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Administración de Proyectos
Administración de Proyectos
Administracin de proyectos
Administracin de Proyectos II
9 B
19-Mayo-2015
INTRODUCCIN
Qu es un Proyecto?
Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con
fechas de inicio y fin definidas, encaminado a la creacin de un producto o
servicio nico y conforme a unos requisitos especficos, incluyendo limitaciones
de tiempo, coste y recursos. Algunas caractersticas de los proyectos son:
Pueden ser de larga duracin y estar sujetos a influencias externas e
internas.
Frecuentemente tienen restricciones de coste y recursos.
Crean productos entregables nicos entendiendo por productos
entregables los productos, servicios o resultados generados.
Se desarrolla en pasos, se define de forma general al comienzo del
proyecto, y se hace ms explcito y detallado a medida que el equipo del
proyecto desarrolla un mejor y ms completo entendimiento de los
objetivos y de los productos entregables.
Tienen una duracin limitada, con un comienzo y un final definido. El
final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o
cuando se cancela por quedar claro que los objetivos no pueden ser
alcanzados o porque la necesidad deja de existir.
El hecho de que tengan un comienzo y un fin definido, as como su desarrollo
gradual permite hablar de un ciclo de vida del proyecto. Por ciclo de vida se
entiende el conjunto de fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.
Relaciones entre Portafolios, Programas y Proyectos
Los tres estndares tienen una gran interrelacin, ya que uno es perteneciente
del otro y son indispensables para el cumplimiento estratgico. Aun que se
pueden realizar proyectos sin que formen parte de programas, estos
estndares muestran lineamientos necesarios para su correcta gestin.
Los grupos de procesos de la direccin del portafolio, contienen procesos que
son necesarios para identificar, categorizar y evaluar los componentes que
formarn parte del portafolio que posteriormente se seleccionarn, priorizarn y
autorizarn para llevarse a cabo, de esta manera se evita que se d inicio a
componentes que son innecesarios para el cumplimiento de la estrategia
organizacional.
El estndar de la direccin del portafolio, funciona como una gua que describe
una serie de pasos que son necesarios para gestionar mltiples programas (es
decir, mltiples proyectos y actividades que no son proyectos con actividades
que son parte del programa). Adicional a esto, este estndar proporciona un
lxico comn que es empleado para lograr una eficiente y eficaz comunicacin
y coordinacin entre los que intervienen a los largo de su gestin.
Los equipos del proyecto estn constituidos por miembros con diferentes
antecedentes, expectativas y objetivos individuales. El xito global del proyecto
depende del compromiso del equipo del proyecto, el cual est directamente
relacionado con su nivel de motivacin.
En un proyecto, la motivacin implica la creacin de un ambiente del proyecto
que cumpla con los objetivos del proyecto, a la vez que ofrezca una
satisfaccin personal mxima relacionada con lo que las personas ms valoran.
Estos valores pueden incluir la satisfaccin profesional, un trabajo estimulante,
una sensacin de
realizacin, logro y crecimiento, una compensacin
financiera suficiente, y otras recompensas y reconocimientos que la persona
considera necesarias e importantes.
COMUNICACIN
La comunicacin ha sido identificada como una de las mayores y nicas
razones del xito o fracaso de un proyecto. Es esencial que exista una
comunicacin eficaz dentro del equipo del proyecto, entre el director del
proyecto, los miembros del equipo y los interesados externos. La transparencia
en la comunicacin permite el trabajo en equipo y conduce a un alto
desempeo. Mejora las relaciones entre los miembros del equipo del proyecto y
crea una confianza mutua.
Un componente importante de las comunicaciones consiste en escuchar. Las
tcnicas para escuchar, a la vez activas y eficaces, proporcionan al usuario una
comprensin profunda de las reas problemticas, de las estrategias de
negociacin y gestin de conflictos, de la toma de decisiones y de la resolucin
de problemas.
INFLUENCIA
La influencia es una estrategia que consiste en compartir la autoridad y
apoyarse en las habilidades interpersonales para hacer que otros cooperen en
la consecucin de metas comunes.
El uso de las siguientes pautas puede influenciar a los miembros del equipo:
Dirigir con el ejemplo y cumplir cabalmente los compromisos.
Aclarar la forma en que se va a tomar una decisin.
Utilizar un estilo interpersonal flexible y adaptarlo de acuerdo con la
audiencia.
Ejercer el poder con habilidad y cautela. Pensar en relaciones de
colaboracin a largo plazo.
TOMA DE DECISIONES
Existen cuatro estilos bsicos de toma de decisiones que los directores del
proyecto utilizan normalmente: ordenar, consultar, consensuar y lanzar la
moneda (aleatorio). Existen cuatro factores principales que afectan el estilo de
la toma de decisiones: las restricciones de tiempo, la confianza, la calidad y la
aceptacin. Los directores del proyecto pueden tomar decisiones
individualmente o hacer que el equipo del proyecto participe en este proceso.
CONOCIMIENTOS POLTICOS Y CULTURALES
Las polticas organizacionales son inevitables en los ambientes de trabajo
debido a la diversidad de normas, antecedentes y expectativas de las personas
implicadas en un proyecto. El uso hbil de la poltica y el poder ayudan al
director del proyecto a tener xito. Por el contrario, ignorar o evitar la poltica
del proyecto, as como el uso inapropiado del poder, pueden generar
dificultades en la direccin de un proyecto.
NEGOCIACIN
La negociacin es la estrategia que consiste en dialogar con las partes que
tienen intereses compartidos u opuestos, con el propsito de lograr un
compromiso o llegar a un acuerdo. La negociacin es una parte integral de la
direccin de proyectos y, bien realizada, incrementa las probabilidades de xito
del proyecto. Las siguientes habilidades y conductas son tiles para una
negociacin exitosa:
Analizar la situacin.
Diferenciar entre necesidades y deseos, tanto suyos como de los otros.
Centrarse en los intereses y asuntos ms que en las posiciones.
Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser realista.
Cuando se est haciendo una concesin, actuar como si se tratara de
una concesin importante y no de una renuncia.
Asegurarse siempre de que ambas partes se sientan como si hubiesen
ganado. Esto es negociar en una atmsfera de tipo ganar-ganar. Nunca
permitir que la otra parte sienta que le sacaron ventaja.
Escuchar atentamente y explicar en detalle.
Rol
Etiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable
la persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de
negocios, etc.
Autoridad
Derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y firmar
aprobaciones.
Responsabilidad
Trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para
completar las actividades del proyecto.
Competencia
Habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades del
proyecto.