AUDITORAS QUE AGREGAN VALOR.

UN
ENFOQUE HACIA LOS RESULTADOS QUE
RESULTAN TILES A LA ORGANIZACIN.

Las organizaciones que han implementado sistemas de gestin han introducido

dentro de sus prcticas organizacionales una de las herramientas ms valiosas
para asegurar el mantenimiento y el mejoramiento de la calidad en una
organizacin: la auditora. En 18 aos, me ha tocado ver como la auditora no
es solo un requisito a cumplir, todo lo contrario, aunque desapercibida, es un
proceso que ayuda a que los miembros de una organizacin terminen de
entender su sistema de calidad e inicien acciones para el mantenimiento y
mejora del sistema. Sin embargo, tambin tendra que decir que en muchas
organizaciones las buenas prcticas y el entusiasmo que se puso en las
primeras auditoras, se perdi con el tiempo. Al final, en muchas otras
organizaciones se perdi el propsito de auditar y se termin manteniendo un
procedimiento que no le aporta valor a la organizacin.
El concepto del "valor agregado"
Para empezar, tendramos que definir qu significa la palabra "valor". Si
revisamos su definicin en un diccionario, se asocia con la palabra "til", o sea,
que algo que "agrega valor", es algo que es "ms til". Aqu hay un reto para
las organizaciones, ya que con el tiempo, hemos perdido la prctica de
preguntarnos cmo debe ser el sistema de calidad o cmo debe ser la auditora
para que siga siendo til para la organizacin, siga siendo una herramienta de
gestin que le permita mejorar, innovar y reinventarse continuamente (Ver

ilustracin 1. Diferencia entre un enfoque que "agrega valor" y otro que "no
agrega valor"). Un enfoque correcto le ayuda a la empresa a plantearse las
preguntas correctas para planificar los procesos de manera correcta.

Ilustracin 1 Diferencia entre un enfoque que "agrega valor" y otro que "no agrega valor"

Dnde enfocar la auditora para que "agreguen valor"

La auditora para que agregue valor debe ayudarle a la organizacin a
enfocarse en los resultados y en aquellos elementos que pueden comprometer
su logro para gestionarlos de manera proactiva y no reactiva, el viejo enfoque
de cumplimiento no es suficiente para ayudar a la organizacin moderna a
mejorar y crecer. Para enfocarse en resultados, los gestores del programa de
auditora y los auditores deberan considerar como una prioridad en la
implementacin de los programas que las auditoras, adems de evaluar la
conformidad:

proporcionen informacin a la alta direccin sobre la habilidad de la

organizacin para lograr los objetivos estratgicos.

identifique problemas que, si se resuelven, mejorarn el desempeo

de la organizacin. Que elementos se encuentran presentes en los
procesos que limitan su accionar.

identificar oportunidades de mejora y reas posibles de riesgo.

Resultados que permitan un enfoque en una gestin sostenida del

desempeo y en la identificacin de proyectos de mejora (ms proactivo

que reactivo).

Acciones a considerar para mejorar la auditora

Con el fin de fortalecer las prcticas de auditora externa o interna, el
documento del grupo de IAF e ISO han recomendado las siguientes acciones
para orientar la auditora hacia el valor agregado:
a) Planificacin de la auditora
Esta etapa es crucial, ya que todo aquello que no se planifique difcilmente
ocurrir en la auditora. El entendimiento de las necesidades de la organizacin
y de sus miembros para con la auditora es fundamental para la seleccin del
alcance, los mtodos y la estrategia para conducir la auditora. Este anlisis
debe considerar los riesgos especficos de la organizacin, los requisitos
legales y los recursos para conducirla. El documento describe que la
planificacin debe considerar:
1. Entender las expectativas y cultura corporativa del auditado.
2. Alguna preocupacin a ser cubierta (resultado de auditoras previas)?
3. Anlisis de riesgos del sector industrial especfico de la organizacin.
4.
Pre-evaluacin
de
requisitos
reglamentarios.
5. Seleccin apropiada del equipo auditor para lograr los objetivos de la
auditora
(competencias
apropiadas).
6. Asignacin adecuado del tiempo.

b) Tcnicas de auditora
La norma ISO 19011 versin 2011 hace una excelente compendio de las
diferentes tcnicas que podran emplearse para la auditora. Sin embargo, su
aplicacin debera considerar segn el grupo del IAF e ISO lo siguiente:
1. Enfocarse ms a los procesos, y menos en los procedimientos. Algunos
procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificacin,
etc. pudieran ser necesarios para la planeacin y control de los procesos de la
organizacin, pero lo fundamental debe ser el proceso.
2. Enfocarse ms en los resultados, y menos en los registros. De la misma
manera, algunos registros pudieran ser necesarios para que la organizacin
proporcione evidencia objetiva de que los procesos son eficaces (generando
los resultados planificados) pero el auditor que agrega valor debe estar
consciente y dar crdito a otras formas de evidencia.
3. Mantenga presente en la auditora los principios bsicos de la gestin
(ilustracin 2. Principios bsicos de la gestin).

Ilustracin 2 Principios bsicos de la gestin de la calidad

4. Use el enfoque de "Planear Hacer Verificar Ajustar" para evaluar la

eficacia de los procesos de la organizacin.
5. Adopte un enfoque "holstico" para la recoleccin de evidencias durante la
auditora, en lugar de enfocarse en las clusulas individuales de la norma ISO
9001:2008.

c) Anlisis y decisin
El anlisis de los hallazgos es una actividad fundamental, ya que deberamos
generar conclusiones sobre el sistema y sus reas de oportunidad. No se trata
de no conformidades o de resultados aislados. No se puede gestionar una
empresa por procesos, si seguimos viendo resultados aislados o por
departamentos.
1. Ponga los hallazgos en perspectiva (Evaluacin de riesgo / "sentido
comn").

2. Relacione los hallazgos al efecto sobre la habilidad de la organizacin

para proporcionar productos conformes (Vea la norma ISO 9001:2008 clusula
1.1).

d) Reporte y seguimiento
La manera de presentar los resultados es fundamental para hacer que algo
ocurra en la organizacin con la auditora. El reporte debe tipificar aquellas
reas de oportunidad con el fin de asegurar las acciones apropiadas. Una mala
seleccin de las acciones a tomar, en vez de contribuir a la mejora pudiera
entorpecer el actuar de la organizacin. El reporte debera considerar:
1. Uso sensitivo de los reportes de no conformidad / observaciones /
oportunidades de mejora. Deben ser tiles.
2. Los reportes deben ser objetivos y enfocados a la "audiencia" correcta (La
alta direccin probablemente tendr expectativas que son diferentes a aquellas
de las que tenga el representante de la direccin).

Conclusiones
Las auditoras siguen siendo una excelente herramienta de gestin, muchas
veces no est en la herramienta sino en el enfoque que le damos. Recordemos
que la auditora no es el fin de la norma, es un medio que debe contribuir a
darle al sistema los medios necesarios para el sostenimiento de la mejora y
para ayudarle a la empresa a ser ms capaz de alcanzar sus objetivos.
Quisiera concluir considerando estos cuatro aspectos en relacin a la auditora:
1. Las auditoras son ms que un requisito, son una herramienta de gestin.
2. Las auditoras deben integrarse en la manera de hacer negocios, con el fin
de utilizarlas como herramienta que permita evaluar integralmente la empresa,
determinar fortalezas, oportunidades y riesgos.
3. Es necesario contar con un programa robusto de auditora y de desarrollo de
auditores. A mayor capacidad, mayor valor agregado.
4. Buenos hallazgos, buenas iniciativas de mejora.