CMO ELABORAMOS EL MANUAL DE

ORGANIZACIN Y FUNCIONES?


Una de las primeras acciones antes de realizar el anlisis de cargo es constituir el
equipo tcnico que va a elaborar el MOF.

1-Constitucin del equipo tcnico




2-El perfil del puesto y los pasos para hacerlo


La elaboracin del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca
determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una
adecuada ocupacin, las mismas que debern responder a los objetivos
institucionales de la empresa.

Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la
experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.








2.1-Pasos para realizar un anlisis de cargo o puesto
























Paso 1: Anlisis de
relaciones de jerarqua
y coordinaciones.
Paso 2: Anlisis desde
los objetivos
institucionales.
Paso 3: Elaborar la
descripcin del cargo.
Paso 4: Revisin del
anlisis con los
participantes.
Paso 5: Llenar los
formatos del MOF
P

Anlisis de relaciones de jerarqua y coordinaciones
Luego de reunir la informacin requerida, se revisa la estructura orgnica para
determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas
mantiene una relacin directa de coordinacin.

Ejemplo:

La unidad de tesorera depende jerrquicamente de la oficina de administracin pero
tiene relacin directa de coordinacin con la unidad de contabilidad, unidad de
personal, unidad de presupuesto y otros.

Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica pueda
hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones
internas productivas y de cooperacin.






Anlisis desde los objetivos institucionales

A partir de la informacin recogida se revisar si el anlisis de cargos realizado
corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar
los servicios que presta a la comunidad. Se revisar la conducta requerida a los
empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto? Si no lo es, cul sera
el adecuado?
Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
Qu requisitos seran adecuados para el puesto desde la expectativa de la
comunidad?







Paso 1
Paso 2



Elaborar la descripcin del cargo
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y
especificacin del puesto:

La descripcin del puesto incluye las actividades y responsabilidades
inherentes al mismo as como sus caractersticas importantes y las
condiciones de trabajo.
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias
para el desempeo del puesto.





Revisin del anlisis con los participantes
El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior
inmediato.
Esta verificacin ayudar a determinar si la descripcin realizada del cargo es
correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos los
involucrados.










Paso 3
Paso 4


Llenar los formatos del MOF


















Paso 5
Cmo lleno estos
formatos?
Observemos el siguiente
ejemplo



Nombre del Puesto : Jefe de la oficina de administracin
rea a la que pertenece : Oficina de administracin
Cargo de jefe directo : Gerente municipal
Nmero de plazas : 01

Gerenciar los procesos de los sistemas administrativos y de apoyo.


Planificar, coordinar y supervisar los sistemas de tesorera, contabilidad, personal.
Planificar y coordinar los procesos de abastecimiento de la Municipalidad.
Coordinar la elaboracin del plan anual de adquisiciones.
Coordinar y supervisar la buena administracin patrimonial.
Proponer directivas internas que competa a su oficina.
Integrar los comits de adquisiciones, de procesos administrativos y otros pertinentes.
Coordinar y supervisar el logro de objetivos contenidos en el plan operativo de su rea.
Otros dispuestos por autoridad competente.





Eficiencia demostrada en desempeo de sus funciones y el logro de objetivos.
Oportunidad y efectividad en los procesos de apoyo a las otras unidades orgnicas.
Grado de cumplimiento de las normas.
Manejo de personal.
Grado de propuestas para la mejora de la gestin municipal.
Alcalda.
Gerencia municipal.
Todas las gerencias de lnea.
Oficina de auditora institucional.
Descripcin del Puesto
1.1 IDENTIFICACIN
1.2 FUNCIN BSICA
1.3 FUNCIONES ESPECFICAS
ACTIVIDADES/TAREAS
1.4 FACTORES DE EVALUACIN

1.5 COORDINACIN








Lugar fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de administracin
ubicada en la sede de la municipalidad.
Horario de trabajo: El horario laboral es de lunes a viernes de 8.00 am a 4.30 pm, con 45
minutos de refrigerio.

2. PERFIL DEL PUESTO



Estudios : Profesional.
Especialidad : Administracin, ingeniera y / o profesiones afines.
Experiencia : Cuatro aos en el rea o cargos similares.
Otros estudios : Sistemas administrativos / computacin.



Competencias Genricas
Nivel de
Relevancia

Mediano Alto Muy Alto
1.Manejo informtico a nivel de usuario X
2.Conocimiento de los servicios pblicos X



Competencias-Valores Nivel de Relevancia
Mediano Alto Muy Alto
1.Probidad y conducta X
2.Vocacin de servicio pblico X
3.Sensibilidad social X
4.Lealtad institucional X
1.6 SUPERVISIN

1.6 SUPERVISIN
Supervisa a Supervisado por
Unidades de tesorera,
contabilidad, abastecimiento,
personal.
Gerencia municipal.
1.7 CONDICIONES DE TRABAJO
2.1 PERFIL DEL PUESTO
2.2 COMPETENCIAS BSICAS


Competencias Estratgicas



Nivel de
Relevancia

Mediano Alto Muy Alto
1.Anlisis del entorno X
2.Diseo de estados futuros X
3.Representante de la organizacin X
4.Administrar y resolver crisis X


Competencias de Gestin
Nivel de
Relevancia

Mediano Alto Muy Alto
1.Orientacin al usuario X
2.Gestin por resultados X
3.Gestin de recursos X
4.Identifica y propone indicadores
de resultados

X

5.Gestin de recursos humanos X


Competencias de Trabajo en equipo Nivel de
Relevancia

Mediano Alto Muy Alto
1.Liderazgo X
2.Comunicacin X
3.Trabajo en equipo X
4.Motivacin X

Competencias Personales Nivel de
Relevancia

Mediano Alto Muy Alto
1.Orientacin al logro X
2.Influencia X
3.Capacidad autocrtica X
4.Tolerancia al estrs X
5.Manejo de los errores personales X
6.Iniciativa X




CULES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL
DISEO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES?


Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y
formalidades.

Que sea un documento desconocido por el personal en general.

Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o
en ausencia de ste con el plan de capacitacin que tenga la empresa.

Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas
y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible
de la empresa.