MANUAL DE FUNCIONES

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NDICE
Contenido
1.1

STAFF GERENCIAL ..................................................................................................................................... 3

1.1.1

GERENTE GENERAL ............................................................................................................................... 3

1.1.2

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ................................................................................... 5

1.1.3

GERENTE DE OPERACIONES ............................................................................................................... 7

1.2

STAFF TCNICO ........................................................................................................................................ 10

1.2.1

TCNICO HIDRULICO ........................................................................................................................ 10

1.2.2

TCNICO DE CALEFACCIN............................................................................................................... 11

1.2.3

TCNICO ELCTRICO........................................................................................................................... 12

1.2.4

DISEO TCNICO .................................................................................................................................. 13

1.2.5

CHOFER 2 ................................................................................................................................................. 14

1.3

STAFF ADMINISTRATIVO ...................................................................................................................... 15

1.3.1

ASISTENTE CONTABLE........................................................................................................................ 15

1.3.2

ASISTENTE ADMINISTRATIVO ......................................................................................................... 17

1.3.3

BODEGUERO ........................................................................................................................................... 19

1.3.4

CHOFER 1 ................................................................................................................................................. 21

1.3.5

CONSERJE ................................................................................................................................................ 21

1.3.6

MENSAJERO............................................................................................................................................. 22

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1.1 STAFF GERENCIAL
1.1.1 GERENTE GENERAL
Funciones y Autoridad
El Gerente General de Nitzan acta como representante legal de la empresa, fija las
polticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parmetros fijados por la
casa matriz.
Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeo
organizacional, junto con los dems gerentes funcionales planea, dirige y controla las
actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos,
administrativos y operacionales de la organizacin.
Acta como soporte de la organizacin a nivel general, es decir a nivel conceptual y de
manejo de cada rea funcional, as como con conocimientos del rea tcnica y de aplicacin
de nuestros productos y servicios.
Es la imagen de la empresa en el mbito externo e internacional, provee de contactos y
relaciones empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer negocios a largo
plazo, tanto de forma local como a nivel internacional.
Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios
que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.
Sus principales funciones:

Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los

factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la
empresa.

Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

A travs de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias

desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo.

Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la
menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos
disponibles.

Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios

para el desarrollo de los planes de accin.

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Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional

liderada por su gerente.

Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la

empresa.

Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para

potenciar sus capacidades.

Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos y ejecutar los planes y

estrategias determinados.

Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y

grupos organizacionales.

Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y

estndares de ejecucin (autocontrol y Control de Gestin).

Otras actividades
Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el
fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeo de la
empresa.

Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologas o

materias primas, insumos y productos ms adecuados.

Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado.

Se encarga de la contratacin y despido de personal.

Est autorizado a firmar los cheques de la compaa, sin lmite de monto.

Cualquier transaccin financiera mayor como obtencin de prstamos, cartas de

crdito, asignacin de crditos a clientes, etc. deben contar con su aprobacin.

Jefe Inmediato: Reporta al Directorio de accionistas

Supervisa a: Gerente Financiero, Gerente de Operaciones.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por las gerencias que el designe en reas especficas de accin .
Delegaciones especficas se realizarn a travs de memorndum.

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1.1.2 GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Funciones y Autoridad
El gerente administrativo financiero tiene varias reas de trabajo a su cargo, en primer
lugar se ocupa de la optimizacin del proceso administrativo, el manejo de las bodegas y el
inventario, y todo el proceso de administracin financiera de la organizacin.
Sus responsabilidades son:

Anlisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

Anlisis de la cantidad de inversin necesaria para alcanzar las ventas esperadas,

decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos).

Ayudar a elaborar las decisiones especficas que se deban tomar y a elegir las
fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las
variables de decisin incluyen fondos internos vs. Externos, fondos provenientes
de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a largo plazo
vs. Corto plazo.

La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos

que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarn
ingresos. Esta rea representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de
estructura del capital de la empresa.

Anlisis de las cuentas especficas e individuales del balance general con el objeto
de obtener informacin valiosa de la posicin financiera de la compaa.

Anlisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.

Control de costos con relacin al valor producido, principalmente con el objeto de

que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.

Anlisis de los flujos de efectivo producidos en la operacin del negocio.

Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la

organizacin y maximizar el valor de la misma.

El gerente financiero interacta con las otras gerencias funcionales para que la
organizacin opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que
tengan implicaciones financieras debern ser consideradas. Por ejemplo, las
decisiones de negocios de la gerencia general afectan al crecimiento de ventas y,

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consecuentemente modifican los requerimientos de inversin, por lo tanto se deben
considerar sus efectos sobre la disponibilidad de fondos, las polticas de inventarios,
recursos, personal, etc.

El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales,

ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los
valores de la empresa, siempre con autorizacin previa del Gerente General.

Es el encargado de la elaboracin de presupuestos que muestren la situacin

econmica y financiera de la empresa, as como los resultados y beneficios a
alcanzarse en los perodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

Negociacin con proveedores, para trminos de compras, descuentos especiales,

formas de pago y crditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las
compras que se realizan en la empresa.

Negociacin con clientes, en temas relacionas con crdito y pago de proyectos.

Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener

los das de inventario lo ms bajo posibles.

Control completo de las bodegas, monitoreo y arqueos que aseguren que no

existan faltantes. Monitoreo y autorizacin de las compras necesarias por bodegas.

Manejo y supervisin de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el SRI.

Asegura tambin la existencia de informacin financiera y contable razonable y
oportuna para el uso de la gerencia.

Manejo de la relacin con el proveedor del servicio de tercerizacin contable y

auditores.

Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos,

nmina, prstamos, descuentos, vacaciones, etc.

Manejo del archivo administrativo y contable.

Aprobacin de la facturacin que se realiza por ventas de bodega.

Supervisin de la facturacin de proyectos hecha por bodega bajo lo establecido en

los contratos firmados con el cliente.

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Otras actividades

Administrar y autorizar prstamos para empleados.

Manejar la relacin directa con Bancos (obtencin y renovacin de prstamos,

transacciones en dlares, etc.)

Elaboracin de reportes financieros, de ventas y produccin para la Gerencia

General.

El Gerente Administrativo Financiero deber llevar a cabo cualquier otra actividad

determinada por el Gerente General.

Jefe Inmediato: Gerente General

Supervisa a: Asistente administrativa, contabilidad, asistente contable, bodeguero.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por el Gerente General y las personas que se designen para
tareas operativas especficas.
Cualquier delegacin especfica se har a travs de un memorndum.

1.1.3 GERENTE DE OPERACIONES

Funciones y Autoridad
El Gerente de Operaciones tiene a su cargo el manejo del departamento tcnico dentro del
que se incluye la elaboracin y supervisin de proyectos de riego, as como tambin
brindar servicio tcnico a los clientes en la correcta utilizacin de los productos, planea y
ejecuta cualquier cambio, modificacin o mejora. Tiene total autoridad en el manejo del
personal a su cargo autorizada para la contratacin de personal temporal para proyectos,
contratacin de personal definitivo junto con la gerencia general.
Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad
del negocio. Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar crdito tomando en
cuenta ciertos criterios como: el financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del
proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad del proyecto y el efecto en la liquidez de la
empresa.
Adems se encarga totalmente del manejo de la importacin y exportacin de materiales.
Ventas

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Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el

objetivo de detectar las necesidades del cliente.

El Gerente de Operaciones elabora un bosquejo del proyecto con los datos

proporcionados por el cliente para que los dibujantes puedan realizar el plano.

Es el encargado de realizar los clculos de prdida de presin y capacidad del

sistema para aquellos proyectos que lo requieran.

Es el responsable de elaborar la lista de materiales que se va a utilizar en un

determinado proyecto as como tambin el presupuesto del mismo.

El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentacin del proyecto junto con

su cotizacin, adems de encargarse de la negociacin con el cliente en cuento a
precio y crdito.

Tcnico

El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la planificacin de

materiales y tiempo de entrega de todos los proyectos de riego.

Para cada uno de los proyectos se debe asignar el personal que va a llevar a cabo
toda la ejecucin.

El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisin del proyecto y de la

entrega del mismo al cliente.

Es el responsable de atender al cliente cuando requiere servicio tcnico,

asignndole un tcnico para resolver el problema del cliente, considerando que se
debe atender al cliente el mismo da o mximo al da siguiente de ser posible.

Importaciones y exportaciones

Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que tiene que ver con la
importacin de materiales de riego considerando que para importar una suma
mayor a 10.000 dlares se debe pedir aprobacin de la Gerencia General.

Es responsable de la relacin directa con los proveedores en el extranjero, para

pedir cotizacin y realizar la negociacin.

Realiza la coordinacin de la importacin con el agente afianzado de aduanas.

Enviar el packing list y la factura.

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Coordinar el transporte si el agente afianzado no se encarga del mismo.

Revisar la mercadera cuando llega a Nitzan.

Es responsable de realizar y supervisar todo el proceso de exportacin de

materiales de riego.

Elaborar el packing list y la factura del material que se va a exportar.

Contratar al agente afianzado de aduanas, as como el transporte.

Realizar el seguimiento de la exportacin hasta que llegue a su lugar de destino.

Otras actividades

Manejo de relaciones pblicas con el cliente.

Contratacin de transporte de materiales.

El Gerente de Operaciones realizar cualquier otra actividad solicitada por la

Gerencia General.

Jefe Inmediato: Gerente General

Supervisa a: Tcnico hidrulico, tcnico elctrico, tcnico de calefaccin, dibujantes y
chofer.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por la gerencia general y las personas que se designen para
tareas operativas especficas.
Cualquier delegacin especfica se har a travs de un memorndum.

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1.2 STAFF TCNICO
1.2.1 TCNICO HIDRULICO
Funciones y Autoridad

Encargado de la instalacin de tubera PVC y valvulera en campo y caseta de

riego.

Tiene la responsabilidad del cumplir el trabajo asignado en el tiempo establecido,

bajo las condiciones establecidas entre el cliente y Nitzan, siempre con calidad y
optimizando el uso de los materiales.

Cumplir a cabalidad con el plano de instalacin entregado por Nitzan, siempre

manteniendo satisfecho al cliente en todo momento.

Actividades principales:
Una vez que el Gerente de Operaciones le entregue el plano de instalacin es
responsabilidad del tcnico hidrulico solicitar diariamente los materiales que va a utilizar
hasta que se termine el proyecto.
Debe solicitar al Gerente de Operaciones o en su ausencia al Gerente Financiero la
coordinacin de transporte para que lo lleve y retire del rea de trabajo.
Actividades sistema de goteo

Instalacin de tubera principal y secundaria.

Instalacin de los laterales de reparto.
Valvulera.

Actividades sistema de duchas

Instalacin de tubera principal y secundaria.

Instalacin de vlvulas de acople rpido.

Actividades instalacin de cabezal

Instalacin del equipo de bombeo.

Instalacin del equipo de filtrado.
Automatizacin con computadora.

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Otras actividades

Brindar apoyo a los tcnicos elctricos en lo que se refiere al tendido del cable
hasta la entrada de la vlvula.

Apoyo al bodeguero en lo que se refiere a la organizacin de la bodega.

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: Los trabajadores que entrega el cliente para apoyar al proyecto.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por otro tcnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo
permita y sea autorizado por el gerente de operaciones.
1.2.2 TCNICO DE CALEFACCIN
Funciones y Autoridad
Sus responsabilidades principales son las siguientes:

Llevar a cabo los proyectos que tengan que ver con calefaccin.

Entregar los proyectos de calefaccin completamente operativos.

Actividades principales

En los proyectos de calefaccin los planos son desarrollados por los dibujantes o
pueden llegar de la empresa relacionada en Holanda. La responsabilidad del tcnico
de calefaccin es desarrollar el diseo entregado en el plano y ejecutar la
instalacin hasta que el proyecto se encuentre operativo y el cliente este satisfecho.

Realizar el armado de estructuras metlicas para unidades de filtrado.

Otras actividades

Brindar asistencia a los tcnicos hidrulicos.

Soldador

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

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Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.
Supervisa a: No tiene personas a su cargo.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por otro tcnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo
permita y sea autorizado por el Gerente de operaciones.
1.2.3 TCNICO ELCTRICO
Funciones y Autoridad
Sus principales responsabilidades son las siguientes:

Responsable de la instalacin elctrica de los proyectos.

Responsable del funcionamiento y programacin de los equipos instalados ante el

cliente.

Brindar el servicio tcnico a los clientes.

Responsable del vehculo a su cargo.

Actividades principales
Actividades de servicio tcnico

Visitar a los clientes de forma diaria para dar servicio tcnico a los mismos.
Encargado de atender las solicitudes de servicio tcnico que recibe la Gerencia de
Operaciones.
Notificar a la Gerencia de Operaciones los clientes que solicitan servicio
directamente al tcnico.
Brindar atencin y asesora en temas de riego a los clientes de NITZAN.
Dirigir los requerimientos del cliente a la Gerencia de Operaciones para realizar la
venta.

Actividades de instalaciones elctricas

Realizar el cableado y la conexin de vlvulas en el proyecto.

Automatizacin de los equipos de fertirrigacin, conexin del procesador con
sistemas de bombeo, con la computadora y los sensores.
Instalacin de computadoras de riego.

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Capacitacin del cliente sobre el correcto funcionamiento del sistema.

Verificacin del correcto funcionamiento del sistema.
Responsable de la entrega/recepcin del proyecto, la cual es importante para la
posterior firma de la entrega/recepcin realizada por el Gerente de Operaciones.

Nota: las actividades descritas anteriormente las lleva a cabo en proyectos en el Ecuador y
los de fuera del pas de ser requerido.
Otras actividades

Entrega de facturas, materiales, realizar la cobranza y todas las actividades que el

gerente le solicite.

Mantenimiento de las instalaciones de la empresa.

Apoyo en temas computacionales bsicos.

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: Instaladores.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por otro tcnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo
permita y sea autorizado por el Gerente de operaciones.
1.2.4 DISEO TCNICO
Funciones:
Sus principales responsabilidades son las siguientes:

Dibujar los planos.

Obtener la cantidad de materiales necesarios para realizar cada proyecto (tuberas,

vlvulas)

Optimizar el diseo de tal forma que se pueda tener una cotizacin lo ms

competitiva posible.

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Actividades principales

Dibujo de todos proyectos internacionales (Ecuador, Mxico, Colombia y Per).

Revisin del plano con la Gerencia de Operaciones y la Gerencia General.

Archivar los proyectos dibujados, para tener una referencia de anteriores trabajos.

Actualizacin de la biblioteca de todos los accesorios que se mantienen en el

catlogo de productos de la empresa.

En lo que se refiere a los proyectos del exterior se elabora un detalle con cada tipo
de accesorio a utilizar, mientras que en los proyectos locales se elabora un listado
parcial.

Realizar el diseo de estructuras, tales como casetas de bombeo de riego. En el

diseo de estas estructuras se tiene la asistencia de la Gerencia de Operaciones y la
Gerencia General. Se debe presentar un listado de los accesorios necesarios para la
construccin de la estructura.

Es responsabilidad del dibujante entregar un plano correctamente organizado

segn los parmetros entregados por la Gerencia de Operaciones.

Otras actividades

Trabajo de campo para hacer mediciones en caso de no tener levantamiento

planimtrico.

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por otro dibujante.
1.2.5 CHOFER 2
Funciones y Autoridades

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Entre sus responsabilidades se encuentran:

Encargado de las tareas de transportacin que sean encargadas por el Gerente de

Operaciones..
Llevar a mantenimiento su carro.

Actividades principales

Encargado de la transportacin de materiales desde los proveedores hacia la

NITZAN.
Transportar a los tcnicos hacia las fincas y de regreso a la empresa.
Transportar los materiales a las fincas.
Brindar el servicio de mensajera.
Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.
Delegaciones: Podr tomar vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorizacin del
Gerente de Operaciones.
1.3 STAFF ADMINISTRATIVO
1.3.1 ASISTENTE CONTABLE
Funciones y Autoridad
Las responsabilidades principales son las siguientes:

Manejo de clientes, nmina, bancos y viticos.

Coordinacin de la entrega de informacin a la empresa que realiza la contabilidad.

Manejo de cuentas personales de la Gerencia General.

Actividades principales
Actividades proveedores

Recepcin de facturas y comprobantes de retencin.

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Mantener el archivo de proveedores.

Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago.

Actividades bancos

Custodia y emisin de cheque en coordinacin con la Gerencia Financiera.

Conciliaciones bancarias.
Manejo del libro de bancos.
Manejo de papeletas de depsito y coordinacin del depsito.

Actividades clientes

Recepcin diaria de cobranza causada por ventas de contado.

Archivo de facturas secuenciales del cliente.
Manejo de facturas y comprobantes de retencin.

Actividades nmina

Encargado del proceso de nmina que tiene que ver con el manejo de los ingresos,
descuentos, bonos de alimentacin y alimentacin, seguros de asistencia mdica,
descuentos del IESS y retenciones de impuestos de los empleados.
Creacin de carpetas de empleados para registro de cdulas, documentos del IESS,
contratos de trabajo, avisos de entreda, y cualquier otro docuemnto relacionado
con el empleado.
Elaboracin de memos de permisos.
Lleva el control de vacaciones y permisos, as como de das adicionales de trabajo.
Todo esto es en la parte operativa no de autorizacin
Actividades viajes

Manejo de facturas y viticos.

Elaboracin de memos de viticos.
Control de los respaldos.

Actividades contabilidad

Coordinacin de la entrega de informacin a los contadores. La empresa que

realiza la contabilidad va a NITZAN 4 o 5 veces al mes en las cuales la asistente
contable debe entregar carpetas de proveedores, clientes, comprobantes de
retencin, egresos de caja, registro de nmina, notas de crdito, libro de bancos y
conciliaciones.
Actualizacin continua de los archivos.

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Se encarga de hacer que las facturas sean autorizadas por las gerencias cuando se
debe realizar una compra.

Actividades cuentas de la Gerencia General

Realizacin de pagos de gastos personales.

Pago a los empleados de las fincas.
Conciliaciones bancarias.
Custodia de las chequeras.
Realizacin de informes de chequeras conjuntas con los hermanos del Gerente
General.
Elaboracin de reporte de ingresos y egresos.

Otras actividades

Facturacin en la bodega de ventas over the counter.

Manejo de caja chica y ventas de contado cuando no se encuentra la recepcionista.
Cobranza.
Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por el gerente financiero y las personas que se designen para
tareas operativas especficas.
1.3.2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Funciones y Autoridades
Este cargo implica las siguientes responsabilidades:

Atencin a clientes.
Realizar los cobros de las ventas de contado.
Manejo de caja chica.
Manejo de suministros de oficina y cafetera.
Coordinacin de los viajes de las diferentes personas. (Tcnicos y Gerentes)
Elaboracin de memos y cartas
Asistencia directa de Gerencias.
Archivar consumo de gasolina que le pasa contabilidad.

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Coordinacin de las compras que solicita Gerencia.

Control del fax y correspondencia.
Cobros a clientes todos los viernes de acuerdo al listado entregado por el Gerente
Financiero.
Ingreso de datos al sistema.
Mantener un control de los servicios bsicos que hay que pagar. (se pasa un
reporte mensual de los que hay que pagar)

Actividades principales
Actividades manejo de caja chica
Entrega de fondos a las personas autorizadas que los requieren.
Archivo de las facturas de respaldo para la reposicin de la caja chica.
Actividades ventas

Recepcin del cobro de las ventas de contado.

Entregar los pagos en efectivo o cheque al Gerente Financiero diariamente, junto
con las facturas y retenciones.
Elaboracin de reporte diario de ventas donde se incluye la fecha, el nmero de
factura, retencin y el tipo de pago. Este reporte debe ser entregado al Gerente
Financiero.

Actividades compras

Realizar la cotizacin de varios proveedores de acuerdo a la solicitud de gerencia.

Entregar las cotizaciones al gerente que lo solicito.

Actividades cobranza

El gerente financiero entregar todos los viernes una lista de los clientes que hay
que solicitar la cobranza.
Comunicarse con el cliente y solicitar el cobro.
Coordinar con la Gerencia de Operaciones el envo de uno de los choferes para
retirar el cobro.
Entregar al medio da del viernes al Gerente Financiero un informe de cobranzas.

Actividades atencin a clientes

Brindar atencin a los clientes que se comunican a la empresa, transmitiendo la

llamada a la persona requerida.
Brindar atencin a los clientes que vienen a la empresa, dirigindoles con la
persona que los va a atender.

MANUAL DE FUNCIONES

Encargarse del envi y recepcin de fax, as como tambin la elaboracin de cartas

y memorndums.

Actividades de asistencia en viajes

Coordinacin con la agencia de viajes y con la asistente de contabilidad lo que se

refiere a viticos y transportacin de las personas que van a viajar.

Otras actividades

Apoyo al Gerente General en lo que requiera.

Coordinacin de actividades sociales de la empresa.
Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por la asistente de contabilidad y por cualquier otra persona
designada para actividades operativas especficas.
1.3.3 BODEGUERO
Funciones y Autoridades
Las responsabilidades que implica su cargo son:

Venta de materiales.
Facturacin.
Compra de materiales
Manejo operativo de la bodega
Custodia del inventario

Actividades principales
Actividades de ventas

Brindar atencin al cliente cuando se comunica para pedir los precios de los
materiales y su disponibilidad.
Envo de cotizacin a los clientes que lo soliciten.
Realizar la venta de materiales a clientes que se acercan a bodega o que solicitan un
pedido va telefnica.

MANUAL DE FUNCIONES

Atencin al cliente que acude a bodega.

Actividades de facturacin

Es responsabilidad del bodeguero elaborar la factura correspondiente a la venta de

un proyecto realizada por el Gerente de Operaciones. Para esto el gerente enva a
bodega la proforma en base a la cual se debe facturar.
Debe hacer aprobar las facturas emitidas por una de las gerencias funcionales.
Realizar la facturacin de las ventas que se realizan va telefnica o de manera
personal.
Entregar las facturas a contabilidad.

Actividades compras

Realizar la compra de materiales tales como: accesorios PVC, mangueras, tubos y

material elctrico previa aprobacin de una de las gerencias funcionales.
Realizar las compras cuando existe faltante o no se puede cumplir con algn
pedido, previa aprobacin de una de las gerencias funcionales.
En el caso de requerir material elctrico solicitar cotizaciones a diferentes
proveedores. Entregar estas cotizaciones al asistente de contabilidad quien decide a
quin comprar y obtiene la aprobacin.
Al recibir el material verificar que se encuentre de acuerdo a las condiciones de la
factura y posteriormente ingresar la factura al sistema.
Enviar las facturas a contabilidad.

Actividades de bodega

Entrega/recepcin de los materiales y las herramientas a los tcnicos.

Llevar un control de las herramientas entregadas.
Apartar fsicamente los materiales que se van a utilizar en cada proyecto para que
estos no sean vendidos.
Realizar el ingreso de materiales a la bodega cuando los tcnicos no lo ocuparon.
Mantener limpia la bodega.

Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por el personal tcnico designado por su jefe inmediato.

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1.3.4 CHOFER 1
Funciones:
Entre sus responsabilidades se encuentran:

Estar al servicio del Gerente General.

Llevar a mantenimiento su carro.

Actividades principales

Movilizacin del Gerente General.

Dar mantenimiento al carro del Gerente General.
Asistir a la familia del Gerente General cuando lo necesite.
Dar asistencia al Gerente General los fines de semana.

Actividades secundarias

Transportar a los tcnicos a las fincas cuando el gerente General no se encuentre

en la oficina.
Brindar apoyo en mensajera.
Dar mantenimiento a los carros de la empresa.
Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente General

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.
Delegaciones: Podr tomar vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorizacin del
Gerente General cuando ste se encuentre de viaje.
1.3.5 CONSERJE
Funciones y Autoridades

Proporcionar el servicio de cafetera a empleados y visitantes.

Labores de mensajera local.
Limpieza de oficinas.

Actividades Principales

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Abrir las oficinas y hacer la limpieza de las mismas.

Preparar el caf y las dems bebidas.
Realizar la limpieza de las oficinas alternas y la cocina que se encuentra en la
bodega.
Realizar depsito y cobro de cheques.
Realizar la limpieza de la bodega de envo pasando un da.
Realizar la limpieza de la bodega de inventario 2 veces por semana.

Otras actividades

Brindar apoyo en bodega cuando se realiza la preparacin de materiales que se van

a exportar.
Brindar apoyo a bodega en la recepcin de productos que provienen de una
importacin.
Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Asistente Administrativo

Supervisa a: No tiene ninguna persona a su cargo.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, deber buscar un reemplazo externo que cumpla con sus actividades en el
tiempo de ausencia.
1.3.6 MENSAJERO
Funciones y Autoridades
Entre sus responsabilidades se encuentran:

Realizar labores de mensajera.

Actividades principales

Realizar depsitos en los diferentes bancos.

Llevar documentacin a los proveedores, clientes o lugares indicados.
Retirar cobros en la locacin del cliente.
Atender cualquier solicitud del rea administrativa o tcnica.
Retiro de materiales en la locacin del proveedor.

Jefe Inmediato: Asistente Administrativo

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Supervisa a: No est tiene ninguna persona a cargo.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia
temporal, ser reemplazado por uno de los choferes.