INFORME N 001-2014-FCSUNMSM

: LIC. JOSE VILLA CORDOVA

DE

: VANESSA AYALA JOYA

ASUNTO : Necesidad de ambiente para el Sistema de Digitalizacin y

Gestin Documental.
FECHA

: 11 de mayo 2014

1 .- ASPECTOS GENERALES:
Con la finalidad de sostener una adecuada administracin de la informacin,
mediante mecanismos eficientes que optimicen y modernicen la Gestin
interna, la Direccin General de Control y Supervisin de Comunicaciones
(DGCSC), elaboro entre otros proyectos, dos fundamentales.
Digitalizacin y Gestin Documental.
Entindase por:
Digitalizacin.Es el proceso de transformar informacin analgica (fsica) en
digital (captura de imagen). La Digitalizacin de documentos es el
mecanismo mas sencillo, eficiente
y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes
volmenes de documentos, en forma digital.
Gestin Documental.Es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse ,
asegurar la conservacin indefinida de los documentos de mayor
valor, segn su naturaleza.
2.- ANTECEDENTES:
Luego de clasificar la informacin y establecer un ambiente para su
acopio, se organizo
un plan para enfrentar el siguiente problema:
atender eficazmente los requerimientos de informacin por parte de los

usuarios internos de la DGCSC, siendo los documentos mas requeridos por los
usuarios expedientes de homologacin, sanciones, resoluciones, oficios y
memos.
De los resultados obtenidos del proyecto piloto se decidi implementar un
SISTEMA DE PRODUCCION DE ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS,
adquiriendo (1) servidor y (6) scanner de mediana produccin. Al personal se le
capacito sobre el uso del software, asi como de los equipos brindados por el
suscrito y la empresa proveedora de las licencias y equipos.
3.-GESTION DOCUMENTAL:
Mediante la organizacin y clasificacin de la documentacin de la DGCSC se
estableci que existen dos grandes volmenes de informacin acopiados en
dos ambientes (i y ii)
De lo clasificado se ha identificado que el 100% de la informacin consiste en:
Expedientes de homologacin y sanciones. 60%
Documentos de Gestin ( informacin administrativa llmese
oficio, memos, etc. que emiten las coordinaciones de la DGCSC
Cabe mencionar que el proceso de organizacin se realiza de acuerdo a las
normas establecidas por el ARCHIVO ENERAL DE LA NACION (AGN), normas
internas del MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES (MTC) y
siguiendo los lineamientos establecidos por la CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPUBLICA (CGR) en las normas de control interno as como de la gua para la
implementacin del sistema del control interno de las entidades del estado.
AMBIENTE 1
rea aproximadamente 5m de largo por 4 de ancho y 2m de alto, en este
ambiente se tienen 20m lineales (ml) de documentos.
AMBIENTE 2
rea aproximadamente 6m de largo por 6m de ancho y 2m de alto, que cuenta
con 3 anaqueles donde se tiene la siguiente informacin:
Expedientes homologacin ocupando hasta el 90% de su capacidad de
almacenamiento, esta documentacin son solicitadas constantemente por las
coordinaciones que correspondan