Administracin del capital del trabajo

Concepto e importancia
La administracin de capital de trabajo se refiere al manejo de las cuentas
corrientes de la empresa, las cuales comprenden los activos circulantes y los
pasivos a corto plazo. Es uno de los aspectos ms importantes de la
administracin financiera global. Una empresa debe mantener un nivel
satisfactorio de capital de trabajo el activo circulante debe ser lo suficientemente
grande para cubrir el pasivo a corto plazo, con el fin de consolidar un margen
razonable de seguridad. El objetivo de este tipo de administracin consiste
manejar cada uno de los activos y pasivos a corto plazo que la empresa de
manera que se alcance un nivel aceptable y constante de capital neto trabajo. Los
principales activos circulantes son, a saber, y les escribo o cajas en, los valores
negociables, las cuentas por cobrar y los inventarios. Cada uno de estos activos
deben mantenerse eficientemente para conservar la liquidez de la empresa,
observando a nivel que no sea demasiado alto para cualquiera de ellos. El pasivo
a corto plazo de mayor importancia comprenden las cuentas por pagar, los
documentos por pagar y los pasivos acumulados o acumulaciones, cada uno de
estas fuentes de financiamiento a corto plazo deben manejarse con mucho
cuidado para asegurar su obtencin y su empleo adecuados. Capital neto de
trabajo. El empleo del capital neto de trabajo para evaluar la liquidez futura de la
empresa es generalmente aceptable, siempre que el activo bsico y
las estructuras financieras de la empresa no cambien en forma drstica durante el
perodo. La forma ms comn de definir el capital neto de trabajo es como la
diferencia entre los activos circulantes y los pasivos a corto plazo de una empresa.
Siempre que los activos superen a los pasivos la empresa tendr capital neto de
trabajo. Casi todas las compaas operan con cierto monto de capital neto de
trabajo, el cual depende en gran medida del tipo de industria a la que pertenezca.
El motivo del uso de esta capital neto de trabajo (y otras razones de liquidez) para
evaluar la liquidez de la empresa, se haya en la idea de que cuanto mayor sea y el
margen en el que los activos de una empresa cubren sus obligaciones a corto
plazo(pasivos a corto plazo), tanta ms capacidad de pago generar para pagar
sus deudas en el momento de su vencimiento, no obstante, surge del problema de
que un activo circulante y un pasivo a corto plazo presentan diferentes grados de
liquidez. Cuanto mayor sea la cantidad de activos circulantes presentes, tanto ms
probable ser que algn activo circulante se convierta en efectivo para pagar una
deuda pendiente. Las salidas de efectivo resultantes del pago de pasivos a corto
plazo son hasta cierto punto impredecibles. Al contraer una deuda, le empresa
sabe desde unprincipio cuando venciera esta. Por ejemplo, cuando se compran
mercanca acrdito, los trminos del crdito extendidos a la empresa exigen su

pago en un momento determinado. La misma predictibilidad se aplica a los

documentos y pasivos acumulados por pagar.

Estrategia Conservadora
La estrategia conservadora de Financiamiento consistira en financiar todos los
fondos proyectados con fondos a largo plazo y el uso de un financiamiento a corto
plazo en caso de una emergencia o un desembolso inesperado. Para algunos
podra ser difcil imaginar la forma en que una estrategia as podra ser utilizada,
ya que el uso de financiamiento a corto plazo, como cuentas por cobrar y pasivos
acumulados, es prcticamente inevitable. Por ello en esta estrategia se tomaran
en cuenta los financiamientos espontneos a corto plazo que representan las
cuantas por pagar y las acumulaciones.
Estrategia Dinmica
Requiere que la Empresa financie sus necesidades estacionales con fondos a
corto plazo, y sus necesidades permanentes con fondos a largo plazo. La solicitud
de prestamos a corto plazo se adapta al requerimiento real de fondos.
Esto significa que la estrategia dinmica comprende un proceso de adecuacin de
los vencimientos de la deuda a la duracin de cada una de las necesidades
financieras de la Empresa.
Estrategia Alternativa
El Capital Neto de Trabajo tambin puede concebirse como la proporcin de
activos circulantes financiados mediante fondos a largo plazo. Entendiendo como
fondos a largo plazo la suma de los pasivos a largo plazo y el capital social de una
Empresa.
Debido a que los pasivos a corto plazo representan los orgenes de los fondos a
corto plazo de la Empresa, a condicin de que los activos fijos excedan a los
pasivos a corto plazo, el monto de dicho exceso debe ser financiado mediante los
fondos a un plazo aun ms largo.
Consideracin Alternativa entre las Dos estrategias.
La mayor parte de las organizaciones de negocios se vales de una estrategia

alternativa que se halla en un punto intermedio entre la estrategia dinmica de

altas utilidades y alto riesgo y la conservadora de bajas utilidades y bajo riesgo.

Administracin del Efectivo

La administracin del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio,
porque es el medio para obtener mercancas y servicios. Se requiere una
cuidadosa contabilizacin de las operaciones con efectivo debido a que este rubro
puede ser rpidamente invertido. La administracin del efectivo generalmente se
centra alrededor de dos reas: el presupuesto de efectivo y el control interno
de contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a
la funcin de planeacin y adems con el fin de asegurarse que el efectivo se
utiliza para propsitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o
hurtados. La administracin es responsable del control interno es decir de la y
proteccin de todos los activos de la empresa.
El efectivo es el activo ms lquido de un negocio. Se necesita
un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los
empleados utilicen el dinero de la compaa para uso personal.
Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los
siguientes:
-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
-Promover la contabilizacin adecuada de los datos.
-Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.
- Juzgar la eficiencia delas operaciones en todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la
oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del
efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y
establecer un mtodo adecuado para presentar el efectivo en los registros de
contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la

funcin de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las

recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y
todos los pagos de efectivo se deben realizar mediantecheques.
La administracin del efectivo es una de las reas mas importantes de la
administracin del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la
empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el
momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos lquidos pueden
funcionar tambin como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos
inesperados, reduciendo as el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los
otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirn
finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, eldinero efectivo es el
comn denominador al que pueden reducirse todos los activos lquidos.
La administracin eficiente del efectivo es de gran importancia para el xito de
cualquier compaa. Se debe tener cuidado de garantizarque se disponga de
efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que
haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.
El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es
necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para compraractivos
fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.
Ciclo de caja
El Ciclo de Caja de una Empresa, se calcula estableciendo el nmero promedio de
das que transcurren entre las salidas de caja relacionadas con cuentas por pagar
y las entradas a caja relacionadas con el cobro de cuentas por cobrar.
Ejemplo: Cuando la Empresa compra Materias Primas (en el da 0), se establece
una cuenta por pagar, que permanece en libros hasta que se paga. Por ejemplo:
35 das.
En el tiempo cero: la empresa compra Materias Primas que se colocan en el
inventario de Materias Primas. Con el tiempo, las Materias Primas se utilizan en el
proceso de produccin. Cuando, la produccin en proceso se completa, el
producto terminado se coloca en el inventario de artculos terminados, hasta el
momento de la venta.
La cantidad total de tiempo, que transcurre en promedio entre la compra de
Materias Primas y la venta final de artculos terminados, es el plazo promedio del
inventario. Por ejemplo: 85 das.
La Empresa establece una cuenta por cobrar, la cual permanece en libros hasta su
cobro: Por Ejemplo: 70 das.
En consecuencia, el total de das, en que ocurre unaentrada a caja es 75 + 80 =
155 das.

155 - 35 = 120 das ====> Ciclo de Caja

Hay un perodo de 120 das entre el desembolso de caja para pagar la cuenta por
pagar (da 35) y el ingreso a caja procedente del cobro de la Cuenta por Cobrar
(155 das). Durante ese perodo el dinero de la Empresa esta comprometido.
Si la Compaa desembolsa aproximadamente $ 12.000.000 anuales en gastos de
operacin, el requerimiento mnimo de caja es de $4.000.000.
N CICLO DE CAJAS EN EL AO = 360 : 120 = 3
SALDO PROMEDIO DE CAJA = Desembolso anuales totales = 12.000.000 =
4.000.000
N ciclo de cajas en el ao 3
Esto significa, que si se comienza el ao con $ 4.000.000 en caja, hay suficiente
dinero para pagar las cuentas a medida que vencen (aqu se supone que las
compras, produccin y ventas de la empresa ocurren a un ritmo constante durante
todo el ao).
Si el costo de oportunidad para tener caja a disposicin es del 1%, el costo para
mantener un saldo de caja de $ 4.000.000 es $ 40.000 anuales.

Ciclo operativo
El ciclo operativo contiene la secuencia dinmica de los procesos
correspondientes a la puesta en ejecucin del Programa. Para la correcta
ejecucin de estos procesos se requiere la intervencin e interrelacin de las 3
instituciones, SIUBEN - SOLIDARIDAD - ADESS.
Se han definido 6 fases, algunas de las cuales se realizan de manera simultneas:
1) Inscripcin de los hogares al programa,
2)Emisin y Entrega del medio de pago,
3) Elaboracin de relacin de pagos,
4) Capacitacin de los hogares,

5) Verificacin de los hogares al programa

6) Tratamiento de actualizacin, quejas y reclamos.
La interrelacin y secuencia de todos de estas fases se ilustran en la siguiente
imagen:
Administracin de cuentas por cobrar
Cmo ya hemos estudiado, la administracin del capital de trabajo es clave en las
organizaciones por cuanto tiene impacto en sus medidas de rentabilidad, liquidez y
riesgo.
Ahora veremos la administracin de cuentas por cobrar como uno de las
herramientas ms importantes que tiene al alcance el administrador financiero
para optimizar el capital de trabajo y en consecuencia maximizar el valor de la
empre
Polticas de crdito
Son todos los lineamientos tcnicos que utiliza el gerente financiero de una
empresa, con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un determinado cliente.
La misma que implica la determinacin de la seleccin de crdito, las normas de
crdito y las condiciones de crdito.
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe
concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin
correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito. Deben
desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de crdito.
Cada uno deestos aspectos de la poltica de crdito es importante para la
administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin
inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica
de crditos deficientes no producen resultados ptimos.
Polticas de cobranza
El administrador financiero debe hacer un profundo anlisis sobre el impacto que
tiene un cambio en las polticas de crdito y cobranza, sobre la rentabilidad,
liquidez y riesgo de la empresa.
La flexibilizacin de las polticas de crdito (normas crediticias para aceptacin de
cuentas, trminos de crdito: plazo, lmites de crdito, descuentos otorgados,
trminos especiales) puede estimular la demanda, pero genera un costo por llevar

cuentas por cobrar adicionales, y un mayor riesgo de prdidas por cuentas

incobrables.
La posibilidad de flexibilizar las polticas de crdito encuentra sus lmites
fundamentalmente en tres variables:
1. El mercado. Dado que las organizaciones juegan en el mercado, las acciones
de los competidores no pueden ser ignoradas ya que van a tener influencia en el
impacto que tienen los cambios en la poltica de crdito sobre las ventas.
2. La capacidad de produccin. En la medida que la flexibilizacin estimula la
demanda, esa demanda incremental tiene que poder ser satisfecha.
3. Los flujos de caja. No podemos olvidar que va a haber una mayor demanda en
inversin en capital de trabajo.
Administracin de Inventarios
El inventari es en muchas empresases una partida consideraradamente
importante, sobre todo en las empresasmanufacteras donde mas de 50% de su
activo esta circulante en inventario. El inventario se puede conseguir de 3 formas
diferentes, pero en otras empresas que solo se da de una forma. Entonces es
importante importante conocer a lo que se hace referencia:
1. Inventario de materia: Se considera materia prima a todos aquellos productos
que van a sufrir una tranformacion para poder estar disponibles a la venta. Aqu se
ve su importancia ya que sin estas existencias el proceso productivo se parara,
trayendo perdidas a la empresa.
2. Inventario de productos en proceso: Son aquellos productos a los que todava
no se la ha concluido su proceso productivo, y por ende no estn disponibles para
su venta.
3. Inventario de productos trminados: Son aquellos productos que se ha
completado su proceso productivo, y se encuentran disponibles para su venta.

Tcnicas de Administracin.

Administracin de Cuentas por Pagar

Las cuentas y documentos por pagar representan obligaciones a corto plazo,
estas se constituyen por adquisicin de materia prima o servicios por la obtencin
de prstamos para financiamiento que son parte el activo, gastos e impuestos por
pagar acumulados, anticipo clientes, participacin de empleados y trabajadores,
estos poseen un plazo mximo de un ao.
1.-Informacin oportuna y verdadera que ayude para la toma dedecisiones que
deben estar basadas en programas de pagos,informes de das de inventarios
financiados por proveedores y porinformes peridicos de los saldos de las cuentas
por pagar aliquidarse, estos deben estar programados por lo menos 15 dasantes
del vencimiento.
2.-Elevar al mximo el financiamiento que no tiene costo
3.-Aprovechar los descuentos por pronto pago
4.-Establecer un nivel de endeudamiento de la pasteurizadora que esla relacin
entre deuda/capital
Condiciones de crdito
Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero
se debe tenermucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en
ocasiones podran resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa
puede tener efectos en su rentabilidad total.
Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los
procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuacin.
Nivel ptimo La empresa debe determinar cual es el nivel ptimo de gastos de
cobro desde el punto de vista costo-beneficio.
Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un
descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades,
esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa est
dispuesta a pagar al da el precio por unidad disminuye.
Si la demanda es elstica, las ventas deben aumentar como resultado de la
disminucin de este precio.
Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del

manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de

que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.
La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio
los clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala,
este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga.
Mientras ms tiempo transcurra, hay ms oportunidades de que un cliente se
declaretcnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la
estimacin de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las
utilidades.
El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una
disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendra efectos
contrarios.
Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se
pueden evaluar por un mtodo por un mtodo similar al de la evaluacin de
cambios de las condiciones de crdito.
Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo
de descuento por pronto pago es bastante difcil de analizar debido a los
problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de
descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relacin con el periodo
promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto
positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron
el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de
cobros.
Si en el momento de otorgar un crdito el cliente decide pagar su cuenta en un
periodo menor al estipulado, este accedera a un descuento.
Sin embargo hay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se
aumenta el periodo deldescuento por que muchos de los clientes que ya estaban
tomando el descuento por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde,
retardando el periodo medio de cobros.
El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difcil de
cuantificar.
Periodo de crdito Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la
rentabilidad de la empresa.
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de
crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de

cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten, as el

efecto neto en las utilidades puede ser negativo.

Periodos de crdito
El crdito comercial se extiende de ordinario por periodos de 30 a 60 das. Muchas
empresas tratan de estirar el periodo de pago para recibir un financiamiento
adicional a corto plazo. Esta es una forma de financiamiento aceptable en tanto no
se lleve a un grado excesivo. Un periodo promedio de pago de 30 a 35 das podra
tolerarse en el comercio, en tanto que alargar los pagos hasta 65 das podra irritar
a los proveedores y ocasionar una disminucin en las calificaciones de crdito
otorgadas por las agencias de crdito. Una variable fundamental para determinar
el periodo de pago es la posible existencia de un descuento en efectivo.
Viendo el periodo de crdito desde el punto de vista de nuestros proveedores
podemos analizar la situacin de nuestras cuentas por pagar. A continuacin se
presenta este:Periodo de crdito
Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la
empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el
periodo de crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el
periodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten,
as el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
Fijacin de los Trminos del Crdito.
Si decide a otorgar un crdito se deben de tomar en cuentas las siguientes pautas:
- En cuanto al plazo de crdito se debe de establecer una poltica de plazo,
teniendo en cuenta los plazo de cobro que pueden ser a 30 das, a 60 das a 90
das, etc el cobro de estas cuentas debe ir de la mano con el periodo de gracia
que nos otorgan los proveedores para pagar nuestras deudas de lo contrario nos
veremos en grandes problemas de financiamiento.
- Se debe de establecer el porcentaje de descuento si el cliente paga antes de la
fecha indicada de tal manera que no resulten nocivos para la empresa.
- Se debe de establecer montos estndar de crdito segn el tipo de cliente con el
cual se haga el trato.

- Debe de quedar establecido que el beneficiario del crdito, asume la

responsabilidad en el cumplimiento de las clusulas establecidas en el contrato.
- Tasa de inters, por lo general una tasa de inters de acuerdo al perodo y al
monto del crdito otorgado
Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pagos
estipulados para todos losclientes que operan a crdito. Las condiciones de
crdito comprenden tres aspectos:
1.- el descuento por pronto pago si se estipula (en este caso 2%)
2.- El periodo de descuento por pronto pago (10 das en este caso)
3.- El periodo de crdito (30 das).
Los cambios en cualquier clusula de las condiciones de crdito de la empresa
pueden afectar su rentabilidad total.
Si la demanda es elstica las ventas deben incrementarse como resultado de la
disminucin de este precio. El periodo promedio de cobranza debe disminuir,
reduciendo as el costo del manejo de las cuentas por cobrar. Los gastos por
cuentas malas o incobrables debern disminuir en virtud de que la mayora de los
clientes pagan antes
Descuentos por pronto pago
En las operaciones comerciales de compra-venta es frecuente que el pago no se
realice al contado, sino que el vendedor conceda al comprador un aplazamiento
sin coste alguno, que suele estar entre 90 y 120 das.
Tambin resulta frecuente que el vendedor conceda al comprador un descuento si
realiza el pago al contado (descuento por "pronto-pago").
Es interesante calcular el % mximo que puede ofrecer el vendedor por "prontopago", as como a partir de que tipo de descuento le puede convenir al comprador
acogerse al mismo.
a) Descuento mximo por "pronto pago" que puede ofrecer el vendedor.
Este descuento mximo estar determinado por el coste de su financiacin. Al
obtener el pago al contado, el vendedor se ahorra tener que acudir a la
financiacin bancaria durante el periodo de aplazamiento.
Por lo tanto, el vendedor podr ofrecer un tipo de descuento que ser como
mximo igual al coste de su financiacin, ya que si fuera mayor le resultara ms
ventajoso esperar a que se cumpla el aplazamiento dado al vendedor y financiarse
mientras por el banco.
Para poder comparar el coste de su financiacin con el descuento ofrecido, tendr
que calcular el tipo anual equivalente de dicho descuento. La frmula empleada es
la siguiente :
i = d * 365 / t | |x | | |

dnde "i" es el tipo anual equivalente |

"d" es la tasa de descuento ofrecida |
"t" es el periodo de aplazamiento concedido |
Ejemplo: Una empresa concede aplazamientos por 90 das y su coste de
financiacin bancaria es del 10%. Calcular el descuento por "pronto-pago" mximo
que podr ofrecer:
Aplicamos la frmula, i = d * 365 / t | |
luego, i = 0,10 * 365 / 90 | | |
luego, i = 2,466% | | |x | | |
Por lo tanto, el descuento mximo que podr ofrecer es del 2,466%(equivalente a
un 10% anual). No podr ofrecer descuentos mayores ya que le resultara ms
rentable esperar los 90 das del aplazamiento y mientras financiarse en el banco. |
b) Descuento mnimo por "pronto pago" que resultar interesante al comprador.
Elrazonamiento es similar: el ahorro que obtenga por el descuento tendr que ser
mayor que el coste de su financiacin: si la empresa paga al contado dispondr de
unos fondos que tendr que financiar, slo si con el pago al contado consigue un
ahorro superior al coste de su financiacin, le resultar interesante.
Si el descuento que obtiene es inferior al coste de su financiacin, preferir
acogerse al aplazamiento del pago.
Al igual que en el caso anterior, y para poder comparar la tasa de descuento con el
coste de su financiacin, habr que calcular el tipo anual equivalente de dicho
descuento, aplicando la misma frmula que en el caso anterior.