Actividad # 7 Aplicar La Diagramacion para El Diseño de Un Procedimiento.

I.
Introduccin
II. Objetivo de la gua
III. De la diagramacin y descripcin de procedimientos

administrativos
III.A
para la diagramacin de procedimientos
III.A.1 Conceptos bsicos
Qu es un procedimiento?
Qu es un diagrama de procedimientos?
Cules son las ventajas de utilizar el diagrama de procedimientos?
III.A.2
Elaboracin del diagrama de procedimientos
III.A.3
Situaciones que pueden presentarse en la diagramacin

de procedimientos
Cmo indicar una alternativa?
Cmo representar un retroceso y la continuidad del procedimiento

en otro paso de la misma pgina o en otra pgina?
10
Cmo indicar finales mltiples?
12
III.B.
III.B.1
Para formular la descripcin de procedimientos

Conceptos bsicos
Qu es la descripcin?
Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas
13
13
13
Para qu sirve la descripcin?
13
Cul es el formato que se utilizar en la descripcin de

procedimientos?
13
Cules son los elementos del formato de descripcin de

procedimientos?
14
Qu informacin se usa para elaborar la descripcin?
14
III.B.2
III.B.3
Reglas para la formulacin de la descripcin de

procedimientos administrativos
14
Situaciones que se presentan en la descripcin de

procedimientos administrativos
16
Cmo mostrar una alternativa dentro del procedimiento?
17
Cmo presentar un retroceso?
18
Cmo se inicia la descripcin de un procedimiento que proviene de

otro procedimiento administrativo?
19
Qu hacer cuando las actividades de un procedimiento, se

relacionen con las actividades de otro procedimiento administrativo?
20
Cmo mostrar finales mltiples?
21
IV.
Proceso de captura de la informacin
22
V.
Anexos
23
1. Formato para elaborar el diagrama de flujo
24
2. Simbologa
25
3. Formato para la descripcin de procedimientos
26
I.
INTRODUCCIN
Con la finalidad de que las unidades administrativas que conforman
al ISSTECH, cuenten con sus manuales de procedimientos
administrativos, el Departamento de Organizacin y Sistemas de la
Unidad de Planeacin, elabor la siguiente gua como apoyo para
que los servidores pblicos formulen sus propios proyectos de
procedimientos; como parte del manual respectivo.
Esta gua proporciona los principios bsicos para diagramar y
formular la descripcin de procedimientos administrativos, que son
utilizados para indicar todos los pasos de un procedimiento.
Para facilitar la comprensin del contenido de la presente gua, se
ejemplifican las situaciones ms frecuentes en la representacin y
diseo de los procedimientos administrativos. Tambin se han
precisado los conceptos bsicos, destacando la metodologa a
seguir y considerando los aspectos prcticos de su aplicacin.
II.
OBJETIVO DE LA GUA
El objetivo del presente documento es proporcionar a los rganos
centrales y desconcentrados del Instituto de Seguridad Social de
los Trabajadores del Estado de Chiapas, las herramientas
necesarios
para
diagramar
describir
los
procedimientos
administrativos, que permitan interpretar y evaluar con facilidad

cada uno de los mismos.
III.
DE LA DIAGRAMACIN Y DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS
III.A. PARA LA DIAGRAMACIN

III.A.1
Conceptos bsicos:
Qu es un procedimiento?
Es una sucesin cronolgica de operaciones que indican siempre una secuencia
del orden en que deben ejecutarse y la manera de hacerse.
Qu es un diagrama de procedimientos?
El diagrama de procedimientos, denominado tambin diagrama de flujo o
flujograma, es la representacin grfica que muestra la secuencia de actividades y
operaciones de un determinado procedimiento; de manera simultnea indica
claramente l o los rganos administrativos que intervienen en cada actividad
descrita en el procedimiento.
El flujo o la secuencia de las operaciones se representa de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha, teniendo por objeto mostrar el procedimiento grficamente
para facilitar su interpretacin, an por personas no familiarizadas con el mismo.
El diagrama de procedimientos muestra el flujo de las actividades, de manera tan
general o tan especfica como se requiera; esto facilita estudiar y analizar todo un
sistema, para identificar los puntos sujetos a medicin, para detectar si hay
problemas, para identificar reas de oportunidad y precisar qu tipo de mejoras se
pueden realizar, buscando permanentemente la modernizacin y la simplificacin
en los trmites para los servicios que se prestan.
El diagrama de flujo dentro del manual de procedimientos deber colocarse antes
de la descripcin del procedimiento, con el fin de facilitar la interpretacin de los
mismos.
Cules son las ventajas de utilizar el diagrama de procedimientos?
Permite visualizar grficamente un procedimiento.
Muestra qu es lo que pasa en el procedimiento actual de una forma sencilla y

prctica.
Refleja las principales actividades y operaciones de un rgano administrativo.
Facilita la comprensin y anlisis de un procedimiento.
Permite detectar rpidamente los puntos sujetos a supervisin y control.
Permite ver cmo fluye la informacin de una actividad a otra del

procedimiento.
Se visualizan las actividades duplicadas o innecesarias, o bien se detecta si

hay omisin de informacin.
III.A.2
Elaboracin del diagrama de procedimientos
Para elaborar el diagrama deber utilizarse el formato y la simbologa establecida (Ver

anexo 1 y 2), puede incluir informacin adicional necesaria segn el propsito, procurando
hacerla lo ms concreta posible.
ACTIVIDADES
1.-
Para recabar la informacin general del procedimiento, se entrevista a los titulares de

los rganos administrativos que participan en la ejecucin del procedimiento. Se
debe solicitar al entrevistado toda la informacin jurdica y documental que se utiliza
en el procedimiento, as como los documentos que se generan durante el flujo de las
operaciones.
2.-
Analice la informacin recopilada, para determinar si es conveniente que la

represente en un solo diagrama, o en una serie de diagramas enlazados que
muestran cmo se realiza el procedimiento integral.
3.-
Para seleccionar los ciclos lgicos no existen reglas mecnicas, debe basarse en sus
propios conocimientos, su experiencia, el sentido comn y la comprensin de los
procesos de su rgano administrativo; decida qu tanta actividad dentro de un flujo
formar parte de un paquete lgico.
4.-
Para la elaboracin de los diagramas de flujo, aplique las siguientes reglas:

a)
Use el tipo de diagrama vertical de bloques, en el cual el flujo o la secuencia de

las actividades va de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
b)
Anote en el formato respectivo de izquierda a derecha, el nombre de los

rganos administrativos, conforme al orden de participacin en el
procedimiento, sin importar el nivel jerrquico y respetando al diagramar, la
columna correspondiente.
c)
Utilice el smbolo Terminal al principio y al final del flujograma.
d)
Despus del smbolo Terminal debe ir siempre el smbolo de Operacin a

excepcin de la terminacin del flujograma.
e)
La redaccin dentro de la simbologa debe ser breve y en tiempo presente.
f)
Las uniones de los smbolos se deben presentar mediante lneas o ngulos

rectos.
g)
No debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.
h)
No sealar en el mismo lado del smbolo varias lneas de entrada o salida.
i)
El smbolo de Decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de

salida.
5.-
Una vez elaborado el diagrama verifique que no hayan pasos en los que falte
informacin, de ser as, obtenga la informacin faltante con el personal
correspondiente y represntela en el diagrama.
6.-
Presente el diagrama a las personas que estn involucradas en el procedimiento

para que lo validen.
7.-
Realice las modificaciones al diagrama de acuerdo a las observaciones de las

personas involucradas o bien, presente el nuevo procedimiento a nivel de propuesta
para mejorar el sistema y obtenga la validacin.
III.A.3
Situaciones que pueden presentarse en la diagramacin de

procedimientos
Dentro del flujo de actividades que indican el orden de ejecucin del procedimiento,
pueden presentarse las siguientes situaciones que son las ms comunes:
Alternativas.
Retrocesos y continuidad del procedimiento en otro paso de la misma pgina o
en otra pgina.
Finales mltiples.
Cmo indicar una alternativa?
Dentro del diagrama se puede representar una alternativa o decisin, la cual es un punto
dentro del flujo, en que son posibles varios caminos alternativos, de acuerdo al siguiente
ejemplo:
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

OFICINA DE REVISION Y CONTROL FINANCIERO
Cmo representar un retroceso y la continuidad del procedimiento en otro paso de

la misma pgina o en otra pgina?
Al describir un procedimiento, se puede llegar a una actividad en la que la accin regresa
a un paso anterior del mismo o continuar con otra actividad en otra rea contenida en la
misma pgina; esto se puede representar en un diagrama uniendo los pasos con
conectores dentro de la misma pgina, los cuales se identifican con literales; tambin
puede suceder que al estar diagramando exista la necesidad de continuar en otra pgina,
representndolo por medio de un conector fuera de pgina.
Ver ejemplo siguiente:
DEL TRMITE DE PAGO A PROVEEDORES

HOJA 1 DE 2.
OFICINA DE REVISION Y CONTROL FINANCIERO
10
DEL TRMITE DE PAGO A PROVEEDORES

Hoja 2/2
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
OFICINA DE EGRESOS
11
Cmo indicar finales mltiples?

Cuando al final de una secuencia de pasos en el diagrama, el flujo sigue ms de una
direccin diferente, se describen las operaciones y en seguida se concluye con el smbolo
fin cuantas veces sea necesario.
DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL A TRAVS

DEL FONDO REVOLVENTE
DEPARTAMENTO DE CONTROL
PRESUPUESTAL
12
III.B. PARA FORMULAR LA DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

III.B.1
Conceptos bsicos.
Qu es la descripcin?
Es la redaccin en la que se expone claramente todas las actividades que componen el
procedimiento y la manera de realizarlas. La descripcin le dice a cada servidor pblico lo
que debe hacer para desempearse eficientemente en el puesto que ocupa.
La ubicacin de la descripcin del procedimiento dentro del manual de procedimientos
deber situarse inmediatamente despus del diagrama de flujo.
Para qu sirve la descripcin?

Sirve para:
Describir las actividades que se desarrollan en el Instituto.
Definir las caractersticas de un procedimiento.
Proporcionar informacin relativa a las actividades especficas de diferentes rganos
administrativos.
Dar induccin al personal de nuevo ingreso.
Como capacitacin y consulta a cualquier empleado y a cualquier nivel.
Cul es el formato que se utilizar en la descripcin de procedimientos?
Para la formulacin de los procedimientos administrativos se utilizar el formato
denominado Descripcin de Procedimientos (ver anexo 3).
13
Cules son los elementos del formato de descripcin de procedimientos?

Para que la descripcin sea simple y clara, debe incluir los siguientes elementos:
Nombre del manual al que pertenece el procedimiento o de la Subdireccin o Unidad
que corresponda.
Nombre asignado al procedimiento.
Nmero de hojas que conforman la descripcin.
Nombre del o las reas responsables de la ejecucin del procedimiento.
Nmero progresivo de las actividades.
Descripcin de las actividades en forma secuencial y cronolgica.
Qu informacin se usa para elaborar las descripciones?
La informacin que se utiliza para elaborar las descripciones, es la que se recopila del
personal que interviene en las actividades, y a travs de entrevistas a los titulares de los
rganos administrativos; posteriormente se enumera las actividades en orden cronolgico
para integrar los procedimientos.
Para obtener informacin adicional acerca de las actividades del procedimiento, cmo,
cundo y para qu se ejecutan, es conveniente realizar entrevistas al personal operativo.
III.B.2 Reglas para la formulacin de la descripcin de procedimientos

administrativos.
1.-
Se debe numerar progresivamente (cada actividad puede formarse de dos o ms

operaciones).
2.-
Debe indicarse claramente el rgano administrativo que ejecuta cada actividad.
3.-
Redacte el procedimiento en orden cronolgico y en forma clara y sencilla,

precisando en qu consiste cada actividad.
14
4.-
Cuando en una actividad se tenga que turnar documentos, se debe anotar el nombre
del rea a la que se enva y en la siguiente actividad del rea receptora, no
mencionar el nombre del rea de quien recibe.
5.-
Considere como reas que intervienen en un procedimiento, aquellas que realizan

una actividad sustantiva dentro del procedimiento; cuando solamente se turnen
documentos para firma no se consideran.
6.-
Cuando se turne o enve un documento a un rea que interviene indirectamente en

el procedimiento, se anotar el nombre de sta, as como en la actividad siguiente
siempre y cuando genere una respuesta del rea mencionada.
7.-
Si como consecuencia de una alternativa se tiene que regresar a una actividad

anterior, se anotar en la actividad derivada de la toma de decisin la leyenda
regresa al paso nmero x.
8.-
Si como consecuencia de una alternativa se contina con otra actividad, en sta se

anotar la leyenda contina con el paso nmero x.
9.-
Las operaciones debern ser relacionadas entre s para que las anteriores sirvan
como base a las siguientes hasta llegar al final del procedimiento.
10.- Exprese la accin en tiempo presente y en tercera persona.

11.- Cuando se trate de recabar firma o distribuir documentos a travs de otro rgano
administrativo, ste solamente se mencionar en la descripcin de la misma
actividad.
12.- Cuando de una actividad se deriven alternativas, stas se describirn primeramente
y al finalizar la descripcin de cada una de ellas, anote los nmeros de actividades
con los que continuarn.
13.- Cuando se distribuyan documentos en el interior del Instituto, primeramente se
anotar el nombre del documento, enseguida se indicarn los rganos
administrativos a los que se turnarn el original y las copias.
14.- Cuando se distribuyan documentos fuera del Instituto, se anotar en primer lugar el
nombre de la institucin a la que se enva, posteriormente el nombre del rgano
administrativo al que se destina el documento.
15
III.B.3 Situaciones que se presentan en la descripcin de

procedimientos administrativos.
Dentro del flujo de actividades que indican el orden de ejecucin del procedimiento,
pueden presentarse las siguientes situaciones que son las ms comunes:
Alternativas.
Retrocesos.
Entrada del flujo de otro procedimiento.
Actividades de un procedimiento que se relacionan con las de otro

procedimiento.
Finales mltiples.
16
Cmo mostrar una alternativa dentro del procedimiento?

Dentro del procedimiento descriptivo se puede presentar una alternativa o decisin
mostrando diferentes caminos alternos; segn se indica en el ejemplo.
Descripcin:
De la solicitud de pago nico por separacin del servicio a trabajadores

de los sectores de burocracia y magisterio.
3/3
Responsable
Descripcin
6. Depto. de Pensiones, 6.1 Recibe segn el caso, el aviso de no adeudo o el

Afiliacin y Vigencia de
Estado de Cuenta.
Derechos.
6.2 Verifica estado de cuenta El solicitante tiene saldo a
favor despus de aplicar el adeudo si hubiera?
6.3 No. Comunica al solicitante de su saldo deudor y
formula Cdula de Afectacin Presupuestaria para
el traspaso de recursos a la cuenta de la Oficina
de Recuperacin de Crditos.
S.
Elabora Cdula de Afectacin Presupuestaria a

favor del solicitante por el monto total del reintegro
de cuotas o por el remanente segn sea el caso.
6.4 Firma y recaba la firma del Subdirector de Prestaciones

Socioeconmicas en la Cdula de Afectacin
Presupuestaria.
6.5 Remite la Cdula de Afectacin Presupuestaria y la
documentacin soporte al Departamento de Control
Presupuestal, para revisin del presupuesto y trmite
de pago.
6.6 Finaliza el procedimiento.
17
Cmo presentar un retroceso?

Al realizar la descripcin de un procedimiento se puede llegar a un paso en que la accin
regresa al paso anterior y se presenta con la siguiente leyenda:
Regresa al Paso Nmero X
A continuacin se presenta un ejemplo:
Descripcin:
De la hospitalizacin de pacientes programados.

1/3
Responsable
1.
2.
El Jefe de Hospitalizacin.
Trabajo Social.
Descripcin
1.1
Recibe al paciente con la siguiente documentacin:
Referencia al
Hospitalizacin.
segundo
nivel
de
atencin
para
Autorizacin, solicitud y registro de intervencin quirrgica

(en su caso).
Solicitud al servicio de transfusin sangunea (en su caso).
1.2
Revisa los espacios hospitalarios y quirrgicos (este ltimo en

caso de intervencin).
1.3
Programa la fecha de atencin en su control y proporciona al

paciente la hoja de recomendaciones para hospitalizacin.
1.4
Emite la relacin de pacientes programados un da antes a la

fecha y enva al rea de Trabajo Social para recepcin y atencin
del paciente, y al rea de Archivo Clnico para localizacin y
envo de expedientes a Trabajo Social.
2.1
Recibe al paciente el da programado para su hospitalizacin y le

solicita la referencia de Referencia al segundo nivel de atencin
(hospitalizacin).
2.2
Verifica contra relacin de pacientes programados:
Est programada la atencin?

a) No,
regresa paciente a la Jefatura de Hospitalizacin a

programar hospitalizacin y/o ciruga. Paso 1.3.
b) S,
solicita credencial de afiliacin y verifica la vigencia.

Contina siguiente paso.
18
Cmo se inicia la descripcin de un procedimiento que proviene de otro

procedimiento administrativo?
Cuando la descripcin proviene de un procedimiento anterior se presenta con la siguiente
leyenda:
Se Origina en el Procedimiento: Nombre del Procedimiento
Descripcin:
Procedimiento para el pago de nmina.

1/2
Responsable
Descripcin
Se Origina en el Procedimiento: Elaboracin de la Nmina

1. Oficina de Recursos
Humanos.
1.1
Elabora resumen por concentrado

pagadura y cuenta bancaria una
autorizada la nmina.
1.2
Genera reporte de pago con tarjeta y sin

tarjeta, as como reporte del personal local para
su pago con cheque.
1.3
Enva al Departamento de Administracin de

Personal para su revisin.
1.4
Posteriormente genera pliza contable y enva

para su aplicacin a los Departamentos de
Control Presupuestal y Contabilidad.
de
vez
19
Qu hacer cuando las actividades de un procedimiento se relacionen con las

actividades de otro procedimiento?
En caso de que una actividad tenga relacin con las actividades de otro procedimiento
administrativo, se deber anotar la leyenda siguiente:
Ver Procedimiento: Nombre del Procedimiento
Descripcin:
De la atencin mdica subrogada de 1er. nivel y la referencia al 2 nivel de

atencin.
1/2
Responsable
1.
Mdico General o
Familiar Subrogado de
Adscripcin
Descripcin
1.1
Recibe al paciente que acude para ser atendido. Le solicita

la credencial de afiliacin y ltimo taln de cheque para
verificar la vigencia de derechos.
1.2
En caso de ser cita programada revisa los estudios y/o

tratamientos indicados al paciente, si no lo fuera, proporciona
atencin mdica y diagnostica.
Requiere de atencin especializada?
S,
requisita y firma la referencia de pacientes al 2 Nivel

de atencin y lo canaliza con el paciente para su
revisin y visto bueno del Coordinador Mdico que
corresponda, contina con paso 2.1.
Si el paciente requiere continuar con el tratamiento
(contina con el paso 1.3 b).
No,
1.3
posiblemente requiere de otros estudios para el

diagnstico y tratamiento, contina con el paso 1.3 a).
En el caso de no estar programada la cita, proporciona la

debida atencin y diagnostica; requiere de estudios
auxiliares de diagnstico?
S,
elabora la solicitud de estudios de laboratorio o rayos x

y canaliza al paciente a la Coordinacin Mdica para su
validacin y atencin. Ver procedimiento para
subrogacin de servicios auxiliares de diagnstico.
No,
indica tratamiento a seguir, extiende receta mdica y

proporciona del botiqun los medicamentos o lo
canaliza a la farmacia del ISSTECH para el
surtimiento.
20
Cmo mostrar finales mltiples?

Cuando en el final de una actividad en la descripcin de un procedimiento existe una
decisin, se describe cada una de las alternativas, originndose de ellas otras actividades,
las cuales pueden finalizar en diferentes momentos.
Descripcin:
De la solicitud de pago de gastos de sepelio a pensionistas.

2/2
Responsable
3. Oficina de
Pensiones
Descripcin
3.1 Recibe a travs del Departamento de Pensiones, Afiliacin y
Vigencia de Derechos, el dictamen de referencia y los
documentos comprobatorios.
3.2 Verifica el resultado del dictamen.
3.3 De acuerdo al dictamen El pago es procedente?
No,
Informa a los deudos la negativa y los motivos del

impedimento y finaliza el procedimiento.
S,
Realiza el clculo del importe a pagar.
3.4 Elabora Cdula de Afectacin Presupuestaria y anexa la

documentacin soporte.
3.5 Recaba antefirma del Jefe del Departamento de Pensiones,
Afiliacin y Vigencia de Derechos y del Subdirector de
Prestaciones Socioeconmicas en la Cdula de Afectacin
Presupuestaria.
3.6 Remite la Cdula con sus anexos al Departamento de Control
Presupuestal, para afectacin del presupuesto y trmite de
pago.
3.7 Finaliza el procedimiento.
21
IV. PROCESO DE CAPTURA DE LA INFORMACIN.

Los diagramas sern diseados en el sistema de cmputo por el Departamento
de Organizacin y Sistemas, con base a las descripciones de procedimientos
que presenten los rganos administrativos.
La Unidad de Planeacin a travs del Departamento de Organizacin y
Sistemas asesorar a las Subdirecciones de rea, Unidades de Apoyo y
rganos Desconcentrados en la formulacin de la descripcin de
procedimientos.
La captura de los procedimientos se realizar por los rganos administrativos;
en computadora en el programa Microsoft Word, utilizando la letra Arial 12
normal.
Todos los rganos administrativos seguirn el procedimiento y utilizarn las
formas indicadas en la presente gua.
22
V. ANEXOS
1. Formato para elaborar el diagrama de flujo
2. Simbologa.
3. Formato para la descripcin de procedimientos
23
1. Formato para Elaborar el Diagrama de Flujo
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
(1)
(2y3)
(4)
Nombre del procedimiento.

Nombre de los rganos administrativos, conforme al
orden de participacin en el procedimiento.
Diagrama de flujo.
24
2. Simbologa
Cada actividad u operacin de un procedimiento est representada
en el diagrama por un smbolo. Es importante establecer una
simbologa adecuada y no modificarla, para que stos sean
uniformes y representen lo mismo para cualquier persona que
interprete los diagramas.
TERMINAL
OPERACION
DECISION O ALTERNATIVA
CONECTOR DENTRO DE PAGINA
CONECTOR FUERA DE PAGINA
DIRECCION DE FLUJO
25
3. Formato para la Descripcin de Procedimientos
Descripcin:
(2)
(3)
RESPONSABLE
1.
(4)
DESCRIPCION
1.1
(5)
FECHA DE ACTUALIZACIN
DA
MES
AO
26
Instructivo de Llenado del Formato

1.
Nombre del manual al que pertenece el procedimiento

(encabezado).
2.
Nombre asignado al procedimiento.
3.
Nmero de hojas que conforman la descripcin (1 de 3; 2 de 3,

etc.).
4.
Nmero progresivo y nombre del o los rganos responsables

de la ejecucin del procedimiento.
5.
Nmero progresivo y descripcin de las actividades en forma

secuencial y cronolgica.
27
28

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I.

II. Objetivo de la gua

III. De la diagramacin y descripcin de procedimientos

para la diagramacin de procedimientos

III.A.1 Conceptos bsicos

Cules son las ventajas de utilizar el diagrama de procedimientos?

Elaboracin del diagrama de procedimientos

Situaciones que pueden presentarse en la diagramacin

Cmo indicar una alternativa?

Cmo representar un retroceso y la continuidad del procedimiento

Cmo indicar finales mltiples?

Para formular la descripcin de procedimientos

Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas

Para qu sirve la descripcin?

Cul es el formato que se utilizar en la descripcin de

Cules son los elementos del formato de descripcin de

Qu informacin se usa para elaborar la descripcin?

Reglas para la formulacin de la descripcin de

Situaciones que se presentan en la descripcin de

Cmo mostrar una alternativa dentro del procedimiento?

Cmo presentar un retroceso?

Cmo se inicia la descripcin de un procedimiento que proviene de

Qu hacer cuando las actividades de un procedimiento, se

Cmo mostrar finales mltiples?

Proceso de captura de la informacin

1. Formato para elaborar el diagrama de flujo

3. Formato para la descripcin de procedimientos

Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas

Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas

administrativos, que permitan interpretar y evaluar con facilidad

Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas

DE LA DIAGRAMACIN Y DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

III.A. PARA LA DIAGRAMACIN

Cules son las ventajas de utilizar el diagrama de procedimientos?

Permite visualizar grficamente un procedimiento.

Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas

Muestra qu es lo que pasa en el procedimiento actual de una forma sencilla y

Refleja las principales actividades y operaciones de un rgano administrativo.

Facilita la comprensin y anlisis de un procedimiento.

Permite detectar rpidamente los puntos sujetos a supervisin y control.

Permite ver cmo fluye la informacin de una actividad a otra del

Se visualizan las actividades duplicadas o innecesarias, o bien se detecta si

Elaboracin del diagrama de procedimientos

Para elaborar el diagrama deber utilizarse el formato y la simbologa establecida (Ver

Para recabar la informacin general del procedimiento, se entrevista a los titulares de

Analice la informacin recopilada, para determinar si es conveniente que la

Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas

Para la elaboracin de los diagramas de flujo, aplique las siguientes reglas:

Use el tipo de diagrama vertical de bloques, en el cual el flujo o la secuencia de

Anote en el formato respectivo de izquierda a derecha, el nombre de los

Utilice el smbolo Terminal al principio y al final del flujograma.

Despus del smbolo Terminal debe ir siempre el smbolo de Operacin a

La redaccin dentro de la simbologa debe ser breve y en tiempo presente.

Las uniones de los smbolos se deben presentar mediante lneas o ngulos

No debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.

No sealar en el mismo lado del smbolo varias lneas de entrada o salida.

El smbolo de Decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de

Presente el diagrama a las personas que estn involucradas en el procedimiento

Realice las modificaciones al diagrama de acuerdo a las observaciones de las

Situaciones que pueden presentarse en la diagramacin de

Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas

DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL

Unidad de Planeacin / Departamento Organizacin y Sistemas