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MANUAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN.

1. INTRODUCCIN
No importa el tamao de la empresa en la que desarrollemos nuestra
labor profesional.
El departamento de administracin, es indispensable en cualquier
actividad organizada o sujeta a una planificacin o presupuesto. Los
recursos financieros son limitados y costosos, por lo que una buena
gestin administrativa debe compatibilizar las demandas de recursos para
la consecucin de unos objetivos con obtener la mxima rentabilidad, y si
es posible ahorro.
2. OPERATIVA ADMINISTRATIVA DIARIA



a) Atencin telefnica.

La atencin telefnica es muy delicada porque slo cuenta con el canal
auditivo para establecer una comunicacin que consiga el resultado
esperado.
Si queremos brindar una correcta atencin telefnica proponemos las
siguientes indicaciones ampliamente contrastadas con nuestra
experiencia:
1. Respuesta Inmediata. Es importante contestar el telfono lo antes
posible, intentando que no suene nunca ms de tres veces. Si
atiende un contestador, el mensaje debe informar con quin se han
contactado y de qu otras formas pueden contactar.

2. Mensaje sencillo y claro. Tanto en un mensaje grabado como en una
conversacin, el mensaje debe ser preciso, con las palabras y la
entonacin y loa pronunciacin adecuadas

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3. Saludar cordialmente. Es fundamental iniciar cualquier conversacin
saludando al interlocutor de forma agradable. Pretendemos con
esto que la persona se sienta cmoda. No debemos olvidar al
descolgar el telfono indicar el nombre de la empresa e
identificarnos.

4. Actitud dispuesta y servicial. Demostremos el por las necesidades
del cliente al preguntarle a qu se debe su llamada.

5. Escucha activamente. Debera dejarse de lado cualquier otra tarea
que se est realizando para focalizarse en el cliente. Cuanto ms
conozcamos las motivaciones e intereses del cliente mejor ser
nuestra respuesta.

6. Tomar notas rpidas. Deberamos tener pe a nuestro alcance
alguna herramienta que nos permita anotar todo lo relevante.

7. Valorar el tiempo del cliente. Es necesario preguntar si el cliente
dispone de tiempo, y disculparse en el caso de que sea necesario
que espere por tener que consultar a un tercero cualquier
informacin en la que est interesado.

8. Msica en espera. En caso de acompaar la espera con msica, se
deben evitar las melodas ruidosas o con letra: son molestas y no se
entienden.

9. Siempre hay que dar una respuesta. Pocas cosas son tan frustrantes
para un cliente que llama que no encontrar respuestas. Los "llame

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en otro momento", "intntelo ms tarde" o "no lo puedo
ayudar" pueden ahuyentar en forma permanente a cualquiera. Si la
consulta del cliente no pudiramos resolverla en el momento hay
que comprometerse y establecer con l un plazo para resolverlo.

10. Terminar la conversacin con amabilidad. Un Gracias por su
llamada deja una imagen positiva de la empresa.



b) Facturacin.

Los procesos de facturacin suelen ser un tanto complicados, sobre todo
para quienes no estn habituados a ello. Sin embargo, con tener en
cuenta algunas sencillas premisas, todo esto puede resultar sumamente
sencillo.

Lo primero a tener en cuenta para elaborar facturas es revisar el software
de facturacin. En nuestro caso, el software a utilizar ser el ERP que ser
proporcionado por central a su debido momento.

Otro punto importante es llenar siempre detalladamente las facturas;
Cunto ms datos de contacto y del objeto de la venta se incluyan, ms
sencillo ponerse en contacto o solucionar lo que sea en caso de algn
imprevisto.

Tambin es importante es mantener polticas claras de facturacin, es
decir, cules son las formas de pago que acepta, qu hacer en caso de
pagos tardos, etc. Es importante que se tengan en cuenta estos
interrogantes por adelantado, as como hacrselo saber a los clientes.

Si bien se debe ser eficiente en la elaboracin de las facturas y para ello
nos ayudar el software, tambin se debe serlo al momento de
ordenarlas. Por lo general, al elaborarlas a travs del software, nos ser
fcil tener un orden en cuanto a nmero y fecha. A partir de ah, a la hora
de realizar su archivo sera adecuado adjuntar a cada factura toda la

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informacin de la operacin que consideremos adecuada, y archivarlas en
un lugar accesible en el que podamos consultarlas en cualquier momento
fsicamente, en el caso de que su consulta a travs del software no nos
proporcione la informacin suficiente.



c) Gestin contable.
Al abrir un comercio o tienda, resulta fundamental llevar la
contabilidad para por un lado disponer de la informacin necesaria y
suficiente a la hora de tomar decisiones sobre el rumbo del negocio e
igualmente para poder hacer la correspondiente declaracin fiscal ante la
Administracin u rgano competente.
Para llevarla de manera adecuada ser necesario tener un control
continuo de las compras y ventas, es decir, de los gastos e ingresos de
nuestra tienda. Existen asesoras y gestoras encargadas de realizar esta
tarea, aunque si se trata de un pequeo negocio podemos realizarla
nosotros mismos a travs del software que vamos a tener integrado en el
ERP proporcionado por la central.
Que puntos bsicos debemos tener en cuenta a la hora de llevar nuestra
contabilidad.

1. En primer lugar, cabe destacar que la fiscalidad de todo negocio es
obligatoria, ya que debe presentarse a la Agencia Tributaria o al
organismo competente de cada pas. En funcin del tipo jurdico del
comercio y de la regin en que se ubique, los requisitos podrn
variar.

2. De esta forma, para llevar la fiscalidad de la tienda deber hacer un
balance entre compras y ventas, es decir, entre aquello que se gasta
y se ingresa.



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3. La documentacin que suele ser necesaria para llevar a cabo la
fiscalidad de la tienda ser:

o Facturas de Venta con los recibos de cobros.
o Facturas de Compras y/u otro tipo de justificante de gastos
o Extractos bancarios

4. Es importante saber que la contabilidad de una empresa se gestiona
anualmente. En los tres meses posteriores al ao finalizado,
deberemos cerrar las cuentas de ese ao natural. Se disponen de 6
meses despus de la finalizacin del ao para presentar las cuentas
en el registro mercantil, de obligado cumplimiento.

5. Asimismo, cabe destacar que lo ms recomendable si nunca se ha
llevado la fiscalidad de un negocio es optar por un asesor o gestor
que ayude en la tarea.


d) Caja.

El control de la caja es una actividad imprescindible y puede realizarse de
muchas maneras. Lo ms importante es que la forma en que se realice,
tenga un resultado realmente efectivo, permitiendo el absoluto control de
todos los movimientos, tanto las entradas como las salidas, ya sea dinero
en efectivo, documentos o transferencias bancarias.

El control de caja puede realizarse, en un cuaderno, en un archivo Excel
no importa donde, lo importante es tenerlo.

Es imprescindible hacer el registro diariamente y de forma detallada, ya
que contra mas detalle exista de los registros mejor ser nuestro control,
proporcionando mucha informacin til, tal como las cantidades vendidas,
los cobros, clientes, formas de pago, las devoluciones y el control del
inventario, por el lado de los ingresos; adems podemos hacer los
registros agrupados por los conceptos que se requiera, por ejemplo por

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tipo de pago, o por tipo de producto, o por combinaciones, segn las
necesidades propias de tu tienda.

Tambin se realizar el registro de todas las salidas, es decir, de todos los
gastos del da.

Aparte de registrar las entradas y salidas es fundamental aadir tambin
el saldo monetario con el que se inicia el da, ya que ese saldo sumado a
las entradas y restado a las salidas nos dar un saldo final que debe
coincidir con lo que efectivamente tenemos en caja.



e) Contratacin TPV.


El TPV o Terminal Punto de Venta es una de las herramientas
imprescindibles para cualquier negocio en el sector comercio y, en
especial, en el dedicado a la venta al pblico o minorista.
Es importante matizar que el TPV no es slo una caja registradora, sino
que, adems de gestionar los pagos en metlico, permite
recepcionar pagos mediante tarjeta de crdito y, en funcin de la opcin
escogida, gestionar stocks, hacer inventario o emitir facturas. Es decir,
permite realizar transacciones por medio de dispositivos electrnicos para
una gestin mucho ms rpida y eficiente de stas.
Los elementos forman parte de un Terminal Punto de Venta, son
bsicamente tres: El Hardware, el Software y el acuerdo con el
banco proveedor del servicio de pago con tarjeta.
Este ltimo punto es de vital importancia, ya que ser fundamental hacer
una cuidada planificacin y barajar las posibles opciones y servicios que
nos ofrece cada entidad, porque de esto dependern en gran medida
los gastos por comisiones.
Entre los servicios que ofrecen las entidades bancarias, destacan la
posibilidad de aplazar el pago para los usuarios de sus entidades, obtener
un anticipo en funcin de la facturacin media mensual de nuestro
negocio o permitir a los compradores extranjeros pagar sus compras en su
moneda local.

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Pero, en este proceso, lo ms importante es la negociacin de la comisin
por transaccin, que es la opcin ms extendida, o de una tarifa mensual
de una cuota fija en funcin de la facturacin.
El datfono o lector de tarjetas de crdito y dbito, puede estar integrado
en el TPV o ser externo. Si es externo ser proporcionado por la entidad
financiera y es necesario que disponga de una conexin de datos para
poder enviar y recibir informacin a la entidad financiera en el momento
en el que se produce cada transaccin. Normalmente la entidad lo
proporciona con esa conexin ya integrada, dado que el terminal dispone
de una tarjeta SIM integrada.


f) Operaciones con entidades Financieras.

Aunque nuestro objetivo es intentar proporcionar un acceso fcil a las
entidades con las que trabaja Central, cada negocio como ente autnomo
tendr libertad absoluta a la hora de elegir la entidad bancaria con la que
quiere trabajar. No obstante proporcionaremos el asesoramiento
necesario para que la negociacin con la entidad se desarrolle lo mas gil
posible.




















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g) Plataforma de Renting.

Desde Central disponemos de una plataforma de financiacin a travs de
renting con Grenke Rent sin lmite monetario de operacin.
Sus caractersticas son:
-Arrendamiento sin opcin de compra (pero esto es negociable entre el
cliente y la entidad)
-Plazo: de 1 a 5 aos.
-Rentas: mensuales, lineales y prepagables; pagaderas mediante
domiciliacin bancaria . Incluye sin desglose todos los servicios
contratados.
-Seguro: Incluido en contrato y cuota. Es un seguro a todo riesgo que
cubre incendio, robo, accidente y responsabilidad civil.
-Durante el periodo de alquiler Grenke Rent es la propietaria de los bienes
arrendados.

Ventajas para nuestros clientes:
-Se benefician de los bienes sin realizar un desembolso inicial.
-Integra en un solo pago diferentes servicios (seguro a todo riesgo, etc...)
que de otra forma debera contratar por separado
-Posibilita la renovacin tecnolgica.
-Se puede beneficiar de las mejores condiciones de cobro con el
proveedor.

Las facturas que emitiremos pues son liquidadas por Grenke Rent siendo
esta entidad la que asume el riesgo con el cliente.

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Operativa de Renting:
-Sistema sencillo tanto en trmite como en simulacin que se pedirn a
Central para su gestin.
-Documentacin solicitada reducida.
-Rpida respuesta en cuanto a anlisis y decisin.
-Rpida contratacin (emisin del contrato on-line) y pago.
-El cliente puede domiciliar la cuota en cualquier entidad bancaria.
-Importe mnimo a financiar 1.000.
-En cualquier momento como se ha mencionada antes se puede consultar
la simulacin a nuestro departamento de administracin
(administracin@gruposicnova.com) , solo es necesario el equipo y precio
y las mensualidades en las que quiere pagar el cliente (mnimo 24 meses)
-Solo se puede financiar a AUTONOMOS O EMPRESAS
-La antigedad mnima de la actividad del cliente para financiar es de un
ao.
-Administracin tramitar las operaciones de financiacin y para poder
realizarlas indicarn en ese momento la documentacin necesaria para
llevarla a cabo.









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h) Previsin de Tesorera.

La gestin de tesorera es una funcin clave en cualquier empresa. La falta
de liquidez es la causa principal del mal funcionamiento y cierre de
muchos negocios.

Para evitar esto vamos a tener en cuenta una serie de premisas bsicas.

1. Realiza previsiones de tesorera: es mejor tener una previsin simple
de cobros y pagos, que no tener nada. Para ello lo primero es llevar
una contabilidad actualizada, y luego asignar de la manera ms
exacta el vencimiento de cobros y pagos. As puede tenerse una idea
clara de cundo y cunta tesorera ser necesaria a corto, medio y
largo plazo.

2. Previsiones giles: A la hora de hacer una previsin de tesorera es
mejor ser rpido y menos exacto, que lento y preciso. Debemos
anticiparnos lo antes posible a la falta de tesorera para poner
ponerle solucin rpidamente.

3. Buscar la financiacin adecuada: Debemos negociar con nuestras
entidades opciones de financiacin acordes al plazo de la inversin o
proyecto, y sobre todo del calendario previsto de cobros.


4. Revisar regularmente nuestros saldos: desde que apareci la banca
electrnica es una tarea muy sencilla la de consultar saldos y realizar
traspasos de fondos donde sea necesario sin movernos de nuestro
puesto de trabajo.









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5. Disminuir en lo posible nuestras necesidades de circulante: esto es
debido a que el circulante debe financiarse a corto plazo y
normalmente se recurre a proveedores o plizas de crdito. Este
funcionamiento puede generar en un breve espacio de tiempo un
problema grave de liquidez. Lo mas adecuado para tener una
tesorera con buena salud es reducir el crdito a clientes, finalizar
proyectos y contratos en curso, y minimizar las compras en funcin
de lo que se necesite.


6. No utilizar el IVA repercutido para la financiacin: es habitual que
muchas empresas utilicen el IVA que cobran a sus clientes para
financiarse, lo que conlleva problemas de liquidez cuando nos
enfrentamos a las liquidaciones trimestrales que obligatoriamente
debemos presentar.




j) Compras: Gestin y Pago de Pedidos a Proveedores.

Como negocio, el beneficio viene dado por obtener los mejores precios
posibles para materiales y suministros. Mantener a los proveedores
satisfechos para que continen supliendo materiales de calidad en tiempo
y forma ser un objetivo a tener siempre en cuenta.

Aunque gran parte de las compras sern obtenidas de las franquicia de
Sicnova 3D asignada a la zona geogrfica de la tienda o directamente de
Central, y siempre con las condiciones mas ventajosas, pueden surgir
algunas otras adquisiciones a terceros para cuya buena gestin habr que
tener en cuenta algunos puntos generales:






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-Pedir listas de precios a los proveedores. Averiguar si sus precios son
negociables y qu criterio utilizan al aplicar descuentos, como el volumen
de ventas, la rapidez del trmino de pago o los mtodos alternativos de
envo.

-Hacer comparaciones por productos similares con costes menores, y
pedir muestras para poder evaluar su calidad.

- Preguntar a los proveedores si hay algn modo adicional en que pueda
trabajarse con ellos para obtener precios ms bajos.

- Liquidar las cuentas dentro de los plazos acordados y ser indulgentes con
los errores, siempre que no ocurran demasiado seguido o no
comprometan la integridad de tu negocio, tambin nos darn una buena
imagen de cara al proveedor, que ayudar en un momento dado a
obtener mejores condiciones.





k) Gestin de Almacn y Stocks: Inventario.

Cuando tenemos una tienda en la que necesitamos un almacn donde
tener guardados los productos que vendemos, gestionar bien o mal dicho
almacenaje puede darnos una gran personalidad, o hacer que el cliente
piense que no estamos organizados.

Algunos puntos breves para que tener el almacn bien organizado y
ofrecer un servicio ms eficaz a los clientes:

Utilizar un cdigo propio o las referencias dadas con cada producto para
poder gestionar el almacenaje y tambin para saber si hay que comprar
ms mercanca o no. Esto ser fcil de realizar con el software ERP que se
suministrar desde Central a la red de tiendas.



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Organizar cul es el mnimo de cada producto a tener, de modo que,
cuando se llegue a ese mnimo, se realice un nuevo pedido.


Cuando se manejen productos a extraer de cajas con varias unidades,
dejar abierta dicha caja para que sepamos que no est completa nos
evitar problemas con los clientes y mayor control.

Intentar que en el almacn los productos relacionados estn juntos de
modo que se puedan localizar mas fcilmente.


Debera tenerse en cuenta a la hora de organizar los productos tener
agrupados aquellos que se pidan mas por parte de los clientes para que
siempre estn mas a mano y el tiempo de su gestin sea mnimo.

Un almacn bien organizado implica un inventario rpido y eficaz