100 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT @ ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "2013-2015 © PLAN DE ACCION DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL 2013 Girardot tiene con qué” "ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL: PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 1600 ACCALDIA MUNICKEAL DE GIRARDOT @ ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 PLAN DE ACCION 2013 OBJETIVO: “Para garantizar el plan de accién de cada dependencia se oriente al cumplimiento del Plan de desarrollo y para facilitar la rendicion de cuentas a nivel municipal, la definicion de las acciones de una dependencia debe precisar a cual o cuales de los objetivos del plan de desarrollo se va orientar la gestién.” El archivo Central municipal realiz6 este plan de accién, debido a que © los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestion administrativa. Un archivo bien organizado no tendran los funcionarios © contratistas que partir en cero, o invertir tiempo y recursos en la busqueda infructuosa de informacion, elevando costos de produccion atraso, confusién, demandas una deficiente formando caos en la administracién y una mala atencién al usuario. Los archivos de la administracion publica deberan implementar un sistema de conservaci6n en cada una de su ciclo vital La Alcaldia cuenta con 15 funcionarios de “Técnico Asistencia en la Administracion Documental” dirigida por el Sena. INTRODUCCION: ® Los documentos en el cual se registra la informacion de tipo estratégico que fundamenta el direccionamiento de la institucion, durante el periodo la entidad disefia las politicas que establezcan para el manejo de los documentos, los objetivos estratégicos con los planes de Modernizacién y Eficiencia del estado, con el desarrollo y con la implementacién del Meci METODOLOGIA: 1. Cumplir con los alineamientos de aplicacion como guia a la direccion de los procesos archivisticos. 2. Proponer los objetivos basicos, especificos y alinearlos con q la estructura actual y a los procesos de gestion. 3. Proponer los enunciados de la Misi6n y Vision de la entidad. Girardot tiene com qué” "ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16£00 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNTCIRAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accién 2013 2 4. Visitar, Revisar y Ajustar los procesos archivisticos de gestion. 5. Analisis de la matriz DOFA, para identificar las variables estratégicas y los factores criticos de 6x 6. Con los puntos anteriores las unidades Misionales y de apoyo, Definen sus estrategias que permitan alcanzar los objetivos del periodo para planear. 7. Fortalecer todos los elementos estratégicos. . Revision y Aprobacién 9. Divulgacién y socializacién. 2 ee ELEMENTOS ESTRATEGICOS El Archivo General Municipal. como ente rector de la politica archivistica en el Municipio esta comprometido en mejorar en los procesos archivisticos con criterios de eficiencia, eficacia y efectividad. mediante la responsabilidad de sus colaboradores y sentido de pertenencia para prestar un mejor servicio de confiabilidad a los usuarios y entes de control. MISION Y VISION DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL: * Mision del archivo: Ser el garante de la conservacion, Preservacion y difusion de los tT ) documentos e informacion que produce en todas las areas y conservar la memoria historica del archivo del Municipio de Girardot. Convertirse en una unidad administrativa que a través de sus actividades, apoye y facilite la consultas a las diferentes dependencias y al publico en general para Preservar y difundir la memoria histérica de! Municipio de Girardot, dar a conocer los proyectos, planes y programas culturales y deportivos que serviran de aporte al desarrollo social de la misma. * Visidn del archivo del Municipio de Girardot: Convertirse en una unidad administrativa. Que a través de sus actividades, apoye y facilite la consulta de acervo documental en las diferentes dependencias y que cuente en el 2015, con una biblioteca virtual para preservar y difundir la cultura y desarrollo historico y social del Municipio a nivel de todo el pais. Girardot tiene con qué” "ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL. ERESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO FTUC CALLE 16 CARRERA 1600 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT ABCHIVO GENERAL MUNTCRRAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accion 2013 3 POLITICA DE CALIDAD: La alcaldia es una entidad organizada con un equipo humano competente, utilizando tecnologia de punta, brinda un serbio con oportuno y con calidad a !a comunidad, satisfaciendo sus necesidades, con austeridad del gasto pUblico y minimizando los riesgos que puedan impactar la consecucién de los objetivos propuestos, propiciando un entorno de armonia y control que se vera teflejado en la mejora continua de la eficiencia y la efectividad de su gestion Control de calidad: @ yv Fomentar el autocontrol en los archivos de gestion del personal que esté encargado en su manejo de planta o contratistas en su organizacién, distribucién, consulta y conservacién de los documentos publicos para dar cumplimiento en la calidad de la gestion. v Actualizar y socializar el Manual de archivos a través de la revision, actualizacién, documentacién de los procedimientos y de la evaluacién del conocimiento a los funcionarios. v Actualizar las Tablas de Retencién Documental de las dependencias del Municipio de Girardot ¥ Capacitaci6n o mesas de trabajo sobre la aplicabilidad de las Tablas de Retencién Documental (TRD) y las Transferencias Documentales, vy Realizar visitas de inspeccion continuas a los archivos de © gestion para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. La alta densidad es el jefe inmediato de la Direccin Administrativa Doctora Elizabeth Delgado Leguizamoén. Procedimientos Programa de Gestién Documental. Dentro de los seis (6) meses. siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberan adoptar un Programa de Gestion Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la produccién, distribucion, organizacion, consulta y conservacién de los documentos publicos. Este Programa debera integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberan observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General Municipal. Girardot tiene con que” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL: PRESERVACION DE LA MEMORIA ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16500 {A MUNICHEAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICH PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "2013-2015 Plan de Accién 2013 4 Archivos. En su caracter de centros de informacién institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del municipio en el servicio al ciudadano, como a la promocién activa del acceso a la informacion publica, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creacién, gestién, organizacién y conservacién de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberan observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General del Municipio. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ALCALDIA DE GIRARDOT |VAPA DEPROCESOS~ AL.CADIA DEGIRARDOT Girandot tiene com qué” ARCHIVO GENERAL MUNICIVAL- ERESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO IPUC CALLE 16 CARRERA 16‘900 ACCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT Se ARCHIVO GENERAL MUNICNEAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accion 2013 5 ANALISIS DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO El Archivo General Municipal, como ente rector de la politica archivistica en el Municipio esta comprometido en mejorar en los procesos archivisticos con criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, mediante la responsabilidad de sus colaboradores y sentido de pertenencia para prestar un mejor servicio de confiabilidad a los © usuarios y entes de control MATRIZ DOFA Es una herramienta de Analisis Organizacional que busca establecer Estrategias de mejoramiento para la entidad u organizacion objeto de estudio o parte de la misma. Para ello parte de la realizacion de un analisis tanto interno como externo con el fin de detectar los siguientes aspectos: D = DEBILIDAD Corresponde a la parte del Analisis Interno de la entidad o del area de @ trabajo que identifica los problemas, las falencias o aspectos que deben ser mejorados o corregidos para lograr un mejor desempefio. O = OPORTUNIDAD Corresponde a la parte del Analisis Externo de la entidad o del area de trabajo que identifica las variables, temas o sucesos de caracter externo (del entorno) que se podrian aprovechar en beneficio o a favor de nosotros. F = FORTALEZA Corresponde a la parte de! Analisis Interno de la entidad o del area de trabajo que identifica los puntos fuertes, las cosas que hacemos bien o los aspectos que podemos aprovechar porque sabemos que somos buenos o tenemos experiencia o capacidad para emplearlos en beneficio de nuestra entidad o area Girardot tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT @ ARCHIVO GENERAL MUNICIEAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accion 2013 6 A= AMENAZA Corresponde a la parte del Analisis Externo de la entidad o del area de trabajo que identifica las variables, temas o sucesos de caracter externo (del entorno) que se constituyen en peligros o son fuente de riesgo por los efectos negativos que nos podrian generar. Para efectos del ejercicio se deben seleccionar las mas importantes, pues no se trata de hacer grandes listados de Debilidades. Oportunidades, Fortalezas o Amenazas, sino sefialar las que realmente puedan generar un Impacto importante bien sea positivo o negativo Para calificar las D, O, F, A, se emplea una escala de G grande= 6; M mediano= 4 y P pequefio= 2, en el caso de su Tamario; y de A alt M medio=6 y B bajo= 3, en el caso de su Impacto para la entidad. El TOT total se obtiene de multiplicar el Tamajio por el Impacto en cada caso. Este ejercicio sirve para depurar la lista y facilitar el analisis. Una vez identificadas las D, O, F y A se deben pasar a la Matriz DOFA donde se realiza el analisis cruzado de ellas con el fin de establecer las estrategias pertinentes. El ejercicio debe terminar con una recomendacién de las estrategias sugeridas que se consideran mas importantes para la dependencia o la entidad como un todo. Girard tiene con gud” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16 £006 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL -2013-2015 Plan de Accién 2013 ANALISIS DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO. DEBILIDADES “Tecnologia j y estantes Obsoletos ke | Falta de acompafiamiento a la aplicacién de la normatividad archivistica Nos tienen en co! nes laborando, consulta y prestacion de servicio a los usuarios dentro de los depésitos de almacenamiento de documentos Falta de aplicabilidad de las TRD, en los archivos de gestién ‘Carencia de personal — especializado en los procesos | custodia de la documentacion | deben contar con los elementos. de control y aislamiento que | garanticen la seguridad de los |acervos y alarma contra Lincendios. TAMENAZAS Deterioro de los documentos por factores de origen biolégico. Hisico y quimico__ = 'Escasos recursos para el Archivo General Municipal, para apoyar los proyectos de Linversion archivos Falta de conciencia de la Administracién Municipal sobre “el quehacer archivistico y el , cumplimiento de la normatividad Lexistente._ | archivisticos de estandares de calidad y falta de severidad en la aplicacién de las normas de archivo lo que pone en riesgo el "| Infraestructura archivisticos a Las areas destinadas para la umplimiento de los procesos | OPORTUNIDADES | Demanda creciente de los ___| Servicios archivisticos Funcién de inspeccion y Saiancia | | por desarrollar y consolidar 7 6 un estudio | técnico para mejorar las condiciones ambientales, para la | salud del personal del Archivo | |General Municipal ee _ Asesorias y capacitaciones en cumplimiento de la _normatividad archivistica, Solicitar un convenio de apoyo conel Sena Carencia de presupuesto para corregir estas falencias y poder condicionar con optimas condiciones como lo exige el | acuerdo 049 del 2000 | |FORTALEZAS "Ley 594 de 2000 | Identificacion con la Mision — Responsabilidad Municipal como yun ente rector de la politica | archivistica. Girandot tiene con qué™ “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL. PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16 800ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL -2013-2015 Plan de Accion 2013 600 -AMENAZAS SS FORTALEZAS ' Patrimonio documental Corpulento acervo documental | municipal. | La falta de perfiles y de | reglamentacion por parte de la | funcién publica en el empleo piblico de archivistas _ El no cumplimiento con el cronograma de transferencias Falta de recursos para el mantenimiento, reparacion y actualizacién de infraestructura fisica del Archivo General del Municipio Herramientas de trabajo como: computadores, Sillas ergonomicas, se encuentran _obsoletos Nos falta una sala de consulta | ojala virtual El cambio constante de los contratistas y del personal de planta en los archivos de gestion y central i Falta de elementos de [proteccion __ Las zonas de trabajo archivisticos, consulta y prestacion de servicios estaran fuera de las de almacenamientos tanto por razones de seguridad como de regulacién y mantenimiento de las condiciones ambientales en el area de deposito | Experiencias y trayectorias — a “Apoyo del Jefe Inmediato y de Control Interno y los indicadores de la ficha técnica de! Meci - | Calidad _ | Acuerdo 049 de 2000 | Tecnologia de punta para poder prestar un mejor servicio a los | usuarios Prestar un excelente servicio |Empleados idoneos | especializados del Sena Para evitar enfermedades Acuerdo 049 de 2000 Girardot tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16oro ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT Ld ARCHIVO GENERAL MUNTCIOAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "2013-2015 Plan de Accion 2013 DESPLIEGUE ESTRATEGICO El Archivo General Municipal (AGM) pretende con el presente Plan definir los ejes y objetivos ha definido sus estratégicos, para lograr los objetivos, el despliegue estratégico se proporciona de la siguiente manera Eje Estratégico 1: Modemizacién de los Archivos Municipales: [Objetivos Estratégicos ESTRATEGIAS | © Modemizar y adecuar la | Reglamentar los articulos de la ley general de archivo | politica Archivistica a las | referentes a la gestion documental, de los archivos de exigencias de la sociedad) gestion y central, actualizar los aspectos actual y alos avances de las | concemientes a la funcién archivistica que ya estén tecnologias de —‘la | reglamentados. | informacion, Concertar la politica de gestién documental en toda la administracion municipal con el desarrollo de las jias de la informacion. Insti los lineamientos que permitan el. | perfeccionamiento armonizado de los procesos en la | gestion documental, | Enunciar la politica archivistica con las demas archivos de gestion del municipio, en el desarrollo de | la democracia y la preservacién de la memoria | municipal = | Desplegar un marco normativo que favorezca la | implementacién en los archivos de gestién, que incluyan los archivos gestion, Central ehistoricos. | | ‘Ajustar la Gestin Documental con el MECI, sistema | | de calidad y gestion, ambiental en el sector municipal | Desarrollar una conciencia ciudadana sobre el valor de los archivos como instrumento de democratizacian y memoria de la sociedad. Solicitar archivadores rodantes, carro de transportar | i los documentos, Cémara digital para las evidencias, una fotocopiadora para evitar la perdidas o traspapelada de los documentos, bodegas para las __| transferencias del 2013 ee | Girardot tiene con qué” "ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL: PRESERVACION DE LA MEMORIA ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 1610 ACCALDIL MUNICIPAL DE GIRARDOT @ ARCHTVD GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL -2013-2015 Plan de Accién 2013 10 Eje Estratégico 2: fortalecimiento de los Archivos Municipales: Objetivos ESTRATEGIAS Estratégicos | Apoyar a los archivos Dar capacitaciones sobre la aplicabilidad de las de gestion en los| Tablas de Retencién Documental, para tener los procesos archivisticos, | @/hivos, organizadosy poder encontrar con con las diferentes faseg | clldad los documentos y | : S°S [as Transferencias Documentales: evitar la de archivo (gestion | produccin y acumulacién irracional de |central e — histOrico) | documentos | \ eens ee | desatancando la | Dar a conocer los cronogramas y el plan de accion responsabilidad del | de lo procesos que se van a desarrollar durante el | @ [archivo central para| #"° epAS) | liderar la administracion | 4 de documentos de Realizar visitas de inspeccién continuas a los | cada dependencia del | aichivos de gestion para verificar el cumplimiento municipio. de lo dispuesto en la presente ley y sus normas | | reglamentarias. “El Archivo General Municipal en cumplimiento de | sus objetivos de acuerdo con las politicas de recuperacién, custodia, conservacién y difusion del | patrimonio municipal lidera el programa de | | Transferencias documentales de los archivos de | gestion de las dependencias del municipio de Girardot. 1. De las transferencias primarias * Todas las Dependencias del Archivo de. \ gestion deberan preparar los documentos a © transferir al Archivo Central Municipal, segiin las series y tiempos de retencién | estipulados en la Tabla de Retencion Documental vigente. Esta se realizara de acuerdo con la_programacién preestablecida para cada dependencia * Todo ingreso de documentos al Archivo | Central se hard oficial mediante ta entrega | fisica de la documentacién, la cual debera hacerse en el formato Unico de inventario documental. * Las asesorias para la preparacion de transferencias se impartiran en cada dependencia y en el Archivo Central se efectuard el cotejo respectivo verificando la coneordancia de 10 relacionado en el inventario con la documentacion fisica entregada. En caso de existir Girardot tiene com qué” "ARCHOVO GENERAL MUNICIPAL: PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16zo ACCALDIN MUNICIPAL DE GIRARDOT Se ARCHTUD GENERAL MUNICIEAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accion 2013 . 11 ESTRATEGIAS- Objetivos ] -~ rat ae on + | Estratégicos paar * a la respectiva dependencia para que se efectien las correcciones del caso Luego de solicitados os ajustes, la respectiva dependencia cuenta con término de maximo 5 dias habiles; para hacer llegar los formatos de inventario debidamente | ' cortegidos. | + ELArchivo notificara al Comité de Archivo y @ | al Consejo de Archivo y a Control interno de Gestion, el incumplimiento del cronograma | de transferencias documentales 0 las correcciones no atendidas por parte de las dependencias, para que tomen las medidas correctivas. 4. la organizacion del Archivo Centra Las transferencias documentales de cada dependencia deberan ser recibidas y cotejadas por los funcionarios de! Archivo Central, se | ubicaran en cajas de archivo, las cuales, se numeraran consecutivamente, respetando la | estructura e ' ‘organico-funcional y los principios archivisticos; posteriormente deberan ser ubicadas en la | estanteria correspondiente. | i Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo | t Central y ejercer un control de la documentacién, se tendra como instrumento descriptivo un | inventario general manual y automatizado, | | compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las / modificaciones y correcciones necesarias y se les | asigna la signatura topografica. i 2. Archivo Histérico: | Allos que se transfiere desde el archivo intermedio | la documentacién que. por decision del respectivo comité de archivo previsto en el articulo 19, debe , conservarse permanentemente, dado el valor que | cobra para la investigacién, la ciencia y la cultura. _ Girardot tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16eto ALCALDIY MUNICIPAL DE GIRARDOT ¥ ARCHIVO GENERAL MUNTICIOAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accion 2013 12 Eje Estratégico 3: Recuperacion y Conservacion del patrimonio documental Objetivos ESTRATEGIAS Estratégicos Salvaguardar, proteger,| La adopcién inmediata de las medidas recuperar, conservar, | necesarias para asegurar la conservacion y _sostener y divulgar el fidelidad de todos los archivos de la entidad | patrimonio documental | y, en particular, de aquellos que puedan del municipio, con el) influir en la determinacion de obligaciones a, | propésito de que sirva| cargo de la misma. * de testimonio de la es eh ) | identidad cultural |elaboraran un plan de trabajo archivistico | | municipal, tanto en el | integral, previendo los recursos que este presente como en el| plan demande, con miras a la organizacion futuro, conservaci6én y consulta de los documentos y archivos _ P| Las entidades | publicas er en proceso de fusion | | deberan elaborar un plan de trabajo | archivistico integral, previendo los recursos | que este plan demande, con miras a la| organizacion, conservacién y consulta de} los documentos y archivos, para su entrega a las entidades que asuman sus funciones © Eje estratégico 4: fortalecimiento Institucional | Objetivos 'ESTRATEGIAS Estratégicos | J Desenvolver una | Programar la participacion de expertos en el politica de gestion del | campo de la informacion y comunicacion y conocimiento para el|promover la participacion de los _ desarrollo y | funcionarios en eventos internacionales compromiso del talento relacionados con la gestién documental. | humano en el AGM que | |induzea la adecuada /Vigorizar la cultura del trabajo en equipo | gesti6n documental |tanto interna como externamente en: ___Latmonia en los archivos de Gestion BI |Fortalecer la Fortificar los archivos de gestion y las areas infraestructura del AGM en materias de tecnologias | Se 2 informacion, Ei Girardot tiene con qué" “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL: PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16ACCAEDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL “2013-2015 Plan de Accion 2013 13, Los anteriores apoyos estratégicos, sus estrategias y actividades que tiene en su base en la misiOn, estan basados en el siguiente soporte normativo que garantiza la competencia del AGM en su adelanto. 1. Modernizacion de los Archivos Municipales de Gestion y Central: En la ley 80 de 1989, articulo 2 literal b del Archivo General de la Nacion difunde que es el encargado de fijar politicas y expedir reglamentos necesarios para la conservacién y uso adecuado del patrimonio documental del municipio y la ley 594 de 2000 dicta la habilidad en materia de administracion de archivos, control y vigilancia, conservacion de los documentos @ municipales. 2. Fortalecimiento del Sistema Municipal de Archivos: En la ley 80 de 1989, articulo2 numeral a, asi como el decreto 4124 de 2004del AGN, divulgan que el AGM es el encargado de establecer, organizar y dirigir en los archivos de gestion y central. Recuperacion y Conservacién del Patrimonio Documental del Municipio: Este objetivo se enmarca en el numeral b, articulo 2 de la ley 80 del 89 del AGN, donde se debe expedir politicas y reglamentos para garantizar las politicas y reglamentos para garantizar la conservacién y uso adecuado de! patrimonio documental. . Fortalecimiento institucional: La ley 80 de 1989. Articulo 2 numeral d, del AGN, que el AGM debe (formular, orientar, coordinar y controlar politica municipal de archivos, acorde con un plan municipal de desarrollo y los aspectos econémicos sociales, culturales, cientificos y tecnolégicos de los archivos que hagan parte al sistema Municipal de Archivos) 2 e ES RECURSOS Determinados en el marco de gastos en el presupuesto de mediano plazo 2011-2014 INDICADORES Corresponde a los establecidos en el sistema integrado de Gestion anexo 6 del manual del AGN Girardot tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16st0 ACCALDIA MUNICIEAL DE GIRARDOT E @ ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL™2013-2015 Plan de Accion 2013 14 CONCLUSIONES 1. Efectuar los redisefios propuestos de manera que a lienen el camino para el analisis y formulacién un nuevo plan estratégico que sea congruente con el Plan de desarrollo para el cuatrienio 2012-2015. 2. Es obligatorio que el Archivo General Municipal, aplique un herramienta para la medicion de la implementacion y desarrollo de la ley general de archivos que constituye su marco general de accién, sin lugar a dudas, este herramienta le permitira conocer e el grado de avances de las politicas, levantar una linea de base que sirva como sustento para nuevos desarrollos y hacer los ajuste institucionales y normativos que acomoden a las nuevas exigencias del modelo de gestién publica. 3. El AGM debe adoptar las tecnologias de informacion y comunicaciones como parte de una estrategia integral de la Direccion Administrativa, que le permita la toma de decisiones 4. Desarrollar el contenido del fortalecimiento institucional del Archivo General Municipal. 5. Efectuar la organizacién optima del Archivo General Municipal en busqueda de la eficiencia administrativa y la lucha contra la corrupcion. e@ 6. En el marco de la politica de modernizacién del municipio se buscara avanzar en: * Necesidad de aplicar los procesos que involucran la gestion documental. * Incrementar la eficiencia y efectividad de los programas gestién y central del municipio y mejorar el servicio al ciudadano. 7. Seguir escaneando y digitando los fondos acumulados, para poder prestar un se excelente servicio de calidad. 8. A un futuro con planes de modernizacion y eficiencia con el desarrollo del plan de digitalizacion hacia un programa de gestién documental electrénico. 9. Nuestra politica de calidad esta orientada hacia la mejora continua, lo cual solo seria posible lograr con la utilizacion de las siguientes herramientas Girard tiene con que” ‘ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL. ORESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16910 ACCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT @ ARCHIVO GENERAL MUNTCREAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "2013-2015 Plan de Accion 2013 15 * Pesquisa de la politica y objetivos de calidad tradicionalmente ¢ Estimacion de resultados de auditoria con planes de mejora * Investigacién del Direccionamiento estratégica por la Alta gerencia * Concentracién de la filosofia de mejoramiento perenne (control de no aprobaciones, toma de acciones y preventivas correctivas planes de mejoramiento, entre otros). * Lacimentacién de guias extendidos al municipio « Implementacion de una herramienta de medicion de la gestion GLOSARIO: Ejes Estratégicos: De ios cuales la gente articula comunicacion y desarrollo sostenible, como los resultados mas generales y a largo plazo, que una organizacién quiere conseguir en un futuro. Estrategia: @ Como una entidad pretende llegar a los objetivos. Fuentes de Financiacion: Origen de los recursos econémicos, destinado para el funcionamiento del Archivo General Municipal, que provienen del presupuesto municipal Se entiende como el objeto social o la razon de ser del dependencia de archivo, debe ser clara y sencilla para que sea comprendida y asimilada por todos los miembros de la organizacién y responder a los siguientes interrogantes {Qué hace su institucion? ~Como lo hace? éEI por qué lo hace? Y su relacion con la funcion principal que realiza 0 debe realizar. Girardot tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16a0 ACCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT Se ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "2013-2015 Plan de Accion 2013 16 Vision: Es la proyeccion de la institucién a largo plazo que permite establecer su direccionamiento, el rumbo las metas y lograr su desarrollo. Objetivo Estratégico: Hipotesis de hasta donde podemos llegar, Intervalo de cumplimiento 0-4 afios. Plan Estratégico: Documento el cual los responsables de la entidad relacionan las estrategias a seguir las actividades en los meses, para cumplir con la vision establecida. Este debe ser cuantificable, debe tener politicas, y definir tiempos para los objetivos. MES ACTIVIDAD OBJETIVO PORCE NTAJE "Se Elabora un programa de | Que ncuyalos sguienies aspectos | gestion documenta! se enmarcan | - Objetvos: El eficente y eficaz manejo | ye, como los procesos archvistico | ¥ ogeizacén de la docurentzion sistematicos que comprenden el eaten tetany por una Corte a eno MtateS be facta su Prosi, Tami administrativasy tenicas (lastcectin, Ordenexién Descrhe, | ‘Se salicitara capacitacion al AGN | Upizacion, Conservacion y Disposician «2 Col subsidio, al Sera sobre os | fina Archivos y las TRD Para seguir la apicecion de les TRO. *Exigile a los contratsta el paz y salvo al retrarse para haceros | Pera sequ a normetvdad y poderla | j responsaties de la gestion del | ditndr a las dependencias, como la | archivo. lay del Archivo $94 del 2000, para dare 1 aplcabdad como las TRO, “Ponerme de acuerdo con la AAAS Unies, Ainistabias & inserar dichos austes | Secretaria de Gobiemo para 25 imporiante tener presente lo establecer como s@¥! sreceptuado en la ley General do establecer los comités de Archivo | Arcnvos, especialmente sus atculos y Consejo Municipal de Archivos | de os servidoresplcos “Sensibilzacion y Toma de | -Concenttar mecanismos y ccciones | conciencia Apicabiidad de la ley | de sensbiizacen. 594 de! 2000 -Recuperar valores historias y (falta de reconocimiento y de | testimonies. valoracion de las fuentes | “Imolementar progresivamente los | ocumentales) programas integrales de conservacion “Control de Piagas, Limpieza, | "°°"? | condiciones Ambientales cada | poder contoler el archivo de toda mes solctar fumigacion a toda la'| clase de animales sobre todo del alcaldia, sobre todo al soiano | comejin y de os raedores que son los para evitar toda clase de traumas | princes pare destur a | i que aparecen como roedores, | documentacién. Siempre solcito murciélagos, zancudos, comején | furigacion cada mes para tener bien salvaguardar la documentacion Girarot tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICICAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANUGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16‘810 AscAODEA MUNICIPAL DE GIRARDOT e ARCHIVO GENERAL MUNICIEAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accion 2013 ne j MEST ACTIVIDAD ‘OBJETIVO Abril hasta Etapas en la Organizacion | *Proceso archivistico que |5 —_Meses | diciembre de los consiste en el desarrolio de un | 50% | \ Fondos Acumulados _| conjunto de acciones orientadas | i | a clasificar, ordenar y descrbir | Este | | los documentos de la| proceso es a | i © Pre-diagndstico y | Administracion. largo tiempo Diagnéstico Promover la oyanizacién y el | debido a que © Plan de trabajo fortalecimiento | levamos e © Fase operativa de los archivos pablicos del | una | (Identifcacién, Municipio, para garantizar la | secuencia y Clasificacin, eficacia de la gestion del Archivo | nos Depuracion, | ¥ la conservacién del patrimonio | encontramos | Ordenacion, | documental | con el cuelo | | Deseripcién) ‘Listado de series 0 asuntos a | de botella de | © Tablas de Valoracion | los cuales se asigna tanto el] parar la Documental tiempo de permanencia en el | produccion, (Eleboracién, aval, | Archivo central como su el 1° Es la aprobacién, aplicacién) | disposicién final bisqueda | © Permiten identifica los | que nos | Operacion por le cual se retira | documentos que alin | hacen de la unidad documental los | estén en segunda fase | frecuenteme documentos que no tienen del ciclo vital jnte de las valores ni primario ni| © Idenfifican los | dependencia secundarios, ganchos dooumentos que deben | s ylos entes metalicos, foliar, e inventanar eliminarse | de control, e@ | jen el formato Gnico de; © @ Sefialan los tiempos en | por eso se | inventatio-introducirio en medio que deben seleccionarse | realize poco | magneético y eliminarse os| a poco en | | documentos | los | © Garantizan el respeto de | momentos Estamos tealizando este los derechos ciudadanos | que nos | proceso nos foca poco a poco) © @ Favorecen una } queda por fa cantidad de bisqueda adecuada _seleocion | tiempo. | de documentacion para todas | documental | 2°.Somos aquellas entidades de Control | dos funcionarias. ! \ una se | { encarga de las bodegas yla | encargada | | del archivo 1 enlo | administrativ j ay _| operative Girardot viene con qué” "ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA® ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16Ascacoia 9 (UNICIWAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accién 2013 18 MES | ACTIVIDAD OBJETIVO j PORCE et LNTAJE ‘Adecuaci6n para las Junio | TRANSFERENCIAS. Concertar mecanismos y | | Julio | Inducciones sobre: acciones de | 100% | -programas de sensibilizacién. | conservacion « Recuperar valores | | preventiva: histéricos documentos y | | *Sensibilizacion y Toma testimoniales. | de Conciencia | Implementar | | | -Limpieza- Control de progresivamente los | Plagas: programas de *Espacios no adecuados para el deposito de los documentos *Carencia de capacitacién ' del personal de servicios | generales encargados. | *Problemas administrativos: presupuesto y mantenimiento global de ta| | edificacion. conservaciOn preventiva. Aplicar mecanismos y sistemas para el control de areas de deposito. e Identificar las principales fuentes de polvo y suciedad. i Elaborar un programa integral de limpieza y mantenimiento de la edificacion. Girardot tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16 610CALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT Se ARCHIVO GENERAL MUNICIOAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "2013-2015 ‘ozo Plan de Accion 2013 19 MES ACTIVIDAD | OBJETIVO PORCENT | ' ae atari, eA | | Agosto Transferencias Documentales: 15 Meses Septiembre ® Evitar a nivel fsico y funcional | 50% | i “Transferencias primarias: | la acummulacion de documentos | | Remision de documentos del | en las unidades administrativas | Este proceso | archivo de gestion(o de oficina) | productoras. ea 00 | | al central para su conservacion | ° Asegurary faiitr el control SP? a precautélatela y se tratade | efectivo y ordenado de la oe | | | documentos cuya frecuencia | documentacion Bena: y @ | | de uso ha disminuido o ® Disponer de informacién atl ya_| nos | culminado en el proceso de | sea parala toma de decisiones | encontramos i atencién de tramites administrativas 0 para el con el cuetio | | *transferencias secundarias: | conocimiento del desarrollo de botella de | Remisién de documentos del _ histdrico institucional parr la archivo central al archivo Garantzar alos ciudadanos el_ | produccién, el i historioo para su conservacion | acceso a la informacién. 1 | permanente, Setralade | ° Asegurar la conservacion ae | documentos debidamente precautelatelao definiivadela | fae "9S | | seleccionados teniendoen | documentacion, en condiciones | recuentemen ts | cuenta su valor cientifico, optimas. te de las | | Cultural e Histrico ¥ Limpieza (Eliminacién de | dependencias | j residuos de polvo Y los entes de | Estas transferencias se harén |v Eliminacién de material | control, por de acuerdo al reglamento del metalico (clip, ganchos de | eso se realiza Archivo Central Municipal. | | cnsedora, _‘legajaores, | poco @ n0co, Para realizar estas alfileres, etc.) procurando no | &" los @ | transferencias el Archivo de causar deteriora fisico. aS gestion al Archivo Central |v Identificacin de! material a geet | Municipal debe prepararse la | afectado por _biodetetioro fac | | documentacion clasificéndolay | _(hongos o insectos) se debe | Je gsm oc dog corganizandola de acuerdo con separat del no contaminado. | funcionaras, lodispuestoenlaTRD,se | ¥ Revision y foliacién (numerar | una se | debe adelantar una | consecutiva ¥ | encarga de | preparacién fisica de los cronolgicamente la | las bodegas y documentos a transferit | documentacion al interior de | laencargada | | | las carpetas. con lapiz de | del archivo en | { mina negra y blanda, retirar | '© 1 folios blancos que estan | @dminisrativo | ithe | -¥ operative Girardot tiene con qué” "ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- @RESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16ALCALDIA SUNICHPAL DE GIRARDOT eS ARCIIIVD GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2013-2015 Plan de Accion 2013 20 MES ACTIVIDAD — ~ OBJETIVO PORCENTA [ete eo ° f [JE Septiembr | Transferencias Retirar el material que) 50% e Documentales: noes de | Realizaré un cronograma! —_archivo( folletos, de dias para llevar un | periédicos, \ Jorden de recibir estas! — recortes de prensa o, transferencias, como {o | revista, libros indica Depurado} ete.) los cuales pueden | | totalmente, _clasificado, | formar i e@ foliado, con sus parte deuncentrode ; respectivos inventarios en} documentacién, | el formato unico de; una hemeroteca o una | inventario con _ la biblioteca | aplicabilidad de sus|~ Los documentos aj respectivas TRD y enviado| —_transferir se ubicara en | en medio magnético | carpetas o cajas las | | cuales deben de estar | plenamente | identificadas. | v Los documentos , transferidos deben ir acompafiados de un i formato de transferencia | en el que se identifique | e@ la oficina productora, la | serie documental, las | fechas extremas, las | unidades de| conservacion = -y | numero de folios. | Y Los formatos eben | diligenciarse en original y copia la cual se } devolvera firmada después de cotejados y | | con sus respectivos inventarios, finalizando un acta, Girard tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA ANTIGUO FTUC CALLE 16 CARRERA 16{ ASCALDIN MUNICIPAL DE GERARDOT e ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "2013-2015 Plan de Accion 2013 21 [Mes] ACTIVIDAD OBJETIVO | PORCENT { LAJE | Octubre ‘El | celebra a nivel nacional el dia del Archivo, y los festivales turistico de | nuestra bella ciudad de las Acacias nos haremos notar con algo cultural, porque el Archivo puede también colaborar con la cultura de nuestra ciudad. de Octubre se] En este el Archivo Ceniral ‘Municipal har un programa o nos integramos a la celebracion de los | cumpleafics de Girardot, Doctor en este festival | turistico nos tenemos que | lucir desde ahora hay que | infundirles a los | Educativos que formen | comparsas folcloricas de | cada regiin, a la mejor comparsa habré un premio para centivarlos y a las Empresas que aporten las Carrozas y vera que Tealizaremos unos buenos | festivales. 50% El Archivo Central Municipal haremos llegar una circular informando la programacion de como se va ha realizar las Trasferencias documentales con las | fechas que le toca a cada dependencia. Siempre y cuando cumpla con los requisitos. Y en medio magnético, *Iimplementar el desarrollo de procesos basicos + de aplicacion de las TRO, organizacion, Transferencias: | primarias, secundarias, reouperacion, _preservacién, conservacion de la informacion y disposicién final | de los documentos | * Lograr el adecuado manejo | en la organizacion de los documentos de archivo en medio magnético. i 100% Girandot tiene con qué” . “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA HEMORIA™ ANUIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16£20 ALLALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICIEAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL -2013-2015 Plan de Accion 2013 22 CRONOGRAMAS DE CAPACITACIONES AMES 2 _DEPENDENCIAS ACTIVIDAD _ | Febrero 08-2013 Secretaria de Transito y APLICACION DE TROY | { Transporte TRANSFERENCIAS | Febrero 15-2013 | Alcaldia, Direccion APLICACION DE TROY | Operativa, Contratacion, | © TRANSFERENCIAS | ___| Juridica v4 | ‘Febrero 22-2013 | Oficina de Control interno de | APLICACION DE TROY | TRANSFERENCIAS | Gestion y Control interno Disciplinario-Direccion de 2 Sie et Vivienda y Sistemas _ jomeenee | Marzo 01-2013 Secretaria de Gobier APLICACION DE TRO Y inspecciones, Comisarias, TRANSFERENCIAS Espacio Publico y Casa de dtc ____| Justicia aa a i Marzo 08-2013 Oficina Asesora de | APLICACION DE | Planeacién Municipal y | TRD Y TRANSFERENCIAS Direccién Técnica-Archivo __| Marzo 15-2013 Secretaria de Hacienda: APLICACION DE TRD Y Tesoreria, Pagaduria, J GIRANSFERENCIAS Presupuesto — Contabilidad, Impuestos y Almacer | Marzo 22-2013 | Secretaria de Educa | APLICACION DE TRO Y Me a i TRANSFERENCIAS Abril 05-2013 Secretaria de Salud ‘APLICACION DE TRDY e |S eit ee ie ee _~ | _TRANSFERENCIAS | Abril 12-2013 Secretaria de Infraestructura | APLICACION DE TROD Y bes TRANSFERENCIAS Abril 19-2013 Desarrollo Econdmico APLICACION DE TRO Y |S one TRANSFERENCIAS “Abril 26-2013 | Direccién Administrativa: | APLICACIONDE TROY | | Talento Humano-Ventanilla | TRANSFERENCIAS Unica-Atencién al Ciudadano A Archivo-Cultura y Turismo. a | Mayo 03-2013 Secretaria de Desarrollo | APLICACION DE TRD Y | Economico | TRANSFERENCIAS ‘Mayo 10-2013 =| Direccion de Asistencia | APLICACIONDE TRDY | Técnica y Medio Ambiente | — TRANSFERENCIAS ea) ~ E = | Mayo 10-2013 Sisben y Direccion de | APLICACION DE TROY deporte |__TRANSFERENCIAS jirardot tiene con ‘ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 1620 ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICICAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL -2013-2015 Plan de Accion 2013 23 CRONOGRAMAS DE VISITAS A LAS DEPENDENCIAS Y ARCHIVOS DE GESTION ENCIAS _ ACTIVIDAD ‘Enero 09-2013 | Comisariade Familia | Realizar visitas de fapercin| Dra. Martha Amalia- Casa | continuas a los archivos de gestion | i | de Justicia. Primero de para verificar el cumplimiento de lo Enero dispuesto en la presente ley y sus rt normas reglamentaias | e Febrero 01-2013 | Alcaldia, Juridica, Realizar visitas de inspeccion Contratacion , Direccion continuas a los archivos de gestion | Operativo, Control interno | para verifcar el cumplimiento de lo Disciplinario dispuesto en la presente ley y sus Be re normas regiamentarias _ | Febrero 07-2013 | Secretaria de Gobierno: Realizar visitas de inspeccion Inspecciones, Comisarias, | continuas a los archivos de gestion Espacio Piblico y Casade para verificar el cumplimiento de lo | | ' Justicia, Control Intemo de | dispuesto en la presente ley y sus gestion, Vivienda, Sistemas _normas reglamentarias _ Febrero 14-2013 | Tesoreria, pagaduria Realizar visitas de inspeccion continuas a los archivos de gestion para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus e | ___| normas reglamentarias | Febrero 28-2013 | Oficina sora de ‘Realizar visitas de inspeccion Planeacion Municipal y continuas a los archivos de gestion Direccion Técnica-Archivo _ para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus | ___| Mormas reglamentarias __ nea 04: 2013 0 | Direccién Administrativa, | Realizar visitas de inspeccion | Secretaria de Salud Continuas a los archivos de gestion para verificar e! cumplimiento de lo | | dispuesto en la presente ley y sus formas reglamentarias | Marzo 18-2013 | Secretaria de Hacienda: Realizar visitas de inspeccién | Presupuesto - Contabilidad, continuas a los archivos de gestion Impuestos y Almacen para verificar el cumplimiento de lo | | dispuesto en la presente ley y sus | normas reglamentarias Girardot tiene con qué” “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL: @RESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16AECMADIN MUNICIPAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL, PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL -2013-2015 Plan de Accién 2013 24 CRONOGRAMAS DE VISITAS A LAS DEPENDENCIAS Y ARCHIVOS DE GESTION [MES | __DEPENDENCIAS. ACTIVIDAD Marzo 27-2013 | Desarrollo Econdmico, Realizar visitas de inspeccion | Sisben continuas a los archivos de gestion | para verificar el cumplimiento de lo | | | dispuesto en la presente ley y sus | | é | normas reglamentarias | e Abril 01-2013 Secretaria de | Realizar visitas de inspecci6n | Infraestructura continuas a los archivos de gestion para verifcar el cumplimiento de to | | dispuesto en la presente ley y sus | normas reglamentarias Abril 08-2013 Sotano: Archivo de la Realizar visitas de inspeccion | Alcaldia, Juridica, continuas a los archivos de gestion Secretaria de Salud, para verificar el cumplimiento de lo | Secretaria de Hacienda y —_| dispuesto en la presente ley y sus Tesorerla normas reglamentarias B Abril 15-2013 Direccion de Asistencia Realizar visitas de inspeccion Técnica y Medio Ambiente | continuas a los archivos de gestion (Umata) para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus e - ea. normas regiamentarias Abril 22-2013 _ Direcci6n de deporte Realizar visitas de inspeccion continuas a los archivos de gestion | para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus |e | normas reglamentarias Abril 29-2013 Secretaria de Educacion Realizar visitas de inspeccién continuas a los archivos de gestion para verificar el cumplimiento de lo | dispuesto en la presente ley y sus ig 8 tea) [normas reglamentarias Mayo 02-2013 | Secretariade Transitoy [Realizar visitas de inspeccién Transporte continuas a los archivos de gestion | para verificar el cumplimiento de lo | dispuesto en la presente ley y sus | ___| normas reglamentarias _ i Girardoe tiene con qué” "ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL: PRESERVACION DE LA MEMORIA ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16920 ALCALDIA. MUNICIPAL DE GIRARDOT @ ARCHIVO GENERAL MUNICIEAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL*2013-2015 Plan de Accion 2013 25 CRONOGRAMAS DE TRANSFERENCIAS MES | DEPENDENCIAS ‘ACTIVIDAD Fe dunio 07-2013 | Alcaldia, Direccion Operativa, Aplicabilidad de las TRD-La | Contratacion, Juridica documentacién completamente limpia, sin | \ | ganchos de cosedora, completamente | foliado e inventariado en el formato inico | i de inventario yen medio magnético _| Junio 14-2013 | Oficina de Controlinemode | Aplicabidad de las + TRDLa Gestidn y Control Interno documentacién comoletamente limpia, sin Disciplinario-Direccién de Vivienda | ganchos de cosedora, completamente Ss y Sistemas foliado e inventariado en el formato unico | I Ea 5 __|.de inventario_y en medio magnético | Junio 27-2013” Secretaria de Gobierno TAplcabiidad de las TRDLa | | lnspecciones, Comisarias, documentacion completamente limpia, sin | Espacio Publico y Casa de | ganchos de cosedora, completamente Justicia foliado e inventariado en el formato dnico i deinventario yen medio magnético __| Junio 28-2013 | Oficina AsesoradePlaneacion | Aplcabildad de fas TRD-La) Municipal y Direccién Técnica- | documentacién completamente limpia, sin | Archivo ganchos de cosedora, completamente | | foliado ¢ inventariado en el formato inico de inventario y en medio magnético Julio 5-203 | Secretaria de Hacienda: Apicablidad de las TRO-La Tesoreria, Pagaduria, documentacion completamente limpia, sin Presupuesto - Contablidad, ganchos de cosedora, completamente | Impuestos y Almacén foliado e inventanado en el formato unico | de inventarioy en medio magnéticn e | Julio 12-2013 | Desarrollo Econémico Apicabiidad de las TRDLa documentacién completamente iimpia, sin | | | ganchos de cosedora, completamente foliado e inventariado en el formato Unico I de inventario_y en medio magnético | Julio 19-2013 | Secretaria de Salud Aplcabiidad de las TROLa| documentacién completamente limpia, sin ganchos de cosedora, completamente foliado e inventariado en el formato unico ae de inventario_y en medio magnético | Julio 26-2073" | Secretaria de Infraestructura Aplcabildad de las TRD-La| | | documentacién completamente limpia, sin | | ganchos de cosedora, completamente foliado e inventariado en el formato Unico | de inventario y en medio magnético Girardot tiene con qué” “ARCHOVO GENERAL MUNICIPAL: PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16Lo ALCALDIA. MUNICIPAL DE GIRARDOT @ ARCHIVO GENERAL MUNICIOAL PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL -2013-2015 Plan de Accion 2013 26 CRONOGRAMAS DE TRANSFERENCIAS, [Wes DEPENDENCIAS a _ ACTIVIDAD ; J Agosto 02-2073 | Direccién Administratva: Talento | Aplicabiided de las ‘TRD-La | Humano-Ventanilla inica- documentacién completamente limpia, sin j Alencion al Ciudadano Archivo- | ganchos de cosedora, completamente | Cultura y Turismo foliado e inventariado en el formato tnico de inventario y en medio magnético ‘Agosto 02013 __| Secretaria de Desarrollo Aplcabiidad de les TRDLa | | Economica documentacion completamente limpia, sin | oliado e inventariado en el formato dnico ao i iS de inventario_y en medio magnetico ‘Agosto 16-2013 | Direccion de Asistencia Técnica | Aplcabildad de las TRD-La| y Medio Ambiente (Umata) documentacion completamente limpia, sin | ganchos de cosedora, completamente foliado e inventariado en el formato tnico | e de inventario_y en medio magnético { Agosto 23-2013 | SisbenyDirecciondedeporte | Aplicablidad de las TRD-La| | | documentacién completamente limpia, sin i ganchos de cosedora, completamente foliado e inventariado en el formato dnico a | de inventario y en medio magnético ‘Agosto 30-2073 | Secretaria de Transitoy Apicabiidad de las TRO-La | | Transporte documentacién completamente iimpia, sin | | ganchos de cosedora, completamente | | foliado e inventariado en el formato unico | | de inventario y en medio magnético j | | ganchos de cosedora, completamente | NOTA: Esta transferencia se llevara a cabo siempre y cuando me adopten otra bodega por que en el momento no tengo espacio, para poderles cumplir el proceso de transferencia, ya lo he solicitado, por medio de oficios. Girardot tiene con qué “ARCICIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE 6A MEMORIA” ANTIGUO IYUC CALLE 16 CARRERA 16820 UL ALDIA. MUNICIPAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL en ee ae 15 Plan de Accion 2013 26 CRONOGRAMAS DE FUMIGACION e DURAANTE EL ANO 2013 | MES — DEPENDENCIAS ACTIVIDAD Febrero 08 Archivo Central | Fumigacion ide 2013 — Municipal Antiguo | | Se emeeamealtCE. e | Agosto 02 | Archivo Central |Fumigacion de 2013 Municipal Antiguo 3 Ituc | , ‘Noviembre | Archivo Central Fumigacion | 082013 Municipal Antiguo | Be itu | Girardot tiene cong "ARCHIVO pase MUNICIPAL- sawvacior LA MEMORIA” INTIGUO ITUC CALLE 16 CARRERA 16ACALDES MUNICIEAL DE GIRARDOT ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL is PLAN ESTRATEGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL -3013-2015 Plan de Accion 2013 27 Cuento con el apoyo del sefior Alcalde: Dr. Diego Johany Escobar Guinea, el Dr. Manuel Fernandez, Director Operativo, el Dr. Gilberto Montes Téllez, jefe de Control Interno, La Presidenta del Comité de Archivo: Elizabeth Delgado Leguizamén para lograr este Plan de accion y los cronogramas del afio 2013. Continuar con las capacitaciones o seminarios que realiza el Archivo General de la Nacién. Alcanzar el proceso de esta gran Empresa que emprende a dispersarse a futuro. Es grato servir, 7lerun Neo ee) ‘ILEANA ACERO NAVARRO TECNICO OPERATIVO. ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL + Proyecto: leana A Girardot tiene con qué “ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL- PRESERVACION DE LA MEMORIA” ANTIGUO FTUC CALLE 16 CARRERA 16 620|