Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Uso Correcto de Word
Uso Correcto de Word
Integrantes:
Arana Sara: C.I. 18.725.742
Solrzano Lewis: C.I. 17.472.244
Muoz Anny: C.I. 19.405.220
Parra Anazareth: C.I. 17.578.259
Chacin Rosana: C.I. 19.638.310
Alfinger Miguel: C.I. 18.083.817
Tejada Yannel: C.I. 18.638.226
Sierra Ander: C.I. 16.112.406
ndice
Introduccin
10
20
24
33
41
8-. Tablas
47
9-. Estilos
52
10-. Plantillas
56
64
12-. Impresin
75
80
87
15-. Esquemas
100
110
117
127
134
147
21-. Macros.
154
22-. Seguridad.
161
Conclusin
165
Bibliografa
166
Introduccin
Arrancar Word
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word2003 es, obviamente,
arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas.
Desde el botn Inicio
izquierda de la pantalla.
Desde el icono de Word
o mediante la combinacin de
teclas ALT+F4.
El primer texto
Al arrancar Word aparece una pantalla inicial. En la parte superior est, la
barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que
estamos trabajando. Cuando arrancamos Word sin abrir ningn documento, por
defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial
Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando
llegues al final de la lnea, observars cmo salta automticamente de lnea. (La
tecla INTRO tambin se llama ENTER o retorno de carro).
Guardar un documento
Lo que se escribe se va almacenado en la memoria de tu ordenador; si
apagases el ordenador, se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando
Abrir un documento
Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo.
Para ello hacer clic en el icono Abrir, y aparecer una ventana.
Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana basta
seleccionarlo haciendo clic sobre l (veremos como su nombre cambia de color)
y luego pulsar en el botn Abrir. Otra forma ms rpida de abrir el documento es
haciendo doble clic sobre l. Inmediatamente el documento aparecer en nuestra
pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que estn dentro de la carpeta
que aparece en el campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay documentos pero
tambin puede haber otras carpetas, las carpetas se reconocen porque tienen
delante un icono amarillo.
Cerrar Word
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic
en el icono cerrar de la esquina superior derecha de la pantalla o en el men
Archivo elegir Salir.
Ayuda de Word
Para activar la Ayuda de Word podemos hacer clic en el interrogante de la
barra de mens. Veremos un men en el que podemos elegir entre varias formas
de obtener ayuda:
2.
Tabla de contenido. Nos muestra una tabla de contenidos para ver los
temas de ayuda. Haciendo clic en el smbolo + que aparece delante de
cada tema podemos ver los puntos de que consta ese tema. Al hacer clic
en un punto, se nos muestra la explicacin en una pantalla aparte.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
11
Un prrafo arriba
Un prrafo abajo
Crtl + AvPg.
Crtl + RePg.
Crtl + Inicio
Crtl + Fin
12
Mapa del documento. En el men Ver tenemos la opcin Mapa del documento
que nos muestra una especie de ndice en la parte izquierda de la pgina.
Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos desplazaremos a la parte del
documento que contiene dicha lnea.
Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten movernos de forma similar
a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal.
Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.),
previamente hay que decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar, en
esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque
esta en vdeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se
puede seleccionar con el ratn y con el teclado.
Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay dos mtodos:
13
1.
2.
Teclado.
Para seleccionar
Un carcter a la derecha
Un carcter a la izquierda
Palabra a la derecha
Palabra a la izquierda
Mays. + Fin
Mays. + Inicio
14
Mays. + AvPg
Mays. + RePg
Ctrl + E
Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra
forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se
indica en la siguiente tabla:
Para borrar
Un carcter a la izquierda
Retroceso (BackSpace)
Ctrl + Retroceso
Un carcter a la derecha
Supr
Ctrl + Supr
TRUCO: Para borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella
para
seleccionarla
pulsar
la
primera
letra
de
la
palabra
correcta,
Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si
acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el
15
prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la
cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea
y recuperar el prrafo.
Deshacer acciones:
a)
b)
16
17
Buscar
Mediante el comando Buscar podemos buscar texto en el documento.
Podemos ejecutarlo desde el men Edicin, Buscar o con la combinacin de
teclas Ctrl + B. Si antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o
frase a buscar, esta aparecer en el campo Buscar, si no lo hacemos tendremos
que teclearla. Pulsar el botn Buscar siguiente y cuando Word encuentre la
palabra, nos llevar a esa posicin y la palabra encontrada se pondr en vdeo
inverso. Si queremos buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el
botn Buscar siguiente.
Cuando Word llegue al final del documento aparecer un mensaje indicndolo
y preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.
Si necesitamos refinar nuestra bsqueda tenemos ms opciones disponibles
con el botn Ms.
Buscar y reemplazar
18
19
20
21
Guardar en, aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a
guardar el documento. Por defecto aparecer la carpeta predeterminada Mis
documentos, si quieres guardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla y hacer
doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en. Tambin se puede
cambiar la carpeta predeterminada. Pinchando en el botn con el tringulo (o
dentro del campo Guardar en) puedes visualizar la estructura de carpetas, como
se ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia arriba. Para ir
a una carpeta de esta estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella.
Para facilitarnos la bsqueda de nuestra carpeta Word dispone de cinco
carpetas (Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos, Carpetas Web) a las
que se puede acceder haciendo clic en uno de los cinco iconos de la izquierda.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen
las primeras letras del contenido del documento. Si no quieres utilizar este nombre
empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automticamente se borrar. Si
quieres modificarlo haz clic sobre l.
Guardar como tipo. El tipo de documento normalmente ser Documento de
Word, pero tenemos un men despegable (haciendo clic en el tringulo de la
derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una
pgina Web, como ya veremos en el punto correspondiente. Cuando ya existe un
archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de dilogo como
el que se muestra. Hay que elegir una de las tres opciones.
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser
sustituido por el nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el
cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que
estamos guardando.
22
Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando
Abrir del men Archivo. Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar.
La diferencia principal estriba en que dispones de algunas opciones para buscar el
documento que queremos abrir. Normalmente podremos localizar el documento
que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y bastar con hacer doble clic
sobre l para abrirlo. Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en
el campo Nombre del archivo y hacer clic en el botn Abrir. Si no lo encontramos
en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente desplazndonos por la
estructura de carpetas
Si todava no lo hemos encontrado, disponemos de la opcin Buscar, dentro
del comando Herramientas, mediante esta bsqueda automtica, puedes
especificar condiciones que debe cumplir el documento que buscas. Por ejemplo,
puedes pedir que busque los documentos cuyo nombre empiece por las letras que
quieras, o incluso puedes buscar los documentos en cuyo contenido estn
incluidas determinadas palabras, o que busque slo los archivos que han sido
modificados en el da de hoy, etc.
En el campo Tipo de archivo se especifica que tipos de archivos van a
aparecer en el cuadro de dilogo. Por defecto aparece Todos los archivo, pero
disponemos de un cuadro despegable para elegir si queremos que aparezcan solo
los archivos de determinado tipo.
23
Recuperar archivos
Una vez borrado un archivo se puede restaurar de la papelera de reciclaje.
Vamos a ver como hacerlo suponiendo que estemos utilizando el sistema
operativo Microsoft Windows.
Restaurar. Archivos o carpetas de la papelera de reciclaje a su lugar de origen.
1) Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono
de papelera de reciclaje.
2) Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son
elementos alternativos utiliza la tecla Control para seleccionarlos o la tecla May si
son consecutivos.
3) Una vez seleccionados aparecer en la flecha verde de la parte izquierda un
rtulo que dice Restaurar este elemento o Restaurar los elementos seleccionados.
Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban
antes de ser eliminados. Si no tienes visible la parte derecha de la papelera
tambin puedes restaurar desde el men Archivo seleccionando la opcin
Restaurar.
Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar fjate
antes de restaurarlo en la ruta que aparece en la columna Ubicacin original ya
que es ah donde lo guardar.
24
Formato de un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las
cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar
el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la
izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de
formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio
contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l la
forma en la que lo vemos tambin tiene mucha importancia. Un texto con un buen
contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy
fcil dar un formato atractivo con Word. Con un poco de trabajo adicional para
formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu
toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto. En Word
podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes
grupos.
1.
2.
Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre
el formato como tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas,
bordes y sombreados, etc.
25
Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos
que se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas
en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden
aplicar los formatos que vamos a ver.
26
Estilo. Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de
los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado. Basta seleccionar el texto y
hacer clic en el botn correspondiente. Observar como al aplicar un estilo, el botn
correspondiente queda presionado (se ve en un tono ms claro). Para quitar un
estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic
sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo,
negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.
Formato prrafo
En Word, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo
normalmente las marcas de prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en
el icono marca de prrafo de la barra estndar. Se inserta una marca de prrafo
cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos
introduciendo texto y llegamos al final de la lnea automticamente el texto
contina en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de prrafo.
Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del
prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta
con seleccionar su marca de prrafo y modificar las caractersticas que queramos.
Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras
unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante.
Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo
en el que se encuentran. Manipular una marca de prrafo tiene consecuencias
sobre el formato de ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer
visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca de prrafo
27
tipos de alineacin:
28
Izquierda
Centrada
establecida la
alineacin
alineacin
izquierda.
centrada.
Derecha
Justificada
una alineacin
29
2.
30
Cambio a maysculas
En el men Formato, la opcin Cambiar a maysculas y minsculas... nos
ofrece cinco posibilidades para cambiar las maysculas del texto seleccionado:
1)
2)
3)
4)
5)
Copiar formato
En la barra estndar tenemos disponible el icono para copiar formato
Este
31
Paneles de formato
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta Como podemos
saber que formatos tiene aplicado un determinado texto? Hay varias formas de
responder a esta pregunta. Antes de la actual versin de Word2003 haba algunas
maneras aisladas de ver los formatos que tena aplicado un texto. Pero en la
actual versin se ha dado un paso adelante mediante los paneles de formato que
resuelven este problema de un modo ms satisfactorio. Adems los paneles de
formato permiten aplicar formatos de una manera eficiente.
32
Hay dos paneles que tratan sobre formatos, el panel Estilos y formato muestra
de forma muy sencilla y visual los formatos existentes en la pgina y el panel
Mostrar formato que muestra de manera ms exhaustiva los elementos de
formato. Vamos a verlos ahora. Para acceder a los paneles de formato ir al men
Ver y seleccionar Panel de tareas, luego hacer clic en el tringulo de la cabecera
del panel de tareas para seleccionar uno de los paneles de formato.
Panel Estilos y formato. En la parte superior tenemos la zona Formato del
texto seleccionado, en esta zona podemos ver las caractersticas del texto que
tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el
punto de insercin). ahora vamos a hablar de dos formas sencillas, pero potentes,
de utilizar este panel.
1. Ver el formato de nuestro documento. Para ver el formato en una parte de
nuestro documento slo tenemos que colocar ah el punto de insercin y
aparecern sus caractersticas de formato en la parte superior del panel: Formato
del texto seleccionado.
2. Aplicar formatos. Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel
nicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y
hacer clic en la lnea del panel que contenga el formato que queremos aplicar.
Panel Mostrar formato. Este panel muestra el formato de una parte del texto
del documento, precisamente del texto donde tengamos colocado el punto de
insercin o del texto que tengamos seleccionado, este texto aparece en el
recuadro Texto seleccionado. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos
descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel
de formato prrafo e incluso a nivel de seccin.
1. Ver el formato. En este caso slo podemos ver el formato de la parte del
documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior
33
podamos ver los distintos formatos que contena el documento. Sin embargo en
este panel el formato est descrito de una forma mucho ms amplia.
2. Modificar el formato. Al hacer clic en uno de los elementos del formato que
aparecen en color azul, se abrir el cuadro de dilogo correspondiente para que
cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrir el cuadro de
dilogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abrira si hicisemos
clic en el men Formato, Fuente.
De esta manera tenemos un acceso ms directo a los diferentes cuadros de
dilogo del men Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos
desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.
34
contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde
no concuerdan el genero del sujeto y del adjetivo. Con Word podemos realizar una
revisin ortogrfica o una revisin gramatical o ambas a la vez, como veremos a
continuacin.
Revisin ortogrfica
Existen dos formas bsicas de revisar la ortografa, revisar una vez concluida
la introduccin del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver
ahora la primera forma.
Revisar al finalizar. Para establecer esta forma de revisin debemos ir al men
Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografa y gramtica,
aparecer un cuadro de dilogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla
Revisar ortografa mientras se escribe. Una vez hemos introducido todo o parte de
nuestro documento y queremos revisar la ortografa podemos hacerlo de una de
estas tres formas:
1.- Haciendo clic en el icono revisar
de la barra estndar.
35
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las
palabras ms parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos
casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar la palabra correcta
(Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la
primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer
clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos,
en este caso el ms adecuado sera "Cambiar todas", pero veamos el significado
de cada uno de ellos.
Omitir una vez. No realiza ninguna accin sobre la palabra no encontrada y
continua revisando el documento.
Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar
por alto sin realizar ninguna accin sobre ella. Contina revisando el documento.
Agregar al diccionario. Aade la palabra no encontrada al diccionario
personalizado. Podemos usar esta accin cuando consideremos que la palabra no
encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como
no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de
nuestra empresa "AULACLIC".
Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir a la
palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada
podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccin que
creamos oportuna y pulsar este botn.
Cambiar todas. Cambia automticamente todas las veces que aparezca la
palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
36
37
38
Revisin gramatical
La revisin gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las
frases. Para realizar esta correccin Word debe trasladar a un lenguaje lgico
todas las reglas que rigen la gramtica castellana y adems debe ser capaz de
realizar todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea mucho
ms compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario. Por lo tanto
no es de extraar que la revisin gramatical realizada por Word no sea tan
perfecta como la revisin ortogrfica. Igualmente que en la revisin ortogrfica
existen dos formas bsicas de revisar la ortografa, revisar una vez concluida la
introduccin del texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver
ahora la primera forma.
Revisar al finalizar. Para elegir esta forma de revisin primero debemos
configurar las opciones de Ortografa y gramtica. Para ello ir al men
Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografa y gramtica,
aparecer un cuadro de dilogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla
Revisar gramtica mientras se escribe y debemos marcar la casilla Revisar
ortografa mientras escribe, y Aceptar. Una vez realizado este cambio podemos
comenzar a realizar la revisin de una de estas tres formas:
1.- Hacer clic en el icono Revisar
de la barra estndar.
39
Autocorreccin
Mediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores que no es
capaz de detectar por otros mtodos y nos ofrece la posibilidad de realizar
nuestras propias correcciones. Por ejemplo, como puedes ver en la imagen, cada
vez que encuentre la palabra o once la remplazar con la palabra u once. De igual
forma reemplazar por o oscuro por u oscuro. Para ver y modificar las diferentes
opciones de la Autocorreccin ir al men
Herramientas, Opciones de
40
41
Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos
en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en
la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos mrgenes se definen en el men Archivo, Configurar pgina... se nos
muestra un cuadro de dialogo como este con tres pestaas: En el cuadro de
dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm.
deseados en cada campo.
Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la
primera lnea del documento.
Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde
inferior de la pgina.
Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el
principio de las lneas del documento.
Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final
de las lneas del documento.
Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las
pginas para encuadernar un libro.
Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se
refiere al margen de encuadernacin.
Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms
usual) o horizontal (tambin llamada apaisada).
42
43
Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas
para poder referencialas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la
barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento. Si
queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo
imprimamos deberemos insertarlos de una de las dos formas posibles: Mediante el
men Insertar o mediante los Encabezados y pies de pgina.
Si nuestro documento contiene Encabezados y Pies de pgina conviene
insertar tambin los nmeros de pgina al mismo tiempo, como veremos ms
adelante.
Si no es as se pueden insertar los nmeros de pgina mediante el men
Insertar, que vamos a ver ahora.
En cualquier caso Word colocar los nmeros de pgina en el encabezado o el
pie de pgina, segn la posicin que elijamos para el nmero de pgina.
Para insertar nmeros de pgina debemos ir al men Insertar, Nmeros de
pgina... y aparecer un cuadro de dilogo como este.
Posicin. En este campo debemos elegir si queremos que los nmeros de
pgina aparezcan en la parte superior o inferior de la pgina. Haciendo clic en el
botn del tringulo podemos seleccionar una de las dos alternativas.
44
Alineacin. En este campo elegiremos entre las cinco que se nos muestran
cuando hacemos clic en el botn del tringulo, como vemos en esta imagen. En la
zona de la derecha podemos ver en Vista previa cmo quedan alineados los
nmeros de pgina en cada caso. El pequeo cuadrado representa la posicin del
nmero de pgina.
Si nuestro documento se va a imprimir en una sola cara de la hoja de papel es
conveniente elegir entre las alineaciones Izquierda, Centro o Derecha, mientras
que si vamos a imprimir a dos caras para encuadernarlo como un libro conviene
elegir entre Interior y Exterior. La ms utilizada es la Exterior, como vemos en la
imagen, en las pginas impares el nmero de pgina se imprime a la izquierda y
en las pginas pares se imprime a la derecha.
Para ver los nmeros de pgina en la pantalla de nuestro ordenador hay que
estar en modo visto Diseo de Impresin y se ven en un tono ms claro.
Nmero en la primera pgina. Si dejamos sin marcar esta casilla no se
imprimir el nmero de pgina en la primera hoja. Esta opcin est pensada para
cuando la primera pgina ser la portada del documento y no conviene que
aparezca el nmero de la pgina.
Formato. Este botn permite elegir el formato de los nmeros de pgina. Al
hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista
como la que vemos en esta imagen para que seleccionemos el formato que ms
nos guste.
Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin
de las pginas:
1.- Continuar desde la seccin anterior ( o empezar desde uno, si sta es la
primera seccin).
2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en el cuadro de al lado.
45
46
47
8-. Tablas
Creacin de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Men Tabla, icono de la
barra estndar o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un
mtodo u otro, vamos a ver los tres.
Men Tabla. Para insertar una tabla debemos ir al men Tabla, Insertar, opcin
Tabla... y se abrir un cuadro de dilogo, en el que debemos indicar:
-Nmero de columnas.
-Nmero de filas.
-Autoajuste. Aqu tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la
tabla.
48
49
Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra
inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro (vdeo inverso). Para seleccionar
una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hace doble
clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Tambin
se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y
pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma
de desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas
funciones desde el men Tabla.
50
Todas las operaciones sobre las tablas se pueden ejecutar desde el men
Tabla, no obstante, para trabajar ms cmodamente con las tablas, Word pone a
nuestra disposicin una barra de herramientas llamada Tablas y bordes con las
funciones ms habituales, tambin disponemos de un men contextual especial
para tablas. A continuacin vamos a ver todo esto.
51
52
Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas
ha de ser nmeros. Si el contenido no son nmeros aparecer un mensaje de
error ("Final de frmula inesperado")
No obstante, esta funcin tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente"
puesto que, por ejemplo, si una columna contiene nmeros en todas las celdas
excepto en la primera (donde suele ir el ttulo de la columna) no se produce ningn
error y la suma se realiza correctamente.
Tambin, si colocamos varios nmeros dentro de una misma celda, separados
por blancos, los considerar a todos al realizar las sumas. Aparte de la auto suma,
se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla, con el comando Frmula
del men Tabla.
9-. Estilos
53
Aplicar estilos
Para acceder a los Estilos podemos utilizar el panel de tareas, los mens o la
barra de formato. Son diferentes formas de hacer lo mismo. Para acceder a los
paneles de formato ir al men Formato y seleccionar Estilos y formato.
Tambin podemos acceder desde el botn
54
55
56
10-. Plantillas
57
58
Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos
modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos
nosotros a partir de documentos Word, como veremos en el punto siguiente. Para
modificar una plantilla primero hay que abrirla, para ello desde el panel de Nuevo
documento elegir Plantillas generales, de la misma forma que hemos visto en el
punto anterior. Se abrir un cuadro de dilogo como ste.
59
60
61
62
63
En la esquina inferior derecha podemos ver una vista previa de como quedar
la despedida.
Temas
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el
documento con respecto al diseo y combinaciones de colores. Un tema simplifica
la creacin de documentos profesionales bien diseados, para mostrarlos en
Word, en el correo electrnico o en el Web. Cuando se aplica un tema a un
documento, Word personaliza los siguientes elementos: vnculos, colores o
grficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de ttulo, listas, lneas horizontales,
colores de hipervnculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las
listas de uno y varios niveles.
Para cambiar rpidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el
tema. A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto,
barras de herramientas personalizadas, macros, configuraciones de men o teclas
de mtodo abreviado. Tambin se pueden seleccionar opciones para aplicar
colores ms brillantes a texto y grficos, animar determinados grficos del tema o
aplicar un fondo a su documento. Para ver la animacin de grficos del tema,
muestre la pgina Web en un explorador Web.
Para utilizar un tema en nuestro documento debemos acceder al men
Formato y hacer clic sobre Tema... A continuacin nos aparece una pantalla donde
podemos escoger un tema de entre una lista bastante amplia, y donde en la parte
derecha de la pantalla tenemos una vista previa para ver cmo quedara el
documento
En muchas ocasiones puede que no est instalado el tema seleccionado. Nos
ofrece la posibilidad de instalarlos para poder ver la vista previa y utilizarlo
64
65
Grficos.
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos,
elipses, etc.
WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con
diversas opciones.
Microsoft Graph. Representacin de datos en forma grfica.
Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y
los vdeos digitales, Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud
de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc.
Para ello disponemos de varias barras de herramientas que vamos a ir viendo a
continuacin, fundamentalmente la Barra de Imagen para las imgenes y la Barra
de Dibujo para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no
disear documentos Word con una componente grfica atractiva.
66
Moderno
formato
que
permite
compresin.
Insertar imgenes
Al hacer clic en el men Insertar, Imagen aparecer una ventana con estas
opciones.
Imgenes prediseadas. Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece
el panel lateral de Insertar imagen prediseada, que puedes ver en esta imagen
67
Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el tringulo que hay al lado del
botn Insertar, aparecer la opcin Vincular al archivo de forma que cuando se
produzcan cambios en el archivo origen, stos se vern reflejados en el
documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino
que se inserta una referencia al lugar donde est la imagen, si borramos la imagen
tambin desaparecer del documento Word.
68
Manipular imgenes
Para manipular una imagen abrir la barra Imagen desde el men Ver, Barras
de herramientas, Imagen. Para modificar una imagen primero hay que
seleccionarla posicionndose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedar
enmarcada por unos pequeos cuadrados. Para modificar el tamao, situar el
cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha,
hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Mediante la barra de
imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la
imagen:
Insertar imagen prediseada. Permite insertar una nueva imagen
prediseada.
Control del color de la imagen. Podemos hacer que la imagen tenga su
color natural con la opcin Automtico. Obtener una imagen en diferentes tonos de
gris, es lo que comnmente llamamos una imagen en blanco y negro. Una imagen
binaria con solo dos colores, blanco y negro. Una imagen de Marca de agua, es
una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele utilizar como
imagen de fondo.
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
Aumentar o disminuir el brillo de la imagen.
Recortar
Girar la imagen 90 a la izquierda.
Comprimir imagen.
69
Estilo de lnea. Permite elegir entre los diferentes estilos que se muestran
en la ventana.
Ajustar imagen. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias
formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.
Formato de imagen.
Color transparente. Para algunos formatos de imgenes, como JPG.
Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen,
como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este
icono
70
Modificar grficos
Lienzo de dibujo. Cuando dibujamos o creamos un grfico en Word no slo
estamos ocupando la zona exacta que contiene el dibujo, sino una zona ms
amplia que rodea al dibujo, esta zona es el lienzo de dibujo. El lienzo de dibujo
est delimitado por un rectngulo como el que ves en la imagen de al lado,
tambin tiene unos iconos en su permetro que permite modificar el tamao del
lienzo haciendo clic y arrastrndolos. Por ejemplo, si queremos hacer el lienzo
ms estrecho por la derecha basta colocar el cursor en el icono que hay en el lado
derecho y cuando el cursor tome la forma de una T ladeada hacer clic y arrastrar
71
se
puede, respectivamente, rellenar el color de fondo, color del contorno, grosor del
contorno, tipo de lnea del contorno, tipo de flecha, efecto de sombra y efecto de
3D.
72
de
Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos vistosos para nuestros
documentos. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos
aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico
WordArt. Observar que una vez hemos aplicado WordArt a un texto dejamos de
tener texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el
texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos.
Para iniciar WordArt hacer clic en el icono
73
Modificar WordArt
Por medio de los iconos de la barra de herramientas de WordArt podemos
modificar los rtulos WordArt.
Para insertar un nuevo rtulo de WordArt.
Permite cambiar el texto del rtulo.
Abre la galera de WordArt para que podamos seleccionar otro tipo de
rtulo.
Permite modificar varios parmetros del formato de WordArt, como los
colores de relleno y lnea, el tamao y el diseo.
Para dar forma al rtulo ajustndose a una de las formas que se presentan
en una ventana. Al hacer clic sobre este botn podemos ver las distintas formas
que nos ofrece WordArt para dar al texto.
Permite ajustar el grfico WordArt respecto del texto que hay alrededor. Al
hacer clic sobre este botn vemos los diferentes ajustes disponibles.
Hace que todas las letras del rtulo tengan la misma altura.
Podemos colocar el texto en horizontal o en vertical.
Alineacin del rtulo.
Para variar el espacio entre caracteres. Estas son las opciones de
espaciado entre caracteres.
74
75
76
a)
Desde el icono
77
las
formas
anteriores,
por
ejemplo:2,3,10-
imprimira
las
pginas
2,3,10,11...hasta la ltima.
78
Vista preliminar
Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar en el papel, esto
podemos hacerlo de dos formas.
1. Vista diseo de impresin. Como ya vimos en el tema 2, un documento se
puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones de presentacin. El tercer
botn es la vista diseo de impresin que permite visualizar la pgina tal y como
se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. En la
79
mayor parte de la ocasiones ser suficiente utilizar esta vista antes de imprimir
pero en ocasiones podemos necesitar algunas funciones ms, en ese caso
podemos utilizar la vista preliminar.
2. Vista preliminar. La vista preliminar permite visualizar la pgina tal y como se
imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. pero
adems permite ver varias pginas a la vez, aumentar y reducir el tamao, y
algunas cosas ms que vamos a ver ahora.
Para desplegar la vista preliminar ir al men Archivo y elegir Vista preliminar.
Aunque la forma ms fcil de ir a la vista preliminar es con el icono vista preliminar
de la barra estndar. La vista preliminar tiene su barra de herramientas para
realizar unas funciones adicionales que vamos a ver a continuacin.
Imprimir. Manda a la impresora el documento.
aumentar/reducir. Al colocar el cursor en el documento toma la forma de
una lupa con el signo ms o el signo menos y hace que el documento aumente o
disminuya el tamao.
Una pgina. Hace que en la pantalla se vea una sola pgina
Varias pginas. Al hacer clic en este icono se abrir un pequeo
despegable para que seleccionemos el nmero de pginas que queremos ver en
una pantalla.
Zoom. Permite fijar diferentes tamaos del documento.
Regla. Muestra u oculta las reglas (horizontales y verticales)..
Reducir. Word intentar reducir en uno el nmero de pginas de un
documento para evitar que unas pocas lneas ocupen la ltima pgina.
80
81
para la creacin de pginas Web, tambin hay facilidades para el uso de marcos o
"frames", as como para trabajar con hipervnculos.
Hay una buena compatibilidad entre las tablas Word y las tablas web, hay
disponibles varios formatos de bordes y lneas horizontales. Adems podemos ver
el aspecto que tendrn nuestras pginas en un navegador con la opcin de vista
"Diseo Web" sin tener que salir de Word.
Por supuesto cuando escribimos pginas Web con Word2003 no tenemos que
preocuparnos del cdigo HTML, Word2003 inserta automticamente las etiquetas
necesarias. Podemos escribir nuestro documento en formato Word y una vez
finalizado slo tendremos que convertirlo a HTML como veremos a continuacin.
Pero tambin se puede trabajar directamente con HTML, sin tener que utilizar el
formato de Word (.doc). Por esto, y algunas otras cosas, decamos que el lenguaje
HTML ha sido integrado dentro de Word2003.
82
Una vez que Word detecta que estamos trabajando con una pgina web el
icono de pgina en blanco, en la barra estndar, se cambia por el icono de pgina
web en blanco y al hacer clic en el icono Guardar ya nos guarda directamente el
documento como pgina web. Como decamos, tambin se puede pasar del
formato HTML al formato Word y viceversa, con las ventajas en cuanto a
comodidad que ello conlleva. Al pasar entre Word y HTML no se pierden
demasiadas propiedades del texto, ya que Word mantiene las etiquetas de HTML
que no entiende, en lugar de borrarlas.
No obstante, la conversin entre Word y HTML no es simtrica, los
documentos Word pueden variar ligeramente de aspecto al convertirlos en HTML,
en el punto "Convertir HTML" veremos algunos casos.
Cuando escribimos pginas Web con Word2003 hay algunas caractersticas
que podemos utilizar y que no existen en los documentos Word, como el "ttulo de
la pgina Web". Tambin hay otras caractersticas que aunque se pueden utilizar
en documentos Word, es al realizar una pgina Web cuando adquieren autntico
protagonismo, como es el caso de los hiperenlaces, marcos, etc. A continuacin
vamos a ir viendo todo esto.
83
84
Modificar un hiperenlace.
Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botn
derecho del ratn aparece la ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar
hipervnculo se abrir el cuadro de dilogo Insertar Hipervnculo, que acabamos
85
Convertir a HTML.
Cuando
convertimos
un
documento
Word
HTML
hay
algunas
el
texto
en
vertical
es
convertido
en
texto
horizontal.
Por ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los
nmeros de lnea, los encabezados y pies de pgina y los mrgenes de la pgina.
Barra web.
La barra web y las que vamos a ver a continuacin se pueden activar y
desactivar desde el men Ver, Barras de herramientas. La barra web es similar a
la que podemos encontrar en el navegador Internet Explorer, y los iconos tienen
las mismas funciones. Mediante esta barra podemos arrancar el navegador, ir a la
pgina de inicio, ver los favoritos, actualizar, avanzar y retroceder...
86
Diseo.
Vamos a esbozar algunas consideraciones sobre el diseo de pginas web.
Conviene no hacer las pginas demasiado grandes, cuanto ms grandes ms
tardarn en cargarse y el usuario se puede cansar de esperar e irse a otra pgina.
Entre 20 y 30 Kb. es un buen tamao.
Hay que tener en cuenta que la ventana del navegador puede cambiar de
tamao segn el monitor con que se est visualizando la pgina web. Es mejor
utilizar dimensiones relativas (en porcentaje) que absolutas (en pixels).
Conviene utilizar tablas para contener las diferentes partes de la pgina y
lograr que se siten en el sitio que ms nos interese.
Utilizar formatos grficos que permitan comprimir la imagen como JPG, GIF y
PNG.
Facilitar la navegacin con ndices y flechas para avanzar y retroceder.
87
Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los
campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una
tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook,
una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por
88
ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese
cliente.
89
90
91
92
93
de la barra
94
Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por
un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente.
Permite visualizar el registro siguiente.
Permite visualizar el ltimo registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de
desplazamiento, en estos casos se utiliza la opcin Buscar entrada. Permite ir a un
registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que
buscar.
Al hacer clic en el icono
95
96
destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del
encabezado, aparecer el cuadro de dilogo
Filtrar destinatarios
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un
campo de combinacin (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero
tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, por ejemplo con el icono de la barra de herramientas, a
continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo
Poblacin y se despliega una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el
campo poblacin.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen
en la poblacin del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona,
Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar
del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los
dems no se combinarn.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a
continuacin:
En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern
cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados.
Se puede poner una condicin o varias. En la primera lnea se va formando la
primera condicin.
En campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.
97
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por
ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que
luego sea ms fcil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de
la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn
por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los
destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso. Tambin podemos ordenar
por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro
98
Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de
direcciones, una lnea de saludo, etc., para poder hacerlo Word tiene definido unos
campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin,
poblacin, etc.... Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que
tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad
de Asignar campos, esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el
campo estndar en mi origen de datos para que Word pueda luego realizar la
asociacin necesaria.
99
El icono
asociaciones, este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos
en pantalla un botn Asignar campos....
En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares
que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el
nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estndar.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un
campo estndar, Word hace automticamente la asociacin. En el ejemplo
anterior, en el origen de datos hay un campo que se llama apellidos, otro que se
llama nombre y otro que se llama provincia, como tambin son nombres de
campos estndares, Word sin preguntar ha definido la asociacin. Para el resto de
los campos estndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a
asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a
utilizar la opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta
realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida nos
lo preguntar o veremos que falta algo.
100
15-. Esquemas
101
Conceptos previos
Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos
conceptos que utilizaremos en el resto de la unidad.
Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica de formato que
se puede asignar a un prrafo. De forma similar a cmo asignamos una alineacin
a un prrafo, tambin podemos asignarle un nivel de esquema. Hay nueve niveles
disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creacin de esquemas se basa en los niveles de
esquema, es decir, para crear un esquema previamente debemos asignar los
niveles de esquema es las partes adecuadas del documento. Como iremos viendo
a lo largo de esta unidad, los niveles de esquema se pueden asignar directamente
o por medio de los Estilos de Ttulo.
Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica
normalmente a un ttulo. MS Word tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1,
Ttulo 2, ... , Ttulo 9. Cada estilo tiene sus propias caractersticas de formato
(fuente, tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel de esquema definido. El
estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el nivel de
esquema 2, y as sucesivamente. De esta forma, al aplicar un estilo de ttulo
tambin estamos asignando el nivel de esquema correspondiente.
Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de
esquema a nuestro documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar
a un Esquema. Se trata del Mapa del documento que es un esquema ms
rudimentario creado por Word segn unos criterios internos que no podemos
modificar. Si el documento esta bien estructurado Word crear un Mapa de
102
Crear un esquema
A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema
disponemos de 2 estrategias:
1 - Crear el esquema antes de redactar el texto del documento. As podremos
utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada punto en el orden
que deseemos.
Para aplicar este mtodo:
- Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema. Desde
men Ver - Esquema o desde botn Esquema de la barra de presentacin. Se
abrir la barra de herramientas Esquema, que veremos con detalle en el punto
siguiente.
- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos como
Word le asigna Ttulo 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes
ttulos o puntos de nuestro documento asignndoles el nivel de esquema que
103
forma:
- Despus de escribir un titulo pulsamos la tecla Intro y podremos escribir el
siguiente ttulo con el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si queremos
bajar un nivel pulsamos el botn
botn
"Texto independiente".
2 - Crear el esquema despus de tener el documento redactado. Si el
documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel
correspondiente (nivel 1, nivel 2, etc)., si no es as tendremos que ver cmo
estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para convertirlos en
el nivel que les corresponda. Esta opcin es la que utilizaremos nosotros en los
ejemplos de esta unidad.
Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:
a) Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece MS Word,
Titulo 1, Titulo2... Ttulo 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un
nivel asociado que se corresponde con el nmero del ttulo, es decir el Ttulo 1
tiene el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente.
Para aplicar un estilo de ttulo debemos:
- Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo.
- Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.
104
105
Si lo hemos hecho bien veremos nicamente los ttulos del documento con la
sangra adecuada a su nivel de esquema.
Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la barra Esquema que
vemos en la imagen de abajo.
Si al poner la vista esquema no aparece automticamente la barra esquema
podemos mostrarla accediendo al men Ver - Barras de herramientas - Esquema.
A continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de
esquema de forma esquemtica y en el punto siguiente explicaremos algunos
botones ms detalladamente:
Aumentar de nivel a nivel 1. Sube el ttulo seleccionado al nivel ms alto
(nivel 1).
Aumentar nivel. Sube el ttulo seleccionado un nivel ms alto del que tenga
en ese momento.
Nivel de esquema. Nos dice el nivel de esquema del texto
seleccionado, entre 1 y 9. Si no queremos asignar ningn nivel elegiremos "Texto
independiente", que es el nivel que debe tener el texto normal de un documento.
Disminuir nivel. Baja el ttulo seleccionado un nivel menor del que tenga en
ese momento.
Disminuir a texto. Baja el ttulo seleccionado al nivel ms bajo (nivel texto
independiente).
Subir. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye un lnea arriba.
Esta funcin la veremos con ms detalle.
Bajar. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye un lnea
abajo. Esta funcin la veremos con ms detalle.
106
107
si antes tena un nivel 2 al pulsar sobre este botn el texto pasa a tener un nivel de
esquema 3.
Con el botn
ms bajo de todos (Texto independiente) sea cual sea el nivel que tena
anteriormente. En realidad, el nivel "Texto independiente" equivale a no tener
ningn nivel asignado, es el nivel por defecto que tiene un texto normal.
Desplazar texto utilizando los botones
108
y el botn de bajar
Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3. Edicin bsica (I)
es el primer punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto
denominado Desplazarse por un documento que tendr un nivel inferior al del
ttulo principal y ste a su vez tiene tres puntos en su interior que son
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla, Desplazamientos a lo
largo de todo el documento y Mediante las Barras de desplazamiento. que sern
del mismo nivel los tres pero evidentemente un nivel inferior al ttulo Desplazarse
por un documento.
En un documento normal si queremos que el punto Mediante las Barras de
desplazamiento vaya antes que el punto Desplazamientos a lo largo de todo el
documento tendramos que seleccionar todo el texto de ese punto "cortar" y
situndonos encima del punto Desplazamientos a lo largo de todo el documento
"pegar" el texto.
Con la vista en esquema esto lo podemos hacer de una forma ms fcil:
simplemente
seleccionado
el
ltimo
punto
(Mediante
las
Barras
de
109
110
111
112
113
por
documentos
individuales.
Imaginemos
que
tenemos
la
114
- Presionamos sobre
115
- Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el
nivel de esquema 1.
- Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre
116
. Se
117
118
Conceptos bsicos.
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se
encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya
dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice
alfabtico, Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele
colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y
sencilla.
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un
documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el
documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y
puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla
de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos
cuando queremos saber de que temas trata el libro.
Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles
de esquema casi tendremos construida la tabla de contenido.
119
120
De forma manual: Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los
siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o
palabras que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar
una marca.
- Accede al men Insertar - Referencia - ndice y tablas... y haz clic sobre
Marcar entrada... o presiona la combinacin de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habamos seleccionado el
texto, en el recuadro Entrada estar ya escrito ese texto, en caso contrario
debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente
aparecer en el ndice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas
aparecern debajo de la entrada principal y sangrada a la derecha. Las
subentradas
se
utilizan
cuando
una
entrada
principal
tiene
trminos
121
Insertar ndice.
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o
automticamente podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos
situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o
donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos al men Insertar - Referencia - ndice y tablas y aparecer un
cuadro de dilogo ndice y tablas.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangra, si queremos que
aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las
subentradas aparezcan a la derecha.
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se
generar el ndice.
Desde el dilogo de ndice y tablas podemos acceder a modificar el estilo del
ndice presionando sobre el botn Modificar nos aparece un dilogo donde
podemos modificar cada uno de los niveles.
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el
formato cada uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar...
Tablas de contenido.
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que esta formada
por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento.
122
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos
debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos
que aparezcan en la tabla de contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
123
124
Actualizar la TDC.
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo
o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de
una manera fcil y cmoda.
-Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la vista esquema disponemos del botn
125
tipo.
Por
ejemplo
podemos
hacer
que
se
generen
126
crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente para ese motivo,
posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos
aplicarle el estilo personalizado. Al generar la tabla de ilustraciones word
reconocer esos tipos personalizados. En la opcin Rtulo podemos seleccionar
en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustracin.
127
Conceptos bsicos.
Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que
se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos
leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar
anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una
posterior consulta. En formato digital tambin se puede hacer esto y de una
manera ms sofisticada y elegante. Los marcadores sirven para tener una lista de
marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rpida y
sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en nuestro
documento. Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador
permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de
Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la
palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.
Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a
algn elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos
recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos
hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias
cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro del
documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse
128
Insertar marcadores.
Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de
nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante
una referencia cruzada. Para crear un marcador nicamente debemos seguir un
par de pasos bien sencillos:
- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
- Acceder al men Insertar - Marcador... o presionar Ctrl + Mays + F5.
Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen de la derecha. Donde
debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios
en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros.
El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres. Podemos ordenar los
marcadores por Nombre o por Posicin. Cuando hayamos escrito el nombre
pulsamos sobre Agregar. Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo
y pulsar Eliminar.
129
lista
despegable
podemos
seleccionar
el
marcador
que
deseemos,
Referencias cruzadas.
Ya hemos comentado que es una referencia cruzada y su estrecha relacin
con los marcadores. Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un
marcador. Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los
lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el
punto anterior. Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del
documento en el que deseamos insertar la referencia cruzada e ir al men Insertar
- Referencia - Referencia cruzada... y aparecera el cuadro de dilogo Referencia
cruzada, similar al de esta imagen.
130
131
132
133
134
135
La barra revisin.
La barra de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a
compartir documentos, en la siguiente imagen puedes ver su aspecto. Al insertar
un comentario se activa la barra de revisin automticamente, pero tambin
podemos mostrarla desde el men Ver - Barras de herramientas - Revisin o
hacer clic con el botn derecho sobre una parte libre de la zona de barras de
herramientas que tenemos en la parte superior de word, se abrir un desplegable
donde podemos hacer clic sobre Revisin.
Por defecto, la barra de revisin no muestra todos los botones, para hacerlos
visibles debemos hacer clic al final de la barra sobre el tringulo negro que apunta
hacia abajo y seleccionar Agregar o quitar botones - Revisin, en el men que
nos aparece debemos seleccionar todos los botones, incluido el ltimo Aceptar o
rechazar cambios...
136
Comentarios.
Control de cambios.
Herramienta de resaltado.
Dentro de la barra de revisin tenemos la herramienta para resaltar
Resaltar texto. Para resaltar texto podemos hacerlo de dos formas distintas
pero igual de efectivas.
La primera opcin es:
- Seleccionar el texto o el elemento del documento.
- Escoger el color del resaltado.
Si ya tenemos el color seleccionado, nicamente deberemos seleccionar el
texto y hacer clic sobre el icono de resaltar.
La segunda opcin es:
- Hacer clic sobre el icono de resaltar.
- El puntero del ratn tomar esta forma
quedar resaltado.
137
- Hacer clic otra vez sobre el botn el icono resaltar, para dejar de resaltar y
que el puntero del ratn tome su forma normal.
Quitar efecto resaltado. Para quitar el efecto del resaltado debemos seguir el
mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color
debemos seleccionar Ninguno para que as quite el resaltado.
Si tenemos varios resaltados y deseamos eliminarlos todos podemos presionar
Ctrl + E para seleccionar todo el documento y posteriormente hacer clic sobre
resaltado en Ninguno.
Buscar texto resaltado. Si lo que deseamos es buscar el texto resaltado en
nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio del documento y
acceder al men Edicin - Buscar o presionar las teclas Ctrl + B.
Aparece el dilogo Buscar y reemplazar, debemos estar en la pestaa
Buscar, presionamos el botn Ms y se despliega otras opciones de bsqueda
ms avanzadas. Pulsamos sobre Formato y seleccionamos Resaltar. Para
comenzar la bsqueda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de
forma habitual, nos ir encontrando los elementos resaltados del documento.
Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un
documento con varias personas, sino deseas realizar cambios sobre el documento
original pero quieres matizar o apostillar algn concepto, es muy interesante
insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el
texto. Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser
que lo indiquemos a la hora de imprimir.
Insertar un comentario. Para insertar un comentario sobre el documento
debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
138
insertar un comentario.
Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del
documento unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo
es donde podemos introducir el texto del comentario. Al insertar un comentario
aparece una nueva barra, la barra de revisin. Esta barra suele utilizarse cuando
un documento es revisado/modificado por ms de una persona. Al incluir un
comentario podemos ver el autor del mismo, etc.
Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrar de una manera o de
otra. Por ejemplo estando en vista Normal o de Esquema nos aparece la barra de
revisin junto con el resto de barras y el panel de revisin en la parte inferior de la
pantalla.
Sin embargo si estamos en vista de impresin, diseo Web o diseo lectura
nos aparece el globo del comentario a la derecha del documento junto con una
lnea discontinua enlazada al texto comentado.
El comentario nos ofrece informacin del autor, por ejemplo en este comentario
de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes
escribe las iniciales del autor (AC--> AulaClic) y el nmero de comentarios que ha
realizado este autor, a continuacin muestra el texto del comentario.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como vemos
en la imagen de abajo. Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por
ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha
muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un regln ms abajo
muestra el comentario.
139
140
Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un
comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al
dilogo Ir a mediante el men Edicin - Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como
F5. Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a,
seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha
podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del mismo
dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Mostrar/ocultar comentarios. En el documento podemos ocultar/mostrar los
comentarios segn nos interese.
Desplegando el men del botn
pone Imprimir (con globos) existe la opcin Orientacin del papel donde
podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.
1) Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el
papel.
2) Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.
3) Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para
que quepan mejor los globos.
141
142
de la barra de
revisin antes de hacer ningn cambio sobre el documento. Otra forma de activar
el control de cambios es accediendo al men Herramientas - Control de
cambios o pulsando Ctrl + Mays + E. Si lo activamos cada cambio que se
efecte en el documento se almacenar y posteriormente podremos comparar el
documento original con el documento final tras los cambios.
Botones de la barra revisin pertenecientes al control de cambios. El primer
cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el documento.
Marcas mostradas finales. Muestra el documento final con las marcas
informando de los cambios realizados.
Final. Muestra el documento sin marcas, como quedara si se aceptan los
cambios.
Marcas mostradas originales. Muestra el documento original y las marcas de
los cambios que se han realizado.
Original. Muestra el documento original sin marcas.
Una buena opcin es trabajar en vista Final porque as evitamos que por cada
cambio que efectuemos aparezca un globo indicando el cambio efectuado, ya que
puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de globos. En el
segundo cuadro despegable de la barra de revisin podemos indicar si deseamos
ver el documento original o deseamos ver el documento final, tambin podemos
seleccionar las marcas que deseamos ver / ocultar. Podemos seleccionar las
marcas / comentarios de los revisores que deseemos ver. En el submen Globos
podemos indicar si mostrarlos u ocultarlos.
Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece en la parte inferior de la
pantalla una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del
documento principal, los cambios de encabezado y pie de pgina, cambios de
143
de la barra de revisin
podemos escoger que tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar,
144
145
146
Versiones
Una prctica bastante comn al trabajar con documentos es guardarse copias
del documento original, por si ms adelante las necesitamos. Podramos decir que
nos guardamos versiones del documento original.
Por ejemplo, tenemos un documento, realizamos unos cambios y lo guardamos
con otro nombre, este segundo documento es una versin del documento original.
Una definicin de versin podra ser cada una de las distintas variantes que
puede adoptar (en nuestro caso un documento) basndose en el mismo origen.
Word nos permite guardar diferentes versiones de un mismo documento, con la
ventaja de que no hace una copia del documento sino que guarda los cambios
producidos con respecto al documento base con el consiguiente ahorro de espacio
en disco duro y agilidad de trabajo que esto supone.
147
148
Organigramas.
1) Crear organigramas. Para insertar un organigrama debemos:
- Acceder al men Insertar Imagen organigrama.
- O pulsar el botn
149
Un Ayudante est un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por
ejemplo A1 es ayudante de A.
Modificar el diseo.
Este botn sirve para modificar el diseo del organigrama.
Podemos seleccionar entre diversos diseos que modifican la estructura de
colocacin de los recuadros.
Estndar. Es el diseo que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el
aspecto que vemos en la imagen.
Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseo la
organizacin se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto se
sitan o bien a la izquierda o bien a la derecha.
Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin
se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se
sitan a la izquierda.
Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin
se basa en una lnea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se
sitan a la derecha salvo los ayudantes.
Auto diseo. Al seleccionar este tipo de diseo la organizacin no tiene
ninguna estructura base, ya que es personalizada, podemos seleccionar el
recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del organigrama.
150
Tipos de seleccin.
Sirve para seleccionar un conjunto de elementos dentro del
diagrama. Si pulsamos sobre el tringulo negro de la derecha desplegamos un
submen con las opciones de Seleccionar.
Nivel. Selecciona todos los recuadros del mismo nivel. Por ejemplo si nos
situamos en el recuadro B y pulsamos seleccionar nivel, seleccionar los
recuadros C y D.
Rama. Selecciona todos los recuadros que cuelguen del recuadro en el que
estemos.
Todos los ayudantes. Selecciona todos los ayudantes del organigrama.
Todas las lneas de conexin. Selecciona las lneas de conexin entre
recuadros del organigrama.
Modificar el formato.
por Word. Al presionar sobre este botn nos abre el dilogo Galera de estilos del
organigrama.
Ajustes de diagramas.
diagrama respecto al texto del documento. Por ejemplo, si queremos que el texto
se ajuste al contorno del organigrama lo ms posible, debemos utilizar la opcin
Estrecho. Los iconos que acompaan a cada opcin dan una idea bastante clara
del tipo de ajuste de que se trata.
Seleccin de zoom.
al cual queremos ver el diagrama. Tiene las mismas opciones que el zoom de la
barra de herramientas estndar.
151
Diagramas.
Para crear un diagrama debemos hacer clic sobre el botn
de la barra de
152
153
. Al pulsar este
botn se nos despliega una lista con los diferentes tipos de autoformas
clasificados por tipo.
154
21-. Macros.
155
156
157
158
Guardar la macro.
Desde el men flotante tenemos la posibilidad de pausar (icono de la derecha)
la grabacin si queremos efectuar alguna accin que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la
macro pulsamos el botn de detener (el cuadrado azul) para que termine de
guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado
el botn detener. Pero es conveniente asignarla a una barra o a una combinacin
de teclas, como veremos a continuacin.
159
En la pestaa Comandos
- Pulsamos sobre el botn Reorganizar comando... En este dilogo podemos
seleccionar la barra de mens o la barra de herramientas que deseemos.
- Hacemos clic sobre Agregar...
- En Categoras seleccionamos Macros, y en la parte derecha aparecern
nuestras macros, seleccionamos una y pulsamos Aceptar y se insertar en el
men o en la barra de herramientas que tenamos seleccionada.
Ah podemos cambiar el nombre del comando, asignarle una imagen, etc.
160
161
Eliminar macros.
Para eliminar una macro debemos acceder al dilogo de macros, seleccionar la
macro a eliminar y pulsar sobre Eliminar.
22-. Seguridad.
162
163
164
165
Conclusin
166
Bibliografa
1-. www.google.com
2-. Curso grtis de Microsoft Word 2003. on-line
3-. www.elrincondelvago.com
4-. www.monografias.com
167