POLTICAS EN INFORMTICA

TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1.- El presente ordenamiento tiene por objeto estandarizar y contribuir al

desarrollo informtico de las diferentes unidades administrativas de la Empresa NN.
ARTICULO 2.- Para los efectos de este instrumento se entender por:
Comit: Al equipo integrado por la Direccin, Subdireccin, los Jefes departamentales
y el personal administrativo de las diferentes unidades administrativas
(Ocasionalmente) convocado para fines especficos como:

Adquisiciones de Hardware y software

Establecimiento de estndares de la Empresa NN tanto de hardware como de software

Establecimiento de la Arquitectura tecnolgica de grupo.

Establecimiento de lineamientos para concursos de ofertas

Administracin de Informtica: Est integrada por la Direccin, Subdireccin y Jefes

Departamentales, las cuales son responsables de:

Velar por el funcionamiento de la tecnologa informtica que se utilice en las diferentes

unidades administrativas

Elaborar y efectuar seguimiento del Plan Maestro de Informtica

Definir estrategias y objetivos a corto, mediano y largo plazo

Mantener la Arquitectura tecnolgica

Controlar la calidad del servicio brindado

Mantener el Inventario actualizado de los recursos informticos

Velar por el cumplimiento de las Polticas y Procedimientos establecidos.

ARTICULO 3.- Para los efectos de este documento, se entiende por Polticas en Informtica,
al conjunto de reglas obligatorias, que deben observar los Jefes de Sistemas responsables del
hardware y software existente en la Empresa NN, siendo responsabilidad de la Administracin
de Informtica, vigilar su estricta observancia en el mbito de su competencia, tomando las
medidas preventivas y correctivas para que se cumplan.

ARTICULO 4.- Las Polticas en Informtica son el conjunto de ordenamientos y lineamientos

enmarcados en el mbito jurdico y administrativo de la Empresa NN. Estas normas inciden en
la adquisicin y el uso de los Bienes y Servicios Informticos en la Empresa NN, las cuales se
debern de acatar invariablemente, por aquellas instancias que intervengan directa y/o
indirectamente en ello.
ARTICULO 5.- La instancia rectora de los sistemas de informtica de la Empresa NN es la
Administracin, y el organismo competente para la aplicacin de este ordenamiento, es el
Comit.
ARTICULO 6.- Las presentes Polticas aqu contenidas, son de observancia para la
adquisicin y uso de bienes y servicios informticos, en la Empresa NN, cuyo incumplimiento
generar que se incurra en responsabilidad administrativa; sujetndose a lo dispuesto en la
seccin Responsabilidades Administrativas de Sistemas.
ARTICULO 7.- Las empresas de la Empresa NN debern contar con un Jefe o responsable
del Area de Sistemas, en el que recaiga la administracin de los Bienes y Servicios, que vigilar
la correcta aplicacin de los ordenamientos establecidos por el Comit y dems disposiciones
aplicables.

TITULO II
LINEAMIENTOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES DE INFORMATICA

ARTICULO 8.- Toda adquisicin de tecnologa informtica se efecta a travs del Comit, que
est conformado por el personal de la Administracin de Informtica y Gerente Administrativo
de la unidad solicitante de bienes o servicios informticos.
ARTICULO 9.- La adquisicin de Bienes de Informtica en la Empresa NN, quedar sujeta a
los lineamientos establecidos en este documento.
ARTICULO 10.- La Administracin de Informtica, al planear las operaciones relativas a la
adquisicin de Bienes informticos, establecer prioridades y en su seleccin deber tomar en
cuenta: estudio tcnico, precio, calidad, experiencia, desarrollo tecnolgico, estndares y
capacidad, entendindose por:

Precio.- Costo inicial, costo de mantenimiento y consumibles por el perodo estimado

de uso de los equipos;

Calidad.- Parmetro cualitativo que especifica las caractersticas tcnicas de los

recursos informticos.

Experiencia.- Presencia en el mercado nacional e internacional, estructura de servicio,

la confiabilidad de los bienes y certificados de calidad con los que se cuente;

Desarrollo Tecnolgico.- Se deber analizar su grado de obsolescencia, su nivel

tecnolgico con respecto a la oferta existente y su permanencia en el mercado;

Estndares.- Toda adquisicin se basa en los estndares, es decir la arquitectura de

grupo empresarial establecida por el Comit. Esta arquitectura tiene una permanencia
mnima de dos a cinco aos.

Capacidades.- Se deber analizar si satisface la demanda actual con un margen de

holgura y capacidad de crecimiento para soportar la carga de trabajo del rea.

ARTICULO 11.- Para la adquisicin de Hardware se observar lo siguiente:

a) El equipo que se desee adquirir deber estar dentro de las listas de ventas vigentes
de los fabricantes y/o distribuidores del mismo y dentro de los estndares de la
Empresa NN.
b) Debern tener un ao de garanta como mnimo
c) Debern ser equipos integrados de fbrica o ensamblados con componentes
previamente evaluados por el Comit.
d) La marca de los equipos o componentes deber contar con presencia y
permanencia demostrada en el mercado nacional e internacional, as como con
asistencia tcnica y refaccionaria local.
e) Tratndose de equipos microcomputadoras, a fin de mantener actualizado la
arquitectura informtico de la Empresa NN, el Comit emitir peridicamente las
especificaciones tcnicas mnimas para su adquisicin.
f) Los dispositivos de almacenamiento, as como las interfaces de entrada/salida,
debern estar acordes con la tecnologa de punta vigente, tanto en velocidad de
transferencia de datos, como en el ciclo del proceso.
g) Las impresoras debern apegarse a los estndares de Hardware y Software
vigentes en el mercado y la Empresa NN, corroborando que los suministros (cintas,
papel, etc.) se consigan fcilmente en el mercado y no estn sujetas a un solo
proveedor.
h) Conjuntamente con los equipos, se deber adquirir el equipo complementario
adecuado para su correcto funcionamiento de acuerdo con las especificaciones de los
fabricantes, y que esta adquisicin se manifieste en el costo de la partida inicial.
i)Los equipos complementarios debern tener una garanta mnima de un ao y
debern contar con el servicio tcnico correspondiente en el pas.
j) Los equipos adquiridos deben contar, de preferencia con asistencia tcnica durante la
instalacin de los mismos.
k) En lo que se refiere a los computadores denominados servidores, equipo de
comunicaciones como enrutadores y concentradores de medios, y otros que se
justifiquen por ser de operacin crtica y/o de alto costo; al vencer su perodo de

garanta, deben de contar con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo

que incluya el suministro de refacciones.
l) En lo que se refiere a los computadores denominados personales, al vencer su
garanta por adquisicin, deben de contar por lo menos con un programa de servicio de
mantenimiento correctivo que incluya el suministro de refacciones.
Todo proyecto de adquisicin de bienes de informtica, debe sujetarse al anlisis, aprobacin y
autorizacin del Comit.
ARTICULO 12: En la adquisicin de Equipo de cmputo se deber incluir el Software vigente
precargado con su licencia correspondiente considerando las disposiciones del artculo
siguiente.
ARTICULO 13.- Para la adquisicin de Software base y utilitarios, el Comit dar a conocer
peridicamente las tendencias con tecnologa de punta vigente, siendo la lista de productos
autorizados la siguiente:
a. Plataformas de Sistemas Operativos:
MS-DOS, MS- Windows 95 Espaol, Windows NT, Novell Netware, Unix(Automotriz).
b. Bases de Datos:
Foxpro, Informix
c.

Manejadores de bases de datos:

Foxpro para DOS, VisualFox, Access

d. Lenguajes de programacin:

Los lenguajes de programacin que se utilicen deben ser compatibles con las
plataformas enlistadas.
SQL Windows
Visual Basic
VisualFox
CenturaWeb
Notes Designer

e. Hojas de clculo:

Excel

f.

Procesadores de palabras:

Word
g. Diseo Grfico:

Page Maker, Corel Draw

h. Programas antivirus.

F-prot, Command Antivirus, Norton Antivirus

i.

Correo electrnico
Notes Mail

j.

Browser de Internet
Netscape

En la generalidad de los casos, slo se adquirirn las ltimas versiones liberadas de los
productos seleccionados, salvo situaciones especficas que se debern justificar ante el
Comit. Todos los productos de Software que se adquieran debern contar con su
licencia de uso, documentacin y garanta respectivas.
ARTICULO 14.- Todos los productos de Software que se utilicen a partir de la fecha en que
entre en vigor el presente ordenamiento, debern contar con su licencia de uso respectiva; por
lo que se promover la regularizacin o eliminacin de los productos ya instalados que no
cuenten con la licencia respectiva.

ARTICULO 15.- Para la operacin del software de red se debe tener en consideracin lo
siguiente:
a) Toda la informacin institucional debe invariablemente ser operada a travs de un mismo tipo
de sistema manejador de base de datos para beneficiarse de los mecanismos de integridad,
seguridad y recuperacin de informacin en caso de falla del sistema de cmputo.
b) El acceso a los sistemas de informacin, debe contar con los privilegios niveles de
seguridad de acceso suficientes para garantizar la seguridad total de la informacin
institucional. Los niveles de seguridad de acceso debern controlarse por un administrador
nico y poder ser manipulado por software. Se deben delimitar las responsabilidades en cuanto
a quin est autorizado a consultar y/o modificar en cada caso la informacin, tomando las
medidas de seguridad pertinentes para cada caso.
c) El titular de la unidad administrativa responsable del sistema de informacin debe autorizar y
solicitar la asignacin de clave de acceso al titular de la Unidad de Informtica.
d) Los datos de los sistemas de informacin, deben ser respaldados de acuerdo a la frecuencia
de actualizacin de sus datos, rotando los dispositivos de respaldo y guardando respaldos

histricos peridicamente. Es indispensable llevar una bitcora oficial de los respaldos

realizados, asimismo, las cintas de respaldo debern guardarse en un lugar de acceso
restringido con condiciones ambientales suficientes para garantizar su conservacin. Detalle
explicativo se aprecia en la Poltica de respaldos en vigencia.
e) En cuanto a la informacin de los equipos de cmputo personales, la Unidad de Informtica
recomienda a los usuarios que realicen sus propios respaldos en la red o en medios de
almacenamiento alternos.
f) Todos los sistemas de informacin que se tengan en operacin, deben contar con sus
respectivos manuales actualizados. Uno tcnico que describa la estructura interna del sistema
as como los programas,

catlogos y archivos que lo conforman y otro que describa a los usuarios del sistema, los
procedimientos para su utilizacin.
h) Los sistemas de informacin, deben contemplar el registro histrico de las transacciones
sobre datos relevantes, as como la clave del usuario y fecha en que se realiz (Normas
Bsicas de Auditora y Control).
i )Se deben implantar rutinas peridicas de auditora a la integridad de los datos y de los
programas de cmputo, para garantizar su confiabilidad.

ARTICULO 16.- Para la contratacin del servicio de desarrollo o construccin de Software

aplicativo se observar lo siguiente:
Todo proyecto de contratacin de desarrollo o construccin de software requiere de un estudio
de factibilidad que permita establecer la rentabilidad del proyecto as como los beneficios que
se obtendrn del mismo.
Todo proyecto deber ser aprobado por el Comit en base a un informe tcnico que contenga
lo siguiente:

Bases del concurso (Requerimientos claramente especificados)

Anlisis de ofertas (Tres oferentes como mnimo) y Seleccin de oferta ganadora

Bases del Concurso

Las bases del concurso especifican claramente los objetivos del trabajo, delimita las
responsabilidades de la empresa oferente y la contratante.
De las empresas oferentes:
Los requisitos que se deben solicitar a las empresas oferentes son:
a. Copia de la Cdula de Identidad del o los representantes de la compaa
b. Copia de los nombramientos actualizados de los representantes legales de la
compaa

c.

Copia de los Estatutos de la empresa, en que aparezca claramente definido el objeto

de la compaa, esto es para determinar si est o no facultada para realizar la obra

d. Copia del RUC de la compaa

e. Referencias de clientes (Mnimo 3)
f.

La carta con la oferta definitiva del contratista debe estar firmada por el representante
legal de la compaa oferente.

De la contratante
Las responsabilidades de la contratante son:
a. Delinear adecuadamente los objetivos y alcance del aplicativo.
b. Establecer los requerimientos del aplicativo
c.

Definir responsabilidades de la contratista y contratante

d. Establecer campos de accin

Anlisis de ofertas y Seleccin de oferta ganadora:

Para definir la empresa oferente ganadora del concurso, el Comit establecer una reunin en
la que se debe considerar los siguientes factores:
a. Costo
b. Calidad
c.

Tiempo de permanencia en el mercado de la empresa oferente

d. Experiencia en el desarrollo de aplicativos

e. Referencias comprobadas de Clientes
f.

Cumplimiento en la entrega de los requisitos

Aprobada la oferta se debe considerar los siguientes lineamientos en la elaboracin de

contratos:
Todo contrato debe incluir lo siguiente:
Antecedentes, objeto del contrato, precio, forma de pago, plazo, obligaciones del contratista,
responsabilidades, fiscalizador de la obra, garantas, entrega recepcin de obra provisional y
definitiva, sanciones por incumplimientos, rescisin del contrato, disposiciones supletorias,
documentos incorporados, solucin de controversias, entre otros aspectos.

Las garantas necesarias para cada contrato deben ser includas en forma conjunta con el
Departamento Legal, quienes deben asesorar el tipo de garanta necesaria en la elaboracin de
cada contrato.
Las garantas que se deben aplicar de acuerdo al tipo de contrato son:
a.

Una garanta bancaria o una pliza de seguros, incondicional, irrevocable y de

cobro inmediato por el 5% del monto total del contrato para asegurar su fiel
cumplimiento, la cual se mantendr vigente durante todo el tiempo que subsista
la obligacin motivo de la garanta.

b. Una garanta bancaria o una pliza de seguros, incondicional, irrevocable y de cobro

inmediato equivalente al 100 % (ciento por ciento) del anticipo. Esta garanta se
devolver en su integridad una vez que el anticipo se haya amortizado en la forma de
pago estipulada en el contrato.

c.

Un fondo de garanta que ser retenido de cada planilla en un porcentaje del 5 %.

Junto al contrato se deber mantener la historia respectiva del mismo que se compone de la
siguiente documentacin soporte:

Estudio de factibilidad

Bases del concurso

Ofertas presentadas

Acta de aceptacin de oferta firmada por los integrantes del Comit

Informes de fiscalizacin

Acta de entrega provisional y definitiva

TITULO III
INSTALACIONES

ARTICULO 17.- La instalacin del equipo de cmputo, quedar sujeta a los siguientes
lineamientos:
a) Los equipos para uso interno se instalarn en lugares adecuados, lejos de polvo y
trfico de personas.
En las reas de atencin directa al pblico los equipos se instalarn en lugares
adecuados.

b) La Administracin de Informtica, as como las reas operativas debern contar con

un croquis actualizado de las instalaciones elctricas y de comunicaciones del equipo
de cmputo en red.
c) Las instalaciones elctricas y de comunicaciones, estarn de preferencia fijas o en
su defecto resguardadas del paso de personas o mquinas, y libres de cualquier
interferencia elctrica o magntica.
d) Las instalaciones se apegarn estrictamente a los requerimientos de los equipos,
cuidando las especificaciones del cableado y de los circuitos de proteccin necesarios;
e) En ningn caso se permitirn instalaciones improvisadas o sobrecargadas.
f) Cuando en la instalacin se alimenten elevadores, motores y maquinaria pesada, se
deber tener un circuito independiente, exclusivo para el equipo y/o red de cmputo.

ARTICULO 18.- La supervisin y control de las instalaciones se llevar a cabo en los plazos y
mediante los mecanismos que establezca el Comit.

TITULO IV
LINEAMIENTOS EN INFORMATICA
CAPITULO I
INFORMACION

ARTICULO 19.- Los archivos magnticos de informacin se debern inventariar, anexando la

descripcin y las especificaciones de los mismos, clasificando la informacin en tres categoras:
1. Informacin histrica para auditoras
2. Informacin de inters de la Empresa NN
3. Informacin de inters exclusivo de algn rea en particular.
ARTICULO 20.- Los jefes de sistemas responsables del equipo de cmputo y de la
informacin contenida en los centros de cmputo a su cargo, delimitarn las responsabilidades
de sus subordinados y determinarn quien est autorizado a efectuar operaciones emergentes
con dicha informacin tomando las medidas de seguridad pertinentes.

ARTICULO 21.- Se establecen tres tipos de prioridad para la informacin:

1. Informacin vital para el funcionamiento de la unidad administrativa;
2. Informacin necesaria, pero no indispensable en la unidad administrativa;
3. Informacin ocasional o eventual.
ARTICULO 22.- En caso de informacin vital para el funcionamiento de la unidad
administrativa, se debern tener procesos concomitantes, as como tener el respaldo diario de
las modificaciones efectuadas, rotando los dispositivos de respaldo y guardando respaldos
histricos semanalmente.
ARTICULO 23.- La informacin necesaria pero no indispensable, deber ser respaldada con
una frecuencia mnima de una semana, rotando los dispositivos de respaldo y guardando
respaldos histricos mensualmente.
ARTICULO 24.- El respaldo de la informacin ocasional o eventual queda a criterio de la
unidad administrativa.
ARTICULO 25.- Los archivos magnticos de informacin, de carcter histrico quedarn
documentados como activos de la unidad acadmica y estarn debidamente resguardados en
su lugar de almacenamiento.
Es obligacin del responsable del equipo de cmputo, la entrega conveniente de los archivos
magnticos de informacin, a quien le suceda en el cargo.

ARTICULO 26.- Los sistemas de informacin en operacin, como los que se desarrollen
debern contar con sus respectivos manuales. Un manual del usuario que describa los
procedimientos de operacin y el manual tcnico que describa su estructura interna,
programas, catlogos y archivos.

CAPITULO II
FUNCIONAMIENTO

ARTICULO 27.- Es obligacin de la Administracin de Informtica vigilar que el equipo de

cmputo se use bajo las condiciones especificadas por el proveedor y de acuerdo a las
funciones del rea a la que se asigne.

ARTICULO 28.- Los colaboradores de la empresa al usar el equipo de cmputo, se

abstendrn de consumir alimentos, fumar o realizar actos que perjudiquen el funcionamiento
del mismo o deterioren la informacin almacenada en medios magnticos, pticos, etc.
ARTICULO 29.- Por seguridad de los recursos informticos se deben establecer seguridades:

Fsicas

Sistema Operativo

Software

Comunicaciones

Base de Datos

Proceso

Aplicaciones

Por ello se establecen los siguientes lineamientos:

Mantener claves de acceso que permitan el uso solamente al personal autorizado para
ello.

Verificar la informacin que provenga de fuentes externas a fin de corroborar que estn
libres de cualquier agente externo que pueda contaminarla o perjudique el
funcionamiento de los equipos.

Mantener plizas de seguros de los recursos informticos en funcionamiento

ARTICULO 30.- En ningn caso se autorizar la utilizacin de dispositivos ajenos a los

procesos informticos de la unidad administrativa.
Por consiguiente, se prohibe el ingreso y/o instalacin de hardware y software particular, es
decir que no sea propiedad de una unidad administrativa de la Empresa NN, excepto en casos
emergentes que la Direccin autorice.

CAPITULO III
PLAN DE CONTINGENCIAS

ARTICULO 31.- La Administracin de Informtica crear para las empresas y departamentos

un plan de contingencias informticas que incluya al menos los siguientes puntos:

a) Continuar con la operacin de la unidad administrativa con procedimientos

informticos alternos;
b) Tener los respaldos de informacin en un lugar seguro, fuera del lugar en el que se
encuentran los equipos.
c) Tener el apoyo por medios magnticos o en forma documental, de las operaciones
necesarias para reconstruir los archivos daados;
d) Contar con un instructivo de operacin para la deteccin de posibles fallas, para que
toda accin correctiva se efecte con la mnima degradacin posible de los datos;
e) Contar con un directorio del personal interno y del personal externo de soporte, al
cual se pueda recurrir en el momento en que se detecte cualquier anomala;
f) Ejecutar pruebas de la funcionalidad del plan
f) Mantener revisiones del plan a fin de efectuar las actualizantes respectivas

CAPITULO IV
ESTRATEGIAS

ARTICULO 32.- La estrategia informtica de la DDT se consolida en el Plan Maestro de

Informtica y est orientada hacia los siguientes puntos:
a) Plataforma de Sistemas Abiertos;
b) Descentralizacin del proceso de informacin
c) Esquemas de operacin bajo el concepto cliente/servidor
d) Estandarizacin de hardware, software base, utilitarios y estructuras de datos
e) Intercomunicacin entre unidades y equipos mediante protocolos estndares
f) Intercambio de experiencias entre Departamentos de Informtica.
g) Manejo de proyectos conjuntos con las diferentes unidades administrativas.
h) Programa de capacitacin permanente para los colaboradores de la empresa del
rea de informtica
i) Integracin de sistemas y bases de datos de la Empresa NN, para tener como meta
final un Sistema Integral de Informacin Corporativo.

j) Programacin con ayudas visuales e interactivas. Facilitando interfases amigables al

usuario final.
k) Integracin de sistemas teleinformticos (Intranet De grupo empresarial).

ARTICULO 33.- Para la elaboracin de los proyectos informticos y para la presupuestacin

de los mismos, se tomarn en cuentan tanto las necesidades de hardware y software de la
unidad administrativa solicitante, como la disponibilidad de recursos con que stas cuenten.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

ARTICULO PRIMERO.- Las disposiciones aqu enmarcadas, entrarn en vigor a partir del da
siguiente de su difusin.
ARTICULO SEGUNDO.- Las normas y polticas objeto de este documento, podrn ser
modificadas o adecuadas conforme a las necesidades que se vayan presentando, mediante
acuerdo del Comit Tcnico de Informtica de la Empresa NN (CTI); una vez aprobadas dichas
modificaciones o adecuaciones, se establecer su vigencia.
ARTICULO TERCERO.- Las disposiciones aqu descritas constan de forma detallada en los
manuales de polticas y procedimientos especficos existentes.
ARTICULO CUARTO.- La falta de desconocimiento de las normas aqu descritas por parte de
los colaboradores no los libera de la aplicacin de sanciones y/o penalidades por el
incumplimiento de las mismas.

Palabras clave: Controles automticos o lgicos, Controles Administrativos del PAD, Conceptos
de Auditora de Sistemas.
Trabajo enviado por:
anaranjo@bonita.com