REPORTE DE INFORMACIN DOCUMENTAL

Concepto
La recopilacin documental es un instrumento o tcnica de investigacin
general como sabemos la investigacin documental consiste en la
recopilacin, organizacin y presentacin de la informacin que se
obtiene de diferentes materiales escritos, como son, libros, revistas,
peridicos, etc., que constituyen fuentes documentales. La investigacin
documental en el caso de la Auditoria Administrativa consiste en
investigar, indagar, buscar, averiguar, inquirir acerca de la empresa o
departamento en el cual se est realizando el anlisis.
Caractersticas

Finalidad
Su
finalidad es obtener datos e informacin a partir de fuentes
documentales con el fin de ser utilizados dentro de los lmites de una
investigacin en concreto.
Lo fundamental es tener siempre presente la finalidad de la
investigacin, pues ello permitir juzgar lo que es aprovechable. En la
bsqueda de informacin es muy probable que un documento nos
remita a otro y as sucesivamente por lo que se puede encontrar
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informacin pertinente a nuestro estudio o simplemente quedar

ahogado por el afn de querer recopilarlo todo.
CRITERIOS DE
INFORMACION

ORDENAMIENTO

CODIFICACION

DE

LA

La ordenacin es la operacin intelectual que consiste en el Establecimiento de

las categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional de un
fondo. La ordenacin siempre supone el establecimiento de clases, de familias,
Agrupadas estructural o jerrquicamente dentro de un conjunto. Existen dos
sistemas de ordenamiento de informacin:
1. ordenacin alfabtica y
2. ordenacin cronolgica Ordenacin alfabtica: La informacin se dispone,
dentro de las secciones, en funcin de la primera letra por la que comience la
denominacin de la serie. En cuanto al orden alfabtico podemos decir
que es el mtodo de ordenacin ms adecuado mientras no se codifiquen las
series en el cuadro de clasificacin siguiendo un sistema numrico correlativo,
ya quela inclusin de nuevas series que vayan surgiendo dentro de una seccin
rompera el sistema alfabtico en beneficio de la codificacin numrica.
Ordenacin cronolgica: La informacin se dispone siguiendo el orden de
creacin de las mismas. La informacin se ordena e instala, los documentos de
acuerdo con el cuadro de clasificacin, y adems, se establece un orden para
las unidades que componen la informacin documental. Por lo tanto hay
que abordar la ordenacin bajo dos aspectos:
1. Orden establecido por el cuadro de clasificacin
2. Ordenacin de las unidades documentales que forman la informacin. Orden
establecido por el cuadro de clasificacin: Partiendo del cuadro de clasificacin
las carpetas de archivo se disponen en estanteras o archivadores siguiendo el
orden marcado por ste. Ordenacin fsica de la informacin Podemos decir
que la informacin est ordenada FSICAMENTE siguindola secuencia
establecida por la clasificacin. Para ello es imprescindible que el cuadro de
clasificacin est codificado. Las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la
codificacin escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaa en el
caso de carpetas colgantes o suspendidas.

Procedimiento Para Sistematizar Manual y Electrnicamente la

Informacin Obtenida
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no solo en lo que
respecta al manejo de medios de investigacin que se utilizaran para el
levantamiento de la informacin, sino tambin en todo el proceso que se
seguir para preparar el manual. Cuando el grupo de trabajo es extenso,
puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno con su
respectivo representante, quien se debe de encargar de revisar la informacin.
Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registro de hechos que
permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para
el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas,
lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un
criterio de discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder
continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin
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uniforme. Esta actividad exige mantener una relacin constante con las
fuentes internas emisoras de la informacin, as como con las reas u
organizaciones con otra ubicacin fsica. Para recabar la informacin en forma
gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes
tcnicas de recopilacin:
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el
que adems de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la
informacin estratgica del proyecto que le permita a la alta direccin la toma
de decisiones oportuna y correcta. El informe consta de los siguientes
elementos, generalmente: Introduccin: es el resumen del propsito, enfoque,
limitaciones y el plan de trabajo. Parte principal o cuerpo: seccin donde se
anotan los hechos, argumentos y justificaciones. Conclusiones y
recomendaciones.

Procedimiento para elaborar manual y electrnicamente el

reporte de informacin documental:
1. Primero que nada se tiene que observar detalladamente el evento a
reportar.
2. Tomar notas de los aspectos principales del evento a reportar, dentro
de la empresa en este caso.
3. Realizar la bsqueda de documentos que sern de utilidad para la
auditoria; recolecta, selecciona, analiza y presenta resultados
coherentes.
4. Recabar la informacin mediante las fuentes primarias o secundarias.
5. Despus de haber analizado distintas fuentes de informacin, se debe
tomar en cuenta los criterios de validez y confiabilidad de la informacin
documental:
~La validez de la informacin es el hecho de reconocer algo verdadero
basado en criterios de formas diversas.
~ La confiabilidad de la informacin se refiere a que tanto podemos
creer en la informacin que nos brinda dicha fuente.
*Criterios para confiar en la informacin documental*
*Relevancia
*Alcance
*Autoridad
6. Ahora si se procede a realizar la narracin escrita manual o
electronicamente de los resultados que se obtuvieron despus de haber
analizado las diferentes fuentes primarias o secundarias como;
Entrevistas, Enciclopedias, Resmenes etc.
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7. Finalizar la redaccin del Informe:

Este informe debe estar redactado en forma sencilla, clara y

precisa.
Seleccionar adecuadamente el material que se va incluir en el
informe, ya que anteriormente se analizaron muchas fuentes de
informacin, es por esto que solo se debe poner lo necesario y
relevante.
El informe debe acompaarse de todos los documentos
como: grficas grficas instructivos etc ya sean elaborados por el
auditor u obtenidos de las fuentes de informacin consultadas.
El contenido del informe debe distribuirse as: Portada, ndice y
presentacin.
El cuerpo del informe debe contener: propsito, periodo, alcance y
mtodos utilizados (se puede incluir alguna fuente de informacin).
Finalmente se debe presentar el informe oportunamente.

Hernndez Bernab Karina

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