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Resumen
La norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestin de documentos y establece los
requisitos bsicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prcticas
que mejore de forma sistemtica y efectiva la creacin y mantenimiento de sus documentos,
apoyando la poltica y los objetivos de la organizacin. La aparicin de esta norma, y de otras
normas complementarias, responde tanto a la evolucin de los planteamientos del records
management norteamericano y del recordskeeping australiano, como a la necesidad de integrar
la gestin de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestin de la
calidad. Para desarrollar un plan de gestin de documentos, hay que establecer la poltica y las
responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organizacin. La norma propone una
metodologa especfica para disear e implementar el sistema de gestin de documentos,
definir los procesos tcnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificacin,
calendario de conservacin, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de
evaluacin, medicin y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. Tambin
destaca la importancia de los metadatos para la gestin de los documentos electrnicos y
seala los requisitos que stos deberan cumplir. Como compendio de buenas prcticas de
gestin de documentos que ha sido adoptado en numerosos pases, la norma ISO 15489
comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la
informacin. Una de las cuestiones que todava se han de explorar y que permitiran hacer ms
visibles los beneficios que la gestin de documentos, en el mbito de la gestin de la
informacin y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de
indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestin de documentos y pongan de
manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organizacin.
Palabras clave
ISO 15489 / Normas y especificaciones / Gestin de la calidad / Buenas prcticas de gestin de
documentos / Sistemas de gestin de documentos / Metodologa DIRKS / Procesos de negocio
/ Profesionales de la gestin de la informacin / Documentos electrnicos / Gestin de la
informacin y del conocimiento / Indicadores de rendimiento
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Poltica y responsabilidades.
Requisitos de la gestin de documentos.
Diseo e implementacin de un sistema de gestin de documentos.
Procesos y controles de la gestin de documentos.
Supervisin y auditora.
Formacin.
b) la segunda (UNE-ISO/TR 15489-2: 2006. Informacin y documentacin Gestin de
documentos Parte 2: Directrices) es un informe tcnico que proporciona una metodologa de
implementacin de un sistema de gestin de documentos de acuerdo con los principios
definidos en la primera parte de la norma. As, se insiste especialmente en las estrategias y la
metodologa de diseo e implementacin y se establecen directrices adicionales para definir los
procesos y los instrumentos principales de gestin de documentos (cuadro de clasificacin,
calendario de conservacin y tabla de acceso y seguridad).
La primera parte, con un enfoque ms genrico, est destinada a los directivos de las
organizaciones, a los profesionales de la gestin de documentos, de la informacin y sus
tecnologas y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos; en cambio, el
informe tcnico tiene un enfoque ms sistemtico, pensando en su uso por parte de los
profesionales de la gestin de documentos y los responsables de gestionar los documentos en
sus organizaciones.
En torno a la norma ISO 15489, el subcomit TC 46/SC 11 Archives/records management de ISO
ha publicado o est elaborando otras normas ISO que afectan directamente a la gestin de
documentos:
Norma
Descripcin
Adems, existen otras normas ISO destinadas a los sistemas informticos y las aplicaciones de
gestin de documentos, que se deberan tener en cuenta a la hora de disear e implementar
un sistema de gestin electrnica de documentos:
ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging
Information stored electronically Recomendations
for trustworthiness and reliability.
Aparte de las normas ISO, encontramos normas o modelos de requisitos producidos por otras
organizaciones que establecen un marco de trabajo sobre algn aspecto concreto de la gestin
de documentos:
MoReq. Modelo de requisitos para la gestin de
documentos electrnicos de archivo.
Mejora
Instrumentos
Poltica
Gestin de
documentos
Procesos
Responsabilidades
Requisitos
4.1 Poltica
Las organizaciones que quieran implantar buenas prcticas de gestin documentos, de acuerdo
con la norma ISO 15489, deberan establecer, documentar, mantener y promulgar una poltica
de gestin de documentos, con el fin de asegurar que se cubren sus necesidades de
informacin, evidencia y rendicin de cuentas. El objetivo de esta poltica es la creacin y
mantenimiento, durante el tiempo que sea preciso, de documentos capaces de respaldar las
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actividades de la organizacin y de probar que stas se llevan a cabo segn los requisitos
legales y normativos.
Esta poltica se tendra que elaborar a partir del anlisis de las actividades de la organizacin y
teniendo en cuenta el entorno legal y normativo (legislacin, normativas especficas del sector,
normas y cdigos de buenas prcticas de aplicacin voluntaria...), y en el marco de la poltica
global de la organizacin, de forma que fuera coherente con las dems polticas: calidad,
seguridad de la informacin, responsabilidad social corporativa, entre otras.
Es fundamental que la aplicacin de esta poltica de gestin de documentos sea apoyada por la
alta direccin y difundida a todos los niveles organizativos.
Finalmente resear que tendra que ser revisada peridicamente con el fin de garantizar que
refleja adecuadamente las necesidades y expectativas de la organizacin en todo momento.
4.2 Responsabilidades
La poltica de gestin de documentos tambin implica asignar claramente las responsabilidades
y las competencias vinculadas con la gestin de documentos. La definicin de estas
responsabilidades comporta decidir quin hace qu teniendo en cuenta:
a) Los profesionales de la gestin de documentos, que asumen la responsabilidad principal de
definir, hacer el seguimiento y mejorar los procesos y los procedimientos de gestin de
documentos, al tiempo que son los encargados de disear, implementar y mantener el
sistema de gestin de documentos.
b) Los diferentes componentes de la estructura organizativa, que han de desplegar la poltica o
llevar a cabo actividades y operaciones en las cuales se hace uso de los documentos:
la direccin tiene la misin de garantizar el xito del plan de gestin de documentos y
proporcionar los recursos necesarios,
los jefes de las diferentes reas o unidades de la organizacin deberan asegurar que el
personal a su cargo cumple los procedimientos y coordinar sus actuaciones con el
responsable principal de la gestin de documentos,
todo el personal que utiliza documentos como parte de sus tareas diarias es responsable
de crear y mantener documentos precisos y completos sobre sus actividades.
Etapa A
Etapa B
Etapa C
Etapa E
Etapa F
Investigacin
preliminar
Anlisis de las
actividades de la
organizacin
Identificacin de
los requisitos
Identificacin de
las estrategias
Poltica
Diseo
Etapa D
Evaluacin de los
sistemas
existentes
Normas
Implementacin
Etapa H
Etapa G
Revisin posterior
a la
implementacin
Implementacin del
sistema de gestin
de documentos
Recorrido principal
Retroalimentacin
Etapa
A
Actividades
Investigacin
preliminar
Anlisis de las
actividades de la
organizacin
Identificacin de
los requisitos
Objetivo: determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y
mantener documentos que evidencien las actividades de la organizacin. Estos
requisitos se identifican mediante un anlisis sistemtico de las necesidades de la
organizacin, las obligaciones legales y normativas y la rendicin de cuentas,
tanto con respecto a partes interesadas internas (direccin, personal) como
externas (clientes, accionistas, proveedores, contratistas, administracin pblica).
Resultados: se puede redactar una primera versin del calendario de
conservacin (que determina los plazos durante los cuales se tiene que preservar
la documentacin) y de la tabla de acceso y seguridad (que establece las
condiciones de acceso a los documentos).
Evaluacin de los
sistemas
existentes
Identificacin de
las estrategias
para cumplir con
los requisitos
Diseo del
sistema de
gestin de
documentos
Implementacin
del sistema de
gestin de
documentos
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Revisin
posterior a la
implementacin
Incorporacin
Trazabilidad
Registro
Cuadro de clasificacin
Calendario de conservacin
Tabla de acceso y seguridad
Vocabularios controlados
Acceso
Clasificacin
Documentacin del
sistema de gestin
de documentos
Identificacin
y valoracin de
los documentos
Disposicin
Almacenamiento
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gestionarn dichos metadatos a lo largo del tiempo (AENOR, 20061, 11). La gestin de los
metadatos debera contemplarse en los procedimientos que regulan todos los procesos de
negocio en los cuales se requiere una evidencia de las actividades de la organizacin.
Los documentos electrnicos han de ir asociados a los metadatos necesarios su cantidad
depender de la complejidad del sistema de gestin de documentos y de los requisitos
derivados de las actividades y responsabilidades de la organizacin para describir:
a) el contenido del documento;
b) la estructura del documento: su formato y las relaciones entre los elementos que lo
integran;
c) el contexto en que fue creado, recibido y utilizado (incluyendo el proceso de negocio del
cual forma parte, la fecha de produccin y los participantes);
d) la vinculacin entre documentos simples cuando se combinan para dar lugar a una unidad
documental compuesta (por ejemplo, un expediente).
Por otra parte, en la descripcin de los procesos de gestin de documentos de la norma ISO
15489 se especifican algunas medidas que hay que tener en cuenta cuando se trata de
documentos electrnicos. Por ejemplo, el hecho de dar suficiente entidad al acceso y la
trazabilidad de los documentos indica claramente que se tienen en cuenta las particularidades
de la gestin de los documentos electrnicos. En cuanto a las menciones concretas de la
norma a los procesos de gestin de documentos, los que pueden presentar una casustica
propia, diferenciada de la de los documentos en soporte papel, son los siguientes:
Incorporacin (del ingls capture): este proceso puede realizarse mediante la asignacin
de metadatos incrustados en el documento o asociados al mismo.
Registro: supone la introduccin de un identificador nico para cada documento y una
breve informacin descriptiva. Adems, en los sistemas electrnicos el registro puede
incluir la clasificacin, las condiciones de acceso y la identificacin del tipo de disposicin
final.
Almacenamiento: los sistemas de gestin de documentos electrnicos deberan
disearse de forma que los documentos permanezcan accesibles, autnticos, fiables y
utilizables durante todo su periodo de conservacin, con independencia de cualquier
cambio operado en el sistema (por ejemplo, la migracin a otro software). Por ello, el
almacenamiento de documentos en formato digital requiere planes y estrategias
complementarias para prevenir posibles prdidas.
Acceso: garantiza que slo los usuarios con los permisos adecuados realizan tareas para las
cuales han sido autorizados.
Trazabilidad: es necesaria para supervisar el uso de los documentos y mantener un
rastro de las operaciones realizadas con un documento desde su incorporacin hasta la
aplicacin de la disposicin prevista en el calendario de conservacin. Este proceso es
fundamental en el caso de migraciones entre sistemas o de conversin a otros formatos o
soportes.
Disposicin: cuando se proceda a la eliminacin de los documentos, todas las copias
(copias de conservacin, copias de seguridad informtica...) deberan ser destruidas.
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En nuestro entorno se deben resear los esfuerzos de implantacin de la norma ISO 15489
por parte de la Generalitat de Catalua. La Direccin General de Innovacin y Organizacin
de la Administracin ha incluido entre sus proyectos la adopcin de la norma ISO 15489 como
modelo para definir los requisitos de la gestin documental en la administracin catalana. Para
ello, se ha escogido como prueba piloto la implantacin de la norma en la Agencia Catalana del
Agua.
Actualmente, este proyecto se encuentra en la segunda fase de la implantacin, en el marco de
la administracin electrnica. Se dispone de un plan de mejora que permitir a la entidad
abordar con seguridad los requisitos planteados por la Ley 11/2007, de acceso electrnico de
los ciudadanos a los Servicios Pblicos. El plan de mejora se desarrollar hasta el ao 2010,
fecha lmite que marca esta ley para que el acceso a la administracin por parte del ciudadano
pueda realizarse de manera totalmente electrnica.
En la misma lnea, en el Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat se ha establecido un plan
piloto para la implantacin de un modelo de gestin documental integral basado en la
metodologa de la norma ISO 15489. Este plan contempla las siguientes fases: desarrollo de las
funcionalidades especficas de la plataforma de gestin integral; integracin con las
herramientas de tramitacin; formacin de usuarios del sistema; implantacin progresiva del
cuadro de clasificacin en todos los mbitos del ayuntamiento; elaboracin o revisin de
procedimientos; elaboracin de fichas descriptivas; revisin o elaboracin de formularios,
plantillas y documentos administrativos; control y evaluacin del sistema de gestin
documental.
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Conclusiones
La norma ISO 15489 sirve de gua y proporciona directrices para orientar a todas aquellas
organizaciones que persiguen la mejora de su gestin documental y que quieren desarrollar un
sistema de gestin de documentos eficaz, eficiente y de calidad. Este compendio de buenas
prcticas de gestin de documentos ayuda a planificar la gestin de documentos,
proporcionando una visin global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere
definir una poltica clara al respecto y establecer directrices y prcticas de gestin de los
documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organizacin
y el resto de los sistemas de gestin. Tambin propone una metodologa de trabajo para el
diseo e implementacin de un sistema de gestin de documentos, seala los procesos que hay
que definir, desde la incorporacin del documento hasta su disposicin final, y establece los
instrumentos principales de la gestin de documentos. Esta norma presenta claras ventajas
para las organizaciones, pblicas o privadas, ya que propone un marco para sistematizar la
gestin de documentos a la vez que supone un reto para los profesionales de la gestin de la
informacin. Un aspecto que hay que destacar es su utilidad para el tratamiento especfico de
los documentos electrnicos. Aunque esta norma est dando sus primeros pasos en nuestro
pas, ya se estn llevando a cabo experiencias que la utilizan como modelo. Sin embargo, sera
conveniente que se hiciera ms visible la particularidad de la gestin de los documentos dentro
del mbito de la gestin de la informacin y del conocimiento en las organizaciones. Una
herramienta muy adecuada para poner de manifiesto la importancia de la gestin de
documentos son los indicadores de rendimiento, que permitiran concretar el valor que los
documentos aportan a las organizaciones y demostrar cmo constituyen un factor de xito
para el desarrollo de los procesos de negocio.
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Notas
1
En julio de 2008 se presenta la versin catalana de la norma ISO 15489, en el marco de la colaboracin
institucional que mantienen AENOR y el TERMCAT (Centre de Terminologia) de Catalua.
La norma ISO 15489 tiene su origen en la norma australiana AS 4390 (Australian Standard for Records
Management), publicada el ao 1996 y que se presentaba en seis partes: 1. Generalidades, 2. Responsabilidades,
3. Estrategias, 4. Control, 5. Valoracin y disposicin, 6. Almacenamiento.
Sin embargo, para hacer factible una aplicacin conjunta y realmente coherente de la norma ISO 9001 sobre
sistemas de gestin de la calidad y de la norma ISO 15489 sobre gestin de documentos habra que superar una
ambivalencia lxica que se da en la ISO 9001. Esta norma distingue entre documentos" (en la versin inglesa
documents), los documentos que definen el sistema de gestin de la calidad (manual, procedimientos
documentados, formularios ...), y registros (en la versin inglesa records), los documentos que proporcionan
evidencias de la conformidad y de la operacin eficaz del sistema (informes de auditora y de revisin, relacin
de no conformidades...). Una interpretacin restrictiva de la norma ISO 9001 propiciara la convivencia de tres
subsistemas de gestin de documentos diferenciados dentro de la misma organizacin: dos bajo la tutela del
sistema de gestin la calidad (control de documentos y control de registros) y un tercero, que sera el sistema
de gestin de documentos tal como lo define la norma ISO 15489, que, por exclusin, se hara cargo del resto
de los documentos de la organizacin y que no mantendra una relacin consistente con los dos anteriores.
Algunas asociaciones de profesionales de la gestin documental han empezado a crear grupos y comisiones de
trabajo con el fin de abordar la aplicacin de la norma ISO 15489. Entre ellas, se pueden destacar las iniciativas
de la asociacin norteamericana ARMA International vase: http://www.arma.org/standards/index.cfm
[Consulta: 15/07/2008] o de Lassociation des professionnels de l'information et de la documentation (ADBS)
vase: http://www.records-management.fr [Consulta: 15/07/2008].
En este sentido, el Libro Blanco del Ttulo de Grado en Informacin y Documentacin plantea cuatro
orientaciones profesionales posibles, una de las cuales es la de archivos. Adems, prev la introduccin de ms
contenidos tericos y prcticos relacionados con la gestin tcnica de documentos de archivo, y recoge las
competencias especficas de los profesionales de la informacin y la documentacin.
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