EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE: El Segmento de Ingresos

Hay seis pasos en la iniciacin y ejecucin de cualquier tipo de venta, sin incluir las cobranzas. Algunas veces, estos pueden
aparecer solos, relacionados entre s y aun combinados uno con otro. Algunas veces alguno o varios ms de ellos pueden ser
dilatados y complejos. A continuacin se expone una descripcin generalizada de los pasos y de sus relativos controles que se
espera encontrar. Los registros y controles de actividades tales como la planeacin de un producto, la bsqueda de clientes y el
convencimiento para que compren, son partes de la operacin que no estn ntimamente ligadas a la contabilidad y su costo se
considera en el segmento de gastos de venta, ms bien que en el de ingresos.
Recepcin y aceptacin de pedidos de clientes: El pedido del cliente comprende tres o cuatro autorizaciones para que se
efecte una venta: el pedido en s es la autorizacin del cliente; la aceptacin del pedido despus de revisar sus condiciones es la
autorizacin del departamento de ventas; la revisin para objetos de crdito es una autorizacin de la gerencia de finanzas para
que se extienda crdito al cliente. En ocasiones es necesario que produccin revise el pedido para autorizar algunos compromisos
respecto a calidad y entregas. Estas autorizaciones constituyen un control bsico de acuerdo con la terminologa usada y deben
documentarse en alguna forma, como colocar el Vo.Bo., o sellar en forma especial los pedidos.
Preparacin de la forma de pedido: Una forma estndar de pedido satisface la necesidad operacional de facilitar el
procesamiento uniforme de los pedidos, pero tambin sirve para establecer el control inicial de los pedidos y de su trmite subsecuente. Esta documentacin resulta mejor si se elabora al iniciarse el proceso, de preferencia tan pronto como se recibe el
pedido y antes de que se complete el primer paso. Las formas de pedidos deben sujetarse a controles efectivos. Uno de ellos es la
numeracin progresiva y preimpresa. Otro es el archivo de pedidos pendientes, como registro de pedidos an no surtidos o un
archivo abierto de copias de control de los pedidos del cual se irn retirando los que ya estn completamente procesados
Confirmacin de pedidos: Un buen control de errores o malentendidos requiere que se confirme el pedido con el cliente, cuando
esto sea posible. Esto es un chequeo de validacin, segn la clasificacin de los controles. En muchas empresas el costo de
cambiar o cancelar un pedido despus de que ha sido procesado es tan importante que justifica con creces el costo del proceso de
confirmacin; en otros se requiere un contrato formal. Sin embargo, en algunas compaas el tiempo de procesar una orden es tan
corto que la confirmacin no resulta prctica y en otros, el costo de la confirmacin excede a sus ventajas.
Preparacin de las instrucciones de ejecucin: En muchos sistemas, las instrucciones respecto a los pasos necesarios para
realizar completamente una venta, pueden prepararse en un solo documento y en una sola etapa. Si la ejecucin implica una
cantidad considerable de trabajo, tal como la fabricacin de acuerdo con especificaciones del cliente, ser necesario dividir las
instrucciones de ejecucin en varios pasos. Por lo general, los pasos en la ejecucin de un pedido son retirar de los almacenes,
empacar, embarcar y facturar. Se debe hacer la requisicin al almacn de artculos terminados, a la fbrica (a travs de una orden
de produccin) o a los proveedores por medio de una orden de compra. Se necesita una lista de empaque para instruir al
departamento que corresponda que rena los productos y prepare el pedido para ser embarcado. Se requiere una orden de
embarque para que el departamento respectivo prepare las rutas, programe los medios de transporte necesarios y autorice la
salida de la mercanca, Cada departamento necesita un nmero de copias suficientes de las instrucciones que le permita dar
avisos de lo que ha hecho a los departamentos relacionados y conservar en sus propios archivos evidencia de lo que ha realizado.
El control sobre la ejecucin debiera llevarse a cabo por medio de numeracin progresiva, un archivo de pendientes o por ambos
mtodos. Si la ejecucin requiere numerosos pasos, un archivo de pendientes es preferible, porque proporciona inmediato acceso
a la informacin sobre operaciones an no completadas. En algunos sistemas, resulta til preparar y parcialmente llenar la forma
de factura como parte de este paso. En este caso, la forma de factura puede servir como un archivo de pendientes para controlar
los pasos subsecuentes de ejecucin. Algunas veces, no se preparan las facturas sino hasta que se hayan completado la
requisicin, el empaque y el embarque. Entonces una copia de la forma del pedido hace las veces del archivo de pendientes. En
cualquiera de las dos formas, la operacin de control consiste en comparar el archivo de control con los avisos de ejecucin
expedidos por cada uno de los departamentos que intervinieron y en examinar el archivo peridicamente para descubrir e
investigar las operaciones an pendientes.
Ejecucin fsica: Retiro de los almacenes, embarque y empaque: El control dentro de los departamentos que ejecutan las
operaciones es con mayor frecuencia operacional o de supervisin, pero puede haber tambin un control contable semejante al
que se describi en el paso anterior: un archivo de pendientes de las instrucciones de ejecucin, que van siendo canceladas por los
avisos de realizacin. El control, aparte del de los departamentos que ejecutan las labores, se mantiene tambin comparando los
documentos que prueban la realizacin con el archivo de pedidos pendientes comprobando la secuencia numrica de los
documentos o por ambos mtodos.
Preparacin de la factura y facturacin al cliente: El control para que pueda originarse una factura, se establece a travs de la
autorizacin para facturar, la cual a su vez se basa en documentos comprobatorios apropiados: el pedido del cliente, la orden de
embarque, etc. Esta autorizacin es a menudo automtica cuando se produce la factura al tener los documentos comprobatorios
de los pasos anteriores. Debe establecerse control sobre la correccin de los datos de la factura, as como que sean los
apropiados. Las condiciones, precios, multiplicaciones, sumas y cosas similares debieran chequearse doblemente. El doble
chequeo lo deben llevar a cabo personas preparadas, o parte de l o el total puede ser computarizado. Tambin pueden hacerse
comparaciones y chequeos de validacin con listas de precios, cotizaciones y los pedidos originales de los clientes.
El registro para fines contables por lo general comienza con este paso, excepto cuando la facturacin es un paso posterior, como
los ingresos no facturados. En muchos sistemas modernos, las facturas se registran corno parte de la operacin que las origina; en
otros deben ser pasadas a los registros. Los controles ms frecuentes son la numeracin progresiva y los totales de control.

Descripcin

Vendedor
rea de Ventas

Opr N

Vendedor llena el Pedido en tres

ejemplares, con la mercadera solicitada
por el cliente. Firma el documento y le
hace firmar al cliente. Al cliente le entrega
el segundo ejemplar.

Cliente
1

N
Pedido
1-2-3
N

Jefe de ventas
Vendedor entrega al Jefe de Ventas el
Pedido firmado por el Cliente y este
procede a revisar el contenido, los precios
y las condiciones del mismo.
Jefe de ventas verifica en el sistema de
inventarios
que
halla
saldos
de
mercadera suficientes para atender el
pedido. Caso contrario remite un
Memorando al depsito para que proceda
a hacer la solicitud de reposicin.
Si la venta es al crdito se remite al rea
de Crditos para que evalen la
aprobacin del crdito. Si no se aprueba
se le remite el Pedido al Vendedor para
que negocie con el Cliente. Si se le
aprueba continua el trmite

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NO

Aprueb
a?

Vendedor

SI
Depsito
Depositero
El Depositero recibe el Pedido del rea
de Ventas y procede a preparar la
mercadera y programar el despacho de
la misma.
El Depositero procede a imprimir
factura del Sistema, de acuerdo a
condiciones aprobadas por el Jefe
Ventas y de ser el caso el Jefe
Crditos

la
las
de
de

Chofer recibe las mercaderas y las

Facturas, e inicia el despacho de la
mercadera de acuerdo a la ruta
coordinada con el Depositero.
Al final del da el Chofer rinde los
documentos
y
las
mercaderas
entregadas y las no entregadas al
Depositero. El Depositero efecta la
revisin y cuadre respectivo de lo
entregado al Chofer y lo que este rinde
Depositero registra en el sistema la
documentacin y remite las facturas al
rea de Contabilidad y al rea de
Cobranzas

N
Pedido
1

N
Factura
1-2-3

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Descripcin

En cargado de cobranzas recibe el original

de las facturas al crdito firmadas por los
clientes, confirma en el sistema la situacin
de pendiente de cobro y archiva factura
hasta su vencimiento.

Cobranzas
Encargado de Cobranzas

Opr N

10

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N
Factura
1
T

Contabilidad
Asistente de Contabilidad Financiera
El Asistente de Contabilidad Financiera
recibe el segundo ejemplar de las facturas.
Confirma en el sistema la situacin de cada
documento y registra en el libro de ventas y
en la cuenta de Crditos a clientes. Archiva
documentacin.

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11

N
Factura
2