FLORES,

TEXTOS DE CORRESPONDENCIA
1.

Definicin.- Son textos que se utilizan dentro de la administracin pblica o privada, con el fin de permitir el
cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitucin Poltica y dems normas.
Expresan jerarquas, acuerdos, obligaciones, rdenes, etc. Se caracterizan por su solemnidad, seriedad y dignidad.

2.

Solicitud: Es un documento que una persona natural dirige a otra que ostenta un cargo o una funcin pblica o privada,
con el objeto de solicitar el goce de un derecho, beneficio o servicio.
Clases:

1.
2.
3.
4.

3.

4.
5.

Partes:
Sumilla.
Destinatario.
Datos personales del solicitante.
Texto o cuerpo.
5.

6.
7.
8.

Solicitud Formulario.
Carta Solicitud.

Pie, conclusin, o prrafo final.

Lugar y fecha.
Firma y pos firma.
9.

Oficio.- Este documento es una comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolar; utilizado por
autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas. Tiene la funcin de relacionar a los
rganos administrativos de la ms alta jerarqua y, por consiguiente, debe ir firmado por el mximo representante
legal de la institucin. El oficio se usa para comunicar: disposiciones, consultas, rdenes informes o tambin para
llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento.
Clases:
Simple o directo: Va dirigido a una sola persona, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder,
remitir documentos u objetos, realizar gestiones y para proporcionar cualquier informacin a un solo
destinatario.
Mltiple: Va dirigido a varios destinatarios, la estructura es la misma del oficio simple, no obstante es importante
recordar que:
- El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares.
- En el oficio mltiple se escribe la palabra Distribucin.
- El cdigo inicia con OFICIO MULTIPLE
Oficio de transcripcin: Es un documento que sirve para transcribir el contenido de otro documento tal como se da
en el original. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
6.
1.
2.
3.

4.
7.

Individual.
Colectiva (Memorial).
Oficial.

Partes:
Membrete
Lugar y fecha
Cdigo o Numeracin (orden correlativo,
siglas de la oficina o entidad de procedencia y
el ao de expedicin).
Destinatario (nombre completo, cargo y lugar)

5.
6.
7.
8.
9.
10.

Asunto (Sntesis del cuerpo)

Cuerpo o Texto
Despedida y Antefirma (atentamente)
Firma, pos firma
con copia o distribucin
Inciales o pie de pgina.

11.
Memorando.- (Latn, memorare = recordar, mencionar); es un documento de carcter interno, de uso muy difundido
en la administracin pblica, se redacta en papel A5 y sirve de relacin en una institucin entre el jefe y el subalterno o
entre dependencias de la misma institucin. Se caracteriza por ser: Directo y breve, funcional y prctico, interno (circula
dentro de una entidad) y es de accin inmediata.

12. Clases:
Simple: Va dirigido a un solo destinatario, para informar asuntos de trabajo como la realizacin de actividades
o la ejecucin de tareas, y en general, para informar asuntos de trabajo a un solo destinatario.
Mltiple: Va dirigido simultneamente a varios destinatarios Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier
otra informacin.
13.

Partes:

14.
1. Cdigo o numeracin.
17.
4. Despedida y Antefirma (atentamente)
15.
2. Informacin (compuesto por el
18.
5. Firma, pos firma.
remitente -De- destinatario -A- asunto y lugar y
19.
6. con copia o distribucin.
fecha)
20.
7. Inciales o pie de pgina.
16.
3. Cuerpo o texto.
21.
8. Informe.- Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la
ocurrencia de hechos considerados de inters, va dirigido de un subordinado a uno superior, o de la misma jerarqua
cuando el caso lo requiera. Tiene carcter de declaracin jurada; quiere decir que la persona que informa debe informar
la verdad, de lo contrario, podr ser sancionada administrativa y judicialmente.
22.
23.
Clases:

24.

Ordinario: Es de uso permanente: Diario, semanal, quincenal o mensual.

Extraordinario: Es el que se utiliza ocasionalmente, cuando se presenta algn asunto imprevisto.
Partes:

25.
1. Cdigo o numeracin
28.
4. Terminacin o conclusin
26.
2. Encabezamiento (Lugar y fecha,
29.
5. Despedida y Antefirma (atentamente)
Destinatario -AL-, Remitente (DE) y Asunto)
30.
6. Firma, pos firma
27.
3. Cuerpo o Texto
31.
7. Inciales o pie de pgina.
32.
9. Acta: Es un documento que contiene el testimonio de las acciones ms importantes que ha acontecido en la realizacin
formal de determinados actos administrativos, como reuniones o sesiones de personas. Libro de actas debe estar
foliado y firmado, en la primera pgina, por un Notario Pblico.
33.
34. Clases:

Acta de Sesin.
Acta de Comparendo.
Acta de Conciliacin.
Acta de Inspeccin.

Acta de Fundacin.
de Sociedad.
Acta de Trabajo.

Partes:

1.
2.

Titulo
Introduccin o encabezamiento (comprende el lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes o de los
que actan si son numerosos).
3. Cuerpo o texto: En esta se considera: Control de asistencia, despacho (correspondencia enviada y
4. recibida), informes de los miembros, lectura de la agenda, pedidos, (cuando no est en la agenda), Orden del da
(se debate agenda y los pedidos), tratamiento de pedidos y votacin.
5. Finalizacin o cierre del acta.
6. Firmas de los que aprueban el acta.

10. Aviso: Es una nota breve que contiene informacin diversa sobre el desarrollo de las actividades cotidianas de
una institucin, para dar a conocer en forma simultnea, a varios destinatarios. Su redaccin es gil, directa y
respetuosa, como si fuera una carta breve.

1.
2.
3.

Partes: La estructura, puede estar compuesta por:

Membrete (si acaso existe).
Lugar y fecha.
Cuerpo o Texto.

4.
5.

Despedida y Antefirma (atentamente).

Firma, pos firma.

6.