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Preparando La Conferencia
Preparando La Conferencia
Las diapositivas
Muchas de ellas suelen tener demasiado texto. La peor forma de
hacer una presentacin es encender PowerPoint y empezar a teclear
todas las ideas que tengas en listas (a tu audiencia se le har eterno).
En vez de eso intenta expresar con dibujos o grficos tus ideas.
Recurre al texto donde las imgenes te fallen. La nica excepcin es el
ttulo, que toda transparencia debera tener.
Utiliza siempre fuentes Sans-Serif (sin serifas o gracias). Son ms
fciles de leer desde el fondo de la sala. El propsito de las serifas es
relajar el ojo cuando ests leyendo pginas llenas de texto. Lo ideal es
que tu presentacin no tenga tanto texto como para justificar el uso de
las serifas. Una excepcin: las fuentes en las frmulas matemticas.
Ms de la mitad de las charlas a las que asisto utilizan texto
demasiado pequeo. Utiliza la fuente ms grande que quede atractiva
en la diapositiva; intenta no usar una menor de 24 puntos. Mejor an:
textos a 30 puntos y ttulos a 40.
La simplicidad es el mejor medio para transmitir informacin. Tu
audiencia tiene muy poco tiempo para asimilar qu hay en tu
transparencia, especialmente prestndote atencin todo el rato.
Algunos conferenciantes utilizan aadidos como logos del proyecto, el
ttulo o el nombre de la conferencia en cada diapositiva: no lo hagas.
Para diapositivas con frmulas uno de mis trucos favoritos es aadir
flechas y etiquetas que apunten a las variables de una frmula,
recordando a la gente qu significa cada una. Pocos recordarn la
nomenclatura que has utilizado en la diapositiva anterior.
A no ser que seas un excepcional orador y no cometas errores,
reserva entre minuto y medio y dos minutos por diapositiva.
Una charla de media hora o ms necesita ser dividida en secciones,
con un diapositiva-ttulo o una que remarque cada una de las nuevas
secciones. Si la charla es corta utiliza tu propio criterio. El objetivo de
estas diapositivas es avisar a tu audiencia de que se va a producir una
transicin y un cambio de tema, y sobre qu hablarn las siguientes
diapositivas.
Tu organizacin
El fallo ms comn es gastar demasiado tiempo en detalles tcnicos y
demasiado poco situando a la audiencia en el contexto. Una charla de
30 minutos o menos debe ser como publicidad del documento del que
hablas, no un reemplazo. Tu objetivo es convencer a los oyentes de
que deben leer tu trabajo. Este es un objetivo muy ambiguo; haz
hincapi en los aspectos ms importantes:
Cul es el problema que ests resolviendo?
Cul es la diferencia de fondo entre tu mtodo y los que se han
utilizado antes? Esto es, en realidad, una pregunta con dos partes, de
la cual normalmente slo se responde la segunda:
o Qu logra tu mtodo de trabajo que ningn otro ha hecho antes?
o Qu algoritmo permite a tu mtodo de trabajo lograr ms?
Qu es evidentemente mejor en tu mtodo en ciertas
circunstancias? (Y cuales son esas circunstancias).
Cul es la gran idea con que se tiene que quedar la gente cuando
salga de la charla? Si normalmente intentas transmitir cinco ideas es
probable que no lo consigas con ninguna. Si escoges una y trabajas en
ella seguramente tendrs xito.
Estas ideas generales deben estar siempre en tu mente cuando
escribas un trabajo. Son tan importantes que no voy a decir nada ms
sobre la organizacin. Pon estos aspectos primero cuando compongas
tu charla y sers uno de los mejores oradores de la conferencia.
Dejar aqu que otra persona diga algo sobre la organizacin. Me
encanta la siguiente cita del blog de Herman Haverkort:
El repaso
Cuando tus dispositivas estn terminadas, ojalas y mira cada uno de
los ttulos de ellas. Enfatizan los aspectos correctos? Apuesto a que
puedes mejorar al menos la mitad de ellos. El trabajo de cada ttulo es
colocar en contexto y decir a los oyentes qu ests intentando
transmitir con tus palabras. Cuando algn oyente se despierte en
mitad de la conferencia e intente prestar atencin de nuevo lo primero
que leern ser el ttulo de la diapositiva. Asegrate de que les dice
por qu ests hablando de algo que no estn entendiendo ahora
mismo.
Dar la conferencia
Practica.
Es obvio pero hay que decirlo. Haz un ensayo (incluso estando solo)
antes de hacerlo en pblico. Mejor an: hazlo dos o tres veces.
Punteros lser.
Realmente no me hacen gracia y esto es porque la mayora de la gente
los usa mal. Increblemente mal. Por otro lado un puntero telescpico
pasado de moda es mucho ms fcil de seguir con la vista.
Por supuesto, algunas salas tienen una pantalla demasiado grande
para un puntero fsico. Truco: cuando apuntes a algo con tu puntero
lser, hazlo firmemente. Muchas personas intentan rodear un objeto en
lugar de apuntarlo. Sabes qu? Nadie tiene ni idea de a qu ests
apuntando! He visto sentado cmo un conferenciante tras otro haca
esto y ninguna de las audiencias tena ni idea de a qu estaba
sealando.
Porttiles.
Antes de la charla recuerda apagar el salvapantallas. Adems piensa si
hay alguna aplicacin que puede intentar descargarse la ltima versin
de Real-Player en medio de la charla. (Este no es un caso de ejemplo).
Otra de las formas que tiene un orador para parecer estpido es
quedarse mirando a la pantalla de su porttil mientras habla. Est en
la naturaleza humana de tu audiencia el seguir tus ojos, as que
utilzala para tu provecho: cuando mires a la pantalla de proyeccin los
ojos de tu audiencia estarn donde t los quieres. Cuando mires a la
audiencia ellos escucharn lo que dices, pero cuando mires al portcil
se distraer y ni escucharn lo que dices ni vern lo que quieres que
vean. Intenta colocar la pantalla de tu porttil donde no puedas verla.
Presentacin.
Comienza la charla presentndote con tu nombre, aunque acabes de
ser presentado por otra persona siempre y cuando no haya sido una
presentacin larga y clara. A veces los que llevan la sesin confunden
los nombres o no usan bien el micrfono. La gente adems est
acabando sus conversaciones cuando ste te presenta. Por ltimo, la
gente que est al final de la sala seguramente no oy la presentacin
aunque a t te sonara increblemente clara.
conducted the analyses. If you still feel nervous about answering questions, prepare
additional slides that can answer questions you anticipate. A useful way to deal with
questions you are not prepared for is to say you want to think about the insightful
question and are willing to discuss it in more detail individually after the presentation.
Practice makes perfect! - As researchers we know this is fact yet we often ignore it. Allow
yourself enough time to practice your talk at least three times before going live on
stage, focusing on transitions, eye contact, and rate of speech, which are often
problematic when first giving a talk. Practice your talk in front of a diverse audience,
including your lab mates who likely know a lot about your research and can give
detailed comments, as well as friends or family outside of your research area who can
provide a more general perspective. It may also be useful to spend some time toying
with any equipment you may use, such as a laser pointer or projector, so that you
don't waste time during your presentation figuring out how to use it. The more
comfortable you feel during a talk, the clearer your message will be to the audience.
6. Make your speakers prepare. The tech and script are reviewed. The companies come
and go, but attendees keep coming back year after year, because we know what to expect
and we know it is quality.
7. Use junior people for real-time feedback. Producers have become celebrities
themselves and as such people tend to say kinder things about the conference to them
than they say to other people. It is wise for a producer to get feed back through junior
people at the conference, who hear the real scuttlebutt on rooms, food, seats, price,
speaker roster and so on. The real quality comes when you complain to a junior person
and then hear from a senior person who promises to try to make it better next time.
Plan very carefully what you can cover in the allotted time. You
have 25 minutes, and a conscientious session chair will ruthlessly
cut you off if you attempt to exceed that limit.
Design your slides with a large room and audience in mind. Use
large fonts so your slides are visible from far away. As a general
principle, don't put too much on each slide.
Given the time limit there's simply no way you can present all
the results in your paper, so don't even try. Think of your talk as
an advertisement -- your goal is to entice the audience into
wanting to read your paper. Motivate the problem; describe your
overall approach and your major results. If your work includes
experiments, pick a representative graph or two.
Don't put everything you want to say on your slides and then
read them during your talk. You will captivate your audience by
forcing them to listen to you, looking at the slides only for cues
and diagrams.
Keep your examples simple, emphasizing the main points, and
give the audience enough time to digest each example.
It is strongly recommended that you practice your talk several
times, especially if you haven't given many conference talks in
the past. Time your runs; get your friends to listen and criticize.
If you are not a native English speaker, make an effort to speak
slowly and clearly enough for a large audience to understand
you. Even if you are a native speaker, you will need to speak
loudly and clearly.