PMBOK

Explique mediante un caso como una empresa utiliza el PMBOK (Project

Management Body of Knowledge).
INTRODUCCIN
Qu es PMBOK?
El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es un trmino que
describe la suma de los conocimientos involucrados en la profesin de la
administracin de proyectos.
El conocimiento y las prcticas descritas en el PMBOK son aplicables a la
mayora de los proyectos. Sin embargo, el equipo administrador del proyecto es
siempre el responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto.
PMBOK provee la terminologa comn de la administracin de proyectos.
DESARROLLO
Definiciones de PMBOK
1. Se define como la Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos
(PMBOK Guide por sus siglas en ingls Project Management Body of
Knowledge) publicado por el PMI (Project Management Institute), constituye la
suma de conocimientos de los profesionistas dedicados a la administracin de
proyectos.

Concentra

tanto

prcticas

profesionales

comprobadas

ampliamente aceptadas, como prcticas innovadoras con la finalidad de

permitir al administrador del proyecto aplicar conocimientos, habilidades,
tcnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del mismo.
2. PMBOK describe los mtodos y prcticas que deben tenerse en
consideracin desde que se inicia un proyecto hasta su finalizacin. La
aplicacin de stas prcticas permitir llevar una buena gestin del proyecto y
mantener un mayor control, permitiendo al Project Manager y a su equipo
realizar proyectos de manera eficaz y eficiente (en alcance, tiempo, coste), as
como asegurar la calidad y transparencia a lo largo de toda la vida del
proyecto.

Finalidad de PMBOK
La finalidad principal del PMBOK es identificar, concentrar y publicar las
mejores prcticas generalmente aceptadas en la Direccin de Proyectos.
Generalmente aceptadas se refiere a que los conocimientos y las prcticas
descritos son aplicables a la mayora de los proyectos, la mayor parte del
tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad.
Mejores prcticas se refiere a que existe un acuerdo general en que la correcta
aplicacin de estas habilidades, herramientas y tcnicas puede aumentar las
posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos diferentes.
Cmo trabajar PMBOK?
PMBOK trabaja con dos conceptos fundamentales:

Grupos de Procesos: modo lgico de agrupar los procesos de direccin

de proyectos, necesarios para cualquier proyecto, con dependencias entre

ellos, y que se llevan a cabo en la misma secuencia siempre.

reas de Conocimiento: categora que agrupa elementos en comn

A quin est dirigido el PMBOK?

Los conocimientos contenidos en el PMBOK proporcionan una referencia
internacional para cualquiera que est interesado en la profesin de la
Direccin de Proyectos. Entre ellos se pueden mencionar:
Altos ejecutivos
Gerentes de programa y gerentes de directores de proyectos
Directores del proyecto y otros miembros del equipo del proyecto
Miembros de una oficina de gestin de proyectos
Clientes y otros interesados
Gerentes funcionales con empleados asignados a equipos del proyecto
Instructores de Direccin de Proyectos y materias relacionadas
Consultores y otros especialistas en Direccin de Proyectos y reas afines

 Formadores que desarrollan programas de educacin para tpicos

relacionados con la Direccin de Proyectos
Investigadores que analizan la Direccin de Proyectos, a fin de desarrollar
nuevas prcticas ms eficientes y efectivas
Empresas de cualquier tamao interesadas en mejorar la administracin de
sus proyectos
Empresas que quieran disear su metodologa de Administracin de
Proyectos, mediante un acercamiento progresivo a mejores prcticas basadas
en soluciones sencillas que producen resultados rpidamente
Empresas que ya dispongan de una metodologa de Administracin de
Proyectos, y que deseen robustecerla con base en las mejores prcticas.
ESTRUCTURA
Un equipo de proyectos funciona en 9 reas del conocimiento con un nmero
de procesos bsicos segn el resumen que presentamos a continuacin:
1. Integracin. Desarrolle la carta del proyecto, la declaracin del alcance y el
plan. Dirija, maneje, supervise y controle el proyecto de Innovacin.
2. Alcance. Planeamiento, definicin, creacin, verificacin y control de la
estructura de divisin de responsabilidades del trabajo (WBS).
3. Tiempo. Definicin, secuenciamiento, estimacin de recursos necesarios y
de la duracin, desarrollo y control del cronograma.
4. Costo. Planeamiento de recursos, costos estimados, presupuesto y control.
5. Calidad. Planeamiento de la calidad, aseguramiento de calidad y control de
calidad.
6. Recurso humano. Planeamiento, contratacin, desarrollo y administracin
del Recurso Humano.
7. Comunicaciones. Planificacin de comunicaciones, distribucin de la
informacin, difusin del desempeo, Gestin de stakeholders

8. Riesgos. Planeamiento e identificacin de riesgos, Anlisis de riesgos

(cualitativa y cuantitativa), planeamiento de la respuesta ante riesgos (accin),
y supervisin y control del riesgo.
9. Consecucin. Plan de contrataciones y adquisiciones, seleccin e incentivos
de los vendedores, administracin y cierre de contratos.
reas de experiencia
Muchos de los conocimientos, y de las herramientas y tcnicas para gestionar
proyectos, tales como la estructura de desglose del trabajo, el anlisis de ruta
crtica y la gestin del valor ganado, son exclusivos del rea de la Direccin de
Proyectos. Sin embargo, comprender y aplicar los conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas generalmente reconocidas como mejores prcticas en
PMBOK no es suficiente por s solo para una Direccin de Proyectos efectiva.
Una Direccin de Proyectos efectiva requiere que el equipo de direccin del
proyecto

comprenda

utilice

los

conocimientos

las

habilidades

correspondientes a, por lo menos, cinco reas de experiencia:

Fundamentos de la direccin de proyectos
Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin
Comprensin del entorno del proyecto
Conocimientos y habilidades de direccin general
Habilidades interpersonales.
El siguiente esquema muestra la relacin que existe entre estas cinco reas de
experiencia. Si bien aparentan ser elementos independientes, por lo general, se
superponen ya que ninguno de ellos puede existir sin los dems. Los equipos
de proyectos efectivos integran estos elementos en todos los aspectos de su
proyecto. No es necesario que cada miembro del equipo del proyecto sea
experto en las cinco reas. En realidad, es poco probable que una sola persona
cuente con todos los conocimientos y habilidades necesarios para el proyecto.
Sin embargo, es importante que el equipo de direccin del proyecto tenga un
conocimiento profundo de los conceptos definidos en el PMBOK y est
familiarizado con las cuatro reas de direccin para gestionar un proyecto de
forma efectiva.

Beneficios de PMBOK
Para el negocio
-

Establece mecanismos para responder con eficiencia a las nuevas

demandas del negocio en materia de TI.

Aumenta la satisfaccin del cliente, ya que las reas proveedoras de TI

saben y entregan lo que el cliente necesita.

Mejora los flujos de comunicacin entre el personal de informtica y los

clientes o usuarios interesados en los proyectos de TI.

Conduce a la eficiencia en la utilizacin de los recursos de TI de la

empresa.

Adapta e integra las especificaciones, planes y enfoque metodolgico de

los diversos interesados en el proyecto de TI.

Genera ahorros sustantivos al desarrollar los proyectos de TI con base

en las mejores prcticas para la administracin de proyectos.

Permite tomar mejores decisiones en materia de inversin en TI.

Incrementa el retorno de inversin para la empresa.

Para el departamento de TI
-

Permite identificar de forma precisa los requisitos que deben satisfacer

el producto o servicio de TI.

Ayuda a los colaboradores de TI, a establecer objetivos claros.

Equilibra las demandas concurrentes de alcance (calidad), tiempo y

costos durante la realizacin de los proyectos de TI.

Administra y garantiza la calidad de los productos o servicios de TI

generados durante el proyecto.

Proporciona mecanismos de administracin de riesgos para brindar una

certeza razonable de que se alcanzarn los objetivos de los proyectos
de TI.

Facilita la planificacin de las actividades del responsabilidades e

identificando entregables tangibles.

Sirve como gua para la definicin de los estndares y procedimiento de

la empresa para administrar de forma ms eficiente los proyectos de TI.

Sirve como gua para identificar e invertir recursos slo a proyectos

viables

Reduce el tiempo de realizacin de los productos y servicios de TI.

Permite realizar estimulaciones reales de los tiempos requeridos para

desarrollar las soluciones de TI.

Permite dar seguimiento a las actividades de los proyectos de TI,

garantizando que se desempean en conformidad con lo definido
durante la planeacin.

Ayuda al departamento de TI a finalizar los proyectos en los tiempos

establecidos

Fortalezas de PMBOK
-

La gua de PMBOK es un marco y un estndar.

Est orientada a procesos.

Indica el conocimiento necesario para manejar el ciclo vital de cualquier

proyecto, programa y portafolio a travs de sus procesos.

Define para cada proceso sus insumos, herramientas, tcnicas y

reportes necesarios.

Define un cuerpo de conocimiento en el que cualquier industria pueda

construir las mejores prcticas especficas para su rea de aplicacin

Limitaciones de PMBOK
-

Complejo para los pequeos proyectos

Tiene que ser adaptado a la industria del rea de aplicacin, tamao y

alcance del proyecto, el tiempo y el presupuesto y los apremios de
calidad.

Qu necesidades satisface PMBOK?

Administracin.- Por lo que trata a TI, PMBOK aporta principalmente
elementos para satisfacer las necesidades de administracin de proyectos de
TI.

Los proyectos son una forma de organizar las actividades que no pueden ser
tratadas dentro de los lmites operativos de la organizacin. As mismo, los
proyectos se utilizan para lograr los objetivos definidos en el plan estratgico de
la empresa, independientemente si el proyecto es administrado por la propia
organizacin, o si corresponde a un proveedor de servicios externo.
Por lo anterior, las mejores prcticas integradas en PMBOK ayudan al
departamento de TI a lograr los resultados esperados de los proyectos
informticos de forma ms efectiva, garantizando que stos sirven como
inductores para la consecucin de los objetivos definidos en el plan estratgico.
Regulacin.-

Comprender

aplicar

los

conocimientos,

habilidades,

herramientas y tcnicas generalmente reconocidas como mejores prcticas no

es suficiente por s solo para garantizar el xito de un proyecto. Segn lo
plantea el PMBOK, una Direccin de Proyectos efectiva requiere que el equipo
de administracin del proyecto comprenda los conceptos correspondientes al
cumplimiento de las normas y regulaciones del rea de aplicacin.
Aunque la regulacin a la que est sujeta la empresa es independiente de la
administracin de los proyectos de TI; las mejores prcticas definidas en el
PMBOK pueden ser tomados como referencia para la planeacin, organizacin
y control de las actividades de los proyectos destinados a garantizar el
cumplimiento de los requerimientos regulatorios.
Los equipos de proyectos efectivos integran las mejores prcticas para la
administracin de proyectos con la normatividad y regulacin a las que estn
sujetas las operaciones de la empresa.
Control.- PMBOK contempla un captulo especialmente integrado para facilitar
los procesos involucrados en el desarrollo y gestin de los riesgos asociados a
un proyecto. El captulo se compone de los procesos: Planificar Compras y
Adquisiciones, Planificar la Contratacin, Solicitar Respuestas de Vendedores,
Seleccin de Vendedores, Administracin del Contrato y Cierre de Contrato.
Aunado a lo anterior, dentro de los dems captulos del PMBOK son
considerados los controles necesarios para la administracin de los principales
riesgos de cada fase del proyecto.

Seguridad.- Las mejores prcticas compiladas en el PMBOK ayudan a la

empresa a administrar los proyectos que tienen por objetivo garantizar la
disponibilidad, confidencialidad e integridad de la informacin, ya que
proporciona prcticas probadas para mejorar los procesos de administracin de
los proyectos de seguridad.
Con qu tendencias se relaciona PMBOK?
BSC (Balanced Scorecard)
Contempla un sistema de administracin del desempeo que permite a las
empresas conducir su estrategia acorde a lo planeado mediante el monitoreo
continuo, complementando los indicadores financieros tradicionales con
criterios de medicin de desempeo orientados a: Clientes, Procesos
Internos y Aprendizaje y Crecimiento. Las mejores prcticas definidas en
PMBOK sirven como referencia para la administracin de los proyectos que
sustentan la consecucin de la estrategia de la empresa, la cual puede ser
definida e implementada mediante Balanced Scorecard.
COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology)
Es un compendio de objetivos de control para la Tecnologa de Informacin que
incluye herramientas de soporte que permiten a la administracin cubrir la
brecha entre los requerimientos de control, los aspectos tecnolgicos y los
riesgos de negocio.
Las mejores prcticas definidas en PMBOK estn relacionadas con los
objetivos de control Administrar las Inversiones de TI, Administrar la Calidad,
Evaluar y Administrar los Riesgos de TI, Administrar los Proyectos de TI y
Aprovisionamiento de los Recursos de TI definidos en COBIT.
IT Governance
Es un conjunto de mecanismos utilizados por la administracin de una
organizacin para dirigir y controlar su desarrollo tecnolgico, asegurando que
las metas del negocio sean alcanzadas de forma efectiva mediante la deteccin
y control de los riesgos asociados. IT Governance puede tomar como
referencia las reas de conocimiento definidas en PMBOK para determinar las

habilidades y conocimientos necesarios para la administracin efectiva de los

proyectos dentro de un ambiente de TI.
CMMI (Capability Maturity Model Integration)
Es un modelo de mejora de procesos de construccin de software que puede
tomar como referencia PMBOK para administrar los proyectos orientados a
mejorar la capacidad y madurez de los procesos involucrados en la
construccin de software.
ITIL (Information Tecnology Infrastructure Library)
Es el marco de referencia para la Gestin de Servicios de TI ms aceptado y
utilizado en el mundo. Proporciona un conjunto de mejores prcticas en materia
de administracin de TI extradas de organismos del sector pblico y privado
que estn a la vanguardia tecnolgica a nivel internacional.
ISO 9000-2000
Es el estndar para establecer sistemas de gestin de calidad ms reconocido
y adoptado en el mundo, debido a los beneficios que brinda el apego a sus
normas definidas para establecer, documentar, controlar, medir y mejorar los
procesos y productos dentro de la organizacin.
CONCLUSIONES
El generar conocimiento por cada experiencia que se tiene de nuestras
actividades laborales contribuye a una mejor preparacin porque la prctica va
conformando habilidades y cualidades para cubrir muchos aspectos como el
orden, el control, las decisiones, entre otras.
En consecuencia, cuando se forma parte de un equipo de desarrollo para uno o
varios proyectos se considera a la persona con mayor capacidad y
conocimiento para que est a cargo de dicho proyecto.
As, para el control de los proyectos o tener los estndares adecuados para ser
un Director de Proyecto nos apoyamos en el PMI y considerando los objetivos
de dicho instrumento permitir un mejor desarrollo y preparacin dependiendo
del rea en la cual forme parte el grupo de trabajo.