Gestin de tiempos del proyecto

Gestin del Tiempo

Incluye los procesos necesarios para
asegurar la concrecin del proyecto en tiempo

T ie m p o
D e f in ic i n
A c t iv id a d e s

S e c u e n c ia d e
A c t iv id a d e s

D u r a c i n e s t im a d a D e s a r r o llo d e l
d e a c t iv id a d e s
P la n

C o n tro l d e l
P la n

Gestin del Tiempo -

Secuenciacin de actividades

Gestin del Tiempo Secuenciacin de Actividades

Salidas
Diagrama de red
Actualizacin de lista de actividades

I
F

Gestin del Tiempo Estimacin de Duracin de

Actividades
Implica determinar el perodo de tiempo que demandar
ejecutar cada una de las tareas identificadas.

Entradas
Lista de Actividades
Requerimientos de recursos
Capacidad de recursos
Informacin histrica
Restricciones y Supuestos

Gestin del Tiempo Estimacin de Duracin de

Actividades
TCNICAS:
Asesoramiento de expertos
Estimacin por analoga
Simulaciones

Gestin del Tiempo Estimacin de Duracin de

Actividades
Salidas
Duracin estimada de las actividades
Bases de estimacin
Lista de actividades actualizada

Errores en la estimacin
de los recursos y los tiempos
Errores por suponer situaciones similares
cuando no lo son.
Subestimacin de ciertas actividades por
falta de informacin.
Falta de experiencia
No se considera que un recurso puede ser
no renovable ni sustituible.
Generalmente se basa en hiptesis falsas
por autoengao.

Gestin del Tiempo Programacin de Actividades

Implica determinar las fechas de inicio y
finalizacin para las actividades del proyecto.
Entradas:
Diagrama de red
Duracin estimada de actividades
Requerimientos de recursos
Pool de recursos
Calendario
Restricciones y Supuestos
Retrasos y adelantos

Gestin del Tiempo Programacin de Actividades

Tcnicas:
Anlisis Matemtico
Critical Path Method (CPM)
PERT

Mtodo heurstico de recursos

Reasignacin por anlisis de recursos sobre el CPM
Compresin de la duracin
Fast tracking:
Crashing:

Tcnicas Matemticas
Calcular fechas tericas de inicio y finalizacin
para todas las actividades del proyecto, sin
considerar restricciones en los recursos.
Mtodo del Camino Crtico (CPM):
camino crtico: secuencia de actividades que, en
conjunto, determinan la duracin del proyecto.
CPM asume que las duraciones de las actividades
se conocen con exactitud de antemano, y en base a
ello realiza un anlisis de camino crtico.

Gestin del Tiempo -

Camino crtico
Un camino es una secuencia de actividades que
comienza en una actividad inicial del proyecto,
recorre un conjunto de actividades que se suceden
inmediatamente, y termina en una actividad final del
proyecto.
El largo de un camino es el tiempo total que lleva
recorrerlo.
Para cualquier red existe un camino de mximo largo
de todos los posibles
Todo camino cuyo largo es igual al mximo es
llamado camino crtico.

 Porqu importa el Camino

Critico?
Un retraso en una tarea del camino crtico implica
un retraso en la fecha de terminacin del proyecto
Es posible retrasar actividades que no pertenecen al
camino crtico sin atrasar el proyecto
Las actividades del camino crtico son aquellas en
las que el jefe del proyecto deber poner ms
atencin
Las actividades en el camino crtico no son
necesariamente las actividades ms importantes
tcnicamente del proyecto.

Ejemplo de Reglas Bsicas

para la Estimacin
No considerar horas extras
Slo un turno de 8 hs. por da, productivo entre 6,5 hs y 7 hs
Considerar licencias y feriados
Expresar duraciones en das laborables (no semanas)
Considerar niveles de experiencia de las personas
Considerar necesidades de capacitacin
Considerar participacin en inspecciones de diseo y construccin
Considerar participacin en revisin de documentos del proyecto
Considerar participacin en reuniones del proyecto
Considerar identificacin, almacenamiento y presentacin de mediciones de
calidad y del proceso
Considerar tiempos de viajes
Considerar disponibilidad de hardware, tools y otros recursos
Considerar proyecciones realistas de contratacin de personal y proveedores
Considerar el soporte a productos ya enviados a clientes
Listar suposiciones adicionales no contenidas en esta lista

Gestin del Tiempo Programacin de Actividades

Salidas
Proyecto programado
Gantt
Diagrama de red
Informacin de soporte
Lista de recursos actualizada
Plan de introduccin de cambios

Gestin del Tiempo

Diagrama de GANTT

Milestones
Mojones o Hitos
Indican la finalizacin de una etapa del proyecto
Razones para definir milestones:
evitar que se pierda una visin global del proyecto
reportar el estado del proyecto hacia arriba

Son indicados en la agenda sinptica del proyecto

97
ID
1

Tas k Nam e
Inicio Proyecto

Start
Mon 05/01/98

Anlisis de Requerimientos

Mon 05/01/98

Anlisis Aprobado

Objetivos del Producto

Documento Objetivos

Especif icacin de Req.

SRS Aprobada

Diseo y Codif icacin

Cdigo Aprobado

Fri 30/01/98

January 1998
W7
W13

April 1998
W19
W25

W31

July 1998
W37

Octobe r 199
W43
W49

05/01

30/01

Mon 26/01/98
Fri 20/02/98

20/02

Mon 16/02/98
Fri 27/03/98

27/03

Mon 09/03/98
Fri 15/05/98

10

Test de Unidad y Funcin

11

Testeo U&F aprobado

12

Test de Mdulo

13

Testeo M aprobado

14

Test del Sistema

15

Testeo Aprobado

Fri 16/10/98

16

Empaque y Envo

Mon 19/10/98

17

Sistema Disponible

18

W1

15/05

Mon 13/04/98
Fri 19/06/98

19/06

Mon 22/06/98
Fri 07/08/98

07/08

Mon 10/08/98

Fri 06/11/98

16/10

06/11

Heursticas de
asignacin de recursos
Resultados del CPM no consideran las
restricciones de recursos y por lo tanto generan
sobrecarga de recursos o una distribucin de
recursos poco eficiente.
Son necesarias reglas para nivelar recursos.

Perfil (o histograma)
de recursos:
Diagrama de barras que indica la
intensidad de uso de cada recurso.
Resalta las sobrecargas y
las subutilizaciones.

SOBRECARGA
100 %

Nivelacin de recursos y
cronograma

Etapa 1 - Usar slack

Una tarea con flotacin tiene cierto grado de libertad

respecto a cuando ser ejecutada
Podemos mover el inicio planeado para minimizar la
sobrecarga de recursos

Etapa 2 - Si podemos modificar la duracin del

proyecto
Modificar duracin de tareas para nivelar recursos

Etapa 3 - Reconsiderar:

Las duraciones estimadas

2. El anlisis de precedencia

Etapa 4 - Debemos modificar el alcance o

renegociar otras condiciones.

Otras Tcnicas Aplicables al

Desarrollo de Cronogramas
Compresin de la duracin,
tcnicas para acortar la
duracin del proyecto, sin
cambiar su alcance.
fast tracking (superposicin):
crashing : acortar con
ms recursos
mayo 1997

Curso de Gestin de Proyectos

21

fast tracking (superposicin):

ejecutar en paralelo actividades que
normalmente se realizaran
secuencialmente:

comenzar codificacin antes de terminar con

el diseo

ACORTAMIENT
O

Crashing
(acortamiento con + recursos):
se analizan compromisos entre cronograma y
costos, para obtener la mxima compresin
con el mnimo incremento de costo

se define para cada actividad:

Mi = mxima reduccin de duracin de
actividad i
Ci = costo asociado con reduccin de duracin
Ki = Ci/Mi
Buscar la actividad en el camino crtico con el
menor Ki.

Costo versus duracin:

$

Costo Acort.

Ki = Ci/Mi
Costo min.

Min.

ptima

duracin

Duracin total del proyecto:

Suma de las duraciones de la secuencia
de tareas crticas.
Puede haber caminos crticos paralelos.
El acortamiento de una tarea critica
puede cambiar el camino crtico.
La variacin de una tarea no crtica
puede cambiar el camino crtico y la
duracin total.

Total del proyecto.

El costo total es la suma de todos los
costos
Lo que interesa es la relacin
duracin total / costo total.
Puede haber beneficios por acortar el
proyecto que no son de ninguna tarea
sino del proyecto en su conjunto.

Control del programa:

A partir de reportes de desempeo real,
o de solicitudes de cambios:
se mide el desempeo del cronograma
se modifica (o actualiza), el programa.
Se toman acciones correctivas
se registran las lecciones aprendidas.

Gestin de Proyectos
Gestin de Costos del Proyecto

La Gestin de Costos

Es el proceso conducente a asegurar

que el proyecto se completa dentro
del presupuesto asignado.

La Gestin de Costos
Se compone de :
Planificacin de recursos, humanos y
materiales.
Estimacin de costos, de esos recursos.
Presupuestacin, juntar los costos de los
recursos con las actividades y el cronograma.
Control de costos.
Comparacin previsto-real,
y control de cambios.

Costo de ciclo de vida.

TRADE-OFF: Costo Proyecto
vs.
Costo Producto
Resolver en vista del menor costo global:

Costeo del Ciclo de Vida.

En algunos proyectos el desempeo en
rendimiento financiero del producto est fuera
del alcance del proyecto.

Cuidados
La gestin de costos debe servir a todos los
interesados del proyecto
Distintos interesados tienen distintas pticas,
requieren distintas medidas.
Si el desempeo de costos forma parte de
sistemas de retribucin o premiacin: cuidar la
separacin de costos controlables y no
controlables.

EVITAR SUBOPTIMIZACIN

Planificacin de Recursos
Entradas:

Estructura de Anlisis de Trabajo (WBS).

Informacin histrica
Formulacin del alcance
Pool de Recursos
Polticas de la organizacin.

Herramientas:

Juicios de expertos
Identificacin de alternativas.
Software de gestin de proyectos.

Salidas: Requerimientos de Recursos.

Tipo y cantidad de Recursos requeridos en cada actividad

prevista.

Estimacin de Costos
Entradas:

WBS (ver dependencia costo - tiempo)

Requerimientos de Recursos
Tarifas
Duraciones estimadas
Informacin histrica.
Plan de cuentas.

Estimacin de Costos
Herramientas y Tcnicas:
por analoga (top down).
por modelos parametrizados.
Por anlisis de cada actividad (buttom up).

Software de Gestin de Proyectos.

Especialmente para manejar alternativas.

Los estimados de costos se harn

a veces
en unidades fsicas, pero siempre en
unidades monetarias.

Lnea base de presupuestacin

Asignacin de costos a las actividades
programadas y
acumulacin en el tiempo (curva S).
acumulacin de costos
acumulacin de reservas, compromisos,
crditos
acumulacin de efectivo a pagar (salidas de
caja)

segn distintos interesados.

Curva S.

tiempo

Control de Costos.
Monitoreo del desempeo en costos.
Anlisis de variaciones (los porqu)
en cantidad
en tarifa (o precio).
Anlisis de consecuencias posteriores.

Control de cambios
registros
autorizaciones

Informacin a interesados.

Plan de Gestin de Costos

Cmo manejar variaciones.
Cuando introducir cambios.
Quin autoriza cambios.
Los cambios de presupuesto deberan
obedecer a un cambio de alcance del
proyecto, e integrarse en la gestin de
cambios del proyecto.

Control de costos
Represupuestar, si los cambios lo requieren.
Estimar Costo a la Finalizacin (EAC):
Real actual + presupuesto de lo faltante
Real actual + idem. corregido por factor de
desempeo hasta la fecha.
Real actual + presupuesto actualizado por cambios
en las condiciones.

REGISTRAR LECCIONES APRENDIDAS.