Introduccin

La inteligencia en los negocios (o empresarial) es el conjunto de herramientas

que facilitan la recopilacin de datos y su posterior conversin en informacin
significativa (conocimiento) para la toma de decisiones ms acertadas para la
empresa.

En este tema estudiaremos estas herramientas utilizando Microsoft Excel 2013.

Las capacidades de inteligencia empresarial en Excel 2013 son (entre otras):

Introducir cmodamente datos usando el relleno rpido.
Utilizar funciones de inteligencia de tiempo con DAX.
Crear informes, cuadros de mandos o paneles, haciendo uso de anlisis
rpidos o cuadros de mando con indicadores clave de rendimiento (KPI) y
jerarquas representados mediante Power View.
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Relleno rpido

Reconoce un patrn en los datos que

estamos introduciendo.

Suponga que dispone de una tabla

con una lista donde cada celda
contiene un dato compuesto. Un
ejemplo muy comn lo tenemos en
los dos apellidos y el nombre. Vea a
continuacin tres ejemplos. En todos
ellos se ha escrito en la celda de
arriba de la columna y despus de
INTRO se ha hecho CTRL+E (que
activa el relleno rpido):

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(direccin de correo:
nombre_primerApellido_segundoAp
ellido@u.es)

Relleno rpido

(nombre)
(primer apellido y segundo apellido)
Donde puede observarse qu fcil es crear direcciones de correo, extraer el
nombre o los apellidos del cada campo.
Para casos difciles (apellidos compuestos, hay que repetir el patrn en la
siguiente celda. Por ejemplo lvarez-Osorio)
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Anlisis rpido

Con versiones anteriores de Excel para disponer de un formato condicional (y

ver, por ejemplo, los datos con semforos), o crear un grfico o una tabla
dinmica debamos seguir una serie de pasos navegando por los distintos
botones de los grupos en las fichas.

Es decir, para analizar los datos tenamos que realizar ciertas manipulaciones
sobre los mismos.

Estas operaciones se han agrupado en un solo botn: Anlisis rpido que,

adems, nos sugiere en algunas casos tablas o grficos dinmicos que nos
facilitan mucho el trabajo.

Para realizar este tipo de anlisis podemos partir de cualquier rango de datos
(en forma de rango normal o tabla).

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Anlisis rpido

Bastar con que seleccionemos con el ratn el rango y nos coloquemos encima
del botn que aparecer (de forma automtica) en la esquina inferior derecha:

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Anlisis rpido

Aqu podremos escoger entre varias posibilidades:

Formato: barra de datos, escalas de valores, conjuntos de iconos, etc.

Grficos: varios tipos distintos de grficos de barras y Ms grficos
(sugeridos) o Todos los grficos.
Totales: sumatorio, promedio, recuento, etc.
Tablas: obteniendo una tabla (para el caso de un rango normal), diferentes
tablas dinmicas (sugeridas).
Minigrficos: de lnea, columna y de ganancia o prdida.

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Anlisis rpido

Como ejemplo obtenga rpidamente el nmero de horas empleadas en cada

proyecto:

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Lenguaje de anlisis de expresiones DAX

Es un lenguaje muy potente incorporado a Power Pivot.

Aunque puede parecer prescindible en algunos casos, se hace
imprescindible ya que Power View slo utiliza la informacin contenida en
el modelo (columnas, columnas calculadas, campos calculados, KPI y
jerarquas).

Frmulas DAX

Las frmulas DAX (como en Excel) empiezan por un signo igual seguido de una
expresin o nombre de funcin y los argumentos o valores obligatorios.

Las frmulas de DAX son diferentes porque:

Pueden utilizar un valor relacionado (de otra tabla relacionada) para
realizar clculos que varen segn el contexto.
Hay funciones que devuelven una tabla como resultado. Estas funciones
suelen usarse como entrada a otras funciones (ya que no podemos
representar una tabla en una celda).

Existen funciones de inteligencia de tiempo que permiten hacer clculos

con intervalos de fechas y comparar los resultados en perodos paralelos.

Puede crear frmulas en PowerPivot bien en columnas calculadas (ventana

Administrar de PowerPivot) o en campos calculados.

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Funciones de agregacin DAX

En Excel las funciones SUM o AVERAGE permiten calcular la suma o la media

de los valores de una columna.

DAX incluye funciones de agregacin que reciben como argumento una tabla y
una expresin (con lo que son bastante ms potentes que las de Excel).

Los nombres en DAX son iguales pero con una X al final, as SUMX calcula la
suma de una expresin evaluada en una tabla:

Un ejemplo lo tenemos en la siguiente frmula (de Contoso):

= SUMX (FactSales;FactSales[UnitPrice]*FactSales[SalesQuantity])

Que calcula la suma en la tabla FactSales del producto de UnitPrice y

SalesQuantity, es decir, el total de todas las ventas. Con lo que nos evitamos
una columna calculada, [UnitPrice] * [SalesQuantity], y luego hacer la suma
con SUM.

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Funciones DAX de inteligencia de tiempo

Uno de los clculos ms comunes realizados en anlisis de datos es comparar

resultados utilizando perodos de tiempo diferentes.

Esto est relacionado con el tratamiento de informacin histrica.

Este tipo de herramienta es muy til para la inteligencia en los negocios.

Para poder utilizar estas funciones habremos de crear una tabla de una
columna en Excel en la que cada fila sea una fecha diferente donde hayamos
realizado algn tipo de transaccin.

Incorporaremos dicha tabla al modelo y la relacionaremos (uno a muchos) con

todas las tablas donde el campo fecha intervenga.

Tenga en cuenta que todas las tablas de fechas que devuelven (o manejan) las
funciones de inteligencia de tiempo, son un subconjunto de la tabla de fechas
creada.

Las funciones de inteligencia de tiempo se utilizan en campos calculados.

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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

En la base Contoso esta tabla existe y se llama DimDate:

En realidad nos bastara con la primera columna (el resto son funciones aplicadas a
las misma).

DimDate est relacionada con las tablas FactSales (para las fechas en que se
hicieron las ventas) y FactInventory (para determinar el tiempo de las entradas al
inventario).

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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

Todas las funciones devuelven una tabla de una columna que contiene todas las
fechas devuelta por la funcin (puede ser una nica fecha).

Algunos ejemplos son:

PREVIOUSDAY (Date_Column), que devuelve la fecha anterior a la

indicada en el argumento.
PREVIOUSMONTH (Date_Column), que devuelve la tabla de fechas del
mes anterior a una fecha.
PREVIOUSQUARTER (Date_Column), igual que la anterior pero
devuelve el cuatrimestre anterior a una fecha.
PREVIOUSYEAR (Date_Column ), que devolver el ao anterior a una
fecha.
Tambin tendremos ejemplos para el da siguiente o el siguiente ao, etc.
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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

DATESMTD (Date_Column), devuelve el mes de la fecha.

DATESQTD (Date_Column), devuelve el cuatrimestre de la fecha.

DATESYTD (Date_Column), devuelve el ao de la fecha.

Mencin aparte merece la siguiente funcin:

DATEADD(Date_Column; Number_of_Intervals; Interval), devuelve una

tabla en la que cada fecha est desplazada hacia adelante o hacia atrs de
acuerdo con el nmero especificado de intervalos de fechas en el contexto
actual dado por Interval: DATEADD(fechas[clave_fecha]; -1; year) supone
retrasar en un ao todas las fechas del modelo.

Un modelo de datos va a ser para nosotros un conjunto de tablas

(generalmente) relacionadas.
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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

DATESBETWEEN(<dates>;<start_date>;<end_date>), devuelve las fechas

comprendidas entre dos fechas dadas.

DATESINPERIOD(<dates>;<start_date>;<number_of_intervals>;<interval>)
, devuelve las fechas en un periodo determinado por una fecha inicial, un
nmero de intervalos y un interval0:
As, DATESINPERIOD(replantes[fecha];DATE(1981,01,01);-21;day)), devuelve
una tabla donde la fecha indicada se retrasa 21 das.

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Funciones DAX avanzadas

Una de las ms relevantes es CALCULATE(Expresin, SetFilter1, SetFilter2,...).

Se trata de evaluar una frmula DAX aplicndole una serie de filtros que, a
menudo, vendrn dados por funciones de inteligencia de tiempo.

Como primer ejemplo de utilizacin de funciones de inteligencia de tiempo

veamos estos dos campos calculados (en una tabla dinmica donde en filas
tenemos los pases y en columnas los aos):

[VentasDeAlmacn] calculado con la frmula:

= CALCULATE(SUM(FactSales[SalesAmount]);DimChannel[ChannelName]="Store"), es
decir, sumar el total de las ventas de productos almacenados.

[VentasDeAlmacnAoPasado] calculado como:

= CALCULATE([VentasDeAlmacn]; DATEADD(DimDate[DateKey]; -1; YEAR)), el total

de ventas pero en el ao anterior al dado en DateKey.

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Funciones avanzadas de DAX

Esto se traduce en que podemos comparar dicho total de ventas de un ao con

el anterior:

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Funciones avanzadas de DAX

Lo cual es bastante significativo para conocer la evolucin de nuestro negocio

(de ventas).

Grficamente quizs sea ms claro el anlisis (se han quitado los pases EEUU y
UK):

Lo que nos indica que en la mayora de los pases cayeron las ventas en 2008
exceptuando Canad, China o Japn (entre otros).
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Funciones avanzadas de DAX

Otra medida (o campo calculado) interesante sera el crecimiento relativo de las

ventas dado por la frmula (llame al campo calculado [CrecimientoAo])
=IF(and([VentasDeAlmacn];[VentasDeAlmacnAoPasado]);([VentasDeAlma
cn]
[VentasDeAlmacnAoPasado])/[VentasDeAlmacnAoPasado];BLANK()),
para evitar la divisin por cero si no hay ventas el ao anterior (tambin tiene
que haber ventas el ao actual)
Si el resultado es negativo las ventas han descendido, si es positivo, han
aumentado (si es prcticamente la misma cantidad el resultado es cero):

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Expresiones DAX cortas

Las frmulas que hemos utilizado para los campos calculados se pueden
escribir de otra forma ms corta. De esta manera si la expresin es muy larga
reduciremos notablemente su extensin.

En efecto, una vez que tenemos el campo calculado [VentasDeAlmacn],

podremos expresar [VentasDeAlmacnAoPasado] como:

= [VentasDeAlmacn](DATEADD(DimDate[DateKey]; -1; YEAR))

Como si [VentasDeAlmacn] fuese una tabla (que de hecho lo es), y le damos en

el argumento la fecha (que es en realidad una tabla de fechas).

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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Al igual que hemos hecho en la obtencin del campo calculado

[CrecimientoAo], la condicional IF nos puede ser muy til para expresar
mediante una nica (y compleja) frmula el resultado de un campo calculado
incluyendo el periodo de que se trate:

([Sales] es lo mismo que [VentasDeAlmacn])

De esta forma, si incluimos en la tabla dinmica el pas y el periodo (de

DimPeriod), obtendremos en cada columna las ventas por pas y periodo.
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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Del ejemplo de Contoso (hoja SalesByPeriod) quitamos el campo del filtro y

aadimos una escala temporal con el ao 2008:

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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Lo primero que hace la frmula es comprobar si DimPeriod tiene al menos dos

valores, ya que si slo tienen uno devuelve las ventas.
En otro caso, calcula para cada pas:
La primera columna son las ventas en el periodo actual (en el ejemplo el
ao 2008).
La segunda considera las ventas pero del ltimo ao.
La tercera son las ventas en el mes actual.
La cuarta en el mes actual hace un ao.
La quinta en el cuatrimestre actual hace un ao.
La sexta las ventas del ao pasado.
La sptima en el cuatrimestre actual.
La octava son las ventas en el ao actual.

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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Grficamente:

total ventas en el periodo

Ventas por pases en distintos periodos

$1.000.000.000,00

YTD
QTD
PriorYearYTD
PriorYearQTD

$500.000.000,00
$China
Pas

France
Germany

PriorYearMTD
MTD
LastYear

Current

Donde slo hemos tomado datos de tres pases y elegido uno de los diseos
rpidos sugeridos para barras 3D (est girado el eje X unos 50)

Realmente, si queremos comparar los datos, deberemos utilizar paneles como

los que ofrece Power View (que estudiaremos ms adelante).
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Power View

Es el entorno grfico para el modelo almacenado por Power Pivot y permite

crear uno o ms tableros (o cuadros de mando) para obtener una visin
global del negocio

Power View

Esta herramienta grfica (que se

encuentra en el grupo Informes de la
ficha Insertar), permite reunir tablas,
rangos normales y diversos grficos
en una vista interactiva que dinamiza
la visualizacin de los datos.

Para crear un informe Power View

(que no tienen relacin con los
generados desde Power Pivot), lo
primero es partir de un modelo de
datos o mltiples tablas interrelacionadas.

Dicho modelo puede modificarse si se

agrega o quitan tablas o, mediante
Power Pivot, aadimos columnas
calculadas, campos calculados, KPI o
jerarquas.
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Si nos vamos a la vista diagrama del

modelo de datos (Contoso) podremos
visualizar estos elementos:

Aadiendo grficos al panel

Si miramos el modelo encontramos en FactSales campos calculados (no estn

en la tabla sino en el modelo asociados a FactSales):

Estos campos son interesantes a la hora de utilizarlos en los informes de Power

View como KPI (Indicadores Clave de Rendimiento. Este concepto lo
desarrollaremos ms adelante).
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Mapas

La siguiente imagen es una muestra de la potencia de Power View a la hora de

visualizar los datos por pases:

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Mapas

Para obtener este mapa ha bastado con que hagamos Insertar->Power View y
arrastrar a la caja campos el pas (RegionCountryName) y las ventas(Sales),
obteniendo una tabla (dinmica) con el resumen de las ventas por pases.

Despus en la ficha Disear escogemos la visualizacin de Mapa y en la ficha

Diseo fondo de mapa areo.

Adems en Etiquetas hemos escogido Centro y en Ttulo Ninguno.

Como mapa que es, se puede mover (arriba, abajo, etc.) y podremos ampliarlo o
disminuirlo.

Para resolver el problema de ambigedad entre regiones de distintos pases

(hay una ciudad Crdoba en Argentina y otra en Espaa), bastar con crear un
campo compuesto por la provincia (regin) y el pas: =[provincia]&", "&[pas] y
tomarlo como campo en lugar de la provincia.

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Matrices o Tablas dinmicas

En los informes de Power View, una tabla dinmica se corresponde a la

visualizacin Matriz (dentro de las opciones de Tabla, en el grupo cambiar
visualizacin de la ficha Disear); aunque las tablas dinmicas son ms
potentes (en la Matriz tiene que existir una relacin entre las tablas implicadas
necesariamente, en las tablas dinmicas se sugiere).

Algo importante es que los informes (tanto de tablas como de grficos

dinmicos) que llevemos a cabo desde Power Pivot no se van a poder
incorporar directamente a los paneles de Power View (a menos que las tablas
implicadas estn vinculadas).

As, la tabla dinmica de ventas por pases y periodos no puede representarse

en el panel de Power View porque la tabla DimPeriod no tiene relacin con el
resto de tablas.

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Matrices o Tablas dinmicas

Sin embargo, las ventas por pases y para cada ao, s puede representarse, ya
que existe relacin entre las tablas DinDate y FactSales:

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Matrices o Tablas dinmicas

A esta matriz le podremos incorporar el campo calculado [cremientoAo] :

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Grficos dinmicos

Tambin podremos visualizar los datos utilizando distintos tipos de grficos

(dispondremos de plantillas ms simples que las que vimos para tablas
dinmicas con Power Pivot).

Sin embargo, hay dos diferencias muy notables en los grficos de Power View:
Podemos tener en el mismo panel (o cuadro de mando) un nmero
indeterminado de elementos grficos (incluyendo Matrices o Mapas).
Filtrados segn unas restricciones globales.
La existencia de mosaicos que facilitan mucho la visualizacin de los
resultados (son como un filtro donde nos podemos mover fcilmente por
los distintos valores del campo). Dichos mosaicos tambin se establecen
con las Tablas y Matrices.

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Mosaicos

Si disponemos de una tabla, matriz o un grfico (para los mapas no est activo),
tendremos un botn en el grupo Mosaicos que nos permite incorporar a la caja
de mosaicos un campo con el que poder visualizar cmodamente los datos
segn los valores del mismo.

En el ejemplo que estamos estudiando, un campo interesante es el pas, aunque

tambin podra ser perfectamente el tipo de periodo (en realidad cualquier
campo fila o columna de una matriz valdra):

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Mosaicos

Ahora nos podemos mover fcilmente con el ratn por los distintos valores del
campo del mosaico.

Si cambiamos la visualizacin (grupo Cambiar visualizacin) a un grfico de

barras, tendremos para el mosaico periodo de tiempo:

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KPI

Un KPI es un campo calculado que indica si se han alcanzado o no unos

objetivos marcados para el buen funcionamiento del negocio.

Por ejemplo, el departamento de ventas de una organizacin podra usar un

KPI para ver si se superan las ventas cada periodo (es decir, si el campo
calculado [crecimientoAo] es positivo o no).

El departamento de contabilidad podra medir los gastos mensuales frente a los

ingresos para evaluar los costos.

Y el departamento de recursos humanos podra medir la rotacin trimestral de

empleados. Cada uno de ellos es un ejemplo de KPI.

Los profesionales de una empresa suelen usar KPI agrupados en un cuadro de

mandos empresarial para para identificar tendencias.

Haremos uso de KPI y Power View para obtener Cuadros de mando.

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KPI

Un KPI incluye:

Valor base: son medidas (campos calculados).

Valor de destino: son medidas o valores absolutos.

Un estado: semforo que muestra si un valor base ha alcanzado o no un

valor destino.

Como ya se ha comentado [crecimientoAo] puede servirnos de valor base de

un KPI cuyo valor destino podra ser (si no somos muy optimista) 0,5 (las
ventas se han incrementado en la mitad del ao pasado) y representamos por
un semforo en rojo para valores negativos, amarillo para valores entre 0 y 0,25
y verde en otro caso.

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KPI

Si creamos un nuevo KPI con Power Pivot->Nuevo KPI:

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KPI

Con el KPI recin creado podremos representar la tabla dinmica de

crecimiento relativo de ventas por ao y pas, obteniendo una visin rpida de
dnde han ido mejor las ventas:

De donde podemos concluir que los KPI son semforos (indicadores) que nos
informan si va bien o no el negocio.
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