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4 Manual de Organización y Funciones
4 Manual de Organización y Funciones
Financiero Rural:
V - Ene. /10
ndice de Contenido
Pagina
Glosario de Abreviaturas ..................................................................................... 4
Introduccin ........................................................................................................ 5
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
3.
Generalidades ........................................................................................ 6
Antecedentes de la Sociedad Cooperativa. ................................................... 6
Objetivo de la Cooperativa ......................................................................... 6
Misin, Visin y Valores de la Cooperativa. .................................................. 6
Base Legal ............................................................................................... 6
Alcance ................................................................................................... 6
Aprobacin, Divulgacin y Actualizacin ...................................................... 6
Estructura Orgnica ............................................................................... 7
rgano de Gobierno. ................................................................................. 7
rgano de Direccin.................................................................................. 7
rgano de Control .................................................................................... 7
rganos o Comisiones Especiales ............................................................... 7
rgano Consultivo: ................................................................................... 7
rgano de Asesora ................................................................................... 8
rganos de Lnea...................................................................................... 8
Organigrama Estructural ....................................................................... 8
4.
4.1.
4.1.1.
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.3.
4.3.1.
4.3.2.
4.3.3.
4.4.
4.4.1.
4.5.
4.5.1.
4.5.2.
4.6.
4.6.1.
4.6.1.1.
4.6.1.2.
4.6.1.3.
4.6.1.4.
4.6.1.5.
4.6.1.6.
4.6.1.7.
4.6.2.
4.6.2.1
4.6.2.2
Elaborado por:
Vigencia: Indefinida
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin: Julio 2011
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V - Ene. /10
4.6.2.3.
4.6.3.
4.6.3.1.
4.6.3.2.
4.6.3.3.
4.6.3.4.
4.6.3.5.
4.6.3.6.
4.6.4.7.
4.6.5.
4.6.5.1.
4.6.5.2.
4.6.5.3.
4.6.5.4.
4.6.5.5.
4.6.5.6.
ANEXOS
Anexo 1: Hoja de Actualizacin y Aprobacin ............................................................79
Anexo 2: Glosario de Trminos................................................................................80
Elaborado por:
Vigencia: Indefinida
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Aprobado por:
Actualizacin: Julio 2011
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Glosario de Abreviaturas
SCAP:
LGSC:
CNBV:
LRASCAP:
MOF:
LGISM:
CUACP:
LGTOC:
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
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Actualizacin:
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V - Ene. /10
Introduccin
El presente Manual de Organizacin y Funciones ha sido elaborado a fin de propiciar que los
ejecutivos de la Sociedad Cooperativa, interacten en el marco de las Normas, Polticas,
Procedimientos y Reglamentos vigentes.
En este sentido, el presente Manual tiene como objetivo bsico normar la estructura interna
de la Cooperativa, as como el ordenamiento y sistematizacin de las funciones y
responsabilidades que corresponden a cada uno de los niveles de la estructura organizativa y
est orientado a constituirse en un instrumento til y dinmico para la gestin exitosa.
Elaborado por:
Vigencia:
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1.
Generalidades
1.1.
Objetivo de la Cooperativa
Misin: [Incorporar Misin en caso que la cooperativa ya lo tenga definido o definirlo con el
nivel superior]
Visin: [Incorporar Visin en caso que la cooperativa ya lo tenga definido o definirlo con el
nivel superior].
Valores: [Incorporar la declaracin de Valores de la cooperativa o definirlo con el nivel
superior].
1.4.
Marco Legal
Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Prstamo.
Cdigo de Comercio
1.5.
Alcance
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2.
Estructura Orgnica
rgano de Gobierno.
2.2.
rgano de Direccin
2.3.
rgano de Control
2.4.
Se permite a las Sociedades Cooperativas tantas comisiones como sean necesarias para
atender mejor la administracin y vigilancia de la sociedad.
2.5.
rgano Consultivo:
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Vigencia:
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riesgos operativos que enfrenta la empresa, ya sean estos riesgos ante la posibilidad de
prdidas financieras, por deficiencias o fallas en procesos internos, en la tecnologa de
informacin, en las personas o por ocurrencia de eventos externos adversos.
2.6.
rgano de Asesora
2.7.
rganos de Lnea
3.
Organigrama Estructural
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Actualizacin:
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CONSEJO DE ADMINISTRACIN
AUDITOR INTERNO
GERENTE GENERAL
SECRETARIA DE GERENCIA
ASESORA LEGAL
UNIDAD DE RIESGOS
MARKETING E IMAGEN
INSTITUCIONAL
GERENCIA DE ADMINISTRACIN
CONTADOR GENERAL
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
GERENCIA DE CRDITO
GERENCIA DE CAPTACIONES Y
FINANZAS
ENCARGADO DE CAPTACIONES Y
OPERACIONES
ADMINISTRADOR DE
AGENCIA
CAJERO GENERAL/TESORERO
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
ENCARGADO DE
RECUPERACIONES
AUXILIAR DE RECUPERACIONES
COORDINADOR DE CRDITO
ENCARGADO DE PERSONAL Y
LOGSTICA
AUXILIAR DE
OPERACIONES/CAJERO
ANALISTA DE CRDITO
AUXILIAR DE CRDITO
ASISTENTE DE SEGURIDAD
JEFE DE SISTEMAS
ASISTENTE DE SISTEMAS
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Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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4.
A continuacin se describen las funciones de cada uno de los rganos que componen la
estructura organizativa de la cooperativa:
4.1.
rgano de Gobierno
Asamblea General
Designado por:
Elaborado por:
Vigencia:
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Aprobado por:
Actualizacin:
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Los acuerdos sobre los asuntos arriba sealados, debern tomarse por mayora de votos en
la Asamblea General.
En las bases constitutivas se podrn establecer los asuntos en que se requiera una mayora
calificada.
A las Asambleas deber acudir con voz pero sin voto un representante de la Federacin que
la supervise de manera auxiliar.
Ser nulo todo acuerdo tomado en asamblea ordinaria o extraordinaria que contraviniendo
las sanas prcticas o las condiciones prevalecientes en el mercado, tenga como propsito
provocar un deterioro en la condicin financiera de la SCAP.
Las SCAP a travs de su asamblea, podrn designar consejeros independientes para que
participen en los trabajos del consejo de administracin, en igualdad de circunstancias que el
resto de los consejeros.
Se entender por consejero independiente a la persona que sea ajena a la administracin de
la SCAP, y que rena los requisitos y condiciones que determine la Comisin, mediante
disposiciones de carcter general.
La Comisin, mediante disposiciones de carcter general, determinar los casos en los que
las Entidades, atendiendo a su Nivel de Operaciones, debern contar con al menos un
Consejero independiente.
4.2.
rgano de Direccin
Consejo de Administracin
Designado por:
Lnea de Autoridad:
Gerente General
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Vigencia:
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4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, las normas internas y los acuerdos de la Asamblea
General.
5. Elaborar propuestas de modificacin del estatuto de la Cooperativa y elevarlo a la
Asamblea General para su aprobacin, previo anlisis.
6. Aprobar el Manual de Organizacin, Funciones de la Cooperativa de Ahorro y Prstamo.
7. Aprobar los Manuales de Procedimientos de la Cooperativa.
8. Supervisar la gestin administrativa, econmica y financiera de la Cooperativa.
9. Aprobar la Memoria Anual, as como el Balance y el Estado de Ganancias y Prdidas y la
capitalizacin de utilidades mensuales.
10. Aprobar las Polticas de los tipos de crditos que vaya a desarrollar la Cooperativa.
11. Elegir peridicamente a su Presidente y Vicepresidente;
12. Velar por el cumplimiento de las limitaciones a que estn sujetas las operaciones de la
Cooperativa, de acuerdo con la ley;
13. Elegir o remover Al Gerente General, previo el cumplimiento de los procedimientos
legales vigentes.
14. Asignar a los Gerentes sus respectivas reas de mando, a propuesta de estos, sobre los
Departamentos, Secciones, Agencias, para un cabal cumplimiento de los objetivos, as
como para adquirir un nivel adecuado de especializacin.
15. Supervisar y controlar la correcta aplicacin de los recursos de la Cooperativa.
16. Aprobar los presupuestos de la Cooperativa. as como sus modificaciones;
17. Aprobar los reglamentos que fueran necesarios para la mejor marcha operativa de la
Cooperativa.
18. Decidir sobre las transacciones de inmuebles destinados a servir como locales de la
Cooperativa, as como el establecimiento de agencias
19. Otorgar los poderes que juzgue necesarios;
20. Conceder licencias a los miembros del Consejo de Administracin y al Gerente General;
21. Aprobar los aumentos de capital;
22. Declarar la vacante de miembros del Consejo de Administracin;
23. Aprobar las polticas de los programas de crdito que vaya a desarrollar la Cooperativa;
24. Resolver los asuntos de su competencia que le sean sometidos por el Gerente General;
25. Designar en su caso, el miembro del Consejo de Administracin que representar a la
Cooperativa en la Federacin.
26. Redactar el Reglamento de Sesiones de las Asambleas Generales de Delegados.
27. Aprobar la remuneracin del Gerente General, del Auditor Interno, as como la poltica
global de remuneraciones.
28. Las dems que le seala el Estatuto y las normas aplicadas a la Cooperativa.
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Responsabilidades
1. La determinacin de los lineamientos de la poltica general y la supervisin de la gestin
econmica, financiera y administrativa de la SCAP.
2. Aprobar el Plan Anual de Auditora Interna y sus modificaciones.
3. Estudiar y aprobar las respuestas a los informes de auditora e inspeccin practicados a
la Cooperativa, por Auditoria Interna, Auditores Externos, Comisin Nacional Bancaria y
de Valores, o el Comit de Supervisin Auxiliar.
Atribuciones
1. El Presidente del Consejo de Administracin, conjuntamente con otro integrante del
Consejo de Administracin, el Gerente General y el Contador firmarn el Balance y los
Estados Financieros de la Cooperativa.
2. El Consejo de Administracin recibir de la Gerencia informes debidamente sustentados
de los crditos de montos mayores que requieran de dicho nivel para su aprobacin.
3. Convocar a Asamblea General Ordinaria, cuando menos una vez al ao y dentro de los
primeros noventa das del ao.
4. El Presidente del Consejo de Administracin tiene las siguientes atribuciones:
-
Requisitos
Los consejeros de la SCAP debern reunir los requisitos siguientes:
I. Acreditar conocimientos y experiencia en materia financiera y administrativa;
II. No tener alguno de los impedimentos sealados en el artculo siguiente, y
III. Los dems que la Ley de Sociedades Cooperativas, la LRASCAP, la Asamblea o los
Estatutos o Bases Constitutivas de la SCAP determinen.
En ningn caso podrn ser consejeros de la SCAP:
I. Las personas que desempeen simultneamente otro cargo en la SCAP de que se trate,
as como en otras Entidades;
II. Las personas inhabilitadas para ejercer el comercio;
III. Las personas sentenciadas por delitos intencionales patrimoniales;
IV. Las personas que tengan litigio pendiente con la SCAP;
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V. Las personas que hayan sido inhabilitadas para ejercer cualquier cargo, comisin o
empleo en el Servicio Pblico Federal, Estatal o Municipal, en el Sistema Financiero
Mexicano, en el Sistema de Ahorro y Crdito Popular o conforme a la LRASCAP;
VI. El cnyuge o las personas que tengan parentesco por consanguinidad hasta el primer
grado, afinidad hasta el segundo grado, o civil con el Director o Gerente General de la
Entidad, o con alguno de los miembros del Consejo de Vigilancia o Comisario de la misma;
VII. Cualquier persona que celebre con la SCAP, directa o indirectamente, contratos de
obras, servicios, suministros o cualquier otro de naturaleza anloga, o que participen en
empresas con las que la Entidad, celebre cualquiera de los actos antes sealados, y
VIII. Cualquier persona que desempee un cargo pblico de eleccin popular o de dirigencia
partidista.
Los mismos impedimentos se aplicarn, cuando corresponda, a los casos de Federaciones y
Confederaciones.
La Comisin, atendiendo a las circunstancias del caso, podr exceptuar a las SCAP del Nivel
de Operaciones I, de cumplir con el requisito sealado en la fraccin VIII anterior, por lo que
se refiere al desempeo de un cargo pblico.
Gerente General
Designado por:
Consejo de Administracin
Depende de:
Consejo de Administracin
Lnea de Autoridad:
Objetivo
El Gerente General asume la representacin legal de la COOPERATIVA. Es responsable de
planear y coordinar las actividades administrativas, operativas, financieras y crediticias de la
Sociedad Cooperativa. As como de resolver los asuntos que requieren su intervencin de
acuerdo con las facultades delegadas.
Funciones
1. Dictar las disposiciones que estime convenientes a fin de asegurar que las actividades de
la Sociedad Cooperativa se desarrollen de acuerdo con las polticas y planes aprobados
por el Consejo de Administracin.
2. Velar por el cumplimiento de la Ley SCAP, del Estatuto Social, de los Manuales,
Reglamentos y Polticas de la Institucin y dems disposiciones que afecten a la Sociedad
Cooperativa de Ahorro y Prstamo;
3. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos del Consejo de Administracin.
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los
Estados
Financieros
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20. Decidir sobre las inversiones en el sistema financiero de los excedentes de fondos
disponibles que no pueden ser destinados a las colocaciones y vigilar sobre la
rentabilidad de dichas operaciones.
21. Atraer los recursos financieros necesarios para asegurar un adecuado desarrollo de las
actividades de intermediacin, as como velar por el cumplimiento de las obligaciones
contradas.
22. Conformar el Comit de Crdito (de acuerdo a los niveles de aprobacin de las
operaciones de crdito establecido en el Manual de Crdito) de la SCAP y autorizar los
crditos solicitados por los socios, en el marco de las normas establecidas para tal fin y
dentro de los lmites establecidos por el Consejo de Administracin.
23. Revisar la evaluacin y calificacin de la cartera de colocaciones, determinando el nivel
de provisiones.
24. Suscribir los Estados Financieros, conjuntamente con los directores y el contador de la
Cooperativa.
25. Asistir a las sesiones de Consejo de Administracin de la Cooperativa con voz pero sin
voto y redactar las actas.
26. Asumir en forma individual la responsabilidad de la planificacin, direccin, ejecucin y
control del rea de mando (Departamentos, Secciones) directa e indirecta, que le haya
sido delegada.
27. Cumplir con las dems funciones que le seale el Consejo de Administracin y las
disposiciones legales vigentes.
Responsabilidades
1. El cumplimiento de los objetivos y las metas trazadas, as como de la buena marcha
econmica, financiera y administrativa de la Sociedad Cooperativa.
2. Resolver en forma ptima el conflicto de objetivos internos de: rentabilidad versus
liquidez.
3. Adoptar medidas de control que garanticen una eficiente operatividad institucional.
4. Mantener y mejorar la buena imagen de la Sociedad Cooperativa ante sus socios,
acreedores y su comunidad.
5. Disponer las medidas de seguridad, control y una adecuada cobertura de seguros, de los
bienes y valores de la Cooperativa de los socios y de terceros dejadas en garanta o en
custodia.
6. Mantener el patrimonio de la Cooperativa en trminos reales.
Atribuciones
1. Adoptar polticas internas que permitan el logro de los objetivos institucionales.
2. Administrar el buen uso y empleo de los recursos financieros, bienes, materiales y de
personal de la SCAP, observando que su aplicacin sea exclusivamente para alcanzar
sus objetivos.
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Elaborado por:
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Secretara de Gerencia
Depende de:
Gerencia General
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rgano de Control
Consejo de Vigilancia
Designado por:
Asamblea General
Lnea de Coordinacin:
Lnea de Autoridad:
Auditor Interno
Objetivo
El Consejo de Vigilancia es el rgano encargado de determinar los lineamientos de la poltica
de control y fiscalizacin de la SCAP, as como de supervisar su implementacin.
El Consejo de Vigilancia ejercer la supervisin de todas las actividades de la Sociedad
Cooperativa y tendr el derecho de veto para el solo objeto de que el Consejo de
Administracin reconsidere las resoluciones vetadas. El derecho de veto deber ejercitarse
ante el presidente del Consejo de Administracin, en forma verbal e implementarse
inmediatamente por escrito dentro de las 48 horas siguientes a la resolucin de que se trate.
Si fuera necesario, en los trminos de esta Ley y de su reglamento interno, se convocar
dentro de los 30 das siguientes, a una Asamblea General extraordinaria para que se avoque
a resolver el conflicto. Artculo 46 de la LGSC.
4.3.2. Auditora Interna
rgano:
Auditora Interna
Cargo:
Auditor Interno
Designado:
Consejo de Vigilancia
Depende de:
Consejo de Vigilancia
Lnea de Autoridad:
Asistente de Auditora
Funciones
1. Elaborar el Plan Anual de Auditora segn las normas emitidas por los entes rectores y de
acuerdo con las necesidades de la Sociedad Cooperativa;
Elaborado por:
Vigencia:
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codificados
Elaborado por:
Vigencia:
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Aprobado por:
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Asistente de Auditora
Depende de:
Funciones
1. Ejecutar el Programa de Trabajo encargado por el Auditor Interno.
2. Comunicar al Auditor Interna los resultados de la aplicacin de los programas de trabajo,
elaborando el Borrador de Hallazgos de Auditoria, sugiriendo las recomendaciones.
3. Apoyar en la realizacin de arqueos e inventarios.
4. Mantener los equipos y documentos en forma limpia y ordenada
5. Guardar reserva y confidencialidad sobre los asuntos de su conocimiento
6. Codificar, referenciar y archivar los papeles de trabajo.
7. Elaborar el requerimiento de materiales de la Oficina.
8. Velar para que se encuentre actualizado el archivo permanente. Realizar otras funciones
inherentes a su cargo, por delegacin del Auditor Interno.
4.4.
rgano Consultivo
Riesgos
Cargo:
Depende de:
Gerencia General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de reas
Jefes de Departamentos
Administrador de Agencia
Lnea de Autoridad:
Ninguna
Funciones
1. Elaborar un diagnstico trimestral sobre el comportamiento econmico financiero del
pas, con nfasis en los mercados donde opera la Sociedad Cooperativa.
2. Realizar estudios de mercado para conocer la competencia y las necesidades del socio.
2. Elaborar informes sobre los sectores econmicos de los mercados en donde funciona la
Cooperativa.
3. Elaborar informes sobre la capacidad de ahorro de los mercados en donde funciona la
Cooperativa.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
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Fallas o errores en la aplicacin de las normas internas y externas que rigen los
crditos (an cuando se hayan corregido) por tipo de falla y responsable, causas
probables y medidas correctivas realizadas.
18. Analizar los factores causales de fallas o errores recurrentes, determinar la frecuencia de
los mismos y sugerir a la Gerencia de crdito las medidas correctivas adecuadas a tomar.
19. Atender, por escrito si as lo solicita, las consultas acerca de las normas internas y
externas que rigen el criterio del crdito, formuladas por el personal responsable de su
promocin, otorgamiento o recuperacin.
20. Sealar las fallas encontradas de inmediato a la Gerencia General, coordinar con los
Gerentes de reas las medidas correctivas a tomar.
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Vigencia:
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21. Revisar los expedientes de crdito, en cualquier estado de los mismos y emitir su opinin
con respecto al cumplimiento de las normas internas y externas que lo rigen.
22. Con respectos a los crditos en mora:
Su conformidad formal de acuerdo con las normas internas y externas que lo rigen.
Sus condiciones y garantas ya formalizadas que cumplan con las normas internas y
externas que los rigen.
24. Efectuar eventualmente visitas y entrevistas con los acreditados, garantes y otras
personas involucradas en los expedientes de crditos sujetos a revisin, cuando el caso
lo amerite.
25. Otras funciones relativas a la revisin de crditos que lo asigne la Gerencia General.
Responsabilidades
1. Entregar al departamento de contabilidad dentro de los plazos establecidos la evaluacin
y clasificacin de la cartera de crditos.
2. Desarrollar el plan anual de la Unidad de Riesgos debidamente aprobado por el Comit
de Riesgos.
3. Convocar en forma mensual a reunin del Comit de Riesgos.
Atribuciones
1. Solicitar toda la informacin necesaria a las reas de negocio y de registro con la
finalidad de ejecutar su labor.
2. Evaluar y Clasificar la cartera de colocaciones.
3. Sugerir (a travs del Comit de Riesgos) al Gerente General tomar las debidas
precauciones para la administracin de los riesgos de mercado.
4.5.
rgano de Asesora
Asesora Legal
Cargo:
Asesor Legal
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de rea
Administradores de Agencias
Elaborado por:
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Funciones Bsica
1. Brindar asesora legal al Consejo de Administracin, Consejo de Vigilancia, Gerentes de
reas y a todos los departamentos de la institucin con la finalidad de evitar posibles
contingencias que pongan en riesgo los activos de la Sociedad Cooperativa.
2. Defender en procesos jurdicos, tributarios, administrativos y de otra ndole los intereses
y derechos de la Sociedad Cooperativa.
3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades legales relacionadas con poderes, consultas
judiciales, garantizando la calidad, eficiencia y oportunidad de los servicios a prestar a la
Sociedad Cooperativa.
Funciones Especficas
1. Coordinar e informar a Gerencia General sobre el estado que se encuentran los procesos
judiciales seguidos por la Sociedad Cooperativa.
2. Coordinar con todas las reas de la Sociedad Cooperativa sobre los diversos asuntos
legales que se puedan presentar dentro de sus funciones.
3. Realizar gestiones para llevar a cabo todas las diligencias que se presentan dentro de los
procesos que no sean de recuperacin de crditos
4. Asistir a las diversas diligencias que se llevan a cabo en los juzgados.
5. Revisar los Contratos de Prenda, los laborales, los de servicios externos que la empresa
suscribe con terceros.
6. Revisar los documentos (pagar, contratos, hipotecas, entre otros) que requieran opinin
legal.
7. Interpretar leyes decretos y normas que afecten en cualquier aspecto las operaciones de
rutina de la Sociedad Cooperativa.
8. Verificar y hacer seguimiento de las inscripciones de Poderes de Gerentes y/o
Funcionarios.
9. Verificar las modificaciones del estatuto y su proceso de inscripcin y presentacin a los
organismos pertinentes.
10. Control de las labores efectuadas por los asistentes legales en el cumplimiento de sus
funciones.
11. Otras funciones de su competencia que le sean asignadas por el Gerente General.
Atribuciones
1. Velar por el cumplimiento de las Normas y Reglamentos Establecidos
2. Asistir a reuniones que convoque el Gerente General.
3. Organizar el funcionamiento interno del rea, estableciendo los medios para acelerar los
procesos judiciales en que se encuentre incursa la Sociedad Cooperativa.
4. Inspeccionar el Cumplimiento de los deberes del Personal a su cargo.
5. Remitir Informes Verbales y escritos sobre el cumplimiento de las funciones y metas
trazadas.
6. Representar al rea Legal en las reuniones con el Gerente General y con otras reas.
Elaborado por:
Vigencia:
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Cargo:
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes General
Gerentes de reas
Administradores de Agencias
Lnea de Autoridad:
Funcin Bsica
Es el rgano central de promocin y mejoramiento de la imagen institucional de la Sociedad
Cooperativa, cuya funcin principal es crear e idear novedosas tcnicas de negocios para
difundir los diversos servicios o productos financieros que ofrece la Sociedad Cooperativa,
utilizando criterio tcnico para evaluar las oportunidades y riesgos de los diferentes
mercados en donde la Sociedad Cooperativa brinda sus servicios, a fin de mejorar los
productos existentes y crear nuevos productos.
Funciones Especficas
1. Difundir la misin, visin y objetivos estratgicos de la Sociedad Cooperativa a nivel
interno y en las diversas localidades en donde la institucin brinda sus servicios.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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V - Ene. /10
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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4.6.
rganos de Lnea
4.6.5.5.
rea de Administracin
rea:
Administracin
Cargo:
Gerente de Administracin
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerente de Crdito
Gerente de Finanzas y Captaciones
Lnea de Autoridad:
Departamento de Contabilidad
Departamento de Personal y Logstica
Departamento de Sistemas
Funcin Bsica
Es el rgano central de ejecucin, encargado de planear de dirigir y controlar las actividades
relacionadas con el personal, recursos materiales, organizacionales, as como con la
contabilidad y sistemas.
Funciones Especficas
1. Establecer normas, procedimientos para la eficiente Administracin del Personal y los
materiales en la oficina principal y agencias con el objeto de buscar eficiencia y
racionalizar su empleo respectivamente.
2. Evaluar constantemente la organizacin, los procedimientos y la mecnica operativa de
la Cooperativa
3. Proponer al Gerente General el reordenamiento orgnico-funcional y operativo de las
distintas dependencias de la Sociedad Cooperativa, cuando las necesidades del servicio lo
requieran.
4. Elaborar proyectos de manuales de organizacin y funciones, de procedimientos y otros
documentos de carcter normativo, as como los organigramas correspondientes en
coordinacin con las reas que lo requieran.
5. Formular y dirigir planes y programas para las reas de contabilidad, logstica y personal.
6. Supervisar y controlar el cumplimiento de los contratos y programas de construccin y/o
ampliacin de locales e instalaciones que la Sociedad Cooperativa haya contrado con
terceros.
7. Velar por la eficiencia en la provisin de los diferentes servicios que se prestan para toda
la Sociedad Cooperativa que se proporcionan a travs de las reas a su cargo.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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4.6.1.1. Contabilidad
Departamento:
Contabilidad.
Cargo:
Contador General
Depende de:
Gerente de Administracin.
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de reas
Administradores de Agencias
Lnea de Autoridad:
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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Funcin Bsica
Elaborar los estados financieros segn los principios de contabilidad generalmente aceptados
y de acuerdo con las normas de la CNBV, tributarias y las internacionales.
Funciones Especficas
1. Elaborar los estados financieros
2. Registrar las operaciones en los correspondientes libros contables.
3. Revisar y dar su conformidad de los comprobantes por los desembolsos (pagos a
proveedores de bienes y servicios) a realizar.
4. Controlar y elaborar los formularios del pago de impuestos y retenciones.
5. Elaborar en forma mensual las notas explicativas y anexos a los estados financieros
6. Realizar anlisis mensual de los estados financieros, emitiendo un informe econmico
financiero de la marcha de la cooperativa para el Gerente General y para el Consejo de
Administracin.
7. Informar al Gerente de Administracin posibles omisiones en la contabilizacin que se
cometan en las diferentes reas o agencias, con la finalidad de que se apliquen las
medidas correctivas pertinentes.
8. Validar la informacin contable previo al registro correspondiente con la finalidad de no
tener futuras contingencias laborales, tributarias y de otra ndole.
9. Remitir informacin contable a los organismos superiores que as lo requieran.
Responsabilidades
1. Preparar los estados financieros: Balance General, Estado de Ganancias y Prdidas,
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo y las
correspondientes Notas a los Estados Financieros, en los plazos sealados.
2. Enviar mensualmente en los plazos establecidos, los Balances de Comprobacin en
Moneda Nacional, Moneda Extranjera y Consolidado por el medio de comunicacin que
corresponda y Anexos correspondientes al rea de los rganos de supervisin y de
regulacin.
3. Preparar la informacin financiera comparativa, anexos a los estados financieros, e
informacin complementaria para el Consejo de Administracin.
4. Coordinar con el rea de Informtica el envo del Balance Dgito Integrador en forma
mensual a los rganos de control correspondiente.
5. Enviar los anexos correspondientes a los rganos de control correspondientes.
6. Solicitar la publicacin, en los plazos sealados por la CNBV, en el diario Oficial de la
Federacin, del Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas, as como el reporte
de Activos y Crditos Contingentes Ponderados de Riesgo.
7. Realizar los ajustes de cierre del ejercicio.
8. Elaborar la Declaracin Jurada Anual del Impuesto a la Renta de la Cooperativa.
9. Solicitar se realicen copias de seguridad de la informacin contable al rea de
Informtica.
10. Dar de alta en el sistema de contabilidad el catalogo de cuentas que la Autoridad emita al
iniciar el ao.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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Atribuciones
1. Revisar los cdigos de las cuentas de los comprobantes verificando tambin que los
documentos que sustentan los desembolsos (pagos) estn conformes.
2. Revisin permanente de los documentos que sustentan las operaciones de Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias; Cdigo contable, importes y conformidad de los
documentos de respaldo (con sello de pagado, firmado). Devolver aquellos documentos
que no cumplen las formalidades legales.
Asistente de Contabilidad
Depende de:
Contador General
Lnea de Autoridad:
Auxiliar de Contabilidad
Funciones
1. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de caja diarias tanto de oficina
principal como agencias.
2. Revisar y dar su conformidad de los comprobantes por los desembolsos a realizar, en
ausencia del Contador.
3. Elaborar la informacin complementaria a los estados financieros.
4. Llevar el control contable del activo fijo de acuerdo con el Reglamento de Logstica
5. Verificar que la informacin remitida a Tributaciones.
6. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institucin.
Responsabilidades
1. Revisar los saldos de las cuentas de Caja tanto de la oficina Principal como de las
Agencias.
2. Verificar los saldos de las cuentas: Provisiones de bienes y servicios, colocaciones,
activos fijos, adjudicados.
3. Realizar en coordinacin con el rea de Personal y Logstica, los inventarios de Activo
Fijo, en forma semestral, conciliando los resultados con los Administradores,
Jefes de reas, Jefes de departamentos y/o seccin, que tiene a cargo dichos bienes.
4. Preparar los anexos a los estados financieros: Activo Fijo, Balance sectorizado por
agentes econmicos
5. Preparar semestralmente las Planillas de Inventario de Activo Fijo, Bienes no
Depreciables, bienes totalmente depreciados y dados de baja por reas y agencias para
el inventario de equipos de cmputo con el control que lleva el encargado de SistemasHardware.
6. Revisar los saldos de las cuentas de intereses devengados no cobrados de crditos en
cartera vencida administrativa y litigiosa
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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7. Revisar los saldos de las cuentas de orden de castigados de la oficina principal y de las
agencias.
8. Realizar el control contable en coordinacin con el rea de Logstica o Sistemas de los
Activos Fijos, Depreciables y no Depreciables, verificando la depreciacin, cambio de
lugar del bien, baja, etc.
9. Realizar inventario a la Unidad de Almacn en coordinacin con el Jefe del rea de
Personal y Logstica.
10. Revisar, corregir y registrar los Fondos Fijos.
Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
2. Revisar los cdigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador) verificando tambin que los documentos que sustenten los desembolsos estn
conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos de respaldo de Caja Chica de Oficina Principal
y de Agencias (en ausencia del contador): cdigo contable, importes y conformidad de
los documentos de respaldo (con sello de pagado y firmado). Devolver aquellos
documentos que no cumplan con las formalidades legales.
Auxiliar de Contabilidad
Depende de:
Contador General
Funciones
1. Elaborar la Estadstica Adelantada para lo cual debe coordinar con el Cajero o
Guardavalor General, Asistente de Ahorros y los Administradores de las respectivas
Agencias para luego remitirla a la Federacin.
2. Elaborar la posicin
correspondientes.
bancaria
diaria
remitirla
los
rganos
de
controles
3. Registrar y revisar los asientos por las operaciones de ahorros diarias tanto de oficina
principal como agencias.
4. Elaborar la informacin complementaria a los estados financieros.
5. Registrar y revisar los asientos por las operaciones diarias, tanto de oficina principal
como agencias de las cuentas, colocaciones pendientes y de orden.
6. Otras que se le encomiende y/o delegue, de acuerdo con los objetivos de la institucin.
Responsabilidades
1. Preparar y enviar el encaje legal en moneda nacional y extranjera con sus respectivos
anexos a los Organismos correspondientes de acuerdo con las normas legales vigentes.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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2. Conciliar las cuentas de Bancos con los extractos de ahorros y de cuentas corrientes en
moneda nacional y extranjera.
3. Revisar los saldos de las cuentas y efectuar el cruce as como los correspondientes
ajustes en moneda nacional y extranjera.
4. Verificar los saldos de las cuentas: Operaciones en trmite y rdenes de Pago,
Pendientes de Caja, Gastos de transporte y viticos en el rea de personal y logstica, y
libreta de ahorros de la Cooperativa y cheques de gerencia con el rea de Caja General.
5. Generar los balances de comprobacin en moneda nacional y extranjera, as como con el
digito integrador; imprimirlos y sellarlos.
6. Imprimir el libro diario y mayor en moneda nacional y extranjera. Dichos documentos
son legalizados por Notario.
7. Coordinar con el rea de Sistemas para hacer el vaciado y reversin de los saldos del
Balance.
8. Preparar los anexos a los estados financieros: depsitos y colocaciones por Oficinas,
Oficinas en Funcionamiento y nmero de personal, Compensacin por tiempo de
Servicios, Fondo de Seguro de Depsito y Lneas de Crdito otorgadas proveniente del
exterior.
9. Revisar los saldos de las cuentas colocaciones y efectuar el cruce as como los
correspondientes asientos de provisiones en moneda nacional y extranjera.
10. Archivar los comprobantes de pago de Caja General, mantenindolos bajo su custodia y
de conformidad con los procedimientos de la administracin tributaria.
11. Ingresar la informacin correspondiente al Registro de Compras, Ventas, Renta.
12. Ingresar la informacin
mensual al programa de Confrontacin de Operaciones
Autodeclaradas y enviar dicha informacin en los plazos establecidos.
13. Preparar la informacin necesaria para poden realizar los reparos tributarios.
14. Mantener organizados los archivadores con los documentos de respaldo de la oficina
principal y de las agencias.
Atribuciones
1. Practicar los arqueos de caja que se le encomienden.
2. Revisar los cdigos de la cuentas de los comprobantes, (en el caso de ausencia del
contador y Asistente) verificando tambin que los documentos que sustenten los
desembolsos estn conformes.
3. Revisar permanentemente los documentos que sustentan los pagos por Caja Chica de
Oficina Principal y de Agencias (en ausencia del contador y asistente): cdigo contable,
importes y conformidad de los documentos fuentes (con sello y pagado y firmado).
Devolver aquellos documentos que no cumplan con las formalidades legales.
Personal y Logstica.
Cargo:
Depende de:
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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Lnea de Coordinacin:
Gerentes de reas
Administradores de Agencias
Lnea de Autoridad:
controlar
los
cursos
de
capacitacin
organizados
por
la
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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V - Ene. /10
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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V - Ene. /10
Depende de:
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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Funciones
1. Elaborar la documentacin respectiva de transferencias de puestos,
vacaciones y otros que le encargue la jefatura de personal y logstica.
sanciones,
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
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Depende de:
Funciones
1. Recibir los bienes adquiridos por la Sociedad Cooperativa. verificando el estado y calidad
de los artculos, dando ingreso a almacn.
2. Atender las solicitudes de materiales mediante boleta de requerimiento, debidamente
autorizada por el Jefe de Logstica y/o quien haga sus veces.
3. Dar salida de almacn a los materiales requeridos, con la firma de recibido conforme del
solicitante.
4. Mantener el stock mnimo en almacn, debiendo informar al Asistente de Logstica la
relacin de tiles que deben adquirirse, con la finalidad de que el almacn se encuentre
en condiciones de atender los requerimientos necesarios.
5. Informar al Jefe de Logstica de los saldos en forma mensual.
6. Mantener actualizadas las tarjetas de control del personal.
7. Archivar las boletas de requerimiento, las rdenes de ingreso y salidas de almacn.
8. Verificar el ingreso de los bienes embargados y adjudicados, mediante acta de entrega
que remite el Gerente de Crdito; observando su grado de conservacin, caracterstica,
nombre del cliente y del analista responsable.
9. Inventariar los bienes embargados y adjudicados.
10. Verificar la salida de bienes embargados y adjudicados, con autorizacin del Gerente de
Administracin y visado por el Gerente de Crdito, levantando el acta respectiva de
entrega de los bienes embargados, hacer firmar la conformidad al socio.
11. Mantener actualizadas las tarjetas de reparacin y mantenimiento de los activos remitir
mensualmente a contabilidad y a la jefatura de logstica, la relacin de bienes no
depreciables y activo fijo, indicando, cdigo, descripcin del bien, ubicacin, estado de
conservacin.
12. Distribucin de correspondencia en forma oportuna.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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Asistente de Seguridad
Depende de:
Funciones
1. Velar por la seguridad fsica de las instalaciones, material y personal de la Sociedad
Cooperativa.
2. Disear estrategias de seguridad para las zonas de mayor riesgo de la Sociedad
Cooperativa.
3. Coordinar con la Empresa de Vigilancia privada sobre la instruccin y entrenamiento de
los agentes de Vigilancia as como de la instruccin del personal de la Sociedad
Cooperativa en lo referente a seguridad.
4. Verificar la apertura y cierre de la Oficina Principal y coordinar el cierre de los locales de
las agencias
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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V - Ene. /10
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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16. Brindar seguridad a los funcionarios de la Cooperativa, en visitas que realicen a socios y
que ameriten su presencia.
Atribuciones
1. Prohibir el ingreso de personas no identificadas al local de la Sociedad Cooperativa.
2. Sugerir e informar al Jefe de Departamento, sobre cambios e incumplimiento por parte
de los Agentes de Vigilancia.
3. Solicitar los implementos necesarios para el cumplimiento de sus funciones al Encargado
de Departamento.
4. Comunicar al Encargado de personal, sobre irregularidades en el ingreso y salida del
personal, as como de actos sospechosos que perjudiquen a la institucin.
4.6.5.6.
rea de Sistemas
Departamento:
Sistemas
Cargo:
Jefe de Sistemas
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de rea
Administradores de Agencias/Sucursales
Funciones Generales
1. Identificar las necesidades de informtica de la Sociedad Cooperativa.
2. Implementacin, mantenimiento y seguimiento de los sistemas y aplicativos de
informacin mecanizada existente, en coordinacin con los Gerentes de reas,
Administradores de Agencias y con el Gerente General de la Sociedad Cooperativa.
3. Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento
electrnico de datos que se realizan con las distintas reas de la Sociedad Cooperativa.
4. Programar y coordinar el mantenimiento de los activos fijos que son de responsabilidad
del rea de Sistemas.
Funciones Especficas
1. Proponer las polticas que orienten las actividades de informtica impartiendo las
directivas necesarias para su cumplimiento en coordinacin con el Gerente General.
2. Formular el plan de desarrollo de informtica con participacin de las reas usuarias y en
coordinacin con el Gerente General.
3. Emitir las normas tcnicas necesarias para el uso racional de los equipos de cmputo y
activos fijos, como: UPS, generadores, estabilizadores, comunicadores, etc., que han
sido confiados al rea de Sistemas.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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SIC DESARROLLO
Aprobado por:
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2. Vigilar que se realicen las copias de seguridad necesarias de acuerdo con las normas, con
el objeto de salvaguardar la informacin correctamente.
3. Guardar en custodia exterior las copias de seguridad mensuales de los sistemas de
informacin, coordinando para tal efecto con el Gerente General.
4. Velar por la marcha eficiente y ordenada del rea de Sistemas.
5. Supervisar y coordinar las actividades de procesamiento electrnico de datos.
6. Velar por la seguridad y confidencialidad de la documentacin e informacin y de datos a
cargo del rea de Sistemas.
7. Responsabilizarse por la actualizacin de los libros, manuales existentes en la biblioteca y
software utilitario del rea.
8. Controlar y cuidar los materiales de oficina y formatos especiales de programacin y
control que le han confiado, evitando su uso sin autorizacin e informacin sobre su
existencia a fin de mantener un stock adecuado.
9. Crear mecanismos de seguridad para que la informacin tratada por el rea de Sistemas
sea utilizada nica y exclusivamente para los fines del usuario.
10. Controlar la calidad de los datos.
11. Velar por el cumplimiento de las operaciones de mantenimiento de los equipos
informticos y no informticos.
Atribuciones
1. Planear, dirigir, conducir, evaluar y controlar la ejecucin de las acciones del rea de
Sistemas.
2. Representar al rea de Sistemas en su relacin con las otras reas de la Sociedad
Cooperativa.
3. Programar y participar en la capacitacin del personal del rea de Sistemas, as como al
personal de las otras reas de la Sociedad Cooperativa.
4. Cambiar y hacer mantenimiento peridicamente a las claves y accesos de seguridad del
personal de los sistemas, conexiones Internet y los recursos de red local.
5. Actualizarse de los avances tecnolgicos y transmitirlos a su personal.
6. Asignar tareas al personal de su rea, las labores de mantenimiento y servicio de todo el
entorno informtico de la Sociedad Cooperativa.
7. Desactivar accesos y terminales no autorizadas en forma inmediata.
4.6.2.1.
Asistente de Sistema
Cargo:
Asistente de Sistema
Depende de:
Jefe de Sistema
Funciones
1. Realizar modificaciones, referentes al Sistema, solicitadas por los gerentes de las
diferentes reas; tales como:
a) Cambio de parmetros.
Elaborado por:
Vigencia:
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Aprobado por:
Actualizacin:
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4.6.2.2.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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V - Ene. /10
Cargo:
Depende de:
Jefe de Sistema
Funciones
1. Encendido y preparacin de los sistemas informticos para el desarrollo de las
actividades diarias:
a) Encendido de los equipos de seguridad elctrica.
b) Encendido de Servidores.
c) Control y Cargado del control de asistencia.
2. Respaldo de soporte tcnico.
a) Identificar las causas de los problemas que se presenten en los equipos, dndole
solucin o alternativas de solucin,
b) Prestar ayuda y asesoramiento en la identificacin de las mejores caractersticas
tcnicas para la adquisicin de equipos de cmputo.
c) Preparacin de documentos que sustenten pedidos de equipos y materiales para la
mejor eficiencia en el mantenimiento.
3. Planificar y controlar los recursos informticos disponibles, para su empleo ptimo.
4. Prestar ayuda, asesorar y capacitar al usuario en el manejo de equipos.
5. Cumplir con el Cronograma de mantenimiento preventivo de equipos en la Sociedad
Cooperativa.
6. Controlar el buen estado de los circuitos elctricos y de comunicacin.
7. Mantener un control adecuado y estricto de los inventarios de equipos y accesorios de
mantenimiento preventivo y correctivo.
8. Preparar y acondicionar los equipos y accesorios para uso del personal.
9. Mantener en orden los instrumentos y equipos de mantenimiento.
10. Desarrollo y ejecucin de las tareas especficas designadas por el Jefe de departamento.
Responsabilidades
1. Que los equipos en general se encuentren en ptimas condiciones para la labor normal
del personal de la Sociedad Cooperativa.
2. Mantener e informar los stocks mnimos de materiales de mantenimiento preventivo y
correctivo.
3. Velar por la seguridad y el orden de los instrumentos de mantenimiento de equipos.
4. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.
5. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
1. Brindar opiniones tcnicas que involucren al departamento de Sistemas.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
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V - Ene. /10
2. Coordinar con las reas respectivas para lograr la mejor solucin a los problemas
presentados.
4.6.2.3.
Cargo:
Depende de:
Jefe de Sistema
Funciones
1. Apagado de los sistemas informticos en la culminacin de las actividades diarias:
a) Apagado del los Servidores
b) Apagado de los equipos de seguridad elctrica
c) Control y apagado del control de asistencia.
2. Procesamiento de Cierres Diarios y Mensuales de los sistemas de informacin.
3. Control e impresin de reportes diarios y mensuales.
4. Ordenar y clasificar los reportes que se generan en el cierre diario, para entregarlos
posteriormente a las reas correspondientes.
5. Asesoramiento en el uso de los sistemas y aplicativos al personal.
6. Control del funcionamiento de sistemas y aplicativos de la Sociedad Cooperativa.
7. Realizar las copias de seguridad diaria, mensual de acuerdo con las normas de seguridad
interna.
8. Desarrollo y modificacin de programas, de acuerdo con las necesidades de cada rea,
con debida sustentacin y conocimiento al Jefe del departamento.
9. Planificar y controlar los recursos informticos disponibles, para su empleo optimo.
10. Apoyo, Solucin y asesoramiento en problemas espordicos presentados por los
usuarios.
11. Coordinar labores con el auxiliar de Hardware.
12. Desarrollo y ejecucin de las tareas especficas designadas por el Jefe del departamento.
Responsabilidad
1. Que las copias de seguridad tengan 0% de margen de error en su procesamiento y
control de fechas.
2. Mantener e informar peridicamente el stock de materiales para el uso de copias de
seguridad y tiles de escritorio.
3. Velar e informar por el cumplimiento de las normas del departamento de Sistemas.
4. Cumplir con las tareas designadas por los niveles superiores con eficiencia y dentro de
los plazos previstos.
Atribuciones
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
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Captaciones y Finanzas
Cargo:
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerente de Administracin
Gerente de Crdito
Lnea de Autoridad:
Departamento de Ahorros
Cajero o Guardavalor General
Administradores de Agencia.
Designado por:
Consejo de Administracin.
Funcin Bsica
Es el rgano central de ejecucin encargado de planificar, organizar y ejecutar las
actividades relacionadas con la captacin de depsitos de proponer la poltica financiera de la
institucin y de organizar las actividades de mercadotecnia.
Funciones Especficas
1. Conducir las actividades relacionadas con la captacin de ahorros en sus diversas
modalidades y desarrollar otras modalidades de captacin de depsitos.
2. Evaluar constantemente el desarrollo alcanzado en la captacin de depsitos con el
objeto de lograr una mayor participacin en el mercado.
3. Mantener informacin actualizada de los productos y modalidades de captacin que
ofrece la competencia.
4. Establecer relaciones comerciales con socios y efectuar visitas para la captacin
nuevos socios ahorristas.
de
SIC DESARROLLO
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V - Ene. /10
Depende de:
Lnea de Coordinacin:
Administradores de Sucursales
Contador General
Encargado de Personal y Logstica
Cajero o Guardavalor General/Tesorero
Jefe de Sistemas
Gerente de Crdito
Funcin General
Ejecutar las polticas de captaciones de depsitos implementadas por el Gerente de
Captaciones y Finanzas, dirigidas a mejorar la imagen de la institucin e incrementar el
grado de penetracin en el mercado. Realizar el control de las operaciones y estadsticas de
la seccin, tanto en moneda nacional como extranjera.
Funciones Especficas
1. Controlar que todas las operaciones que se realicen en el departamento se efecten de
acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
2. Resolver las consultas de los socios respecto al sistema de ahorros que ofrece la
institucin, modalidades, plazos, tasas de inters, forma de capitalizacin, etc. Si la
consulta se hace por escrito, contestar de la misma forma. Atender toda la
correspondencia o consultas respecto a personas fallecidas, pedidos de extractos de
cuentas y cualquier otra situacin que no se considere del Gerente, consulta con el rea
Legal de la SCAP sobre solicitud de retiros anticipados de depsitos a plazo.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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V - Ene. /10
3. Informar a los rganos de control sobre socios que giran rdenes de pago sin fondos y
enviar comunicacin escrita al titular(es) de la cuenta, indicando que est transgrediendo
las reglas del sistema. Caso contrario, cancelar la cuenta con rdenes de pago, pasando
el saldo a una cuenta de Ahorro Corriente. Esto con el fin de mantener socios de primera
clase y que las rdenes de pago no pierdan credibilidad dentro del Sistema Financiero.
4. Controlar el nivel de sobre compra o sobreventa de Moneda Extrajera e informar al
Gerente, cuando no se logra el nivel adecuado a fin de tomar medidas correctivas.
Coordinar con los Bancos o Casas de Cambio la comprar de dlares para atender a
socios, cuando una situacin de sobreventa as lo requiera.
5. Revisar los Listados de Capitalizacin de Ahorros, mensualmente.
6. Coordinar con el Jefe de Sistema las modificaciones que pudieran realizarse en el
software de plataforma a fin de mejorar el servicio.
7. Mantener comunicacin con los titulares de cuenta de ahorro que manejen montos
considerables, a fin de controlar la liquidez. Del mismo modo, para los Plazos Fijos,
controlar la fecha de vencimiento y comunicar al Gerente del rea posibles retiros.
8. Presentar al Gerente del rea un Plan Anual de Requerimientos sobre Incentivos de
Ahorro y Publicidad, a fin de elaborar el Plan de Gestin correspondiente.
9. Planificar el abastecimiento de los artculos de promocin, para un periodo mnimo de
tres meses; con el fin de que las operaciones de aperturas se realicen sin inconvenientes.
10. Autorizar y/o realizar los extornos de operaciones de ahorros en el sistema
computarizado. El extorno se realiza a travs de una clave de autorizacin de extorno y
VB en la boleta de Depsito/Retiro, previamente averiguar las causas del mismo.
11. Autorizar retiros y/o cancelaciones de cuentas, de acuerdo con el nivel que
correspondiente, establecidos por el Gerente General, a travs de un V B en la boleta.
12. Evaluar e informar a Gerencia sobre el desarrollo de la captacin de depsitos, en
comparacin con el mercado.
13. Actualizar y Publicar el tarifario de ahorros (Tasas Mnimas y Mximas).
14. Llevar el control de la cuenta contable OPERACIONES EN TRAMITE, tanto en Moneda
Nacional y Moneda Extranjera, esto es :
Pendiente entre Cooperativas.
Pendiente con Bancos.
Otras Operaciones por Liquidar.
15. Revisar y dar conformidad a los registros de firmas en aperturas de cuentas de ahorros,
plazos fijos y otros.
16. Revisar y dar conformidad a los documentos de aperturas y contratos de rdenes de
pago.
17. Proponer al Gerente del rea planes sobre campaas de captacin de depsitos del
pblico.
18. Monitorear los planes de desarrollo del rea.
19. Coordinar con los administradores de las agencias lo relacionado con la atencin al
pblico, sobre los servicios que brinda el rea.
20. Verificar la conformidad de los saldos de ahorros.
Elaborado por:
Vigencia:
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
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V - Ene. /10
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
Actualizacin:
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V - Ene. /10
Depende de:
Lnea de Coordinacin:
Administradores de Agencia
Jefes de Departamento
Funcin Bsica
Conducir y supervisar las actividades operativas y financieras de la oficina principal y de las
agencias, relacionadas con los productos de ahorros, crditos y otros servicios que brinda la
Cooperativa
Funciones Especficas
1. Habilitar a las Agencias, mediante cheques y/o depsitos, del efectivo necesario para
el desarrollo normal de sus operaciones diarias.
2. Atender a los socios absolviendo sus consultas y/o requerimiento de pagos.
3. Elaborar y reportar a la Unidad de Riesgos la situacin diaria de Caja, as como los
saldos de Cuentas Bancarias y Cuentas en otras Cooperativas tanto en Moneda
Nacional como Moneda Extranjera.
4. Establecer en forma peridica y regular el costo ponderado de los principales
adeudores e informar al gerente del rea del mismo.
5. Elaborar el reporte contable de las Provisiones de Intereses de los deudores y
remitirlo a Contabilidad.
6. Mantener en custodia los valores (Letras, Bonos, Certificados Bancarios, Cheques de
Reembolso, etc.) que se originan producto de las operaciones de la Sociedad
Cooperativa.
7. Custodiar las chequeras de las diferentes cuentas corrientes bancarias de la Sociedad
Cooperativa, as como el uso correlativo de los cheques. En caso de anular un cheque
destruir las firmas y remitirlo a contabilidad.
8. Coordinar en forma permanente con el Jefe de Ahorros y Finanzas, sobre los saldos
disponibles en Caja y bancos, as como la posicin de cambio en moneda extranjera.
9. Elaborar el reporte de la situacin preliminar de encaje en moneda nacional y moneda
extranjera.
10. Establecer, con conocimiento y en coordinacin con el Gerente de Captaciones y
Finanzas, el tipo de cambio para las operaciones diarias de Compra /Venta de moneda
extranjera, efectuando las variaciones necesarias de acuerdo con la informacin del
mercado cambiario recogida en bancos o en el mercado informal.
11. Certificar rdenes de pago, previa verificacin y cargo en cuenta, y efectuar la
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Depende de:
Lnea de Coordinacin:
Administradores de Sucursales
Funciones
1. Habilitar, en la Oficina Principal, de efectivo a las ventanillas de atencin
(Recibidor/Pagador), para el funcionamiento de sus operaciones diarias, asimismo
coordinar con los administradores de las agencias la devolucin de excedentes o
habilitacin de dinero cuando tengan necesidad de efectivo.
2. Efectuar retiros de los Bancos, para las operaciones diarias de la Sociedad
Cooperativa, previa autorizacin al nivel correspondiente
3. Llevar los Libros de Caja General, tanto en moneda nacional como en moneda
extranjera, registrando en forma diaria las operaciones en efectivo.
4. Registrar y efectuar en forma diaria las entregas bancarias de los cheques que han
ingresado por operaciones tanto de ahorros como de crditos.
5. Llevar Libros Auxiliares de Bancos y mantenerlos actualizados para efectos de
conciliacin de las cuentas bancarias, as como tambin Libro de rdenes de pago
para un mejor control.
6. Organizar el Archivo de documentos del rea, manteniendo bajo custodia y reserva la
informacin pertinente.
7. Ordenar los documentos que sustentan las operaciones diarias de caja, para su
remisin a Contabilidad, junto con el Reporte Contable.
8. Registrar los cheques recibidos para su posterior depsito en Cuentas de la Sociedad
Cooperativa.
9. Solicitar el requerimiento de materiales, papelera y formularios en forma mensual,
verificando que no exista desabastecimiento en el rea
10. Realizar pagos, sea en efectivo o con cheques, a proveedores, de servicios, de
impuestos, de planillas, honorarios a directores y por otros conceptos debidamente
documentados y autorizados por el rea de Logstica o Personal, visado por el
Gerente General o quien estipule el reglamento.
11. Retener, elaborando el acta respectiva, todo billete y/o moneda falsa que haya sido
presentado para su depsito o pago ante cualquier ventanilla de la Sociedad
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Cooperativa.
12. Elaborar y/o revisar el asiento contable de las operaciones diarias de Caja y bancos, y
remitirlo a contabilidad conjuntamente con los documentos que dieron origen a la
operacin.
13. Controlar el nivel de efectivo en ventanillas de acuerdo con los lmites asegurados.
14. Efectuar arqueos sorpresivos a ventanillas y a las agencias de la Sociedad
Cooperativa.
15. Informar al Cajero o Guardavalor general sobre las necesidades de cobertura de
Seguros
16. Otras funciones que le encomiende la Cajero o Guardavalor general/Tesorero.
Atribuciones
1. Sellar y firmar las habilitaciones de caja realizadas.
2. Pago de proveedores, personal y otros de acuerdo con la documentacin presentada por
las reas, debidamente visados por gerencia o por el que autorice el reglamento.
3. Incautar billetes falsos y remitirlos
conjuntamente con el acta de retencin.
al
Cajero
Guardavalor
general/Tesorero
4. Elaborar el calendario de pagos de los deudores para un mejor control de los mismos.
5. Otras que le designe el Cajero o Guardavalor general/Tesorero.
Depende de:
Funciones
1. Atender amablemente al pblico brindando informacin de los productos y servicios que
ofrece la Sociedad Cooperativa.
2. Ser responsable del dinero habilitado, as como preparar el material de trabajo al inicio
de la atencin al pblico.
3. Ser responsable por la autenticidad o falsedad de los billetes y la buena conservacin de
los mismos que estn bajo su custodia.
4. Atender todas las operaciones que provienen de los productos o servicios que brinda la
Sociedad Cooperativa; tales como:
a. Apertura de cuentas de depsitos: ahorro corriente, plazo fijo.
b. Retiro de intereses de cuentas a plazo.
c. Cancelacin y retiro de cuentas.
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j.
k. Operaciones con otras agencias o con Cooperativas que mantienen convenio con la
Cooperativa.
l.
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4.6.4 Agencias
4.6.4.1. Administrador de Agencia
Cargo:
Administrador de Agencia
Depende de:
Gerente General
Lnea de Coordinacin:
Gerentes de Administracin
Gerente de Captaciones y Finanzas
Gerente de Crdito
Lnea de Autoridad:
Funcin Bsica
Conducir y supervisar las actividades administrativas y operativas de la Agencia a su cargo
relacionadas con el otorgamiento y recuperacin de crditos, captacin de ahorros en sus
diversas modalidades, as como de la parte administrativa de la agencia.
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Funciones Especficas
1. Dirigir y controlar las operaciones y actividades de la agencia, as como velar por el
efectivo desempeo del personal a su cargo.
2. Establecer relaciones y efectuar visitas para la captacin de nuevos socios.
3. Atender a los socios absolviendo sus consultas y/o requerimiento de pago.
4. Revisar y dar visto bueno a la documentacin que sustentan las operaciones del da y
remitir la informacin al departamento de Contabilidad para su registro.
5. Atender y dar conformidad a los cheques recibidos por las operaciones de ahorro y
crdito.
6. Remitir las estadsticas para los Gerentes y para contabilidad.
7. Controlar y explicar las variaciones en cuanto a captaciones y colocaciones de crditos.
8. Verificar cierres diarios, saldos de caja dejando constancia en los documentos
respectivos.
9. Mantener bajo control las claves de la bveda y cajas de seguridad.
10. Vigilar que los saldos de caja y el valor de las prendas dejadas en garanta se encuentren
en plena cobertura por la pliza de seguro.
11. Revisar y firmar las aperturas de cuentas de ahorro y depsito a plazo fijo y sus
respectivas tarjetas de registro de firmas.
12. Confeccionar las estadsticas e informes respectivos para los Gerentes de las reas
respectivas en forma mensual y/o cuando sea requerido.
13. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones contenidas en las circulares, memorndum,
directivas y/o reglamentos remitidos por el Gerente General y por los Gerentes de reas.
14. Revisar y atender la correspondencia en general.
15. Informar de cualquier suceso o acontecimiento al Gerente General mediante informes
escritos.
16. Proponer al Gerente General programas de promocin y publicidad.
17. Coordinar con los diversos departamentos a fin de obtener en forma oportuna la
informacin necesaria, para la evaluacin del crecimiento de la agencia y toma de
medidas correctivas.
18. Conciliar los resultados de las operaciones con el departamento de Contabilidad.
19. Mantener la caja en nivel ptimo de efectivo, as como velar por la custodia del mismo,
observando que dichos recursos se encuentren en plena cobertura con la pliza de
seguros.
20. Recibir y mantener en custodia todo tipo de valores (ttulos de crdito, contratos u otros
documentos) de la institucin.
21. Habilitar efectivo a las diferentes secciones que lo soliciten para el funcionamiento de sus
operaciones diarias. (En agencias que no cuenten con auxiliar administrativo).
22. Efectuar arqueos y verificar los saldos de caja diarios con la finalidad de tener la
suficiente liquidez para el normal desarrollo de las operaciones diarias.
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23. Coordinar con el Cajero o Guardavalor General/Tesorero sobre el manejo del disponible.
24. Llevar los libros de Caja y bancos debidamente autorizados y mantenerlos actualizados.
25. Remitir el reporte preliminar de encaje en moneda nacional y extranjera.
26. Remitir a la oficina principal la situacin diaria de caja.
27. Mantener informacin actualizada de los tipos de crditos y modalidades de captacin
que ofrece la competencia.
28. Realizar copias de seguridad con el objeto de salvaguardar la informacin.
29. Vigilar el resguardo de las instalaciones, mquinas y equipos de cmputo y asegurar el
funcionamiento de los mismos.
30. Mantener actualizado el inventario fsico de los bienes despreciables y no despreciables
de la agencia.
31. Implementar controles para un mejor desarrollo de las actividades.
32. Fomentar la participacin del personal en el desarrollo institucional.
33. Llevar el control y custodia de los pagars y protestarlos en su debida oportunidad.
34. Enviar al encargado de recuperaciones expedientes de crditos para cobranza judicial
para el inicio de las acciones legales pertinentes.
35. Hacer las liquidaciones de crditos para cobranza judicial.
36. Coordinar la entrega y recoger los cheques de las instituciones con las que se han
firmado convenios para los descuentos por planilla.
37. Verificar que los listados para los descuentos o retenciones de crditos de descuento por
planilla sean los correctos.
38. Autorizar los gastos de caja chica de acuerdo con el reglamento.
39. Llevar en perfecto orden los libros de control y arqueos.
40. Administrar y lograr las metas de colocaciones o de incremento de saldo neto que le
asignen a su equipo de analistas.
41. Recopilar informacin sobre los diferentes productos y servicios financieros ofertados en
las reas de influencia de la agencia y desarrollar estrategias innovadoras que aseguren
el liderazgo y posicionamiento de la Sociedad Cooperativa.
42. Dirigir a los Analistas de Crdito en el cumplimiento de los lineamientos y las metas
sealadas por el Gerente de Crdito.
43. Distribuir, organizar y controlar diariamente el trabajo de los Analistas de Crdito que
pertenecen a su equipo, los horarios de atencin al pblico, horarios de reuniones de
Comit de Crdito, rapidez en la resolucin de solicitudes, realizacin de trabajo de
campo (visitas de promocin y visitas de anlisis), y dems funciones y actividades, para
el logro de las metas de colocacin y recuperacin.
44. Proveer a los analistas a su cargo, de listados y reportes de apoyo a su trabajo:
Morosidad, pendiente de desembolso, tamao de cartera, evolucin de ratios, nmero de
socios nuevos, reprstamos, etc. Segn los requerimientos.
45. Apoyar a los Analistas de Crdito en las visitas a socios especiales y que requieran su
presencia, tanto para la promocin, anlisis, requerimiento de pago por falta de pago,
etc.
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46. Promocionar, brindar charlas y exposiciones sobre los productos y servicios que ofrece la
Sociedad Cooperativa.
47. Participar en el Comit de Crdito, especialmente en aquellos donde se requiere su firma
para las aprobaciones, segn niveles de autonoma. Deber revisar el anlisis econmico
y financiero de las operaciones de crdito que se presentan a su comit, a efectos de
determinar los niveles de riesgo que conllevan y evaluar el desempeo de los analistas a
su cargo.
48. Verificar que el monto y las condiciones de repago de los crditos, guarden una
razonable relacin con la situacin econmica financiera del socio, el comportamiento
crediticio anterior, la naturaleza y el valor de las garantas ofrecidas, los niveles de
riesgo, etc., de acuerdo con el Manual de Crdito.
49. Vigilar los lmites de concentracin de los crditos otorgados por su equipo de Analistas.
50. Elevar y fundamentar ante el Comit de Crdito de niveles superiores, las propuestas de
crdito elaboradas de acuerdo con las disposiciones legales y normas de la Sociedad
Cooperativa.
51. Supervisar y/o velar por la correcta y veraz informacin que el Analista de Crdito
presenta para el sustento de la propuesta de crdito.
52. Controlar la elaboracin de las aActas del Comit de Crdito y Comit de Mora de la
Sucursal/Agencia a su cargo.
53. Visitar personalmente a algunos socios (de acuerdo con el monto de los crditos, segn
la normativa de Crdito) en su domicilio particular y comercial para confirmar, analizar y
evaluar el trabajo del analistas y tambin, para atender consultas de crdito.
54. Llevar un control de los crditos rechazados de cada uno de los analistas a su cargo, por
lo tanto, solicitar a los analistas la entrega de toda la documentacin de los crditos que
sean rechazados en el Comit de Crdito o por el mismo, a fin de llevar el control de
estos.
55. Analizar los incumplimientos de los planes de colocaciones, de su equipo y aplicar las
medidas correctivas necesarias.
56. Elaborar un informe mensual consolidado para la Gerencia de Crdito para evaluar y
analizar la evolucin de la cartera de cada uno de los Analistas de Crdito a su cargo:
colocaciones, morosidad, crditos aprobados, crditos rechazados, crditos refinanciados,
zonas promocionadas, posibles operaciones a concretar, entre otros aspectos que
considere relevantes.
57. Verificar al final del da, la emisin de informacin(en caso que amerite) para ejercer
control de los pagars emitidos, crditos desembolsados, pagars cancelados, pagars
enviados a cobro judicial, porcentajes de morosidad, listados en general acorde a la
actividad diaria de la agencia.
58. Participar en los Comits de Morosidad, a fin de evaluar si los problemas de morosidad
son generados por fallas en el anlisis de la capacidad y voluntad de pago de los socios y
poder tomar medidas correctivas.
59. Conocer y reportar el sistema de incentivos variable con el cual sern remunerados los
Analistas de Crdito y que al mismo tiempo servir para la evaluacin de gestin y
desempeo.
60. Coordinar con la Gerencia de Crdito, la liquidacin del incentivo monetario variable de
los Analistas a su cargo.
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recuperaciones, e
62. Conocer y mantenerse enterado de las normas internas y externas que rigen los
crditos: Polticas, Procedimientos y Reglamentos y transmitir su conocimiento a los
Analistas de Crdito a su cargo.
63. Participar como instructor en programas de capacitacin y entrenamiento para Analistas
de Crdito, de acuerdo con la poltica de la Sociedad Cooperativa.
64. Instruir a los Analistas para que puedan explicar a los socios las polticas de crdito de la
Cooperativa de ser aceptado su crdito, especialmente de los beneficios de pagar
puntualmente y explicar tcnicamente a los socios las razones por las cuales un crdito
no es aprobado.
65. Instruir a los analistas en cuanto a los requerimientos de documentos e informacin de
los expedientes de crditos y resolver sus consultas al respecto.
66. Solicitar al Gerente de Crdito, la reasignacin o reclasificacin de cartera que estime
conveniente, una vez autorizado por el Comit de Crdito argumentando adecuadamente
la misma.
67. Solicitar el traslado oportuno de los crditos vencidos para iniciar acciones
administrativas o judiciales; al Gerente de Crdito, en coordinacin con la Gerencia
General.
68. Realizar cualquier otra funcin que el Gerente General o los Gerentes de reas le
designen.
Atribuciones
1. Dirigir las operaciones de la agencia de acuerdo con las disposiciones y normas dictadas
por el Gerente General.
2. Firmar los contratos de rdenes de pago, certificados de depsitos a plazo fijo, tarjetas
de registro de firmas y otros documentos del rea.
3. Asistir a las reuniones que convoque el Gerente General.
4. Proponer al Gerente de Administracin la rotacin de personal de acuerdo con las
aptitudes y desempeo con que efecten sus funciones.
5. Velar por el cumplimiento de las normas y reglamento establecidos.
6. Organizar el funcionamiento interno de la agencia, estableciendo los medios de acelerar
las operaciones con el pblico y ofrecer un servicio gil y eficiente.
7. Velar por la recuperacin de los crditos, verificar que los registros e informacin
financiera se mantengan al da.
8. Verificar la seguridad diurna y nocturna del local.
9. Efectuar arqueos a ventanillas.
10. Llevar un control adecuado de los pagars.
11. Efectuar retiros del Banco de acuerdo con los lmites establecidos por el Gerente de
Captaciones y Finanzas, controlando el efectivo que se debe mantener en caja.
12. Evaluar al personal a su cargo y remitir el informe respectivo a la oficina de personal, por
lo menos 1 vez al ao.
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Depende de:
Lnea de Coordinacin:
Funciones
1. Atender y brindar informacin a funcionarios, empleados y pblico que la soliciten, en
concordancia con la poltica de informacin de la Sociedad Cooperativa; para tal efecto
deber informarse adecuadamente sobre los servicios que presta la institucin.
2. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la documentacin y correspondencia interna y
externa que ingresa a la Agencia/Sucursal.
3. Preparar correspondencia, elevarla a administracin para su aprobacin, distribucin y/o
envo.
4. Prestar apoyo secretarial y documentario a las distintas secciones de la agencia/sucursal
que requieran su servicio.
5. Archivar la correspondencia, as como la documentacin originadas de las actividades de
la agencia
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Gerente de Crdito
Ubicacin:
Oficina Central.
Gerente General.
Personal a su cargo:
Coordinador de Crdito
Auxiliar Administrativo de Crdito
Analistas de Crdito
Jefe de Recuperaciones.
Asistente o Auxiliar de Recuperaciones
Unidad de Riesgos
Gerencia de Captaciones y Finanzas
Gerencia de Administracin
Marketing e Imagen Institucional.
Coordinacin funcional:
Funciones Especficas
1. Dirigir, controlar y actualizar de ser necesario, los procedimientos relacionadas con
evaluacin, otorgamiento, vigilancia y recuperacin de los crditos concedidos por la
SCAP.
2. Vigilar que las operaciones de crditos presentadas, mediante solicitudes de prstamo y
transacciones especiales que se ajusten a los dispositivos legales vigentes y a las normas
internas de la Sociedad Cooperativa.
3. Proveer los lineamientos necesarios que posibiliten el liderazgo en cualquier modalidad
de crdito que la institucin ofrezca.
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Vigencia:
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4. Controlar a travs de reportes, los resultados obtenidos en cada una de sus reas y
cuando sea necesario, decidir las medidas correspondientes.
5. Elaborar el presupuesto y plan operativo de la Gerencia de Crdito, proponerlo al Gerente
General y presentarlo al Consejo de Administracin en caso de ser necesario, una vez
aprobado, controlar su correcta ejecucin y cumplimiento de metas.
6. Elaborar peridicamente los estados financieros comparativos entre el presupuesto
proyectado y ejecutado, evaluando permanentemente el desarrollo de la ejecucin del
presupuesto de su rea.
7. Mantener informado a Gerencia General sobre la situacin operativa de la Sociedad
Cooperativa en cuando a colocaciones y recuperaciones.
8. Participar en el Comit de Crdito como proponente de las solicitudes de lneas de crdito
o prstamos de acuerdo a los lmites establecidos en el Manual de Crdito y Aprobado
por el Consejo de Administracin una vez hecho el estudio de crdito por el rea de
anlisis de crdito.
9. Evaluar las solicitudes de crdito de montos mayores, presentados por los Analistas de
Crdito, autorizndolas o denegndolas dentro del nivel de autorizacin que le ha sido
conferido.
10. Evaluar las actividades de seguimiento de los crditos otorgados y verificar el
cumplimiento de las condiciones estipuladas en las propuestas de crdito.
11. Controlar los informes estadsticos presentados por el coordinador de crdito.
12. Verificar el clculo de incentivo de cada sucursal y evaluacin de desempeo
proporcionado por coordinador de crdito.
13. Coordinar con la jefatura de personal el rol de vacaciones, el plan de capacitacin, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneracin, etc., para
canalizar las acciones a realizar.
14. Realizar la evaluacin del personal a su cargo y de los administradores de sucursales en
lo concerniente al rea de su competencia.
15. Colaborar en los eventos de capacitacin aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensin y el conocimiento pleno de la filosofa y tecnologa aplicada al sector meta,
de las polticas, procedimientos y reglamentos para los productos y servicios de la
Sociedad Cooperativa.
16. Elaborar y proponer el sistema de incentivos con el cual sern remunerados los
funcionarios de crditos y que al mismo tiempo servir para la evaluacin de gestin y
desempeo. Deber capacitar al coordinador de crdito y administradores de sucursales
el sistema de incentivos, para despejar dudas al respecto.
17. Realizar un control aleatorio de la formalizacin de los crditos aprobados, de acuerdo
con las normas y regulaciones de la Sociedad Cooperativa, y las disposiciones de los
rganos de control.
18. Dar conformidad a los reportes mensuales establecidos en el Manual de Prevencin de
Lavado de Dinero.
19. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el Manual de Prevencin de Lavado
de Dinero.
20. Vigilar que el monto mximo de los crditos concedidos a una sola persona fsica o
moral, no exceda de los lmites fijados por los dispositivos legales vigentes.
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21. Llevar un control sobre las acciones realizadas por el rea de recuperaciones para el
control de los crditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la recuperacin
oportuna de los crditos, informando al Comit de Crdito sobre las propuestas de pago
de los deudores para su pronunciamiento.
22. Atender las observaciones o reparos que efecten las auditoras internas o externas
sobre la funcin crediticia en general, evaluando sus observaciones y recomendaciones.
23. Preparar informes especiales que soliciten la Gerencia General y organismos rectores de
la actividad econmica financiera nacional.
24. Establecer las coordinaciones pertinentes respecto a la asignacin de recursos para el
desembolso de los crditos y a las nuevas lneas que van a operar.
25. Aprobar la oportuna transferencia a cobranza judicial de las obligaciones vencidas
cuidando que no pierdan su mrito ejecutivo y que se efecten las provisiones
correspondientes.
26. Presidir los comits de mora en la oficina principal y cuando le sea posible en las
agencias.
27. Participar o delegar su participacin en los remates de bienes adjudicados, en resguardo
de los intereses de la Sociedad Cooperativa.
28. Representar a la Sociedad Cooperativa en actos pblicos, as como en litigios y prestar
juramento en los juicios, acatando las citaciones para comparendo o confesiones en
asuntos de su competencia, de acuerdo con los poderes conferidos por los Estatutos, el
directorio y los regmenes de poderes.
29. Autorizar convenios judiciales de pago, condenaciones de intereses, liberacin de
garantas, conversin de deudas de moneda extranjera a moneda nacional o viceversa,
de acuerdo con lo aprobado o reglamentado por el directorio.
30. Coordinar con el Coordinador de Crdito y Administradores de Sucursales los
procedimientos de otorgamiento, seguimiento, vigilancia y recuperacin de los crditos
otorgados en las sucursales de acuerdo a las autorizaciones de lneas de crdito para
cada caso.
31. Desarrollar e implementar nuevos productos o nuevas modalidades de crdito en
coordinacin con la Gerencia General y el rea de Marketing.
32. Coordinar con el rea de Sistemas el funcionamiento, mantenimiento y desarrollo de la
Central de riesgos y los Sistemas de Crdito.
33. Vigilar que los crditos concedidos bajo convenios de financiamiento suscritos por la
cooperativa con organismos financieros nacionales e internacionales, cumplan con las
condiciones pactadas en dichos instrumentos.
34. Gestionar y coordinar con los rganos respectivos la regularizacin de los crditos cuya
recuperacin no se realice dentro de los plazos otorgados a los deudores para su
pronunciacin.
35. Autorizar la cancelacin de los recibos de los secretarios de juzgado, procuradores
judiciales, tramitados, peritos judiciales, martilleros y otros por sus actuaciones
judiciales.
36. Controlar los informes de asesora legal sobre situacin de crditos en cobranza judicial,
monto de la deuda, estado del juicio y situacin de garantas.
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37. Constatar que los crditos concedidos a los socios que se encuentren en situacin de
observacin, se aprueben de acuerdo con las disposiciones vigentes para tal efecto.
38. Representar a la Sociedad Cooperativa en las Oficinas de los Secretarios de Juzgado para
autentificar las firmas autorizadas en los recursos judiciales.
39. Evaluar la cartera de crditos en concordancia con las normas vigentes estipuladas.
40. Proponer normas o reglamentos para el otorgamiento, control, supervisin de crditos,
recuperacin de crditos, con los niveles y poderes necesarios para la Gerencia,
Administradores de Sucursales, Recuperadores, Asesor Legal y Analistas de Crdito,
delegando representacin.
41. Normar sobre el correcto contenido de los documentos del expediente del socio.
42. Otras funciones que le encargue la Gerencia General dentro del campo de su
competencia.
Oficina Principal
Gerente de Crdito
Personal a su cargo:
Analista de Crdito
Auxiliar de Crdito
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39. Realizar las coordinaciones con el rea de operaciones para el desembolso de crditos y
de esta manera disponibilidad de efectivo para la normal atencin de los socios de
crdito en todas las sucursales.
40. Informar y motivar el personal del rea de crdito en el cumplimiento de las metas
trazadas.
41. Evaluar el desempeo del personal del rea de crdito dentro de su competencia.
42. Participar en eventos sociales que se considere de importancia para realizar la imagen de
la Sociedad Cooperativa.
43. Levantar las observaciones efectuadas por los rganos de control interno y externo, en el
mbito de su competencia.
44. Autorizar o rechazar, en coordinacin con la Gerencia de Crdito, la reasignacin o
reclasificacin de cartera que solicite un Administrador de Sucursal, e informar a quien
corresponda para que realice los cambios en el sistema informtico.
45. Llevar el adecuado control de las reasignaciones y/o reclasificaciones de cartera, as
como de las refinanciaciones que se hayan realizado y elaborar un informe mensual
detallado para la Gerencia de Crdito.
46. Controlar los informes estadsticos de cada sucursal para el clculo de incentivos y
evaluacin de desempeo.
47. Coordinar con el Gerente de Crdito el rol de vacaciones, el plan de capacitacin, los
permisos, sanciones, ascensos, despidos, esquemas de remuneracin, etc., para
canalizar las acciones a realizar con Recursos Humanos.
48. Colaborar en los eventos de capacitacin aportando su experiencia a fin de lograr la
comprensin y el conocimiento pleno de la filosofa y tecnologa aplicada, de las polticas,
procedimientos y reglamentos para los productos y servicios de la cooperativa.
49. Conocer el sistema de incentivos con el cual sern remunerados los funcionarios de
Crditos y que al mismo tiempo servir para la evaluacin de gestin y desempeo.
Deber estar en capacidad de explicar el sistema de incentivos, para despejar dudas al
respecto.
50. Velar por el adecuado abastecimiento de material logstico para el correcto desempeo
del personal del rea de crdito.
51. Cumplir las dems funciones que asigne la Gerencia de Crdito mediante documentos
normativos internos.
Analista de Crdito
Ubicacin:
Elaborado por:
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Personal a su cargo:
Ninguno.
SIC DESARROLLO
Aprobado por:
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14. Brindar atencin oportuna y apoyo tcnico al socio, informando con veracidad y
transparencia acerca de los productos financieros que la Sociedad Cooperativa ofrece,
buscando su fidelizacin.
15. Comunicar a los socios el resultado de la resolucin del Comit de Aprobacin de Crdito,
orientando los pasos a seguir del proceso de desembolso del crdito.
16. Elaborar y sustentar la respuesta a las consultas o reclamo de los socios en coordinacin
con su jefe inmediato.
17. Evaluar exhaustivamente la unidad econmica, negocio y/o empresa a financiar del
solicitante, con la finalidad de determinar la capacidad de pago del socio, detectar
oportunamente los riesgos crediticios, estimando la voluntad de pago, aplicando as la
tecnologa crediticia de la Sociedad Cooperativa.
18. Efectuar el anlisis e interpretacin de los estados financieros presentados por los socios
y potenciales socios de la Sociedad Cooperativa, as como las proyecciones de dichos
estados.
19. Presentar al respectivo comit la propuesta del otorgamiento de crdito, debidamente
documentada (basada en informacin cuantitativa y cualitativa del solicitante), aplicando
la tecnologa crediticia.
20. Presentar al Administrador de Sucursal, las solicitudes de crditos en sus distintas
modalidades, incluyendo las ampliaciones, reprogramaciones, reestructuraciones y
refinanciaciones, para su aprobacin o denegacin segn los niveles al que corresponde.
21. Verificar que el ingreso en el sistema informtico se realice bajo las condiciones
establecidas en la resolucin del Comit de Crdito.
22. Comunicar oportunamente y explicar tcnicamente a los socios las razones por las cuales
el crdito no fue aprobado o las decisiones del Comit, que indiquen cambio de plazos,
disminucin de montos de crdito, nuevos avales, etc.
23. Participar de los Comits de Mora, tanto para comentar su experiencia de gestiones
crediticias con los colegas, como para analizar las causas que originaron la mora de sus
socios, las medidas de recuperacin aplicadas y ofrecer alguna alternativa de solucin a
fin de que se regularice el pago o proceder al inicio de las acciones prejudiciales o
judiciales.
24. Participar en el comit de mora para los casos que resolvern pasar a incobrables.
25. Tomar nota de los acuerdos de recuperacin administrativa o extrajudicial y vigilar su
cumplimiento.
26. Asumir con responsabilidad la calidad, confiabilidad y veracidad de la informacin que
presenta y sustenta a travs del expediente de crditos ante el Comit de Crdito
designado de acuerdo con los niveles de aprobacin.
27. Seleccionar, evaluar y verificar las garantas presentadas para la propuesta del crdito
(ubicacin, rea, construcciones, valorizacin, propietarios u otros) de acuerdo con las
normas vigentes, realizando el seguimiento para su formalizacin de ser el caso.
28. Completar las hojas de seguimiento de socios morosos, de acuerdo con el procedimiento
de requerimiento de pago establecido en el Manual de Crdito.
29. Realizar el seguimiento, control y recuperacin de los crditos en mora y vencidos de
acuerdo con el Manual de Crdito.
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Auxiliar de Crdito
Ubicacin:
Administrador de Sucursal
Personal a su cargo:
Ninguno
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17. Realizar cualquier otra funcin que le asigne el Administrador de Sucursal, dentro del
campo de su competencia.
Encargado de Recuperaciones
Ubicacin:
Oficina Principal
Gerente de Crdito
Coordinacin Funcional:
Coordinador de Crdito
Administrador de Sucursal
Personal a su cargo:
Auxiliar de Recuperacin
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5. Preparar expedientes en situacin de mora para su traslado a asesora legal quien deber
realizar el protesto de pagars.
6. Registrar los gastos en el sistema informtico, remitiendo al departamento de
Contabilidad las boletas de ventas emitidas por la Notara para su pago.
7. Revisar los planes de seguimiento de crditos en mora, especialmente a los crditos
refinanciados y los que tienen compromiso de regularizacin y verificar su cumplimiento.
8. Sugerir y solicitar a la Gerencia de Crdito, la oportuna transferencia a cobranza
prejudicial o judicial de las obligaciones vencidas cuidando que no pierdan su mrito
ejecutivo y que se efecten las provisiones correspondientes.
9. Recibir los expedientes de crdito que pasan a cobranza extrajudicial o judicial y realizar
la entrega de dichos expedientes al Asesor Legal adjuntando los ttulos valores.
10. Velar por la documentacin de seguimiento de mora en cada expediente de crdito con
mora, en cobranza prejudicial o judicial y velar por su archivo y custodia.
11. Colaborar con el Asesor Legal en el seguimiento de crditos que se encuentran en
proceso judicial, observando el avance procesal de las causas iniciadas a los deudores y
en el trmite a las resoluciones judiciales que ordenan trabar embargo en forma de
retencin sobre fondos, bienes o cualquier modalidad, que el deudor pueda tener en la
causa.
12. Llevar un control sobre los crditos vencidos e iniciar las acciones pertinentes para la
recuperacin oportuna de los crditos, informando a la Gerencia de Crdito y a la
Gerencia General sobre las propuestas de pago de los deudores para su
pronunciamiento, y definicin de soluciones a los problemas de morosidad.
13. Preparar para la Gerencia de Crdito informes sobre el control peridico de la morosidad
por sucursal, por analista responsable, por montos, etc.; con mencin separada para los
crditos refinanciados.
14. Preparar estadsticas, informes mensuales de los controles efectuados a su cargo, sobre
la morosidad general de la cartera, fallas en la concesin de los crditos y en la
recuperacin de la cartera con mora, por rango de montos, por rango de mora, crditos
normales, crditos refinanciados, por Analista de Crdito, entre otras.
15. Elaborar informes y cuadros estadsticos peridicos de la cobranza prejudicial y judicial,
por rango de montos, por rango de mora, crditos normales, crditos refinanciados, por
Analista de Crdito, entre otras.
16. Llevar control de los pagos a cuenta, realizados por socios con mora de difcil
recuperacin.
17. Dejar constancia de los compromisos de pagos y de los resultados de las acciones
adoptadas respecto a los socios morosos y sus fiadores solidarios.
18. Proponer alternativas de solucin (cambio de das de pago, posposicin de pago de
cuotas, refinanciamiento, reestructuracin), para solucionar los problemas de morosidad
que presentan los socios, previo anlisis de cada caso, junto con el Analista de Crdito
responsable.
19. Informar sobre el progreso en la recuperacin de crditos de los acuerdos prejudiciales o
extrajudiciales que se haya pactado y solicitar informacin al Asesor Legal, sobre las
acciones realizadas con aquellos socios que hayan pasado a su rea.
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20. Realizar cualquier otra funcin que le asigne la Gerencia de Crdito, dentro del campo de
su competencia.
4.6.5.6
Auxiliar de Recuperaciones
Cargo:
Auxiliar de Recuperaciones
Ubicacin:
Encargado de Recuperaciones
Administrador de Sucursal
Personal a su cargo:
Ninguno
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14. Preparar los cargos a las cuentas de los acreditados por tarifas y gastos originados por
las acciones de recuperacin.
15. Otras funciones de su competencia que le asigne el jefe inmediato.
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ANEXOS
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Anexo 2:
Glosario de Trminos
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