ESCUELA UNIVERSITARIA FRANCISCO TOMAS Y VALIENTE

DIPLOMATURA EN RELACIONES LABORALES

TEMA 4:

LOS INSTRUMENTOS CONTABLES

4.1.- LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIN CONTABLE

4.2.- CLASES DE CUENTAS Y FUNCIONAMIENTO DE LAS MISMAS
4.3.- LOS PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE
4.4.- LOS LIBROS CONTABLES

4.1.- LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIN

CONTABLE.
La contabilidad tiene por objeto registrar la situacin inicial de un patrimonio y las
variaciones que ste experimenta. Este objeto de la contabilidad puede desglosarse en tres
finalidades distintas:
a) Descripcin de los hechos econmicos que se producen en la empresa en un
periodo de tiempo.
b) Determinacin de los resultados (beneficio o prdida) de la empresa, en dicho
periodo de tiempo.
c) Determinacin la composicin y estructura cuantitativa y cualitativa del
patrimonio de la empresa en un determinado momento del tiempo.
Para el logro de este triple objetivo la tcnica contable
instrumentos tales como la cuenta y los libros contables.

se sirve de

diversos

El patrimonio de una empresa est constituido por bienes, derechos y obligaciones; en

definitiva, por elementos patrimoniales. La cuenta no es otra cosa que la representacin
contable de los elementos patrimoniales, que capta la situacin inicial de dichos elementos
y sus oscilaciones posteriores como consecuencia de los distintos hechos econmicos. Es un
estado que permite registrar, agrupados, los aumentos y disminuciones de un elemento
patrimonial.
El objeto de la cuenta es representar no solamente a los elementos patrimoniales, sino
tambin a los elementos que forman parte del resultado (gastos e ingresos).
Existen tantas cuentas como agrupaciones distintas de elementos patrimoniales,
componentes de Neto, gastos o ingresos hay en la empresa. Las cuentas a travs de su titulo
reflejan el nombre de los elementos patrimoniales (conceptos) a los que representan, de forma
que los nombres de las cuentas sern normalmente de uso comn de forma que nos permitirn
identificar con facilidad a los elementos a los que representan.
Contabilidad. Tema 4.
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As entre otras tenemos (terminologa del PGC):

CUENTA

Elementos patrimoniales a los que representa

Caja
Bancos
Mercaderas
Clientes
Clientes, efectos a
cobrar
Proveedores
Proveedores,
efectos a pagar
Construcciones
Mobiliario
Deudores
Acreedores
Deudas l/p c/p
Crditos l/p c/p

Dinero en efectivo en poder de la empresa

Dinero en efectivo depositado en una cuenta bancaria
Mercanca cuyo destino es la venta
Derechos de cobro derivados de la venta de mercaderas
Derechos de cobro de clientes formalizados en efectos
Deudas derivadas de la adquisicin de mercaderas
Deudas con proveedores, formalizadas en efectos
Edificios, cualquiera que sea su destino
Muebles, material y equipos de oficina
Derechos de cobro, derivados de la prestacin de servicios
que no constituyen la actividad principal de la empresa
Deudas derivadas con suministradores de servicios
Obligaciones derivadas de prstamos contrados
Prstamos no comerciales concedidos a terceros

CUENTA

Conceptos de Neto a los que representan

Capital
Resultados
Reservas

Aportaciones de los socios

Resultados obtenidos en un periodos de tiempo
Beneficios no distribuidos

CUENTA

Gastos o ingresos a los que representan

Sueldos y salarios
Suministro
Intereses de deuda
Ingr. de crditos
Prestacin de
servicios

Importe devengado de las nminas del personal

Agua, gas, luz
Intereses a cargo de la empresa por prstamos recibidos
Intereses a favor de la empresa por prstamos concedidos
Servicios prestados por la empresa, derivados de su
actividad principal

La cuenta se representa grficamente en forma de T mayscula. La parte de la

derecha se denomina haber y la de la izquierda debe. El nombre de la misma se refleja en el
centro
DEBE

NOMBRE

HABER

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La terminologa habitual en la tcnica contable relacionada con las operaciones a

realizar es la siguiente:
-

Abrir una cuenta: significa darle nombre, anotar el ttulo de la misma. As, si hay un
elemento patrimonial que es el dinero en efectivo en poder de la empresa, existir una
cuenta que se denomina Caja. Se abre as:
DEBE

CAJA

HABER

Apertura de la cuenta: es la primera anotacin en la misma: registra la existencia

inicial del elemento patrimonial de que se trate. As, si en el momento inicial existen
5.000 euros en la caja, la apertura de la cuenta ser :
DEBE

CAJA

HABER

5.000

Cargar, adeudar, debitar: significa anotar en el debe. En el ejemplo anterior hemos

anotado en el debe, hemos cargado. Si ingresamos 500 euros en la Caja, cargaremos
500 euros en la cuenta Caja, es decir:
DEBE

CAJA

HABER

5.000
500

Abonar, acreditar, datar: significa anotar en el haber. Si retiramos 3.000 euros de la

Caja, abonaremos 3.000 en dicha cuenta.
DEBE
5.000
500

CAJA

HABER
3.000

Total cargo o total debe: es la suma de todas las anotaciones en el debe.

Total abono o total haber: es la suma de todas las anotaciones en el haber.

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Saldo de una cuenta: es la diferencia entre el total debe y el total haber. En el

ejemplo anterior tendremos:
DEBE

CAJA

HABER

5.000
500
Total cargo

3.000

5.500

Total abono

3.000

Saldo = 5.500 3.000 = 2.500

Si el total cargo es mayor que el total abono, la cuenta tiene SALDO DEUDOR (en el
ejemplo la cuenta caja tiene un saldo deudor de 2.500)
Si el total debe suma lo mismo que el total haber, la cuenta tiene SALDO CERO.
Si el total haber suma ms que el total debe, la cuenta tiene SALDO ACREEDOR.
-

Liquidar una cuenta es hallar su saldo.

Saldar una cuenta significa dejarla con saldo cero. Para ello ser necesario realizar
una anotacin en la columna de la cuenta que sume menos, por importe del saldo de la
cuenta. Despus de esta operacin el nuevo saldo de la cuenta es cero.

En el ejemplo que nos ocupa para saldar la cuenta Caja ser necesario anotar 2.500 euros
en el haber.
DEBE

CAJA
5.000
500

Total cargo

5.500

HABER
3.000

2.500 (saldo de la cuenta)

Total abono 5.500
Saldo cero

4.2.- CLASES DE CUENTAS Y FUNCIONAMIENTO DE LAS MISMAS.

En el punto anterior se ha aludido a diversa terminologa contable relacionada con las
cuentas; as por ejemplo se carga la cuenta Caja para registrar las entradas de dinero y se
abona en dicha cuenta para registrar las salidas de efectivo; pero por qu?
Existen diversas teoras para explicar el funcionamiento de las cuentas, es decir los
motivos por los que se anota en el debe o en el haber de una cuenta: Teora matemtica,
Teora personalista o Teora economigrfica.
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1. Teora Matemtica. Segn esta Teora, la forma de recoger los aumentos o

disminuciones de las cuentas esta en funcin de la naturaleza de la cuenta de que se trate.
A tal efecto se pueden distinguir los siguientes tipos de cuentas:
- Cuentas de Balance: Activo, Pasivo y Neto
- Cuentas de Diferenciales o de Gestin: Gastos o Ingresos
A) Cuentas de Balance: representan elementos patrimoniales
a) Cuentas de activo: representan bienes y derechos
- Se cargan por el activo inicial y por los aumentos de ese elemento.
- Se abonan por las disminuciones que experimenta el elemento de que se trate.
DEBE

ACTIVO
Inicial

HABER
Disminuciones

Aumentos

b) Cuentas de pasivo: representan obligaciones y deudas

- Se abonan por el pasivo o deudas iniciales de la empresa y por los aumentos de esas
deudas.
- Se cargan por las disminuciones.
DEBE

PASIVO

Disminuciones

HABER
Inicial
Aumentos

c) Cuentas de neto: representan los recursos propios (capital, reservas)

- Se abonan por el neto inicial y los aumentos.
- Se cargan por las disminuciones.
DEBE
Disminuciones

NETO

HABER
Inicial
Aumentos

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B) Cuentas de Diferenciales o de Gestin: No representan a elementos patrimoniales, sino

que se refieren a los gastos y los ingresos, su funcionamiento sera el siguiente:
a) Cuentas de Gastos:
- Se cargan por el gasto inicial y por los aumentos del mismo.
- Se abonan por las disminuciones que experimenta el gasto de que se trate.
DEBE

GASTO
Inicial

HABER
Disminuciones

Aumentos

b) Cuentas de Ingresos:
- Se abonan por los ingresos iniciales y los aumentos.
- Se cargan por las disminuciones.
DEBE

INGRESO

HABER

Disminuciones

Inicial
Aumentos

En resumen:
DEBE

CUENTAS DE GESTION

HABER

Gastos

Ingresos

Prdidas

Beneficios

De acuerdo con el esquema anterior, se puede ahora entender por qu en el primer

ejemplo se carga la cuenta Caja para registrar la existencia inicial de efectivo y los aumentos
del mismo, mientras se abona para registrar las disminuciones. La razn es que Caja es una
cuenta que representa un elemento patrimonial de activo.
2. Teora Personalista. La constituye el razonamiento inicial de la contabilidad, su
fundamento se basa en al personificacin de las cuentas, es decir, las cuentas representan a
personas, recogen relaciones de dbito o crdito que surgen en el desarrollo de la actividad
empresarial, y reflejan las figuras de deudor y acreedor. Segn esta teora, deudor es el
que recibe y acreedor, es el que entrega.

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Su funcionamiento podra resumirse as: Quien recibe, carga; Quien entrega, abona.
DEBE

CUENTAS PERSONALES
Quin recibe?
Qu entra?

HABER

Quin entrega?
Qu sale?

As, si adquirimos mercaderas por importe de 1.000 euros y las dejamos a deber al
proveedor, a la pregunta de Quin entrega las mercaderas? responderamos: EL
PROVEEDOR y por tanto anotaramos 1.000 en el haber de la cuenta proveedores.
Si vendemos mercaderas y nos las dejan a deber, a la pregunta Quin recibe? vamos
a responder EL CLIENTE, y cargaremos por tanto en la cuenta clientes.
3. Teora Economigrfica. Tambin llamada de las causas econmicas. Destaca la
naturaleza econmica de los hechos contables, para los que se puede indagar la causa u
origen, y el efecto o aplicacin. Ejemplo: en el pago de una deuda el efecto es la
disminucin del prstamo (debe) y la causa el dinero desembolsado (haber).

4.3.- LOS PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE

El fundamento de las teoras de cargo y abono expuestas anteriormente se encuentran
basadas en unos principios universalmente aceptados, son los denominados Principios de
Partida Doble y se deben al monje italiano Fray Luca Pacioli (1494). Son los siguientes:
-

No hay deudor sin acreedor (no hay partida sin contrapartida).

A una o ms cuentas deudoras corresponden siempre una o ms cuentas acreedoras
por el mismo importe.
En todo momento, la suma de lo anotado en el debe ha de ser igual a la suma de lo
anotado en el haber.

Estos principios, pioneros en su poca, siguen siendo la base en la que la contabilidad

se fundamenta.

4.4.- LOS LIBROS CONTABLES

Todas las operaciones realizadas durante el ejercicio han de ser registradas de una
forma sistemtica para que la informacin resultante del proceso contable pueda ser resumida
y presentada. El procedimiento habitual se basa en la utilizacin de diferentes libros de
contabilidad para el registro de las operaciones diferentes, cada uno de ellos con una funcin
especfica.
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Los libros ms utilizados, y en muchos casos obligatorios son: el Libro Mayor, el

Libro Diario, y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
El Libro Mayor
El Libro Mayor es el instrumento material que contienen todas las cuentas. Los
medios que las empresas pueden utilizar para introducir y elaborar la informacin del libro
mayor son mltiples: libros encuadernados, fichas u hojas sueltas, equipos para procesos de
informacin. En este libro se utiliza una pgina para cada cuenta, por lo tanto lo que se puede
ver en un folio de este libro son los elementos patrimoniales que componen cada cuenta y sus
variaciones.
El Libro Mayor no es obligatorio segn la legislacin mercantil, sin embargo si es
obligatorio segn el Reglamento del Impuesto de Sociedades. Obligatorio o no, es indudable
que es totalmente necesario para conocer en cualquier momento la evolucin y situacin de
un elemento patrimonial.
El formato de las hojas o fichas que se utilizan como Libro Mayor pueden adoptar
estructuras bilaterales o unilaterales, siendo esta ltima la ms frecuente. Como ejemplo
sealamos los siguientes:
Libro Mayor bilateral, a doble folio o por secciones separadas
DEBE
Fecha Concepto

HABER

Ref.* Parcial Total

Fecha Concepto

Ref. * Parcial Total

* Esta columna tiene como objetivo establecer un vnculo con otros libros o registros
contables, especialmente con la anotacin (asiento) en el Libro Diario
Libro mayor unilateral, a folio sencillo o por secciones unidas
Fecha Concepto

Ref.*

DEBE
Parcial Total

HABER
Parcial Total

SALDO
Parcial Total

* Esta columna tiene como objetivo establecer un vnculo con otros libros o registros
contables, especialmente con la anotacin (asiento) en el Libro Diario.
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El Libro Diario
El Libro Diario es el instrumento material que registra cronolgicamente los hechos
contables realizados por la empresa, expresando la coordinacin entre las cuentas en que
deben ser inscritas las correspondientes variaciones. Se trata de un Libro obligatorio para
todas las empresas.
Tras la recogida de los datos en los diferentes documentos en que estos estn
plasmados (facturas, nminas, recibos, . . ), se determinan las cuentas que se ven afectadas
por la operacin, y el importe del movimiento, incremento o disminucin que debe ser
registrado. A continuacin se realizar en el Libro Diario la correspondiente anotacin, que
recibe la denominacin de asiento.
La estructura material o rayado que fundamentalmente presenta el Libro Diario puede
ser de dos tipos:
1. Rayado antiguo o italiano
N

Ref.

DEBE

Cuenta

2
3

CUENTAS
1/1/1999

HABER

Importe
a
4/1/1999

Cuenta

a
5/1/1999

Cuenta

Caja

Cuenta

Importe
Importe

5 Mobiliario
127

Importe
10.000
10.000

2. Rayado moderno o americano

DEBE

Ref.

Importe

xxx

CUENTAS
Cuenta

10.000

a
4/1/1999

Cuenta

xxx

Importe

a
5/1/1999

Cuenta

xxx

Importe

Caja

127

10.000

Cuenta

xxx
5

HABER

1/1/1999

Importe

Ref.

Mobiliario
a
6/1/1999

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La explicacin lgica de esa preposicin a delante de la cuenta acreedora est en que

las cuentas deudoras deben a las cuentas acreedoras. En el asiento n 3 la cuenta Mobiliario
recibe patrimonio, y se lo debe a la cuenta de caja
Las anotaciones en el Libro diario y Mayor estn correlacionadas, de tal forma que
toda anotacin realizada en el debe o haber de una cuenta en el Libro Diario, se corresponden
con otra anotacin en el debe o haber de la misma cuenta en el Libro Mayor.
As por ejemplo, si sacamos 1.000 euros del Banco para depositarlas en la Caja de la
empresa, segn la teora del funcionamiento de las cuentas realizaremos la siguiente
anotacin, en el Libro Mayor:

DEBE

CAJA

HABER

BANCOS

HABER

1.000
DEBE

1.000

Es decir, cargamos en la cuenta Caja porque es una cuenta de Activo que aumenta.
Abonamos la cuenta Bancos porque, siendo una cuenta de Activo, se ha producido en la
misma una disminucin. Tambin podamos haber formulado las preguntas:
-

Quin recibe? : CAJA

Quien entrega?: BANCO

DEBE
HABER

Esa doble anotacin la representamos en el Libro Diario en forma de asiento de la

siguiente forma:
DEBE
1.000

DIARIO

HABER

Caja
a
Bancos

1.000

Otro ejemplo; si compramos una mesa por importe de 5.000 euros y pagamos 3.000
mediante un taln bancario y 2.000 en efectivo, las cuentas que intervienen sern:
- Caja
- Banco
- Mobiliario

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DEBE

CAJA

HABER
2.000

DEBE

BANCOS

Cuenta de activo

HABER
3.000

DEBE
Cuenta de activo

MOBILIARIO

Cuenta de activo

HABER

5.000

Quin recibe?: MOBILIARIO

Quin entrega?: CAJA Y BANCOS

DEBE
HABER

Y la representacin en el Libro Diario sera:

DEBE
5.000

DIARIO

HABER

Mobiliario
a
Caja
Bancos

2.000
3.000

Segn el Principio de Partida Doble la suma del Debe de todas las cuentas es igual a la
suma del haber de todas las cuentas, por lo que si Mayor y Diario estn relacionados se puede
decir que:
Suma Debe Diario = Suma Debe Mayor = Suma Haber Diario = Suma Haber Mayor
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Este Libro recoge diferentes documentos que son utilizados para recoger la
informacin relativa al patrimonio y resultado de la empresa. El libro se abre con el balance
inicial detallado de la empresa, al menos trimestralmente se transcribirn los balances de
comprobacin de sumas y saldos y un inventario de cierre. Tambin se transcribirn al final
de ejercicio las Cuentas Anuales. Es un libro contable obligatorio

Contabilidad. Tema 4.
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1. Libro de Inventarios. Se compone de un balance inicial detallado, un balance de

comprobacin de sumas y saldos y un inventario de cierre:
-

El balance inicial detallado de la empresa es una relacin valorada de todos los

bienes derechos y obligaciones de la empresa al comienzo de un ejercicio contable.
ste debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa,
pese a requerir que sea detallado, no especfica el nivel de detalle.

El Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos, donde se realiza un resumen,

partiendo de las cuentas del Libro Mayor, de las sumas del Debe y Haber de las
distintas cuentas y sus saldos. En el se reflejan todas las cuentas con saldo de la
empresa, es decir, tanto las cuentas de balance (activo, pasivo y neto), como las de
gastos e ingresos. En el balance de comprobacin se transcribir la suma del Debe
y la suma del Haber de cada cuenta, as como los saldos de cada una de ellas.
La finalidad de este Balance es comprobar si los asientos estn debidamente
registrados en cuanto a la aplicacin de los principios de Partida Doble, por lo que
la suma del Debe de todas las cuentas tiene que coincidir con la suma del Haber de
todas las cuentas. Igualmente deben coincidir, por el mismo motivo, las sumas de
los saldos deudores con las sumas de los saldos acreedores. Cuando se dan estos
equilibrios, en terminologa contable, se dice que el balance ha cuadrado.
Es obligatorio realizarlo como mnimo 4 veces al ao, una al final de cada
trimestre, sin embargo, es normal que se hagan mensualmente.

Una posible estructura de este Balance sera la siguiente:

CONCEPTO
Mobiliario
Caja
Bancos
Mercaderas
Clientes
Proveedores
Sueldos y salarios
-----TOTAL

DEBE

xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
-- DEBE

SUMAS
HABER

SALDOS
DEUDOR
ACREEDOR

xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
---

xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
----xxx
---

----------xxx
-----

HABER

Saldos D.

Saldos A.

El Inventario de cierre comprende una relacin detallada y valorada de los

distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del
ejercicio econmico.

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2. Cuentas Anuales: Se componen de un Balance de Situacin, una cuenta de Prdidas y

Ganancias, un estado que refleje los cambios en el Patrimonio Neto, un estado de flujos
de efectivo y la Memoria1:
- Balance de situacin. Es la representacin del patrimonio de la empresa, donde
las cuentas aparecen sin detallar, pero agrupadas en masas patrimoniales.
- Cuenta de prdidas y ganancias. Comprende con la debida separacin los gastos
e ingresos del ejercicio y por diferencia el resultado del mismo.
- Estado ce cambios en el Patrimonio Neto. Ofrece informacin sobre las
variaciones sufridas por el patrimonio neto en un determinado periodo de tiempo.
- Estado de flujo de efectivo. Informa sobre el origen y la utilizacin del efectivo,
as como de la variacin neta de esta magnitud en un periodo de tiempo
- Memoria. Completa, ampla y comenta la informacin contenida en las anteriores
cuentas anuales.
La elaboracin de las Cuentas Anuales ser objeto de un estudio ms detallado en el
Tema 6.

Ley 16/2007, de 4 de julio, de reforma y adaptacin de la legislacin mercantil en materia contable para su
armonizacin internacional con base en la normativa de la Unin Europea ( art. 34 CC)
Contabilidad. Tema 4.
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