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PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE REA LOGSTICA


COTIZACIN

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COTIZACIN

I.- OBJETIVO:
Establecer en forma clara y detallada las caractersticas que debe contener una solicitud de
cotizacin as como tambin obtener las condiciones de oferta del proveedor; con la
finalidad de poder elegir la mejor opcin del bien o servicio requerido garantizando las
mejores condiciones de calidad, precio, formas de pago y tiempo de entrega.

II.- ALCANCE:
Este procedimiento se aplica a todas las solicitudes de cotizacin sin excepcin.

III.- RESPONSABILIDADES:
Jefe responsable del rea de Logstica

IV.- PROCEDIMIENTO:
El proceso tiene como punto de partida la identificacin de la necesidad de un determinado
bien o servicio. Una vez realizado el punto anterior, se procede con el envo del formato de
solicitud de cotizacin a los distintos proveedores con la intencin de recopilar la
informacin necesaria. (Anexo 1).
La solicitud de cotizacin contiene ciertas caractersticas que son especificadas en el
apartado IV.1. Asimismo, las obligaciones que el proveedor debe incluir en su oferta se
detallan en el apartado IV.2.

IV.1.- CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE COTIZACIN:


El formato de solicitud de cotizacin debe contener las siguientes especificaciones:
- Datos introductorios.- Informacin protocolar de la solicitud de cotizacin con los
proveedores.
1. Nombre de nuestra empresa: Que realiza el requerimiento al posible proveedor.
2. Fecha: En la cual se elabora la peticin de oferta.
3. Nmero de solicitud de cotizacin.
4. Correo de contacto de nuestra empresa.
5. Telfono de contacto de nuestra empresa.
6. Horario de registro de participantes: Lapso de tiempo que tienen los proveedores
para el envo de proformas.
7. Referencia de servicio: Descripcin breve de la peticin de oferta.
8. Nombre del destinatario: Empresa a la que se hace la peticin de oferta.
9. Domicilio del destinatario: Domicilio de la empresa a la que se hace la peticin de
oferta.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE REA LOGSTICA
COTIZACIN

10. Datos de contacto del destinatario: Se debe consignar telfono y correo


electrnico de empresa proveedora.
- Descripcin del tipo de bien o servicio.- Debe contener una descripcin clara y precisa
del bien (especificaciones tcnicas, requerimientos tcnicos, cantidad y unidades de
medida) o servicio que se requiere.

IV.2.- OBLIGACIONES POR PARTE DEL PROVEEDOR:


Se debe exhortar al proveedor que al momento de elaborar su proforma de cotizacin
tiene que incluir ciertos parmetros, entre ellos:
1. Datos de la empresa proveedora: Nombre, direccin, telfonos, persona de
contacto.
2. Descripcin del bien o servicio a brindar.
3. Adjuntar ficha tcnica del bien o en caso de ser un servicio, el procedimiento de
trabajo.
4. Los precios deben mostrar el valor unitario y valor total (sin IGV).
5. Descuentos (si los hay).
6. Detallar la forma de pago del bien o servicio. Estas pueden ser:
Al Crdito: El plazo de crdito, condiciones de pago y medio de pago.
Al Contado: Medios de pago.
Mixto: Uso de crdito y contado, el porcentaje de pago de cada uno,
condiciones y medio de pago.
7. Servicio postventa.
Garanta mnima.
Garantizar soportes tcnicos y repuestos.
Representacin directa del fabricante.
Caractersticas de la garanta fbrica y su cobertura.
8. Condiciones de despacho.
Tiempo de entrega del bien o inicio de operaciones para el servicio.
El lugar de entrega del producto o servicio, conocido como lugar despacho.
En caso el lugar de despacho no sea en el domicilio del proveedor,
especificar si se incluye el costo de transporte de lugar de origen a lugar de
despacho.
9. Indicar vigencia de la proforma de cotizacin.

ANEXO 1: FORMATO DE SOLICITUD DE COTIZACIN


PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE REA LOGSTICA
COTIZACIN

Fecha: dd/mm/aaaa
SOLICITUD DE COTIZACION N AQP 1146
info@abelloconsultores.com
Telefax: 054-421662
Registro de Participantes
Del: dd-mm-aaaa de hh:mm am
Al: dd-mm-aaaa a hh:mm pm

REFERENCIA:
SEORES: Cliente TELEF.:
DIRECCIN: CORREO ELECTRNICO:
SIRVASE cotizarnos precios netos de los Bienes y/o Servicios que se detallan ms abajo para ser
entregados en ABELLO CONSULTORES S.A.C.; RUC: 20558603357

ESPECIFICACIONES TCNICAS Y REQUERIMIENTOS TCNICOS


MNIMOS

tem Cant. Descripcin Unidad de


N medida
1
2
3
4

Para un mejor control de la informacin, la cotizacin deber llevar las siguientes


caractersticas:
1. Informacin de su empresa: Nombre Comercial o Razn Social, Direccin,
Telfonos, Persona de Contacto.
2. Descripcin del bien o servicio.
3. Ficha Tcnica (en caso de que se trate de un bien) o Procedimiento de Trabajo
(si se trata de un servicio).
4. Valor Unitario y Valor Total (precios que no incluyan IGV).
5. Descuentos (si los hay).
6. Forma de pago.
7. Garanta.
8. Plazo de entrega.
9. Vigencia de la proforma de cotizacin.

Importante:
- Si por cualquier motivo no est en condiciones de cotizar sirva(n)(se) Ud.(s). firmar y
devolver ste documento.
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SOLICITUD DE REA LOGSTICA
COTIZACIN

- Si est en condiciones de cotizar sirva(n)(se) Ud.(s). consignar Precio Unitario y


Total.

Cualquier inquietud no dude en comunicarse,


Cordialmente,
XXXXXXXXXXX (Nombre del representante de rea)
XXXXXXXXXXX (Nombre de Puesto de Trabajo)
Telf.: xxxxxxxxxxx
Cel.: xxxxxxxxxxx

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