DEDICATORIA

Primero que nada, a Dios por todo lo que soy y todo lo que me da, por
ayudarme a superar los obstculos y llenarme de fuerza y determinacin para poder
alcanzar mis metas.
A mi madre, Amarilis Caldera, por ser un ejemplo de lucha y constancia, por
demostrarme que con esfuerzo puedo lograr lo que sea que me proponga, por
apoyarme en todo momento y siempre encontrar las palabras correctas de aliento
cuando ms las necesitaba, por eso y ms mi Trabajo de Licenciatura tiene su
nombre, todo lo que soy se lo debo a ella.
A mi hermano, Miguel Eduardo Daz, porque a pesar de la distancia siempre
ha estado presente, por ser un ejemplo a seguir y ensearme el orgullo que
representa ser Ucevista.
A mis amigas Yesma y Analis, por compartir conmigo mis alegras y tristezas
de la tesis, porque a pesar de recorrer este camino separadas, compartimos
experiencias y nos apoyamos una a la otra.
A mi compaera de tesis, por tenerme paciencia y darme nimos cuando las
cosas no salan como deban, por ser positiva ante las adversidades, se acabaron
los regaos, en pocos meses estaremos debajo de las nubes de Calder, como todo
Ucevista cumpliendo su sueo. Lo Logramos.
"Nunca pens que hacer Tesis sera tan difcil, pero todos y cada uno de ellos,
hicieron la carga ms liviana y me alentaron a seguir adelante, por eso y ms
gracias.
Mara Anglica Daz Caldera

DEDICATORIA
Quiero dar gracias en principio a Dios, que me permite vivir cada da, para
llenarme de conocimiento y enseanzas para ser cada da mejor persona.
De segundo a mi familia y amigos que me han motivado e inspirado a ser
cada da una mejor profesional, preparada y han sido fundamentales para todos mis
logros, me siento muy agradecida por todo lo que he aprendido de ustedes padres
Trina Borrego y Pedro Gmez y de mi hermano Miguel, por todo lo que me han dado
este regalo que es mi tesis de grado se los dedico a ustedes
En tercer lugar a mi Alma Mater, mi amada Universidad Central de Venezuela,
de la que orgullosamente pude ser estudiante y que en sus aulas he aprendido,
cosechado amistades, amado y tener el gusto de decir yo soy ucevista de corazn.
En cuarto lugar y no por ello menos importante, se lo dedico a mi compaera
de tesis, porque ha sido todo un viaje este proyecto en el que nos embarcamos, ha
estado lleno de muchos sentimientos, hemos redo, llorado, peleado, aprendido
muchsimo, por mi parte desde aprender a irme sola a Maracay, hasta entender lo
que significa el decir que la tesis es casi un hijo, y hoy veo como todo el esfuerzo da
frutos, este ser el primero de nuestros mayores logros de vida, agradezco tu
amistad y espero que nuestros futuros como profesionales sean muy brillantes.
Sin la ayuda de todos ustedes esto no podra ser posible, su apoyo es invalorable y
el resultado hace que todo lo transitado valga la pena, mil gracias
Mara Carolina Gmez

ii

AGRADECIMIENTOS
En primer lugar queremos agradecer a Dios por permitirnos la vida, guiarnos y
acompaarnos en este camino, sin el nada de esto hubiera sido posible.
A la casa que vence las sombras, la Universidad Central de Venezuela, por
ser nuestro segundo hogar a lo largo de este camino, por enriquecernos como seres
humanos y profesionales, orgullosas de ser Ucevistas hoy y siempre.
Al personal del archivo, las Licenciadas Susana Carvallo, Elvia Mogolln y a
la Br Betsy Llamoza, por siempre atendernos con la mejor disposicin posible al
momento de brindarnos la informacin, por escuchar nuestras dudas, ayudarnos y
apoyarnos en todo momento, por alentarnos a no desmayar nunca en nuestro
camino hacia el ttulo de Licenciadas.
A nuestro tutor, el Msc. Arcangel Snchez, por guiarnos acadmicamente
para lograr la culminacin de este trabajo, por compartir sus conocimientos y
experiencia profesional, por el tiempo dedicado y su apoyo.
A los dos jurados profesores Ramn Snchez e Irany Duran, por el
conocimiento impartido y sus consejos acertados.
A

nuestros

padres,

hermanos

amigos,

por

siempre

apoyarnos,

acompaarnos y aconsejarnos a lo largo de la carrera, colocando su granito de

arena para que hiciramos este sueo realidad. GRACIAS, sin ustedes no hubiera
sido posible.

Mara Anglica Daz y Mara Carolina Gmez

iii

RESMEN
LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA UNIVERSIDAD
CENTRAL DE VENEZUELA.
Elaborado por:

Tutor:

Mara A. Daz

Msc. Arcngel Snchez

Mara C. Gmez
El presente trabajo de investigacin est enmarcado en el tipo de proyecto
factible con un diseo de investigacin de campo, de nivel descriptivo, el cual tiene
como objetivo general disear lineamientos para la preservacin de los documentos
y espacios fsicos del Archivo General de la Facultad de Ciencias de la Universidad
Central de Venezuela.
Se llev a cabo un diagnstico, mediante la aplicacin de dos instrumentos,
uno para cada muestra de estudio, con la finalidad de recabar informacin referente
a las condiciones en las que se encuentra el archivo y sus documentos.
Al realizar el anlisis de la informacin se reflej el estado de deterioro en el
que se encuentra una parte de la documentacin, la cual presenta daos por
factores fsicos (manchas, pliegues), factores biolgicos (microorganismos, insectos)
y factores qumicos (decoloracin del soporte, obscurecimiento), a su vez se observ
que las condiciones ambientales del archivo y la distribucin del espacio fsico no
son las adecuadas para la preservacin de los documentos lo que acelera su
desgaste natural.
En este sentido se procedi a la elaboracin de lineamientos tcnicoarchivisticos que mejoren los aspectos deficientes del archivo general en el rea de

iv

preservacin documental, para cubrir las necesidades existentes en cuanto a la

manipulacin y el resguardo de documentos, condiciones ambientales, espacio
fsico, mobiliario, y las medidas de limpieza y mantenimiento de las diversas reas y
de la documentacin.
PALABRAS CLAVES: PRESERVACIN DOCUMENTAL, LINEAMIENTOS
ARCHIVISTICOS, FACULTAD DE CIENCIAS, UNIVERSIDAD CENTRAL DE
VENEZUELA

CONTENIDO

INTRODUCCIN....1
CAPTULO I. EL PROBLEMA.....3
1.1. Planteamiento del Problema....3
1.2. Objetivo General.....6
1.3. Objetivos Especficos.6
1.4. Justificacin.7
1.5 Ubicacin del tema del Trabajo Especial de Grado en las lneas de
investigacin de la Escuela de Bibliotecologa y Archivologa de la Universidad
Central de Venezuela........8
CAPTULO II. MARCO TERICO.....10
2.1. Antecedentes de la Investigacin......10
2.2. Bases Tericas

.....17

2.2.1. Archivo....18
2.2.2. Documento y documento de archivo.19
2.2.3. Conservacin.19
2.2.4. Preservacin...20
2.2.5. Restauracin..20
2.2.6. Diferencia entre Conservacin, Preservacin y Restauracin.21
2.2.7. Espacio Fsico y mobiliario ..22
2.2.8. Factores que influyen en el deterioro del documento..24
2.2.8.1. Factores Ambientales.....24

vi

2.2.8.1.1. Temperatura y Humedad Relativa.24

2.2.8.1.2. Luz......25
2.2.8.1.3. Contaminacin del aire....26
2.2.8.2. Factores Biolgicos...27
2.2.8.2.1. Microorganismo....27
2.2.8.2.1. Insectos.........27
2.2.8.2.2. Roedores...28
2.2.8.3. Factores Fsicos..28
2.2.8.4. Factores Qumicos...29
2.2.8.5. Siniestros...29
2.2.8.5.1. Inundaciones....30
2.2.8.5.2. Incendios...30
2.2.8.5.3. Desastres Naturales....30
CAPTULO III. Marco Referencial....31
3.1. Universidad Central de Venezuela.31
3.1.1. Resea Histrica....31
3.1.2. Misin...34
3.1.3. Visin...34
3.1.4. Organigrama Estructural de la Universidad Central de Venezuela....36
3.2. Facultad de Ciencias. .36
3.2.1. Resea Histrica36
3.2.2. Misin...38
3.2.3. Objetivos..39

vii

3.2.4. Estructura Organizativa de la Facultad de Ciencias..40

3.3. Coordinacin Acadmica...............41
3.3.1. Misin.........41
3.3.2. Objetivos......42
3.4. Departamento de Documentacin, Informacin y Archivo..42
3.4.1. Misin.......44
3.4.2. Servicios..44
3.4.3. Estructura Organizativa.45
CAPTULO IV. Marco Metodolgico....46
4.1. Tipo de Investigacin..46
4.2. Diseo y Nivel de la Investigacin...46
4.3. Poblacin y Muestra de Estudio...47
4.4. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos..48
4.5. Fases de la Investigacin......49
4.5.1 Arqueo de fuentes bibliogrficas 49
4.5.2. Elaboracin del diagnstico....49
4.5.3. Determinacin de los aspectos susceptibles en materia de
preservacin del Archivo General.....50
4.5.4. Diseo lineamientos....50
CAPTULO V. DIAGNSTICO Y ANLISIS DE RESULTADOS....51
5.1. Observacin Directa.....51
5.1.1. Identificacin del archivo. ..51
5.1.2. Espacio fsico y mobiliario..51

viii

5.1.3. Documentos de archivo..52

5.1.4. Condiciones ambientales...54
5.1.5. Manipulacin y mantenimiento.55
5.1.6. Prevencin de siniestros55
5.2. Entrevista...56
CAPTULO VI. PROPUESTA DE LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIN DE
LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA ..99
6.1. Consideraciones generales.99
6.2. Propuesta de lineamientos100
6.2.1. Condiciones adecuadas del espacio fsico y mobiliario de archivo..100
6.2.2. Control de las condiciones ambientales para reas de archivo103
6.2.3. Manejo adecuado de los documentos de archivo......107
6.2.4. Limpieza y mantenimiento del espacio fsico y de los documentos del
archivo...112
6.2.5. Prevencin de siniestros115
CONCLUSIONES...121
RECOMENDACIONES.123
BIBLIOGRAFA..124

ix

NDICE DE CUADROS Y FIGURAS

Pg.
Cuadro 1.

Acuerdos sobre Conservacin Preventiva.

25

Cuadro 2.

Agentes Biolgicos.

28

Figura 1.

Organigrama de la estructura interna de la Universidad

36

Central de Venezuela.
Figura 2.

Organigrama donde se refleja la estructura interna de la

Facultad de Ciencias.

Figura 3.

40

Organigrama de la estructura interna del Departamento de

Documentacin, Informacin y Archivo, adscrito a la

45

Coordinacin Administrativa.
Figura 4.

Plano del espacio fsico del archivo.

52

INDICE DE TABLAS Y GRFICOS

Pg.
Tabla 1.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 2.1.

57

Grfico 1.

Espacio adecuado para el funcionamiento.

57

Tabla 2.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 2.2.

58

Grfico 2.

Espacio dentro del rea de trabajo.

59

Tabla 3.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 2.3.

60

Grfico 3.

Ubicacin de las reas del archivo.

60

Tabla 4.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 2.4.

61

Grfico 4.

Separacin del depsito de documentos de otras reas.

61

Tabla 5.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 2.5.

62

Grfico 5.

Contacto del depsito documental con el exterior

62

Tabla 6.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 2.6.

63

Grfico 6.

Equipos especiales de archivos para los distintos soportes

63

Tabla 7.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 2.7.

64

Grfico 7.

Mobiliario especial para el resguardo de los documentos

64

archivo.

xi

Tabla 8.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 3.3.

66

Grfico 8.

Condiciones de los documentos.

66

Tabla 9.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 3.4.

67

Grfico 9.

Daos causados por factores biolgicos

67

Tabla 10.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 3.5.

68

Grfico 10.

Daos por factores qumicos

68

Tabla 11.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 3.6.

69

Grfico 11.

Daos por factores fsicos

69

Tabla 12.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 3.7

70

Grfico 12.

Dao por contaminantes del aire

70

Tabla 13.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.1.

71

Grfico 13.

Tipo de Iluminacin del Archivo

72

Tabla 14.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.2.

72

Grfica 14.

Condiciones de la iluminacin del Archivo.

73

Tabla 15.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.3.

73

Grfica 15.

Condiciones de la iluminacin del Archivo.

74

Tabla 16.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.4.

74

Grfico 16.

Ventilacin dentro del Archivo.

75

xii

Tabla 17.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.7.

76

Grfico 17.

Percepcin del aire dentro del Archivo.

76

Tabla 18.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.8.

77

Grfico 18.

Entrada de polvo al archivo

77

Tabla 19.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.9.

78

Grfico 19.

Presencia de alfombra y su limpieza.

78

Tabla 20.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.10.

79

Grfico 20.

Frecuencia del encendido de equipos dentro del Archivo

80

Tabla 21.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.11.

81

Grfico 21.

Temperatura dentro del archivo.

81

Tabla 22.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 4.12.

82

Grfico 22.

Humedad relativa.

82

Tabla 23.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 5.1.

83

Grfico 23.

Materiales de proteccin para la manipulacin de los

83

documentos.
Tabla 24.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 5.3.

84

Grafico 24.

Son suficientes los materiales del archivo

84

Tabla 25.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 5.4.

85

xiii

Grafico 25.

Personal de limpieza del espacio fsico del archivo

85

Tabla 26.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 5.5.

86

Grfico 26.

Personal para la limpieza de documentos

86

Tabla 27.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 5.6.

87

Grfico 27.

Frecuencia de limpieza.

87

Tabla 28.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 5.7.

88

Grfico 28.

Enfermedades del personal relacionadas al archivo.

89

Tabla 29.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 5.8.

89

Grfico 29.

Frecuencia de enfermedades

90

Tabla 30.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 6.1.

90

Grfico 30.

Prevencin de desastres.

91

Tabla 31.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 6.2.

91

Grfico 31.

Detector de incendios.

92

Tabla 32.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 6.3.

92

Grfico 32.

Extintores en el archivo.

92

Tabla 33.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 6.3.2.

93

Grfico 33.

Mantenimiento de extintores.

93

Tabla 34.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 6.3.3.

94

xiv

Grfico 34.

Siniestros en el archivo.

Tabla 35.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 6.4.

95

Grafico 35.

Se cumplimiento de lineamientos de preservacin documental

95

Tabla 36.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 6.5.

96

Grfico 36.

Realizacin de cursos o jornadas de capacitacin

96

Tabla 37.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 6.6.

97

Grfica 37.

Reaccin en caso de emergencia.

97

Tabla 38.

Distribucin de frecuencia y porcentaje de tem 7.1.

98

Grfico 38.

Presupuesto del archivo.

98

94

xv