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CREACION Y DESARROLLO DE
PROGRAMAS DE FORMACION
MUSICAL
Proceso de Control
Interno SiNEM
CONTENIDO
I.OBJETIVOS 2
II.SELECCIN DEL PROCESO EVALUADO POR SEVRI . 3
III.SOBRE LEGISLACIN Y NORMATIVA..... 3
III.A. Sobre SEVRI.... 3
III.B. Sobre Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin Musical... 4
IV. SOBRE LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS DEL SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL 6
IV.A. Organizacin actual del SINEM: 6
IV.B. Misin: .. 6
IV.C. Visin: ... 6
IV.D. Objetivos: . 7
V. SOBRE EL PROCEDIMIENTO INMERSO EN LA CREACION Y DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION
MUSICAL. . 7
VI. SOBRE LA METODOLOGA PARA LA EJECUCIN DEL SEVRI .. 9
VI.A.-Seleccin del proceso .. 9
VI.B.- Revisin del contexto....9
VI.C.-Recoleccin de informacin10
VI.D.-Anlisis de los datos..10
VII. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOLECTADA.. 11
VII.A. Identificacin del riesgo.. 11
VII.A.1. Descripcin de los riesgos identificados:.. 11
VII.A.2. Clasificacin de los riesgos segn la estructura del riesgo institucional. 12
VII.B. Anlisis del nivel de los Riesgo Identificados..................................................................................... 13
VII.C. Evaluacin de Controles Existentes y Priorizacin del Riesgo... 14
VII.D. Planes de Accin: Medidas de administracin y seguimiento del Riesgo Existente. 14
VII.D. Nivel de Riesgo Aceptable y tolerancia al Riesgo.19
VIII RECOMENDACIONES.. 19
Fuentes 20
ANEXOS.. 21
I.OBJETIVOS
Los objetivos que dirigen este informe son:
Objetivo General
Detectar los riesgos implcitos en el procedimiento: Creacin y Desarrollo de Programas
de Formacin Musical, por medio de la aplicacin del SEVRI para establecer las
acciones necesarias que aseguren la administracin de los mismos con el fin de
alcanzar un nivel de riesgo aceptable.
Objetivos especficos
-
Proveer a los jerarcas los insumos necesarios para la toma de decisiones en materia
de riesgos institucionales.
Limitaciones
Para la realizacin de este estudio se tuvo como limitaciones
Se cont con un solo funcionario que incluso se le tuvo que enviar a capacitacin
para poder realizar el SEVRI dentro del SiNEM
2
IV.B. Misin:
Establecer programas de formacin musical de alta calidad en todo el pas, basados
en el principio de inclusin, que sirvan como herramienta de desarrollo humano, dirigidos
a toda la poblacin nacional de nios, nias y jvenes.
Fuente: Plan Operativo Institucional 2015 (POI)
IV.C. Visin:
Ser un sistema de educacin musical de cobertura nacional, con altos estndares
de calidad artstica y humana, que promueva una sociedad ms sensible, con mayor
capacidad de convivir en paz y que brinde una mejor formacin cultural y artstica
Fuente: Plan Operativo Institucional 2015 (POI)
IV.D. Objetivos:
Segn la Ley de Creacin del SiNEM N8894, en su artculo 2, se definieron los
siguientes objetivos:
a) Crear y desarrollar escuelas de msica y programas de formacin musical en
todo el pas.
b) Ofrecer a la poblacin costarricense, especialmente a nias, nios y
adolescentes, la oportunidad de acceder a un programa de orquesta y
programas especiales de promocin para la formacin musical.
c) Utilizar el proceso de formacin musical como una herramienta de desarrollo
humano en poblaciones de alto riesgo, para fomentar destrezas, habilidades
mentales y actitudes que permitan mejorar la convivencia y las relaciones
interpersonales.
d) Descubrir talentos entre la poblacin de nios, nias y jvenes costarricenses,
que les permita desarrollarse en el campo musical.
e) Desconcentrar la educacin musical en regiones del pas que hayan demostrado
el inicio de la formacin musical como arma o instrumento laboral para el futuro.
f)
VI.C.-Recoleccin de informacin
La etapa de recoleccin de informacin se realiz en dos momentos:
10
11
Riegos No.4
Director Acadmico y rea de Planificacin
Debido a no contar con un software o programa electrnico seguro sobre Propuestas
de Expansin, se podra presentar una deficiencia en el respaldo de informacin,
omisin u error humano a la hora de trasladar la misma repercutiendo en el objetivo
propuesto en lo relacionado a conocer el mercado meta al que queremos llegar.
Riegos No.5
Director Acadmico y rea de Planificacin
Al presentarse burocracia empresarial externa en el manejo de la informacin
institucional, se podra dar generar Informacin por parte de dichos entes externos de
forma deficiente o carente de criterio, induciendo al error humano a la hora de solicitar
la informacin de los entes externos, repercutiendo en el objetivo propuesto en lo
concerniente a conocer con exactitud las zonas de riesgo social.
Riegos No.6
Director Acadmico
Debido a nuevas prioridades o ideas en la direccin gerencial debido a cambios en las
polticas institucionales, se podra presentar la cancelacin de conciertos didcticos en
sustitucin de nuevas y diferentes actividades, sumndole la falta de capacitacin a los
docentes, repercutiendo en el objetivo propuesto en lo concerniente a las personas
particulares no se enteran de los programas y creacin para formacin musical.
VII.A.2. Clasificacin de los riesgos segn la estructura del riesgo institucional.
Uno de los objetivos de clasificar los riesgos bajo las categoras estipuladas en la
estructura, es poder detectar por medio de un histrico institucional1 la periodicidad o
permanencia de la fuente de riesgos y las reas afectadas por estos.
Una vez identificados estos seis riesgos, se clasificaron segn la Estructura de Riesgo
Institucional.
El histrico institucional del riesgo cobra sentido cuando se ha elaborado el SEVRI para todos los
procesos institucionales.
12
Cuadro No. 1
Clasificacin de los riesgos del SEVRI/SiNEM-2014
Segn estructura de riesgo institucional
Riesgo
Riesgo No. 1
Riesgo No. 2
Riesgo No. 3
Riesgo No. 4
Riesgo No. 5
Riesgo No. 6
Tipo de riesgo
Cuadro No. 2
Anlisis del riesgo inicial
SEVRI/MCJ-2014
Responsables en
Administrar el Riego
Riesgo
PROBA
BILIDAD
IMPAC
TO
NIVEL DE
RIESGO INICAL
6 (Medio)
4 (Medio)
3 (Bajo)
13
Director Acadmico y
rea de Planificacin
Director Acadmico y
rea de Planificacin
Director Acadmico
6 (Medio)
6 (Medio)
3 (Bajo)
Riesgo No.2:
Como parte de la consecucin del objetivo propuesto cabe la posibilidad de comprar
edificios para equipar programa de formacin de formacin musical mediante el proceso
solicitud de sedes. Sin embargo debido a nuevas prioridades o ideas en la Direccin
Gerencial abocadas a cambios en las polticas institucionales, se podra presentar
recortes presupuestarios en lo concerniente a partidas para compra, alquiler o
construccin de edificios, repercutiendo en el objetivo propuesto.
Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte del Director General (reas Acadmicas y Administrativas) a saber:
Analizar propuestas para alquilar inmuebles que cumplan con las condiciones
adecuadas requeridas para el fin u objeto a cumplir.
Riesgo No.3:
Resulta indispensable no solo tener la informacin a la mano y en lnea, sino tambin el
contar con los insumos suficientes y de calidad a la hora de la asignacin de los bienes
requeridos para equipar al programa de formacin musical, sin embargo, como se
mencion anteriormente, aun contando con hojas electrnicas de control y de estar
enlazados con el sistema de Hacienda (SIBINET), esta asignacin se pudiera ver
afectada a causa de deficiencias de error humano en la informacin referente a los
inventarios al contar documentacin mal elaborada u otras omisiones repercutiendo en
la consecucin del objetivo.
Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte de la Jefatura Administrativo y rea de Bienes a saber:
Riesgo No.4:
Actualmente se alimenta una base de datos denominada "Propuestas de Expansin" de
acuerdo a las solicitudes recibidas para conocer entre otras cosas el mercado meta al
que queremos llegar segn el objetivo propuesto sin embargo esta accin podra
desvirtuarse por causas de omisin u error humano a la hora de trasladar la informacin.
Debido a este atenuante se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte de la Direccin Acadmica y rea Planificacin a saber:
15
Riesgo No.6:
El conocimiento sobre diferentes programas de formacin musical existentes se da por
medio de la asistencia a conciertos didcticos que el SiNEM realiza, sin embargo debido
a nuevas prioridades o ideas en la direccin gerencial abocadas a cambios en las
polticas institucionales, se podra presentar la cancelacin de conciertos didcticos en
sustitucin de nuevas y diferentes actividades, repercutiendo en el objetivo propuesto.
Debido a este atenuante, se toma como una buena medida preventiva para administrar
el riesgo por parte de la Direccin Acadmica a saber:
16
Cuadro No. 3
Planes de Accin
SEVRI/MCJ-2014
Planes de Accin
Accin
# riesgo
(parmetro de aceptabilidad)
IDEM
IDEM
IDEM
Acciones especficas
Plan de
seguimiento de
acciones
Responsables de
la accin
Fecha
programa
da
ene-15
Fecha de
ejecucin
Indicador
mar-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
mar-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
jun-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
de abr-15
Planificacin
y
Legal
jun-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
Proveedura
de ene-15
mar-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
Proveedura
de abr-15
jun-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
mar-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea de Bienes
ene-15
17
IDEM
5-A
5-B
rea de Bienes
ene-15
mar-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea de Bienes
abr-15
jun-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
de ene-15
Planificacin
mar-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
de abr-15
Planificacin
jun-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
de ene-15
Planificacin
abr-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
de ene-15
Planificacin
abr-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
de ene-15
Planificacin
abr-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
de abr-15
Planificacin
jun-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
rea
de jul-15
Planificacin
oct-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
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6-A
6-B
Realizar secciones de capacitaciones a los 1)- Redactar un documento que sirva de pase para
docentes sobre Programas de Msica
montar una presentacin en la que contenga cada
una de las pautas a seguir para la conformacin de
los programas de formacin musical, en donde se
establezcan los requisitos y beneficios entre otros
factores que sean de inters para el conocimiento
de la poblacin.
IDEM
2)- Realizar encerronas de capacitacin para
capacitar a los docentes a difundir la informacin
sobre como participar en programas de formacin
musical, explicando los detalle del mismo
Mandar a imprimir y entregar tratados o 1)- Con el documento redactado segn se seal
boletines informativos sobre como en el punto (6-A-1), mandar a confeccionar un
participar en Programas de Msica
boletn informativo sobre como poder participar
en programas de formacin musical, para ellos
solicitar a la Proveedura institucional el
procedimiento a seguir para definir detalles,
cantidades y caractersticas entre otros factores.
Direccin
Acadmico
ene-15
mar-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
Direccin
acadmico
abr-15
jun-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
Direccin
acadmico
jul-15
oct-15
Oficios
con
Documentacin
soporte enviado
VIII RECOMENDACIONES
Como resultado del proceso de SEVRI/SiNEMJ-2014 se concluye:
-Acoger en el transcurso del presente ao los Planes de Accin en las diferentes reas
como medidas para poder administrar y dar seguimiento a los riesgos existentes.
-Que se brinde un mayor apoyo por parte de la Administracin en pro de mejorar en
recursos tanto materiales como fsicos, para el fortalecimiento del rea de control
interno.
-Que se realice una contratacin de una firma externa para la Profesionalizacin de los
Manuales de Procesos Institucionales.
19
Fuentes
Contralora General de la Repblica (2005) Directrices generales para el
establecimiento y funcionamiento del sistema especfico de valoracin del riesgo
institucional (SEVRI) D-3- 2005-co-DEFOE. Costa Rica.
Costa Rica (2008) Ley general de control interno. Contiene Manual de Normas
Generales de Control Interno de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos
a su Fiscalizacin. Imprenta Nacional.
Costa Rica (2010). Ley N 8894 Creacin del Sistema Nacional de Educacin
Musical. Publicada en la Gaceta n 243 del 15 de Diciembre del 2010.
Centro de Investigacin Capacitacin de Administracin Pblica (2012) Pasos
para la Implementacin del SEVRI en los Procesos y Autoevaluacin
Institucional. Universidad de Costa Rica, Costa Rica.
Plan Operativo Institucional 2015 (POI), aprobado por Junta Directica del SiNEM
en Setiembre del 2014.
ANEXOS
20
ANEXO 1
MATRICES PARA LA RECOLECCIN DE INFORMACIN PARA EL SEVRI
SISTEMA NACIONAL DE EDUCACION MUSICAL
AREA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA ESPECFICO DE VALORACIN DEL RIESGO INSTITUCIONAL
Proceso Objetivo Categora Cdigo de Riesgo Fuente de Riesgo General Riesgo Descripcin del Riesgo
21
Probabilidad
Exposicin del
Riesgo
22
23
Aceptabilidad Resultados
24
25