MUNICIPIO DE EL CERRITO

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORA
Proceso(s) Auditado(s):
Informe No.
Gestin Estratgica, Gestin Social, Gestin Territorial, Fecha:
Gestin de convivencia, Desarrollo Institucional, Gestin
Jurdica, Gestin de Hacienda Pblica

Da
29

01
Mes Ao
05
2009

1. INFORMACIN GENERAL
Auditora No.

Auditor Lder:
Equipo Auditor:
Auditados:
Gestin Estratgica
Gestin Social
Gestin Territorial
Gestin de Convivencia
Desarrollo Institucional
Gestin Jurdica
Gestin de Hacienda
Pblica

Fecha de
Fecha de
18
05
2009
22
05
2009
inicio
cierre
Bayro Montoya Rojas
Bayro Montoya Rojas, Sandra Milena Vargas, Mabel Liliana Flores
Nombres y apellidos
Alfonso Len Cifuentes
Jose Obirne Olmos Lara, Herica Maria Valencia, Carlos Puyo Olivares
Arturo Varela, Manuel Alfredo Tovar, Walter Vallejo, Jose Genner Gutierrez,
Diana Patricia Chica, Jorge Enrique Giron
Jaime Garca, Jaime Rentera, Margoth Jimenez Pasiminio, Luisa Viviana
Lozano
Jorge Alvaro Acosta, Jhon Jairo Montoya
Nancy Cano
Maria Idalmy Saavedra, Elider Fajardo Erazo, Nancy Yolanda Ruiz

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2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORA

OBJETIVO
Realizar seguimiento a las actividades del avance de la implementacin del Modelo Estndar de
Control Interno (MECI).
ALCANCE
Verificar en cada una de las reas de la Administracin Municipal, el desarrollo y cumpliendo a
cabalidad en cada una de las etapas; los compromisos y actividades adquiridos a partir del proceso
de adopcin hasta la fecha de la implementacin.
3. RESULTADOS DE LA AUDITORA
3.1. RESULTADO DETALLADO

AMBIENTE DE
CONTROL

COMPONENTE

DIRECCIONAMI
ENTO
ESTRATEGICO

CONTROL ESTRATGICO

SUBSIST
EMA

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ELEMENTO

Acuerdos, compromisos y
protocolos ticos
Desarrollo del Talento
Humano
Estilo de Direccin

INTERPRETACION
DE RESULTADOS

RESULTADO
COMPONENTE

2.34

1.5
2.0

2.1

3.0

Planes y Programas
Modelo de Operacin por
Procesos

2.7

Estructura Organizacional

3.0

Contexto Estratgico
Identificacin del Riesgo
Anlisis de Riesgo
Valoracin de Riesgo

2.0
1.9
1.8
1.4

2.5

RESULTADO
SISTEMA
CONTROL
INTERNO

2.7

1.7

ADMINISTRA
CION DE
RIESGOS

Polticas de
Administracin de Riesgo

ACTIVIDADES
DE CONTROL

Polticas de Operacin
Procedimientos
Controles
Indicadores
Manual
de
Procedimientos
Informacin Primaria

2.6
2.8
2.2
2.0

Informacin Secundaria

2.8

INFORMACION

CONTROL DE GESTIN

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1.4

2.1

1.3
2.5

2.7
Sistemas de Informacin
Comunicacin
Organizacional
Comunicacin Informativa

2.8

2.5
2.9

2.7

COMUNICACIN
PBLICA

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Medios de Comunicacin

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

A pesar de contar con un Plan de
Auditora, hubo falta de compromiso
por parte de un funcionario de la Alta
Direccin, el cual no se present a lo
largo de la semana, y de igual
manera tampoco envi
un
representante o excusa.
Se evidenci que entre el personal
auditado, un alto porcentaje de los
funcionarios nuevos son los que no
conocen sobre el Modelo Estndar
de Control Interno MECI de la
Administracin Municipal de El
Cerrito
Se evidenci que no todos los
Servidores
Pblicos
de
la
Administracin Municipal auditados
conocan
los
Acuerdos,

COMPONENTE

Sistema de Control
Interno

Sistema de Control
Interno

Ambiente de
Control

2.9

RECOMENDACIONES
Crear conciencia y sentido de
pertenencia hacia la entidad a cada uno
de los funcionarios, a travs de los
medios de Comunicacin Internos,
sobre
la
importancia
de
la
implementacin del MECI en la
Institucin, y del cumplimiento en cada
uno de los compromisos que se fijen.
Compromiso por parte de los jefes de
despacho para la sensibilizacin del
personal de la entidad, dndoles a
conocer
la
importancia
de
su
integracin y participacin en este
proceso de implementacin del MECI.
En el momento que ingrese un
funcionario
a
laborar
en
la
administracin, independientemente del
tipo de vinculacin, a este se le debe

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Compromisos y Protocolos ticos.

Por otro lado se evidenci que los
Planes adoptados por la institucin
(Formacin
y
Capacitacin,
Induccin, Reinduccin, Bienestar e
Incentivos) no se han socializado a
los funcionarios.

Se evidenci entre el personal

auditado, que no se ha seguido
implementado
campaas
o
estrategias de divulgacin en la
Entidad para dar a conocer la
Misin,
Visin
y
Objetivos
Institucionales a funcionarios nuevos
vinculados a la entidad.

De acuerdo con los resultados

obtenidos en la entrevista, se
concluye que no se conocen la
identificacin, valoracin y polticas
de los riesgos en la Administracin
Municipal.

dar a conocer y entregar de forma

fsica, documentacin relacionada con
el Ambiente de Control Institucional.

Direccionamiento
Estratgico

Administracin de
Riesgos

Disear un folleto que contenga

informacin
correspondiente
(Ambiente
de
Control
y
Direccionamiento Estratgico), el cual
sea entregado al funcionario en el
momento de la vinculacin.
Por parte de los responsables de
cada rea, divulgar informacin
relacionada a los funcionarios que
tenga a su cargo, sobre todo lo que
tiene que ver con los procesos y
procedimientos correspondientes a la
misma.
Por parte de los responsables de
cada
rea,
proporcionar
la
fundamentacin terica sobre los
riesgos que se encuentran en el rea
en que se est desempeando.
Desarrollar
habilidades
en
los
funcionarios para identificar, calificar y
evaluar, medidas de tratamiento y
monitoreo en los diferentes riesgos

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Se
determina
mediante
los
resultados de la encuesta, que el
personal
auditado,
no
tiene
conocimiento
sobre
los
procedimientos,
controles
e
indicadores que ejecuta. Mediante
este resultado cabe destacar la falta
de seguimiento a los compromisos
adquiridos.

Mediante los resultados obtenidos

se evidencia la falta de seguimiento
por parte de los responsables de
cada
dependencia
en
la
retroalimentacin de la informacin,
y la falta de socializacin de la
misma para la toma de decisiones.
De acuerdo a las valoraciones
realizadas por los funcionarios
encuestados con respecto a la
comunicacin pblica fue deficiente,
la mayora manifestaron no tener
conocimiento sobre los medios de
comunicacin que se utilizan en la
alcalda.

Actividades de
Control

Informacin

Comunicacin
Pblica

estratgicos, misionales y de apoyo.

Fortalecer por dependencia los
grupos de trabajo para la divulgacin
del
manual
de
procesos
y
procedimientos.
Una vez se d a conocer los
Indicadores de Gestin utilizarlos
como herramienta para la toma de
decisiones.
Socializar el comportamiento de los
Indicadores de Gestin a todos los
funcionarios.
Socializar la informacin que produce
la Administracin Municipal a todos
los funcionarios.
Disear un plan de comunicacin y a
la vez socializarlo a las diferentes
dependencias, de tal manera que le
permita a la entidad relacionarse con
grupos de inters interno y externos,
en el cual se determine la
comunicacin
organizacional,
informativa
y
de
medios
de
comunicacin.

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3.2. CONCLUSIONES

3.2.1

Dar estricto cumplimiento a los compromisos planificados para el control de los documentos
internos del MECI. (Revisin, aprobacin, publicacin, divulgacin, implementacin).

3.2.3

Aunque se han adelantando actividades de divulgacin en algunas Dependencias, estas no se

han seguido realizando a todos los funcionarios nuevos de la Administracin Municipal.

3.3 FORTALEZAS
3.3.1

Se cuenta con un Manual de Operaciones o Procedimientos, el cual contiene los componentes de

Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico, Administracin del Riesgo y Actividades de
Control con sus respectivos elementos.

3.3.2

Se cuenta con mecanismos de socializacin a travs de pgina web, peridico, Gaceta, folletos y
carteleras.

3.4 DEBILIDADES
3.4.1

Falta de compromiso y de pertenencia por parte del Equipo MECI para el cumplimiento de metas
y objetivos propuestos en cada una de las dependencias.

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3.4.2 Poco avance en la socializacin del Modelo Estndar de Control Interno.

3.4.3 Se evidencia que no existe implementacin correspondiente de los Planes de Mejoramiento por
procesos e individual
3.4.4 Falta de documentacin de algunos procedimientos.
3.4.5

Dentro de la documentacin entregada por parte del Grupo Asesor en la implementacin, no se

encontr relacin correspondiente al subsistema de Control de Evaluacin (Planes de
Mejoramiento Individual, por Proceso e Institucional), por lo tanto este subsistema no se incluy
dentro de la encuesta.

4. RESPONSABLES
GRUPO AUDITOR
AUDITOR LIDER
NOMBRE
Bayro Montoya Rojas
EQUIPO AUDITOR
Sandra Milena Vargas
Mabel Liliana Florez

FIRMA

FECHA INFORME
29 de Mayo de 2009