Oficina de Planeamiento Estratgico

Oficina de Planeamiento Estratgico

DIRECTIVA N 001 - 2012 HBC-SBS-PE
ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS DEL HOSPITAL DE BARRANCA.

I OBJETIVO
Establecer las normas de carcter tcnico, criterios y procedimientos para la
elaboracin del Manual de Procesos y Procedimientos, del Hospital de
Barranca, Direccin Red de Salud Barranca y Cajatambo comprendidas en el
alcance de la presente Directiva que coadyuve al establecimiento de un
adecuado control interno.
II FINALIDAD
Lograr que las unidades orgnicas del Hospital de Barranca, Direccin Red de
Salud Barranca y Cajatambo adopten un proceso uniforme concerniente a la
elaboracin de los manuales de procedimientos administrativos de nuestra
institucin
III BASE LEGAL

Constitucin Poltica del Per.

Ley N 27658 - Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado.

Ley N 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

Decreto Legislativo N 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa

y de Remuneraciones del Sector Pblico.

Decreto Supremo N 005-90-PCM - Reglamento de la Ley de Carrera

Administrativa.

Decreto Supremo N 013-2002-SA Aprueba el Reglamento de la Ley

N 27657 - Ley del Ministerio de Salud.

Decreto Supremo N 023-2005-SA Aprueba el Reglamento de

Organizacin y Funciones del Ministerio de Salud y modifica el
Reglamento de la Ley 27657.

Decreto supremo N 043-2006-PCM Aprueban lineamientos para la

elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
por parte de las entidades de Administracin pblica.

Oficina de Planeamiento Estratgico

Decreto Supremo N 043-2004-PCM Aprueban Lineamiento para la

elaboracin y Aprobacin del Cuadro de Asignacin de personal CAP
de las entidades de la Administracin Pblica.

Resolucin Jefatural N 059-77-INAP/DNR Aprueba la Directiva N

002-77-INAP/DNR - Normas para la Formulacin de los Manuales de
Procedimientos de las entidades de la Administracin Publica.

Resolucin Jefatural N 109-95-INAP/DNR - Aprueba la Directiva N

002-95-INAP/DNR Lineamientos Tcnicos para Formular los
Documentos de Gestin en un Marco de Modernizacin Administrativa.

Resolucin Ministerial N 603-2006/MINSA, que aprueba la Directiva

No007-MINSA/OGPP-V: O2: Directiva para la Formulacin de
Documentos Tcnicos Normativos de Gestin Institucional y
modificatorias

Ordenanza Regional N 014-2008-CR-RL Aprueban Reglamento de

Organizacin y Funciones y Cuadro de asignacin de Personal de
diversas entidades de la Direccin Regional de Salud.

Ordenanza Regional N 001-2010-CR-RL, aprueba la modificacin del

Cuadro para Asignacin de Personal de la Direccin Regional de Salud
Lima y sus Unidades Ejecutoras.

IV ALCANCE
Las Normas de la presente Directiva, sern de aplicacin por las Unidades
Orgnicas que requieran formular su manual de procedimiento.
V VIGENCIA.
La presente directiva

rige

desde el da siguiente de su aprobacin y su

aplicacin es para las Acciones de Elaboracin que se inicien a partir de esa

fecha.
VI DISPOCICIONES GENERALES.
6.1

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS es el documento tcnico

normativo de gestin que establece los objetivos funcionales generales
y especficos de los procesos organizacionales.

6.2

El Manual de procedimientos (MAPRO) Es Un Documento de Gestin

que describe con detalle

y en forma ordenada

y sistemtica, la

informacin y/o instrucciones sobre los procedimientos de una

Oficina de Planeamiento Estratgico

dependencia que se consideran necesaria para

ejecutar alguna

actividad, tarea o funcin

6.3 Manual de Procesos y Procedimientos.- Es un documento tcnico
de sistematizacin normativa que contiene la descripcin detallada de
la secuencia de acciones que se siguen para la ejecucin de los
procesos organizacionales, en el nivel de sub procesos o actividades,
en los que interviene una o ms unidades orgnicas. El Manual incluye
los cargos o puestos de trabajo que intervienen, precisando sus
responsabilidades y participacin y contiene modelos de formatos,
documentos e instrucciones para la automatizacin del flujo de
informacin y para el uso de mquinas o equipos a utilizar en caso
necesario y cualquier otro documento o informacin como dato
necesario para el correcto desempeo del procedimiento.
6.4

El MAPRO tambin se constituye en un instrumento tcnico que

incorpora la informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de
las acciones, etapas u operaciones concatenadas entre si, que se
constituyen en una unidad para la realizacin de una funcin, actividad
tarea especifica en el Hospital de Barranca, Direccin Red de Salud
Barranca y Cajatambo.

6.5

El MAPRO incluye adems los puestos y unidades orgnicas que

intervienen precisando su responsabilidad y participacin.

6.6 En el se encuentra registrada y trasmitida sin distorsin la informacin

bsica referente al funcionamiento de todas las unidades orgnicas,
facilita las labores de auditoria, la evaluacin y el control interno y su
vigilancia, la conciencia de todos los servidores de la institucin y sus
jefes de que el trabajo que se esta realizando es adecuado o no.
VII CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
7.1 El Manual de Procesos y Procedimientos deber presentar el siguiente
esquema:
Cartula
ndice
Captulo I

Introduccin

Oficina de Planeamiento Estratgico

Captulo II Objetivo del Manual
Captulo III Base Legal
Cartula de identificacin de procesos y subprocesos indicando los
procedimientos que lo conforman
Captulo IV Procedimientos
Cartula de identificacin de los procesos y procedimientos,
agrupados

por

proceso

por

reas,

unidades

debidamente

jerarquizadas.
- Nombre del Procedimiento
- Cdigo
- Objetivo del Procedimiento
- Alcance
- Base Legal
- ndice de Perfomance
- Normas o disposiciones especficas u operativas.
- Descripcin del procedimiento
- Entradas
- Salidas
- Definiciones (Glosario de trminos)
- Registros
- Anexos (Diagrama de flujo del procedimiento, formularios
y/o impresos)
7.2 Procedimiento para la formulacin del Manual de Procesos y
Procedimientos
Las entidades debern efectuar el siguiente procedimiento:

a) Las unidades Orgnicas, identificarn las actividades de los

Subprocesos o Procesos que les corresponde, as como los
Procedimientos para su desarrollo, solicitando asistencia tcnica
a la Oficina de Planeamiento Estratgico ( rea Organizacin o
quien haga sus veces de ser necesario.)

b) El rea de Organizacin o quien haga sus veces en la entidad,

dar conformidad a las actividades de los procesos y

Oficina de Planeamiento Estratgico

procedimientos que le corresponde desarrollar a las unidades
orgnicas y en los casos pertinentes asignar un profesional
para la asistencia tcnica para el diseo de los procedimientos.

c) Las unidades orgnicas efectuarn las siguientes acciones:

Disear los procedimientos identificados para sus reas tal

como se desarrollan actualmente, utilizando para ello los
formatos del Anexo 1.

Analizar la secuencia del procedimiento evaluando la

importancia de cada uno de sus pasos en relacin a su
aporte para la prestacin del servicio.

En base al anlisis efectuado disearn la propuesta de

mejora del procedimiento de ser necesario solicitando la
asistencia tcnica a la Oficina de Planeamiento Estratgico
(rea) Organizacin o quien haga sus veces.

La rea de Organizacin o quien haga sus veces evaluar el

procedimiento mejorado o rediseado y gestionar su
aprobacin mediante Resolucin Directoral.

d) Las

unidades orgnicas, redactarn los procedimientos

mejorados o simplificados utilizando el formato Ficha de

Descripcin

del

Procedimiento

(F-ORG-10.0),

segn

las

instrucciones del Anexo 1 y los presentarn en impreso y medio

magntico a la rea de Organizacin o la que haga sus veces en
la entidad respectiva.

e) La Oficina de Planeamiento Estratgico (rea) Organizacin o

quien haga sus veces, deber identificar las interrelaciones a
nivel de los procedimientos a fin de unificar los procedimientos a
nivel de la entidad, para lo cual se efectuar su simplificacin y

Oficina de Planeamiento Estratgico

estandarizar los procedimientos similares desarrollados por los
diferentes rganos de distinta manera.

7.3 Aprobacin y Difusin del Manual de Procesos y Procedimientos

Las entidades debern efectuar el siguiente procedimiento:

a) El Manual de Procesos y Procedimientos ser aprobado por

Resolucin Directoral emitida por el Titular de la entidad, segn
corresponda.

b) Aprobado el Manual de Procesos y Procedimientos, las

entidades debern editarlo e imprimirlo en formato A4 A3
(grficos), distribuyendo los ejemplares en la siguiente forma:

Un ejemplar, para cada Unidad Orgnica de la Entidad.

Un ejemplar impreso y en medio magntico para la Oficina

de Organizacin o la Oficina que haga sus veces en la
respectiva Entidad.

Un ejemplar, para el rgano de Control Institucional de la

Entidad.

Un ejemplar y un C D, para su publicacin en la pgina Web

del Hospital de Barranca por la Unidad de estadstica E
Informtica.

Un CD para la Oficina General de Estadstica e Informtica,

para ser archivado en la base de datos oficial de Direccin
Regional de Salud Lima

c) Los Directivos de las unidades orgnicas, son responsables de

la difusin y cumplimiento del Manual de Procesos y
Procedimientos en las unidades orgnicas a su cargo. Los
Titulares de las Entidades son responsables del control y
verificacin del cumplimiento de esta disposicin.

Oficina de Planeamiento Estratgico

VIII. ETAPAS DE PROCESOS DE ESTUDIOS, ELABORACIN

IMPLEMENTACION.

8.1 ESTUDIOS Y DETALLE DEL MAPRO:

8.1.1 El MAPRO contiene la descripcin de las operaciones y los
procedimientos que se ejecutan en las unidades orgnicas para la
realizacin de sus actividades y/o funciones, incluyendo los
puestos

de

trabajo,

participacin, as

precisndose

su

responsabilidad

como los formatos o formularios que se

utilizaran para ello.

8.1.2 Los procedimientos deben de guardar coherencia con los
dispositivos legales y/o administrativos vigentes que regulan el
accionar de cada unidad orgnica, tales como el ROF, MOF,
TUPA y otras normas que correspondan.
8.1.3 La informacin que se presente en cada procedimiento debe ser
completa, concisa, clara, de fcil manejo e identificacin y de
poca extensin, de acuerdo a los anexos y formatos establecidos
en la presente directiva.
8.1.4 EL MAPRO contiene dos (02) secciones, que son las siguientes:
TEXTO: el procedimiento se expresa por escrito, precisando las
informaciones o instrucciones que contenga. Se escriben y
enumeran las operaciones que integran el procedimiento en
orden cronolgico, precisando en qu consiste cada operacin,
quin debe ejecutarla, cundo, dnde y para qu debe ejecutarse
la misma.
Diagrama: el procedimiento se presenta en forma de diagrama a
travs de su respectiva representacin grafica y simplificada,
expresando la secuencia y el curso de las operaciones que lo
compone.
8.1.5

El

MAPRO

ser

presentada

por

cada

Unidad,

Oficina,

Departamento y servicio del Hospital Barranca, el cual deber

incluir los procedimientos que la integran.

Oficina de Planeamiento Estratgico

8.2 ANEXOS Y FORMATOS:
Los siguientes documentos forman parte de la presente directiva:
Ficha N 01 Inventario de Procedimientos.
Anexo N 1 Ficha de Descripcin de Procedimiento.
Anexo N 2 Metodologa para Diagramar los Procedimientos Diagrama de Bloques.
Formato

Diagramacin

de

las

actividades

por

procedimientos.

8.3 Identificacin de los procedimientos.

Las unidades orgnicas

primero

identificaran

todos

los

procedimientos a su cargo y de los cuales es responsable.

Para

identificar

caractersticas

procedimientos

siguientes,

debern

comunes

considerar

las

todo

de

tipo

procedimientos.
Un procedimiento compromete la realizacin de mas de una
operacin hacia un objetivo
Las operaciones constituyen una secuencia, es decir el
resultado

de una accin, compromete y/o da origen

a la

siguiente.
Alguna operacin se realizan dentro de la organizacin, otras
fuera de ellas.
Las operaciones son rutinarias y repetitivas.
Todas

las acciones de un procedimiento son identificables,

desde la que se inicia ,hasta que se concluye

IX. DISPOSICIONES FINALES:

9.1 La presente directiva deja sin efecto toda aquella normatividad de carcter
interno que contravenga lo dispuesto en la misma.
9.2 La presente Directiva entrar en vigencia a partir del da siguiente de su
aprobacin, mediante Resolucin Directoral y ser publicado en el portal
institucional del Hospital Barranca.

Oficina de Planeamiento Estratgico

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Ficha N

DIRECCION GENERAL
Departamento de
N
Orden

Procedimiento y/o
Documento de origen

Denominacin del
Procedimiento

Resultado/
Usuario
Producto

FECHA

..
FIRMA Y SELLO DEL JEFE

Base
Legal

Oficina de Planeamiento Estratgico

Anexo N 1
Ficha de Descripcin de Procedimiento
Proceso (1):
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
(2):

FECHA (3):
CODIGO (4):

PROPOSITO (5):

ALCANCE (6):

MARCO LEGAL (7):

INDICES DE PERFORMANCE (8)

INDICADOR (8a)

UNIDAD DE
MEDIDA 8b)

FUENTE (8c)

RESPONSABLE (8d)

NORMAS (9)

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS (10)

INICIO

NOMBRE (11a)

ENTRADAS (11)
FUENTE (11b)
FRECUENCIA
(11c)

TIPO (11d)

NOMBRE (12a)

SALIDAS (12)
DESTINO (12b)
FRECUENCIA
(12c)

TIPO (12d)

DEFINICIONES
(13):
REGISTROS (14):
ANEXOS (15):

Oficina de Planeamiento Estratgico

INTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL ANEXO N 1

(1)Proceso: Se deber colocar el nombre del proceso del que forma parte
establecidos en el Reglamento de la Ley N 27657 Ley del Ministerio de
Salud, aprobado mediante Decreto Supremo N 013-2002-SA. Ejemplo:
Proceso de Financiamiento.
(2)Nombre del Procedimiento: Anotar el nombre que identifique al
procedimiento.
Ejemplo: Elaboracin del Presupuesto Institucional del MINSA.
(3)Fecha: Colocar la fecha de aprobacin o actualizacin del procedimiento en
formato da/mes/ao.
(4)Cdigo: Se deber colocar la expresin numrica que identificara al
procedimiento.
(5)Propsito: Se deber colocar el logro a alcanzar con el cumplimiento del
procedimiento.
Ejemplo: Gestionar la asignacin de recursos a la entidad.
(6)Alcance: Se deber colocar la denominacin de las unidades orgnicas a las
cuales comprende el mbito del procedimiento. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de
Presupuesto, Oficina Ejecutiva de Planeamientos y Gestin Institucional y
Oficina Ejecutiva de economa del Ministerio y las Unidades Ejecutoras.
(7)Marco Legal: Se deber colocar las normas legales sobre las cuales se
sustenta el procedimiento a desarrollar. Ejemplo: Ley de Gestion
Presupuestaria, Ley del Presupuesto 2003, etc.
(8)Indices de Performance: Se deber considerar los indicadores bsicos de
tiempos costos, estndar de calidad, produccin, ratios de eficiencia y eficacia,
productividad. La informacin relativa al indicador y esta compuesta de cuatro
puntos: Indicador, Unidad de Medida, Fuente y Responsable.
(8a) Indicador: Se deber colocar la denominacin del indicador o indicadores
necesarios para medir el cumplimiento del procedimiento. Ejemplo: Numero de
das utilizados/% de atenciones
(8b) Unidad de Medida: Se deber colocar la unidad de medida del indicador.
Ejemplo: das, porcentaje.
(8c) Fuente: Se deber colocar la fuente, registros o series histricas de donde
obtener la informacin para la obtencin del indicador. Ejemplo: Directiva de
Presupuesto, Registro de entrada y salida de documentos de la oficina
respectiva.
(8d) Responsable: Se deber colocar a cargo de quien estar a cargo la
medicin del indicador.
Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto.
(9) Normas: Se deber colocar las normas tcnicas especficas sobre las
cuales se sustenta el procedimiento a desarrollar. Ejemplo Directiva para la
formulacin del Presupuesto.
(10) Descripcin de Procedimientos: Se deber colocar las unidades orgnicas
y cargos que intervienen en el procedimiento y de una forma secuencial las
acciones necesarias para desarrollar el procedimiento. Dichas acciones
debern estar redactadas en tiempo presente, en todo procedimiento se debe
considerar un inicio y Fin.
Ejemplo: Registra Informacin, Consolida Informacin, Obtiene Reportes.

Oficina de Planeamiento Estratgico

(11) Entradas: Son los insumos del procedimiento que puede ser de inicio o
parciales durante la secuencia de operaciones, y est compuesto de cuatro
puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo
(11a) Nombre: Se deber colocar la denominacin del documento que sirve de
entrada al procedimiento. Ejemplo: Presupuesto de la Unidades Ejecutoras.
(11b) Fuente: Se deber colocar de donde procede el documento de entrada.
Ejemplo: Oficina de Economa
(11c) Frecuencia: Se deber colocar el nmero de veces que recibe el
documento.
Ejemplo: 1 (S=Semestral), 1 (M= Mensual), 1 (S= Semanal), 1 (D= Diario)
(11d) Tipo: Se deber colocar si el insumo de entrada es mecanizado o
manual.
(12) Salidas: Son los productos del procedimiento que puede ser final o
parciales durante la secuencia del procedimiento consta de cuatro puntos:
Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo.
(12a) Nombre: Se deber colocar la denominacin del documento y/o producto
de salida.
Ejemplo: Presupuesto Institucional del Pliego MINSA.
(12b) Destino: Se deber colocar a donde se remitir el documento de salida.
Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto
(12c) Frecuencia: Se deber colocar el nmero de veces que se emite el
documento.
Ejemplo: 1 (S=Semestral), 1 (M= Mensual), 1 (S= Semanal), 1 (D= Diario)
(12d) Tipo: Se deber colocar si el producto de salida es mecanizado o manual.
(13) Definiciones: Se deber colocar las definiciones necesarias para
esclarecer el procedimiento.
Ejemplo: Asignacin Presupuestal, Calendario de compromiso
(14) Registros: Se deber colocar y anexar los formatos necesarios para
complementar el procedimiento.
(15) Anexos: Se deber colocar y anexar la informacin necesaria para
complementar el procedimiento.
Ejemplo: Flujo gramas. Formatos, Instructivos de formatos, Uso de equipos de
trabajo, etc.
Indicaciones Finales
El formato est diseado en Word debe ser llenado por computadora y utilizar
letra tamao 10.
Cada formato deber contener la informacin de un procedimiento en forma
dependiente que permita ser reemplazada en caso sea necesario modificar o
eliminar.

Oficina de Planeamiento Estratgico

Anexo N 2
Metodologa para Diagramar los Procedimientos - Diagrama de Bloques

1. Conceptos a tener en Cuenta:

1.1 Procedimiento: es la secuencia de las acciones entre s, que
ordenadas en forma lgica permiten cumplir con un fin u objetivo
predeterminado.

1.2 Diagrama de Bloques: es una forma de representacin grfica de un

procedimiento, que permite la visualizacin y/o anlisis de los
procedimientos siguientes:
Documentos
Acciones
Recorridos
Tiempos necesarios

1.3 Etapa: es una parte importante de un procedimiento, dentro de la cual

se desarrolla un conjunto de acciones secuenciales y paralelas que
permiten el desarrollo del mismo. Para efectos prcticos, puede
considerarse como una etapa al conjunto de acciones realizadas en
cada unidad orgnica que interviene en un mismo procedimiento.

2. Disposicin en el Diagrama de Bloques:

El diagrama comprende lo siguiente:
2.1 rea encargada de realizar el procedimiento
2.2 Nombre del Procedimiento
2.3 Etapas del procedimiento
2.4 reas por las que fluye el procedimiento; estar dividida en columnas,
correspondiendo cada una de ellas a las unidades orgnicas que
intervienen en el procedimiento. Estas columnas estarn en blanco a fin
de colocar en ellas el circulo del procedimiento y los smbolos de
descripcin que son el lenguaje convencional de este tipo de diagramas.
2.5 Descripcin de cada una de las etapas del procedimiento

Oficina de Planeamiento Estratgico

2.6 Tiempos de de demora necesario para la realizacin de cada etapa del
procedimiento
2.7 Observaciones. Si es necesario especificar alguna norma referida al
procedimiento
2.8 Finalidad del procedimiento
2.9 Base legal del procedimiento
2.10 Requisitos para iniciar el procedimiento (solo si es necesario)
2.11 Frecuencia con la que se realizara el procedimiento
2.12 Visto bueno del encargado del rea

3. Elementos que combina el Diagrama de Bloques:

Mediante smbolos adecuados se representan:
Documentos que inician o se van generando el desarrollo del
procedimiento.
Las acciones y/o etapas que integran el procedimiento
El sentido de desplazamiento, flujo o recorrido
Las unidades administrativas y/o puestos de trabajo donde se
realiza cada accin
Referencia

tiempos

empleados

en

cada

etapa

del

procedimiento.

4. Smbolos de representacin
4.1 De acciones: para representar una accin se graficara un rectngulo,
dentro del cual se la describir en forma breve. En caso del rectngulo sea muy
reducido para describir las acciones, se utilizaran dos o ms rectngulos unidos
por una flecha:

Oficina de Planeamiento Estratgico

4.2 De formularios o documentos: cuando se trate de representar

formularios, correspondencia o cualquier tipo de documentacin, se graficara
un rectngulo con la base cortada por una curva semi-sinusoidal, anotando en
su interior el tipo de documento de que se trata:

Si el documento a representar tuviera copias, se graficaran las copias en la

parte posterior derecha del original:

4.3 De archivo: para representar el almacenamiento o archivamiento de un

documento se graficara un triangulo:

Cuando se trate de archivos distintos, se numeran los tringulos en orden

secuencial:

4.4. De decisin: para representar una accin de decisin se graficara un

rombo, dentro del cual se describir la accin y en el ngulo se colocara la
alternativa:
NO

VB

SI

Oficina de Planeamiento Estratgico

4.5 De traslado y transporte: para presentar el desplazamiento del o los

documentos se graficara una flecha:

4.6 De inicio o trmino: para dar inicio o trmino a un diagrama de flujo se

podr emplear la figura siguiente:

INICIO

TERMINO

Oficina de Planeamiento Estratgico

FORMATO N 1

DISPOSICION EN EL DIAGRAMA DE BLOQUES

UNIDAD ORGANICA:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
AREAS
ETAPAS

FINALIDA
D

INTERESAD
O

REQUISITOS

DESCRIPCION

TIEMPO
DIA HORAS
S

BASE LEGAL

OBSERVACION
ES

FRECUENCIA

VB Jefe

FECHA:./../