AGEXPORT RH-PG-001

Procedimiento de Reclutamiento,
Seleccin y Contratacin de personal
Versin: 04
Fecha: 01-20-14

Procedimiento Reclutamiento, Seleccin y Contratacin de

personal
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INDICE

1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................................. 3
3. DEFINICIONES Y SIGLAS .................................................................................................... 3
4 RESPONSABILIDADES.3
5. DESCRIPCION ...................................................................................................................... 4
6 FORMATOS.7
7 REFERENCIAS8
8. ANEXOS ................................................................................................................................ 8

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1. OBJETIVO

Normar los lineamientos para llevar a cabo el proceso de Reclutamiento, seleccin y contratacin de
los nuevos colaboradores de AGEXPORT
2. ALCANCE

La normativa aplicar a todas las requisiciones de contratacin de personal en AGEXPORT, en todas

las ubicaciones geogrficas donde la empresa tenga presencia.
3. DEFINICIONES Y SIGLAS
Reclutamiento. Se define como un conjunto de procedimientos utilizados con el fin de atraer a un

nmero suficiente de candidatos idneos para un puesto especfico en una determinada organizacin
Seleccin. Es el Conjunto de procedimientos para evaluar y medir las capacidades de los candidatos a

fin de elegir, sobre la base de criterios preestablecidos, a aquellos que presentan mayor posibilidad de
adaptarse al puesto disponible, de acuerdo con las necesidades de la organizacin.
Contratacin de personal. Es el procedimiento que se lleva a cabo para formalizar la relacin laboral

con un empleado que recin ingreso y la empresa; y se refiere a la integracin de un expediente

documental de los datos personales y profesionales que una persona proporciono a la empresa y el acto
de formalizacin mediante la firma de un contrato donde se aceptan las obligaciones y
responsabilidades de ambas partes.
CDO. Coordinador de Desarrollo Organizacional
4. RESPONSABILIDADES

Coordinador de Desarrollo
Organizacional
Gerente de Recursos
Humanos

Revisar, actualizar y velar por el cumplimiento de esta normativa

Directores, Gerentes de
rea, Jefes y Coordinadores

Comunicar, velar y dar cumplimiento de esta normativa

Analista de RRHH

Revisar, validar, comunicar y velar por el cumplimiento de esta

normativa

Cumplir con lo establecido en esta normativa

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5. DESCRIPCIN
5.1 De la requisicin de una plaza
5.1.1 Se considera como requerida la contratacin de personal cuando se reciba el formato de
Requisicin de plaza nueva (RH-F-001) o de Reemplazo de plaza (RH-F-002) debidamente
llenado, con las firmas de autorizacin correspondientes. Para el departamento de Recursos
Humanos podr ser la firma del gerente o en su ausencia la del coordinador de Desarrollo
Organizacional. En ambos casos se debern entregar el formato de Descriptor de puestos (RHF-003).
5.2 Del proceso de reclutamiento
5.2.1 Recibidas las plazas a contratar el analista de RRHH realizar una entrevista con el solicitante de
la plaza para validar informacin de la solicitud y validar las pruebas tcnicas necesarias para el
puesto de trabajo (cuando stas apliquen)
5.2.2 El analista consultar la tabla de fuentes de reclutamiento autorizadas de acuerdo al nivel
jerrquico de la posicin a contratar para informar al solicitante el tiempo aproximado en el cual
se presentara la terna para la plaza. (se anexa documento)
5.2.3 El analista de RRHH publicar la convocatoria interna para todas las posiciones a contratar,
exceptuando aquellos casos en los cuales la contratacin se deba manejar de forma
confidencial.
5.2.4 El personal interno que desee participar en el proceso de seleccin de las plazas publicadas
debern enviar de forma electrnica su Curiculum Vitae a la direccin de correo del analista de
Recursos Humanos que tenga a cargo el proceso, marcando copia del correo a su jefe
inmediato.
5.2.5 Los postulantes internos debern pasar por los filtros de seleccin establecidos en el presente
documento, completar la papelera faltante (cuando cambie la forma de contratacin,
honorarios o relacin de dependencia) y llenar el formato RH-F-005.
5.3
Del proceso de Seleccin
5.3.1 Los postulantes que podrn iniciar el proceso de seleccin sern aquellos que en el Curriculum
Vitae refieran tener el nivel y especializacin acadmica, la experiencia laboral y las
competencias requeridas en el descriptor de puestos y los formatos de reemplazo de plaza y
requisicin de plaza nueva.
5.3.2 Para corroborar y complementar la informacin recabada durante las entrevistas (para
realizarlas el analista utilizar las fichas de seleccin por competencias) el Analista de Recursos
Humanos aplicar las evaluaciones psicomtricas y tcnicas (cuando corresponda a solicitud del
requirente de la plaza) de la plaza a contratar
5.3.3 Se considera que el candidato cubre con el perfil requerido cuando: cuente con la formacin
acadmica y la experiencia laboral requerida por el descriptor de puestos, haya alcanzado un
rendimiento integral entre el 80% y el 90% en las pruebas psicomtricas y una calificacin igual
o superior al 75% en las evaluaciones tcnicas.
5.3.4 Los candidatos con un rendimiento integral entre el 75% y el 79% en la evaluacin psicomtrica
podrn ser considerados como candidatos viables a contratacin cuando cuenten con
experiencia laboral igual o mayor a la requerida en el descriptor de puestos y cumplan con los
dems requisitos establecidos en el presente documento.

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5.3.5

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El Analista de Recursos Humanos presentar en la fecha establecida el informe de tres

candidatos que cubran con los requisitos del descriptor de puestos mediante formato RH-F-007
Presentacin de candidatos. El informe contendr el informe de entrevista por competencias,
resultados de las evaluaciones tcnicas (en los casos en los que aplique) y psicomtricas,
experiencia laboral, referencias laborales (salvo cuando el candidato no cuente con experiencia
laboral previa o en el momento del proceso de seleccin se encuentre laborando en su primer
trabajo); y las recomendaciones generales para optimizar el desempeo del candidato. El
formato se entregar de forma fsica al solicitante de la plaza y copia electrnica al Gerente de
Recursos Humanos y Coordinador de Desarrollo Organizacional.

5.4
Validacin de candidatos
5.4.1 Una vez presentada la terna de candidatos el solicitante de la plaza contara con dos das hbiles
para programar las entrevistas de validacin y 7 das hbiles para dar a conocer al Analista de
Recursos Humanos los resultados de las entrevistas.
5.4.2 En caso de no cumplir con los tiempos establecidos para la validacin de candidatos, el
departamento de Recursos Humanos podr dar por concluido el proceso de contratacin
comunicando por medio de correo electrnico al solicitante de la plaza la fecha de finalizacin y
el motivo por el que se da por terminado.
5.4.3 Si el solicitante de la plaza requiere que el proceso se retome, ste podr ser reiniciado
mediante comunicado por correo electrnico al coordinador de Desarrollo Organizacional quien
de acuerdo a las plazas que se tengan en proceso establecer el tiempo necesario para la
presentacin de una nueva terna.
5.5
De la confirmacin y contratacin de candidatos
5.5.1 Una vez seleccionado el candidato a contratar, el Analista de Recursos Humanos asignar la
fecha de ingreso y la dar a conocer al gerente del rea y al solicitante de la plaza mediante
correo electrnico.
5.5.2 Cuando un colaborador de AGEXPORT resulte seleccionado para cubrir una plaza vacante, queda
establecido que el colaborador podr trasladarse a su nuevo puesto cuando la plaza que deja
vacante haya sido cubierta.
5.5.3 Los colaboradores contratados en Relacin de dependencia debern firmar contrato laboral, se
les entregar carta de bienvenida y firmaran convenio de uso de gafete, documento de conflicto
de intereses y confidencialidad de la informacin durante la primera semana de trabajo.
5.5.4 Los colaboradores contratados por Honorarios debern firmar convenio de uso de gafete,
documento de conflicto de intereses y confidencialidad de la informacin durante la primera
semana de trabajo; y el contrato de trabajo una vez que ste haya sido validado y autorizado.
5.5.5 Los colaboradores contratados temporalmente se les entregar la carta de contratacin
temporal y firmaran convenio de uso de gafete, documento de conflicto de intereses y
confidencialidad de la informacin el primer da de trabajo.
5.5.6 El expediente fsico del colaborador deber contener. Solicitud de empleo firmada, contrato de
trabajo o carta de contratacin temporal y carta de bienvenida (para contrataciones por
relacin de dependencia); descriptor de puestos, pruebas psicomtricas, estudio
socioeconmico, convenio de uso de gafete, acuerdo de conflicto de intereses, acuerdo de
confidencialidad, requisicin o reemplazo de plaza. El expediente digital deber contener,

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5.5.7

5.5.8

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Solicitud de empleo firmada, contrato de trabajo o carta de contratacin temporal, carta de

bienvenida para contrataciones por relacin de dependencia; descriptor de puestos, copia de
cdula o DPI, copia de comprobante de estudios, 3 cartas de recomendacin personal,
constancias de trabajos anteriores (el nmero variar de acuerdo a la experiencia laboral ),
constancia de RTU (para colaboradores contratados por honorarios) y comprobante de apertura
de cuenta monetaria (para contrataciones por relacin de dependencia y honorarios). Los casos
extraordinarios debern ser validados por la gerencia de RRHH
Queda establecido como fechas para el ingreso de personal los primeros cinco das hbiles del
mes y los cinco das hbiles posteriores a la primer quincena de mes; cualquier caso
extraordinario ser decidido entre el solicitante de la plaza, el Gerente de Recursos humanos y
el Coordinador de Desarrollo Organizacional. al finalizar el proceso de contratacin el
coordinador de Desarrollo Organizacional enviar al solicitante de la plaza la encuesta de
satisfaccin, formato RH-F-009; quien de forma opcional responder la encuesta.
Todo nuevo colaborador deber tomar el curso de induccin general al ingresar a la empresa, en
casos extraordinarios validados por la gerencia de Recursos Humanos, el colaborador que no
participe en el curso que le corresponda ser programado para tomar el curso inmediato
posterior, en caso de no participar en la segunda convocatoria le ser entregado el manual del
participante y le ser realizada la evaluacin del contenido del curso. al cumplir el primer mes
de trabajo de forma opcional responder la encuesta del nuevo colaborador formato RH-F-010 y
conjuntamente segn sea el caso con el jefe inmediato elaboraran la evaluacin de primer mes
RH-F-011. Al finalizar el segundo mes la evaluacin de confirmacin nuevo colaborador
llenando el formato RH-F-012
Los casos no previstos en el presente documentos sern resueltos entre el solicitante de la
plaza, la gerencia de Recursos Humanos y el Coordinador de Desarrollo Organizacional

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6. FORMATOS

RH-F-001 Requisicin de plaza nueva

RH-F-002 Reemplazo de plaza
RH-F-003 Descriptor de puesto
RH-F-004 Solicitud de empleo
RH-F-005 Promocin Interna
RH-F-006 Referencias laborales
RH-F-007 Presentacin de candidatos
RH-F-008 Accesos nuevo colaborador
RH-F-009 Satisfaccin de reclutamiento
RH-F-010 Encuesta colaborador nuevo Ingreso
RH-F-011 Evaluacin del colaborador primer mes
RH-F-012 Evaluacin de confirmacin nuevo colaborador
7. REFERENCIAS
No hay referencias
8. ANEXOS
8.1 Tabla de tiempos de contratacin por nivel de plaza

1
2
3
4
5
6
7

Indicadores Tiempo de Respuesta RRHH

Operativo
11 das hbiles
Secretarial Asistencial
13 das hbiles
Administrativo
15 das hbiles
Tecnico / Especialista
19 das hbiles
Comercial
21 das hbiles
Coordinacin / jefatura
21 das hbiles
Gerencia de Departamento
23 das hbiles
Director
25 das hbiles

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8.2 Tabla fuentes de reclutamiento por nivel de plaza

Nivel

Opera tivo

Plazas

Medios de Reclutamiento aprobados

Vel a dor

Ba s e de da tos i nterna

Li mpi eza

Ca rtel es

Mens a jero

referi dos

Enca rga da de Ca feteri a

bol s a de tra ba jo muni ci pa l i da d

Auxi i a r de Ca feteri a

Bol s a de tra ba jo ca s a del Al fa rero

Cons erges
Cobra dores

Secretari a l As i s tenci a l

Recepci oni s ta

Ba s e de da tos i nterna

Secretari a de Depa rtamento

Convoca tori a Interna

As i s tente de Gerenci a

Portal Agexport

As i s tente de Comi s i n

Computra ba jo

Di gi tador

Tra ns doc

Ejecutivo de Tel ema rketing

Ba s e de da tos Col egi os / D+i vers i fi ca dos

Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ra fel La ndi va r
Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ga l i l eo
Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ma ri a no Ga l vez
Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Fra ci s co Ma rroqui n

Comercial

Promotor Comercial

Base de datos interna

Ejecutivo de Ventas

Convocatoria Interna

Key account

Portal AGEXPORT
Computrabajo
Transdoc
Anuncio en prensa

Tcnico / Especialista

Analista Programador

Base de datos interna

Especialista de Encadenamientos

Convocatoria Interna

Administrador ISO

Portal AGEXPORT

Analista de Competitividad

Computrabajo

Soporte tcnico

Transdoc

Arte Finalista

Base de datos Colegios / Diversificados

Bolsa de Trabajo Universidad Rafael Landivar
Bolsa de Trabajo Universidad Galileo
Bolsa de Trabajo Universidad Mariano Galvez
Bolsa de Trabajo Universidad Francisco Marroquin
Anuncio en prensa

Coordinacin / Jefatura

Coordinador de comisin

Base de datos interna

coordinador de Departamento

Promocin Interna

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Coordinador de programa

Portal AGEXPORT

Jefe de Departamento

Computrabajo

Jefe de rea

Transdoc

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Base de datos Colegios / Diversificados

Bolsa de Trabajo Universidad Rafel Landivar
Bolsa de Trabajo Universidad Galileo
Bolsa de Trabajo Universidad Mariano Galvez
Bolsa de Trabajo Universidad Francisco Marroquin
Anuncio en prensa
Consultora externa

Gerente de Depa rta mento

Ba s e de da tos i nterna
Promoci on Interna

Gerente de Di vi s i on

Porta l Agexport
Computra ba jo
Tra ns doc
Ba s e de da tos Col egi os / Di vers i fi ca dos

Gerenci a l

Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ra fel La ndi va r

Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ga l i l eo
Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ma ri a no Ga l vez
Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Fra ci s co Ma rroqui n
Anunci o en prens a
Cons ul tori a externa
Di rector de Di vi s i n

Ba s e de da tos i nterna

Di rector Genera l

Promoci on Interna
Porta l Agexport
Computra ba jo
Tra ns doc

Di recci on

Ba s e de da tos Col egi os / Di vers i fi ca dos

Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ra fel La ndi va r
Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ga l i l eo
Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Ma ri a no Ga l vez
Bol s a de Tra ba jo Uni vers i da d Fra ci s co Ma rroqui n
Anunci o en prens a
Cons ul tori a externa

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