8.

Organizacin de la funcin de recursos humanos

8.1. La prestacin de las funciones necesarias para la administracin del sistema de
GRH
8.2. La organizacin interna de las funciones de GRH
8.3. El control del resultado de las polticas de personal

Todos estos subsistemas requieren unos mecanismos de administracin del conjunto, del
sistema de GRH: distribucin de las decisiones entre los actores responsables de personal.
La organizacin de la funcin de RRHH pblico se organiza bajo dos parmetros:
Unificacin (o fragmentacin) de las responsabilidades
Centralizacin (o descentralizacin) de la gestin y la toma de decisiones
En la organizacin del sistema deben tenerse en cuenta unos puntos crticos:
Grado de interiorizacin, por parte de los directivos, de esta responsabilidad
Grado de autonoma de los directivos en la gestin de los RRHH de sus unidades
Nivel de capacitacin recibida por los directivos para el desempeo de esta funcin
Percepcin del rol de los servicios centrales para alcanzar los objetivos.

8.1. La prestacin de las funciones necesarias para la administracin del sistema de

GRH
En una aproximacin a las funciones que asumen las unidades de GRH, aparece el siguiente
Mapa de procesos de la funcin de recursos humanos
Procesos estratgicos:
Estudio y definicin de las polticas de GRH
Elaboracin y control del presupuesto de personal
Plan de dotaciones, perfiles y plantillas de personal
Negociacin de las condiciones laborales
Comunicacin
Sistema de informacin directivo
Atencin a los clientes (Personal, directivos y ciudadanos)
Procesos de explotacin
Tramitacin de situaciones administrativas (Excedencias, reingresos,)
Tramitacin de bajas definitivas (Renuncia, jubilacin, despido,.)

Tramitacin de bajas temporales (Accidente, enfermedad,)

Control de asistencia y permanencia en el puesto de trabajo
Ampliacin o reduccin de horarios de trabajo, horas extraordinarias,
Tramitacin de vacaciones
Emisin de certificados diversos (Antigedad, formacin, ingresos )
Tramitacin de permisos y licencias
Elaboracin de nminas o planillas para el pago mensual
Abonos a la seguridad social del personal
Tramitacin de prestaciones extrasalariales
Seleccin de nuevo personal
Concursos de provisin interna de puestos
Gestin de traslados internos
Tramitacin de nombramientos
Prevencin y vigilancia de la salud
Prevencin de riesgos laborales
Autorizacin de asistencia a cursos de formacin
Administracin, en su caso, del sistema de evaluacin del desempeo
Tramitacin de expedientes disciplinarios
Estudio y tramitacin de cuestiones legales

Procesos de soporte:
Gestin del archivo de personal
Mantenimiento de los sistemas de informacin
A la vista de los procesos anteriores, una de las primeras decisiones tiene que ver con la
administracin centralizada descentralizada del sistema, tomando en consideracin sus
ventajas e inconvenientes.

Frente a una alternativa de centralizacin total de las funciones, cabe

confrontar otra de amplia descentralizacin que englobara a la prctica
totalidad de los procesos de explotacin y parte de la informacin al personal
y la comunicacin, dentro de los procesos estratgicos, que se mantendran
centralizados. En cualquier caso, la aplicacin de cualquier operacin
descentralizadora requiere el establecimiento de criterios y normas de
aplicacin general y un sistema informtico de tramitacin que facilite la
tramitacin y asegure el control.
Otra cuestin a resolver es el rol que ha de asumir la direccin de RRHH en
la organizacin, entre una orientacin hacia la el largo plazo estratgico o el
da a da operativo. Parece evidente que en una opcin descentralizada ser
predomnate la primera orientacin, trasladando la segunda a las unidades
descentralizadas.

Pero sea cual sea la solucin ms o menos descentralizada que se adopte, es importante
tener en cuenta que las jefaturas de lnea tienen una serie de funciones en relacin con el
personal a su cargo
-

Decidir sobre el nmero de personal necesario

Sus categoras y habilidades

La formacin que requiere el personal

Los requisitos de seleccin y de incorporacin al puesto

Organizar el trabajo

Dirigir su realizacin

Motivar

Corregir y ,en su caso, disciplinar

Orientar el desarrollo profesional

Informar y comunicar

Evitar agravios retributivos

Controlar y evaluar el rendimiento

Responder de los costos / resultados alcanzados

8.2. La organizacin interna de las funciones de GRH

La estructura organizativa ms bsica de una organizacin centralizada de tamao mediano
puede ser la siguiente:
Modelo simple
Jefe de
Recursos

Gestin
Econmica

Administracin de
Personal

Seleccin,
Formacin y promo.

Segn este esquema, la direccin asume las funciones de los subsistemas de planificacin y
gestin de relaciones humanas y sociales, al tiempo que las funciones del resto de
subsistemas quedan divididas entre las otras tres unidades.

Modelo desarrollado
Direccin de
Recursos Humanos

Planificacin y
Organizacin

Administracin
del personal

Relaciones
Sociales

Seleccin,Form
y Promocin

Comunicacin y
atencin al
l d

Gestin
Econmica

Prevencin de
Riesgos
RSC

En este segundo modelo, incorpora a nivel staff las funciones de planificacin y organizacin y
de relaciones sociales, as como las funciones de relacin con los empleados y de RSC, en
este caso, como unidades de lnea.
Un hecho que incide de forma muy importante en la distribucin interna de funciones, adems
de la carga de trabajo, es la cualificacin y la capacidad de trabajo de las personas con que
cuenta la organizacin. Esto explica el aparente desequilibrio de aquellas organizaciones en
que se ha tratado de buscar la mxima eficacia por la va de adecuar las funciones a las
personas y no al revs. ste es una situacin que, sin duda, se repite en otros niveles de la
organizacin interna.
El nmero de empleados con que cuentan las unidades de RRHH para realizar las funciones
antes indicados, sin incluir aquellas personas que pueden tener asignadas funciones de otro
carcter, en relacin al nmero de persones que han de gestionar (promedio del nmero de
las que tienen en la nmina o planilla) es el siguiente:
Mnimo: 0,6-1,5 / 100 (1)

(1)

Medio: 1,8 / 100

El porcentage mnimo se da en una Administracin mayoritariamente descentralizada .

Mximo: 2,5 / 100

En comparacin con las Administraciones Pblicas, el nmero de personal suele ser menor,
porque tienen procedimientos menos regulados y hacen un mayor uso del outsorcing.
Segn datos de una encuesta del sector, el nmero de personal incluido dentro de la
Direccin de RRHH es el que a continuacin se indica:
Total promedio de empleados
Total empleados RRHH

240
560
1.200
---------------------------------------------------------3
5
8

8.3. El control del resultado de las polticas de personal

Estamos hablando en realidad de la necesidad de disponer de un sistema de control de
gestin, que ha de apoyarse en un sistema de informacin global y coherente. Un instrumento
que nos permita:
- Conocer la evolucin
- Saber cual es la situacin el la que nos encontramos
- Prever lo que podr suceder en el futuro
Ha de ser, por lo tanto, una herramienta de ayuda a la toma de decisiones.
Los sistemas de control de gestin se plasman actualmente en un Sistema de Informacin
Directivo (SID), tambin llamado Cuadro de Mando, o Tablero de a Bordo, que son un

instrumento que pretende ofrecer de forma sinttica la informacin que cualquier directivo
necesita para un conocimiento adecuado de la unidad que tiene a su cargo, y el grado en que
se estn cumpliendo los objetivos establecidos.
Alguien compar, muy acertadamente, el cuadro de mando de un directivo con el panel de
mandos del piloto de un avin, donde se refleja de forma precisa su situacin, distancia,
altitud, consumo, velocidad..., es decir, todas las informaciones necesarias para adoptar las
decisiones ms convenientes, que le llevarn a concluir con xito su misin.
Por todo lo dicho, parece clara la necesidad de los directivos de RRHH de establecer un SID o
Cuadro de Mando que les permita controlar el desarrollo de los objetivos que se deriven de las
polticas de personal.
Ahora bien, antes de entrar en los posibles contenidos de un cuadro de mando de personal,
se debe advertir sobre el problema principal de algunos instrumentos de estas caractersticas,
y es que tienden a ofrecer tal nmero de datos que al directivo le resulta difcil extraer de ellos
una informacin que sea til para su gestin y le permita tomar decisiones, Porque la utilidad
de un sistema de informacin no reside en que contenga el mayor nmero de indicadores
posible, sino en que muestre de forma discriminatoria y selectiva aquellos que estn
relacionados con las reas clave de resultados referidas a las actividades que han de
efectuarse bien necesariamente para que la organizacin tenga xito.
Ya entrando en los posibles contenidos, un cuadro de mando de RRHH ha de contener como
mnimo informacin sobre:
1. Grado de cumplimiento de los objetivos establecidos
2. Seguimiento del presupuesto de personal de la institucin
3. Situacin de la plantilla
4. Horas de trabajo y absentismo
5. Disciplina laboral
6. Prestaciones sociales
7. Relaciones laborales
8. Administracin: Excedencias, Contratos, Licencias, Informes, etc.
Anexo:
Los ratios de personal
En cuanto a los ratios de personal, es interesante disponer, desde los ratios mas generales
sobre la productividad del personal:
-

Inversiones / Costos totales de personal

Inversiones / N de empleados
Presupuesto total / N de empleados
Presupuesto total / presupuesto de personal

Costo medio por hora trabajada

Abanico salarial
Absentismo

Hasta los mas especficos del rea de RRHH:

Rotacin de personal
Promocin del personal
Formacin
Presencia sindical
Media de edad de los empleados
Etc.

La forma de presentacin de las informaciones es tambin muy importante, de forma que los
nmeros han de acompaarse de las distintas formas de representacin grfica. Por ejemplo,
los objetivos acompaados de un pequeo crculo que cambiar de color segn su estado de
realizacin: verde: correcto, segn lo previsto; mbar: alguno retrasos, pero resolubles; rojo:
problemas graves, muy difcil de cumplir.
La sistematizacin y presentacin de estas informaciones puede realizarse en la actualidad a
travs de herramientas informticas, que incluso permiten preparar sobre la base de las
informaciones del sistema, sus propias informaciones.
Para terminar una breve referencia al Cuadro de Mando Integral de los profesores Kaplan y
Norton, que establece un sistema de gestin y control en base a cuatro perspectivas, la cuarta
de las cuales es la de aprendizaje y crecimiento, que afecta directamente a la gestin de los
RRHH.

Resumen de los objetivos de aprendizaje

Reflexione sobre las siguientes cuestiones