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Manual de Planificacion Sindical
Manual de Planificacion Sindical
de
Planificacin
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
Indice
CAPTULO 1: pg. 5 --------- LOS ALCANCES DE LA PLANIFICACIN
Beneficios de la Planificacin Estratrgica.
CAPTULO 2: pg. 9 --------- QU ES PLANIFICAR?
De lo previsible a lo imprevisible.
Proceso de Planificacin.
Manual
de
Planificacin
Coordinador Coleccin
Ramn Ermcora
Coordinacin y redaccin
de este volumen
Juan Sebastin Ermcora
(Investigador Incasur)
Diseo
Angel Fichera
Patricia Valenzuela
Diseo de Tapa
Juan Sebastin Ermcora
Impreso en Argentina.
1 Edicin: Junio de 2008.
Hecho el depsito que
indica la ley 11.723
Introduccin
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
C A P T U L O 1:
LOS ALC ANCES DE LA PLANIFIC ACIN
La planificacin es un proceso que se encuentra
presente en todas las actividades en las que
nos desempeamos, bien sea en la empresa,
la poltica, el sindicato o el mbito familiar.
La nocin moderna de planificar no se queda
en la pura formulacin sino que lleva implcita la
idea de ejecucin de los planes dentro de
nuestras organizaciones sociales.
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
La planificacin es una
metodologa para la toma
de decisiones.
La planificacin intenta
optimizar el logro de los
objetivos.
La planificacin trata de
hacer coherente los
objetivos con la
disponibilidad de recursos
y necesidades.
La planificacin es un
esfuerzo deliberado de
cambiar una situacin que
resulta insatisfactoria.
La planificacin intenta
elegir racionalmente las
alternativas que mejor se
ajustan a los valores de
quien las elige.
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
La Planificacin
Estratgica
Incluye la aplicacin de
la intuicin y el anlisis
para determinar las
posiciones futuras que la
organizacin debe
alcanzar.
Proceso dinmico lo
suficientemente flexible
para permitir -y hasta
forzar- modificaciones
en los planes a fin de
responder a las
cambiantes circunstancias.
Es el componente
intermedio del proceso
de planeacin, situado
entre el pensamiento
estratgico y la
planeacin tctica.
Trata con el porvenir de
las decisiones actuales,
observa la cadena de
consecuencias de las
causas y efectos durante
un tiempo, relacionadas
con la decisiones
tomadas por la direccin.
Es identificar y llevar a
la prctica los objetivos a
Largo Plazo de la
organizacin.
C A P T U L O 2:
QU ES PLANIFIC AR?
En el siguiente captulo trataremos de entender
la importancia de planificar. Los resultados
de la labor de una organizacin sindical son una
visible mejora de las condiciones de trabajo
para los trabajadores. Estas mejoras justifican
los esfuerzos humanos, las actividades y
la dedicacin de recursos para su consecucin.
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
La planificacin
estratgica es una
herramienta de la
moderna direccin
para salir de la
tirana del
corto plazo
La planificacin estratgica en la organizacin y el correspondiente control de gestin, que permite comprobar el desarrollo y conocer las desviaciones para ponerles remedio, son herramientas indispensables de la moderna
direccin para salir de la tirana del corto plazo. El plan, que es necesario
precisamente porque no podemos prever, debe ser flexible, selectivo, reductor de incertidumbres, eliminador de contradicciones, controlador de riesgos,
desvanecedor de dudas, y fijar claramente las prioridades y las opciones.
De lo previsible a lo imprevisible
Mientras que la previsin estudia lo que puede hacerse: prev las condiciones sobre las cuales deber desarrollarse nuestra futura accin; la planificacin fija con precisin lo que va a hacerse. La planificacin consiste,
por tanto, en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de nmeros, necesarias
para su realizacin. Es hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habran ocurrido; equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura accin.
La planificacin se relaciona a su vez con conceptos como eficiencia
y eficacia (se buscan y esperan logros con bajos costos), coordinacin (de
las acciones para un mismo fin) y precisincontrol (lo diagnosticado se
ha ordenado de tal suerte que entrega las perspectivas futuras). La planificacin debera tambin relacionarse con el concepto de flexibilidad, es
decir, con aquello que no siempre est presente. Mientras los tres primeros conceptos hacen mencin en general a lo previsible , determinado y
controlado; la flexibilidad hace mencin a lo imprevisible , al azar, a las
circunstancias que surgen despus de la previsin y que son imposibles
de capturar . Estos conceptos son contradictorios entre s. Inflexible es lo
que no puede amoldarse a cambios accidentales, lo rgido, lo que no puede cambiarse de ninguna manera, la precisin, es el control. Es el progra10
ma. Flexible , en cambio, es lo que tiene una orientacin bsica, y que por
lo mismo permite adaptaciones.
Previsible viene de previsin (de pre-ver, ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras
que la mente humana es capaz de realizar, y sin la cual sera imposible
hacer planes. Por ello la previsin es base necesaria para la planeacin.
Para hacer previsiones es indispensable fijar los objetivos o fines que se
persiguen; investigar los factores, positivos y negativos, que ayudan u obstaculizan de alguna manera la bsqueda de esos objetivos; y coordinar los
distintos medios en diversos cursos alternativos de accin, de tal manera
que nos permitan escoger entre todos uno o varios para que sean la base
de nuestros planes.
Proceso de planificacin
Encontramos dos etapas en las que la planificacin cobra el mximo
protagonismo. La primera es necesaria para estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organizacin. O sea, considerar todos aquellos factores para poder decidir sobre la realizacin o no
del proyecto (recursos econmicos, humanos, tiempo, costos, etc).
La segunda etapa importante de planificacin tiene lugar una vez que
se ha decidido ejecutar el proyecto. Ahora es el momento de realizar una
planificacin detallada punto por punto. Uno de los errores ms importantes y graves en gestin de proyectos es querer arrancar sin haber prestado
la atencin debida a una serie de tareas previas de preparacin, organizacin y planificacin que son imprescindibles para garantizar la calidad de la
gestin y el xito posterior.
La planificacin es el proceso que sirve para definir, decidir y ordenar
un conjunto de objetivos, que se pretende alcanzar a travs de la accin; en
un perodo de tiempo determinado, mediante la utilizacin racional de los
recursos disponibles de una organizacin.
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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La planificacin
es el proceso que
sirve para definir,
decidir y ordenar
un conjunto de
objetivos
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C A P T U L O 3:
MTODO DE PLANIFIC ACIN,
SEGUIMIENTO Y EV
A LLU
U ACIN (PSE)
EVA
Ac presentamos una metodologa de
planificacin orientada hacia los resultados.
Esta metodologa ha sido promovida por
CNV-Internationaal y aplicada en muchas
organizaciones sindicales, tanto en Amrica
Latina, Asia y frica.
El mtodo de planificacin PSE consiste en un
conjunto de herramientas para mejorar los
resultados de las organizaciones sindicales.
Introduccin
Qu es el mtodo PSE?
El mtodo PSE, Planificacin, Seguimiento y Evaluacin es una herramienta para facilitar el trabajo orientado hacia los resultados. Su autor:
Marius Stehouwer, perteneciente a la CNVInternationaal.
P lanificacin S
Seguimiento - EEvaluacin
La planificacin orientada a los resultados o la elaboracin de un plan
que se centre en el logro de resultados puede considerarse como el inicio
de un trabajo dirigido hacia los resultados. No slo el contenido, sino tambin el proceso de elaboracin del plan resultan cruciales, pues se debe
considerar quines estn involucrados y en qu forma.
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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El mtodo PSE
ayuda a las
organizaciones
a llevar un plan
anual ordenado
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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La planificacin
puede abordar
cuestiones
laborales,
pero tambin
dirigirse a
problemas de la
propia organizacin
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b) Tarjetas de colores
La respuesta a las preguntas se escribir con un marcador negro en
tarjetas de colores (de un tamao equivalente a 1/3 del formato A4). Los
colores tienen diferentes significados:
Respuestas a:
Pregunta 1 Tarjeta color rojo
Pregunta 2 y 3 - Tarjeta color amarillo
Pregunta 4 - Tarjeta color verde
Pregunta 5 - Tarjeta color blanco
Pregunta 6, 7, 8 y 9 - Tarjeta color azul
Es importante que todos puedan leer lo que est escrito en las tarjetas. Las tarjetas con las respuestas sern encoladas a una lmina de papel
marrn que se fijar con cinta adhesiva a una pared. Las tarjetas pueden
moverse y, a lo largo del ejercicio, el orden que tengan estas tarjetas se
corresponder con el formato de la tabla 1.
Tabla 1:
Respuestas a las preguntas
1
2,3
4
5
6, 7, 8, 9
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MANUAL
DE
PLANIFICACIN
Asunto
Grupo meta
Problemas identificados y priorizados
Resultados que se pretenden lograr
Actividades por cada resultado
Modalidades de las actividades
Condiciones externas favorables que se requieren
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Tabla 2:
Problema a tratar (respuesta a la pregunta 3)
Resultado que se pretende alcanzar
1: (Respuesta a la pregunta 4)
Actividades:
(Respuesta a la pregunta 5)
Quin es el
responsable
para la
implementacin?
(Respuesta a la
pregunta 7)
Qu recursos
se necesitan?
(Respuesta a la
pregunta 8)
Cules sern
los costos?
(Respuesta a la
pregunta 9)
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
Costo total
18
C A P T U L O 4:
PSE : PASOS P
ARA EL DISEO
PARA
DE LA PLANIFIC ACIN
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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Es importante
conocer las fallas
de la organizacin
que pueden minar
nuestro desempeo
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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La lista de
actividades
debe ser completa
y estar desarrollada
en orden
cronolgico
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
23
La programacin
permite planificar
la disponibilidad
de los recursos
humanos
de los responsables de la realizacin de las actividades, no se hace referencia a personas con nombres propios, sino a los puestos que estas personas
ocupan en la organizacin, como Director del departamento de formacin o Secretario General. Las personas actan a nombre de la organizacin por la posicin que en ella ocupan.
Uso de las tarjetas
Para cada actividad se debe contestar a la pregunta 7 en una tarjeta
azul. Estas tarjetas azules conformarn la segunda columna paralela a la
columna de actividades.
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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Tabla 3:
Recursos humanos
RECURSOS INTERNOS
RECURSOS EXTERNOS
- Expertos externos
contratados temporalmente.
- Alquiler de una
oficina permanente.
- Depreciacin de
un coche propio.
- Alquiler de saln
para la formacin.
Tabla 4:
RECURSOS INTERNOS
RECURSOS EXTERNOS
Humano
Fsico
Humano
Fsico
Remunerado
(pagable)
Personal
permanente
Alquiler de
una oficina
permanente;
Pago a expertos
externos
temporales.
Comida para
la formacin;
umano
Fsico
depreciacin del
coche propio.
alquiler del
saln para
el evento;
alquiler de
medios
de transporte.
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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C A P T U L O 5:
PSE: SEGUIMIENTO Y EV
A LLU
U ACIN
EVA
Tanto el seguimiento y la evaluacin son dos
instancias fundamentales en la implementacin
de nuestro plan, esto garantizar el logro
de nuestros resultados.
Introduccin
Tanto el seguimiento como la evaluacin permiten a una organizacin verificar si el plan y la implementacin de actividades corresponden con el resultado previsto. El seguimiento servir para el proceso de implementacin, mientras que la evaluacin resultar til despus del proceso de implementacin.
MANUAL
DE
Ev
aluacin por resultado
Evaluacin
Actividades.
Durante la implementacin de
las actividades del plan.
Garantiza que los resultados
previstos se cumplan
Regularmente, por ejemplo mensual
El progreso que se hace persigue
el resultado previsto? Vamos a
solventar la situacin?
Resultados.
Despus de la implementacin
de las actividades del plan..
Justificacin ante los miembros;
futuro aprendizaje orientado.
Una vez
Hemos sido exitosos?
Qu hemos aprendido
para el futuro?
PLANIFICACIN
29
El seguimiento
permite verificar
si el proceso de
implementacin
se ha dirigido
gradualmente
al logro de los
resultados previstos
Seguimiento
La planificacin orientada hacia los resultados facilita el seguimiento,
pues con planes claros se pueden afinar el seguimiento. Ms an, si en la
planificacin han intervenido muchas personas, significa que hay ms personas interesadas, que se hacen responsables y que se comprometen a asegurar que las intenciones se hagan realidad.
Cul es la funcin del seguimiento?
El seguimiento permite verificar si las actividades se han llevado a
cabo siguiendo el plan y si el proceso de implementacin se ha dirigido
gradualmente al logro de los resultados previstos. De no ser as, el rgano
encargado de tomar decisiones deber implementar acciones tanto para el
seguimiento como para el plan en s.
Quin llev
ar a cabo el seguimiento?
llevar
El seguimiento se har por la misma instancia o cuerpo directivo que
aprob el plan definitivo, es decir, el rgano con ms poder de decisin de
la organizacin. Al aprobar el plan de trabajo, estos rganos ejecutivos se
comprometen a conseguir los recursos para lograr los resultados previstos.
Cundo se har el seguimiento?
El seguimiento se har regularmente, por
ejemplo cada mes, y podr ser tan frecuente
como la programacin de sesiones ordinarias
del comit ejecutivo. En estos casos, el seguimiento podr ser un punto aparte de la agenda. El comit ejecutivo requiere de un claro
panorama general de las fechas en las que
las actividades de los diversos resultados sern sujetas a seguimiento. Dicho esquema podra parecerse a este:
30
Tabla 6:
Programacin para las actividades de seguimiento (ejemplo para una organizacin)
Resultado
Enero
Feb
1
2
3
4
1.1
1.2
2.1
Marzo Abril
Mayo Junio
1.3
2.2
Julio
Agost
Sept
3.2
4.1
3.3
4.2
3.4
4.3
Oct
Nov
Dic
1.4
2.3
3.1
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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Evaluacin
Preguntas para la evaluacin
Al final de la implementacin, se debe verificar si los resultados son
reales. La evaluacin debe dar respuesta a preguntas como las siguientes:
Qu hemos logrado? Cules fueron los costos?
Se alcanzaron los resultados de acuerdo a lo planificado?
Hemos quedado dentro del presupuesto?
Estamos satisfechos con los resultados?
Qu se hizo bien? Qu fue lo que no se hizo bien? Por qu?
Qu aprendimos?
Qu cambiaremos en la planificacin o la implementacin para la
prxima oportunidad?
Las preguntas 1-3 tratan sobre hechos y describen la nueva situacin. Las
preguntas 4 y 5 remiten a las conclusiones y logros de la nueva situacin. Las
preguntas 6 y 7 tienen que ver con recomendaciones y lecciones para el futuro.
La secuencia hechosconclusionesrecomendaciones es una secuencia lgica. Primero se deben proporcionar los hechos y las evidencias para
que todos puedan verificarlas. Basndose en estos hechos, es posible sacar
conclusiones de las evaluaciones. La evaluacin es la base para recomendaciones a futuro.
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La evaluacin
se realiza al
finalizar la
implementacin,
lo que no significa
que se haga
al final del ao
Tabla 7:
Cundo los resultados sern efectivos y estarn listos para la evaluacin?
Resultado
Enero
Feb
Junio
Julio
Agost
Sept
Oct
Nov
Dic
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
33
La evaluacin por
resultados
individuales
se puede organizar
durante todo el ao,
siguiendo el
sucesivo logro de
resultados
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G LO S A R I O
MANUAL
DE
PLANIFICACIN
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- Planificacin
Planificacin: Plan general, metdicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener
un objetivo determinado, tal como el desarrollo armnico de una ciudad, el desarrollo econmico, la investigacin cientfica, el funcionamiento de una industria, etc.
estratgica Tcnicas y conjunto de actividades diseadas por una organizacin para el logro
- Planificacin estratgica:
de sus objetivos y metas acordadas; estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, segn la amplitud y magnitud del objetivo planteado. Incluye la aplicacin de la intuicin y el anlisis para determinar las
posiciones futuras que la organizacin debe alcanzar.
- Presupuesto: Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana,
de un viaje, de un proyecto, etc.
- Prioridad: Anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden.
- Recursos: Bienes. Medios de vida.
- Resultado: Consecuencia y efecto de una deliberacin, operacin o hecho.
- Subcontratacin: Un derecho laboral que crea responsabilidad solidaria con respecto a las obligaciones
contradas con los trabajadores y la seguridad social durante el plazo del contrato o bien al tiempo de su
extincin, cualquiera sea el acto concertado.
BIBLIOGRAFA
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