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GestionProyectosInstitucional SUNAT
GestionProyectosInstitucional SUNAT
DE PROYECTOS INSTITUCIONAL
Versin 1.0
Enero - 2004
INDICE
1.
ALCANCE..........................................................................................................................................3
2.
CONCEPTOS.....................................................................................................................................3
2.1.
2.2.
ROLES...........................................................................................................................................5
3.
3.1.
FASE DE INICIO.........................................................................................................................9
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.2
FASE DE DESARROLLO..........................................................................................................11
3.2.1
3.2.2
Construccin de la solucin........................................................................................................11
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.3
FASE DE ESTABILIZACIN...................................................................................................12
3.3.1
3.3.2
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
4.
4.1.
4.2.
GESTION DE RIESGO..............................................................................................................15
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
4.3.
4.4.
5.
ANEXOS ..........................................................................................................................................19
5.1
5.2
CONTROL
CONSTRUCCIN:
Para efectos de una adecuada gestin del Proyecto, se debe considerar por lo
menos
4
ENTREGABLES
(FORMULACIN
DEL
PROYECTO,
DOCUMENTACIN DE CONTROL, INFORME DE DEFINICIN Y SOLUCIN
FSICA) los mismos que se desarrollan en forma paralela a lo largo de las
cuatro fases del proyecto, debiendo entenderse que se encuentran en
permanente proceso de maduracin. Este proceso de maduracin puede
manejarse en trminos de versiones de cada entregable; es decir, se pueden
establecer momentos en el tiempo, asociados usualmente a Actividades,
Tareas y/o Hitos de control del proyecto, en lo que tendremos la versin n de
cada entregable. Asimismo, estos entregables y sus versiones estarn
almacenados en un repositorio de documentos especialmente diseado para
garantizar la accesibilidad por todos los integrantes del proyecto.
Roles
Ejecutivo de
Proyecto
Sectorista
Comit de
Gestin
Lder
Usuario
Coordinador
del Proyecto
Equipo Consultivo
Lder Tcnico
Equipo Usuario
Equipo de Trabajo
3.1.3
Reunin de Lanzamiento
10
Modelamiento de la solucin
El Equipo de Trabajo elabora el esquema de solucin que dar
soporte a los requerimientos de los usuarios y actualiza el Informe
de Definicin.
Una vez concluido el esquema de solucin, el Coordinador del
Proyecto convoca a los participantes del proyecto y presenta el
esquema planteado por el Equipo de Trabajo.
3.2.2
Construccin de la solucin
El Equipo de Trabajo construye la solucin considerando los
requerimientos y definiciones del Informe de Definicin.
El Coordinador del Proyecto -con el apoyo del Lder Tcnicocontrola que el Equipo de Trabajo construya la solucin tomando
como base las normas, procedimientos y/o estndares definidos.
El Coordinador del Proyecto da la conformidad para la entrega de la
primera versin de la solucin actualizando el Informe de Definicin
con la solucin construida.
3.2.3
11
3.2.5
Implantacin de la Solucin
El Coordinador del Proyecto convoca a una reunin al Comit de
Gestin para comunicar que la solucin est lista para iniciar las
operaciones y formaliza el uso de la solucin final por el usuario.
3.3.2
Reunin de Cierre
Una vez culminado el periodo de estabilizacin y resueltos todos los
incidentes reportados, el Coordinador del Proyecto convocar a una
Reunin de Gestin para formalizar la entrega final de la solucin al
12
3.4.2
3.4.3
13
FASE DE INICIO
Elaboracin
de la
Formulacin
del Proyecto
Aprobacin de la
Formulacin del
Proyecto
Reunin de
Lanzamiento
EPR
CPR/ETR
FASE DE DESARROLLO
Certificacin
de Calidad por
parte del
usuario
Implantacin
de la Solucin
CPR/CGE
RPR/ LUS
Aprobacin
Interna de la
Calidad de la
Solucin
Construccin
de la Solucin
RPR
ETR/CPR
Modelamiento
de la Solucin
ETR/CPR
FASE DE ESTABILIZACION
Seguimiento y Mejoras de la solucin
Implantada
CPR/ ETR
Elaboracin
Informe Final
del Proyecto
CPR
Reunin de Cierre
FASE DE APRENDIZAJE
Reunin de
Evaluacin con
participantes
del proyecto
CPR/ ETR/EUS/LU/EPR
LUS/CPR
Evaluacin
con
Usuarios
Finales
ATUA/ SC
Leyenda:
CPR: Coordinador del Proyecto
EPR: Ejecutivo del Proyecto
ETR: Equipo de Trabajo
LUS: Lder Usuario
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4. PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
4.1. REUNIONES DE GESTION
Existen dos tipos de reuniones de gestin: con el Equipo de Trabajo y con el
Comit de Gestin.
Reunin de gestin con el Equipo de Trabajo
El Coordinador del Proyecto realiza reuniones de gestin semanales (o
de acuerdo con la periodicidad que se considere conveniente para el
proyecto) con el Equipo de Trabajo para:
15
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El Coordinador del Proyecto emite el Informe de Riesgo (ver F5INFORME DE RIESGO), cuando las acciones propuestas para
mitigarlos no son llevadas a cabo tal como se acord y consta en el
Reporte de Gestin, con la finalidad de evitar conflictos este documento
debe ir dirigido al Ejecutivo del Proyecto o al Lder Usuario.
4.2.4. Realizar las acciones para mitigar riesgos
El Equipo de Trabajo realiza las acciones para mitigar o neutralizar los
riesgos previamente identificados.
4.2.5. Asegurar la ejecucin de acciones para mitigar riesgos
El Lder Usuario o el Ejecutivo del Proyecto al recibir el Informe de
Riesgo de parte del Coordinador del Proyecto, realiza acciones para
asegurar la toma de acciones necesarias para mitigar o neutralizar los
riesgos previamente identificados.
4.3. CONTROL DE AVANCE DEL PROYECTO
El proceso se inicia con la consulta al Equipo de Trabajo sobre el avance de
un proyecto (plazos, costos y alcance) a cargo del Coordinador del Proyecto,
consulta que ser peridica en tanto dure el proyecto. Con esta consulta se
verificar el grado de avance en funcin a los entregables y plazos
comprometidos.
El Coordinador del Proyecto, en coordinacin con el Equipo de Trabajo,
verifica los avances logrados, actualizando en el cronograma el avance real
del proyecto frente al estimado.
Como resultado de la revisin de avance, se pueden encontrar desvos
generalmente en las fechas o necesidades de cambios o ajustes, lo cual
inmediatamente se coordina con el Lder Usuario, para realizar la
actualizacin respectiva.
Si, como consecuencia del control de avance del proyecto, las fechas
establecidas van a modificarse producto del ajuste del cronograma, se
actualiza el documento Formulacin de Proyecto, cuya aprobacin depende
del Comit de Gestin.
Otra oportunidad de control se presenta al momento de elaborar una nueva
versin del Informe de Definicin o de la Formulacin del Proyecto.
El Coordinador del Proyecto informa mensualmente sobre el avance del
Proyecto a la Intendencia Nacional de Estudios Tributarios y Planeamiento
utilizando el formato Informe de Avance Mensual (ver F6-INFORME DE
AVANCE MENSUAL)
4.4. GESTION DE CAMBIOS (POR ALCANCE DEL PROYECTO)
El Equipo Usuario remite los cambios y nuevos requerimientos necesarios
para la implementacin de la solucin al Lder Usuario quien filtra aquellos
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5. ANEXOS
5.1 FLUJOS DE PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
Realizacin de Reuniones de Gestin
Convoca a
Reuniones de
Gestin (a CG E o
ETR)
CPR
Reporte de G estin
D e s a rro llo d e la s
Reuniones (Actas)
Acuerdos de la
Reunin
CPR
CG E o ETR
Seguimiento y
control de los
acu erd os d e las
Reuniones (Actas)
CPR
Acuerdos de la
Reunin
A ctu aliza c i n d e la
Form ulacin del
Proyecto
CPR
Leyenda:
CPR
: Coordinador del Proyecto
ETR
: Equipo de Trabajo
CGE
: Comit de Gestin
Nueva versin de
Form ulacin de
Proyecto
R e v i s i
aprobacin
a ctu alizac i n
la Form ulacin
Proyecto
CG E
n ,
de
de
del
Gestin de Riesgos
Registro y
Evaluacin de
Riesgos
(CPR)
Reporte de
Gestin
Asegurar
ejecucin de
acciones para
mitigar riesgos
(LUS) y (EPR)
Reporte de
Gestin
Identificacin
de Riesgos
(PAR)
Leyenda:
CPR
EPR
ETR
LUS
PAR
Informe de
Riesgos
(CPR)
(CGE)
Lista de Riesgos
Control y
seguimiento de
Riesgos
Realizar acciones
para mitigar
riesgos
(ETR)
20
C onsulta sobre el
A vance del Proyecto
% Avance
A c t u a l i z a e l
A v a n c e d e l
P r o y e c t o e n
Cronograma a
detalle y general
I n f o r m a
m ensualm ente a
IN E T P e l A v a n c e
del Proyecto
CPR
CPR
CPR/ETR
Leyenda:
CPR
: Coordinador del Proyecto
ETR
: Equipo de Trabajo
INETP
: Intendencia Nacional de Estudios Tributarios y Planeamiento
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LUS
I n f o r m a l o s
cambios y nuevos
requerimientos
necesarios para el
uso de la solucin.
Definicin de
Define viabilidad,
Cambios
posibles costos y
plazos adicionales.
CPR
Actualizacin de
FPvx
CPR
CGE
LTE
I n f o r m a l o s
cambios y nuevos
requerimientos
necesarios para el
uso de la solucin.
EUS
Leyenda:
CPR
ETR
EUS
LUS
CGE
Definicin
Definicin
Aprobacin de
de Cambios
de Cambios
Definicin de
Cambios.
CGE
Informa cambios
fuera de alcance del
Proyecto a INETP.
CPR
ETR
Definicin A p r o b a c i n d e
de Cambios a c t u a l i z a c i n d e
FPvx en base a la
Definicin de
Cambios
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F1 - Formulacin de Proyecto
F2 - Informe de Definicin
F3 - Reporte de Gestin
F4-Definicin de Cambios
F5-Informe de Riesgo
F6-Informe de Avance Mensual
F7-Informe Final del Proyecto
RESPONSABLE PARTICIPANTES
Equipo de
Coordinador del
Trabajo, Equipo
Proyecto
de Usuarios
Coordinador del Equipo de
Proyecto
usuarios
Comit de
Coordinador del Gestin, Lder
Proyecto
Usuario, Ejecutivo
del Proyecto
Equipo de
Coordinador del
usuarios, Equipo
Proyecto
de trabajo
Equipo de
Coordinador del
Trabajo, Equipo
Proyecto
de Usuarios
Coordinador del
Proyecto
Equipo de
Coordinador del
Trabajo, Equipo
Proyecto
de Usuarios
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