Instituto Tecnolgico de la Laguna

Objetivo
Analizar y estudiar el caso dado para llegar a una solucin viable
implementando un mtodo para solucionarlo y poner en prcticas las
habilidades del estudiante al resolver problemas de esta ndole.

Introduccin
Se analizara el caso de un puerto de la costa oeste de la marina, en el cual se
tiene una problemtica con los navegantes encargos del puerto de anclaje o
estacionamiento de los botes. Se tienen ciertos problemas con los asistentes y
hay que determinar cul es la causa, para mejorar el proceso y el servicio
para los navegantes. Se analizara una posible solucin viable en la cual se
aprecie la mejora en el servicio con los navegantes y la marina no tenga
perdidas monetarias.

Caso Estudio: Gran Costa Marina Oeste

Los asistentes en un gran puerto deportivo Costa Oeste haban estado quejando de la
naturaleza desperdiciadora de tiempo del proceso de recogida de honorarios para amarre a
corto plazo (es decir, estacionamiento para barcos) tom tiempo a otras actividades que
eran potencialmente ms rentable para la marina. A travs de la planificacin estratgica de
la marina, fue atacado este proceso de mejora.
Originalmente el proceso diario para recoger las tasas a corto plazo de amarre tom 12
horas e incluye cuatro pasos principales:
1. Los navegantes escriben el nombre del barco, nmero y amarre espacial en un
envolvente proporcionado por marina, incluir los honorarios y ponerla en una caja
de seguridad.
2. Un asistente de amarre recoge todos los sobres dos veces al da. El asistente de
contador procesa los contenidos y entradas de todos los datos de envolvente en el
sistema de pago. Este paso toma aproximadamente dos horas por da.
3. Dos veces al da, un ayudante camina los muelles y escribe todos los nombres de
barco, nmeros y nmeros de amarre espacio en un formulario y toma la forma al
contador Asistente para la entrada en el sistema de pago. Este paso tarda
aproximadamente 10 horas diarias.
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IIS Alejandra Guerrero Tello
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Juan

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4. Las facturas se envan automticamente a los navegantes por discrepancias de

coleccin en las tarifas de uso de amarre sobre una base mensual.

Los asistentes de amarre informaron gestin marina que haba un montn de des
duplicacin de datos de entrada los mismos datos se graba sobre papel y luego entr en
un sistema de pago. Aprendieron que otros puertos equipados a sus asistentes con un
dispositivo handheld para introducir toda la informacin de barco, que luego es cargada por
el asistente de oficina en el sistema de pago. Gestin Marina presupuest $100.000 para la
implementacin de este sistema automatizado y contratado una empresa de terceros 1)
documentar la como-es y los procesos actuales, 2) escribir un negocio del caso para
justificar la inversin y 3) elaborar un documento de los requerimientos del negocio para la
implementacin.

Actual Estado
Cuando la empresa comenz a documentar la situacin actual, destac la actividad de
enviar las facturas a los navegantes (paso 4) para amarre a corto plazo. Este tipo de
actividad no es visto normalmente en la situacin similar de corto plazo aparcamiento para
coches. El consultor sugiri que explorar este enfoque para facturacin valdra la pena
antes de seguir adelante con la solucin tecnolgica. De acuerdo al cliente; los consultores
que se asoci con los asistentes para aprender ms sobre este proceso.

Por qu enviar facturas?

El equipo del proyecto utiliza los 5 porqus descubrir por qu la actividad de enviar las
facturas a los navegantes se realiz en primer lugar. La situacin: facturas mensuales se
envan automticamente a los navegantes para la recogida de las discrepancias en las tasas
de uso de amarre.
Se utiliza la Herramienta de los 5 porqus!
Por qu #1

Por qu los navegantes se

envan una factura mensual
por discrepancias de amarre
honorario del uso coleccin?

Los navegantes utilizan las instalaciones lo que tienen

que pagar por su uso de las instalaciones.

Por qu #2

Por qu necesita para

La marina es un equipamiento pblico y todas las
asegurar los navegantes pagan cuotas de uso deben ser recogidas en nombre de los
para el uso de la marina?
contribuyentes.

Por qu #3

Por qu la marina necesita

Porque si la marina no recopila los honorarios, los

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para asegurar la recoleccin

navegantes utilizar las instalaciones sin pagar por ello.
de todas las cuotas de uso en
nombre de los contribuyentes?
Por qu #4

Por qu se utiliza el puerto

deportivo y no pagar los
navegantes?

No hay ningn incentivo para que pagar si pueden

salirse con el uso de las instalaciones sin pagar.

Por qu #5

Por qu los navegantes no

pagara aunque pueden salirse
sin pagar?

Los navegantes no son de fiar. Por eso en situaciones

comparables, hay conductores paseando por
coleccionar billetes y asistentes de estacionamiento
comprobar los pagos en las cajas de pago contra los
coches en los espacios de estacionamiento de trenes.

Resultados
Problema: Los Ayudantes no son de fiar!
Solucin: Se contrata o se establece un equipo de accin de la marina (con consultores)
dedicado especialmente al caso. Se da una solucin muy viable que sera dejar a los
usuarios que hagan sus propios amarres. Se crea un formulario estndar para su uso. El
equipo de marina volvi a travs de sus registros en los ltimos dos aos y descubri que
99,5 por ciento de los clientes de amarre voluntariamente pagado sus cuotas de amarre; el
monto promedio pagado fue 54 centavos. El equipo tambin aprendi que los clientes a
menudo estn sobre pagados porque no tenan exactamente cambian. El equipo concluy
que no era rentable pagar $300 al da para perseguir a un promedio de $2,60 al da.
Dos veces al da, un ayudante camina los muelles y escribe
todos los nombres de barco, nmeros y nmeros de amarre
espacio en un formulario y toma la forma al contador
Asistente para la entrada en el sistema de pago. Este paso
tarda aproximadamente 10 horas diarias.
Las facturas se envan automticamente a los navegantes
por discrepancias de coleccin de honorario del uso de
amarre sobre una base mensual.

Eliminado

$290/ da
(tarifa por
hora x 10
horas)

Eliminado

$10/ da
(promedio de
10 envos/da
x $1 por
correo)

Por $5,000 a una inversin de consultora y tiempo del personal, la rentabilidad de la

inversin fue excepcional.
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La marina haba redirigido 10 horas diarias a las actividades del cliente valorado
que anteriormente se realizaban con horas extras del personal.

La marina retir de la decisin de hacer una inversin de capital de $100.000 en una

solucin tecnolgica.

La marina elimin el envo de facturas mensuales.

Estos cambios simples condujeron a un duro ahorro total de $200.000 en el primer

ao y $100.000 en los aos siguientes. El ahorro suave era un bastn de amarre
mucho ms feliz.

Conclusin
Al darnos cuenta que los ayudantes no son de fiar y que pagar 300 dlares
al da era un desperdicio, la marina tomo rpidamente una decisin
analizando todos los registros, datos etc. recopilados concluyendo que la
mejor opcin era destituir a los ayudantes y evitar el desperdicio de
dinero que se generaba. Es muy importante darnos cuenta de cmo las
herramientas de trabajo (5 porqus) son muy importantes y necesarias en
la bsqueda de problemas en cualquier sistema o proceso. Se analizan las
cosas con la mayor dedicacin y esfuerzo posible para lograr llegar a una
solucin factible que ayude a nuestro proceso.

Bibliografa
http://www.pdcahome.com/los-5-porques-2/
http://www.quees.info/los-5-porque.html
http://www.isixsigma.com/tools-templates/5-whys/case-study-using-the-5-whysto-validate-assumption/

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