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Manual MS Project 2007
Manual MS Project 2007
1
2
Asignar trabajo a equipos completos de recursos: Los recursos del equipo permiten que
el trabajo se asigne a un equipo completo en lugar de a un recurso individual. Cualquier
integrante del equipo puede aceptar la asignacin y el tiempo del informe en l.
1.3 OBTENER VISIBILIDAD Y CONOCIMIENTOS
Visibilidad significa que puede encontrar, analizar e informar fcilmente de todos los tipos
de informacin sobre los proyectos. La nueva versin presenta caractersticas que le ayudan
a obtener visibilidad para las entregas, las dependencias, los controladores de programacin
y los cambios en datos del proyecto.
Las nuevas caractersticas incluyen:
Compartir una lista de las entregas del proyecto: Las entregas se publican como una
lista de SharePoint de fechas confirmadas a las que otros jefes de proyectos pueden vincular
sus proyectos o tareas.
Crear grficos y diagramas de los datos del proyecto: Use Excel y Visio
para crear grficos y diagramas basados en datos de Project mediante la
caracterstica Informes visuales. Puede usar fcilmente plantillas predefinidas
o definir plantillas de informe personalizadas y compartirlas con otros usuarios
de Project.
Crear informes ms efectivos visualmente con mejoras de calendario y barras de
Gantt en 3D: Con las mejoras en la vista Calendario y la adicin de barras de Gantt en 3D,
puede crear informes an ms efectivos visualmente.
Etapa I: Planificacin
PROYECTOS,
active la casilla de
DE LA
Asistente: funcin que formula preguntas y despus realiza una serie de acciones en funcin de las
respuestas.
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Sugerencia:
Tambin puede crear un nuevo proyecto haciendo clic en Nuevo en el men Archivo. En el
panel de tareas, en Nuevo, haga clic en Proyecto en blanco.
2.
3.
Para agregar propiedades del archivo personalizadas en el proyecto activo, haga clic
en la FICHA PERSONALIZADO.
4.
Si desea imprimir el proyecto, tambin puede agregar estos detalles del proyecto en el
encabezado, pie de pgina o informe6 de dicho proyecto.
Fecha de comienzo: fecha en la que est programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la
duracin, los calendarios y las delimitaciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de
una tarea tambin se basa en sus propios calendarios y delimitaciones.
5
Fecha de fin: fecha en la que est programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de
comienzo, la duracin, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las
delimitaciones de la tarea.
6
Informe: formato en el que se puede imprimir informacin de la programacin adecuada a los destinatarios
en cuestin. Puede utilizar los informes predefinidos que se proporcionan con Project o crear informes
personalizados.
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10
Puede utilizar el calendario del proyecto para reflejar los das y horas laborables generales
del proyecto, as como los tiempos de descanso normales (como, por ejemplo, fines de
semana y noches) y das de descanso especiales (como festividades).
2.5.1 Descripcin general de Calendarios del proyecto
2.5.1.1
Calendario de recursos
Para cada recurso que introduzca, Project crea calendarios de recursos individuales basados
en la configuracin del calendario Estndar. Puede modificar dichos calendarios si hace clic
en Cambiar calendario laboral, en la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del
recurso. Tambin puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o
grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo especficas. Por ejemplo, puede
asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar los calendarios de
recursos para indicar perodos no laborables, como vacaciones y permisos.
2.5.1.3
Calendario de tareas
Las tareas se programan segn los tiempos de trabajo del calendario del proyecto. No
obstante, puede personalizar los tiempos de trabajo desde el calendario del proyecto en un
calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas,
especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas
resulta especialmente til para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o
fines de semana, que estn designados como tiempos de descanso en el calendario del
proyecto.
2.5.1.4
Calendario base
Un calendario base (calendario base: calendario que se puede utilizar como calendario del
proyecto y de tareas en el que se especifican los perodos laborables y no laborables
predeterminados de un conjunto de recursos) se utiliza como plantilla en la que se basan el
calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece
tres calendarios base:
Estndar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en das de la semana con una hora para
comida)
24 horas
Turno de noche
2.6 DEFINIR LOS PERIODOS LABORABLES GENERALES
1.
11
2.
12
Nota
Si desea crear un nuevo calendario en lugar de cambiar el calendario predeterminado, haga clic
en Crear calendario, escriba un nombre para el calendario y, a continuacin, elija si desea crear
un nuevo calendario de base o crear un calendario basado en una copia de otro calendario.
3.
Para elegir una semana laboral adicional para un intervalo de da que difieren del da
laborable predeterminado, como un programa de verano para un trabajo de obras, en la
tabla TIEMPOS DE TRABAJO, escriba un nombre descriptivo en la columna NOMBRE para la
programacin de la semana laboral como, por ejemplo, Obras y las horas de comienzo y fin
en las que tendr lugar la programacin adicional.
4.
5.
En el cuadro de dilogo DETALLES de, seleccione los das de la semana que desea
cambiar en la programacin y, a continuacin, seleccione uno de los siguientes:
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos das: Elija los das
que deben utilizar los tiempos de trabajo predeterminados que son de 8:00 a.m.
a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los tiempos de
descanso en fines de semana.
Establecer das como tiempo de descanso: Elija los das en los que no se
puede programar ningn trabajo. Los cambios que realice se reflejarn en
todos los meses del calendario.
13
CALENDARIO LABORAL,
2.
Escriba un nombre descriptivo para la excepcin tal como Festividad y las horas de
comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.
3.
4.
5.
Si seleccion TERMINAR
tarea repetitiva.
EL,
Calendario de tareas: calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar su
programacin; por lo general, es distinto del calendario del proyecto o de los calendarios de cualquiera de los
recursos asignados. De manera predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del proyecto.
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Recomendaciones:
Agregue el campo Calendario de tareas a una hoja de tareas cuando desee escribir, cambiar o
ver el calendario de tareas que se ha aplicado a las tareas. Utilice tambin este campo para
ordenar, filtrar o agrupar las tareas por el tipo de calendario aplicado.
Ejemplo: Supongamos que ha creado tres calendarios de tareas diferentes para utilizarlos
en varias tareas especficas. Agregue el campo Calendario de tareas a la tabla Entrada de la
vista Diagrama de Gantt. Elija el calendario de tareas adecuado que desea aplicar a tareas
especficas.
Tambin puede aplicar un calendario de tareas a una tarea mediante el cuadro de dilogo
Informacin de la tarea. Para esto, siga el siguiente procedimiento:
1.
2.
3.
DE LA TAREA
Si desea que Project no tenga en cuenta los calendarios de recursos de los recursos
asignados en favor del calendario de tareas aplicado, tambin puede activar la casilla de
verificacin La programacin omite los calendarios de recursos. Esta configuracin es igual
que establecer en NO el campo OMITIR CALENDARIO DE RECURSOS.
15
Las Tareas son los bloques ms bsicos en la creacin de cualquier proyecto. Las Tareas
describen el trabajo del proyecto en trminos de secuencia, duraciones y requerimientos de
recurso.
En el desarrollo de una lista de tareas, necesitar distinguir entre el mbito del producto y
el MBITO DEL PROYECTO. El mbito del producto describe la calidad, las caractersticas y
las funciones del objetivo del proyecto. Por otra parte, el ALCANCE DEL PROYECTO describe
el trabajo requerido para lograr dicho producto o servicio.
3.1 INGRESO DE TAREAS
1.
2.
Para insertar una tarea entre tareas existentes, seleccione la fila donde desee que aparezca
una nueva tarea. En el men INSERTAR, haga clic en NUEVA TAREA y, a continuacin,
especifique el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de la tarea se
reenumeran automticamente despus de la insercin.
3.
Presione ENTRAR.
Tarea externa: tarea que representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de
revisar los atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de proyecto. Una tarea externa slo se
puede cambiar en el proyecto de origen.
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16
2.
3.
4.
Cuando especifica una duracin de cero en una tarea, Office Project Professional 2007
muestra automticamente el smbolo del hito en la vista Diagrama de Gantt en ese da.
3.1.2.2
Los hitos por lo general tienen una duracin cero; sin embargo, algunos hitos pueden
necesitar una duracin. Por ejemplo, el proyecto tiene un hito de aprobacin al final de una
fase (fase: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) y
se sabe que el proceso de aprobacin tardar una semana.
1.
2.
4.
5.
DE LA
y, a continuacin,
en la vista Diagrama de
En algunos casos, se da cuenta de que hay tareas que se repiten durante todo un proyecto.
Dependiendo de su naturaleza, puede especificarlas como tareas regulares o como tareas
repetitivas9. Si la tarea no se repite a intervalos regulares, especifquela como hara con
cualquier otra tarea cada vez que aparece. Si no se repite a intervalos regulares,
especifquela como una tarea repetitiva.
1.
2.
3.
4.
5.
Tarea repetitiva: tarea que se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo,
podra definir la reunin semanal sobre el estado del proyecto como una tarea repetitiva.
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17
6.
En
Patrn
de
repeticin,
haga
clic
en
DIARIAMENTE,
SEMANALMENTE,
MENSUALMENTE o ANUAL.
7.
8.
9.
10.
DESPUS DE,
EL,
especifique el nmero de
Notas
18
Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan
caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de
resumen. Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del
proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas
agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que
sea necesario para reflejar la organizacin del proyecto.
Existen dos mtodos de organizacin de la lista de tareas:
Con el mtodo ARRIBA-ABAJO, primero se identifican las fases principales y, a
continuacin, se detallan las fases en tareas individuales. Este mtodo
proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido las fases
principales.
Nota
Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte
alguna fase.
10
Aplicar sangra: mover una tarea a un nivel inferior del esquema [hacia la derecha] en el campo Nombre
de tarea. Al aplicar sangra, la tarea se convierte en una subtarea de la tarea predecesora ms cercana de un
nivel de esquema superior.
11
Anular sangra: mover una tarea a un nivel del esquema ms alto [hacia la izquierda] en el campo Nombre
de tarea.
12
Esquema: estructura jerrquica de un proyecto que muestra cmo algunas tareas se ajustan en agrupaciones
ms amplias. En Project, las subtareas se sitan con una sangra en tareas de resumen.
13
Tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear
tareas de resumen. Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (por ejemplo, la
duracin y el costo) mediante la utilizacin de informacin procedente de las subtareas.
14
Subtarea: tarea que forma parte de una tarea de resumen. La informacin de la subtarea est consolidada
dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la funcin de esquema de Project para designar subtareas.
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19
Para crear un resumen de las tareas, aplqueles o anule la sangra para crear tareas de
resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y
sin sangra y las subtareas, debajo de ellas, con sangras aplicadas.
Cmo se calculan los valores de las tareas de resumen?
No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de
las subtareas. Aunque algunos valores de las tareas de resumen representan los valores
totales de las subtareas, no es el caso de otros valores. Por ejemplo, Project calcula la
duracin de una tarea de resumen como el tiempo de trabajo total entre la fecha de
comienzo ms reciente y la fecha de fin ms alejada de sus subtareas.
2.
Haga clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangra como subtarea o
anular la sangra como tarea de resumen.
3.
4.
Sugerencia
Con el mouse (ratn) puede aplicar o anular la sangra a una tarea rpidamente. Site el puntero
sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble,
arrstrelo con el botn secundario para aplicar la sangra a la tarea o arrstrelo hacia la izquierda
para anular la sangra de la tarea.
20
3.2.2.1
21
2.
3.
2.
3.
2.
3.
22
De forma predeterminada, cuando inserta una tarea entre tareas vinculadas, la nueva tarea
se vincula automticamente a las tareas adyacentes. Por ejemplo, si tiene tres tareas con
vnculos fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptar el
vnculo fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella.
Puede desactivar fcilmente esta opcin para que cuando se inserte una nueva tarea no se
vincule automticamente con las tareas adyacentes. Si el vinculado automtico est
desactivado, puede volver a activarlo fcilmente.
1.
2.
Ejemplo
Descripcin
Fin a comienzo
(FC)
Comienzo a
comienzo (CC)
23
Tipo de vnculo
Ejemplo
Comienzo a fin
(CF)
Descripcin
La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que
comience la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente se puede completar en cualquier
momento despus de que comience la tarea para la que
depende. El tipo de vnculo CF no requiere que la finalizacin
de la tarea dependiente sea simultnea al comienzo de la tarea
en la que depende.
Por ejemplo, los cuchillos de tejado necesarios para el proyecto
de construccin se construyen fuera de obra. Dos de las tareas
de su proyecto son "Entrega de cuchillos" y "Montar tejado".
La tarea "Montar tejado" no se puede completar hasta que
comience la tarea "Entrega de cuchillos".
De manera predeterminada, Project vincula las tareas en una dependencia Fin a comienzo.
Sin embargo, puede cambiar fcilmente el tipo de dependencia entre tareas en la ficha
Avanzado del cuadro de dilogo Informacin de la tarea. Para abrir el cuadro de dilogo
Informacin de la tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea cuyo tipo de vnculo desea
cambiar.
1.
2.
Para cambiar el tipo de dependencia entre tareas, seleccione otro tipo en la lista
TIPO.
Si la tarea ya no es dependiente de ninguna otra tarea, puede quitar de una vez todas las
dependencias de la tarea.
1.
2.
24
Para seleccionar varias tareas que no estn listadas consecutivamente, mantenga presionada
la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee. Para seleccionar tareas que estn listadas
consecutivamente, haga clic en la primera tarea, mantenga presionada la tecla MAYS y, a
continuacin, haga clic en la ltima tarea que desee seleccionar en la lista.
3.
Si la tarea est vinculada a varias tareas y necesita quitar vnculos especficos pero dejado
algunos intactos, puede elegir qu vnculos quitar en el cuadro de dilogo Informacin de la
tarea.
1.
2.
3.
4.
25
RECURSOS
En la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del recurso se puede especificar,
revisar o cambiar informacin bsica sobre el recurso seleccionado y la disponibilidad15 de
los recursos. Puede:
Especificar la disponibilidad de este recurso, incluida una disponibilidad de
unidades (disponibilidad de unidades: perodo de tiempo, expresado como
porcentaje o nmero decimal, que se puede programar un recurso para un
trabajo asignado. Hace referencia al nivel en que est disponible el recurso; por
ejemplo, un recurso puede estar disponible el 50%, 100% o 300% del tiempo
total.) distintas en perodos de tiempo diferentes.
15
Disponibilidad: indica cundo y cunto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La
disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de
recursos o el nivel en el que est disponible el recurso para trabajar.
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26
Cambiar cunto tiempo del recurso est disponible para el trabajo asignado,
por ejemplo, tiempo parcial o varios perodos.
Especificar las iniciales, el grupo16 o el cdigo de este recurso.
Especificar si un recurso es un recurso de costo (recursos de costo: recursos
que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una
tarea, por ejemplo los billetes de avin o el alojamiento.).
4.1.1 Ficha General
Grupo de recursos: conjunto de recursos que comparte algunas caractersticas y se clasifica con un
nombre de grupo. Por ejemplo, puede clasificar los recursos segn la funcin del trabajo y utilizar nombres de
grupo del tipo fontaneros. O bien, puede categorizar los recursos segn el estado del empleo.
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27
Capacidad mxima: porcentaje mximo o nmero de unidades que tiene un recurso para ser programado
en cualquier tarea. El valor de capacidad mxima indica la capacidad ms alta para trabajar que tiene un
recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento.
18
Sobreasignacin: el resultado de asignar ms tareas a un recurso de las que puede realizar en el perodo
laborable disponible.
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28
Con esta ficha se puede escribir, revisar o modificar la informacin de costo sobre el
recurso seleccionado. Puede:
1.
2.
3.
29
Costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una
variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los
recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.
20
recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una
tarea, por ejemplo los boletos de avin o el alojamiento.
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30
1.
2.
3.
RECURSO,
ESTNDAR
y TASA
HORAS EXTRA,
2.
3.
4.
En los campos Tasa estndar y Tasa de horas extra, especifique las tasas del recurso.
5.
Para especificar un cambio de tasa que se aplique en otra fecha, en las filas
adicionales de las tablas de tasas de costo, escriba o seleccione la nueva fecha, y las
nuevas tasas estndar y de horas extra.
6.
Para especificar conjuntos adicionales de tasas de pago para el mismo recurso, haga
clic en la ficha B y repita los pasos del 3 al 5.
Para poder especificar un costo para un recurso de costo, debe crear el recurso de costo:
1.
2.
3.
Una vez creado el recurso de costo, puede asignarlo a una tarea. Despus de asignarlo,
puede especificar los costos de la asignacin del recurso mediante la vista USO DE TAREAS.
1.
2.
3.
4.
Cuando se aplica un costo mediante un recurso de costo asignado a una tarea, la cantidad
del recurso de costo puede variar en funcin de cmo se utilice dicho recurso.
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31
1.
2.
3.
4.
5.
2.
3.
4.
5.
6.
Para especificar conjuntos adicionales de tasas, haga clic en la ficha B y repita los
pasos del 3 al 5.
1.
2.
En el campo NOMBRE
recurso.
3.
DE TAREA,
4.
En el campo NOMBRE DEL RECURSO, haga clic en el nombre del recurso de trabajo o
recurso genrico que desea asignar.
5.
6.
1.
2.
En el campo NOMBRE
recurso.
3.
4.
En el campo NOMBRE DEL RECURSO, haga clic en el nombre del grupo de recursos
que desea asignar.
5.
DE TAREA,
Este porcentaje representa la cantidad de trabajo que realizar este grupo de recursos. Por
ejemplo, si el recurso es Operadores y hay tres operadores en el grupo que se van a asignar
a tiempo completo, especifique el valor de 300%.
6.
1.
2.
3.
33
4.
En el campo NOMBRE DEL RECURSO, haga clic en el nombre del recurso de material
que desea asignar.
5.
2.
En el campo NOMBRE
recurso.
3.
4.
En el campo NOMBRE DEL RECURSO, haga clic en el nombre del recurso de costo que
desea asignar.
5.
En el campo COSTO, escriba un valor que represente el importe del recurso de costo.
6.
Un nico recurso de costo asignado a diferentes tareas puede tener valores de costo
distintos. Por ejemplo, un recurso de costo denominado Tarifa area asignado a
dos recursos de trabajo diferentes puede tener valores de costo distintos segn las
ciudades a las que se viaje.
DE TAREA,
En funcin de las necesidades del proyecto, puede quitar o reemplazar un recurso que est
asignado a una tarea del proyecto. Por ejemplo, el cambio de una asignacin de recursos
puede ayudarle a representar la sobreasignacin o infraasignaciones, a controlar los costos,
a aumentar la eficacia o a aumentar la calidad.
21
Etiqueta de material: unidad de medida de un recurso material, por ejemplo, toneladas, metros cbicos o
pies.
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34
4.3.5.1
1.
2.
En el campo NOMBRE
recurso.
3.
4.
5.
4.3.5.2
DE TAREA,
1.
2.
En el campo NOMBRE
reemplazar.
3.
4.
5.
6.
DE TAREA,
Para reemplazar el recurso seleccionado con varios recursos, mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en el recurso que desea agregar.
7.
8.
Para especificar la cantidad de trabajo que realizar el nuevo recurso en una tarea,
en la lista UNIDADES DEL RECURSO, indique lo siguiente:
Asigne a la tarea un nico recurso de trabajo a tiempo completo escribiendo
100%.
Asigne a la tarea un grupo de recursos a tiempo completo especificando un
porcentaje superior a 100%. Por ejemplo, escriba 300% para un grupo de tres
operadores que trabajan en la tarea a tiempo completo.
35
36
Delimitaciones de Tarea
DELIMITACIONES DE TAREA
Cuando establece una fecha de comienzo o una fecha de fin para una tarea en Project,
significa que no desea que esa tarea comience o finalice antes de esas fechas. Se aplican
Delimitaciones a las tareas para imponer restricciones en la forma de calcular las fechas de
comienzo o de fin.
5.1 ACERCA DE LAS DELIMITACIONES
Hay tres tipos de delimitaciones:
Delimitaciones Flexibles: no tienen fechas especficas asociadas a ellas. El
establecimiento de estas delimitaciones le permite comenzar las tareas lo antes
posible o lo ms tarde posible, finalizando la tarea antes de que termine el
proyecto, dadas otras delimitaciones y dependencias entre tareas en la
programacin.
Delimitaciones Semiflexibles: requieren una fecha asociada que controla la
fecha de comienzo o de fin ms prxima o ltima, respectivamente, para una
tarea. Estas delimitaciones permiten a una tarea terminar en cualquier
momento, siempre que cumpla con la fecha lmite de comienzo o de fin.
Delimitaciones Inflexibles: requieren una fecha asociada que controla la fecha
de comienzo o de fin de la tarea. Estas delimitaciones son tiles cuando
necesita que la programacin tenga en cuenta factores externos, como la
disponibilidad del equipo o de recursos, fechas lmites, hitos de contrato y
fechas de comienzo o fin.
En la tabla siguiente se muestran las delimitaciones proporcionadas en Project.
Tipo de
delimitacin
Nombre de
delimitacin
Flexible
Lo ms tarde posible
(LMTP)
Flexible
Semiflexible
No comenzar antes de
(NCAD)
Semiflexible
Descripcin
38
Delimitaciones de Tarea
Tipo de
delimitacin
Nombre de
delimitacin
Semiflexible
Semiflexible
Inflexible
Inflexible
Descripcin
1.
2.
Nota
39
Delimitaciones de Tarea
2.
3.
4.
5.
DE DELIMITACIN
y, a continuacin, en
La hoja de tareas cambia para mostrar la tabla Fechas de delimitacin, que muestra el
nombre de la tarea, la duracin y el tipo de delimitacin para todas las delimitaciones
(incluyendo Lo antes posible) y la fecha de delimitacin, si es necesario.
6.
40
Para obtener los mejores resultados y rendimiento de los recursos, debe administrar los
volmenes de trabajo de los recursos para evitar sobreasignaciones 22 e infraasignaciones23.
Si cambia las asignaciones de recursos, compruebe el efecto de los cambios en la
programacin global para asegurarse de que los resultados satisfacen los objetivos del
proyecto.
6.1 SOBREASIGNACIONES
Si se asigna demasiado trabajo a un recurso en un perodo de tiempo, la manera ms
efectiva de reasignar o reprogramar el trabajo consiste en examinar todos los detalles
pertinentes y decidir que decisiones tomar.
6.1.1 Identificar Recursos Sobreasignados
Puede ver una lista slo de aquellos recursos que estn sobreasignados mostrando la vista
Hoja de recursos o la vista Uso de recursos y, a continuacin, filtrando los recursos
sobreasignados.
1.
2.
3.
Las vistas de tareas tambin se pueden utilizar para mostrar sobreasignaciones, aunque no
muestran las sobreasignaciones en rojo de la misma forma que lo hacen las vistas de
recursos. Si trabaja en una vista de tareas, puede pasar por cada tarea en la que haya
sobreasignaciones de recursos, aunque una vista de tareas no mostrar qu recursos (o
cuntos) estn sobreasignados.
1.
En cualquier vista de tarea como, por ejemplo, DIAGRAMA DE GANTT del men VER,
elija BARRAS DE HERRAMIENTAS y despus, haga clic en ADMINISTRACIN DE
RECURSOS.
22
Sobreasignacin: el resultado de asignar ms tareas a un recurso de las que puede realizar en el perodo
laborable disponible.
23
Subasignacin: asignar un recurso a un trabajo menos horas de las que est disponible.
Valero Servicios Educacionales Ltda.
41
2.
A LA
En la vista Hoja de recursos o Uso de recursos, puede agrupar recursos que estn
sobreasignados. Tambin puede agrupar recursos segn las unidades de recursos asignadas,
que indican el porcentaje de asignacin mximo durante el proyecto. Revisar los recursos
sobreasignados segn la extensin de las sobreasignaciones puede ayudar a centrarse
primero en los recursos sobreasignados en mayor cuanta.
1.
2.
POR
AGRUPAR POR.
3.
4.
5.
Para crear una agrupacin anidada de unidades de recursos asignadas, haga clic en
el cuadro LUEGO POR y despus en UNIDADES DE RECURSOS ASIGNADAS.
42
6.
7.
POR,
Si dispone de recursos que estn sobreasignados, es posible que desee identificar los
recursos del proyecto que tienen tiempo disponible, de forma que pueda distribuir ms
uniformemente la carga de trabajo. Esta capacidad tambin resulta til si hay tareas
adicionales no asignadas y se desea averiguar quin est disponible para realizar ms
trabajo.
Para buscar recursos que puedan trabajar horas adicionales en un trabajo, puede mostrar y
modificar la vista Uso de recursos para ver la cantidad de tiempo que un recurso est
disponible para asignaciones adicionales. Puede utilizar tambin esta vista para redistribuir
el trabajo desde recursos sobreasignados a recursos infraasignados.
1.
2.
3.
43
Tambin puede mostrar y modificar la vista Grfico de recursos para ver un diagrama de
barras de la carga de trabajo de un recurso individual, que le puede ayudar a detectar quin
puede trabajar horas adicionales en una tarea. Puede revisar la informacin de un recurso
sobreasignado a la vez en la vista Grfico de recursos. Puede ver la cantidad de trabajo
disponible por perodo de tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
2.
44
3.
4.
5.
6.
7.
de
45
Seguimiento
SEGUIMIENTO
2.
2.
3.
4.
5.
47
Seguimiento
En el DIAGRAMA DE GANTT seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base.
Haga clic en HERRAMIENTAS - SEGUIMIENTO GUARDAR LNEA DE BASE para mostrar
el cuadro de dilogo Lnea de Base. Asegrese de que la opcin GUARDAR LNEA DE
BASE est activada
2.
48
Seguimiento
2.
Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o PLAN
PROVISIONAL segn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea
borrar.
3.
4.
Clic en ACEPTAR
49
Seguimiento
2.
3.
4.
50
Seguimiento
2.
3.
2.
DE LA
TAREA
3.
51
Seguimiento
Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado. Puede
cambiar la duracin restante si es necesario.
Para introducir la duracin real de las tareas:
1.
2.
3.
4.
52
Seguimiento
Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la fecha
de finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas crticas. Si escribe
una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiar para adaptarse a la
fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de finalizacin real, la fecha de finalizacin
programada har lo mismo.
Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas, haga lo
siguiente:
1.
2.
3.
En ESTADO REAL, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.
Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas cambian para
adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin
establecida inicialmente.
7.3 ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS
7.3.1 Introducir el porcentaje de trabajo completado
Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado
hasta el momento.
Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos:
1.
53
Seguimiento
2.
Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignacin:
1.
2.
Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama
Asignacin) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.
3.
4.
DE LA
Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la
tarea, la cantidad de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos asignados.
Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente:
1.
2.
3.
En el campo REAL de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.
54
Seguimiento
2.
3.
En el campo REAL de la asignacin que desea actualizar, escriba el valor del trabajo
real.
55
Seguimiento
2.
3.
4.
56
Seguimiento
Tambin puede establecer el mtodo del valor acumulado para una tarea en la ficha
Avanzado del cuadro de dilogo Informacin de la tarea.
Para establecer el mtodo del valor acumulado predeterminado para todas las tareas nuevas,
complete las siguientes accines:
1.
2.
3.
Tambin puede utilizar este cuadro de dilogo para elegir cul de las 11 lneas de
base disponibles es la que se debe utilizar para los clculos del valor acumulado.
57
Usted puede observar como se est realizando la ejecucin de su proyecto y compararlo con
la programacin inicial.
Para esto existen varios mtodos:
8.1 PRIMER MTODO: ESTADSTICAS DEL PROYECTO
1.
58
Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la
programacin
2.
Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la
programacin
3.
Las lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la
programacin.
59
2.
En la ficha FECHAS
E INTERVALOS,
3.
En MOSTRAR LNEAS DE PROGRESO EN RELACIN CON EL, seleccione si desea que las
lneas de progreso reflejen el PLAN REAL o el PLAN PREVISTO.
Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las lneas de
progreso. Puede introducir fechas de lneas de progreso especficas, mostrar lneas de
progreso en relacin con intervalos de fechas seleccionados, etc.
Haga clic en la ficha ESTILOS DE LNEA y defina sus preferencias para mostrar lneas de
progreso en el DIAGRAMA DE GANTT. Puede especificar el tipo y el color de la lnea, y la
forma y el color del progreso para la lnea de progreso actual y para otros diferentes.
60
Para que esta opcin est activada es necesario que el computador tenga configurada alguna
impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares. Existen seis categoras
de informes disponibles:
Generales
Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados
9.1 PARA VER LOS INFORMES INTEGRADOS DISPONIBLES:
1.
NOTA
La versin de Microsoft Project 2007 cuenta con un men llamado Informes. Para que
aparezca los informes haga clic en Informes Informes.
2.
3.
61
El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del
informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.
Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para esto de clic
en Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic en Imprimir
9.2 INFORMES DE COSTOS
El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total.
El informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variacin, el costo
fijo, el mtodo de acumulacin y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a
menor costo. Para crear el informe Presupuesto, haga lo siguiente:
1.
Haga Clic en VER INFORMES (En Microsoft Project 2007 aparecern los Informes
en un men aparte)
2.
3.
4.
62
El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y
reales de cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de
Caja
1.
9.3 GENERALES
9.3.1 Resumen del Proyecto
Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se centra en
la informacin ms importante y es particularmente til para las directivas por la concisa
presentacin de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del
proyecto
63
1.
9.4 ASIGNACIONES
El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a
cada actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado.
Para generarlo
1.
64
2.
En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la
lista de Informes
65
Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al
cambiar un informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin, Detalles
y Ordenar
IMPORTANTE:
La versin Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes
Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una
Tabla dinmica.
9.6 INFORMES VISUALES
Para crear un INFORME VISUAL siga estos pasos:
1.
2.
66
Un conocido formato para representar grficamente los cambios del proyecto, es el Grfico
de Curvas S. Para crearlo usted debe hacer el procedimiento que se explica a continuacin:
1.
2.
3.
4.
67
5.
6.
7.
8.
PARA
EXPORTACIN, de clic en
68
9.
10.
Abra el libro de Excel que ha creado. Seleccione las columnas y las filas NOMBRE
DE TAREA y COSTO REAL que contengan datos.
11.
12.
69
13.
Junto a Series en haga clic en COLUMNAS y despus haga clic en el botn SIGUIENTE.
14.
70
15.
En Colocar Grfico, haga clic EN UNA HOJA NUEVA. Deje el nombre como Grfico 1
y a continuacin haga clic en FINALIZAR
16.
71
72