ndice

Introduccin..Pg.
Descripcin de la empresaPg.
Actividad en la empresa y objetivos..Pg.
Detalle de ActividadesPg.
Bitcora de actividadesPg.
Propuestas de mejora ..Pg.
Conclusin.Pg.

Introduccin
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En el presente informe, se expondrn en detalles las distintas actividades

realizadas durante el curso de Prctica I, correspondientes al proceso de
Matricula 2014 en Universidad Mayor Sede Temuco, donde fue asignado el cargo
de modulista.
Se dar a conocer los objetivos del trabajo desarrollado, donde se puso en
prctica los conocimientos entregados por docentes durante la carrera de
Ingeniera Civil Industrial y a la vez explotar habilidades blandas desarrolladas de
forma interpersonal.

Descripcin de la Empresa
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Universidad Mayor
La Universidad Mayor es una universidad privada chilena fundada en 1988. Su
actual rector es Rubn Covarrubias. Esta universidad imparte 51 carreras
de pregrado, y 63 programas de magsteres que imparte en 2 sedes y 7 campus
en Santiago y uno en Temuco.

Misin
Proveer educacin de alta calidad a sus alumnos en el nivel de pregrado y
mantener la excelencia en programas de postgrado.
Fomentar una actitud de emprendimiento, innovacin, liderazgo, insercin
internacional y respeto por la diversidad cultural en la experiencia educativa de sus
estudiantes.
Realizar actividades que contribuyan a la comunidad nacional, considerando las
normas del rigor cientfico, en el mbito cultural, educativo, social y econmico.
Mantener un sistema de aseguramiento de la calidad en el plano organizacional y
funcional.

Visin
La Universidad Mayor se distinguir por sus contribuciones al progreso de la
nacin, con nfasis en el rea formativa cientfico-tecnolgica, componente
importante de la cultura actual y el desarrollo de las naciones, mantenindose
abierta a aquella de las humanidades, las ciencias sociales y las artes, e inserta
en el mbito internacional, teniendo presente la globalizacin y la diversidad
cultural que este ltimo conlleva.

Actividad en la Empresa
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El trabajo realizado en Universidad Mayor sede Temuco, se baso en desempear

el cargo de modulista, durante el proceso de matriculas 2014. Durante la estada
en el cargo se cumplieron las actividades de matricula con la consiguiente
atencin de pblico ,tanto apoderados como alumnos, cuyo objetivo principal era
brindarles una atencin clida, orientndolos en sus dudas tanto en el mbito
financiero y en relacin a los distintos crditos y beneficios a los cuales ellos
podan exceder. Durante este proceso se estuvo bajo la supervisin del Jefe de
tesorera y matriculas de la Universidad Mayor sede Temuco Sr. Jorge Vargas.

Objetivos generales
Los objetivos principales del servicio prestado fue ser modulista, participando en
todo el proceso de matricula 2014 tanto de alumnos antiguos como nuevos, esto
abarca tanto el proceso de incorporacin de datos de alumnos, responder dudas y
orientar al apoderado y alumno, manejar datos de gestin financiera (cae,
intereses), utilizar mtodos de pagos (PAC,PAT, tarjetas de crditos y dbitos,
dinero en efectivo, cheques).

Objetivos Especficos

Matricula alumnos antiguos y nuevos proceso matricula 2014 Sede Temuco

Manejar mtodos de pago bancarios
Realizar cierre de cajas va SAP
Realizar proceso de admisin va ADUM a alumnos nuevos

Detalles de actividades.
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Matricula Normal: Durante la prctica el horario fue de 08:00 a 18:00 horas

de lunes a viernes y sbados de 09:00 a 13:00, existieron 2 periodos: uno
del 17 de diciembre al 27 de diciembre que fue con aranceles sin reajuste y
otro proceso normal desde el 30 de diciembre al 10 de enero. Se utilizo una
mascara (pgina web en la cual se ingresaban datos del alumno, los
cuales se traspasaban automticamente a SAP), la cual se utilizaba para
facilitar el proceso de matrcula, ya que matricular .directamente desde SAP
se considero de mayor complejidad.

Matricula de Admisin: 13, 14 y 15 de enero, a causa del resultado de las

postulaciones a las universidades del concejo de rectores,

los modulistas

asistieron a capacitaciones donde se les enseo e informo sobre beca,

crditos y distintos tipos de descuentos a los cuales podran exceder y la
manipulacin de otra mascara llamada ADUM. Durante este proceso se
conto con apoyo de una persona de admisin a la espalda de cada
modulista, con el objetivo de responder cualquier duda tan rpido fuera
necesario al apoderado y alumno. Posteriormente se ingresa al alumno a
ADUM y ya hecho esto se graba y se pasa a la mscara para seguir la
matricula normalmente.

Cierres de caja: ya finalizando el horario de trabajo, se procede a realizar

el cierre de la caja asignada a cada modulista mediante SAP, en la cual se
contabilizaba los ingresos o medios de pagos ingresados en el da, se
llenan los depsito . Posteriormente bajo la supervisin de algn
Supervisor de Matricula (Srta. Sandra Rodrguez) se revisa el efectivo,
cheques al da, Boucher y documentos recaudados en el da.

Bitcora de actividades

Las actividades realizadas fueron similares la mayora de los das, por lo tanto,
todas las semanas se realizo una labor similar, a excepcin de la semana de
matriculas de alumnos nuevos, la cual se detallara como una semana aparte.
El horario fue de 09:00 a 18:00 hrs de lunes a viernes y 2 sbados de 09:00 a
13:00 hrs.
Los das 13, 14 y 15 el horario fue de 07:00 a 18:00 hrs.

Actividades diarias y semanales (del 17 de Diciembre al 27 de diciembre)

El modelo de atencin para alumnos antiguos fue igualitario, siendo la diferencia
entre cada uno de ellos el modo de pago que utilizaran para cancelar tanto su
arancel como su matrcula, a continuacin el proceso normal de matricula:
Proceso de matricula
Se trabaja con una plataforma o mascara que es una pgina en la cual los datos
ingresados se traspasan automticamente a SAP y quedan guardados.
El proceso es el siguiente:
Se solicita el carnet al alumno y se ingresa el rut
Se solicitan datos ya sea telfono, direccin, correo
Se solicita Carnet a apoderado para ingresarlo al sistema (en caso de pagar con
tarjetas de crditos)
Se pasa a una plataforma de deudas, en caso de existir se deriva ya sea a
Tesorera (ej: caso de que el alumno no haya cancelado intereses de crdito
interno de la universidad mayor) o a Registro curricular (ej: caso de que el alumno
haya congelado)
La siguiente plataforma que es la correspondiente a becas y crditos ya sea
internas de la universidad (becas promedio psu, mi mejor opcin, crdito interno
universidad mayor), convenios externos con instituciones (carabineros, bomberos)
y descuentos (reglamento interno).

Posteriormente prosigue el mtodo de pago tanto del arancel como de la

matricula, aqu es la parte en la cual se informa al apoderado y al alumno los
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mtodos de pagos que desea utilizar y cmo funcionan, aqu el alumno puede
utilizar el CAE si lo tiene aprobado, el cual debemos activarlo por el monto que el
alumno desee utilizar. Debe decidir junto con el apoderado como pactara o pagara
el arancel y matricula los cuales tienen diferentes mtodos de pago (PAC, PAT,
tarjetas de crdito y debito, efectivo, cheques al da y a fecha, vales vista, seguros
desgravamen).
Ya acordado el mtodo de pago, se contina completando los contratos y los
documentos necesarios, cada forma de pago requiere de diferentes documentos
ya sea: firmas, huellas, fotocopias de carnet, endose de cheques.
Luego se entrega una copia de cada documento al apoderado, se imprime su
comprobante de pago y su boleta propiamente tal.
Finalizado este proceso se hace entrega de una agenda y un reglamento.

Actividades diarias (13, 14, 15 de enero)

Durante estos das se realizo el proceso de matrcula de Alumnos nuevos donde
se utilizo el programa llamado ADUM, en el cual ya venan ingresados y
cargados los datos del ministerio de educacin y la postulacin de cada alumno
(nem, puntajes psu, becas estatales,etc.). Cabe destacar que durante estos das,
la universidad extendi su horario de atencin desde la 07:00 a 18:00 hrs. A
continuacin el proceso de matrcula de un alumno nuevo
Proceso de matricula
El proceso de matrcula para un alumno nuevo fue con una capacitacin en
ADUM, que consista en el manejo de una mscara (tambin traspasa sus datos
a SAP) en la cual venan cargados previamente los datos del ministerio de
educacin (nem, puntaje psu, postulacin), se revisan datos junto con una persona
de apoyo de Admisin la cual revisaba las becas que el postulante poda optar.
Al final, revisado que los datos corroborados estn bien se imprimen las cartas
correspondientes (ej.: medicina o carreras de salud se imprime una carta de salud
en la cual se afirma que el alumno cumple con las capacidades fsicas y mentales
para desempearse en tal rea), se imprimen las becas y ya aceptadas y firmadas
por el alumno se sigue con el mismo proceso de alumnos antiguos, ingresando al
alumno a la Mascara propiamente tal y siguiendo el mismo proceso descrito
anteriormente.

Actividades diarias (16, 17 de enero)

Estos das se llevo a cabo el ingreso de casos especiales, ya sean alumnos que
fueron matriculados en otra universidad en la cual se retractaron y optaron por
matricularse en la Universidad Mayor la cual les da la opcin siempre y cuando la
carrera a la cual ellos quieran ingresar cuente con cupos suficientes. Tambin fue
el periodo para Retractos de matriculas. Ellos son ingresados con un proceso de
matricula normal, ya que estn ingresados al sistema.

Propuesta de mejoras
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Hasta el 27 de diciembre se mantuvieron los aranceles del ao 2013 (no existi

reajuste) con lo cual el que se matriculaba no le suba el arancel respecto al ao
anterior, lo que causo una aglomeracin de gente durante los ltimos das que se
gozo de este beneficio, provocando una falta de modulistas y un aumento en el
horario de atencin. Esto se podra haber evitado con una mayor organizacin por
parte de la Universidad permitiendo ciertos cupos por da hasta cierta hora para
evitar la aglomeracin de gente que causo molestias en apoderados como estrs
en los mismos modulistas los ltimos 2 das.
Una mayor supervisin en cuanto a las salas de modulistas, algunos se llevan
todo el trabajo mientras otros solo ponen en pausa su computador y esperan la
hora para retirarse.
Un informtico presente todos los das del proceso, ya que existi una gran
dependencia con la sede de Santiago para solucionar problemas ya sea de cadas
de la mscara como problemas con claves para ingresar al programa.
Todo el proceso sea realizado, revisado y organizado antes de comenzar el
periodo, ya que este ao al comienzo ocurrieron los mismos errores que el ao
anterior.

Conclusin:
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Luego del trabajo realizado en Universidad Mayor sede Temuco, puedo decir que,
esta experiencia vivida puso a prueba y me hizo poner en prctica tanto lo
aprendido en el aula, las habilidades blandas y la verdadera importancia de las
relaciones interpersonales, logrando tener un buen manejo y trata con las
personas, tanto con mis pares, como con cada cliente al cual atend, ya que cada
matricula por diferentes circunstancias fue diferente a las otras.
El trabajo ciertos das fue muy pesado con lo cual el apoyo y ayuda de nuestros
supervisores fue fundamental para terminar la jornada laboral de forma exitosa en
la que me cabe destacar la buena disposicin del Jefe de Tesorera el Sr. Jorge
Vargas Luco y los supervisores de matricula la Srta. Sandra Rodrguez, Alex
Toloza y Marcelo Ramrez, para responder dudas a nosotros los modulistas.
En conclusin puedo decir que fue una grata experiencia haber participado de de
ese equipo de trabajo, aportar con mis conocimientos en lograr el objetivo que
nos propusimos, crear lazos con mis pares y recopilar el mximo de experiencias
para ponerlas en marcha en mi futuro laboral.

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