UNIDAD III

Documentacin y Libros de
Contabilidad

Porque surgen la
documentacin
y/o formularios

Fue una
necesidad ?

Libros y Documentos
contables

Desde los inicios de la historia, el

hombre ha tenido la necesidad de
expresar sus ideas y pensamientos
escritos de forma tal, que puedan
ser entendidos por un gran nmero
de personas. De esta necesidad no
se escapa el mundo de los negocios,
que adems requiere manejar la
informacin con rapidez; por esta
razn, surgen la documentacin y/o
formularios.

Documentacin
Definicin:
En el medio legal y comercial, se le conoce
como papel y comprobante, que involucra a
dos partes como mnimo, donde una confiere
derechos y la otra adquiere obligaciones.
Son modelos que se utilizan para capturar y
validar la informacin para la acumulacin,
control y/o procesos de los eventos o
situaciones generados en una empresa.

Clasificacin de la
documentacin
Se
origina dentro

Interna:
de la
empresa
y
sirve
para
recoger
informacin de actividades de carcter
interno.
Externa: Se origina en las instituciones
que de alguna forma se relacionan con
la empresa, fluyen de fuera hacia
adentro de la misma.
Mixta: Son los ejemplares que fluyen en
dos vas de adentro hacia afuera y
viceversa

Propsito de la documentacin
Captar las operaciones y controlarlas:
Tomar conocimiento de ella a travs de
un documento
Comprobar las operaciones: Es decir
que

sean

autorizadas.

licitas,

mediante

firmas

Propsito de la documentacin
Justificacin: Es la razn de ser de la
operacin,

basadas

en

normas

establecidas.
Informar: Sobre los movimientos de
activos, para efectos de control.
Medio de Registro: Los datos de los
documentos son anotados en los libros
contables.

Establecimiento de los
formularios

Se deber realizar un estudio de:

Cual ser su objetivo
Si estar justificado

Si no existe otro formulario igual o similar

El costo del formulario
Si servir para controlar la operacin, que amerite su
implantacin
Su operacin de origen

Diseo de los formulario

Debern ser diseados por expertos o
jefes de departamentos.
El diseador debe producir un modelo
destinado a registrar, transmitir y
extraer informacin que materialice los
objetivos perseguidos.

Principios especficos en el
diseo de formularios
Deber contener:

Titulo
Identificacin
Secuencia
Agrupacin de informacin relacionada
Indicaciones de su uso
Mrgenes establecidos
Medios de identificacin rpida

Principios especficos en el
diseo de formularios
Si se utilizan copias, se deber marcar
el departamento de destino.

Es necesario imprimir espacios para

constancia de tramites ( elabor,
revis, etc.)

Es conveniente prestar atencin a la

forma de los documentos: En block,
libros,
papel carbn para copia, medidas,
uniformes del papel, entre otros.

Documentos ms comunes
rea de efectivo y equivalente de efectivo

Vales de Caja
Arqueo de Fondos Fijos
Recibo de ingreso
Cheque

rea de Compras e inventarios

Requisicin de materiales
Ordenes de compra
Tarjetas de inventario
Salidas de bodega

Documentos ms comunes
rea de Recursos Humanos

Solicitud de empleo
Contrato de trabajo
Tarjeta de control de asistencia
Evaluacin de personal

rea de Ventas y Distribucin

Orden de pedido
Comprobante Crdito Fiscal
Factura
Nota de Debito

Documentos ms comunes
rea de Patrimonio neto de los accionistas

Escritura publica de constitucin de sociedad

Certificado provisional de acciones
Certificado de acciones
Bonos de fundador

rea de Inversin de Capital

Presupuestos
Contratos compra-venta
Contratos de Servicios
Solicitud de Precios

Libros Contables
Definicin:
Son los registros en los que se anotan de
manera definitiva la informacin que aportan la
documentacin y/o formularios.
Libros donde se asientan el efecto de sucesos,
operaciones y cambios que ocurren y afectan al
negocio monetariamente

Objetivo de los Libros

Contables
Proveer los medios para realizar una
agrupacin de los hechos aislados
que se captan a travs de la
documentacin que de una u otra
forma tienen que ver respecto a las
operaciones de la empresa

Uso de los Libros

Contables
Establecer control contable
Acumulacin

en

forma

clara

precisa
Proporcionar

imagen

clara

verdica
Servir como justificante y fuente
de informacin

Usuarios de los Libros Contables

Comerciante Individual que lleva contabilidad formal
Libro Diario
Libro Diario Mayor
Libro de Estados Financieros
Libro Mayor Auxiliar

Usuarios de los Libros Contables

Comerciante Social
Libro Diario
Libro Diario Mayor
Libro de Estados Financieros
Libro de actas de juntas generales
Libro de actas de juntas directivas
Libro de registro de accionistas
Libro de aumento o disminucin de capital
Libro Mayor auxiliar

Clasificacin de los Libros

Contables

o Libros Principales u
obligatorios
Se denominan contablemente
los libros diario, mayor y
estados financieros.

Clasificacin de los Libros

Contables
o Libros Auxiliares u obligatorios
Se denominan contablemente
los libros que se llevan para
registra en forma analtica las
operaciones.

Enlace entre libros principales y

auxiliares

Acumulan cuantitativamente y
clasificadamente la documentacin
contable
La acumulacin descansa en la
partida doble.
Las cifras anotadas, se trasladan al
libro mayor.
Las cifras son las mismas anotadas
para ambos libros.

Uso de libros

Libro diario, el objeto de este libro es registrar en forma

cronolgica todas las operaciones de la empresa
mediante las partidas contables que se preparan para
ello.
Generalmente cada asiento contable debe contener:
Fecha de la operacin.
Nmero correlativo de identificacin.
Cdigo de las cuentas afectadas.
Nombre de las cuentas que deben afectarse.
Valores por los que deben afectarse (cargos y abonos).
Adems de las columnas de cargos y abonos, debe
haber una columna parcial que se utiliza cuando una
partida contiene varios conceptos o subcuentas y es
necesario separar sus valores para mayor informacin.

Uso de libros

Libro mayor, es aqul en donde se sintetiza toda la

informacin contable, los asientos que se hacen en este
libro se toman del libro diario, en el mismo orden
cronolgico, puesto que en el diario se indican los cdigos,
nombre de las cuentas y valores que deben ser cargados o
abonados.
Cada asiento en el libro mayor debe contener:
Fecha.
Cdigo de la contracuenta.
Nombre de la contracuenta.
Nmero del folio del libro diario de donde proviene el
asiento.
Valor.

Uso de libros
Libro de actas. Artculos 40 y 246, se llevan dos
libros en uno de los cuales se asientan los acuerdos
de junta general de accionistas
y en otro los
acuerdos de junta directiva
Las actas de las juntas generales de accionistas se
asentarn en el libro respectivo; debern se firmadas
por el presidente y el secretario de la sesin o por
dos de los accionistas presentes a quienes la propia
junta haya comisionado al efecto.

Uso de libros
Libro de registro de accionistas. Artculos 147, Si las acciones son
nominativas, para ejercer los derechos de participacin en las juntas
generales de accionistas y, en general, en la administracin social, bastar
que el socio aparezca registrado como tal en el libro de Registro de
Accionistas, contendr:
El nombre y el domicilio del accionista; la indicacin de las acciones que
le pertenezcan, expresndose los nmeros, series, clases y dems
particularidades.
Los llamamientos que se efecten.
Los traspasos que se realicen.
La conversin de las acciones nominativas en acciones al portador.
Los canjes de ttulos.
Los gravmenes que afecten a las acciones y los embargos que sobre
ellas se trabaren.
Las cancelaciones de los gravmenes y embargos.
Las cancelaciones de los ttulos.

Uso de libros
Libro de aumento o disminucin de capital en las
sociedades de capital variable.
Artculo 312, todo aumento o disminucin del capital social
deber inscribirse en un libro de registro que al efecto llevar
la sociedad, el cual podr ser consultado por cualquier
persona que tenga inters en ello.

Uso de libros
Libro de estados financieros.
Artculo 442, al respecto de este registro, seala que
este libro contendr:
Los balances generales ordinarios.
Los balances generales extraordinarios, ya sea que se
practiquen por liquidacin anticipada del negocio,
suspensin de pagos o quiebra, por disposicin de la ley o
por voluntad del comerciante.
Resumen de los inventarios relativos a cada balance.
Resumen de las cuentas que se agrupen para formar los
renglones del propio balance.
El estado de prdidas y ganancias relativo a cada
balance.
El estado de la composicin del patrimonio.
Cualquier otro estado que sea necesario para mostrar la
situacin econmica y financiera del comerciante.

Libros Principales u obligatorios

En el pas existen disposiciones
de carcter legal que sealan
cuales son estos libros:
Cdigo de Comercio
Artculos 435,436, 437,438,
439,446, 312, 442

Libros Mayores Auxiliares u

obligatorios
Adems de los libros principales,
toda empresa necesita llevar
registros auxiliares
Cdigo Tributario
Artculos 139, 141