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Principios de administracin
Introduccin
A todo empresario le interesa la prosperidad de su negocio. Por eso suele destinar todo su
tiempo a la atencin de los mil y un detalles que exigen su intervencin. Sabe que debe
estar ah para tomar decisiones oportunas. En muchos negocios es el nico que conoce
todas las dificultades y problemas de la empresa. Planifica, organiza, integra, motiva y
evala sin ayuda alguna. Considera que su empresa, por sus dimensiones, no requiere de
actividades administrativas especializadas. Sin embargo, la misma prosperidad del negocio
lo hace consciente de las necesidades de asesora y apoyo en produccin, contabilidad,
administracin, ventas, controles, etctera.
La modernizacin de la pequea empresa demanda que el empresario tome decisiones
sobre qu sustituir, qu transformar y qu desarrollar a fin de lograr eficacia y eficiencia.
Un cambio importante consiste en la substitucin de la administracin informal por otra que
siga los principios fundamenta les de la administracin de empresas.
La empresa y la administracin
Entendemos por empresa a la persona fsica o sociedad mercantil o industrial que se dedica
a la produccin de artculos o a proporcionar servicios.
Empresario es la persona que emprende actividades para iniciar, mantener o ampliar un
negocio orientado a la produccin de artculos o servicios. El empresario contribuye al
bienestar general al satisfacer necesidades de la comunidad.
En la empresa se realizan muchas actividades cuyas caractersticas conoce bien el
empresario. El dominio, directo o indirecto, de estas actividades es lo que se conoce como
Administracin.
La administracin de empresas es el conjunto de conocimientos y habilidades que
permiten dominar, directa o indirectamente, todas las actividades y transacciones de una
empresa.
El ciclo administrativo
Las actividades administrativas cubren cuatro fases o etapas del proceso administrativo.
El proceso administrativo se repite una y otra vez, por lo que las etapas conforman el ciclo
administrativo. La administracin de una empresa surge con la planeacin inicial y se
desarrolla hasta llegar a su control; pero no se detiene ah, sino que se utiliza la
informacin que produce un buen control para volver a planear con lo que se reinicia el
ciclo. Dentro de una buena administracin cada actividad cumple de principio a fin el ciclo
del proceso administrativo.
reas funcionales de la empresa
Las actividades del proceso administrativo, planeacin, organizacin, direccin y control, se
desarrollan en las reas funcionales de una empresa. Las reas funcionales son:
Ventas.
Produccin.
Personal.
Finanzas.
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Ventas
Es el rea encargada de llevar los bienes y servicios del productor al consumidor. Se la
conoce como el rea de las cuatro "P":
Producto.
Plaza.
Promocin.
Precio.
Produccin
Es el rea encargada de la transformacin de las materias primas en productos terminados.
Algunas decisiones que debe tomar el empresario en esta rea son:
Personal
Es el rea encargada de la direccin eficiente del personal de la empresa. Estas actividades
suelen estar relacionadas con:
Finanzas
Es el rea encargada del manejo de los recursos financieros de la empresa. Entre otras se
encuentran las siguientes actividades:
Obtencin oportuna de los recursos financieros necesarios para que se cumplan los
planes de la empresa.
El manejo de las relaciones con bancos y entidades financieras.
Organizacin de un sistema contable.
La planeacin
Algunos empresarios gustan improvisar soluciones a los problemas que va confrontando su
empresa. Sin embargo, esta forma de trabajar limita las potencialidades de desarrollo de la
empresa.
Las actividades de planeacin indican qu se desea lograr en la empresa y con qu medios
se planea alcanzarlo.
Conocer con claridad los propsitos de la empresa, orienta las actividades del empresario
en las cuatro reas funcionales, reduce el desperdicio de recursos en actividades ineficaces,
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permite tomar decisiones sobre formas alternas de realizar algunas actividades y elimina
los efectos del azar derivados de la improvisacin.
Como se dijo anteriormente, las fases o etapas del proceso administrativo deben iniciarse
en la planeacin y desarrollarse hasta la fase de control. Esto debe hacerse para cada una
de las reas funcionales de la empresa.
La planeacin de las ventas incluye:
Toda esta informacin permitir al empresario planear las ventas que desea alcanzar, en
forma realista, en el tiempo que considera en el plan.
Para poder comprobar el grado de eficacia que tiene la empresa, el empresario debe
registrar por escrito los diferentes planes que vaya elaborando.
La planeacin se realiza cuando se determina:
Dnde se va a producir.
Problemas de distribucin.
Problemas de transporte.
Acceso de empleados.
Transporte de materias primas.
Tamao de la planta.
Cunto se va a producir.
Utilizacin de maquinaria.
Clases de equipos.
Disponibilidad de inventarios.
Almacenamiento de productos.
Estimacin de necesidades.
Proceso de produccin.
Disposicin de la maquinaria y equipo.
Funciones del personal.
Cunto se va a producir.
Ventas reales.
Ventas estimadas.
Pedidos a futuro.
Necesidad de materia prima.
Existencias de materia prima.
Disponibilidad de proveedores.
Necesidad de mano de obra.
Personal capacitado.
Personal por capacitar.
Reclutamiento de personal.
Seleccin del personal.
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Previsin de ventas.
Nivel de existencias.
Efectivos de personal.
Medios de transporte.
Existencias de materia prima.
Control de produccin.
de cantidad.
de calidad.
Determinacin del proceso de fabricacin.
Mantenimiento del sistema.
La cantidad de detalles que se han de abarcar demanda que se registren los datos de la
planeacin del rea de produccin a fin de poder constatar el grado de eficacia alcanzado.
La planeacin se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos:
En una empresa pequea hay posibilidades de tener contactos personales muy estrechos.
Se pueden atender necesidades humanas individuales con una direccin ms humana y
flexible.
Se puede incluir en la planeacin del rea de personal las posibilidades de desarrollo del
personal dentro de la empresa. Un incentivo muy importante consiste en la delegacin de
responsabilidades.
La planeacin se realiza cuando se determinan los siguientes aspectos:
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La direccin
La direccin es el conjunto de habilidades para conseguir que los trabajadores realicen su
trabajo de manera que se logren los propsitos de la empresa.
Una direccin adecuada es aquella que mantiene una atencin equilibrada al logro de los
propsitos de la empresa, a la solucin de problemas y al aprovechamiento de los
trabajadores.
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A corto plazo se puede intensificar una de estas actividades, pero a largo plazo tendra
graves consecuencias:
Clases de direccin
A. Direccin exclusivamente orientada a la produccin.
El cambio y la autoridad
Una caracterstica muy importante de la pequea empresa es su adaptabilidad a los
cambios del mundo moderno.
Para la adaptacin al cambio se requiere de una direccin flexible y productiva.
Se entiende por flexible la capacidad de adaptarse a la situacin. Y por productiva a la
capacidad de-producir en toda circunstancia.
En otras palabras, en ocasiones habr que ser exigente, e incluso intransigente, en tanto
que en otras ocasiones habr que conceder y adaptarse a las circunstancias.
Los siguientes principios ayudan a dirigir a los trabajadores:
1.2.3.4.5.-
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Es evidente que el empresario debe tener estilos de direccin de personal diferente para la
clase de trabajador que tenga. No debe tratar igual a un trabajador responsable que a uno
negligente.
El empresario debe tener presente que el estilo de direccin debe adaptarse a la clase de
trabajador con que cuente. El tipo de autoridad que se tenga cuando se dirige depende de:
A) El concepto de autoridad y la distribucin y manejo de la misma.
B) Los grados y tipos de comunicacin institucional.
C) La menor o mayor capacidad de absorber errores y fallas.
Principios para una direccin flexible y productiva
1.2.3.4.5.6.-
La calidad de un producto.
La cantidad producida de un producto.
La forma de realizacin de un procedimiento.
Estos controles estn relacionados con el logro de los propsitos de la empresa. Los
siguientes factores estn relacionados con el manejo de los recursos de la empresa:
Los costos.
El uso del tiempo.
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En la produccin:
Reduccin del costo de produccin.
Mejora de la calidad de las materias primas.
Combinacin de produccin y capacitacin.
En el rea de personal:
Atender las sugerencias provenientes del personal para mejorar cualquier procedimiento.
Estimular al personal en la participacin en las actividades de la empresa.
En el rea de finanzas:
Fundamentar el requerimiento de recursos financieros.
Mejorar el aprovechamiento de los recursos financieros.
3. Mantngase atento a los cambios
Muchas de las innovaciones que aparecen en el mercado son presentadas primero por las
empresas pequeas y generalizadas despus por las grandes empresas.
Una de las grandes potencialidades de la pequea empresa es la facilidad para adaptarse a
los cambios.
Los cambios en los gustos del consumidor afectan la supervivencia de la empresa.
Al estar en contacto persona a persona con el cliente, el empresario de la pequea empresa
puede anticiparse a la gran empresa en ensayar innovaciones, con un costo reducido, que
satisfagan las necesidades o deseos del cliente.
4. controle su tiempo
El principal recurso del empresario es el tiempo. Dado que no se pueden atender todos los
detalles, debe aprender a delegar, a postergar, y a realizar de inmediato las actividades
prioritarias. Para lograr el control del tiempo se requiere:
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