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Manual Basico Siagie Actualizado
Manual Basico Siagie Actualizado
MANUAL
DE
USUARIO
MODO BASICO
FEBRERO
2012
Elaborado por Luis Santaya Retegui - DREL
CONTENIDO
Pg.
1. Qu es el SIAGIE?
1
2. Cmo ingresar al sistema
2-6
3. Actualizar datos del usuario
7
4. Configuracin inicial de la IE
8
5. Datos de la IE
10
6. Ao escolar o acadmico
12
7. Fase Regular y Fase Recuperacin Pedaggica
12
8. Periodos de Evaluacin
13
9. Registro de ambientes
13
10.
Registro de Personal
14
11.
Responsable de Matrcula
14
12.
Fechas Especiales
15
13.
Cambio entre Niveles (primaria, secundaria)
15-16
14.
Matrcula de Estudiantes Registro de Nmina Bsica
17-19
15.
Generar Nmina Matrcula
20-22
16.
Ingreso de Evaluaciones
23-24
17.
Procesar Notas
25
18.
Carga de DNI de estudiantes por Excel
26
19.
Matrcula y Nmina Adicional
26-29
20.
QUE ES EL SIAGIE
El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa - SIAGIE versin 2.0
(Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del Ministerio de Educacin para ser
gestionado por las Instituciones Educativas del mbito nacional.
El SIAGIE versin 2.0 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en las Instituciones
Educativas. Es de fcil manejo y administracin. El sistema apoya los procesos administrativos,
generando informacin base de estudiantes a partir de los cuales se podrn generar Fichas nicas de
Matrcula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas
y Actas de Evaluacin.
De similar manera, se podr tener un registro del personal que labora en la Institucin Educativa
y que tendr responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los
recursos con los que trabaja la Institucin Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas
(DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).
QUIENES DEBEN USARLO
Segn la Directiva de Desarrollo del Ao Escolar 2012, tanto las Nminas de Matrcula como las Actas de
Evaluacin, sern generadas a travs del SIAGIE, por tanto, el presente ao, las Instituciones Educativas
tanto pblicas como privadas, debern utilizarlo, en este caso las de Educacin Bsica Regular EBR,
EBE y EBA, luego se ir ampliando a los dems niveles y modalidades.
Para que una I.E, pueda utilizar el SIAGIE, debe contar con el servicio de Internet, ya que el aplicativo es
completamente va Web.
Para que pueda tener acceso al sistema, el director de la I.E. deber acercarse a la DREL, UGEL o CEM
de su jurisdiccin, y solicitar al responsable del SIAGIE, el USUARIO Y CONTRASEA de su colegio.
Para el caso de las I.E. polidocentes completos, el director deber designar mediante Resolucin
Directoral Institucional, al responsable del SIAGIE, copia de dicha resolucin deber hacer llegar a la
DREL, UGEL o CEM, segn sea el caso, para efectos de crear el usuario y contrasea.
Para el caso de las I.E. Unidocentes y multigrados, los directores de las mismas, son los responsables del
SIAGIE.
La DREL, UGEL o CEM CREA SOLAMENTE UN (01) USUARIO ADMINISTRADOR POR CADA I.E,
dicho usuario es el responsable de crear los usuarios de los docentes, administrativos, Padres o Madres
de Familia de su IE.
IMPORTANTE!!!
El acceso a SIAGIE, y a parte de los datos de carcter personal contenidos, se realiza mediante un
usuario y una clave de acceso. Para garantizar la confidencialidad de los datos, es responsabilidad del
usuario utilizar contraseas seguras, custodiar las mismas adecuadamente y no revelarlas a terceros en
ningn caso. El sistema le permite al usuario modificar su contrasea en cualquier momento, a fin de que
permanezca confidencial.
Queda terminantemente prohibido a los titulares compartir o divulgar sus credenciales de acceso.
En caso el titular brinde las credenciales de acceso a un tercero, es pasible de sancin administrativa y
legal segn corresponda.
Cualquier manipulacin de datos o divulgacin de informacin contenida es responsabilidad del titular.
El titular de las credenciales responder por los daos y perjuicios que pueda ocasionar el mal uso del
SIAGIE, as como de los que haya podido ocasionar por incumplimiento de los compromisos sealados.
No acceda al SIAGIE si Ud. no es titular de credenciales de acceso.
El acceso y uso del SIAGIE es exclusivo de las personas que se les ha otorgado un usuario y clave de
acceso (credenciales) segn corresponda:
http://www.minedu.gob.pe
Ver la pgina Web del Ministerio de Educacin
Haga clic en el link (vnculo) Intranet
Cuando vea esta ventana, haga clic en el cuadro del SIAGIE 2.0
http://siagie.minedu.gob.pe
Ver esta ventana, en ella haga clic en el link (vnculo) SIAGIE (Acceso al rea de Produccin) que se
encuentra en la parte derecha.
http://sistemas06.minedu.gob.pe/siagie2
Aparecer un cuadro para ingresar el usuario y contrasea que el CEM, UGEL o DREL le entreg.
Por favor ESCRIBA EXACTAMENTE TAL Y COMO ES SU USUARIO Y CONTRASEA.
(Sino no podr ingresar al sistema).
Si usted escribi correctamente su usuario y password, le aparecer una ventana para actualizar sus
datos y su password (esto sucede solo la primera vez que accede al sistema), si desea hacerlo
deber ingresar el nuevo password en los dos recuadros, por favor escriba con cuidado y verifique si est
en mayscula o en minscula. Sino desea cambiar el password, quite el check del recuadrito. Tenga
cuidado!!!, si deja los espacios en blanco, significa que su colegio no tiene password, y cualquiera podra
ingresar a su cuenta.
CAMBIE SU CONTRASEA POR SEGURIDAD!!! Se lo recomendamos
Si es primera vez y si todo resulto correcto, usted ver una ventana para configurar algunos datos de su
I.E., que son muy importantes para trabajar correctamente con el sistema.
En esta ventana deber consignar datos importantes como:
- El turno, ya sea maana o tarde, marque la casilla y vera que se activa dos recuadros al
costado, ah debe escribir la jornada de trabajo diario.
- Debe seleccionar la cantidad de aulas con que cuenta la IE (ambientes fsicos)
- Deber seleccionar el periodo de evaluacin de la I.E.
- Debe seleccionar el modo bsico (despus podr migrar al modo completo)
- Deber seleccionar los grados con que cuenta la IE, ver que se abren cuadros a los costados,
en las cuales deber seleccionar la cantidad de secciones que tiene por cada grado (por defecto
aparecen 1 en cada grado).
LAS I.E QUE HAN MIGRADO DE LA VERSION 1.2.5 DEL SIAGIE UTILIZAN EL MODO COMPLETO,
TODAS LAS DEMAS DEBEN UTILIZAR EL MODO BASICO.
La migracin al modo completo de todas las I.E. se har de modo progresivo.
Una vez que ha llenado esta parte, haga clic en el botn Guardar, y luego en refrescar hasta que vea que
el estado diga conforme.
Cuando haga eso, y todo este correcto, vera finalmente la interface grfica (cartula) del SIAGIE 2.0
Felicitaciones!!! Ya est usando el SIAGIE.
IMPORTANTE! El estado de los Periodos debe estar en Evaluacin para poder ingresar notas.
Una vez finalizado grabe los datos.
Ahora nos toca registrar los ambientes, esto es importante para el censo escolar.
Haga clic en el Men Administracin General, y luego en Registro de Ambientes
Ahora debemos registrar los grados y secciones (si el colegio solo tiene 1 grado y una seccin, esto ya no
es necesario).
Haga clic en el Men Administracin General, y luego en Grados y Secciones
La lnea de color verde indica que grado y seccin est usando.
NO OLVIDE INGRESAR LOS DATOS DEL RESPONSABLE DE LA MATRICULA, N DE RDI Y FECHA
DE APROBACION SIN ESTOS DATOS NO PODR GENERAR LA NMINA!
Ver un recuadro, all haga Doble clic en el Nivel al que desea cambiarse.
MATRCULA DE ESTUDIANTES:
UNA VEZ INGRESADO Y CONFIGURADO LOS DATOS DE LA I.E, ESTA LISTO PARA MATRICULAR Y
EVALUAR, GENERAR NMINAS, ACTAS, ETC.
COMO ESTAMOS USANDO EL MODO BSICO, PUES VAMOS A INGRESAR NUESTRA MATRCULA Y
GENERAR LAS NMINAS.
Para ello ya debemos tener nuestra relacin de alumnos con sus datos (pueden usar un formato de
nmina del ao 2010, solo para borrador!!! , no puede usarla para enviar online).
RECUERDE QUE SOLO POR ESTE AO 2012, USTED PUEDE MATRICULAR CON EL DNI CON EL
CODIGO DEL ESTUDIANTE, A PARTIR DEL AO 2013, SOLO SE MATRICULA CON DNI.
Haga Clic en el Men Estudiantes y Matrculas, y luego en Registro de Nmina Bsica
Ver esta ventana, en ella seleccione el Grado y Seccin, y luego haga clic en Generar plantilla Excel
Usted ver que aparece una ventana de descarga de archivos. POR FAVOR ANOTE LOS ULTIMOS 4 o
5 DIGITOS DEL ARCHIVO. NO CAMBIE DE NOMBRE AL ARCHIVO!!!
La descarga es muy rpida, luego vaya a la carpeta donde se descargo el archivo, bralo y ver que es
una plantilla, la cual deber llenar con los datos de matrcula de sus alumnos.
Si necesita ayuda para configurar el programa Excel, solicite ayuda tcnica, al soporte del colegio o de la
cabina de Internet.
Una vez que haya llenado los datos de sus alumnos, GRABE EL ARCHIVO (No cambie el nombre!!!)
Ahora deber subir el archivo al sistema
Haga clic en el botn Cargar Nmina desde Excel, ver esta ventana as (Si el archivo est correcto)
Recomendaciones:
1. Matricule preferentemente con DNI, el cdigo del estudiante deber desaparecer a partir del prximo
ao 2013.
2. Verifique que los cdigos de sus alumnos NO ESTN DUPLICADOS, revise entre grados y secciones,
porque podra tener problemas al validar los datos.
3. Si tiene cdigos duplicados, y si el alumno tiene DNI, regstrelo con eso, sino debe crear un nuevo
cdigo.
4. Al llenar la plantilla, por favor verifique que los datos estn correctamente llenados, segn las normas
e indicaciones, porque ESTE PROCESO SOLO SE HACE POR UNA SOLA VEZ, si sube datos
incorrectos, solo podr corregirlos o modificarlos directamente en el sistema.
5. Los Alumnos del primer grado de Primaria y Secundaria, se registran como INGRESANTES.
Escriba un documento de referencia del envo (se recomienda colocar la RDI de aprobacin de la
nmina).
Haga clic en el botn Confirmar.
Deber esperar a que el especialista apruebe su nmina a travs del sistema, cuando eso, suceda,
marque la casilla Generar nmina oficial final.
Este proceso se hace por cada grado y seccin.
Eso es todo!!!
Ahora presente a la UGEL una copia de la nmina y el envo y listo!
Usted ha cumplido con presentar sus nminas oficiales.
PROCESO DE EVALUACIN:
SE ENTIENDE QUE USTED TRABAJA SUS NOTAS EN FORMA MANUAL (EN ESTE MODO BASICO)
EN EL MODO COMPLETO TODO SE HACE A TRAVES DEL SISTEMA.
COMO INGRESAR LAS NOTAS PARA GENERAR LAS ACTAS
NOTA: LAS NOTAS SE INGRESAN POR CADA PERIODO
RECUERDE: PARA INGRESAR LAS NOTAS, EL ESTADO DE LOS PERIODOS DEBEN ESTAR EN
EVALUCIN.
Haga clic en el Men Adm. Asist/Eval Estudiantes, y luego en Registro de Notas Genrico
Seleccione el Perodo, Grado y la Seccin
En la ventana que aparece, haga clic en Generar archivo Excel
(Debe bajar la plantilla por cada seccin).
Cuando vea que la lnea que tiene el nombre del archivo se ponga color verde, significa que est listo
para efectuar la carga de las notas. (si el nombre se pone color rojo, significa que el archivo est daado
y no debe subirlo, baje una nueva plantilla.)
Ahora debe cargar las notas
Haga clic en botn Cargar notas
Se inicia la carga y la validacin, si todo es correcto haga clic en grabar
Si le sale en mensaje de INCONSISTENCIAS, deber tomar nota del mensaje, borrar la carga y corregir
los errores y cargar la plantilla de nuevo.
Cuando vea el cuadro que indica Archivo se grabo correctamente, haga clic en Aceptar
Puede continuar cargando las notas de las otras secciones, siga el mismo proceso.
Cuando ya ha subido todas sus notas, usted puede procesar sus notas para generar sus actas finales y si
lo desea procesar sus boletas de informacin e imprimirlas.
Para procesar las notas debe hacer clic en el Men Adm. Asist/Eval Estudiantes
Luego haga clic en procesar notas
Este proceso se debe hacer cuando se han ingresado toda las notas!!!
Debe hacer clic en cada uno de los botones en secuencia, desde el primer periodo hasta el ltimo.
Siempre haga clic en el botn refrescar tablero, hasta que vea que el avance sea 100%.
PROCESOS ADICIONALES O COMPLEMETARIOS QUE GENERALMENTE SE HACEN EN EL
SIAGIE.
A. CARGA DE DNI DE LOS ESTUDIANTES:
Como ya se indic, el SIAGIE a partir del prximo ao, solo utilizar el DNI como documento de
matrcula, por lo que es necesario ir cambiando el cdigo del estudiante por el DNI, o tambin cambiar
el nmero de DNI de los mismos. Este proceso est diseado para efectuar una carga masiva de los
DNI de los alumnos.
Para ello, haga Seleccione Estudiantes y Matrculas, luego haga clic en Carga de DNI desde Excel.
Se abre un cuadro para llenar los datos, para buscar el responsable haga clic en el botn con los 3
puntitos.
Ver un cuadro con la relacin de los nombres del personal directivo, docente y administrativo (colegios
polidocentes) o uno solo (Unidocentes), seleccione haciendo doble clic en el nombre que desea.
Ahora debe registrar a los estudiantes, para ello debe ir a Estudiantes y Matrculas, Clic en Registro de
Estudiantes, se abrir la ficha de registro.
Ingrese los datos del estudiante y haga la matrcula haciendo Clic en el botn Matricular, grabe los datos.
Ahora haga clic en el icono Asociar Matrculas
Se abrir un cuadro donde le permitir filtrar y buscar a los alumnos que usted ha registrado y matriculado
seleccinelos y haga clic en Grabar.
Verifique que todos los alumnos que son adicionales aparecen en la relacin de matrculas asociadas.
Finalmente haga clic en el botn registrar (esto es importante).
En ese instante los alumnos son integrados a la seccin correspondiente e incluidos en la nmina oficial.
Para verificar vaya a Estudiantes y Matrculas, Clic en Estudiantes por Seccin
Seleccione el Grado y Seccin
Los alumnos deben aparecer (orden cero) en la relacin, haga un nuevo ordenamiento de los alumnos.
Ahora debe ir a generar la Nmina Adicional.
Seleccione el Men Estudiantes y Matrculas
Clic en Nmina de Matrcula
Seleccione el grado y seccin
Seleccione Nmina Adicional
Clic en Agregar
Ahora debe relacionar las especialidades con el rea de Educacin para el Trabajo
Seleccione Men Administracin General
Clic en Ciclos Grados y Secciones
Seleccione el grado y seccin
Clic en Agregar, aparecer un cuadro donde aparece(n) la(s) especialidad(es) que usted agrego en la
opcin de Ao Escolar.
Seleccione la especialidad y haga clic en grabar.
Cuando baje las plantillas de evaluacin o cuando ingrese las notas aparecer el taller seleccionado
E. COMO ASIGNAR EL DOCENTE TITULAR A UNA SECCION PARA QUE APAREZCA EN EL ACTA
CONSOLIDADA.
Lo primero que debe hacer es registrar al personal de la IE.
Seleccione Men Administracin General
Clic en Padrn Nacional de Personal
Se abre la ficha de registro
Clic en botn Nuevo
Llene los datos (el cdigo modular se genera colocando 10 delante del DNI) y
grabe.
Ahora debe asignar las reas, grados y secciones al docente
Seleccione el Men Administracin General
Debe crear la cuenta de usuario del docente para que ingrese sus notas
Seleccione Men Administracin General
Clic en Mantenimiento de Usuarios
Agregue a cada docente, siguiendo el procedimiento.
Cuando haya ingresado notas, al final de ao escolar, antes de generar las actas, asigne
al docente titular haciendo clic en el icono que se muestra en la imagen anterior.
II.EE
TELEFON
O
USUARI
O
61004
965655534
267477
ro.tocha@hotmail.com
CNI
965614619
jc3sar@yahoo.com
60026
965772895
sonialuzdp@hotmail.com
601411
965838996
jorgitohu@hotmail.com
MAYTAHUARI CURICO
5 Estela
IESPM "LORETO"
990758472
223020
ieloreto@hotmail.com
60756
965822212
jupeva21@hotmail.com
RADM
965935955
pdhenry_richard73@hotmail.com
Sagrado
Corazn
965716079
ivonnflores75@hotmail.com
GONZALES NAVARRO
9 Ethel
601534
965875810
ethel_gonza1@hotmail.com
965767623
hervetgatty_64@hotmail.com
965765146
luisfelipe_1610@hotmail.com
Tte. Manuel
10 GATTY BARDALES, Hervett Clavero
SANTAYA RETEGUI Luis
12 Felipe
DRE Loreto
13 TELLO GATICA Paul David
DRE Loreto
#553183
601996
paulte@hotmail.com