CARACTERIZACI

N DE PROCESOS

NTC-5906

U ES CARACTERIZAR UN PROCESO
La Caracterizacin de Procesos consiste en
identificar condiciones y/o elementos que hacen
parte del proceso, tales como: quin lo hace?,
Para quin o quienes se hace?, Por qu se
hace?, Cmo se hace?, Cundo se hace?, ?
Qu se requiere para hacerlo?.

Los procesos deben documentarse en

funcin
de
la
naturaleza
de
sus
actividades,
los
requisitos
del
cliente/usuario y de los requisitos legales o
reglamentarios que apliquen.
La NTC 5906 no establece de manera explcita
qu procesos o de qu tipo deben estar
identificados, pero los procesos se pueden
identificar como:
Procesos
Procesos
Procesos
Procesos

Gerenciales/Directivos/Estratgicos
Misionales/Operacionales/Realizacin
de Apoyo/Soporte
de Evaluacin/Seguimiento y Medicin

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA

IDENTIFICACIN
Y
SELECCIN
DE
LOS
PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE:

Influencia en la
satisfaccin del
cliente.
Los efectos en la
calidad del
producto/servicio.
Influencia en la misin
y estrategia.
Cumplimiento de
requisitos legales o
reglamentarios.
Utilizacin de recursos.

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

RUTA PARA CARACTERIZAR PROCES

IDENTIFIC
AR LOS
PROCESOS
EXISTENTE
S

IDENTIFIC
AR LAS
ENTRADAS

CICLO
PHVA

DEFINIR
LAS
ACTIVIDAD
ES

IDENTIFIC
AR LAS
SALIDAS

DEFINIR
LOS
INDICADO
RES

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

FORMATO DE
CARACTERIZACIN DE
PROCESOS

CONTENID

O:
Nombre
Responsa
ble
Objetivo
Alcance
Proveedor
es
Entradas
Ciclo
PHVA
Salidas
Clientes
Recursos
Document
os
Requisitos
Indicadore
s
P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

Durante la caracterizacin de los procesos es

fundamental construir los indicadores que
permitan controlar y medir el desarrollo y
cumplimiento del proceso, por ello se hace
necesario revisar que es un indicador y como se
construye, pues la mala formulacin del
indicador puede generar una mala evaluacin del
proceso o una falla en el control.

QU ES UN INDICADOR ?
Es un valor que sirve para medir el
comportamiento de variables, en
funcin del nivel de logro de un
objetivo o meta planificados.

Es una
herramienta
de control
operativo y
de gestin

Es relevante en
el proceso de
diseo,
seguimiento y
evaluacin
ex post de las
acciones

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

DEFINICION TERICA:
Es una especificacin cuantitativa de
la relacin entre dos o ms variables,
que permite verificar el nivel de logro
alcanzado en el cumplimiento de los
objetivos.
OBJETIVO
VARIABLE
INDICADORES

SITUACIN
ACTUAL
Cmo
estamos?

OBJETIVOS
Qu se
quiere?

LOGROS
Mnimos
esperados

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

ELEMENTOS DE LA
CONSTRUCCIN
DE UN INDICADOR
1.- NOMBRE DEL INDICADOR: EXPRESIN
VERBAL QUE
PERSONIFICA O SINGULARIZA EL
INDICADOR RESPECTIVO.
2.- ATRIBUTO: CUALIDAD O CALIDAD DEL
INDICADOR
(POR GNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD,
POR REGIN).
3.- UNIDAD DE MEDIDA: UNIDAD EN LA
QUE SE FORMULA
EL INDICADOR.
4.- FRMULA DE CLCULO: EXPRESIN
MATEMTICA
PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE.

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

PORQU SON
NECESARIOS LOS
INDICADORES?

Los indicadores se vuelven necesarios,

partiendo del criterio de evaluacin que se
quierahacer:
> Deacuerdoconelcronogramaotiempo
establecidoparaevaluarcumplimiento.
> De acuerdo con sus objetivos, metas o
resultados.
> De acuerdo conel uso de susrecursos,
tantomonetarios,comodeotrotipo.
> Para dar cuenta de la evolucin de la
ejecucin.

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS

PROPUESTA PARA
CONSTRUIR INDICADORES
Listar los objetivos, metas,
productos y actividades a
controlar.
Identificar las palabras claves
que requieran
un acuerdo sobre su
significado.
Construir un significado comn
para cada una de las palabras
clave identificadas.
Relacionar los significados
atribuidos a cada palabra
clave e incluir la definicin
cuantitativa del indicador (N
absoluto, porcentaje).

P_03_2 CARACTERIZACIN DE PROCESOS