Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S.A. de C.V.

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Importacin de catlogos desde un archivo de Microsoft Excel

a Aspel-COI 6.0.

Como un estndar de los sistemas Aspel y para una gil puesta en marcha de los mismos, se
podrn importar fcilmente archivos para constituir los principales catlogos, como lo son:

Catlogo de cuentas,
Catlogo de cuentas departamentales,
Activos,
RFC de Terceros

A continuacin se describe el proceso para la importacin del catlogo de cuentas, considerando
que para el resto de los catlogos, el proceso se realiza de manera similar.

1. Diseo del catlogo de cuentas en un archivo de Excel

.

a) Desde Microsoft Excel

se deber disear el catlogo de cuentas respetando la

siguiente estructura:

Columna Campo Longitud
A Clave de la cuenta 20 caracteres sin incluir separador.
B Descripcin de la cuenta 40 caracteres.
C Departamental 1 carcter, valores: S(Si) o N(No).
D Naturaleza
1 carcter, valores: A(Acreedora)
D(Deudora). Si no se captura este valor la
cuenta se dar de alta con naturaleza
Deudora.
E Cuenta de Contrapartida 20 caracteres.
F Moneda 2 caracteres, valores: 1,2,3..99.
G Afecta pliza de ajuste cambiario 1 carcter, valores: S(Si) o N(No).




Figura 1. Ejemplo de un catlogo de cuentas diseado en Excel

.



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2. Importacin del catlogo en Aspel-COI

Una vez diseado el catlogo con la estructura correcta, se podr realizar la importacin en
Aspel-COI, para ello se deben seguir los siguientes pasos:

a) Al momento de crear la base de datos, en la ventana de seleccin del catlogo de cuentas,
elegir Catlogo vaco
















b) Posteriormente se debe ingresar al men Utileras / Importacin de informacin / Desde
Excel / Cuentas. Se mostrar un asistente que guiar paso a paso en el proceso, como se
describe a continuacin:

b.1) Archivo de Excel:
























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Sus campos:

Campo Descripcin
Archivo de Excel Ruta donde se encuentra el archivo de Excel.
Niveles de cuentas Dgitos y niveles que estructurarn las cuentas.
Separador del nmero de cuenta Separador entre niveles de la cuenta.
La primer fila son encabezados
Si en el archivo de Excel la primer fila corresponde a los
nombres de los campos, se deber habilitar esta opcin.


b.2) Formato de la informacin: En esta ventana muestra la informacin para verificar que
la hoja de Excel

tenga la estructura requerida.

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b.3) Vista preliminar: Se mostrar una vista previa de cmo quedar el catlogo de cuentas
a importar.























b.4) Avance del proceso: Muestra el avance en el proceso de importacin.


























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b.5) Fin del proceso: En esta ltima ventana indicar si el proceso finaliz
satisfactoriamente, adems de indicar el nmero de registros que se agregaron. Bastar
con dar un clic en el botn finalizar para concluir el proceso.
























3. Asociacin de Cuentas a Rubros

El siguiente paso es asociar las cuentas al rubro que pertenecen, para ello se deben seguir los
siguientes pasos:


a) Si al crear la base de datos, se indic que No se deseaba el catlogo estndar de rubros, se
debern registrar los rubros a utilizar en el sistema.














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a.1) Para crear los rubros se debe ingresar al men Archivo / Catlogo de cuentas, y en la
seccin izquierda de la ventana, con clic derecho, se podrn agregar o modificar los rubros.






















b) Si en la creacin de la base de datos se seleccion que Si se deseaba el catlogo estndar de
rubros o si ya se realiz lo indicado en el punto a.1), el siguiente paso es realizar la asociacin
de cuentas, para lo cual se debe ingresar al men Archivo / Asociar cuentas.




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De la seccin de Cuentas disponibles, se podrn elegir las cuentas a asociar, y con las flechas
y se podr asociar o desasociar al rubro.


4. Consulta de informacin

Para poder consultar la informacin se debe ingresar al men Archivo / Catlogo de cuentas,
observando que se muestra el catlogo correctamente.