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Excel Avanzado
Excel Avanzado
I.U.CESMAG
Ing.Esp. Gustavo Snchez Rodrguez
Tabla de contenido
Novedades de Excel 2013.................................................................................................................... 3
Principales caractersticas para explorar ......................................................................................... 3
Inicio rpido ................................................................................................................................ 3
Anlisis de datos instantneos ................................................................................................... 3
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos .................................... 4
Crear un grfico adecuado para los datos.................................................................................. 4
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos ........................................................... 5
Un libro, una ventana ................................................................................................................. 5
Nuevas funciones de Excel ......................................................................................................... 5
Guardar y compartir archivos en lnea....................................................................................... 6
Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web ............................................................. 6
Compartir una hoja de clculo de Excel en una reunin en lnea ............................................. 6
Guardar en un nuevo formato de archivo ................................................................................. 6
Nuevas caractersticas de grficos ................................................................................................... 7
Cambios en la cinta de opciones para grficos ........................................................................... 7
Ajustar grficos con rapidez ....................................................................................................... 7
Etiquetas de datos ms enriquecidos ........................................................................................ 7
Ver animacin en grficos .......................................................................................................... 8
Eficaz anlisis de datos .................................................................................................................... 8
Crear una tabla dinmica que se adapte a sus datos ................................................................ 8
Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinmicas .............................. 9
Usar varias tablas en su anlisis de datos .................................................................................. 9
Conectarse a nuevos orgenes de datos ..................................................................................... 9
Crear relaciones entre tablas ..................................................................................................... 9
Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y rastrear
cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles .................................................... 10
Tareas bsicas en Excel 2013............................................................................................................ 10
Crear un nuevo libro ..................................................................................................................... 10
Introducir los datos ...................................................................................................................... 11
Usar Autosuma para sumar los datos .......................................................................................... 11
Crear una frmula simple ............................................................................................................. 11
Aplicar un formato de nmero .................................................................................................... 12
Las plantillas realizan la mayora del trabajo de diseo y configuracin por usted, por lo
que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, ver plantillas para presupuestos,
calendarios, formularios, informes. etc.
Anlisis de datos instantneos
La nueva herramienta Anlisis rpido permite convertir los datos en un grfico o tabla en
dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional,
minigrficos o grficos, y haga que su eleccin se mantenga con solo un clic del ratn.
Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos
Relleno rpido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan
pronto como detecta lo que desea hacer, Relleno rpido introduce el resto de los datos de
una sola vez, siguiendo el patrn que reconoce en los datos.
Crear un grfico adecuado para los datos
Con las Recomendaciones de grficos, Excel recomienda los grficos ms adecuados para
los datos. Eche un vistazo rpido para ver el aspecto de los datos en los distintos grficos y
elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar.
Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de
tabla dinmica, la segmentacin de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de
consultas y otras tablas de datos. Ms sencilla de configurar y de usar, la segmentacin de
datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qu datos est mirando.
Un libro, una ventana
En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos
libros a la vez. Hace la vida ms sencilla cuando trabaja en dos monitores.
Nuevas funciones de Excel
Excel hace ms sencilla la accin de guardar sus libros en su propia ubicacin en lnea,
como su SkyDrive gratuito o el servicio de Office 365 de su organizacin. Tambin resulta
ms sencillo compartir sus hojas de clculo con otros usuarios. No importa qu dispositivo
estn usando o dnde se encuentren, todo el mundo trabaja con la versin ms reciente
de una hoja de clculo e incluso pueden trabajar juntos en tiempo real.
Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web
Para compartir parte de la hoja de clculo en la web, basta con incrustarla en su pgina
web. Otros usuarios podrn trabajar con los datos de Excel Web App o abrir los datos
incrustados en Excel.
Compartir una hoja de clculo de Excel en una reunin en lnea
Independientemente del lugar donde se encuentre o de en qu dispositivo est su
smartphone, tableta o equipo siempre que tenga Lync instalado, puede conectarse a un
libro y compartirlo en una reunin en lnea.
Guardar en un nuevo formato de archivo
Ahora puede guardar archivos y guardarlos en el nuevo formato de archivo Hoja de
clculo Open XML (*.xlsx). Este formato de archivo le permite leer y escribir fechas
ISO8601 para resolver un asunto de ao bisiesto para el ao 1900.
El nuevo botn Grficos recomendados de la pestaa Insertar le permite elegir entre una
gama de grficos adecuados para sus datos. Los tipos relacionados de grficos, como los
grficos de dispersin y de burbujas, se encuentran en un paraguas. Adems, hay un
nuevo botn para grficos combinados, un grfico favorito entre las demandas de los
usuarios. Al hacer clic en un grfico, tambin ver una cinta Herramientas de grficos ms
sencilla. Con solo una pestaa Diseo y Formato, debera ser ms fcil encontrar lo que
necesita.
Ajustar grficos con rapidez
Tres nuevos botones le permiten elegir rpidamente y obtener una vista previa de los
cambios en los elementos de grfico (como ttulos o etiquetas), el aspecto del grfico o en
los datos que se muestran. Para ms informacin, vea Aplicar formato a grficos.
Etiquetas de datos ms enriquecidos
Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier
otro texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre
adicional, y mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su
lugar, incluso cuando cambia a un tipo de grfico diferente. Puede conectarlos a sus
puntos de datos con lneas gua en todos los grficos, no solo los circulares.
Ver animacin en grficos
Vea cmo se anima un grfico al realizar cambios en los datos de origen. No solo resulta
divertido ver el movimiento del grfico, sino que hace que los cambios de los datos sean
ms claros.
La seleccin de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla
dinmica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una
tabla dinmica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una
vista previa rpida de los diseos de campo para que pueda elegir las impresiones que
est buscando.
Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinmicas
Cree el diseo de una tabla dinmica que usa una o varias tablas mediante la misma lista
de campos. Renovada para alojar tablas dinmicas de una o varias tablas, la lista de
campos facilita la bsqueda de los campos que desea en su diseo de tabla dinmica, el
cambio al nuevo modelo de datos de Excel agregando ms tablas, y la exploracin y
navegacin a todas las tablas.
Usar varias tablas en su anlisis de datos
El nuevo modelo de datos de Excel le permite aprovechar eficaces caractersticas de
anlisis que solo estaban disponibles anteriormente instalando el completo PowerPivot.
Adems de crear tablas dinmicas tradicionales, ahora puede crear tablas dinmicas
basadas en varias tablas en Excel. Importando diferentes tablas, y creando relaciones
entre ellas, podr analizar sus datos con resultados que no podr obtener de datos de
tablas dinmicas tradicionales.
Conectarse a nuevos orgenes de datos
Para usar varias tablas en el modelo de datos de Excel, ahora puede conectarse a datos, e
importarlos, desde orgenes de datos adicionales en Excel como tablas o tablas dinmicas.
Por ejemplo, conctese a fuentes de datos como OData, Windows Azure DataMarket y
SharePoint. Tambin puede conectarse a orgenes de datos de proveedores de OLE DB.
Crear relaciones entre tablas
Cuando tiene datos de diferentes orgenes de datos en varias tablas en el modelo de datos
de Excel, la creacin de relaciones entre dichas tablas facilita el anlisis de sus datos sin
tener que consolidarlos en una tabla. Usando las consultas de MDX, puede aprovechar
ms las relaciones de tabla para crear informes de tablas dinmicas significativas.
Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y rastrear
cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles
Rastrear agrupando datos en diferentes niveles de detalle en un conjunto completo de
datos no es una tarea sencilla. Los conjuntos personalizados son tiles, pero encontrarlos
entre un gran nmero de campos en la Lista de campos lleva tiempo. En el nuevo modelo
de datos de Excel, podr navegar a diferentes niveles con mayor facilidad. Use Rastrear
desagrupando en una jerarqua de tabla dinmica o grfico dinmico para ver niveles
pormenorizados de detalle y Rastrear agrupando datos para obtener una mayor
perspectiva.
Gua
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener informacin con significado a partir de
grandes cantidades de datos. Tambin funciona muy bien con clculos sencillos y para
realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de informacin. La clave para desbloquear
todo este potencial es la cuadrcula de las celdas. Las celdas pueden contener nmeros,
texto o frmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto
permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear grficos muy
visuales. Veamos los pasos bsicos para empezar.
3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botn Tabla para poder ver el aspecto que
tendrn los datos. Si le gusta, haga clic en el botn.
4. Ahora puede jugar con los datos: fltrelos para ver solo los datos que desee u
ordnelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha
del encabezado de tabla de una columna.
5. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las
marcas de verificacin y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la
tabla.
Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galera Formato para diferenciar las
temperaturas altas, medias o bajas.
Nota Excel muestra distintos grficos en esta galera en funcin de lo recomendado para
sus datos.
Guarde el trabajo
1. Haga clic en el botn Guardar o en la barra de herramientas de acceso rpido o
bien, presione Ctrl+G.
Imprimir
1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.
2. Obtenga una vista previa de las pginas haciendo clic en las flechas Pgina
siguiente y Pgina anterior.
La ventana de vista previa muestra las pginas en blanco y negro o en color, en funcin de
la configuracin de su impresora.
Si no le gusta la manera en que se imprimirn las pginas, puede cambiar mrgenes de
pgina o agregar saltos de pgina.
3. Haga clic en Imprimir.
en la barra de
Si est familiarizado con las categoras de la funcin, tambin puede seleccionar una
categora.
Si no est seguro de qu funcin usar, puede escribir una pregunta que describa lo que
desea hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, "sumar nmeros" devuelve la
funcin SUMA).
4. En el cuadro de dilogo Seleccionar una funcin, seleccione la funcin que desee utilizar y
despus haga clic en Aceptar.
5. En los cuadros de argumento que se muestran para la funcin seleccionada, escriba los
valores, las cadenas de texto o las referencias de celda que desee.
En lugar de escribir referencias de celda, tambin puede seleccionar las celdas a las que
desea hacer referencia. Haga clic en
Ejemplos
Copie la tabla a la celda A1 en una hoja de clculo en blanco de Excel para trabajar con
estos ejemplos de frmulas que utilizan funciones.
A
Frmula
Descripcin
Resultado
=SUMA(A:A)
=SUMA(A:A)
Crear un grfico
Tocar
Gua
La exploracin de grficos en Excel y averiguar que el que elige no funciona bien para sus
datos es cosa del pasado. Pruebe el comando Grficos recomendados de la pestaa
Insertar para crear con rapidez un grfico que sea justo el adecuado para sus datos.
1. Seleccione los datos para los que desea crear un grfico.
2. Haga clic en Insertar > Grficos recomendados.
Sugerencia Si no encuentra ningn grfico que le guste, haga clic en Todos los grficos
para ver todos los tipos de grficos disponibles.
4. Cuando encuentre el grfico que desea, haga clic en l > Aceptar.
5. Use los botones Elementos de grfico, Estilos de grfico y de filtros de grfico que
se encuentran junto a la esquina superior derecha del grfico para agregar
elementos de grfico como ttulos de ejes o etiquetas de datos, personalizar el
aspecto del grfico o cambiar los datos que se muestran en el grfico.
6. Para obtener acceso a las caractersticas de formato y diseo adicionales, haga clic
en cualquier lugar del grfico para agregar las Herramientas de grfico a la cinta de
grfico y, a continuacin, haga clic en las opciones que desea en las pestaas
Diseo y Formato.