Guía de Registros y Controles Administrativos para Directores Del Nivel Primario Del Distrito Escolar 16-09-16 San Pedro Carchá Alta Verapaz

Braulio Efran Yaxcal Cuz
Gua de Registros y Controles Administrativos

para
Directores del Nivel Primario del Distrito Escolar 16-09-16
San Pedro Carch Alta Verapaz.
Asesor Lic. Adolfo Valdez
Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagoga
Guatemala, Octubre 2009.
Este informe fue presentado por el

autor como trabajo de EPS previo a
optar al grado de Licenciado en
Pedagoga y Administracin
Educativa.
Guatemala, octubre de 2009.
NDICE
INTRODUCCIN
CAPTULO I.
DIAGNSTICO
1.1. Datos generales de la institucin
1.1.1. Nombre de la institucin.
1.1.2. Tipo de institucin.
1.1.3. Ubicacin geogrfica
1.1.4. Visin.
1.1.5. Misin.
1.1.6. Polticas
1.1.7. Objetivos.
1.1.8. Metas
1.1.9. Estructura organizacional.
1.1.10. Recursos (humanos, fsicos y financieros)
1.2.
Tcnica utilizada para el diagnostico.
1.3
Lista de Carencias.
1.4
Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas
1.5
Datos de la institucin beneficiada
1.5.1 Nombre de la institucin
1.5.2 Tipo de Institucin
1.5.3 Ubicacin geogrfica
1.5.4 Visin
1.5.5 Misin
1.5.6 Polticas
1.5.7 Objetivos
1.5.8. Metas
1.5.9 Estructura Organizacional
1.5.10 Recursos (humanos, materiales y financieros)
1.6
Lista de Carencias
1.7
Anlisis y Priorizacin de problemas
1.8
Anlisis de viabilidad y factibilidad
1.9
Problema Seleccionado
1.10 Solucin propuesta como viable y factible
1
1
1
1
1
1
2
2
3
4
5
6
7
8
11
11
11
11
11
11
11
12
13
13
14
15
16
19
22
22
CAPTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1.
2.1.1.
2.1.2.
2.1.3.
2.1.4.
2.1.5.
2.2.
Aspectos generales.
Nombre del proyecto.
Problema.
Localizacin.
Unidad Ejecutora.
Tipo de proyecto.
Descripcin del proyecto.
23
23
23
23
23
23
23
2.3.
2.4.
2.4.1.
2.4.2.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
Justificacin.
Objetivos del proyecto.
Generales.
Especficos.
Metas.
Beneficiarios.
Fuentes de financiamiento y presupuesto.
Cronograma de actividades de ejecucin del proyecto.
Recursos (humanos, materiales, fsicos, financieros)
23
24
24
24
24
24
24
25
26
CAPTULO III.
PROCESO DE EJECUCIN DEL PROYECTO.
3.1. Actividades y resultados.
27
3.2. Productos y logros.
28
CAPITULO IV
PROCESO DE EVALUACIN.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
Evaluacin del diagnstico.

Evaluacin del perfil.
Evaluacin de la ejecucin.
Evaluacin final.
64
65
66
67
CONCLUSIONES.
68
RECOMENDACIONES
69
BIBLIOGRAFIAS
70
APENDICE
ANEXOS
i
INTRODUCCIN
El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), como parte de la carrera de
Licenciatura en Pedagoga y Administracin Educativa, de la Facultad de
Humanidades, en la Universidad de San Carlos de Guatemala, constituye la
socializacin y aplicacin de las experiencias de aprendizaje obtenidas.
El Ejercicio Profesional Supervisado se realiza para que el futuro profesional
mejore la calidad en el desempeo de su funcin como administrador, mediante un
trabajo pedaggico organizado, cientfico y tcnico, que permita
proyectarse
socialmente en la realizacin de tareas de administracin, docencia, investigacin y
servicio.
El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS) fue realizado en la Direccin
Departamental de Educacin de Cobn, Alta Verapaz, el cual se desarroll en
cuatro etapas, la cuales se describen a continuacin de forma general: a)
Diagnstico institucional: consisti en la recopilacin de informacin sobre la sede
Direccin Departamental de Educacin, de la ciudad de Cobn, Alta Verapaz, con el
objeto de identificar, priorizar y definir un problema. Asimismo, el anlisis de
viabilidad y factibilidad a las alternativas de solucin identificadas, para el problema
priorizado. b) Formulacin del perfil de proyecto: consisti en definir claramente los
elementos que tipifican el proyecto seleccionado, para el presente caso se le dio
nfasis a un documento que incluyera aquellas alternativas documentales tcnicas
que un profesional de la administracin educativa debe manejar en cualquier mbito
de trabajo c) Ejecucin: Consisti en la habilitacin tcnica de elaboracin de una
gua de apoyo tcnico administrativo y docente en el Ejercicio Profesional
Supervisado al servicio de estudiantes y docentes, para ello fue necesario hacer una
investigacin bibliogrfica para que el documento llene las expectativas del
estudiante de EPS; d) Evaluacin: esta consisti en la verificacin de los logros
alcanzados durante cada una de las etapas del EPS y una evaluacin general, que
engloba los resultados obtenidos de forma general.
Luego de la ejecucin de cada una de estas etapas, se procedi al anlisis de los
resultados obtenidos en cada una, deduciendo as las conclusiones y
recomendaciones.
La realizacin del Ejercicio Profesional Supervisado permiti aplicar las tcnicas y
herramientas adquiridas en los cursos de formulacin de proyectos y la propedutica
propiamente dicha, siendo en su mayora de manera activa y participativa dentro del
contexto de la sede departamental.
Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografa y los
apndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el EPS., para
recopilar la informacin que sirvi de base para la estructura del presente informe.
CAPTULO I.
DIAGNSTICO
1.1
Datos generales de la institucin
1.1.1 Nombre de la institucin:

Direccin departamental de Educacin sede departamental de Cobn, Alta Verapaz
1.1.2 Tipo de institucin:

Semiautnoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de decisiones
para equilibrar en las contrataciones de Tcnicos Auxiliar 1 y 2 bajo el rengln 011 y
021. Reubicaciones de personal docente y administrativo postulaciones, creaciones,
cierre y traslado de establecimiento.
1.1.3. Ubicacin geogrfica:

La Direccin Departamental de Educacin esta ubicada en la 1. Calle 5-19 zona 1
de la ciudad de Cobn departamento de Alta Verapaz.
1.1.4. Visin de la institucin:
Ciudadanos con carcter, capaces de aprender por s mismos, orgullosos de ser
guatemaltecos, empeados en conseguir su desarrollo integral, con principios,
valores y convicciones que fundamentan su conducta.1
1.1.5 Misin de la institucin

Somos una Institucin evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de
oportunidades de enseanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha
diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una
Guatemala mejor
1.1.6
Polticas de la Institucin:
1.1.6.1Polticas Generales.
Avanzar hacia una educacin de calidad
Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los
nios y nias de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.
Justicia social a travs de equidad educativa y permanencia escolar.
Fortalecer la educacin bilinge Intercultural.
Implementar un modelo de gestin transparente que responda a las
necesidades de la comunidad educativa.
Recursos Humanos de la Direccin Departamental de Educacin, Alta Verapaz.
1.1.6.2
Polticas Transversales .
Aumento de la inversin educativa
Descentralizacin,
Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo
nacional.2
1.1.7 Objetivos.
Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares
respondan a las caractersticas, necesidades y aspiraciones de cada uno de
los pueblos que conforman nuestro pas.
Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con
equidad, pertinencia cultural y lingstica.
Implementar programas y mecanismos con nfasis en la niez en situacin de
pobreza extrema y pobreza, que aseguren el derecho y la obligacin de recibir
la educacin inicial, preprimaria, primaria y bsica, dentro de los lmites de
edad que fija la ley. Se incrementarn las acciones para asegurar que el
estudiante concluya el ciclo correspondiente.
Fomentar la cultura y cosmovisin de los pueblos indgenas por medio del
fortalecimiento de una educacin pertinente, bilinge y multicultural que se
incorpore a un mundo global.
Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y
pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que
permita a los egresados del sistema incorporarse al dilogo en contextos
multiculturales y globalizados. Estimular la participacin social en la
transformacin educativa, con procesos claros, democrticos y
descentralizados, que incorporen el proceso educativo al quehacer
comunitario.
Promover el aumento de la inversin del sistema escolar, que permita financiar
las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas
comprometidas a nivel
Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realizacin de
un proceso de descentralizacin del sistema educativo. Un elemento
fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales
de educacin, lo cual contribuir a la transparencia de la poltica educativa.
www.mineduc.gob.gt
Promover un programa especfico que busque el fortalecimiento de la auditora

social, que incluye la capacidad de construir propuestas, el monitoreo y la
evaluacin.
Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y
pertinencia del servicio en todos los niveles, con visin de largo plazo.3
1.1.8 Metas de la institucin:
9 Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes reas
de la educacin.
9 Dotar a los alumnos y docentes de materiales educativos y equipo
educativos.
9 Verificacin de la calidad de visitas y monitoreo de los establecimientos
educativos
9 Emitir nombramientos del rengln 011 y contratos del rengln 021.
9 Implementacin de carreras tcnicas (informtica, turismo, diseo
grafico, etc.)
9 Homologacin y certificacin de carreras.
9 Certificacin del PEI.
9 Docentes beneficiadas con el programa del Bienestar Magisterial.
9 Alumnos beneficia con el programa de becas y subvenciones.
9 Docentes beneficiados con el programa de bono por ruralidad.
9 Alumnos beneficiados con el programa de gratuidad educativa.
9 Personal capacitado de educacin bilinge.
9 Poblacin beneficiada mediante la implementacin del modelo EBI y
Currculo por pueblos.
9 Implementar el proceso de reestructuracin en la Direccin
Departamental.
9 Procesos sustantivos transferidos a la Direccin Departamental
(Recursos humanos, programas y adquisiciones, supervisin y
planificacin educativa).
9 Implementacin del modelo de apoyo a la gestin escolar.4
1.1.9
3
4
Estructura Organizacional.
Director Departamental de Educacin
Asesora Jurdica
Secretaria
Oficina de Servicio a la comunidad (OSC)
Unidad de Desarrollo Educativo (UDE)
Unidad de Desarrollo Administrativo (UDA)
Unidad de Planificacin y Administracin Financiera (UDAF)
www.mineduc.gob.gt
Informe de avances agenda educativa departamental 2009 Direccin Departamental de Educacin.
Estructura Organizativa Propuesta

Direccin Departamental Tipo C
jueves, 03 de julio de 2008
DIRECTORDEPARTAMENTAL DE
EDUCACIN
Asesora Jurdica
Auditora Interna
Informtica
Comunicacin Social
Planificacin Educativa
Determinacin Infraestructura
de la Demanda
Escolar
Desarrollo
Institucional
Sub-Direccin de
Fortalecimiento a la
Comunidad Educativa
Sub-Direccin Administrativa
Financiera
Departamento de
Recursos
Humanos
Departamento de
Organizacin
Escolar
Departamento de
Coordinacin de
Programas de
Apoyo
Sub-Direccin Tcnico
Pedaggica
Departamento de
Entrega Educativa
Departamento
Aseguramiento de la
Calidad
Departamento
Financiero
Departamento
Administrativo
Anlisis Documental
Adquisiciones
Reclutamiento y
Seleccin de
Personal
Educacin
Escolar
Educacin
Extraescolar
Investigacin y Evaluacin
Pedaggica
Registro y
Seguimiento
presupuestario
Almacn
Gestin y Desarrollo
de Personal
Proyectos
Educativos
Institucionales
Capacitacin
Docente
Acreditacin y Certificacin
Operaciones de Caja
Atencin al Pblico
Inventario
Servicios Generales
Departamento de
Asistencia
Pedaggica y
Direccin Escolar
Desarrollo Magisterial
JADO
JCP
Pgina 1
Elaborado por: Coordinacin de Direcciones Departamentales
Fuente: Recursos Humanos de la Direccin Departamental de Educacin, Alta

Verapaz.
1.1.10
Recursos (Humanos, Fsicos, Financieros)
Humanos
Personal Administrativo: 107 servidores pblicos administrativos, distribuidos en
las diferentes dependencias internas de la Direccin Departamental de Educacin
Usuarios: Todos los docente y administradores de los sectores pblicos y privados
de los niveles preprimaria, primario y medio.
Personal Operativo: 10 conserjes
Fsicos:
La Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz esta ubicada en la 1.
Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobn departamento de Alta Verapaz, cuenta con
un edificio propio, teniendo los siguientes ambientes5
Siendo sus siguientes ambientes:
No.
Cantidad
1.
Oficinas
15
2.
Saln para aulas
01
3.
Sanitarios ( femenino, masculino)
04
Parqueo para vehculos
01
No.
1.
2.
4.
5.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
5
Ambientes
Descripcin del mobiliario, equipo y materiales

Escritorios de oficina
Sillas
Computadoras
Pizarrn
Archivadores
Telfonos fax
Extensiones telefnicas
Fotocopiadoras
Televisores
Retroproyectores
Equipo de Amplificacin
Mquina de escribir
Impresoras
Cantidad
107
150
80
20
42
02
57
02
03
05
01
12
20
Informacin proporcionado por el encargado de inventario.
Financieros:
La asignacin economa del Ministerio de Educacin de acuerdo a las necesidades
del departamento plasmadas en el Plan Operativo Anual Direccin Departamental de
Educacin y alcanza un aproximado anual de Q 323 millones, distribuidos en los
proyectos y programas, adems de aportes que brindan diferentes O.N.G.
1.2Tcnica utilizada para el diagnstico

Para poder especificar las tcnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que se
indique el proceso en que se ejecut el mismo, por lo que a continuacin se presenta
el orden en que se realiz el diagnostico.
Lo primero consiste en detectar las necesidades existentes dentro de la
institucin, a este paso se le llama deteccin, para lo cual se utilizaron las
siguientes tcnicas:
Lluvia de ideas
Interrogatorio
Discriminacin
Observacin
Para la priorizacin se utilizo la tcnica de los nmeros para el primer
momento de la priorizacin para que luego de detectar quince necesidades,
quedaran nicamente cuatro para ordenarlos de acuerdo a la tcnica de
priorizacin por objetivos de la Direccin Departamental de Educacin, Cobn
Alta Verapaz.
Para la definicin se aplico el rbol de problemas y el rbol de objetivos.
La identificacin de alternativas de solucin se realizo a travs de la lluvia de
ideas.
El anlisis de viabilidad y factibilidad se realizo luego de llenar una ficha
tcnica por cada una de las alternativas de solucin planteadas, para lo cual se
utilizo la tcnica del interrogatorio.
1.3Lista de carencias
Con las tcnicas mencionadas se logr un listado:
1. Falta de apoyo a docentes del nivel preprimaria a nivel departamental.
2. Falta de programas para becas de nios nivel preprimaria.
3. Carece de implementacin de programas a escuelas saludables.
4. Poco apoyo en implementacin de computadoras a los establecimientos
educativos.
5. Limitacin de contratos a maestros de nivel preprimaria y primaria.
6. Falta de contratos a docentes de educacin fsica a establecimientos
educativos del rea rural.
7. No hay voluntad en la agilizacin de trmites de contratos a docentes por
contrato rengln 021.
8. Mal servicio de internet con acceso directo del Ministerio de Educacin.
9. Poco control de los documentos administrativos en la unidad de direccin de
personal docente.
10. Mal carcter del personal administrativo en algunas unidades de la Direccin
Departamental.
11. Falta de capacitacin a personal operativo con valores humanos.
12. Mala seleccin en los puestos de los Coordinadores Tcnicos
Administrativos.
13. Poco control de los Coordinadores Tcnicos Administrativos hacia los
directores de los establecimientos educativos.
14. Poca supervisin a los Coordinadores Tcnicos Administrativos en las sedes
respectivos.
15. Falta de comunicacin a tiempo con algunas coordinaciones por distancia
de la cabecera departamental.
1.4 Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas

Para realizar el anlisis de los problemas identificados en la institucin se elabor el
siguiente cuadro, en donde se determinaron sus factores y posibles soluciones.
roblemas
Deficiente programas
educativas en los
establecimientos.
actores
pcin de soluciones.
Docentes sin apoyo.
Proporcionar valija
didctica
No se cuenta con becas
Becas a nias rurales y

urbanas.
Programas de escuelas
saludables solo con
escuelas pilotos.
Cobertura en las
comunidades educativas
Deficiente proceso de
Limitacion de contratos a
enseanza y aprendizaje docentes
en los establecimientos
del nivel pre primario y
primario
No se contrata maestro
de educacin fsica.
Contratos a docentes
segn necesidades de
cada municipio del
departamento.
Contrato a maestros de
educacin fsica en las
escuelas rurales.
Desinters en los tramites Persona especializa en

de contratos a docentes
agilizar trmite a
del rengln 021
contratos.
Inadecuado servicio en
la informacin de
documentos
administrativos de
docentes en servicio.
M Malas relaciones
humanas
Sistema saturado.
Control del uso adecuado

del sistema (internet)
Descontrol en
documentos
administrativos.
Control y actualizacin
en los documentos de
los docentes en servicio.
Carcter inapropiado del

personal
administrativo.(algunos)
Taller de valores morales

y de cortesa
Personal operativo con

escaso valores morales.
Descontrol en la
administracin con los
Inadecuada seleccin en
puestos de
Capacitacin de acuerdo
a las funciones.
Reclutamiento de
expedientes.
Coordinadores Tcnicos
Administrativos.
Administrativos
Descontrol de los
Administrativos hacia
directores.
Control en la
Coordinacin Tcnica
Administrativo.
Supervisar cierto tiempo.

Poca supervisin a las
sedes de la Coordinacin
Tcnica Administrativa
No se tiene mayor
comunicacin con
algunos Coordinadores
Tcnicos Administrativos.
Buscar medios en
informar a todos los
coordinadores.
La priorizacin se realiz en dos momentos, el primero consisti en hacer un

ordenamiento de acuerdo a la proyeccin, de la Direccin Departamental de
Educacin para lo cual se empleo la tcnica de los nmeros y as poder contar y
proceder a efectuar la priorizacin. Se sigui el siguiente procedimiento:
Se le otorgo 3 puntos al mas urgente de resolver, 2 puntos al menos urgente y 1
punto al que no es tan urgente de resolver.
Hacer un conteo de los puntos por cada problema para verificar cuantos puntos
obtuvo finalmente.
Seleccionar los problemas que obtuvieron los ms altos punteo.
Problemas
Punteo
Suma
Deficiente programas educativas en los

establecimientos.
212
Deficiente proceso de enseanza y aprendizaje en los

establecimientos del nivel preprimario y primario
323
Inadecuado servicio en la informacin de documentos

administrativos de docentes en servicio
222
211
331
Malas relaciones humanas

Descontrol en la administracin con los Coordinadores
Tcnicos Administrativos.
A continuacin se presentan los cuatro problemas que obtuvieron los punteos

ms altos.
1
2
3
4
Problemas
Deficiente proceso de enseanza y aprendizaje
establecimientos del nivel pre primario y primario
en
los
Descontrol en la administracin con los Coordinadores Tcnicos

Administrativos
Inadecuado servicio en la informacin de documentos administrativos de
docentes en servicio
. Deficiente programas educativas en los establecimientos.
El problema seleccionado es: Deficiente proceso de enseanza y aprendizaje en

los establecimientos del nivel preprimario y primario.
10
1.5 Datos de la institucin beneficiada.

1.5.1 Nombre de la institucin
MINEDUC. Coordinacin Tcnica Administrativa distrito escolar 16-09-16.
1.5.2 Tipo de institucin
Estatal.
1.5.3 Ubicacin geogrfica
Final de zona 1, Carch Alta Verapaz.
1.5.4 Visin.
Mejoramiento de la calidad de la educacin a nivel
local en los
establecimientos educativos en coordinar diferentes actividades en lo que
requiera el MINEDUC durante el ciclo escolar y la asesora administrativa.
1.5.5 Misin.
La Coordinacin Tcnica Administrativa es una institucin pblica que
coordina las actividades y cubre las necesidades de los diferentes
establecimientos educativos a nivel local para el mejoramiento de la calidad
de educacin.6
1.5.6 Polticas.
Manejar de manera eficiente la administracin del personal.
Orientar y capacitar al personal en programas y actividades
eventuales y poniendo en marcha procedimientos de evaluacin.
Aplicar la legislacin educativa vigente en los casos administrativos.
Justificar la creacin y ampliacin de plazas en su jurisdiccin a fin de
ofrecer mayor cobertura en los servicios educativos.
Velar por el uso y aprovechamiento de todos los recursos fsicos con
que se cuenten en los establecimientos.
Contribuir a la orientacin para el buen funcionamiento de proyectos y
actividades que enriquezcan el presupuesto de los establecimientos.
6
Coordinacin Tcnica Administrativa.
11
1.5.7 Objetivos.
OBJETIVO GENERAL:
Coadyuvar a llevar la eficiencia interna y externa del sistema y del proceso
educativo, con la calidad, equidad y pertinencia cultural.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
Propiciar la expansin cuantitativa de los servicios educativos, tales como:
Crecimiento vertical y horizontal de la matrcula.
Creacin y/o ampliacin de centros y servicios educativos escolares y
extraescolares.
Atencin educativa a los grupos monolinges y bilinges.
Promover la creacin de modalidades alternativas no tradicionales, destinadas
a satisfacer necesidades de formacin, cobertura de poblacin y divulgacin
del conocimiento.
Impulsar la realizacin cooperativa, integrada y coordinada de las acciones de
investigacin, ejecucin y evaluacin educativas de los aspectos tecnopedaggicos en los mbitos regional, nacional y local.
Realizar el trabajo tcnico-administrativo de manera desconcertante a efecto
de 7propiciar:
Autonoma para adecuar el trabajo docente y administrativo a los
requerimientos especficos del medio.
Delegacin de funciones, atribuciones y responsabilidades.
Corresponsabilidad en el cumplimiento de los objetivos educativos.
Propiciar la permanente vinculacin de la oferta educativa con el mercado de
trabajo en los mbitos nacional, regional, departamental y regional.
Promover la utilizacin racional de los recursos humanos, fsicos y
econmicos en cada mbito y nivel
Manual de Supervisin Escolar.
12
1.5.8 Metas.
a) Contribuir a elevar la calidad de la educacin, para que responda a las
necesidades y expectativas de los diversos grupos de la poblacin y a los
requerimientos del desarrollo econmico y social, tanto regional como
nacional.
b) Coadyuvar en la aplicacin de la filosofa de la educacin nacional y en la
ejecucin de las polticas, planes y programas del sector de educacin.
c) Hacer efectiva la democratizacin proporcionando la igualdad de
oportunidades regionales, locales y tnicas para una educacin permanente y
promoviendo la interaccin y participacin de individuos y grupos en el
proceso educativo.
d) Facilitar la interaccin y correlacin interna del Sector Educativo
extraescolar en sus aspectos sociales y culturales.
escolar,
e) Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educacin

cientfica y democrtica al servicio de todos los grupos de la poblacin y que
participe como factor del desarrollo social.8
1.5.9 Estructura organizacional
La mxima autoridad es el Director Departamental y las Coordinaciones Tcnicas
Administrativas son municipales del departamento de Alta Verapaz.
Y el organigrama es el siguiente
Direccin Departamental
de Educacin.
Coordinacin
Tcnica
Administrativa
Secretaria
Directores
Docentes
Manual de Supervisin Escolar.
13
1.5.10 Recursos (humanos, materiales, financieros).

Humanos:9
Personal Administrativo: Un Coordinador Tcnico Administrativo y una
Secretaria.
Personal Docente: 15 Directores de los establecimientos educativos del
Distrito escolar.
38 Docentes del nivel primario
15 Docentes del nivel preprimaria
Fsicos: La coordinacin Tcnica Administrativa esta ubicada en el saln
municipal ubicada en la final de la zona 1 del municipio de San Pedro Carch del
departamento de Alta Verapaz.
No.
Ambientes
01 Oficinas
02 Bodega
03 Sanitarios ( Masculino- femenino)
Cantidad
04
01
02
No.
01
02
03
04
05
Cantidad
05
05
04
04
03
Descripcin de mobiliario, equipo y material

Escritorios de oficina
Sillas
Mquina de escribir
Archivadoras
Estanteras
Financiero: La coordinacin Tcnica Administrativa no tiene un fondo econmicos

especficos para cubrir necesidades que se tienen ya que la Direccin Departamental
de Educacin asigna mobiliario y equipo, tambin otorga vales para papelera o
materiales de oficina y suministros varios requeridos.
Coordinacin Tcnica Administrativa
14
1.6 Lista de carencias.

Para obtener el listado de carencias de la Coordinacin Tcnica Administrativa
del Distrito Escolar No. 16-09-16 del municipio de San Pedro Carch, del
departamento de Alta Verapaz, fue necesario programar una reunin de trabajo con
el personal para que a travs de la lluvia de ideas se pudiera apoyar de acuerdo a lo
priorizado por la Direccin Departamental de Educacin, sede Cobn, Alta Verapaz,
en relacin a sus objetivos, teniendo como listado las necesidades siguientes:
1. Hace falta induccin al puesto de director de la escuela primaria.
2. Poco apoyo al director en conocimientos bsicos sobre
auxiliar.
inventario titular y
3. Poca agilizacin de trmites administrativos de los directores de las escuelas en

el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carch Alta Verapaz.
4. Poco apoyo a la actualizacin sobre administracin educativa en los distritos
escolares del Ministerio de Educacin.
5. Poca aplicacin de las funciones tcnico-administrativas del Director de escuela
primaria.
6. No se cuenta con material administrativo para el cumplimiento de las funciones
del Coordinador Tcnico Administrativo.
7. Falta de conocimiento sobre las funciones administrativas en la modalidad de
institutos de Telesecundaria
8. Poco inters en la supervisin educativa en los diferentes establecimientos de los
municipios de Alta Verapaz.
9. Poco cumplimiento de las funciones administrativas del Coordinador Tcnico
Administrativo.
10. No se cuenta con el apoyo a la orientacin vocacional en los establecimientos
pblicos del municipio de Cobn, Alta Verapaz.
11. Falta de atencin a contenidos culturales de la regin.
12. No existe divulgacin de los valores morales, sociales y normas de
cortesa en padres de familia en los establecimientos
13. Poco apoyo de programas educativas a establecimientos educativos del distrito
escolar 16-09-16 de San Pedro Carch Alta Verapaz.
14. Falta de apoyo financiero del Mineduc hacia a las Coordinaciones Tcnicas
Administrativas.
15
1.7
Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas

Para realizar el anlisis de los problemas identificados en la institucin se
elabor el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus factores y posibles
soluciones.
No. Problemas
1
Ineficiencia
administrativa en la
agilizacin de los
trmites
administrativos en
el distrito escolar
16-09-16 de San
Pedro Carch Alta
Verapaz.
Factores
1. Desconocimiento en
documentos
administrativos.
2. Desactualizacin en
el proceso educativo.
3. Inexperiencia en la
administracin.
Opciones de
solucin
1 Diseo de una
gua de registros
y controles
administrativos.
2. Capacitacin de
socializacin de
documentos
administrativos.
3.Implementacin
de un banco de
documentos
administrativos
Insuficiente
aplicacin de las
funciones
tcnico
administrativo
dentro del
proceso
educativo del
director de la
escuela
primaria.
1. Poco apoyo a la
aplicacin de las
funciones
administrativas.
1. Recopilacin de
leyes para los
procedimientos
administrativos.
2. Limitacin de las
funciones tcnicasadministrativas del
Director de escuela
primaria.
2. Aplicacin de los
procedimientos
administrativos
en forma
correcta.
Deficiente
supervisin
educativa en las
aulas de los
establecimientos
pblicos del
distrito escolar a
nivel municipal de
San Pedro Carch
Alta Verapaz.
1...Solicitudes a
1. No se cuenta con
O.N.G para el
recursos humanos
apoyo de
financieros y
recursos
materiales (Vehculo).
financieros y
materiales
2. Perfil inadecuado del
Coordinador Tcnico 2.Plazas a jurado de
oposicin para
supervisores
16
Administrativo.
Deficiente guas
curriculares en la
formacin de
valores para una
educacin bilinge
comunitaria
integral.
3. Poco cumplimiento
de las funciones
administrativas del
Coordinador Tcnico
Administrativo.
1. No se cuenta con el
apoyo a la
orientacin
vocacional en los
establecimientos.
2. Falta de atencin a
contenidos culturales
de la regin.
3. Comunicacin
inadecuada de los
valores morales,
sociales y normas de
cortesa a
padres de familia en
establecimientos
educativos.
3. Concientizacin
con las
aplicaciones de
las funciones
administrativas.
1.Gestin de apoyo
a las diferentes
instituciones con
orientacin
vocacional.
2. Ampliacin de
cobertura de
educacin
bilinge (DIGEBI)
con los docentes
de las diferentes
comunidades del
municipio.
3. Comunicacin
adecuada y
amplia con los
padres.
MATRIZ DE PRIORIZACION
Despus de la deteccin de problemas se realiza la priorizacin conforme la
tcnica matriz de priorizacin, siendo el siguiente procedimiento:
Reunin con el personal de la Coordinacin Tcnica Administrativa del Distrito
Escolar 16-09-16 en la fecha del 19 de septiembre de 2008.
Priorizar a travs de preguntas directas a los Profesionales de la Institucin, y
conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anot en la
parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas,
cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados.
Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anot el
problema elegido en el cuadro de interseccin, en una lista aparte se escriben las
razones dadas. Al completar el cuadro se sumo el nmero de veces en que cada
17
problema se repiti, el problema que obtuvo el mayor nmero de repeticiones quedo

como el nmero uno y as sucesivamente, conforme orden de prioridad.10
1
PROBLEMAS
2
Insuficiente
Ineficiencia aplicacin
administraci de las
funciones
n en la
tcnico
agilizacin
administrativ
de los
o dentro del
tramites
administrativ proceso
educativo
os en el
del director
distrito
escolar 16- de la
escuela
09-16 de
primaria.
San Pedro
Carch Alta
Verapaz.
1. Ineficiencia administracin en
la agilizacin de los tramites
administrativos en el distrito
escolar 16-09-16 de San Pedro
Carch Alta Verapaz.
2. Insuficiente aplicacin de las
1
funciones tcnico administrativo
dentro del proceso educativo del
director de la escuela primaria.
3. Deficiente supervisin
1
educativa en las aulas de los
establecimientos pblicos del
distrito escolar a nivel municipal
de San Pedro Carch Alta
Verapaz.
4. Deficiente guas curriculares en 1
la formacin de valores para una
educacin bilinge comunitaria
integral.
3
Deficiente
supervisin
educativa en
las aulas de
los
establecimie
ntos
pblicos del
distrito
escolar a
nivel
municipal de
San Pedro
Carch Alta
Verapaz.
4
Deficiente
guas
curriculare
s en la
formacin
de valores
para una
educacin
bilinge
comunitari
a integral.
10
VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicacin de la metodologa participativa y sus resultados en la

autogestin comunitaria con equidad de gnero. Guatemala. 1998. p.29
18
1. Ineficiencia administracin en la agilizacin de los tramites administrativos en

PRIORIDAD 1
5 puntos
2.
Deficiente guas curriculares en la formacin de valores para una educacin

bilinge comunitaria integral.
PRIORIDAD 2
4 puntos
3. Insuficiente aplicacin de las funciones tcnico administrativo dentro del

proceso educativo del director de la escuela primaria.
PRIORIDAD 3
2 puntos
4. Deficiente supervisin educativa en las aulas de los establecimientos pblicos
del distrito escolar a nivel municipal de San Pedro Carch Alta Verapaz.
PRIORIDAD 4
1 puntos.
LUGAR: San Pedro Carch Alta Verapaz
Fecha: 19 de septiembre de 2008
1.8 Anlisis de viabilidad y factibilidad.

Para realizar el anlisis de viabilidad y factibilidad es necesario que en la ficha
tcnica esta escrita cada idea proyecto. Por viabilidad entendemos como la
identificacin de las principales restricciones que impiden que el proyecto pueda
alcanzar sus objetivos. Estas restricciones son de diferente naturaleza y se pueden
encontrar tanto en el ambiente interno, como en el externo del proyecto. Una vez
que se haya identificado se proponen estrategias para superar las mismas.
En el anlisis de factibilidad se optimiza la asignacin de recursos hasta la operacin
del proyecto, incluye la obra fsica, el programa de desembolso y la organizacin
requerida.
La factibilidad consiste en perfeccionar la alternativa que presente mayor aceptable
mediante la realizacin de todos los estudios que sean necesarios
Este anlisis permite ver dentro de las diferentes alternativas cual es la que presenta
mejor posibilidad no solo econmica sino tambin poltica, para lo cual hay tcnicas
que permiten el respectivo anlisis.
Analizar cada una de las opciones identificadas, considerando las polticas
gubernamentales y la realidad del pas en relacin al sector educativo, adems de
los criterios tcnicos, financieros, econmicos, institucionales, sociales y otros que
considere puedan ayudarle a priorizar las opciones.
La realizacin del Anlisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una de las
alternativas de solucin sea rentable y sostenible, que no exista ningn obstculo
para su ejecucin ya que la Alternativa de Solucin debe cumplir con todos los
criterios que se formulen para que se de solucin al problema detectado.
Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solucin se sigui el
siguiente Proceso:
Habiendo establecido las alternativas de solucin para el problema seleccionado se
procede a llenar una Ficha Tcnica por cada alternativa, lo que permite concretizar la
19
idea del Proyecto, en la que se incluye informacin general como beneficiarios, la

localizacin para la ejecucin del proyecto, la inversin aproximada que se har para
resolver el problema y los resultados a obtener.
El Ministerio de Educacin, a travs del documento Marco Lgico de proyectos,
propone que el anlisis de viabilidad se realice de acuerdo a la siguiente
herramienta.
CUADRO PARA ANALISIS DE VIABILIDAD
Para el llenado de la siguiente herramienta se sigue el siguiente proceso:
En la columna de opcin, deben considerarse las alternativas identificadas.
En la primera columna aparecen los criterios que servirn para realizar el anlisis.
Se formula la pregunta Este criterio tiene relacin con la opcin?
Al final, la alternativa que tenga mas relacin con los criterios es la que mejor se
ajusta para resolver el problema identificado.
No.
1
2
3
Idea proyecto
Diseo de una gua de registros y controles administrativos.
Capacitacin de socializacin de documentos administrativos
Implementacin de un banco de documentos administrativos
20
Criterios para priorizacin de opciones

Indicadores
Financiero
Se cuenta con el recurso financiero?
El proyecto se ejecutar con recursos
propios?
Existe posibilidad de crdito para el
proyecto?
Opcin Opcin Opcin 3

1
2
si no si no Si no
Administrativo legal
Se tiene la autorizacin legal para
realizar el proyecto?
x
x
x
x
x
x
Social
El proyecto es de vital importancia para la
Beneficia a la mayora de directores de la

comunidad educativa?
Total
x
14
Se mantendr la ejecucin del proyecto

si hay cambio de autoridades?
Esta preparada la comunidad educativa
para el proyecto?
Puede obtener el visto bueno del
Encargado de la institucin?
Tcnico
Cuenta con experiencia para administrar
los recursos humanos, fsicos y financieros
del proyecto?
Se cuenta con las instalaciones
adecuadas para el proyecto?
Se tiene bien definida la cobertura del
proyecto?
Se han definido claramente las metas
Poltico
El proyecto es de vital importancia para la
Se enmarca dentro de las policitas del
MINEDUC?
01
13
x
02
09
x
06
21
INTERPRETACIN: Despus de haber llenado la ficha de viabilidad y de factibilidad,

el problema detectado es factible y viable de solucionar a travs de la alternativa que
reuni los criterios positivos (SI), siendo la alternativa Nmero 1:, como mejor
opcin de solucin al problema
Para finalizar con el Proceso se aplic la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad
permitiendo as establecer la alternativa que rene los criterios positivos de
rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningn obstculo para su ejecucin,
1.9 Problema Seleccionado
Con toda la informacin anterior se concreto el propsito del diagnostico, identificar
un problema y determinar su alternativa de solucin, Con el listado de los cuatro
problemas se procedi a la priorizacin
Utilizando la tcnica de priorizacin por funciones quedando el problema
Ineficiencia administrativa en la agilizacin de los tramites administrativos en
1.10 Solucin propuesta como viable y factible
Luego de elaborar el rbol de problemas y objetivos con el uso de la tcnica lluvias
de ideas para la propuesta de solucin, por cada alternativa se lleno una ficha
tcnica como un proyecto a nivel de idea de un proyecto educativo quedando como
la mejor alternativa.
Elaboracin de una Gua de Registros y Controles Administrativos para
directores del Nivel Primario.
22
CAPTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.10. Aspectos generales.
2.1.1 Nombre del proyecto. Gua de Registros y Controles Administrativos
para Directores del Nivel Primario.
2.1.2 Problema. Ineficiencia administrativa en la agilizacin de los tramites
administrativos del distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carch
2.1.3. Localizacin. En la final de la zona 1 del municipio de San Pedro Carch

A.V.
2.1.4. Unidad Ejecutora. . Eps,
2.1.5. Tipo de proyecto. Documentos Administrativos

2.2 Descripcin del proyecto.
El proyecto consiste en la elaboracin de una gua de documentos administrativos
en Registro y Controles para los directores de las escuelas del Nivel Primario del
distrito 16-09-16 del municipio de San Pedro Carch departamento de Alta
Verapaz que contiene informacin para una fcil agilizacin de los procesos
administrativos de la estructuras de lo instrumentos de las correspondencias en
una institucin publica o privada para el Control de las mismas, con una
estadstica o un archivo de documentos que se han enviado y dirigido a las
autoridades mximas en la rama de la educacin.
Con el fin de tener una administracin eficiente y eficaz de los establecimientos del
distrito para lograr la misin, visin, objetivos y polticas en relacin a una gestin
educativa, el manejo de los documentos tiles y necesarios en la administracin
con sus respectivos conceptos y modelos.
2.3 Justificacin.
La gua de registros y controles administrativos para directores del nivel primario
contiene correspondencias oficiales que se utilizan diariamente en los diferentes
establecimientos educativas del pas, para que se cumplan cualquier gestin
formal llevando a cabo los procedimientos correctos que se deben utilizar en que
hacer diario del campo de la administracin.
La elaboracin de la gua no ha sido por casualidad, sino que dieron respuestas a
los problemas de los documentos administrativos y as llevar a cabo un trabajo
metdico sobre la utilizacin del mismo.
23
2.4 Objetivos del proyecto.

General.
Contribuir a facilitar la agilizacin de los procesos educativos a los directores
del nivel primario a travs de una gua de Registros y Controles.
2.4.1 Especficos.
9 Elaborar una gua para la aplicacin de documentos administrativos para
hacer uso de ella en determinado momento que sea necesario.
9 Planificar una capacitacin de socializacin al respecto de la
gua de
Registros y Controles.
2.5 Metas.
Taller sobre identificacin de necesidades de cada director.
Taller sobre conocimiento de los documentos administrativos
Taller para la elaboracin de documentos administrativos.
2.6 Beneficiarios.
15 Directores de los diferentes establecimientos del distrito 16-09-16
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto.
Gestin por parte del estudiante
24
2.8 Cronograma de actividades de ejecucin del proyecto
Ao 2008
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
ACTIVIDADES
Preparacion
de
condiciones.
Recopilacion
de
informacion.
Elaboracion del documento
Validacion del documentos
de herramientas tecnicas
Correccion del documento
Levantado de texto del
documento
Reproduccion
del
documento
Elaboracion de un plan del
taller.
Convocatoria
Realizacion del taller de
capacitacion
Evaluacion del proyecto
Elaboracion del
final del proyecto
informe
MES 1
MES 2
MES 3
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P= Planificado.
E= Ejecutado.
25
2.9Recursos (humanos, materiales, fsicos, financieros)
DESCRIPCIN
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO TOTAL
Humanos.
1
C.T.A
Q.60.00
Q.
15
Directores (3 dias)
Q.60.00
Q. 900.00
60.00
Materiales.
375
Fotocopias
Q.
0.20
Q.
75.00
10
Lapiceros de colo negro
Q.
2.00
Q.
20.00
20
Lapices
Q.
1.00
Q.
20.00
Correctores de botecito
Q. 15.00
Q.
30.00
16
Folders
Q.
2.00
Q. 32.00
16
Fastener
Q.
0.75
50
Hojas impresas
Q.
2.00
Q. 100.00
16
Refacciones
Q. 15.00
Q. 240.00
16
Documentos empastados impresos
Q. 50.00
Alquiler de local
Q. 200.00
Q. 600.00
USB
Q. 180.00
Q. 180.00
Horas de internet
Q.
CD quemadas
Q. 10.00
Q. 150.00
Resma de papel bond t/ carta
Q.
Q.
15
1
6.00
0.10
12.00
800.00
30.00
35.00
Logistica.
2
Alquiler de de caonera.
Q.200.00
Q. 400.00
Alquiler de computadora (2 dias)
Q.200.00
Q. 400.00
_________
Q 4,084.00
26
CAPTULO III.
PROCESO DE EJECUCIN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados.
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
ACTIVIDADES
RESULTADOS
Preparacion
de
condiciones.
Recopilacion
de
informacion.
Elaboracion del documento
Contar con los recursos economicos para iniciar con

el documento administrativo.
Consulta a diferentes fuentes bibliograficas.
Se elabor el documento administrativo con el

coordinador y directores basado en la investigacin
como apoyo en los trmites administrativos.
Validacion del documento Se valid el documento adminisrativo como apoyo
de herramientas tecnicas
en los trmites administrativos
Correccion del documento Corregir los errores del documento administrativo
presentado.
Levantado de texto del Levantado de texto.
documento
Reproduccion
del reproducin de 16 ejemplares
documento
Elaboracion de un plan del Un plan de capacitacin elaborado.
taller.
Convocatoria
Se convoc a los directores.
Realizacion del taller de Los quince directores.
capacitacion
Evaluacion del proyecto
Evaluaron el documento administrativo.
Elaboracion del
final del proyecto
informe Informe final del proyecto.
27
3.2 Producto y Logros.
Productos
1. Diseo de una gua de registros

y controles administrativos.
Logros
9 Clasificacin de documentos
administrativos de mayor utilidad
en los diferentes
establecimientos del distrito
escolar 16-09-16.Carch A.V.
9 La aprobacin de los
documentos administrativos en
registros y controles.
9 Diseo de la gua de acuerdo a
las necesidades de los diferentes
directores.
2. Capacitacin de socializacin de
documentos administrativos.
9 Fortaleza en el desarrollo de los

conocimientos bsicos de la
administracin educativa a
directores.
9 El uso adecuado de los
documentos administrativos.
9 La importancia de la
administracin en los
establecimientos educativos de
acuerdo a la estructura.
3. Implementacin de un banco de
documentos administrativos
9 Se implement documentos
administrativos a directores de
escasos conocimientos en la
administracin de unos
establecimientos.
9 Actualizacin de documentos en
relacin a la administracin.
28
GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS

PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIA.
Braulio Efran Yaxcal Cuz

200051284

Distrito escolar 16-09-16
San Pedro Carch Alta Verapaz
29
ndice
Presentacin
Objetivos
Capitulo I
Fundamentacin Terica
1.1
Administracin Educativa
1.1.1 Etimologa
1.1.2 Definicin
i
1
2
2
CAPITULO II
Etapas de la Administracin educativa
2.1.1 Planificacin
2.1.2 Organizacin
2.1.3 Integracin
2.1.4 Direccin
2.1.5 Control
3
3
3
3
3
2.2
Registros y controles administrativos
2.2.1 Registros
2.2.2 Control
3
3
Capitulo III Instrumentos de la Correspondencia en la

Administracin Educativa
2.1
Nota Oficial
2.2
Oficio
2.2.1 Modelo de oficio
2.3
Providencia
2.3.1 Modelo de providencia
2.4
Actas
2.4.1 Clases de actas
2.4.2 Testados de actas
2.4.3 Transcripcin
2.4.4 Modelo de actas
2.4.5 Certificacin de actas
2.5
Conocimiento y modelo
2.6
Circular
2.6.1 Modelo de circular
2.7
Memorial
2.7.1 Modelo de memorial
4
4
6
7
8
10
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
30
2.8
Memorndum
2.8.1 Modelo de memorndum
2.9
Constancia
2.10 Solicitud
2.10.1 Modelo de solicitud
2.10.2 Modelo de nota
2.11 Expediente
2.12 Libro de inscripcin
Bibliografas
20
21
22
23
24
25
26
27
28
31
i
PRESENTACION
En esta gua de Registros y Controles en documentos administrativos para
directores del nivel primario presenta tres captulos en la primera la fundamentacin
terica y el segundo las etapas de la administracin educativa y la tercera
Instrumentos de la correspondencia en la
Administracin Educativa; se incluye
modelos de correspondencia para la utilizacin adecuada de registros y controles en

proporcionar un trabajo eficiente en la administracin educativa tomando en cuenta la
necesidad de nuestra educacin para mejorar la calidad de administracin en los
establecimientos.
En esta gua facilita una parte de los documentos administrativos manejables

para realizar cualquier tipo de trmites con una actitud positiva hacia el trabajo en los
establecimientos educativo a nivel local y departamental con el mejoramiento de la
educacin.
32
GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO
OBJETIVOS
General:
Contribuir con la gua de Registros y Controles en documentos
administrativos para directores del nivel primaria.
Especficos:
9 Facilitar modelos de documentos administrativos a directores del nivel
primario.
9 Socializar el documento administrativo conjuntamente con los
directores.
9 Aplicar los instrumentos necesarios en los diferentes establecimientos
educativos del distrito escolar.
33
CAPITULO I
Fundamentacin Terica.
1.1 Administracin Educativa

1.1.1. Etimologa
La palabra Administracin se forma del prefijo ad hacia y de
ministratio, esta viene de minister vocablo compuesto
de
minus
comparativo de inferioridad, y del sufijo ter que sirve como trmino de
comparacin.11
1.1.2 Definicin
Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y
regular en forma eficiente las operaciones
de una organizacin para lograr
un propsito dado, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes en
lograr un objetivo.
La administracin es el control y manejo de los recursos materiales y
humanos para ponerlos al servicio de los grandes fines y aspiraciones
determinados por la poltica educacional.
La administracin busca en forma directa la obtencin de resultados de
mxima eficiencia en la coordinacin.
La administracin de la educacin en nuestros pases se ha quedado
muy atrs de los progresos operados en otras disciplinas del conocimiento
humano.12
Con esta concepcin nos infunde de cierta manera el grado de
eficiencia y eficacia del cumplimiento del actual procedimiento educativo,
especficamente dentro del mbito del Sistema Educativo Nacional, la misma
no ha sido capaz de contribuir en la generacin y transformacin de
expectativas innovadoras de la enseanza aprendizaje, hasta cierto punto por
ciertos factores
limitantes como se puede mencionar el presupuesto
nacional de educacin y bsicamente el de la no existencia de un Proyecto
de Nacin firme y duradero-
11
12
REYES PONCE, Agustn, Administracin Moderno, 14 edicin editorial Limusa S.A. Mxico D.F. 2003. P.2.
HEINZ WEIHRICH, Harold Koontz Administracin Educativa, Una Perspectiva Global, 12. Edicin, Mxico, D.F.804 pp.
34
CAPITULO II
Etapas de la Administracin educativa
2.1.1 Planificacin:
Implica seleccin de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos;
requiere tomar decisiones, es decir, escoger cursos futuros de accin entre
alternativas.13
La planificacin esencialmente anticipa las actividades futuras,
previendo contratiempos, y sobre todo tener en cuenta las etapas del proceso
tcnico administrativo de la educacin.
2.1.2 Organizacin:
La palabra Organizacin se deriva de organismo, que tiene como
significado crear una estructura con parte integradas de tal forma que la
relacin con el todo.
2.1.3 Integracin
Se refiere a los aspectos que deben establecerse para la presentacin
de los servicios como: sistema operativo y administracin, las normas y
procedimientos, la planificacin del trabajo diario, la preparacin de la entidad
y sus empleados.
2.1.4 Direccin
La direccin consiste en influir en los seres humanos para que
contribuyan a la obtencin de las metas de la organizacin y del grupo.
2.1.5
Control:
Es la medicin y correccin de las actividades con el fin de asegurarse
de que los hechos se ajustan a los
2.2
Registros y controles administrativos

2.2.1 Registros: Es el ordenamiento de informacin recopilada donde
estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una institucin.
Coleccin de hechos relacionados tratados como una unidad para
almacenar temporalmente informacin mientras o hasta que sea usada.
2.2.2 Control: consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el
avance y problemas de las actuaciones o actividades, para tomar las
medidas correctivas que sean necesarias.
13
HEINZ WEIHRICH, Harold Koontz, Administracion,9. Edicin, 1990 Mxico D:F. p.18
35
CAPITULO III Instrumentos

Educativa.
3.1 Nota Oficial
de la correspondencia
en la
Administracin
Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo breve y menor formalidad

que el asunto a trata en un oficio .su extensin estilo cortesa vara de acuerdo
con la importancia y del asunto de que se trate. as como de la jerarqua de los
funcionarios pblicos..
Al redactar la Nota oficial es lo que se refiere al tratamiento debe tenerse muy en
cuenta la jerarqua de los funcionarios as tenemos:
Entre funcionarios de alta jerarqua es muy respetuosa de superior a inferior
tiene cierto
don
de mando de inferior
a superior debe
ser ms
atenta
respetuosa.
3.2 Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se puede solicitan o rendir
informes, acusar recibo, transmitir disposiciones
etc.
Su redaccin
debe ser
cuidadosa atendindose siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia

comercial referente a la esttica ,puntuacin redaccin.
Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras o a diversos
funcionarios entre s, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones.14
Es el tipo de escrito, redactado en papel tamao oficio, que se usa para demandas,
autorizaciones o proporcionan informacin oficial, regularmente u dados en el
servicio publico, para la elaboracin se usa papel sellado, espaol o con membrete
de la institucin. Un oficio contiene en el margen superior derecho su nmero y
referencia
14
este
instrumento
deber
contener
destinatario.
CHACON ARROYO, Miguel Angel, Manual del director escolar nivel primario, Guatemala, p.29
36
Los elementos que forma el oficio son:

Numero de oficio y referencia
Lugar y fecha.
Destinatario.
Identificacin de titulo y cargo a quienes se dirige el oficio.
Vocativo.
Contenido o cuerpo del oficio,
Despedida
Firma o cargo de quien enva.
Indicadores de archivo copias a otras autoridades
u oficinas correlativas.
Registra las siguientes partes:

$ Destinatario.
$ Asunto
$ Remitente.
$ Firma Sello.
$ Copia para el archivo
37
3.2.1 Modelo De Un Oficio 15

DIRECCION TECNICA REGIONAL METROPOLITANA
Of. No. 35-2002

Ref. GTER ntea.
Cobn A.V.30 de Julio de 2008
Seor Director
Escuela Ciencias Comerciales No.3
Su Despacho
Ciudad.
De mi consideracin;
Me dirijo a usted, para que de conformidad con el articulo 70. del acuerdo 1032-85 se
sirva conceder Matricula Extraordinaria para amparar recuperaciones efectuadas en
el Colegio Mixto Nazareno al alumno Jaime Alfredo Ico Tujab, correspondiente al
sexto grado de diversificado en la carrera Perito Contador ao 2002.
Atentamente,
Lic. Gerardo Teodoro Enrquez Robles

Jefe Administrativo
c.c.a.
15
ALVARENGA V. Oscar Jonathan, Manual Practico del Maestro en Servicio 3. Edicin Guatemala. P 89
38
3.3 Providencia:
Constituye una de las formas de comunicacin escrita ms usada, entre las
diferentes dependencias del Estado, cuando los trmites de asuntos como permisos,
solicitudes de apoyo y otros que as lo requieran. Documento que se elabora como
consecuencia de una peticin escrita. 16
Es la razn consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario

indica el trmite que debe de seguir.
Solicita informes o deja constancia del
cumplimiento de una disposicin legal.

La providencia se escribe con los siguientes objetivos:
1.- Ratificar
2.- Solicitar antecedente
3.- Escuchar a otra persona
4.- Solicitar pruebas
5.- Enviar a archivo
Los elementos que conforman la Providencia son:
Nombre de la oficina administrativa
Fecha (Siempre escrita en letras)
Asuntos objetivos
Nmero de la Providencia
Objetivo de la misma
Firma del funcionario que la enva
Su aplicacin cuando es necesario trasladar a otra instancia una peticin recibida

tambin se debe de mencionar de cuantas hojas tiles consta el expediente.
16
Chacn Arroyo OP CIT pag.30
39
3.3.1 Modelo de Providencia17
--SUPERVISION
TECNICA
ADMINISTRATIVA
92-16
MUNICIPIO
DE
SAN
CRISTOBAL VERAPAZ, DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ, veintitrs de

septiembre del ao dos mil seis.
ASUNTO: JMJHNBHGVVF
PROVIDENCIA No. 050-2006
Atentamente
pase
al
Seor
Licenciado:
Alfredo
lvarez
Cabnal
Director
Departamental de Educacin de Alta Verapaz, para su conocimiento y lo que tenga a

bien disponer, emitiendo opinin de que esta supervisin no tiene inconveniente en
acceder a lo solicitado. Consta de 2 folios.
REGION METROPOLITANA
SUPERVISIN EDUCATIVA
SECTOR: 91-18
SUPERVISION EDUCATIVA, SECTOR NOVENTA Y UNO GUION DIECICOCHO,

Guatemala, _______de __________del dos mil______________.
ASUNTO: Seora: __________________________, en calidad de propietaria del
Centro Educativo___________________________________________________,
por las razones que expone, SOLICITA: autorizacin de funcionamiento del centro
educativo antes mencionado, en los niveles: Pre primaria y primaria, para ambos
sexos. El mismo se encuentra ubicado en___________ de esta ciudad.
17
Alvarenga V. OP CIT pags. 49 y 50
40
PROVIDENCIA No. 492-2006

Atentamente pase a la licenciada Carmen Ruiz, jefe del departamento del control
acadmico de la direccin regional metropolitana, el presente expediente para
aprobacin correspondiente, informndole que el suscrito avala el funcionamiento de
lo solicitado, previo estudio de dicho expediente.
PEM _______________________
Supervisor Educativo
Sector Dieciocho guin cero uno
Consta de: 104 (ciento cuatro) folios.
41
10
3.4 Acta
Resea escrita de todo lo
sucedido, todo lo que se ha hecho, dicho o
convenido en una reunin o actuacin en una Inauguracin de la Escuela, Toma de

Posesin, Exmenes parciales, Exmenes extraordinarios, Entrega de cargo, o como
parte del historial de la institucin, etc.Es un documento que se facciona en el libro
autorizado para el efecto, que contiene la descripcin de actos o hechos que ocurren
en un momento determinado 18
3.4.1 Clases de Actas:
Resumidas: Solo contienen en forma extracta los puntos importantes, resoluciones y

recomendaciones aprobadas.
Detalladas: Con explicacin ms amplia de los debates, as como de las

enmiendas, resoluciones aprobadas. Notarial: Autorizados en forma Legal por el
Notario para dar fe de los hechos. Forma de Autorizacin de los Libros de Actas:
Internamente por el departamento respectivo.
Externamente por entidades gubernamentales correspondientes.
Caractersticas de Libro de Actas:

Las hojas deben estar numeradas correlativamente y selladas.
Existen libros de actas con hojas desprendibles para ser escritas a mquina.
Recomendaciones en la elaboracin de Actas.

En la redaccin debe hacerse con lenguaje claro.
Los puntos deben separarse individualmente, preferiblemente, describiendo
diferente situacin de cada uno
18
Chacon Arroyo OP CIT pag.30
42
11
En la parte introductoria e incluye el nmero de acta y a qu ao corresponde.

Debe hacerse constar la hora del inicio, fecha, lugar, y la ciudad donde se labora.
Las personas que participan.
El motivo por el cual se redacta.
3.4.2 Testados
Correcciones del Acta: si se incurre en errores, como no es permitido borrar, hay
varias formas de corregir.
Entrelineados: Le antecede una Diagonal /, lo mismo al finalizar / Ejem: Revisada /a
la cotizacin,/ la papelera de los participantes, encontrndose de conformidad a los
requisitos.
Omisiones: Para dejar sin valor lo escrito innecesariamente. Ejem. Tres de las
quince caballeras de la finca se siembran estn cultivadas con. Se usa el guin
menor para omitir la palabra en este caso las palabras son: se siembran.
Agregados algunas veces va en combinacin con las omisiones, como los ejes.
Anterior y sirve como su nombre lo indica, para hacer valedero lo agregado.
Testado: Entrelineado, /a la cotizacin,/ lase.
se siembran,
omtase. Estn
cultivadas, lase.
Cmo se hacen las correcciones?
Por medio de testado que significa borrar o anular lo escrito y que se aplica en
las correcciones de entrelineados, omisiones y agregados. Adems el testado aclara
el contenido.
Donde se hacen las correcciones?
Al final del acta, antes de las firmas.
Agregados: Si despus de haberse firmado el acta hay necesidad de incluir otro
asunto, se realiza anteponindole: OTRO SI.
Despus, vuelven a firmar los participantes. Si alguno de los participantes no est
de acuerdo con alguno de los puntos o existe contrariedad, firma pero antes escribe
la anotacin o justificacin respectiva de su desacuerdo
43
12
3.4.3 Transcripcin
Transcribir, es: Copiar la relacin parcial o total de un escrito.
Trascripcin Parcial: o Transcripcin de lo Conducente, o sea lo ms importante es lo
que se transcribe.
Trascripcin Total o de lo Literal:
Hay dos medios de hacer la Transcripcin
a) Enviando copia anexa, o
b) Transcribir el texto ntegro
Acta de apertura de labores, ser la primera que se levante en el ciclo escolar se

inicia No. 01 y el ao en curso, toma en parte el Director, personal de Secretara (si
la hay) los profesores presentes, personal de servicio y otros. Todos deben firmarla
al finalizar su redaccin en ella se da posicin de sus cargos a todos los miembros
del personal.
Acta de exmenes extraordinarios
En el nivel medio, cuando un estudiante deja materias retrasadas o ha perdido

algn curso, tiene la oportunidad de recuperarlos o ganarlos en el ao siguiente, en
tres oportunidades que se dan: una en enero, otra en febrero y la ltima en marzo.
Si en estas oportunidades no gana los cursos, puede solicitar por escrito un examen
extraordinario a la supervisin escolar que le corresponde; el supervisor emite una
resolucin en la cual autoriza ese examen; la vigencia de ella es de treinta das
calendario.
Ya de acuerdo con el catedrtico, el alumno se examina en esa
oportunidad y debe ganar la clase con 65 puntos.
Inmediatamente calificada la
prueba, el catedrtico informa a la direccin del establecimiento acerca del resultado

de la misma, por medio de una hoja de cuadro; luego el personal de secretaria
elabora el acta respectiva.
44
13
3.4.4 Modelo de Acta:

Acta No. 01-2008 En la ciudad de Cobn, Departamento de Alta Verapaz siendo las
siete horas del da tres de enero del ao dos mil seis, reunidos en las oficinas que
ocupa la Secretara del Instituto Mixto Abraham, ubicado en la 3. Calle 11-25 de la
Zona 1 de esta ciudad, los Profesores Julio Csar de Len Director del
Establecimiento,
Juan Velsquez, Lus Santos , Zoila Barrios, Vilma Toc, Perla
Santis, Edgar Ochoa, Silverio Prez, Catedrticos de Tiempo Completo, y Elma Yat,
Personal de Secretara, quien suscribe la presente, Mara Sagastume y Alfredo
Surez Servicio de Personal, y el presidente del Cocode Seor Pedro Chn. para
hacer constar la siguiente:...
Primero: Estando presente el personal nombrado con anterioridad, se procede a
iniciar las labores del ciclo escolar dos mil seis, el seor Director ruega a su personal,
puntualidad, colaboracin, para una buena y mejor labor educativa. Segundo:
Se
pidi a Presidente del COCODE all presente, ordenar a los padres de familia que
pasen
al
establecimiento
inscribir
sus
hijos..........................................................................................................
No habiendo ms que hacer constar se da por finalizada la presente en el mismo
lugar y fecha de su inicio cuando son las siete horas con treinta minutos, firmando de
conformidad,
para
constancia
los
que
en
ella
intervinieron19..
(f)___________________
(f)__________________
Director
Profesores
(f)__________________
Presidente del COCODE.
( sello )
19
Alvarenga V OP CIT pag17
45
14
3.4.5 Certificacin de actas

Documento en el cual se copia literalmente un acta levantada en un libro, en este
caso el libro del establecimiento. Debe incluir en la primera parte el nmero de los
folios en dnde aparece esa acta y el nmero del libro de actas que se tuvo a la
vista.
Modelo De Certificacin
EL INFRSCRITO DIRECTOR DE LA ESCUELA OFICICAL RURAL MIXTA DE LA
ALDEA SANTA MARIA SABIHA DEL MUNICIPIO DE SAN PEDRO CARCHA DEL
DEPARTAMENTO
DE
ALTA
VERAPAZ
CERTIFICA:
Que
el
profesor:___________________________________labora en este establecimiento

desde el __________de __________________________de ___________________,
segn consta en acta de toma de posesin No. 46-70 de la misma fecha con
__________(
) aos de servicio en este lugar, tiempo durante el cual siempre ha
observado una conducta ejemplar
y el cumplimiento de sus atribuciones con
capacidad y responsabilidad.
Y PARA LOS USOS QUE AL INTERESADO CONVENGAN, EXTIENDO, SELLO Y

FIRMO LA PRESENTE EN UNA HOJA DE PAPEL BOND TAMAO CARTA EN LA
ALDEA SANTA MARIA SABIHA, MUNICIPIO DE SAN PEDRO CARCHA ALTA
VERAPAZ A LOS TRES DAS DEL MES DE SEPTIEMBRE, DEL DOS MIL OCHO.---------------------------------------------------------------------------
(F)_______________________________
Lic. Fernando Pineda Ocaa
Director
(Sello)
46
15
3.5 Conocimiento
Documentos breves que se redactan con el propsito de dejar constancia de
alguna situacin, actividad o decisin, de esta forma se deja asentada la
responsabilidad de los que intervienen.Documento que contiene manifestacin
escrita de haber recibido alguna cosa. 20
Generalmente existe en cada establecimiento un libro de conocimientos para
hacer un recordatorio individual o colectivo de temas con finalidad de no olvidarlos u
omitirlos.
Caractersticas:
Lugar y fecha,
No. de conocimiento,
Descripcin detallada del motivo del mismo, Firmas de quienes intervienen.
Modelo de Conocimiento:21
Conocimiento No. 01
En la presente fecha, la profesora Gabriela de los ngeles Guzmn Aguilar,
quien tiene a su cargo los grados de 1. Y 2.Bsico en las secciones A, B, C y 3.
Bsico en las secciones A, B.
De este establecimiento, recibe los materiales
proporcionados por la Direccin Departamental, consistiendo en 3 marcadores de

pizarra, una almohadilla, un maletn y 3 lapiceros. Para que los use en el presente
ciclo escolar.
Cobn, A. V. 19 de septiembre de 2,008.
Entregu____________________
Director
20
21
Recib_________________________
Sello
Profesora.
Chacn Arroyo, OP CIT pg. 30

Alvarenga V. OP CIT pg. 45
47
16
3.6 Circular
Es el documento utilizado para emitir una orden o un conjunto de

instrucciones reglamentarias aclaratorias o recordatorios que sobre una materia
enva la autoridad a sus subordinados.22
Elementos que conforman la Circular:
Nmero de Orden
Fecha
Destinatarios
Asunto o contenido
Firma
Aplicacin de la circular se utiliza especficamente para brindar informacin colectiva

a cerca de un determinado tema o asunto.
22
Chacn Arroyo, OP CIT pg. 29
48
17
3.6.1 Modelo de Circular

MINISTERIO DE EDUCACION
DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION
GUATEMALA
Circular No. 08-9-2006
Cobn, Alta Verapaz 24 de febrero de 2008
Seores:
Supervisores Educativos
Capacitadores Tcnicos Administrativos
Capacitadores Tcnicos Pedaggicos
Departamento de Guatemala
De manera atenta me dirijo a usted, para solicitar su

colaboracin, a efecto presente a esta unidad a ms tardar
el cuatro de marzo del presente ao al estado de maestros
asistentes al programa de Profesionalizacin de su
jurisdiccin.
Al agradecer su atencin, me suscribo de ustedes.
Atentamente
Licenciada Dora Esmeralda Maas

Coordinadora de Unidad Administrativa
CC. Archivo
J.I.P.L.
49
18
3.7 Memorial
Se conoce con el nombre de memorial, ms comnmente como Solicitud o
representacin en un escrito solicitndolo los particulares a los funcionarios pblicos,
con el fin de declarar hechos que la ley exige se declaren, o bien para solicitar algo
en ejercicio del derecho de peticin. Es un documento por medio del cual el
interesado (los) interesado (s) pide (n) a quien corresponde se le (s) proporcione un
bien o servicio.23
Este carece de saludo vocativo, se compone de un prrafo
inicial en el que
el remitente expresa su nombre, domicilio y dems caractersticas personales.

Seguidamente se exponen, en uno o ms
La frase
de cierre consiste en una
expresin prrafos, el contenido de la declaracin

o peticin como justicia. Que espero me sea
concedida,
atentamente.
simplemente
en
justicia,
Las respuestas o contestaciones
correspondientes a los memoriales dirigidas por

las oficinas pblicas a los particulares, toman la forma de oficio.
23
Chacon Arroyo.OP CIT pag.29
50
19
3.7.1 Modelo de Memorial24
Cobn, A.V. 31 de septiembre de 2006.
PEM Elizabeth Pelez

CTA, DIS. ESC 16-11-01 COBAN
CENTRAL, Pte.
Respetable seora Coordinadora:
Atentamente, Yo, Lus Galdmez Ruiz, de 18 aos de edad, soltero, con cdula de
vecindad de Orden: O-16 y de Reg. No. 16,890, extendida en la ciudad de Cobn,
A.V., me dirijo a Usted, para SOLICITAR me conceda la oportunidad para sustentar
un examen extraordinario para el grado de sexto magisterio
en el curso de
Estadstica, ya que en las fechas comprendidas del 18 al 25 de agosto fui

hospitalizado de emergencia esta cabecera departamental, para los usos legales
adjunto las evidencias extendidas por los mdicos que me asistieron, esperando que
mi solicitud surta efectos positivos por estar respaldada por nuestras leyes
educativas.
Agradecido por su fina atencin, me es grato suscribirme como su atento servidor,

reiterndole mi respeto.
Alumno: Lus Galdamez Ruiz

Carn: No. 447595959
11 Av. 7-11 Zona 4
Cobn, A.V.
24
Alvarenga V. OP CIT pag. 39
51
20
3.8 EL MEMORANDUM
La palabra memorndum o memorando, procede directamente del latn
memorndum que quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria.
La significacin que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con las
cosas que se deben recordar, Instrumento donde se anotan las cosas que deben
hacerse en determinada ocasin o da25
Sus caractersticas son: En la parte central superior de la hoja, lleva escrita en

mayscula la palabra memorando o memorando y a la izquierda se inicia con la
palabra para (debiendo anotar ac el destinatario),
continuando debajo de sta con la palabra de (el
nombre del funcionario u oficina de donde emana el
memorando), seguidamente la palabra asunto (Anotar
en forma breve el motivo del mismo) u fecha (En la
cual se escribe dicho memorando).
Su redaccin se caracteriza, adems de ser breve, por estar desprovista de

frases de cortesa o rebuscadas. No lleva saludo, despedida ni firma. nicamente se
anota las inciales de quien lo enva, manuscritas ya sea despus de su nombre, en
el encabezamiento o en el punto final.
Este documento por referirse a asuntos generalmente de poca importancia, no
requiere necesariamente contestacin.
25
Chacon Arroyo, OP CIT pag. 29
52
21
3.8.1 Modelo de Memorndum
Memorndum
PARA:
Personal de direccin de Educacin Departamental
DE:
Licda. Mara Amoza Ros

Jefe de Personal
ASUNTO:
FECHA:
Control de tarjeta de asistencia
Guatemala, 30 de octubre de 2006-10-09
Por rdenes emanadas de la Direccin, a partir del da de hoy, todo el personal que
salga del edificio por cualquier motivo, deber marcar la tarjeta de asistencia, en el
reloj digital, as como a su ingreso al mismo. Adems, se recomienda que a la hora
de almuerzo, se retorne con puntualidad.
C:C: Archivo
53
22
3.9 Constancia
Puede utilizarse para solicitar traslado o para efectos de escalafn, generalmente se
hace en papel bond, tamao carta.
MODELO DE CONSTANCIA26
El infrascrito Director de la Escuela _____________________________de
la
aldea______________________ del municipio________________________, del

departamento de Alta Verapaz.- - - - - - - - - - - -- - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
HACE CONSTAR:
Que el profesor Byron Cecilio Rodas cholom labora en este establecimiento desde el
02 de enero de 2000 segn consta en acta No. 46-00 de la misma fecha del libro
del establecimientos con ocho ( 8) aos de servicio en este lugar, tiempo durante el
cual siempre ha observado una conducta ejemplar
y el cumplimiento de sus
atribuciones con capacidad y responsabilidad.
Y PARA LOS USOS LEGALES QUE AL INTERESADO CONVENGAN, EXTIENDO Y

SELLO LA PRESENTE EN UNA HOJA BOND TAMAO CARTA EN LA ALDEA
CHIGUIIS DEL MUNICIPIO DE A SAN PEDRO CARCHA ALTA
VERAPAZ
CUANDO TRANSCURREN TRECE DIAS DEL MES DE JULIO DEL AO DOS MIL
OCHO.--------------------------------------------------------------------------------------------------------
f.)_______________________________
Armando Chiquin Och
Director
Sello
26
Alvarenga V.OPCIT pag.47
54
23
3.10 Solicitud De Permiso Al Director
La solicitud de permiso al director se usa cuando no ha sido posible

pedirlo con anticipacin. Siempre debe ser por emergencia, y
despus debe justificarse con el jefe de inmediato.27
Modelo De Solicitud Al Director

San Pedro Carch A.V. 20 de Marzo de 200____
P.E.M. Arnoldo Choc Ical

E.O.R.M. Santa Mara Sabih
San Pedro Carch A. V.
Seor Director:
Por medio de la presente envo a usted un cordial saludo, desendole muchos xitos
en sus actividades docentes.
El propsito de la presente es solicitar permiso a usted, para no asistir el da de hoy
a mis labores en la escuela, por haber recibido un llamado urgente de la ciudad
capital, rogndole me excuse con los alumnos que tengo a mi cargo.
Esperando su comprensin en la situacin mencionada, me suscribo como una
atenta y segura servidora,
PEM. Lidia Estela Sierra
27
Chacon arroyo, OP CIT pag. 29
55
24
4
9
3.10.1 Modelo De Solicitud De Permiso Al Supervisor28
San Pedro Carch A.V. 20 de Marzo de 200____

Licda. Carmen Aleida Zavala Ortiz
Coordinadora Tcnica Administrativa
Distrito Escolar No. 16-09-16
San Pedo Carch
Por medio de la presente envo a usted un atento saludo, desendole muchas

satisfacciones en sus actividades administrativas.
El propsito de la presente es manifestarle a usted, que en los ltimos tiempos he
venido padeciendo de quebrantos de salud, por lo que mi labor en el establecimiento
no sea del todo satisfactoria, por lo que solicito a usted permiso para no asistir a mis
labores como
Director de la
escuela_____________durante los
das_______________ del presente mes, pues tendr que estar en la capital para un
reconocimiento mdico.
Adems quiero informarle que el servicio en este
establecimiento, quedar organizado para evitar obstculos en el desarrollo de las
actividades, quedando como Director interino el profesor____________________
Agradeciendo el favor de su atencin y en espera de una respuesta positiva, me
suscribo de usted atentamente,
f.)________________________________
P.E.M. Arnoldo Choc Ical
Director
28
Alvarenga V OP CIT pag. 51
56
25
3.10.2 Modelo de nota a padres de familia para realizar

excursin
_______________________,200 de Marzo de 200____
Seor ____________________________
Presente
Estimado padre de familia:

Reciba por medio de la presente un afectuoso saludo del personal docente y
administrativo de este establecimiento, desendole xitos en sus actividades.
El propsito de la presente es informar a usted que, como una actividad de las
asignaturas de ______________________________________,hemos organizado
una excursin a _____________________________________, y es nuestro deseo
que su hijo___________________________________________ nos acompae,
para lo cual es necesario que aporte la cantidad de Q. ____________ para gastos de
transporte, debiendo tambin llevar comida para________ das. La excursin se
realizar el da_____________ de_________ y la salida ser a las __________de la
maana. Toda actividad estar bajo el estricto control de un grupo de profesores,
quienes velarn por la disciplina y seguridad de los alumnos.
Rogndole notificarnos su determinacin, me suscribo de usted atentamente,
f.)_____________________________
P.E.M. Cecilio Buenaf
Director
57
26
3.11 Expediente
Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto, de negocio o

administracin educativa, en el cual constan las gestiones hechas por los
interesados,
investigaciones,
consultas
lo
resuelto
por
las
autoridades
competentes.
Toda solicitud se inicia con la presentacin de un expediente, ya que para poder
optar a un cargo, la oficina administrativa tendr que informarse por medio de este
conjunto de documentos, si es conveniente o no contratarlo.
Ejemplos de expedientes:
Para solicitar empleo en alguna institucin privada (empresa), se presentan los
documentos siguientes:
Solicitud de empleo dirigida al gerente general o
encargado del departamento de recursos humanos.
Currculum vitae que es un documento en el que se
escriben
todos
los
datos
personales,
estudios
realizados, experiencias laborales, talleres, libros o

revistas escritas y referencias personales.
Fotocopia de ttulo de estudios superiores, nivel
intermedio y nivel medio.
Fotocopia de constancia del colegiado activo (del Colegio Profesional)
Fotocopia de constancia del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS- (No
indispensable).
Referencias personales: nombres y telfonos de personas que den fe del interesado
a optar un cardo dentro de la empresa.
Cartas de regencias, tarjeta de Salud, Antecedentes penales y policacos.
58
27
3.12 Libro De Inscripcin
Es un libro muy importante que se lleva en todo

establecimiento educativo, en el cual se registra la informacin bsica de los alumnos
y su familia y debe de estar autorizado por la supervisin educativa. Es variable en
cuanto a los datos que se solicitan, siendo bsicamente: nmero de orden, nombre
del estudiante, nombre de sus padres, direccin actual, grado que cursa en el
presente ciclo, edad, fecha de nacimiento, fecha en que se inscribe y autorizado por
la supervisin
MODELO DE CUADRO DE INSCRIPCIN

Registro de Inscripcin durante el ao_______________, de la Escuela Oficial Rural
Mixta
de
la
aldea_________________________________del
municipio_____________________________, departamento de Alta Verapaz.
No
Nombre
del
alumno
Grado
Sexo
Edad
Fecha
de
nacimiento
Fecha de
inscripcin
Repitente
Nombre
del padre
Ocupacin
59
28
BIBLIOGRAFIAS
1. ALVARENGA V, Oscar Jonathan, Manual Practico del Maestro en servicio, Tercera

edicin, Guatemala, 230 pp.
2. CHACON ARROYO Miguel ngel, Manual del director escolar nivel primario,
Guatemala, 52 pp.
3. HEINZ WEIHRICH, Harold Koontz, Administracion,9. Edicin, 1990 Mxico

D.F. 771 pp.
4. HEINZ WEIHRICH, Harold Koontz Administracin Educativa, Una

Perspectiva Global, 12. Edicin, Mxico, D.F.804 Pp.
5. REYES PONCE, Agustn, Administracin Moderno, 14 edicin editorial

Limusa S.A. Mxico D.F. 2003. 480 pp.
60
PLAN DE
SOCIALIZACIN
GUIA
DE
REGISTROS
Y
CONTROLES
ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL
NIVEL PRIMARIO DEL DISTRITO ESCOLAR
16-09-16 SAN PEDRO CARCHA A.V.
61
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE HUMANIDADES
SECCION COBAN ALTA VERAPAZ.
COORDINADOR TECNICO ADMINISTRATIVO

DISTRITO ESCOLAR 16-09-16
SAN PEDRO CARCH ALTA VERAPAZ.
PLAN DE SOCIALIZACION
1. JUSTIFICACIN: La Coordinacin Tcnica Administrativa del distrito escolar 1609-16 con sede del municipio de San Pedro Carch A.V. y el epesista de la
universidad de San Carlos de Guatemala como parte de sus atribuciones, elabora el
presente plan para la organizacin de la actividad de formacin en Registros y
Controles en Documentos Administrativos para directores de los establecimientos
educativos a su cargo, ya que algunos desconocen los trmites formales y su forma
de redactar, as como los procedimientos que se deben utilizar para elevar a otros
niveles jerrquicos o requerimientos que suelen darse en el quehacer diario dentro
del campo de la administracin.
2. OBJETIVOS:
2.1 General:
Fortalecer el desarrollo de la administracin educativa a directores de
los establecimientos educativos del nivel primario del distrito escolar.
2.2 Especficos
. Utilizar adecuadamente los documentos administrativos tanto
dentro o fuera del establecimiento educativo.
. Diferenciar la importancia a cada documento administrativo
de acuerdo a la estructura.
62
63
CAPITULO IV
PROCESO DE EVALUACIN.
4.5 Evaluacin del diagnstico.
Durante el diagnostico de la institucin patrocinante, la Direccin Departamental
de Educacin con sede de la ciudad de Cobn departamento de Alta Verapaz se
identificaron las caractersticas, elementos, funciones y condiciones particulares de la
organizacin de recursos (humanos, fsicos, financieros) donde fue necesario la
recopilacin de informacin.
Las tcnicas utilizadas en esta etapa fueron: lluvia de ideas, interrogatorio,
discriminacin y la observacin para identificar las carencias de la institucin que se
consideraban posibles y se logr con la ayuda del personal administrativo.
Al contar con la lista de ausencia o carencia se procedi a agruparlas segn
se refieran a un mismo estado negativo (que realmente es el problema) y fueron
seleccionados cuatro problemas.
En la institucin beneficiada de la Coordinacin Tcnica Administrativa del
distrito escolar 16-09-16 del municipio de San Pedro Carcha departamento de Alta
Verapaz donde se realiz el cuadro de anlisis y priorizacin de problemas donde se
determinaron sus factores y opciones de soluciones y luego con la matriz de
priorizacin con la tcnica de los nmeros que se utilizo en una reunin con los
directores.
Fue tcnicamente la definicin del problema priorizado porque se utiliz el
rbol de problemas y el rbol de objetivos, usando la tcnica interrogatorio para
definicin del problema en donde se establecieron las causas y efectos.
El problema o alternativa seleccionada es aceptada por las autoridades y
personal de la institucin educativa.
Las actividades fueron realizadas con el tiempo estipulado y con la
metodologa empleada lo que es la participativa, el diagnostico institucional se
realizado en forma eficiente.
64
4.6 Evaluacin del perfil.
En el perfil es donde se estructur a cabalidad lo que se pretende realizar con

la institucin beneficiada ( Coordinacin Tcnica Administrativa ) con el
proyecto a realizar a travs del problema seleccionado con los directores del
nivel primario del distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carch A.V. donde se
expresa la idea clara con una gua de Registros y Controles Administrativos, ya
que existe el problema de la ineficiente administrativa en la agilizacin de
tramites administrativos, donde se planificaron los objetivos, metas, cronograma
de las actividades y con los recursos a contar.
Se describi de manera general en que consiste el proyecto, la identificacin
y anlisis tcnico del problema a resolver y hacia quien va dirigido.
Lo planificado del proyecto se tuvo de beneficiario a quince directores y
logrando con el cronograma de actividades sin ningn tropiezo o inconveniencia
de tiempo.
El presupuesto del proyecto se llevo de una forma sencilla adaptndose a la
realidad de la situacin econmica en que se contaba y de lo planificado fue
posible llevar a cabo sin ningn problema del caso.
65
4.7 EVALUACIN DE LA EJECUCIN.
En este proceso se llevo a cabo la calificacin del proyecto de la Gua de

Registros y Controles Administrativos de los directores del nivel primario del distrito
escolar 16-09-16 y con la calidad de un Coordinador Tcnico Administrativo de la
asistencia tcnica, donde se recopil informacin para la elaboracin de la gua
usando tcnicas de investigacin para el levantado de texto acorde a la
programacin de la actividades y los procedimientos a seguir con los directores y
gastos acordes al presupuesto.
Elaborando el documento administrativo y la validacin de la misma como
apoyo en la administracin educativa contribuyendo as con los directores del nivel
primario.
Se facilit modelos de documentos administrativos durante la capacitacin de
socializacin con una participacin exitosa con los directores ya que fueron bastante
activos y participativos.
Los procedimientos administrativos fueron claros en las funciones que
corresponde cada una en la administracin logrando la entrega de la gua y cds.
despus de la capacitacin donde se despejaron dudas logrando una evaluacin
interna de cada participante en su administracin las debilidades y las fortalezas.
La concientizacin es parte del ser humano en llevar a cabo una buena
organizacin tanto dentro o fuera del establecimiento y su importancia de la
administracin como el camino a seguir.
66
4.8 Evaluacin Final.

En el diagnostico se recopil informacin bibliogrfica actualizada de la
institucin patrocinante, se detecto una lista carencia y priorizando tcnicamente
para definir el problema, con el rbol de problemas.
Identificando las alternativas de solucin, cada alternativa represento una idea
de proyecto, as mismo realizando el respectivo anlisis de viabilidad y
factibilidad de acuerdo a las posibilidades encontradas.
El perfil del proyecto en donde existi congruencia entre los objetivos, metas,
actividades y presupuesto, siguiendo lo programado en la realizacin de una
Gua de Registros y Controles Administrativos para Directores del Nivel primario
como producto seleccionado, presentando el cronograma de actividades para
lograr el resultado.
En la ejecucin del proyecto se cumpli con el cronograma de actividades y
fueron alcanzados los productos planteados al inicio del perfil tal como fueron
planteados presentando as el producto del proyecto.
Como una evaluacin general, en que cada etapa se evalu, present
instrumentos adecuados e insumos.
Plan de cada etapa: EPS, diagnostico, formato de perfil del proyecto, documento
sobre el producto, informe de evaluacin y del informe del EPS.
67
CONCLUSIONES.
1. Se contribuy en la elaboracin de una Gua en Registros y Controles

Administrativos para la concrecin de productos en el desarrollo del EPS.
2. Se socializ el documento para ser validado y fue con la participacin de los

directores del distrito escolar.
3. Se facilit la gua fue a directores de los establecimientos educativos, la que

fue aceptada, ya que constituy una respuesta a las inquietudes que
demanda el EPS.
4. Se gener el apoyo necesario a los directores en la capacitacin.
68
RECOMENDACIONES
1.
Que los directores hagan el uso adecuado de la gua para que

exista resultados y
autoformacin sobre temas de documentos
administrativos, actualizarse, de acuerdo al contexto del pas y de

requerimiento de las instituciones, aspecto necesario e importante
para el desarrollo del EPS.
2.
Que los directores este en una constante bsqueda de

informacin bibliogrfica actualizada y practica, una persistente
asistencia tcnica del docente y hacer de la planificacin un estilo de
vida, para lograr mejores resultados en las actividades que se
emprenden relacionado a la educacin
3.
Que los directores faciliten a otros directores de otros distritos

escolares el documento administrativo para lograr en conjunto
contribuir con el proceso de la administracin educativa.
4.
Que las autoridades educativas y directores cumplan con el

acompaamiento del proceso en la realizacin de cualquier trmite
de insumos de la educacin del pas para el bienestar de la niez.
69
BIBLIOGRAFIAS
1. NUD. Metodologas y tcnicas especificas para la formulacin y evaluacin de

proyectos en la esfera de la educacin. Modulo II. Costa Rica. 1993. p.63
2. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicacin de la metodologa participativa

y sus resultados en la autogestin comunitaria con equidad de gnero.
Guatemala. 1998. p.29.
3. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. Conceptos tiles en la elaboracin de

Proyectos Educativos 2002 Guatemala.
4. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. Proyectos Educativos 2008.Guatemala, p.98

5. www.mineduc.gob.gt.
70
Para la Priorizacin del problema se aplic la Tcnica de Priorizacin por Funciones

de la Institucin la que consiste en buscar mediante anlisis, la relacin que existe
entre cada problema detectado con cada una de las funciones que aparecen en la
segunda columna de la tcnica. A continuacin se presenta la informacin:
En la primera columna aparecen las funciones de la Direccin Departamental de
Educacin de Cobn, en las siguientes columnas numeradas del 1 al 4 representan
los problemas priorizados inicialmente:
Coordinar la ejecucin de las

polticas y estrategias educativas
nacionales
en
el
mbito
departamental
correspondiente,
adaptndolas a las caractersticas
y necesidades de su jurisdiccin.
Apoyar
el
desarrollo
de
investigaciones y estudios a nivel
regional o nacional.
Mantener actualizado el archivo de

registros
escolares
y
extraescolares
de
su
Departamento y elaborar los
informes correspondientes.
Orientar a la comunidad educativa

en el desarrollo de los procesos
que le permitan establecer su
organizacin formal
Brindar atencin adecuada a las

comunidades que lo soliciten.
Deficiente guas curriculares en la

formacin de valores para una
educacin bilinge comunitaria
integral
Deficiente supervisin educativa

en las aulas de los
establecimientos pblicos del
distrito escolar a nivel municipal de
San Pedro Carch Alta Verapaz.
Insuficiente aplicacin de las

funciones tcnico administrativo
dentro del proceso educativo del
director de la escuela primaria
FUNCIONES DE LA
DIRECCION
DEPARTAMENTAL DE
EDUCACION COBN A.V.
Ineficiencia administracin en la
agilizacin de los tramites
administrativos en el distrito
escolar 16-09-16 de San Pedro
Carch Alta Verapaz.
PROBLEMAS
Identificar las necesidades

prioritarias de la comunidad
educativa
Mantener actualizado el archivo de

registros
escolares
y
extraescolares
de
su
Departamento y elaborar los
informes correspondientes.
TOTALES
La definicin del problema priorizado se realiz utilizando el rbol de

problemas y el rbol de objetivos, lo cual se presenta a continuacin
La definicin tiene por objeto tener definidos los factores o causas del problema ya
priorizado as como sus efectos, la definicin se formula mejor con el empleo del
rbol de problemas y el rbol de objetivos.
La definicin del problema consiste en establecer las causas y los efectos del
problema priorizado como uno, para ello es necesario plantearse dos preguntas,
para las causas Por qu se da? y para los efectos En que afecta? las
respuesta para cada aspecto se da a travs de la lluvia de ideas, el siguiente paso es
eliminar las ideas que no son posibles considerarlas dentro de la capacidad de
respuesta por parte del proyectista. El rbol de problemas es informacin en forma
negativa y el rbol de objetivos es en forma positiva.
El proceso consiste en transformar el rbol de problemas en un rbol de objetivos.
Un proyecto tendr mayor xito cuantos seriamente modifique las causas que
originan un problema. Remover esas causas es el gran objetivo de todo proyecto29
29
PNUD. Metodologas y tcnicas especificas para la formulacin y evaluacin de proyectos en la esfera de la

educacin. Modulo II. Costa Rica. 1993. p.63
rbol de problemas
EFECTOS
Desconocimiento en los
documentos en Registros y
Controles administrativos.
PROBLEMA
Improvisacin en el uso de
documentos
administrativos,
Insuficiente capacidad en
trmites de documentos
administrativos.
Ineficiencia administrativa en la agilizacin de los

trmites administrativos del distrito escolar 16-09-16
Desinters en los documentos

de Registros y Controles
administrativos
Inexistencia de documentos
administrativos archivados,
Deficiencia en trmites de
documentos
administrativos.
CAUSAS
El rbol de objetivos un instrumento sencillo y til para la visualizacin de alternativas

de solucin a un problema es el Arbol de Objetivos, o Arbol de Medios - Fines. Como
el Arbol del Problema era una secuencia encadenada de abajo-arriba de causasefectos, el rbol de objetivos ser el flujo interdependiente de medios-fines.
Para su construccin, basta invertir cada una de las causas y efectos detallados en
el rbol del problema. As, si el problema era carencia, la solucin ser suficiencia.
Es como si dijramos que el Arbol del Problema es el negativo de la pelcula y su
manifestacin en contrario el positivo o revelado, es decir, el Arbol de Objetivos.
Una vez verificada la lgica y la pertinencia del rbol de objetivos, se dispone de
referencias adecuadas para la bsqueda y planteamiento de alternativas para
resolver el problema. Los medios fundamentales son los del nivel inferior:
constituyen las races del rbol y en torno ellos se debern procurar las alternativas.
Para cada base del rbol de objetivos (medios fundamentales) se debe buscar
creativamente una accin que lo concrete efectivamente en la prctica. Se busca
contestar la pregunta: Cules son las estrategias o acciones que posibilitan los
medios inferiores del rbol de objetivos?.
Enseguida, cada accin propuesta debe examinarse en los siguientes aspectos:
i) Estimar su nivel de incidencia en la solucin del problema.
ii) Dar prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible.
iii) Verificar en forma preliminar la factibilidad (fsica, tcnica, presupuestaria,

institucional, cultural) de las acciones propuestas.
iv) Verificar el grado de interdependencia entre las acciones propuestas y agrupar
las que sean complementarias. Cada agrupacin de acciones complementarias
podr configurar una alternativa.
Si en la verificacin de incidencia encontramos que dos estrategias propuestas
como alternativas no son excluyentes, entonces es bien probable que ambas se
refuercen para el cumplimiento del resultado esperado. Por lo tanto, deberan
considerarse como componentes complementarios de la alternativa planteada.
rbol de objetivos
EFECTOS
Conocer documentos
administrativos en Registro
y Controles.
PROBLEMA
Usar adecuadamente
documentos
administrativos,
Lograr suficientemente con

capacidad los trmites de
documentos administrativos,
Elaboracin de gua de Registros y Controles

Administrativos.
Actualizar el uso de
documentos administrativos
en Registros y Controles.
Elaborar documentos
administrativos.
Realizar eficientemente
trmites en documentos
administrativos.
CAUSAS
La tcnica causa y efecto permite visualizar de mejor manera aquellas causas que se pueden
atender y constituirse en objetivos del posible proyecto, contribuyendo as a resolver una parte
de la problemtica identificada en la Institucin
La identificacin de alternativas de solucin se alcanz con el cuadro de anlisis
mediante la tcnica lluvia de ideas, a continuacin se presenta por cada alternativa
una ficha tcnica, en cada una se presenta la alternativa como un proyecto a nivel de
idea.
La ficha tcnica
Consiste en la concretizacin de la idea del proyecto, se incluye una estimacin
aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se debe tener la informacin
acerca de: beneficiarios, localizacin de beneficiarios, monto aproximado de la
inversin, fuente probable de financiamiento, etc.
La ficha tcnica del proyecto, es aquella que nos permite una informacin general
de los datos ms importantes del proyecto, en tal sentido, nos da una ubicacin
global sobre la relevancia del mismo. La ficha se amplia en informacin en la
medida en que el proyecto avanza en niveles de profundidad, es decir, en la
identificacin, sus datos son mas pobres que en su nivel de perfil.
Con la presenta tcnica se establece la prefactibilidad para considerar un estudio
de inversin para realizar un perfil, requiere de estudios ms metdicos
disminuyendo as el riesgo de la decisin. Se analizan y seleccionan las opciones
ms convenientes par el manejo de materiales, tamao, insumos sustituibles,
sistemas de transportes, capacidad financiera de los inversionistas y aspectos
administrativos legales del proyecto
FICHA TECNICA
Nmero 1
I
Informacin General
1. Nombre de proyecto: Diseo de una gua de registros y controles administrativos
2. Aspecto: Administrativo ___ Tcnico _X__ Docente ___
3. Estado: Idea _X__ Perfil ___ Factibilidad ___
4.Localizacin_____Final de la zona 1 San Pedro Carcha A. V.__
5. Entidad: Proponente_____EPS_______
Ejecutora_________EPS_______________________
6. Beneficiarios: Directos____15 Directores _________________
Indirectos _53 docentes del distrito escolar __
II
Descripcin del Proyecto

7. Problema que se pretende resolver: Ineficiencia administrativa en la agilizacin de los trmites
administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carch Alta Verapaz.
8. Resultados a obtener: __Disenar una gua de registros y controles administrativa _
III
9. Descripcin de los recursos requeridos:

Institucionales Instalacin del distrito escolar___________
Humanos.______Facilitador_______________________________
Tcnicos_______Metodologa___________________________
Costos
10. Preinversin ___Q.4048.00___________ ______________ Q.4048.00_
Recursos propios Financiamiento Solicitado
Total
11. Inversin ________________ ________________ _________
Lugar_
___San Pedro Carch Alta Verapaz
Fecha____19 de septiembre de 2008
_________________
_______________________
FICHA TECNICA
Nmero 2
I
Informacin General
1.Nombre de proyecto Capacitacin de socializacin de documentos administrativos
2. Aspecto: Administrativo ___ Tcnico _X__ Docente ___
3. Estado: Idea __X_ Perfil ___ Factibilidad ___
4.Localizacin____Final de la zona 1 San Pedro Carch A.V.____
5. Entidad: Proponente__________EPS ____________________
Ejecutora___________EPS
_________________
6. Beneficiarios: Directos____15 Directores _______________
II
Indirectos__53 docentes del distrito escolar_

7. Problema que se pretende resolver: Ineficiencia administrativa en la agilizacin de los
tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carch Alta Verapaz.
8. Resultados a obtener:___Uso adecuado de los documentos administrativos.._
Institucionales___Instalaciones del distrito escolar_______
Humanos.______Facilitador
_____________________
Tcnicos_______Metodologia._______________________
III
Costos
10. Preinversin _1,800_____
Recursos propios
11. Inversin
_______________
_1,800_______
Financiamiento Solicitado
Total
________________ ________________ _________
Lugar_________San Pedro Carch_____________________________

Fecha_________19 de septiembre de 2008______________________
FICHA TECNICA
Nmero 3
I
Informacin General
1. 1.Nombre de proyecto :Implementacin de un banco de documentos administrativos
2. Aspecto: Administrativo ___ Tcnico X__ Docente ___
3. Estado: Idea X Perfil ___ Factibilidad ___
4.Localizacin____Final de la zona 1 San Pedro Carch A. V.____
5. Entidad: Proponente_____EPS___________________________
Ejecutora______EPS___________________________
6. Beneficiarios: Directos____15 Directores__________________
Indirectos__53 docentes del distrito escolar___
II

7. Problema que se pretende resolver: Ineficiencia administrativa en la agilizacin de los
tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carch Alta Verapaz.
8. Resultados a obtener: __ Se implementacin de documentos administrativos _
Institucionales__Instalaciones del distrito escolar_________
Humanos._____Facilitador__________________________
Tcnicos______Metodologa________________________
III
Costos
10. Preinversin __1,200__________ _______________
___1,200_____
Recursos propios Financiamiento Solicitado
Total
11. Inversin ________________ ________________ _________
Lugar_________San Pedro Carch Alta Verapaz_____________________

Fecha_________19 de septiembre de 2008
_________________

Guía de Registros y Controles Administrativos para Directores Del Nivel Primario Del Distrito Escolar 16-09-16 San Pedro Carchá Alta Verapaz

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Braulio Efran Yaxcal Cuz

Gua de Registros y Controles Administrativos

Asesor Lic. Adolfo Valdez

Universidad de San Carlos de Guatemala

Guatemala, Octubre 2009.

Este informe fue presentado por el

3.2. Productos y logros.

Evaluacin del diagnstico.

Datos generales de la institucin

1.1.1 Nombre de la institucin:

1.1.2 Tipo de institucin:

1.1.3. Ubicacin geogrfica:

1.1.5 Misin de la institucin

Recursos Humanos de la Direccin Departamental de Educacin, Alta Verapaz.

Promover un programa especfico que busque el fortalecimiento de la auditora

Estructura Organizativa Propuesta

Fuente: Recursos Humanos de la Direccin Departamental de Educacin, Alta

Recursos (Humanos, Fsicos, Financieros)

Saln para aulas

Sanitarios ( femenino, masculino)

Parqueo para vehculos

Descripcin del mobiliario, equipo y materiales

Informacin proporcionado por el encargado de inventario.

1.2Tcnica utilizada para el diagnstico

1.4 Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas

Docentes sin apoyo.

No se cuenta con becas

Becas a nias rurales y

Desinters en los tramites Persona especializa en

Control del uso adecuado

Carcter inapropiado del

Taller de valores morales

Personal operativo con

Supervisar cierto tiempo.

La priorizacin se realiz en dos momentos, el primero consisti en hacer un

Deficiente programas educativas en los

Deficiente proceso de enseanza y aprendizaje en los

Inadecuado servicio en la informacin de documentos

Malas relaciones humanas

A continuacin se presentan los cuatro problemas que obtuvieron los punteos

Descontrol en la administracin con los Coordinadores Tcnicos

El problema seleccionado es: Deficiente proceso de enseanza y aprendizaje en

1.5 Datos de la institucin beneficiada.

Coordinacin Tcnica Administrativa.

Manual de Supervisin Escolar.

e) Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educacin

Manual de Supervisin Escolar.

1.5.10 Recursos (humanos, materiales, financieros).

Descripcin de mobiliario, equipo y material

Financiero: La coordinacin Tcnica Administrativa no tiene un fondo econmicos

Coordinacin Tcnica Administrativa

1.6 Lista de carencias.

3. Poca agilizacin de trmites administrativos de los directores de las escuelas en

Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas

problema se repiti, el problema que obtuvo el mayor nmero de repeticiones quedo

VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicacin de la metodologa participativa y sus resultados en la

1. Ineficiencia administracin en la agilizacin de los tramites administrativos en

Deficiente guas curriculares en la formacin de valores para una educacin

3. Insuficiente aplicacin de las funciones tcnico administrativo dentro del

1.8 Anlisis de viabilidad y factibilidad.

idea del Proyecto, en la que se incluye informacin general como beneficiarios, la

Criterios para priorizacin de opciones

Opcin Opcin Opcin 3