Las Compras dentro de la Empresa

Como t bien sabes las Empresas no son autosuficientes, stas dependen de terceros
o elementos externos.
Para abastecer sus operaciones y actividades, las Empresas necesitan materias
prima, materiales, mquinas, equipos, servicios, y un sin nmero de insumos que
provienen del ambiente exterior. Como conclusin de lo anterior, puedes observar
que para que las Empresas inicien sus operaciones, es necesario que los materiales e
insumos se encuentren disponibles y su abastecimiento garantizado.
La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de ubicacin de
proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs de
negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la
recepcin de las mercaderas correspondientes para controlar y garantizar el
suministro de la adquisicin.

A. Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas reas de la

Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de
Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades
de la Empresa con sus proveedores.

B. Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el

abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa.
Adems la colaboracin en la administracin de los recursos materiales y
financieros de la Empresa, es decir, saber a quin, cmo y cundo comprar, puede
traer consigo mayor economa y ganancias para la Empresa.

C. Organizacin de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto

sus necesidades tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamao,
organizacin y situacin geogrfica.
Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas
como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las
cuales tienen sus ventajas o desventajas

Tipos de organizacin.
1. Organizacin Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el
departamento, seccin o encargado de compras.

Las ventajas de estos sistemas son:

Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por
compras en grandes cantidades.
Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
Mayor especializacin de los compradores.
Organizacin de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
Poca flexibilidad.
No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes
organismos de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.

2. Organizacin Descentralizada:
Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados
de compras para atender sus necesidades especficas y locales.

Las ventajas de este sistema son:

Mayor conocimiento de los proveedores locales.
Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la
Empresa.
Agilidad en las compras.

Entre las desventajas ms importantes se destacan:

Permite un menor volumen de compra.
No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los
proveedores.
Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra.
Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
Ausencia de compradores especializados.

El Ciclo de Compras

Como te habrs dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fcil de

realizar ya que se debe tener una organizacin adecuada y acorde a las necesidades
propias de ellas.
A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de
compras:

Anlisis de la Solicitud de Compras.

Investigacin y Seleccin de Proveedores.
Negociacin con el Proveedor (seleccionado).
Acompaamiento de Pedido (Follow-Up).
Control de la Recepcin del Material Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

1. Anlisis de la Solicitud de Compra
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el
organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el
rea de punto o seccin que requiera un determinado producto.
El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los
antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades
requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se
hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener
los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha
de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal
modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las
compras. Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un
fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez
un fichero de proveedores para cada tipo de material.

2. Investigacin y Seleccin de Proveedores:

sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes:
La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores.

La Investigacin:
Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales
requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte
con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos
proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas
correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos
para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como
nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los
clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen
las materias primas e insumos necesarios y que los venden.
Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un
banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan
antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio.
Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de
proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra
debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos,
folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin
sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real,
que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor
Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

La Seleccin:
Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y
elegir cul es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena
seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio,
calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega,
confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.
Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente
el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La

investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que

permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material
requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de
compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. De
acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una
comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es
una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido.

3. Negociacin con el Proveedor:

Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras
empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las
condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las
especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega,
deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del
proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al
proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el
Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya
que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las
condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las
condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el
proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y
criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los
controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea
legalmente valido.
Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de
compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un trmino medio; cada
parte cede un poco para que ambos se beneficien.

4. Acompaamiento del Pedido (Follow-Up):

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la

entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad
negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de
constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el
organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden
de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin
del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran
volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos
preestablecidos.
De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir,
acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los
problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de
compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o
intentar complementar el atraso con otros proveedores.

5. Control de la Recepcin del Material Comprado:

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da compra. En la recepcin del material,
el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el
organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con
las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se
llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y
calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn,
recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la
autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de
precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e
ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de
compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente,
en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de produccin que impliquen
anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL PROCESO DE

COMPRAS

 Dentro de la gestin de compras se deben incluir todas aquellas compras que

inciden en el cumplimiento de los requisitos del producto.
Como la actividad de la empresa es satisfacer las exigencias del mercado, para
ello es necesario trabajar en:
- El cumplimiento de entrega
- Las especificaciones del producto
- Plazos acordados
- Precios
Todo lo anterior se logra teniendo un dominio de las compras y subcontrataciones.
Una gestin eficaz del proceso de compras brinda confianza en los clientes
internos, externos e interesados.
As mi cliente interno no me diga los requisitos, yo debo preguntar por ellos y
darle esa informacin al proveedor.
Es indispensable que para la gestin de compras sea ms importante el
cumplimiento de los requisitos antes que fijarse en el precio.
Es importante que se tengan estrategias de compras dentro de la empresa y se
tengan documentadas.
Quien maneje las compras en la empresa no debe abandonar al proveedor hasta
el momento que se le pague para conservar la buena relacin.
Prever lo que puede suceder en el cumplimiento del contrato por parte del
proveedor y de la empresa para ello se debe dejar muy claro en caso de algn
problema o incumplimiento que se debe hacer, si hay plizas de cumplimiento o
sanciones, etc.
Es muy importante hacer la proyeccin de las compras
Se debe pedir lo que realmente se necesita

 Los clientes internos deben ayudar a compras a ser eficientes a veces las compras
urgentes se saltan todos los procedimientos establecidos para las compras.
Generalmente las compras urgentes son por falta de planeacin.
El proveedor debe ser muy confiable y ms el de las importaciones.

NO CONFORMIDADES MS FRECUENTES:
No se hace lo que dicen los documentos
No incluir un producto critico dentro del listado de crticos
La evaluacin a los proveedores se debe hacer tanto a los que se tienen como a los
nuevos
Cuando se hace una compra urgente no se lleva a cabo el procedimiento establecido
Se debe hacer seguimiento a proveedor; es indispensable, y el resultado de la
evaluacin se debe emplear para tomar la decisin con respecto al proveedor.
Si se compra a un proveedor que no est en el listado es una no conformidad
Cuando un proveedor es nico es decir que solo le puedo comprar a l porque no
hay ms o por directriz de la Gerencia lo nico que no le hago es la seleccin pero
debo hacerle ms controles y tratar de que mejore.
Actualizacin de fichas tcnicas, que estn actualizadas

LA NORMA EXIGE:
Los pedidos verbales no se admiten
Documentar lo que voy a comprar (fichas tcnicas, rdenes de
compra, contrato de prestacin de servicio, certificado de calidad,
etc.)
Cuando son compras constantes se documenta una vez las
especificaciones de compra y estas se tienen en cuenta cada que se
vaya a hacer una compra.

RESPONSABILIDAD DEL PROCESO DE COMPRAS:

Asegurar que el recurso comprado o subcontratado cumpla con las especificaciones
y exigencias acordadas tales como: Calidad, Tiempo de entrega, Lugar, Cantidad,
Precio, etc.

Comunicacin con el proveedor

La informacin debe ser:
Comprensible para el proveedor
Veraz y verificable
Bidireccional (quien se comunica con el proveedor, quien debe atender al
proveedor)
Presentada de forma consistente y regular (decirle como mnimo como lleg
la
Mercanca)
Emitida a travs de canales apropiados
Crear registros para documentar reclamaciones
Aprovechar Internet
Establecer lneas jerrquicas para la comunicacin (no todo el mundo puede
estar llamando a un proveedor para un reclamo debe estar definido quien
habla con el proveedor.

 GESTION DE LA CALIDAD DE COMPRAS:

BENEFICIOS DE LA GESTION DEL PROCESO DE COMPRAS:
El proceso de compras ayuda a Disminuir:

Tiempo:
Solucin de problemas
Inspeccin
Continuidad del proceso

Costos:
Solucin de problemas
Inspeccin
Reparacin o adecuacin
Servicio o reclamos
ndice de devoluciones: Internas y externas
Penalizacin por incumplimiento

Perdida de materiales:
Reprocesos
Desperdicios
Reclamos

Importancia De La Gestin De
Compras
Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados y se
enfrentan a una fuerte competencia, debido a esta situacin es de vital importancia
reducir costos y lograr un desempeo eficiente y eficaz en las organizaciones.
La funcin de compras, por consiguiente, representa una gran oportunidad para
reducir costos y aumentar beneficios.
La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en una estrategia
para las organizaciones y el objetivo de sta estrategia es conseguir para las
empresas los mejores proveedores que puedan abastecer los mejores productos y
servicios, todo esto al mejor precio.
La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las
organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre
el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que
reducciones de costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impacto sobre
los beneficios as como en otras reas de la organizacin.
La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
trminos de tiempo, calidad y precio.
La funcin de compras ha ido evolucionando desde los parmetros tradicionales de
obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones
ms avanzadas que complican la gestin de las compras.

La complejidad de la gestin de compras depende

principalmente de los siguientes factores:

1. Volumen de compras y pedidos anuales

2. Entorno en el que se desarrolla la funcin.

Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son:

Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas y
las operaciones de la empresa.
Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
Obtener los productos necesarios al costo ms bajo posible, dentro de las
condiciones y plazos de entrega solicitados por la empresa.
Prevenir las variaciones de precios en el mercado, as como el cambio en las
tendencias que le interesen a la organizacin.
Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria una coordinacin y
una comunicacin entre los departamentos de ventas, de produccin y el de
compras.
Para cumplir sus objetivos, la funcin de compras consta de actividades como.
Anlisis del mercado
Seleccin de proveedores.
Control de requerimientos de calidad
La gestin de precios, para conseguir compras lo ms econmicas posibles.

Para que un gestor realice sus actividades de manera correcta

debe seguir y diferenciar las siguientes etapas:
1. Reconocimiento de la necesidad.

El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de

adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado
deseado y el estado real existente.

2. Bsqueda de informacin.
En esta etapa el comprador debe recopilar toda la informacin que considera
necesaria para fundamentar sus anlisis y la toma de decisiones.

3. Formacin de alternativas.
A partir de la informacin recopilada el comprador determinar las alternativas de
compra.

4. Evaluacin de alternativas.
El comprador evala de acuerdo a criterios cada alternativa para llegar a seleccionar
la que es ms conveniente para la empresa.

5. Decisin de compra.
Considerando la evaluacin mencionada se llega a la decisin de compra.

6. Ejecucin de la compra.
Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisin de compra.

7. Monitoreo postcompra.
Luego de realizada la compra debe mantenerse un monitoreo del producto o
servicio durante todo el ciclo de consumo o uso.