Procedimiento general para la toma

de muestras.
Manual de calidad para el control
de mercado
Alejandro Salcedo Aznal

DIAGRAMA DE FLUJO

UNIDAD/PERSONA

FASES

Responsable
Unidad

INICIO
Anlisis viabilidad
no
Decisin
Viabilidad

Archivo

si

Responsable
inspeccin
Responsable
unidad

FASE PREPARACIN
FASE EJECUCIN
Ejecucin Toma Muestras
Actas
Informes

Contina...

Inspectores

DIAGRAMA DE FLUJO (cont.)

Viene pg. Ant.
Registro

Persona designada por resp. unidad

Almacenamiento

Responsable almacn

Acondicionamiento
/Envo laboratorio

Responsable inspeccin

Recepcin boletines
no
Evaluacin
resultados

R.insp y unidad

Archivo

Decisin T.M.
R.Unidad

Comunicacin
interesado
inspectores

si

Procedimiento V.3

MOTIVOS PARA
SELECCIN DE LAS
MUESTRAS
RED DE ALERTA.

RESULTADOS DE CAMPAAS
NACIONALES/AUTONMICAS CON O
SIN ENSAYOS.
DENUNCIAS Y RECLAMACIONES.
NUEVAS NORMATIVAS.
NUEVOS PRODUCTOS.
OTROS ESTUDIOS DE MERCADO.
COLABORACIN CON OTRAS
AUTORIDADES.
MEDIOS DE COMUNICACIN.

Estudio de viabilidad

Efectuado por el tcnico inferior al responsable

de unidad
Antecedentes .
Carcter de la muestra (indicativa o reglamentaria)
Normativa aplicable
Posibilidades tcnicas del anlisis (Doc. Tcn, de
requerimientos laboratoriales)D.R.L.
Acondicionamiento y transporte de las muestras
(dem)D.R.L.
Medios materiales para la toma de muestras
Disponibilidad de personal
Coordinacin con otras unidades
Estudio econmico
Adecuacin de fechas

PROCESO SELECCIN C. S. M.
SOLICITUD PROPUESTAS
SS.PP.
(D.G.C.)

Septiembre

PROPUESTAS
SS.PP.

ANALISIS DE VIABILIDAD

Anlisis de la propuesta
(D.G.C.)

Octubre

OPORTUNIDAD
TCNICA ANALTICA

Propuesta D.G.
Octubre

ECONMICA

REUNIN COORDINACIN
NUEVA
PROPUESTA
D.G.C

Noviembre

Propuesta
CONSENSUADA.

Anlisis de la propuesta
(C.I.C.C.)

NO
Enero

ACEPTAC.

SI

DE MERCADO

D.G.C. CC.AA.

PROCESO SELECCIN C. R. M.
SOLICITUD PROPUESTAS
SS.PP.
(D.G.C.)

Septiembre

Anlisis de la propuesta
(D.G.C.)

Octubre

PROPUESTAS
SS.PP.

ANALISIS DE VIABILIDAD
OPORTUNIDAD
TCNICA ANALTICA

Propuesta D.G.
Octubre

ECONMICA

REUNIN COORDINACIN
NUEVA
PROPUESTA
D.G.C

Noviembre

Propuesta
CONSENSUADA.

Anlisis de la propuesta
(C.I.C.C.)

NO
Enero

ACEPTAC.

SI
Elaborac.
Protocolos

D.G.C. CC.AA.
PROTOCOLOS

DE MERCADO

ANALISIS DE VIABILIDAD
DE LA PROPUESTA

CRITERIOS DE OPORTUNIDAD
VIABILIDAD ECONMICA
VIABILIDAD TCNICA

Competencial.
Analtica.

VIABILIDAD EN EL MERCADO

Cmo?
Dnde?

Preparacin de la Toma de Muestras

Persona que la realizar

Cronograma de actuaciones
Revisin normativa
Estudio documental

Preparacin de la Toma de
Muestras II

D.R.L.:
Documentos de
requisitos
laboratoriales.

Carcter de la T.M.
Medios de pago
Medio de locomocin y requisitos especiales
de las muestras (D.R.L)
Material para la toma, el transporte y el
acondicionamiento.
Documentos necesarios:

actas,documentos de abono

Criterios de seleccin de la muestra. Aleatorio

o dirigido.
Criterios de seleccin del establecimiento.
Aleatorio o dirigido.
Criterios de sustitucin
Documentacin a requerir al inspec. (facturas,
albaranes)

Preparacin de la Toma de
Muestras III

Conservacin de la muestra (D.R.L.)

Laboratorio que realizar el anlisis
Fecha y plazo para la remisin
Documento de ejecucin.

Fase de ejecucin I

A realizar por los inspectores

Siguiendo la orden de servicio

Fase de ejecucin II

T.M. En presencia del compareciente

siempre
Asegurarse que existe suficiente
cantidad de producto
Cumplimentar etiquetas, precintos,
bolsas y actas.
Firmas; caso negativa a la firma:

Informar de su obligacin y consecuencias de la

negativa.
De persistir: buscar testigos

Fase de ejecucin III

Embalado, precintado, etiquetado,lacrado

si es el caso y numerado de los ejemplares
de la muestra.
Acondicionamiento para su transporte segn
el D.R.L.
A tener en cuenta el documento de
formalizacin de ejemplar de muestra
Abono de las muestras.
Redaccin del documento de la inspeccin.
Reflejar bien claro donde se depositan las
muestras .
Reflejar en acta tambin, si se quiere que el
compareciente presente documentacin y
cuando, as como las consecuencias de la no
presentacin.

Fase de ejecucin IV

Lectura del acta

Solicitar alegaciones
Firma del acta; caso de negativa dem a
lo anterior.
Entrega de copias; tambin si se ha
negado a firmar.
Despedida con correccin
Traslado de las muestras a la unidad.

Fase de registro

Entrega de las muestras

al mismo que realiz el
estudio de viabilidad
Si existiese alguna
incidencia sobre lo
establecido en la orden
de servicio se har saber
en informe
complementario.
Cumplimentacin de la
orden de ejecucin

Datos del registro:

N de registro
Fecha
N del acta
Inspectores actuantes
N ejemplares de la muestra
Causa de la toma de muestras
Producto y fecha de duracin
Fabricante, importador,
envasador, con domicilio
Establecimiento de la T.M. Y
domicilio
Caractersticas especiales del
producto
Documentos que acompaan
al acta

Fase de almacenamiento

Existir un
responsable
Recepcionar la
muestra y la orden de
ejecucin
Colocar la muestra
en el almacn
Cumplimentar su
parte de la orden de
ejecucin.
Deposito provisional
de las actas de T.M.
El almacn dispondr
de cerradura; la llave
la tendr el
responsable del Alm.
Y el de la unidad.

Registro de almacn:

N registro
Fecha registro.
Producto
N acta
Ubicacin
Nec.conservacin
Nec.
Acondicionamiento.
Laboratorio destino
Fecha para envo.

Fase de
acondicionamiento y
envio
Envo al laboratorio firmado por

responsable de la unidad
Documento de envo normalizado

Fase de evaluacin

Recepcin de boletines analticos.

Unin a la copia del acta de toma
de muestras.
Estudio de resultados.

Orden de ejecucin
Orden de ejecucin

Propuesta de la toma de muestra

Firmada por el Jefe de Servicio.
Estudio de viabilidad
Firmada por el tcnico o jefe de seccin.
Decisin de actuacin.
Firmada por el Jefe de Servicio.
Instrucciones de ejecucin.
Registro
Firmado por los inspectores.
Almacenamiento
Firmado por el responsable.
Acondicionamiento y envo al laboratorio.
Firmado por el responsable de los envos.