dinero

pagado por clientes
Comercial
Mensajero- Cobrador
Comercial
Mensajero- Cobrador
Solicitar y entregar documentacin

en entidades
Comercial
Mensajero- Cobrador
Comercial
Mensajero- Cobrador
477
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Pagos y consignaciones en bancos.
1.2
1.3
RESPONSABLE: Mensajero Cobrador.
1.4
OBJETIVO: Efectuar pagos y consignaciones en bancos.
1.5
GENERALIDADES: Los pagos y consignaciones en bancos, permiten cancelar las

obligaciones contradas por la empresa con proveedores y entidades (servicios
pblicos: agua, energa, aseo; telfonos, celulares, impuestos, cuotas, etc.) y
depositar dinero en las cuentas de la empresa.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Pago de las deudas contradas y depsito de

dinero en las cuentas de la empresa y proveedores.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Desplazamiento al rea de contabilidad de la empresa.
PUNTO FINAL: Entrega de documentos cancelados y de respaldo.
1.8
Facturas.
Cheques, consignaciones.
1.9
RIESGOS:
Prdida de documentos (facturas, cheques, consignaciones) y dinero en
efectivo.
Asaltos.

Revisin y conteo del dinero recibido para los pagos.
Archivo de documentos pagados.
Revisin y verificacin de autenticidad del dinero en efectivo.
1.11 OBSERVACIONES.
478
PAGOS Y
BANCOS
CONSIGNACIONES
EN Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Desplazarse al rea de contabilidad de

la empresa
Mensajero
Cobrador
Comercial
Recibir el dinero de Auxiliar Contable
Mensajero
Cobrador
Comercial
Contar el dinero recibido y dirigirse al

rea de Caja de la empresa
Mensajero
Cobrador
Comercial
Recibir de Cajera los documentos a

pagar y las indicaciones de lo que se
debe
hacer
con
efectivo,
consignaciones y cheques
Mensajero
Cobrador
Comercial
Separar el dinero para cada pago y el

que debe consignarse
Mensajero
Cobrador
Comercial
Consultar la informacin contenida en

los documentos
Mensajero
Cobrador
Comercial
Programar, coordinar y priorizar la

visita a los bancos de acuerdo al
documento que presente mayor monto
Mensajero
Cobrador
Comercial
Dirigirse al banco y realizar el pago o

consignacin
Mensajero
Cobrador
Comercial
Entregar a la Cajera de la empresa, al

da siguiente, los documentos de las
diligencias
Mensajero
Cobrador
Comercial
479
S M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recaudo de dinero pagado por los clientes.
2.2
2.3
2.4
OBJETIVO: Recaudar o recoger dinero pagado por los clientes.
2.5
GENERALIDADES: El recaudo de dinero se realiza como actividad de apoyo en la

recuperacin de la cartera adeudada por los clientes de la empresa.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Recaudo de dinero.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de relacin o listado de recaudos a realizar.
PUNTO FINAL: Entregar al cliente recibo de cancelacin de su deuda.
2.8
Listado de recaudos a realizar.
Recibo de cancelacin de la deuda del cliente.
2.9
RIESGOS:
Prdida de dinero por asalto o descuido.
Prdida del listado de recaudo.

Revisin y verificacin de autenticidad del dinero en efectivo.
2.11 OBSERVACIONES.
480
RECAUDO DE DINERO
POR LOS CLIENTES
PAGADO
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea

relacin o listado de los recaudos a
realizar
Mensajero Cobrador
Comercial
Salir de la empresa y desplazarse

hasta el sitio de ubicacin del cliente
Mensajero Cobrador
Comercial
Recibir el dinero o cheque del pago

de la obligacin del cliente con la
empresa
Mensajero Cobrador
Comercial
Si es una cantidad considerable:

Comunicarse
con
Auxiliar
Contable, informar el saldo
recaudado
y
solicitar
indicaciones
Desplazarse al banco
Realizar consignacin a cuenta
de proveedor o de la empresa
Mensajero Cobrador
Comercial
Mensajero Cobrador
Comercial
Relacionar los recaudos efectuados

en un formato, anotando: # factura,
cliente, valor, fecha, banco, nombre
del recaudador
Mensajero Cobrador
Comercial
Entregar el dinero recaudado y no

consignado junto con el formato de
recaudo a Cajera de la empresa
Mensajero Cobrador
Comercial
Solicitar a la Cajera recibo donde

conste el pago del cliente
Mensajero Cobrador
Comercial
Elaborar recibo de cancelacin de la

obligacin del cliente con la
empresa
Cajera
Comercial
10
Desplazarse a oficina del cliente

para
entregarle
recibo
de
cancelacin de su deuda
Mensajero Cobrador
Comercial
481
S
X
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Entrega de documentos a clientes.
3.2
3.3
3.4
OBJETIVO: Entregar documentos a clientes.
3.5
GENERALIDADES: La entrega de los documentos a los clientes se realiza en

oficina o sitio de ubicacin, ya sea en obra o ferretera.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: recepcin de documentos por parte del cliente.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de facturas a entregar.
PUNTO FINAL: Entrega de la factura o acumular las facturas no
entregadas.
3.8
Facturas.
3.9
RIESGOS:
Prdida de facturas.

Consulta de las facturas para determinacin de lugar de entrega.
Reporte de entrega de facturas.
3.11 OBSERVACIONES.
Las facturas que no se alcancen a entregar dentro del mismo mes de facturacin,
se regresan para que sean anuladas y se elaboren nuevamente con fecha del
nuevo mes.
482
ENTREGA
CLIENTES
DE
FACTURAS
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir de Director de Cartera las

facturas a entregar (2 por cliente:
original y copia)
Subgerente
y/o Director
Comercial
Administrativa
Consultar las facturas y programar

su entrega
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa
Dirigirse a la oficina principal del

cliente y entregar la factura
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Hacer firmar la factura original y

copia
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa
Entregar el original de la factura al

cliente y guardar la copia para
devolverla al da siguiente al
Director de Cartera
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa
Acumular
entregadas
Subgerente y/o
Director
Comercial
Administrativa
las
facturas
no
483
M O
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y entrega de documentacin en

entidades.
4.2
MARCO NORMATIVO.
4.3
4.4
OBJETIVO: Solicitar y entregar documentos en entidades.
4.5
GENERALIDADES: La solicitud de documentos en entidades permite cumplir con

las exigencias para la tramitacin de acciones y la entrega, con el cumplimiento de
los reportes o informaciones de la empresa solicitados por las diferentes
organizaciones.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Recepcin o entrega de documentos.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la
empresa.
PUNTO FINAL: Entrega o devolucin de documentos.
4.8
Cartas, certificados, reportes, etc.
4.9
RIESGOS:
Prdida de documentos.

4.11 OBSERVACIONES.
484
SOLICITUD
Y
ENTREGA
DE
DOCUMENTACIN EN ENTIDADES
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
Recibir de personal administrativo

de la empresa o llamada telefnica
e indicaciones
Mensajero Cobrador
Comercial
Desplazarse
respectiva
Mensajero Cobrador
Comercial
hasta
SOLICITAR
DOCUMENTOS
la
entidad
RECIBIR
Reclamar la documentacin en las

diferentes entidades y traerlos a la
empresa
Mensajero Cobrador
Comercial
Entregar los documentos

persona que los solicit
la
Mensajero Cobrador
Comercial
Entregar en entidad respectiva los

documentos
Mensajero Cobrador
Comercial
Responder las inquietudes que se

presenten sobre el
estado de
entrega de los documentos
Mensajero Cobrador
Comercial
Hacer
firmar
copia
de
los
documentos a la persona que los
recibe
Mensajero Cobrador
Comercial
Devolver
la
copia
de
los
documentos
entregados
a la
persona indicada (en la empresa)
Mensajero Cobrador
Comercial
ENTREGAR DOCUMENTOS
485
M O
HIERROS HB S.A

5.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compras eventuales de oficina.
5.2
MARCO NORMATIVO.
5.3
5.4
OBJETIVO: Efectuar compras de oficina.
5.5
GENERALIDADES: Las compras eventuales se realizan por solicitud del

personal administrativo, incluye artculos como telfonos, cables, calculadoras,
etc., elementos necesarios para la ejecucin de las actividades de oficina.
5.6
RESULTADOS ESPERADOS: Compra de artculos de oficina.
5.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir peticin del personal administrativo de la
empresa.
PUNTO FINAL: Firmar recibo de egreso.
5.8
Listado de productos a comprar.
Recibo de egreso.
5.9
RIESGOS:
Demora en las compras de oficina que conlleven al retrazo de las dems
actividades propias del cargo.

Cuadre de los gastos generados por las compras.
5.11 OBSERVACIONES.
486
COMPRAS EVENTUALES DE OFICINA

N
Actividad
Cdigo:
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir de personal administrativo

de la empresa
Mensajero Cobrador
Comercial
Recibir el listado de productos a

comprar y el dinero para ello
Mensajero Cobrador
Comercial
Efectuar la compra de los productos

solicitados
Mensajero Cobrador
Comercial
Entregar los elementos a la persona

solicitante de la compra
Mensajero Cobrador
Comercial
Entregar a Director de Cartera las

facturas de las compras realizadas
en la semana
Mensajero Cobrador
Comercial
Esperar revisin y autorizacin de

los gastos
Mensajero Cobrador
Comercial
Dirigirse al rea de caja de la

empresa y entregar las facturas
autorizadas
Mensajero Cobrador
Comercial
Esperar a que la Cajera realice los

clculos respectivos
Mensajero Cobrador
Comercial
Cuadrar los gastos generados por

las compras, con la Cajera,
entregando el dinero sobrante o
recibiendo el faltante
Mensajero Cobrador
Comercial
10
Solicitar y recibir de Cajera, el

dinero para las compras de oficina
Mensajero Cobrador
Comercial
11
Firmar el recibo de
elaborado por la Cajera
Mensajero Cobrador
Comercial
egreso
487
M O
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Manejo de Archivo.
1.2
AREA TITULAR: Inventario y Contabilidad.
1.3
OBJETIVO: Guardar la documentacin de relevancia generada en la ejecucin de

las actividades desarrolladas en la empresa.
1.4
GENERALIDADES: El manejo de archivo es el proceso que permite el respaldo

fsico a las diferentes actividades adelantadas en la empresa y la consulta
posterior de documentos, convirtindose adems en el mecanismo para respaldar
las acciones o para salvar responsabilidad.
1.5
Contar con documentacin que permita respaldar y esclarecer inquietudes y
posibles inconvenientes.
1.6
Formato de prstamo de documentos.
1.7
RIESGOS:
Colocar los documentos en la carpeta o caja equivocada.
No devolucin de los documentos ante prstamo.
1.8
Verificacin de documentacin a archivar.
Creacin de carpeta para cada tipo de documento y dependiente de su
contenido.
Archivo comercial y contable.

Cdigo:
MANEJO DE ARCHIVO
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Comercial y
Administrativa
Auxiliar de Inventario y
Auxiliar General
Comercial y
Administrativa
Auxiliar de Inventario y
Auxiliar General
488
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo de documentos.
1.2
1.3
RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.
1.4
OBJETIVO: Guardar la documentacin en la carpeta o caja dispuesta para el tipo

de informacin contenido en l.
1.5
GENERALIDADES: El Archivo de documentos permite contar con el respaldo

fsico por escrito de las actividades llevadas a cabo en la empresa.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Poseer documentos fsicos.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin de documentos.
PUNTO FINAL: Guardar los documentos.
1.8
Formatos de pedido, facturas, cotizaciones, cartas, etc.
1.9
RIESGOS:
Equivocacin en la puesta de documentos en carpetas o cajas.

Revisin de la documentacin a archivar.
Ubicacin de la carpeta o archivador donde debe ser guardado el documento.
Marcacin de carpeta o caja donde se ubicarn los documentos.
1.11 OBSERVACIONES.
489
Cdigo:
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Recibir la documentacin
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa

en el documento.
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
Verificar el correcto diligenciamiento

y autorizaciones requeridas
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
Identificar tipo de documento
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
Seleccionar
y
documentacin
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
Ordenar documentos por nmero
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
Revisar consecutividad
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
Efectuar las acciones respectivas a

su
preparacin
(cortes,
perforaciones, etc.)
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
Buscar, ubicar o crear carpeta.
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
10
Seleccionar carpeta
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
11
Verificar que
correspondan
seleccionada
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
12
Introducir los documentos en la

carpeta
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
13
Guardar la carpeta en el archivador

o caja
Auxiliar de
Inventario o
General
Comercial o
Administrativa
separar
la
los documentos
a
la
carpeta
490
M O
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prstamo de documentos.
2.2
MARCO NORMATIVO.
2.3
RESPONSABLE: Auxiliar de Inventario y Auxiliar General.
2.4
OBJETIVO: Facilitar la consulta de documentos.
2.5
GENERALIDADES: El prstamo de documentos facilita la consulta de la

informacin contenida y acciones llevadas a cabo anteriormente.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Consulta de informacin.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recepcin peticin de bsqueda de documentos.
PUNTO FINAL: Guardar los documentos.
2.8
Formatos de prstamo de documentos.
2.9
RIESGOS:
No devolucin del documento.

Verificacin de la devolucin de la documentacin prestada.
2.11 OBSERVACIONES.
491
Cdigo:
PRSTAMO DE DOCUMENTOS
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
M O
Recibir peticin del prstamo

(personal o telefnicamente)
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Preguntar
por
informacin
identificacin del documento
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Establecer tipo de documento
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Ingresar al Software de la empresa
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Ubicar en pantalla el documento
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Identificar posicin fsica
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Buscar y ubicar fsicamente

documento en carpeta
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Diligenciar formato de prstamo

(tipo de documento, a quin, fecha
de prstamo y de devolucin,
estado (si fue o no devuelto))
Auxiliar de
Inventario
Comercial
Entregar documento a la persona

solicitante
Auxiliar de
Inventario
Comercial
10
Hacer firmar formato de prstamo
Auxiliar de
Inventario
Comercial
11
Esperar devolucin
Auxiliar de
Inventario
Comercial
12
Recibir documentos devueltos.
Auxiliar de
Inventario
Comercial
13
Registrar
la
documento en
prstamo
Auxiliar de
Inventario
Comercial
14
Archivar documento
Auxiliar de
Inventario
Comercial
el
devolucin
del
el formato de
492
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCESO: Servicios Generales.
1.2
AREA TITULAR: Administracin.
1.3
OBJETIVO: Mantener ordenada y limpia el rea de oficinas y apoyar la atencin

de los clientes ofreciendo el servicio de cafetera.
1.4
GENERALIDADES: Las actividades desarrolladas en servicios generales incluyen

la limpieza diaria del rea de las oficinas y la atencin a clientes externos e
internos brindando el servicio de cafetera.
1.5
RESULTADOS ESPERADOS: Aseo del rea de las oficinas y atencin de

cafetera para personal y visitantes.
1.6
1.7
RIESGOS:
Inadecuada atencin de los clientes.
1.8

Cdigo:
SERVICIOS GENERALES
N
Orden
Procedimiento
rea Responsable
Responsable
Compra de implementos de aseo y

vveres de cafetera
Operativa
Servicios Generales
Operativa
Servicios Generales
Aseo del rea de las oficinas
Operativa
Servicios Generales
Oficios varios
Operativa
Servicios Generales
493
HIERROS HB S.A

1.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Compra de implementos de aseo y vveres de

cafetera.
1.2
MARCO NORMATIVO.
1.3
RESPONSABLE: Servicios Generales.
1.4
OBJETIVO: Efectuar la compra de los elementos de aseo y vveres de cafetera.
1.5
GENERALIDADES: La compra de los implementos de aseo y vveres de cafetera

garantiza la disponibilidad de los recursos para realizar la limpieza de las oficinas y
brindar el servicio de cafetera a empleados y clientes.
1.6
RESULTADOS ESPERADOS: Disponibilidad de elementos de aseo y cafetera.
1.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Listar los elementos que deben comprarse.
PUNTO FINAL: Disponer en recipientes cada uno de los productos de
cafetera.
1.8
Recibo de egreso.
1.9
RIESGOS:
No compra de algn producto de gran consumo.
Errores de determinacin de los productos y sus cantidades existente y por
comprar.
Contaminacin de los productos de cafetera con elementos de aseo.
Agotamiento de los productos.

Revisin de la cantidad existente de los productos.
Verificacin de los gastos.
1.11 OBSERVACIONES.
Generalmente las compras se realizan cada dos meses o dependiendo de la
disponibilidad y consumo de los elementos de cafetera y aseo.
Compras menores de productos de gran consumo se realizan solicitando el
servicio a domicilio.
494

COMPRA DE IMPLEMENTOS DE
ASEO Y VVERES DE CAFETERA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Hacer lista de los elementos que

deben comprarse.
Productos de cafetera: caf,
azcar, leche, aromtica, etc.
S M O
Servicios
Generales
Operativa
Implementos de aseo: jabones

para baos y cocina, lmpido,
fabuloso, guantes, etc.
2
Dirigirse a Caja y solicitar dinero

para realizar las compras
Servicios
Generales
Operativa
Entregar el dinero y elaborar recibo

de gasto por la cantidad conferida
Cajera
Comercial
Recibir el dinero y firmar el recibo de

egreso elaborado por la Cajera
Servicios
Generales
Operativa
Dirigirse al supermercado a realizar

las compras
Servicios
Generales
Operativa
Regresar a la empresa y solicitar a

cajera el recibo de caja para
elaborar el comprobante de gasto
del transporte
Servicios
Generales
Operativa
Entregar factura de compra y recibo

de gasto del transporte a Director de
Cartera
Servicios
Generales
Operativa
Autorizacin de los gastos
Director de
Cartera
Comercial
Pasar a caja y realizar el cuadre de

los gastos y del dinero
Servicios
Generales
Operativa
10
Revisar al total de los gastos
Cajera
Comercial
11
Devolver el dinero sobrante o recibir

el faltante
Servicios
Generales
Operativa
12
Dirigirse a la cocina y organizar los

elementos adquiridos
Servicios
Generales
Operativa
13
Separar los utensilios y productos

de aseo de los vveres de cafetera
Servicios
Generales
Operativa
14
Guardar en la cocina los productos

de cafetera y algunos implementos
de aseo.
Servicios
Generales
Operativa
15
Guardar en la nevera los productos

que requieran conservacin
Servicios
Generales
Operativa
16
Disponer en recipientes cada uno de

los productos de cafetera
Servicios
Generales
Operativa
495
X
X
HIERROS HB S.A

2.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio de cafetera.
2.2
MARCO NORMATIVO.
2.3
2.4
OBJETIVO: Brindar servicio de cafetera a visitantes y integrantes de la empresa.
2.5
GENERALIDADES: La atencin de visitantes y personal de la empresa constituye

un punto de apoyo y adiciona un factor de evaluacin a la atencin brindada.
2.6
RESULTADOS ESPERADOS: Atencin de cafetera a visitantes y empleados.
2.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Recibir llamado de integrantes de la empresa o atender
a los visitantes.
PUNTO FINAL: Recoger la vajilla y vasos para llevarlos a la cocina.
2.8
2.9
RIESGOS:
Equivocacin en la atencin de los requerimientos de las personas.
No contar con el producto solicitado por la persona.

2.11 OBSERVACIONES
496
SERVICIO DE CAFETERA
Cdigo:
Pgina
Frecuencia
Actividad
Responsable
rea
D
Recibir llamado de los integrantes

de la empresa solicitando bebidas o
atencin a clientes y proveedores
Servicios
Generales
Operativa
Ofrecer bebidas a los visitantes y

Servicios
Generales
Operativa
Preguntar y establecer las bebidas

solicitadas
Servicios
Generales
Operativa
Preparar las bebidas
Servicios
Generales
Operativa
Llevar a las personas lo que

solicitaron, de la manera como lo
solicitaron y hasta el sitio donde se
encuentren
Servicios
Generales
Operativa
Recoger la vajilla y vasos para

llevarlos de regreso a la cocina
Servicios
Generales
Operativa
497
M O
HIERROS HB S.A

3.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza.
3.2
MARCO NORMATIVO.
3.3
3.4
OBJETIVO: Realizar el aseo del rea de las oficinas, baos, cocina.
3.5
GENERALIDADES: La limpieza incluye el aseo de las oficinas y todos los

elementos en ellas contenidos, as como ventanas, paredes, etc.
3.6
RESULTADOS ESPERADOS: Aseo de oficinas, baos, cocina y todo los

dispuesto en ellas.
3.7
LIMITES
PUNTO INICIAL: Aseo de pisos.
PUNTO FINAL: Recoger y botar la basura de los cestos.
3.8
3.9
RIESGOS:

3.11 OBSERVACIONES.
498
Cdigo:
LIMPIEZA
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
Barrer y trapear los pisos de las

oficinas
Servicios
Generales
Operativa
Sacudir el polvo de los escritorios,

telfonos, muebles, computadores,
etc.
Servicios
Generales
Operativa
Limpiar vidrios de las ventanas de

las oficinas
Servicios
Generales
Operativa
Limpiar y
(cafetera)
cocina
Servicios
Generales
Operativa
Lavar los utensilios de la cocina

(vajilla, vasos, etc.)
Servicios
Generales
Operativa
Realizar la limpieza de los baos
Servicios
Generales
Operativa
Lavar y cambiar las toallas de los

baos
Servicios
Generales
Operativa
Recoger y botar la basura de los

cestos dispuestos en oficinas y
baos
Servicios
Generales
Operativa
ordenar
la
499
M O
HIERROS HB S.A

4.1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Oficios varios.
4.2
MARCO NORMATIVO.
4.3
4.4
OBJETIVO: Realizar diversas actividades cuando se requieran.
4.5
GENERALIDADES: Los oficios varios que se deben realizar estn estrechamente

relacionados con las actividades del cargo, entre estas tenemos: mantener limpia y
organizada la cocina, cuidar las plantas de las oficinas, asear la nevera, etc.
4.6
RESULTADOS ESPERADOS: Limpieza u organizacin.
4.7
LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO FINAL:
4.8
4.9
RIESGOS:

4.11 OBSERVACIONES
500

Cdigo:
OFICIOS VARIOS
N
Actividad
Responsable
Pgina
rea
Frecuencia
D
MANTENER
LIMPIA
ORGANIZADA LA COCINA
M O
Conservar vasos, pocillos y platos

lavados
Servicios
Generales
Operativa
Tener la vajilla organizada
Servicios
Generales
Operativa
Lavar y limpiar lavaplatos y mesn

de la cocina
Servicios
Generales
Operativa
Asear la greca
Servicios
Generales
Operativa
Tratar en lo posible de evitar la

prdida o avera de vasos, pocillos y
platos
Servicios
Generales
Operativa
CUIDAR LAS PLANTAS DE LAS

OFICINAS
6
Proporcionar agua a las plantas
Servicios
Generales
Operativa
Podar las plantas dispuestas en las

oficinas
Servicios
Generales
Operativa
Quitar el polvo de las plantas
Servicios
Generales
Operativa
ASEAR LA NEVERA
9
Lavar la nevera
Servicios
Generales
Operativa
10
Eliminar los productos vencidos
Servicios
Generales
Operativa
OTRAS COMPRAS
11
Comprar toallas para

limpiones para la cocina
baos
Servicios
Generales
Operativa
12
Comprar loza, vasos,

elementos faltantes
platos
Servicios
Generales
Operativa
13
Limpiar y organizar los escritorios y

pisos cuando se presente el
derrame de lquidos, en el momento
de su ocurrencia.
Servicios
Generales
Operativa
14
Estar pendiente de que las

ventanas de la oficina del Gerente
queden
bien
cerradas,
todo
organizado y el computador bien
tapado al finalizar la jornada laboral
Servicios
Generales
Operativa
OTRAS
501
ANEXO C: MANUAL DE FUNCIONES

Cargo:
rea:
Gerente
Administrativa
Junta Directiva
II. OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la
rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a travs de la integracin
de todas las reas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora
que proyecte los ms altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y
competitividad.
14. Desempearse como representante legal de la empresa.
15. Direccionar y administrar la compaa.
16. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y polticas
generales y particulares para todas y cada una de las reas de la empresa.
17. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de
Accionistas y de la Junta Directiva.
18. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y
administracin de la compaa, sealarles su remuneracin y atribuciones y
removerlos cuando lo estime conveniente.
19. Aprobar y realizar la contratacin de personal.
20. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones
tomadas.
21. Determinar el orden de pago a proveedores.
22. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las metas.
23. Tomar decisiones.
24. Implementar las polticas de la empresa.
25. Establecer los parmetros de administracin en cuanto a planeacin estratgica.
26. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
27. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de
la compaa.
28. Ordenar polticas de compras y ventas de la compaa.
29. Rendir cuentas comprobadas de su gestin a la Junta Directiva, al final de cada
ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la
misma junta se lo exija.
30. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los
estados financieros e informes sobre la situacin financiera de la empresa.
31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin,
apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino
tambin de la compaa.
PERSONALES
Motivacin
502
INTERPERSONALES
Atencin, trato y respeto hacia los
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral

Cargo:
rea:

Gerente
Administrativa


Responsabilidad
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
Liderazgo
Trabajo en equipo
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
Resultados y medioambiente de
trabajo

decisiones, compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de
estrategias, fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que
cada una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal; conocimientos en planeacin estratgica.
Estudios
Experiencia
Contar con educacin de nivel superior en

Economa, Administracin de empresas,
Ingeniera Industrial o carreras afines.
Mnimo dos aos de experiencia

en empresas del mismo sector
o en labores afines al cargo.
Requiere mnimo de cuatro meses para conocer las actividades de la empresa y la
manera como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores, y familiarizarse
con las actividades que implica su cargo.
503

Cargo:
rea:
Subgerente
Administrativa
Gerente
II. OBJETIVO
Apoyar a la gerencia en el logro de los objetivos institucionales, diseando y

direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el
mercado, a travs de la integracin de todas las reas de la empresa y el mantenimiento
de un clima y cultura motivadora que proyecte los ms altos niveles de liderazgo,
excelencia, eficiencia y competitividad.
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Coordinar los departamentos que conforman la empresa.

Responder por las compras y ventas realizadas.
Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la ms conveniente.
Realizar las compras de los productos a los proveedores.
Mantener relacin y comunicacin directa con clientes y proveedores a fin de
promover la integracin con la empresa y de esta manera fortalecer los campos de
accin y estrategias planteadas.
Anlisis y revisin de cartera de los clientes.
Efectuar el pedido de la mercanca a los proveedores.
Aprobar y realizar la contratacin de personal.
Manejo de personal.
Representar la compaa en diversos eventos.
Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la importancia,
integracin y apoyo entre los colaboradores.
Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa verificacin del
procedimiento.
Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobacin de crdito a
clientes.
Autorizar devoluciones en ventas.
Autorizar despacho de pedido o clientes.
Autorizar precio de venta.
13. Establecer precio de venta de los productos.

14. Fijar precio de negociacin y descuento que es posible otorgar a los clientes.
15. Disear e implementar estrategias o lneas de accin para el cumplimiento de las
metas.
16. Revisar la informacin correspondiente a las ventas del da.
17. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercanca para verificacin fsica
aleatoria de productos almacenados en bodega.
18. Programar y participar en las capacitaciones del equipo de ventas para garantizar la
actualizacin en productos, cambios del mercado y estrategias de comercializacin.
19. Presentar informes de gestin, de los logros alcanzados y estado de la empresa a
gerencia.
20. Recibir y analizar informes.
21. Garantizar el flujo de informacin a todos los niveles de la empresa.
22. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores.
23. Logstica de despacho de productos.
24. Realizar reuniones de carcter comercial con Asesores, Director Comercial y Director
de Cartera.
504

Cargo:
rea:
Subgerente
Administrativa
25. Inventario semestral y de fin de ao.

26. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados.
27. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre se cuente
con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes de manera eficiente.
28. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y motivacin de
cada uno de los integrantes de la compaa.
29. Realizar todas las actividades que los accionistas consideren inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
30. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del cargo.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,
compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias,
fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada
una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, normas de
administracin de personal, normas de carrera administrativa, conocimientos sobre
manuales de funciones y requisitos por competencias; manejo de sistemas de informacin;
conocimientos en planeacin estratgica.
Estudios
Experiencia
Contar con educacin de nivel superior

Mnimo un ao de experiencia en
Requiere mnimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
505

Cargo:
rea:
Director Comercial
Administrativa
Gerente
II. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos del departamentote ventas

trabajando en equipo con sus colaboradores inmediatos o asesores comerciales,
diseando, apoyando y direccionando las estrategias que conlleven al logro de los
objetivos organizacionales.
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Coordinar el equipo de ventas y direccionar las estrategias planteadas.

Realizar reuniones con los Asesores Comerciales.
Ofrecer acompaamiento a los asesores comerciales en el desarrollo de sus
actividades.
Actualizar y autorizar los precios de venta de los diferentes productos comercializados
por la empresa.
Establecer precio de venta de la mercanca.
Establecer precio de negociacin y descuentos que se pueden ofrecer a los clientes.
Efectuar procesos concernientes a la compra de algunos productos.
Analizar las opciones ofrecidas por proveedores y determinar la ms conveniente.
Mantener comunicacin con los proveedores.
Revisin de los reportes y proyeccin de ventas.
Ejercer control de inventario de mercanca mediante verificacin fsica aleatoria de
productos.
Programar y publicar la atencin del mostrador.
Revisar y archivar el reporte de visitas realizadas por los asesores Comerciales.
Ventas.
Establecer las proyecciones de venta y fijar las metas.
Programar las capacitaciones para mantener al equipo de ventas actualizados en
productos, cambios del mercado y surgimiento de nuevas estrategias de de
comercializacin.
Apoyar el control de la cartera para que su recuperacin sea ms eficiente.
Controlar los despachos verificando que sean efectuados en el tiempo estimado.
Garantizar la calidad de los productos comercializados por la empresa.
Presentar informes a gerencia.
Tramitar autorizaciones.
Autorizar devoluciones.
Autorizar pedidos.
Autorizar despacho de mercanca en vehculos extras.
Autorizar gastos que tengan relacin con el proceso de ventas.
Prestar colaboracin en el manejo de personal.
Apoyar y ejecutar algunas funciones del director de Cartera.
Anular facturas previa verificacin de la informacin.
Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de informacin de
negociaciones anteriores con clientes.
Revisar notas de mercanca.
Autorizar cartera, para despacho y facturacin a clientes con visto bueno del
Director de Cartera.
Establecer comunicacin permanente con los proveedores, verificando las entregas y
al pago oportuno a estos.
Contestar el telfono.
506

Cargo:
rea:
Director Comercial
Administrativa
26. Conocer los precios de la competencia.

27. Realizar compra especfica y eventual de un producto no comercializado por la
empresa.
28. Ejercer control del cargue de los vehculos.
29. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados.
30. Revisar y autorizar el pago de fletes.
31. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin de
la compaa.
32. Realizar todas las actividades que el gerente considere inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

La naturaleza del cargo implica un alto grado de responsabilidad en la toma de decisiones,
compromiso, planteamiento de objetivos, diseo y puesta en marcha de estrategias,
fijacin de metas y la verificacin del alcance de estas.
Manejar temas relacionados con todas las reas de la empresa y los objetivos que cada
una debe alcanzar haciendo uso de las herramientas administrativas, contar con
conocimientos en mercadeo, estadstica, informtica, procesos de comunicacin, normas
de manejo de personal.
Estudios
Experiencia

Mnimo un ao de experiencia en
Requiere mnimo de tres meses para conocer las actividades de la empresa y la manera
como estas deben ser llevadas a cabo por los colaboradores.
507

Cargo:
rea:
Director de Cartera
Administrativa
Subgerente
II. OBJETIVO
Efectuar el manejo y control de la cartera de la empresa manteniendo actualizada la

informacin correspondiente a cobros a clientes y a los pagos realizados por estos, y
participando de las acciones de recaudo en apoyo de los Asesores Comerciales.
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31.
Relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes a favor de la

empresa.
Recibir y verificar la facturacin relacionada y despachada del da inmediatamente
anterior.
Entregar facturas y relacin de cobros a realizar a los diferentes clientes al
Mensajero (Cobrador).
Entregar a los Asesores Comerciales el listado de sus clientes en cartera, vencidos y
de inmediato cobro.
Realizar reunin de cartera con vendedor para conocer la evolucin, cobro, recaudo
y comportamiento de cada uno de los clientes a su cargo.
Entregar a Mensajero listados de clientes con vencimientos mayores a un da
ubicados en Pereira y Dosquebradas para que realice el cobro respectivo.
Generar listados de cartera como: estados de cuentas, anlisis y vencimientos,
circularizaciones, libros auxiliares, relacin de recaudos y otros listados.
Codificar nuevos productos que sern comercializados por la empresa.
Brindar ayuda y soporte del software uno 7.2.
Revisar y autorizar gastos del personal generados por el desarrollo de las
actividades relacionadas con el desempeo de los cargos de los integrantes de la
empresa.
Administrar y programar el mantenimiento del parque automotor.
Autorizar pedidos, su despacho y facturacin a los clientes.
Garantizar el mantenimiento de la infraestructura de las reas locativas de la
empresa, bodegas y oficinas, en ptimas condiciones de funcionamiento.
Manejar y controlar los inventarios.
Autorizar devoluciones.
Revisar las notas de devolucin y mayor o menor valor cobrado elaboradas por la
Auxiliar de Inventario.
Revisar las facturas de los proveedores.
Revisar los ajustes de inventario.
Revisar la liquidacin y aprobar el pago de los fletes de mercanca.
Crear terceros (clientes comerciales).
Efectuar estudio de crdito a clientes nuevos.
Controlar cupo y mora de los clientes registrados en el sistema.
Anular facturas de venta por errores de diligenciamiento o impresin.
Recibir observacin de clientes faltantes por cobrar.
Programar mantenimiento de equipos y maquinaria.
Suministrar referencia comercial de los clientes a empresas o personas solicitantes.
Generar estado de cuenta de los clientes.
Visita personal a clientes para cruce y acuerdo de pago de la cartera en mora.
Facilitar el manejo de personal.
Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo
y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin
de la compaa.
Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
asignadas por su jefe inmediato.
508

Cargo:
rea:
Director de Cartera
Administrativa
PERSONALES
Autocontrol
y
estabilidad
emocional.
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

decisiones ya que es quien realiza las autorizaciones de crdito a clientes y los gastos
ocasionados, las actividades del recaudo de dinero proveniente de cobros, manejo y
control de inventario y mantenimiento de las instalaciones locativas.
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas financieros y contables de
una empresa, manejo de computador, conocimientos en informtica y sistemas de
informacin.
Estudios
Experiencia
Debe contar con educacin de nivel superior

en Economa, Administracin de empresas,
Mnimo un ao desempeando
Requiere mnimo de tres meses para familiarizarse con el cargo.
509

Cargo:
rea:
Cargo del Jefe
Inmediato:
Auxiliar Contable
Administrativa
Gerente
II. OBJETIVO
Apoyar la gestin contable de la empresa mediante el manejo de la informacin financiera

y la adecuada distribucin de los recursos.
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Consultar el saldo de las cuentas de la empresa en los diferentes bancos.

Revisar las consignaciones locales y nacionales de los clientes.
Mantener al da el libro de bancos y el informe del estado de las cuentas.
Revisin y control de conciliacin bancaria.
Estar atenta a los vencimientos de seguros de mercanca y valores transportados,
impuestos de los vehculos, arriendos, impuesto predial, leasing, tarjetas de crdito,
libros oficiales, documentos del Gerente.
Efectuar el manejo de los activos fijos.
Realizar interfase de activos fijos.
Realizar el pago de los impuestos de la empresa.
Manejar la cartera de la empresa.
Cancelar anticipos de clientes.
Revisar las cuentas de clientes y proveedores.
Crear clientes.
Cuadrar la caja y revisarla.
Realizar el pago a proveedores.
Relacin de facturas para informar a Gerente de las facturas por pagar a los
proveedores.
Diligenciar y pagar los gastos generados por la actividad de la empresa.
Diligenciar la documentacin e informes requeridos por entidades estatales.
Recibir y consolidar la informacin contable de las sucursales.
Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
Efectuar el traslado de cuentas de fletes.
Realizar pago de impuestos u obligaciones con proveedores por medio de crdito de
tesorera.
Revisar y pagar cuenta de celulares.
Analizar gastos con las sucursales.
Realizar interfase de nmina.
Ejercer por medio de la contabilidad el control de costos de inventarios.
Hacer comprobantes de gastos.
Revisar el Balance General.
Elaborar y presentar los informes a la DIAN en medios magnticos.
Reportar la informacin de la empresa a supersociedades.
Imprimir informacin de bancos.
Efectuar la amortizacin de los activos.
Realizar interfase de compras.
Guardar el dinero que ingresa a la empresa en la caja fuerte.
Revisar notas de proveedores en general.
Efectuar el pago de seguro de los automotores.
Devolucin del IVA.
Solicitar y recibir el estado de cuenta de la empresa enviado por los proveedores.
Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo
y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino tambin
de la compaa.
510

Cargo:
rea:
Auxiliar Contable
Administrativa
39. Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
relacionadas con la naturaleza del cargo.
ESPECIALES.
40. Manejar la contabilidad de Aspgo.
41. Pagar los impuestos del Gerente.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
Poseer conocimientos y experiencia en el manejo de temas relacionados con el rea
financiera y contabilidad general de una empresa, manejo de computador,
conocimientos en informtica y sistemas de informacin.
Estudios
Experiencia

Finanzas, Contadura, Administracin de
empresas, Ingeniera Industrial o carreras
afines.
Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con las
funciones a realizar.
511

Cargo:
rea:
Auxiliar de Nmina
Administrativa
Gerente
II. OBJETIVO
Efectuar todas las actividades relacionadas al pago de nmina de los empleados,

contratacin, la respectiva vinculacin al rgimen de seguridad social y liquidacin de
contratos.
NMINA.
1. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compaa para facilitar
el proceso de pago de nmina.
2. Liquidar y pagar la nmina a los empleados de la empresa.
3. Realizar la tramitologa inherente a la contratacin de nuevo personal.
4. Archivar la documentacin correspondiente al personal.
5. Efectuar la liquidacin de contrato.
6. Sistematizar el reporte de accidentes de trabajo.
7. Registrar las incapacidades de los trabajadores en el paquete visor y efectuar el
respectivo trmite.
8. Realizar el pago de los aportes de seguridad social de todos los empleados de la
empresa.
9. Reclamar y tramitar la cancelacin del subsidio familiar de los trabajadores de la
empresa.
10. Registrar los saldos de caja y pago de los aportes en el formato para ello
diseado.
11. Liquidar primas, vacaciones, cesantas y todas las prestaciones contempladas por
la ley y que protegen a los trabajadores.
12. Efectuar la tramitologa inherente a la contratacin de practicante universitario o
aprendiz del SENA.
13. Realizar la copia de seguridad del sistema al finalizar la jornada de trabajo.
14. Presentacin de informes de personal.
15. Entregar a los empleados los carnets de afiliacin a las diversas entidades.
16. Elaborar cartas de cesantas.
17. Entregar documentos al mensajero.
18. Comprar, suministrar y controlar la entrega de los implementos de trabajo y
elementos de proteccin personal.
19. Adelantar la bsqueda y prstamo de documentos a empleados del rea de
inventario.
20. Crear clientes comerciales en ausencia del Director de Cartera.
21. Manejar el botiqun de la planta y de los carros de la empresa.
22. Publicidad de eventos y avisos al interior de la empresa.
23. Contestar el telfono, atender o direccionar las llamadas.
24. Fotocopiar documentos por solicitud de compaeros y por requerimiento de la
labor desempeada.
25. Atender asesores de diversas entidades.
26. Administrar informacin Fondo de Empleados.
512

Cargo:
rea:
Auxiliar de Nmina
Administrativa
PROVEDORES Y ACREEDORES.
29. Realizar el pago a proveedores, elaborando o diligenciando los documentos
necesarios.
30. Manejar la cartera de los proveedores.
31. Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la deuda
contrada y los plazos para su pago.
32. Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efecta la cancelacin de varias
facturas.
33. Enviar documentos a los proveedores va fax.
34. Realizar pago de las obligaciones contradas con acreedores.
35. Causacin de facturas acreedores varios.
OTRAS EN AUSENCIA DE LA PERSONA ENCARGADA.
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39.
40.
41.
42.
Efectuar el registro en el sistema de reembolsos a caja menor.

Consultar el saldo de la empresa en los diferentes bancos.
Llevar a cabo el registro de las consignaciones bancarias.
Procesar informacin de conciliaciones bancarias.
Comprar papelera y llevar a cabo el control de la salida de la misma.
Realizar reemplazo en caja o inventario cuando sea necesario.
Capacitar al aprendiz del SENA en las actividades que debe desempear al
interior de la empresa.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo
513

Cargo:
rea:
Auxiliar de Nmina
Administrativa
Desarrolla actividades preestablecidas para cumplir con los objetivos del cargo.
Normas de administracin de personal, Rgimen de la seguridad social en Colombia,
conocimientos en normas de contratacin, manuales de funciones y requisitos por
competencias; manejo de computador y sistemas de informacin, normas bsicas de
archivo; manejar temas relacionados con el rea financiera, especficamente en
contabilidad general.
Estudios
Experiencia

Finanzas, Administracin de empresas,
Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con el
cargo.
514

Cargo:
rea:
Auxiliar de Inventario 1
Comercial
Subgerente
II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de

productos, el mantenimiento de stocks o la realizacin de los pedidos a proveedores
oportunamente.
1. Ingresar mercanca al sistema inmediatamente esta sea descargada en la bodega
de la empresa.
2. Realizar los ajustes de los productos por corte, cambio de material y error en el
ingreso.
3. Tramitar la consecucin de facturas de los proveedores manteniendo una
comunicacin constante con estos.
4. Elaborar notas a proveedores por devolucin de mercanca, mayor o menor valor
cobrado.
5. Elaborar remisiones de mercanca para llevar a cabo la venta de los productos al
cliente, cuando no ha llegado la factura del proveedor.
6. Facturar las remisiones de los materiales.
7. Realizar reclamos a proveedores por faltantes de mercanca.
8. Efectuar cambio de precio de los productos cuando sea autorizado.
9. Imprimir los listados de costos y precios de los productos.
10. Solicitar cemento al proveedor de este material.
11. No permitir el bloqueo del cdigo de cliente.
12. Servir de contacto entre cliente y proveedor de cemento para la creacin de obras.
13. Solicitar traslado de mercanca a la sucursal respectiva.
14. Efectuar la liquidacin y pago de los fletes a los transportadores de los materiales.
15. Presentar los informes de ventas diarias, acumuladas del mes y mensuales.
16. Ayudar a los Asesores Comerciales en la consulta de informacin de
negociaciones anteriores.
17. Buscar facturas de compras anteriores realizadas a proveedores.
18. Realizar verificacin fsica aleatoria de inventario.
19. Reporte de los inventarios peridicos por escrito para archivo.
20. Informar sobre el estado de ingreso de inventario.
PERSONALES
Motivacin
515
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo

Cargo:
rea:

Auxiliar de Inventario 1
Comercial


Responsabilidad
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
Trabajo en equipo
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecucin de sus funciones.
Manejo computador y sistemas de informacin; conocimientos bsicos de contabilidad,
informtica, manejo de hoja electrnica y procesador de palabras; normas bsicas de
archivo.
Estudios
Experiencia
Para
desempear
el
cargo
es
indispensable contar con ttulo de
bachiller y/o educacin de nivel superior.
Mnimo
cuatro
meses
desempeando labores afines
al cargo.
Requiere mnimo de quince das de induccin y capacitacin para familiarizarse con
las actividades propias del cargo.
516

Cargo:
rea:
Auxiliar de inventario 2
Comercial
Subgerente
II. OBJETIVO
Mantener actualizado el sistema de inventario para garantizar la existencia de

productos, el mantenimiento de stocks o la realizacin de los pedidos a proveedores
oportunamente.
1.
2.
3.
4.
Manejar el archivo general del rea comercial: seleccionar documentacin,

verificar su informacin y depositarla en la carpeta respectiva para su archivo.
Elaborar notas por devolucin de mercanca, mayor o menor valor cobrado o
descuento financiero.
Elaborar remisiones solicitadas por los vendedores.
Diligenciar cartas generales y especficas para :

5.
6.
7.
Realizar los pedidos a proveedores.

Autorizacin al portador.
Cobro a clientes (por solicitud del Subgerente).
Cartas comerciales o de cartera solicitadas por Subgerente, Director
Comercial y Asesores Comerciales.
Enviar y recibir fax, para y de clientes y proveedores.
Depurar facturas canceladas o pendientes contenidas en el fuelle manejado por el
Director de Cartera.
Servir de apoyo a la Auxiliar de Inventario 1 en el desarrollo de las diferentes
actividades que implica el cargo:

8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Realizar llamadas a los proveedores para pedir facturas faltantes.

Hacer cartas de reclamo de materiales a proveedores, imprimirlas,
enviar por fax, llamar a confirmar, solicitar revisin y autorizacin de
Subgerente.
Fotocopiar y enviar fsicamente la carta al proveedor.
Tomar datos y efectuar liquidacin de fletes.
Realizar el cierre del da (presentar informes de ventas del da y
acumuladas del mes).
Facturar remisiones.
Seleccionar documentacin depositada en la bandeja ubicada en el rea de
direccin de cartera.
Entregar notas de contabilidad por devolucin o descuento financiero a mensajero
para hacerlas llegar a los clientes.
Organizar documentacin del rea de inventario y hacer ms visible para facilitar
su consulta.
Asesorar y colaborar a los vendedores en la bsqueda de documentos.
Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
517

Cargo:
rea:
Auxiliar de inventario 2
Comercial
EVENTUALMENTE.
15. Revisar el registro de la informacin en el cuaderno de facturacin, por solicitud
del Director de Cartera.
16. Contestar el telfono y direccionar las llamadas.
17. Solicitar refrigerios cuando se dictan capacitaciones al interior de la empresa.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

Sigue procedimientos preestablecidas en la ejecucin de sus funciones.
Manejo computador y sistemas de informacin; conocimientos bsicos de contabilidad,
informtica, manejo de hoja electrnica y procesador de palabras; normas bsicas de
archivo.
Estudios
Experiencia
Para
desempear
el
cargo
es
indispensable contar con ttulo de bachiller
y/o educacin de nivel superior.
Mnimo
cuatro
meses
al cargo
518

Cargo:
rea:
Auxiliar General
Administrativa
Gerente
II. OBJETIVO
Ofrecer apoyo a las reas que as lo requieran mediante el desempeo de

funciones diversas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Manejar el archivo general del rea contable.

Elaborar comprobantes.
Efectuar el registro de reembolsos de caja menor.
Realizar revisin de documentos y/o listados.
Diligenciar formularios.
Elaborar cartas.
Elaborar carta de pago a proveedores.
Contestar el telfono.
Enviar y recibir fax.
Fotocopiar documentos.
12. Las dems funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le sean
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo
519

Cargo:
rea:
Auxiliar General
Administrativa
Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor.

Conocimiento y manejo de computador y programas informticos: procesador de
palabras (Word), Hoja electrnica (Excel), presentacin (PowerPoint).
Estudios
Experiencia
Para
desempear
el
cargo
indispensable contar con ttulo
bachiller.
es
de
Mnimo
seis
meses
al cargo.
Requiere mnimo de una semana para familiarizarse con las funciones del cargo.
520

Cargo:
rea:
Cajera(o)
Comercial
Subgerente
II. OBJETIVO
Registrar todas las actividades y transacciones monetarias relacionadas con la

comercializacin de los productos y el manejo del dinero en el punto de venta.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Elaborar recibos de caja para registrar el ingreso y recaudo de dinero.

Archivar los recibos de caja.
Elaborar comprobantes de egreso para realizar el pago a proveedores.
Revisar comprobantes de egreso del dinero entregado a los empleados para que
suplan los gastos de las actividades relacionadas con el desempeo de su cargo.
Registrar los gastos del personal.
Hacer el cuadre de los gastos generados por el personal.
Organizar el cuadre del da anterior.
Realizar diariamente el cuadre de caja, registrando y contabilizando los ingresos
producto de las ventas efectuadas.
Ingresar, relacionar y verificar las consignaciones nacionales de los clientes.
Diligenciar formato de consignacin para depositar dinero en cuenta de la
empresa o para pagar a proveedores.
Revisar consignaciones contra recibos de caja.
Efectuar el pago a proveedores locales y nacionales.
Procesar cheques devueltos.
Archivar facturas de ventas de contado.
Recibir el dinero producto de las ventas de contado.
Administrar caja menor y recibir el reembolso del dinero.
Recibir el dinero que ingresa a la empresa.
Recibir la correspondencia de la empresa y registrar en cuaderno de correo la
entrega a la persona a quien viene dirigida.
Enviar el correo de la empresa a clientes, proveedores o sucursales.
Iniciar la anulacin de facturas de venta cuando estas presenten errores de
diligenciamiento o por cambios.
Archivar documentos en fuelle.
Firmar cheques (una de dos firmas).
Administrar la caja menor y recibir el reembolso del dinero.
Pagar a proveedores locales y nacionales.
Establecer y entregar el dinero para la caja de medio da.
Las dems funciones asignadas por su jefe inmediato y que estn directamente
521

Cargo:
rea:
Cajera(o)
Comercial
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

Desarrolla actividades preestablecidas para el cumplimiento de sus funciones.
Conocimientos bsicos de contabilidad e informtica; manejo computador y sistemas
de informacin.
Estudios
Experiencia
Para
desempear
el
cargo
indispensable contar con ttulo
bachiller.
es
de
Mnimo
seis
meses
al cargo.
522

Cargo:
rea:
Asesor Comercial
Comercial
Subgerente
II. OBJETIVO
Ofertar los productos comercializados por la compaa a todas las personas y

empresas constructoras que se encuentren adelantando proyectos de edificacin o
ampliaciones locativas, al igual que cumplir con las metas y proyecciones del
departamento de ventas.
GENERALES.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Realizar visita a los clientes existentes o potenciales tanto a los que se encuentran en
la ciudad como a aquellos que se ubican fuera de ella.
Elaborar cotizaciones por solicitud del cliente.
Ofrecer servicio de crdito a clientes mayoristas solicitando la informacin y
documentacin requerida para el estudio del mismo.
Efectuar las actividades inherentes al cobro de cartera va telefnica o desplazndose
a la oficina del cliente.
Realizar el recaudo de cartera y la respectiva consignacin en caja o en cuenta de la
empresa en los bancos.
Efectuar la venta de la mercanca.
Realizar pedido.
Consultar disponibilidad de la mercanca en el sistema asegurndose de la existencia
fsica en bodega.
Llevar a cabo la facturacin de los productos.
Hacer el seguimiento de los pedidos para garantizar la entrega correcta y oportuna al
cliente.
Efectuar seguimiento del cliente.
Tramitar Devoluciones.
Brindar asesora tcnica de los diferentes productos ofrecidos por la empresa.
Efectuar transacciones bancarias correspondientes a recaudos y consignaciones
producto de las ventas realizadas.
Atender el telfono y/o direccionar las llamadas a la persona solicitada.
Atender los clientes de los compaeros.
Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
la compaa.
ESPECFICA.
19. Atencin de mostrador.
OTRAS.
20.
21.
22.
23.
24.
Entregar facturas.
Realizar vueltas de oficina.
Manejo de facturas no entregadas.
Realizar cobro y recaudo de cartera de los clientes de los dems compaeros.
Estar pendiente de la mercanca. Participar en la vigilancia de la empresa para evitar
la salida de la mercanca sin cancelar o conocer el ingreso de nuevos productos.
523

Cargo:
rea:
25.
26.
27.
28.
Asesor Comercial
Comercial
Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa.

Asistir a capacitaciones, talleres y seminarios que la empresa considere necesarios.
Vigilar la competencia.
Tramitar solicitud de guardar mercanca al cliente.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

La naturaleza del cargo implica un alto grado de fluidez verbal, seguridad, confianza en si
mismo, percepcin y anlisis para la adecuada atencin de los visitantes y clientes.
Conocimiento en tcnicas de mercadeo y comunicacin, atencin al cliente, manejo
computador y sistemas de informacin.
Estudios
Experiencia
Debe poseer como mnimo ttulo de bachiller.
Mnimo seis meses desempeando

Requiere mnimo de un mes de induccin y capacitacin para familiarizarse con el cargo.
524

Cargo:
rea:
Cargo del Jefe
Inmediato:
Jefe de Bodega
Operativa
Director Comercial
II. OBJETIVO
Desarrollar las actividades logsticas que garanticen la colocacin de los productos en

manos de los clientes, as como mantener control de la mercanca que ingresa y sale de la
bodega con el fin de evitar que se presenten faltantes o sobrantes.
1. Programar la ruta de entrega de la mercanca respecto a la ubicacin del cliente para
que se efecte el mayor nmero de entregas posibles.
2. Pedir al Asistente coordinar almacenamiento de la mercanca en las bodegas de la
empresa.
3. Recibir las facturas de los proveedores.
4. Verificar con el Auxiliar de Bodega los productos que llegan a la compaa en cuanto
a calidad, peso y cantidad, una vez terminada la recepcin.
5. Iniciar al trmite de devolucin de la mercanca.

Mercanca trada por el conductor de la empresa cuando el cliente no la

recibe o devuelve.
Mercanca trada por el cliente.
Cuando la mercanca no alcanza a ser despachada.
6. Autorizar el despacho de los productos con el visto bueno de la persona autorizada

por la empresa.
Venta de contado.
Venta a crdito.
7. Solicitar a Asistente o Auxiliar de Bodega el despacho de la mercanca.
8. Determinar el peso de la carga del vehculo para evitar el sobrepeso y sus
consecuencias.
9. Programar la recepcin o descargue de los camiones de los proveedores.
10. Manejar archivo temporal de documentos para despacho.
11. Realizar seguimiento y control de las entregas a travs de la Planilla de Horario.
12. Programar e informar a los colaboradores las actividades fuera del horario laboral.
13. Manejar personal extra de la planta fsica de la empresa.
14. Conocer las ausencias de los colaboradores por enfermedad, accidente de trabajo o
permiso concedido.
15. Programar y evaluar las actividades desempeadas por el personal extra.
16. Programar y asignar el personal de los carros de la empresa.
17. Reprogramar las actividades del personal de bodega por ausencias de vacaciones,
incapacidades o para facilitar permisos.
18. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboracin, apoyo y
la compaa.
525

Cargo:
rea:
Jefe de Bodega
Operativa
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

Sigue procedimientos preestablecidos en la ejecucin de su labor y debe tener cuidado
con el adecuado manejo de la informacin sobre los inventarios y almacenamiento de la
mercanca.
Conocimientos y manejo de temas relacionados con logstica (distribucin,
almacenamiento y manejo de productos); manejo de programas informticos: procesador
de palabras (Word), Hoja electrnica (Excel).
Estudios
Experiencia
Para desempear el cargo es indispensable

contar con educacin de nivel superior en
Ingeniera o Tecnologa Industrial, Logstica o
carreras afines.
Mnimo seis meses desempeando

Requiere mnimo de dos semanas para familiarizarse con el cargo.
526

Cargo:
rea:
Cargo del Jefe
Inmediato:
Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega)

Operativa
Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin al Jefe de Bodega en el desarrollo de las actividades

logsticas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Coordinar el despacho de la mercanca a los clientes en los vehculos de la empresa.

Asignar a Auxiliar de Bodega la labor de despachar o entregar la mercanca al cliente.
Coordinar la recepcin de la mercanca que llega proveniente de los proveedores.
Apoyar a los Auxiliares en el almacenamiento de los productos, aportando ideas o
encontrando espacios.
Participar o solicitar a los compaeros el alistar material.
Verificar y contar la mercanca cargada a los vehculos de la empresa y de los clientes
para aprobar su salida.
Participar en la recepcin de la mercanca enviada por los proveedores verificando
cantidades y especificaciones.
Despachar mercanca al cliente.
Estar pendiente de todas las bodegas.
Recibir solicitud de responsable de bodega de asignacin de compaeros para
realizar diferentes actividades.
Manejar el botiqun y suministrar elementos a compaeros ante accidente de trabajo
leve o medicamentos por enfermedad.
Recibir la consulta o llamado de los compaeros ante inconvenientes presentados en
las entregas o en bodega de la empresa.
Informar inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor y consultar
soluciones.
Reportar incapacidades por enfermedad o accidentes de trabajo.
Solicitar la autorizacin y programacin de vacaciones.
Reemplazar a Jefe de Bodega en su ausencia por incapacidad o vacaciones.
la compaa.
PERSONALES
Motivacin
527
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo

Cargo:
rea:
Auxiliar de Bodega (Asistente Jefe de Bodega)

Operativa

Responsabilidad
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones

Trabajo en equipo
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

almacenamiento y manejo de productos).
Estudios
Experiencia
Debe poseer como mnimo ttulo de

bachiller.
Haber desempeando labores

afines al cargo.
Requiere de una semana para conocer las actividades que debe realizar.
528

Cargo:
rea:
Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega)

Operativa
Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin al Jefe de Bodega en la recepcin de la mercanca,

almacenamiento, entrega y despacho de los pedidos a los clientes ya sea en la
bodega de la empresa o en los diferentes establecimientos indicados por los
compradores.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Despachar la mercanca para los clientes, en los camiones de la empresa.

Cargar los productos al vehculo.
Solicitar transporte extra cuando el camin ya se encuentra cargado, para que no se
presente sobrepeso.
Alistar la mercanca a despachar.
Entregar los productos al cliente en la bodega de la empresa.
Recibir la mercanca en bodega.
Descargar la mercanca enviada por los proveedores.
Ingresar y almacenar la mercanca en la bodega.
Efectuar verificacin de los materiales en cuanto a calidad, cantidad y
especificaciones.
Verificar el peso de la mercanca enviada por los proveedores.
Contar la mercanca ingresada en la bodega.
Organizar la bodega.
Devolucin de mercanca.
Relevar o reemplazar a los compaeros en sus funciones.
Ayudar a los compaeros a ubicar la mercanca en la bodega cuando requieran
efectuar despachos.
Brindar colaboracin en la capacitacin del personal extra en la manipulacin de los
productos y en las funciones asignadas.
Efectuar inventario fsico aleatorio del producto o productos indicados.
Participar en el inventario fsico semestral y/o anual de todos los productos
almacenados en bodega.
Reportar y cuadrar los gastos generados en el desarrollo de la labor.
Comunicar los inconvenientes presentados en la manipulacin de los productos y
aquellos que tengan lugar en el desarrollo de la labor.
Informar a cerca de accidentes de trabajo.
Comunicar incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo.
Solicitar autorizacin y programacin de las vacaciones.
Utilizar, solicitar y recibir los implementos de proteccin personal y dotacin.
Efectuar inventario fsico aleatorio de los productos de bodega.
la compaa.
ESPECFICAS.
BODEGA 1.
28. Manejar productos SIKA.
29. Realizar inventario de productos SIKA.
529

Cargo:
rea:
Auxiliar de Bodega (Encargado o Responsable Bodega)

Operativa
BODEGA 2.
30. Manejar el puente gra.
BODEGA 3.
31. Operar el montacargas.
32. Reportar la necesidad de mantenimiento y requerimientos del montacargas y puente
gra.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

almacenamiento y manejo de productos).
Estudios
Experiencia
Debe poseer como mnimo ttulo de

bachiller.

afines al cargo.
530

Cargo:
rea:
Auxiliar de Bodega
Operativa
Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Brindar apoyo y colaboracin en las actividades de recepcin, almacenamiento de la

mercanca y entrega de los pedidos a los clientes ya sea en la bodega de la empresa o
en los diferentes establecimientos o lugares indicados.
EN LA BODEGA DE LA EMPRESA.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Despachar la mercanca para los clientes en los vehculos de la empresa.

Cargar la mercanca almacenada en la bodega a los carros de la empresa.
Alistar la mercanca a despachar.
Recibir la mercanca que llega a bodega proveniente de los proveedores.
Almacenar en bodega la mercanca que llega.
Participar en el inventario fsico semestral o anual de todos los productos
almacenados en las bodegas de la empresa.
Entregar las facturas a los clientes cuando realiza la entrega de los pedidos en las
obras.
Revisar e informar sobre las averas y fallas encontradas en la mercanca.
Reportar inconvenientes presentados en la entrega de la mercanca.
Colaborar en la capacitacin del personal nuevo o extra que ingresa a laborar en la
bodega de la empresa, y apoyarlos en las actividades asignadas.
Laborar tiempo extra programado por jefe de bodega.
EN LOS CARROS.
12. Descargar la mercanca de los carros en la bodega o en la obra del cliente.
13. Cargar la mercanca al carro cuando se debe recoger en la obra del cliente por
devolucin.
OTRAS.
14. Reportar incapacidades por enfermedad o accidente de trabajo.
15. Solicitar con antelacin los permisos requeridos para ausentarse de la empresa en
horario laboral.
16. Solicitar la programacin y autorizacin de vacaciones.
17. Solicitar y/o recibir los elementos de proteccin personal y dotacin.
18. Reportar los accidentes de trabajo.
531

Cargo:
rea:
Auxiliar de Bodega
Operativa
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

No requiere de conocimientos bsicos.
Estudios
Experiencia
Contar como mnimo con bsica primaria.

afines al cargo.
532

Cargo:
rea:
Conductor
Operativa
Jefe de Bodega
II. OBJETIVO
Movilizar la mercanca desde la empresa a los establecimientos de los clientes,

tratando de conservar la integridad y ptimas condiciones de los estos y realizando las
entregas en el lapso de tiempo convenido.
1. Conducir el vehculo en el que se transporta la mercanca de la empresa.
2. Transportar la mercanca desde la bodega de la compaa hasta las instalaciones
locativas de los clientes.
3. Entregar los materiales a los clientes verificando el buen estado de estos y
cumpliendo oportunamente con la programacin de entrega de pedidos.
4. Desarrumar mercanca almacenada en el camin.
5. Diligenciar planilla de horario.
6. Recoger mercanca en obras de los clientes por concepto de devolucin de
mercanca.
7. Traer a la bodega de la compaa la mercanca por devolucin o no aceptacin
del cliente.
8. Arrumar mercanca en el camin cuando se recoge mercanca en la obra del
cliente.
9. Diligenciar los recibos de gastos.
10. Solicitar autorizacin de los gastos causados por el desempeo de la labor.
11. Cuadrar los gastos con la cajera.
12. Buscar y pagar a los trabajadores extras para que hagan el acompaamiento en
los vehculos.
13. Reportar la mercanca averiada durante el transporte al regresar a la empresa.
14. Reportar los inconvenientes presentados en la entrega de los productos y las
fallas mecnicas del vehculo.
15. Participar en la vigilancia durante el cargue y descargue de la mercanca tanto en
la bodega de la empresa como en la obra del cliente para evitar prdidas o
inconvenientes.
16. Hacer uso, cuidar y reportar las necesidades de implementos de proteccin
personal y primeros auxilios.
17. Realizar el inventario al recibir el vehculo de todos los elementos que este posee.
18. Solicitar mantenimiento y realizar revisiones constantes del automotor, para evitar
reparaciones costosas y prdidas de tiempo.
PERSONALES
533
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin

Cargo:
rea:

Conductor
Operativa

Motivacin
Responsabilidad
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas.
Poseer conocimientos de mecnica automotriz y normas de trnsito.
Estudios
Experiencia
Mnimo cuatro meses de haber

conducido vehculos de carga
pesada.
Requiere de una semana para conocer y desempear satisfactoriamente las actividades
del cargo.
534

Cargo:
rea:
Mensajero Cobrador
Comercial
Subgerente
II. OBJETIVO
Apoyar a la administracin en el cobro de cartera y la tramitacin de documentos

necesarios para el desarrollo de la actividad productiva de la empresa.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Entregar las facturas a los clientes en sus oficinas.

Recaudar o recoger el dinero pagado por los clientes.
Realizar el cobro de las obligaciones contradas por los clientes con la compaa.
Efectuar pagos y consignaciones en bancos.
Solicitar en las diferentes instituciones estatales y entidades privadas la
documentacin requerida por la empresa.
Entregar documentos y correspondencia en las diferentes reas de la empresa.
Realizar las compras de oficina solicitadas por los empleados de la compaa.
Hacer vueltas de oficina y entregar documentos a entidades, clientes y
proveedores.
Informar a cerca de los inconvenientes o dificultades que se presenten en el
cumplimiento de sus funciones.
Reportar y solicitar autorizacin de los gastos generados en el desempeo de su
labor.
Cuadrar los gastos generados por las compras de oficina y las actividades
propias del cargo.
Reportar los requerimientos de la moto y los inconvenientes presentados con la
misma.
Solicitar y recibir los elementos de dotacin entregados por la empresa.
Programar las diferentes actividades (cobro, recaudo, entrega de facturas, etc.).
Efectuar diligencias personales del Gerente.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
535
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo

Cargo:
rea:
Mensajero Cobrador
Comercial
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo

Rutinaria. Sigue procedimientos y normas preestablecidas y de fcil cumplimiento.
Poseer conocimientos de mecnica automotriz.
Estudios
Experiencia
Mnimo tres meses de haber

desempeado labores afines al
cargo.
Requiere de una semana para conocer y desempear satisfactoriamente las
actividades del cargo.
536

Cargo:
rea:
Servicios Generales
Operativa
Gerente
II. OBJETIVO
Brindar apoyo al funcionamiento de la organizacin, manteniendo debidamente

aseadas y ordenadas todas las reas, e igualmente proporcionando el servicio de
cafetera a los empleados y clientes de la empresa.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Ofrecer bebidas y brindar atencin a visitantes, clientes y proveedores, durante

su permanencia en las instalaciones de la compaa.
Garantizar un ambiente aseado, realizando la limpieza diaria de oficinas, baos,
cocina, pisos, ventanas, paredes, etc.
Efectuar la compra de los implementos de aseo y de los vveres de la cafetera.
Organizar el mercado y controlar el consumo o gasto de los productos.
Mantener limpia y ordenada la cocina.
Organizar y mantener aseada la nevera.
Cuidar las plantas de las oficinas.
Solicitar, comprar y usar la dotacin de uniforme.
Solicitar permiso para ausentarse de la empresa durante la jornada laboral.
Tener presentes consideraciones de proteccin personal en el desempeo de la
labor para evitar la ocurrencia de accidentes.
Reportar los inconvenientes presentados en el desarrollo de la labor.
Solicitar autorizacin y programacin de las vacaciones.
PERSONALES
Motivacin
Responsabilidad
INTERPERSONALES
dems
Colaboracin
Comunicacin escrita
Comunicacin oral
Liderazgo
Trabajo en equipo
INTELECTUALES
Capacitacin
Creatividad
Toma de decisiones
ORGANIZACIONALES
Control
Comportamiento
Cuidado y proteccin
trabajo
537

Cargo:
rea:
Servicios Generales
Operativa
Rutinaria. Las actividades que realiza son de carcter repetitivo y solo sigue
instrucciones.
No requiere de conocimientos bsicos.
Estudios
Experiencia
No requiere experiencia para

realizar esta labor.
Requiere de un da para conocer las actividades y tareas que debe desempear.
538

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MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA

LA EMPRESA HIERROS HB S.A.

ADRIANA OROZCO HENAO

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA

ADRIANA OROZCO HENAO

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

TABLA DE CONTENIDO DEL PROYECTO DE GRADO

3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1.1. DIAGNSTICO O SITUACIN PROBLEMA

3.1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA

3.2. IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN

5. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS

7.1. MARCO TERICO

7.2. MARCO CONCEPTUAL

7.3. MARCO LEGAL

7.4. MARCO SOTUACIONAL

8.1. TIPO DE INVESTIGACIN

8.2. FASES DE LA INVESTIGACIN

8.3. POBLACIN Y MUESTRA

8.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACIN OPERACIONALIZADAS

9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA 51

9.1.1. PLANEACIN ESTRATGICA

9.1.1.1. MISIN Y VISIN

9.1.1.2. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

9.1.1.3. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS

9.1.1.4. POLTICAS O DIRECTRICES DE DESEMPEO

9.1.2. INVENTARIO DE LA INFRAESTRUCTURA FSICA DE LA

9.2. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9.2.1. MAPA DE PROCESOS

9.2.1.1. DIAGRAMAS DE FLUJO

9.2.2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

9.2.3. MANUAL DE FUNCIONES

9.2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

11. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Empleados por gnero

Empleados por sucursal

Empledos por reas

Relacin entre las reas de la empresa

Distribucin general de bodegas y oficina

Organigrama general de Hierros HB S.A. (Actual)

Organigrama por funciones

Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 1)

Organigrama general de Hierros HB S.A. (Propuesto 2)

Cambios sugeridos organigrama por funciones

Manual de Procesos y Procedimientos

La prctica empresarial nos permite an como estudiantes el vivenciar

A pesar de las diferentes teoras administrativas y conocimiento del

El problema para un empresario emprico en muchas ocasiones radica

The managerial practice allows us still(yet) as students to live of a way

In spite of the different administrative theories and knowledge of the

The problem for an empirical businessman in many occasions takes root

En los aos 70 y 80, las empresas mejoraron sus procesos mediante la

estandarizadas entre diferentes firmas.

Existen varias caractersticas de la divisin del trabajo que permiten que,

3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Diagnstico o situacin problema.

HIERROS HB S.A presenta dificultades en el manejo de la informacin, la

La organizacin carece de planeacin estratgica que permita identificar

Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida el

La estructuracin del Manual de Funciones y Procedimientos permitir

3.1.2. Formulacin del problema.

La elaboracin del Manual de

Funciones y Procedimientos contribuir a mejorar la ejecucin de las