Prcticas Avanzadas de

Administracin de Proyectos en MS
Project
Ivn Carlos Rivera Gonzlez, PMP

Prcticas Avanzadas de Administracin de Proyectos en MS Project

Pregunta:
Cuntos de los asistentes tienen un dominio
real de los temas de administracin de
proyectos?

Mejores Prcticas y Tecnologas de Vanguardia para la Direccin de Proyectos.

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Aclaraciones

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The top 10 things Microsoft Project Can't Do for you:

it will not make your team members plan;
it will not improve the estimates you get from your people;
it will not force people into meeting unreasonable deadlines;
it will not provide you with additional resources;
it will not remove the bugs from your product;
it will not discover the scope you missed;
it will not descope your project to meet budget;
it will not negotiate with management for a new date;
it will not always tell you good news and;
I will not turn you into a project manager.

Mejores Prcticas y Tecnologas de Vanguardia para la Direccin de Proyectos.

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Que se espera del taller

Que espera el instructor

Alcance, temtica, duracin
Taller dinmico
Preguntas

Mejores Prcticas y Tecnologas de Vanguardia para la Direccin de Proyectos.

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Conceptos Bsicos

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Conceptos bsicos
PROYECTO: esfuerzo temporal emprendido para crear un
producto o servicio nico.

Los proyectos se subdividen en Fases para permitir un mejor

control.

La suma de las fases determina el Ciclo de Vida del proyecto.

Una fase es una sucesin de Actividades que finalizan al
completar un/ unos entregable/s.
Un Entregable es un elemento fsico documentable o un
documento.
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Conceptos bsicos
PROYECTO

FASES

FASE n

FASE 1

ACTIVIDADES

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Conceptos bsicos
Alcance, WBS, OBS, RAM

Alcance: compendio de todas las tareas a realizar para lograr

completar con xito el proyecto.
WBS (Work Breakdown Structure): descomposicin lgica del
trabajo a realizar.
OBS (Organisation Breakdown Structure): estructura lgica

del equipo de proyecto.

RAM (Responsibility Assignment Matrix): relacin entre WBS
y OBS

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Conceptos bsicos
Ejemplo de WBS
WBS (Work Breakdown Structure)
Proyecto MGPI
PROYECTO
PROYECTOMGPI
MGPI
1.
1.

CONCEPTOS
CONCEPTOS GENERALES
GENERALES
1.1
1.1

DEFINICIN
DEFINICIN PROCESOS
PROCESOS
1.2
1.2

Definicin de Conceptos Generales

1.1.1

DEFINICIN
DEFINICINPROCESOS
PROCESOSFASE
FASE11
1.2.1
1.2.1

Revisin de Conceptos
1.1.2
Generacin de Documento de Conceptos Bsicos
1.1.3
GESTIN
GESTINDE
DE PROYECTO
PROYECTO
1.1.4
1.1.4
Planificacin
1.1.4.01
Control Integral de Proyecto
1.1.4.02
Control de Cambios
1.1.4.03
Control de Documentacin
1.1.4.04
Control de Recursos
1.1.4.05
Control de Riesgos
1.1.4.06

CLASIFICACIN
CLASIFICACIN P.I.
P.I.
1.3
1.3
Clasificacin de Proyectos Internos
1.3.1
Generacin Plantillas Documentacin
1.3.2

DEFINICIN
DEFINICINPROCESOS
PROCESOSFASE
FASE22
1.2.2
1.2.2

Generacin Tabla P.I. vs Plantillas

13.3

DEFINICIN
DEFINICINPROCESOS
PROCESOSFASE
FASE33
1.2.3
1.2.3

GESTIN
GESTINDE
DE PROYECTO
PROYECTO
1.3.4
1.3.4

GESTIN
GESTINDE
DE PROYECTO
PROYECTO
1.2.4
1.2.4
Planificacin
1.2.4.01
Control Integral de Proyecto
1.2.4.02
Control de Cambios
1.2.4.03
Control de Documentacin
1.2.4.04
Control de Recursos
1.2.4.05
Control de Riesgos
1.2.4.06

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Planificacin
1.3.4.01
Control Integral de Proyecto
1.3.4.02
Control de Cambios
1.3.4.03
Control de Documentacin
1.3.4.04
Control de Recursos
1.3.4.05
Control de Riesgos
1.3.4.06

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Conceptos bsicos
Ejemplo de OBS
PROYECTO XXXX
Gestor de la
Cuenta

Gestor de
Proyecto

Nombre

Nombre

Oficina Tcnica

Oficina de Proyecto

Nommbre

Nombre

Coordinador Despliegue

Gestor Logstica

Nombre

Nombre

Calidad
Diseo de
Red

Nombre

Nombre

Formacin
Supervisor Obra Civil
Nombre

Supervisor Instalacin
BS

Supervisor Instalacin
CPE

Nombre

Nombre

Ingeniera

Nombre

Nombre

Soporte Tcnico
Nombre

Supervisor rea

Supervisor rea

Supervisor rea

Gestor de
Subcontratacin
Nombre

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Gestor de
Documentacin
Nombre

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Conceptos bsicos
Ejemplo de RAM
OBS

WBS
AB

Codif. 1.1

CR

AH

Fase 1

1.1.1

Actividad 1

1.1.2

Actividad 2

1.1.3

Actividad 3

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RA

LG

LM

ED

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Conceptos bsicos
Procesos de Gestin: relacin entre ellos
Procesos
Planificacin

Procesos
Inicio

Procesos
Ejecucin

Procesos
Control

Comienzo
Procesos
Cierre
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Fin

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Conceptos bsicos
Procesos de Gestin: evolucin en el tiempo
Nivel de
Actividad

Tiempo
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Plan de Proyecto Que proporciona

Why?

Objectives

What?

Products

When?

Milestones

Who?

Responsibilities

Where?

How?

Approach

How Much?

Resources & Effort

Whereas

Assumptions

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WBS

Te suena conocido?

Work Breakdown Structure (WBS)

La WBS es la
descomposicin
jerrquica orientada a
entregables del trabajo
que ser ejecutado por
el equipo de trabajo,
con la finalidad de
cumplir los objetivos
del proyecto y generar
los entregables. (PMBOK
4ta edicin)

Work Breakdown Structure

Una WBS es una tcnica fundamental de la administracin de

proyectos por la definicin y organizacin del alcance total del
proyecto utilizando una estructura de rbol.

Se utiliza para Administrar

Proyectos, Programas y
Portafolios de Proyectos.

Desglose (Tcnica)
Una Tcnica de planificacin que subdivide el
Alcance del Proyecto y los entregables del proyecto
en componentes ms pequeos y ms fciles de
manejar, hasta que se defina el trabajo con detalle
suficiente para poder respaldar la ejecucin, el
seguimiento y el control del trabajo.

Entregable
Cualquier producto, resultado o capacidad de
prestar un servicio nico y verificable que
debe producirse para terminar un proceso,
una fase o un proyecto.

WBS
La WBS organiza y define el alcance total del
proyecto.

Si no est en la WBS, no est en el alcance.

Tipos de WBS
WBS Orientada a Verbos.
Orientada a tareas que definen los
entregables.
Acciones que debern realizarse para
producir los entregables.
La primer palabra es generalmente un
verbo.

Tipos de WBS
WBS Orientada a Sustantivos.
Define el trabajo del proyecto en
trmino de componentes fsicos o
funcionales.
La primer palabra de los elementos son
sustantivos.
Son llamadas Estructura de Desglose de
Productos.
Estn orientadas de acuerdo a la
definicin del PMI.

Tipos de WBS
WBS Orientada a Fases.
Es utilizada en proyectos largos.
Descompone el proyecto en fases para agrupar
las actividades.

Otros tipos

Orientada a la organizacin (Funciones)

Roles
Geogrficas
Tipo de costo
Centro de Costos

Representacin de la WBS
Estructura de rbol

Representacin de la WBS
Horizontal

Representacin de la WBS
Central Mapa Mental

Representacin de la WBS
Tabulador

Herramientas
Existen muchas herramientas para realizar una
WBS, la mas original y de menor tecnologa es:
Utilizar lpiz y papel

La WBS no tiene en su forma pura

No tiene nombres: el WBS no es el cronograma, todava no

tiene nombres asignados a los entregables, subentregables o
actividades.
No tiene fechas: de la misma forma, todava no tiene ninguna
fecha para lo que hay que construir. El WBS es el qu del
proyecto, no es el quin ni el cundo.

No tiene dependencias: no es el diagrama de red del

proyecto, no se define todava la secuencia de tareas en el
WBS.

La aplicacin de la WBS en los proyectos

Control de Cambios
Verificacin del alcance.

Seguimiento y Control

Control de Cambios
Verificacin del alcance.

Ejecucin
Inicio

Planeacin
Alcance
Estimacin del costo, tiempo
Identificacin de Riesgos

Cierre
Referencia para el cierre de
etapa o proyecto.
Validacin del cumplimiento
de los entregables.

Definicin del alcance y elaboracin

Criterios de
Aceptacin

Planeacin

Lnea Base del

Alcance
Diccionario de la WBS

WBS

Project Scope Statement

Producto Scope Description

Inicio

Contratos, Acuerdos y Sentencia del Trabajo

Determina que deben cumplir los entregables para

que sean liberados.
Se formaliza una vez que la WBS y el Diccionario han
sido concluidos.
Provee un nivel adicional de claridad para definir
los entregables, recursos humanos y materiales
requeridos, tiempo y riesgos.
Asegura que los stakeholders y el equipo de
trabajo tengan un entendimiento en comn del
proyecto.
Define el alcance del proyecto y el
producto. Describe los entregables.
Define las caractersticas principales y
funcionales del producto resultado del
proyecto. Caractersticas nicas.
Referencia legal y condiciones
de contratacin, hitos y criterios
de aceptacin

Preliminary Project Scope Statement

Referencia para planear el
proyecto

Project Charter
Asigna la autoridad

Prctica: Como se prepara la

lnea base del proyecto

Overview

Set up a project document using best practices

Enter task details
Enter durations against tasks
Link tasks
Assign resources
Baseline the plan
Manage the project plan and track progress

Project Setup Best Practices

Iterative Saves and Versions
Project information dialog box
Project defaults (check them before starting a new
project)
Project calendar adjustments (holidays, etc..)
Task Sheet View for initial task entry
Add columns

Project Information

Project Defaults

Project Defaults

Project Calendars

Parntesis
Saber cuando estn disponibles los
recursos

Definen el tiempo laboral y NO LABORAL

para el proyecto Y PARA CADA RECURSO
Si se cambia el calendario, se recalculan las
fechas del proyecto
Mejores Prcticas y Tecnologas de Vanguardia para la Direccin de Proyectos.

41

Parntesis
Hay dos tipos de calendarios
Base: para todo el proyecto
Por recurso.

Mejores Prcticas y Tecnologas de Vanguardia para la Direccin de Proyectos.

42

Views and Columns

Task Sheet view
Add or hide a columns as necessary
Suggested columns:

Task Name
% Complete
Duration
Work
Start
Finish
Resources

Tasks

Project Summary Task

Summary Tasks
Sub-tasks
Task Types
Fixed Units
Fixed Work
Fixed Duration (recommended)
Effort driven

Structure Task into Logical Outline

Outlining helps organize your tasks into more
manageable chunks. You can indent related tasks
under a more general task, creating a hierarchy. The
general tasks are called summary tasks; the indented
tasks below the summary task are subtasks. A
summary task's start and finish dates are determined
by the start and finish dates of its earliest and latest
subtasks.

Project Summary Task

The project summary task has unique
characteristics:
ID = 0
Unique ID = 0
Outline Level = 0
Summary Yes

Only project summary tasks can be created at

Outline Level 0.

Summary Tasks

Subtasks

Task Types
Fixed units tasks where the resources are a fixed value &
changes to the amount of work or the duration do not affect
the resources
Fixed work tasks where the amount of work is a fixed value
& changes to the duration or the number of resources do not
affect the work.
Fixed duration (recommended) tasks where the duration is
a fixed value & changes to the work or the resources don't
affect the duration.
Effort Driven the duration of a task shortens or lengthens as
resources are added or removed from a task while the effort
(work) remains the same.

Task Types

Task Information

Task Information Form

Milestone tasks
Durations
Constraints
Dependencies (predecessors)

Task Information Form

Task Information Form

Task Information Form

Task Information Form

Task Information

Milestones

Task Duration
When entering task durations, enter the
amount of time expected to complete the task
Duration abbreviations
M = Minutes
H = Hours
D = Days
W = Weeks
M = Months

Task Constraints
Field dependencies
Constraint types

As late as possible
As soon as possible
Finish no earlier than
Finish no later than
Must finish on
Must start on
Start no earlier than
Start no later than

Task Dependencies
Predecessors
Finish to Start (FS default)
Start to Finish (SF)
Start to Start (SS)
Finish to Finish (FF rarely used)

Exercise 3
Setting constraints, durations and
predecessors

Resources
Resource types
Entering resources
Assigning resources to a task

Entering Resources
Best done after tasks are entered and linked
Assign names and work effort for each
individual
Duration is the length of time the task will
take to complete, entered in days
Work is the amount of effort needed to
complete the task, entered in hours

Exercise 4
Entering Resources

Tracking
Base lining the project
Entering actual information

Base lining the Project

Purpose of base lining
How to do it
Tools, Tracking, Save Baseline
Remember to baseline the ENTIRE project!

Exercise 5
Base lining

Views, Tables & Filters

Views
Task Views
Gantt Chart
Tracking Gantt Chart
Custom Views

Tables
Filters and Groups

Gantt Chart View

Tracking Gantt

Custom Views
Views are made up of
Tables
Filters
Groupings

It is highly recommended that you copy the

view AND any tables, filters and groups that
are used to achieve that view.

Tables
A table is the actual spreadsheet presentation
of the rows and columns
It stores which fields you see and how the
columns are ordered

Tareas recurrentes

Create a Recurring Task

Step 1: In the Task Name field, click the row where you want the recurring task to
appear.
Step 2: On the Insert menu, click Recurring Task.
Step 3: In the Task Name box, type the task name.
Step 4: In the Duration box, type or select the duration of a single occurrence of
the task.
Step 5: Under Recurrence pattern, click Daily, Weekly, Monthly, or Yearly.
Step 6: To the right of Daily, Weekly, Monthly, or Yearly, specify the task frequency.
Step 7: Under Range of recurrence, type a start date in the Start box and then
select End after or End by.
If you selected End after, type the number of occurrences for the task.
If you selected End by, type the date you want the recurring task to end.
Step 8: Click OK.
Tip
To view all instances of a recurring task in a task view, click the plus sign next
to the main recurring task.

Tareas Programadas

Establish Dependencies Between Tasks

Step 1: On the View menu, click Gantt Chart.

Step 2: In the Task Name field, select two or more tasks to link in the
order you want them linked. To select adjacent tasks, hold down SHIFT,
and then click the first and last tasks you want. To select nonadjacent
tasks, hold down CTRL, and then click the tasks you want.
Step 3: Click Link Tasks
.
Step 4: To change the task link, double-click the link line between the
tasks you want to change.
Set the lead or lag time (see next slide).
In the Type box, select the type of dependency.
Finish-to-Start (FS) is the default
Click OK.
Tips
To unlink tasks, select the tasks you want to unlink in the Task Name
field, and then click Unlink Tasks . All links to the task are removed.

Set Lead or Lag Time

Lead time: The overlap between tasks that have a
dependency.
For example, if a task can start when its predecessor is half
finished, you can specify a finish-to-start dependency with
a lead time of 50% for the successor task. You enter lead
time as a negative value.

Lag time: The delay between tasks that have a

dependency.
For example, if you need a two-day delay between the
finish of one task and the start of another, you can
establish a finish-to-start dependency and specify two days
of lag time. You enter lag time as a positive value.

Asignacin de Recursos

Check Resource Assignments

Step 1: On the View menu, click Resource
Usage.
Step 2: In the Resource Name column, review
the resource assignments.
Step 3: To reassign a task from one resource
to another, select the entire row, position the
pointer over the ID field (the leftmost
column), and then drag the task under the
new resource.

Prctica Visual Basic for

Applications

Abrir un proyecto.
ALT+F11 Arranca el Visual Basic Editor
Herramientas / Macro / Visual Basic Editor

Como usar los ejemplos:

Para crear una macro:
Ejecutar MS Project
Cerrar todos los archivos
Alt. + F11
Insetar
Modulo
Escribir el cdigo
Cerrar el VB Editor
Abrir el archivo del proyecto
Herramientas
Macro
Macros
Seleccionar nombre-macro
Run

Sub WriteToATextFile
Sub WriteToATextFile
'first set a string which contains the path to the file you want to create.
'this example creates one and stores it in the root directory
MyFile = "c:\" & "whateveryouwant.txt"
'set and open file for output
fnum = FreeFile()
Open MyFile For Output As fnum
'write project info and then a blank line. Note the comma is required
Write #fnum, "I wrote this"
Write #fnum,
'use Print when you want the string without quotation marks
Print #fnum, "I printed this"
Close #fnum
End Sub

Sub writemyproperties()
Option Explicit
Sub writemyproperties()
'This macro exports all the built-in and custom project properties
'to a text file. It lists the index of the property, the name and the value.
'It demonstrates the use of a simple error handler to skip the errors that
'occur when a property is not defined or used.
'Copyright Jack Dahlgren, Feb 2002
Dim MyString, MyFile As String
Dim fnum, myIndex As Integer
Dim myProj As Project
Dim skipme As Boolean
'set location and name of file to be written
MyFile = "c:\" & ActiveProject.Name & "_properties.txt"
skipme = False
'set and open file for output
fnum = FreeFile()
Open MyFile For Output As fnum
'write project info and then a blank line
Write #fnum, "Built In Properties"
Write #fnum,
myIndex = 1
Set myProj = ActiveProject
While myIndex <= myProj.BuiltinDocumentProperties.Count
On Error GoTo ErrorHandler
MyString = (myIndex & ") " & myProj.BuiltinDocumentProperties(myIndex).Name & ": " & myProj.BuiltinDocumentProperties(myIndex).Value)
If Not skipme Then
Write #fnum, MyString
End If

Sub writemyproperties() (cont)

myIndex = myIndex + 1
skipme = False
Wend
Write #fnum, "-----------------------------------------------"
Write #fnum,
Write #fnum, "Custom Properties"
Write #fnum,
myIndex = 1
While myIndex <= myProj.CustomDocumentProperties.Count
On Error GoTo ErrorHandler
If Not skipme Then
MyString = (myIndex & ") " & myProj.CustomDocumentProperties(myIndex).Name & ": " & myProj.CustomDocumentProperties(myIndex).Value
Write #fnum, MyString
End If
myIndex = myIndex + 1
skipme = False
Wend
Close #fnum
ErrorHandler:
skipme = True
Resume Next
End Sub

Sub indentme()
'This macro adds or removes a number of leading spaces
'for each task name so that reports
'will show tasks as being indented
'"indentme" adds leading spaces to task names
'"unindentme" removes leading spaces from task names
'Copyright Jack Dahlgren, March 2002
'Version History
'May 22, 2003 - moved unindent functionality into main macro
'
- added ability to input number of spaces interactively
Sub indentme()
Dim t As Task
Dim ts As Tasks
Dim spaces, padding As String
Dim i, j As Integer
Set ts = ActiveProject.Tasks
'Ask user how many spaces they want
spaces = InputBox("Enter the number of spaces to indent" _
& Chr(13) _
& "Leave Blank to remove leading spaces")
'Go through all non-blank tasks

Sub summaryname()
Sub summaryname()
'This Macro will create the entire "Path"
'to a specific task by adding together the
'names of all the parent tasks. It is useful when
'you have many commonly named substasks and want to
'know where in the heirarchy they reside.
'As written, this places the "path" in the
'Text12 custom field. You could alternately put this into
'the task name field itself, however that may make the names
'rather long
'Copyright Jack Dahlgren, March 2002
Dim mystring As String
Dim mytask As Task
Dim myoutlinelevel As Integer
myoutlinelevel = 1
While myoutlinelevel < 10
For Each mytask In ActiveProject.Tasks
If Not (mytask Is Nothing) Then
If mytask.OutlineLevel = myoutlinelevel Then
mytask.Text12 = mytask.OutlineParent.Text12 & " | " & mytask.Name
End If
End If
Next mytask
myoutlinelevel = myoutlinelevel + 1
Wend
End Sub

Sub allgreen()
Sub allgreen()
'This macro shows how to set a barstyle depending on a certain
'value in the text5 field. Right now the case statement is
'commented out, so it will make all of your tasks green
'If you comment out the green line, this macro is useful
'to clear any custom formatting that you may have applied to
'specific tasks.
'Copyright Jack Dahlgren, Feb. 2002
Dim t As Task
For Each t In ActiveProject.Tasks
'Select Case LCase(t.Text5)
'Case "gn"
GanttBarFormat TaskID:=Task.ID, Reset:=True
'comment out this line if you don't want all the tasks green
GanttBarFormat TaskID:=Task.ID, MiddleColor:=pjGreen, StartColor:=pjGreen,
EndColor:=pjGreen
'Case Else
'End Select
Next Task
End Sub

Sub SetRecurringTasks()
'
'
'
'
'
'
'
'

Select a recurring task,

Enter the period of recurrance in calendar days
Click OK and the instances of this task will be
set to recur at the period you have specified.
Copyright Jack Dahlgren, May 22, 2003
Do not redistribute without Author's Permission
No guarantee of performance or suitability for any purpose
Use only on files which have been backed up

Sub SetRecurringTasks()
Dim t, one As Task
Dim ts As Tasks
Dim HowOften As String
Dim oStart As Date
Set t = ActiveSelection.Tasks(1)
Set ts = t.OutlineChildren
HowOften = InputBox("Please enter how often you want this to occur _
(use days as units)", "Enter Frequency")
oStart = t.Start
For Each one In ts
one.Start = oStart
oStart = oStart + HowOften
Next one
End Sub

Sub ReadyToStart()
Sub ReadyToStart()
'This macro will filter to show only tasks that have
'all of their predecessors at least 80% complete
'and which are not already marked complete themselves
'copyright Jack Dahlgren, March 2002
Dim t, pt As Task
For Each t In ActiveProject.Tasks
If Not t Is Nothing Then
If Not t.Summary Then
t.Flag1 = False
If t.PercentComplete = 100 Then t.Flag1 = True
For Each pt In t.PredecessorTasks
If pt.PercentComplete < 80 Then
t.Flag1 = True
End If
Next pt
End If
End If
Next t
FilterEdit Name:="ImReady", TaskFilter:=True, Create:=True, OverwriteExisting:=True,
FieldName:="Flag1", test:="equals", Value:="No", ShowInMenu:=False, ShowSummaryTasks:=False
FilterApply Name:="ImReady"
End Sub

Gracias!
Ivn Carlos Rivera Gonzlez
contacto@ivanrivera-pmp.com
http://ivanrivera-pmp.com