11 Cosas que la gente UltraProductiva hace de manera

diferente
Felipe Bernal Montes
mayo 18 2015

Quieres ser ms productivo?

Entonces tmate unos minutos para leer este artculo publicado por la
revista Forbes, en el que se describen 11 cosas que hacen las personas altamente
productivas de forma diferente.
Cuando se trata de productividad, todos enfrentamos el mismo reto, slo hay 24
horas en un da. Sin embargo, algunas personas parecen tener el doble de tiempo;
tienen una extraa habilidad para hacer las cosas. Incluso cuando hacen
malabares con mltiples proyectos, ellos alcanzan sus metas sin dificultades.
El tiempo es realmente el nico capital que cualquier ser humano tiene y lo nico
que no puede permitirse el lujo de perder.

-Thomas Edison
Uno se siente genial cuando sale de la oficina despus de un da ultra-productivo.
Con el enfoque adecuado, puedes hacer que esto ocurra todos los das. No tienes
que trabajar ms tiempo o incluso hacer ms, slo tiene que trabajar ms
inteligentemente. Prueba estas 11 tcticas de productividad en los que se basan
las personas ultra-productivas:

1. Nunca tocan las cosas dos veces

Las personas productivas no ponen nada en comps de espera, ya que tocar las
cosas dos veces es una gran prdida de tiempo. No guardes un correo electrnico o
una llamada telefnica para hacerle frente ms tarde. Tan pronto como algo llama
tu atencin debes actuar en consecuencia, delegar o eliminarlo.

2. Antes de salir de la oficina planifican de antemano el

da siguiente
Las personas productivas terminan cada da planificando las tareas para el
siguiente. Esta prctica consigue dos cosas: ayuda a afianzar lo que has logrado
hoy, y asegura que tendrs un futuro productivo. Slo se necesitan un par de
minutos y es una gran manera de terminar tu da de trabajo.
Por cada minuto que pasamos organizando, es una hora ganada.
-Benjamn Franklin

3. Comen ranas
Comer una rana es el mejor antdoto para la dilacin y la gente ultra-productiva
empieza cada maana con este sabroso manjar. En otras palabras, ellos hacen lo
menos apetecible, el elemento ms temido en su lista de cosas por hacer, antes de
hacer cualquier otra cosa. Despus de eso, estn liberados para hacer frente a las
cosas que los apasiona e inspira.

4. Luchan contra la tirana de lo urgente

La tirana de lo urgente se refiere a la tendencia de las pequeas cosas que tienes
que hacer en este momento para ponerte en el camino de lo que realmente
importa. Esto crea un gran problema, ya que las acciones urgentes a menudo
tienen poco impacto. Si t sucumbes en la tirana de lo urgente, puedes

encontrarte yendo por los das, o incluso semanas, sin tocar las cosas importantes.
Las personas productivas son buenas detectando cuando las tareas importantes
van sobre ruedas y estn dispuestas a ignorar o delegar las cosas que se
interponen en el camino del impulso real.
El tiempo es lo que ms queremos, pero lo que peor usamos.
William Penn

5. En las reuniones establecen un horario preciso y lo

mantienen
Las reuniones son la mayor prdida de tiempo que hay. La gente ultra-productiva
sabe que una reunin se prolongar para siempre si as lo permiten, por lo que
informan a todo el mundo en el inicio que se quedarn de acuerdo con el
calendario previsto. Esto establece un lmite que motiva a todos a ser ms
centrados y eficientes.
La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que eres el piloto.
-Michael Altshuler

6. Dicen no
No es una palabra poderosa que la gente ultra-productiva no tiene miedo de
manejar. Cuando es el momento de decir que no, evitan frases como yo no creo
que pueda o no estoy seguro. Decir no a un nuevo compromiso honra sus
compromisos existentes y le da la oportunidad de cumplirlos con xito. Las
investigaciones realizadas en la Universidad de California en San Francisco
muestran que entre mayor sea tu dificultad de decir que no, ms probabilidades
tendrs de experimentar estrs, agotamiento e incluso depresin. Aprende a
utilizar el no y esto elevar tu estado de nimo as como tu productividad.

7. Slo comprueban el correo electrnico en el tiempo

estipulado para ello
Las personas ultra-productivas no permiten que el e-mail sea una constante
interrupcin. Adems de comprobar el correo electrnico en un horario, toman
ventaja de las caractersticas que dan prioridad a los mensajes por remitente.
Establecen alertas por sus proveedores ms importantes y sus mejores clientes, y
guardan el resto hasta llegar a un punto de parada. Algunas personas incluso

establecen una respuesta automtica que permite a los remitentes saber cundo
ellos van a estar revisando su correo electrnico de nuevo.

8. No son multitarea
La gente ultra-productiva sabe que la multitarea es una verdadera asesina de la
productividad. Las investigaciones realizadas en la Universidad de Stanford
confirman que la multitarea es menos productiva que hacer una sola cosa a la vez.
Los investigadores encontraron que las personas que son bombardeadas
regularmente con varios flujos de informacin electrnica no pueden prestar
atencin, recordar informacin o cambiar de un trabajo a otro, as como aquellos
que completan una tarea a la vez. Pero qu si algunas personas tienen un don
especial para la multitarea? Los investigadores de Stanford compararon grupos de
personas en funcin de su tendencia a realizar mltiples tareas y su creencia de
que eso ayuda a su rendimiento. Encontraron que las personas dadas a la
multitarea sienten que esa manera de trabajar aumenta su rendimiento, pero en
realidad sus resultados siendo peores que los de las personas a las que les gusta
hacer una sola cosa a la vez. El rendimiento de los que realizan la multitarea
frecuentemente fue peor porque tenan ms problemas para organizar sus
pensamientos y filtrar la informacin irrelevante y eran ms lentos en cambiar de
una tarea a otra.
La multitarea reduce tu eficiencia y rendimiento, ya que el cerebro slo puede
centrarse en una cosa a la vez. Al intentar hacer dos cosas a la vez, su cerebro no
tiene la capacidad para llevar a cabo ambas tareas con xito.

9. Van por fuera de los horarios laborales estrictos

No tengas miedo de trabajar fuera de horarios laborales estrictos cuando se
necesite. Da a una persona de confianza un nmero para llamarte en caso de
emergencia y deja que esa persona sea tu filtro. Todo tiene que ir a travs de ellos,
y cualquier cosa que no est clara tiene que esperar. Esta estrategia es una
manera, a prueba de balas, de completar los proyectos de alta prioridad.
Un hombre obtiene slo el valor de una semana en un ao, mientras que otro
hombre obtiene el valor de un ao completo en una semana.
-Charles Richards

10. Delegan
Las personas ultra-productivas aceptan el hecho de que no son la nica persona
inteligente y con talento en su organizacin. Ellos confan en que las personas
hacen su trabajo de tal eficiente manera que pueden centrarse en el suyo propio.

11. Ponen a la tecnologa a trabajar para ellos

La tecnologa atrapa muchas crticas por ser una distraccin, pero tambin puede
ayudarte a concentrarte. La gente ultra-productiva pone a la tecnologa a trabajar
para ellos. Ms all de la creacin de filtros en sus cuentas de correo electrnico
para que los mensajes se ordenen y se prioricen segn van llegando, utilizan
aplicaciones como IFTTT, que establece las contingencias en su telfono inteligente
y les avisa cuando algo importante sucede. De esta manera, cuando sus acciones
alcanzan un determinado precio o si tienen un correo electrnico de su mejor
cliente, ellos lo sabrn. No hay necesidad de estar comprobando constantemente
su telfono para las actualizaciones de estado.

Todos estamos buscando maneras de ser ms eficientes y productivos. Espero que

estas estrategias te ayuden a encontrar esa agilidad extra, que te diferencia
de los dems.
Con cules de estas tcticas de productividad cuentas?
Por favor, comparte tus pensamientos en la seccin de comentarios abajo, ya que
aprendo tanto de ti como t lo haces de m.